Wie eine Forschungsorganisation gesetzeskonform in den Niederlanden eingestellt hat, ohne eine lokale Gesellschaft

Über den Kunden

Der Kunde ist eine europäische Forschungsorganisation, die im Bereich fortschrittlicher Elektronik und Halbleiter tätig ist und unter strengen Governance- und Beschaffungsstandards operiert, wie sie typisch für hochregulierte F&E-Umgebungen sind. Während die Einstellung hauptsächlich auf lokale Verträge stützt, ist die benötigte Spezialisten-Talentschaft über ganz Europa verteilt, sodass international rekrutiert wird, wo immer die passende Expertise verfügbar ist. Als dieses Engagement begann, wollte der Kunde seine Präsenz in der Benelux-Region ausbauen, ohne eine lokale Einheit vor Ort zu haben.

Die Herausforderung

Die Stelle war in den Niederlanden angesiedelt, und die Organisation hatte keine Möglichkeit, dort direkt jemanden zu beschäftigen: keine niederländische Einheit, keine Präsenz in den Benelux-Ländern und keine Erfahrung mit einem Employer of Record. Der Kandidat, ein leitender Forscher, zog aus dem Ausland in die Niederlande um.

Für eine Forschungseinrichtung trägt die Gründung einer ausländischen Rechtsperson ein zusätzliches Gewicht. Es ist nicht nur eine Frage der Kosten und der Einrichtungszeit, sondern auch eine Governance- und Verantwortlichkeitsverpflichtung, die intern sowie gegenüber Stakeholdern gerechtfertigt werden muss. In diesem Fall wäre dieses Maß an Struktur für eine zunächst einzelne Position unverhältnismäßig gewesen. Gleichzeitig hätte eine informal oder auf Contractors bzw. Freelancer basierende Lösung, um schneller voranzukommen, Klassifizierungsrisiken eingeführt, einschließlich der potenziellen Gefahr einer Betriebsstätte sowie umfassender Compliance- und Governance-Herausforderungen. Genau dies sind die Risiken, die eine stabile und klar definierte Betriebsstruktur von Anfang an erfordern.

Die Organisation war zudem erstmaliger Nutzer eines EOR, sodass ein Teil der Herausforderung einfach darin bestand, das Vertrauen zu gewinnen, dass eine EOR-Vereinbarung eine solide, verteidigungsfähige Methode ist, jemanden im Ausland zu beschäftigen.

Was auf dem Spiel stand

Ohne eine eigene Einheit konnte die Organisation den Forscher in den Niederlanden nicht konform beschäftigen, und die Wege, die schneller gewesen wären, trugen Fehlklassifizierungs- und Steuerrisiken. Für eine Rechtsperson, deren Eigentumsstruktur eine hohe Disziplin bei der Ausführung und Klarheit in der Governance erfordert, ist diese Art von Risiko nicht nur finanziell, sondern auch reputationsbezogen.

Das konkreteste Compliance-Element war die 30%-Regel, die niederländische Expats-Steuerpause, die einem qualifizierten eingehenden Mitarbeiter bis zu fünf Jahre lang einen Teil seines Gehalts steuerfrei gewähren lässt. Sie muss vom Arbeitgeber innerhalb von vier Monaten nach dem ersten Arbeitstag beantragt werden, um ab dem ersten Tag wirksam zu sein, und für einen umziehenden Forscher hatte sie den Wert des Angebots erheblich beeinflusst.

Warum sie Rivermate gewählt haben

Die Organisation verglich mehrere EOR-Anbieter. Preis war, wie zu erwarten, für eine Forschungsorganisation wichtig, ebenso lokale Präsenz: Rivermates eigene Niederlassung in den Niederlanden bot eine echte lokale Employer of Record. Für einen erstmaligen EOR-Nutzer waren Reaktionsfähigkeit und die Fähigkeit, auf Fragen einzugehen, ebenso entscheidend.

Der entscheidende Moment kam, bevor ein Vertrag unterschrieben wurde. Mehrere Anbieter konkurrierten, jeder mit unterschiedlichen Antworten auf die gleichen Fragen, und Rivermate konnte sich mit einer klaren, kompetenten Antwort durchsetzen, die das Vertrauen gab, den nächsten Schritt zu gehen – genau die Sicherheit, die eine verantwortliche Organisation vor einer Entscheidung braucht.

Wie Rivermate geholfen hat

Das Engagement begann im Juni 2025, und der Vertrag wurde schnell abgeschlossen: zwei Wochen vom Angebot bis zum offiziellen Start, während parallel eine internationale Umsiedlung lief.

Der Prozess wurde von den Experten von Rivermate begleitet, darunter Dasola Jikiemi, Customer Success Manager, und Karl van der Weert, Head of Account Management. Gemeinsam unterstützten sie die Organisation und den Mitarbeiter bei Onboarding, Vertragsaufsetzung, Gehaltsabrechnung und praktischen Beschäftigungsfragen in den Niederlanden. Das Onboarding erfolgte über die Rivermate-Plattform, mit einem festen Ansprechpartner für die administrativen Fragen, die bei der Einstellung in einem neuen Land auftreten.

Das wichtigste einzelne Arbeitsergebnis war die 30%-Regel. Wie sie im Rahmen der Vertragsverhandlungen angewendet wird und wie sie vorbereitet werden muss, war zunächst unklar; Rivermate klärte und regelte dies im Zuge der Vertragsgestaltung, ohne die Komplexität an den Mitarbeiter weiterzugeben.

Im Tagesgeschäft erfolgt die Unterstützung per E-Mail an den festen Kontakt, der Fragen an die zuständige Abteilung weiterleitet und auf die wenigen Fragen prompt antwortet.

Was das für ähnliche Organisationen bedeutet

Wenn Sie eine NGO, eine öffentlich-private Forschungsorganisation, ein Forschungsinstitut, einen Universitäts-Spin-out oder eine öffentlich geförderte Organisation sind, die ein oder zwei Spezialisten im Ausland einstellen muss, ist die Rechtspersonenfrage für Sie noch dringlicher als bei einem traditionellen Unternehmen: Kostenfaktor ist wichtig, und eventuell muss jeder Euro sowie jede Governance-Verpflichtung gerechtfertigt werden. Ein Employer of Record hilft Ihnen, die richtige Person im Ausland konform zu beschäftigen, ohne eine ausländische Einheit nur für wenige Rollen zu schaffen und zu pflegen.

Bei Rivermate arbeiten wir regelmäßig mit Forschungsinstituten und auch öffentlich geförderten Organisationen zusammen, sodass wir die höheren Compliance-Erwartungen an solche Rechtspersonen verstehen. Der Beschaffungsprozess kann aufwändiger sein, die Dokumentation muss detaillierter sein, und Geldgeber oder Aufsichtsbehörden verlangen möglicherweise für jede Entscheidung eine klare Begründung.

Wir sind es gewohnt, innerhalb dieser Rahmenbedingungen zu arbeiten. Das bedeutet, bei Bedarf schnell zu handeln, jeden Schritt sorgfältig zu dokumentieren und sensible Situationen mit Diskretion zu behandeln.