Was ist Formular I-9 und warum ist es wichtig?

Formular I-9, oder das "Employment Eligibility Verification Form", ist ein entscheidendes Dokument in den Vereinigten Staaten, um die Identität und Beschäftigungsberechtigung von Personen zu überprüfen, die innerhalb des Landes eingestellt werden. Durchgesetzt vom US Department of Homeland Security's US Citizenship and Immigration Services (USCIS), ist es entscheidend, um die Einhaltung der Einwanderungsgesetze zu gewährleisten und unbefugte Beschäftigung zu verhindern.

Ausfüllen des Formulars I-9

Arbeitgeber sind durch Bundesgesetz verpflichtet, das Formular I-9 bei der Einstellung neuer Mitarbeiter auszufüllen, einschließlich US-Bürger, nichtstaatlicher Staatsangehöriger, rechtmäßiger dauerhafter Einwohner und Nichtbürger, die zur Arbeit in den USA berechtigt sind. Das Formular umfasst zwei Abschnitte, wobei Abschnitt 1 vom Mitarbeiter und Abschnitt 2 und Anhang B vom Arbeitgeber auszufüllen sind. Letzterer muss detaillierte Anweisungen zur Unterstützung des Ausfüllprozesses bereitstellen.

Zeitrahmen und Aufbewahrungsanforderungen

Das Formular I-9 muss innerhalb der ersten drei Werktage nach Beginn der Beschäftigung des Mitarbeiters ausgefüllt werden. Darüber hinaus müssen Arbeitgeber das Formular I-9 für jeden aktuellen Mitarbeiter bis zum Kündigungsdatum oder drei Jahre nach der Einstellung aufbewahren, je nachdem, welcher Zeitpunkt später liegt. Diese Formulare können von verschiedenen Regierungsstellen überprüft werden, um die Einhaltung sicherzustellen.

Folgen der Nichteinhaltung

Das Versäumnis, die I-9-Verifizierung korrekt durchzuführen, kann zu schweren Strafen führen, einschließlich Geldstrafen, Ausschluss von Regierungsaufträgen und strafrechtlichen Konsequenzen. Arbeitgeber müssen auch vermeiden, den I-9-Prozess für diskriminierende Praktiken aufgrund der nationalen Herkunft, Staatsbürgerschaft oder des Einwanderungsstatus zu nutzen, was zu rechtlichen Problemen führen könnte.

Best Practices und auf dem Laufenden bleiben

Best Practices für die I-9-Verifizierung umfassen die Schulung von HR-Personal, die Durchführung interner Audits und die Nutzung elektronischer Systeme zur Verwaltung der Formulare. Auf dem Laufenden zu bleiben über Änderungen im Zusammenhang mit der I-9-Verifizierung kann durch Überwachung der offiziellen USCIS-Website, Abonnieren von Newslettern und Teilnahme an HR-Compliance-Webinaren erreicht werden.

Neueste Updates und häufige Fehler

Zu den neuesten Updates des Formulars I-9 gehören die Ausgabe eines neuen Formulars und Änderungen der Verifizierungsverfahren aufgrund der Pandemie. Häufige Fehler bei der I-9-Verifizierung umfassen Verzögerungen beim Ausfüllen des Formulars und Fehler bei der Dokumentenprüfung, was zu Nichteinhaltung und Strafen führen kann.

I-9-Verifizierung für Arbeitgeber von Record (EOR)

Die I-9-Verifizierung für Arbeitgeber von Record (EOR) umfasst die Bestätigung oder Neubeurteilung der Identität und Beschäftigungsberechtigung eines neu eingestellten Mitarbeiters. EORs gewährleisten die Einhaltung, indem sie Identitätsdokumente überprüfen und das I-9-Formular ausfüllen, wobei sie aktualisierte Verifizierungsprozesse einhalten.

Globale Einstellungen und Auswirkungen der Fernarbeit

Für Unternehmen, die innerhalb der USA einstellen, ist die I-9-Verifizierung entscheidend, unabhängig von ihrem Standort. Bei Fernarbeit kann der Verifizierungsprozess komplex sein, aber autorisierte Vertreter können die Einhaltung erleichtern, indem sie Dokumente im Auftrag der Arbeitgeber physisch überprüfen.