So hat ein US-Reiseunternehmen eine niederländische Beschäftigungskonformitätslücke geschlossen, von der sie zuvor nichts wussten

Über das Unternehmen

Eine in den USA ansässige Bildungstravel-Organisation, die Programme weltweit durchführt und dabei High-School-Schüler, Gap-Year-Reisende, Studierende im Auslandsstudium und erwachsene Lernende betreut. Sie arbeitet mit mehr als 30 Schulen und Universitäten in den USA zusammen.

Die Herausforderung

Ihr Unternehmen beschäftigte bislang nur ein Teammitglied in den Niederlanden, ohne sich der bedeutenden Lücken in ihrem Ansatz bewusst zu sein. Sie beschrieben ihre Situation schlichtweg: Sie wussten einfach nicht, was sie nicht wussten, und hatten keinen zuverlässigen Weg, ihre eigenen blinden Flecken sichtbar zu machen, um die Einhaltung der Vorschriften sicherzustellen.

Das deutlichste Anzeichen für diese Lücke zeigte sich in den ersten Gesprächen mit Rivermate. Das Organisation hatte ihrem in den Niederlanden ansässigen Mitarbeiter eine jährliche Gehaltsvereinbarung gezahlt, die nicht den Anforderungen des niederländischen Arbeitsrechts entspricht.

Auf Empfehlung des Employer of Record (EOR) ihres Mitarbeiters begann das Engagement schnell mit Rivermate.

Was auf dem Spiel stand

Ihr Unternehmen trug eine Compliance-Exponierung, die sie nicht erkennen konnten. Das sichtbarste Risiko in den Angaben war die Zahlungsstruktur. Das niederländische Arbeitsrecht legt klare Anforderungen an Zahlungsintervalle fest, und Abweichungen davon schaffen eine Reihe von nachgelagerten Compliance-Risiken. Diese umfassen – sind aber nicht beschränkt auf – die korrekte Berechnung und Zahlung des Urlaubsentgelts (Vakantiegeld, gesetzlich auf mindestens 8 % des Bruttogehalts jährlich festgelegt), die genaue Lohnsteuerabzug und -abführung, ordnungsgemäße Sozialversicherungsbeiträge sowie die richtige Anmeldung bei den niederländischen Arbeitsbehörden.

Sie stellten auch fest, dass ihre Bedenken sich auf den Mitarbeiter selbst ausweitete: Das Risiko bestand nicht nur für die Organisation, sondern auch für die einzelne Person, die bei unzureichender Strukturierung ihrer gesetzlichen Ansprüche und Schutzmechanismen Lücken aufweisen könnte. Dieses doppelte Augenmerk – sowohl auf die Einhaltung der Vorschriften durch die Organisation als auch auf die Sicherheit des Mitarbeiters – war ein bedeutender Motivator für das Handeln.

Warum sie Rivermate wählten

Ihr Unternehmen kam bereits motiviert an den Tisch, um die Situation zu beheben.

Von da an sorgten die Gespräche für sich. Erste Treffen mit dem Rivermate-Team waren, in ihren Worten, „unglaublich aufschlussreich, professionell und klar in den Erwartungen.“ Jeder Austausch klärte die tatsächlichen Anforderungen, die sie in den Niederlanden noch nicht erfüllten, und machte die Lücke zwischen ihrem bisherigen Vorgehen und den Anforderungen des niederländischen Arbeitsrechts sichtbar. Der Fragenstellprozess beantwortete ihre anfängliche Unsicherheit darüber, ob sie tatsächlich dieses Maß an spezialisierten Support benötigten: Das war der Fall.

Die Teammitglieder von Rivermate, mit denen sie während der Einarbeitung eng zusammenarbeiteten, waren Karl van der Weert, Head of Account Management, und Dasola Jikiemi, Customer Success Manager. Karls reaktionsschnelle, praktische Herangehensweise und Dasolas Unterstützung während des gesamten Prozesses wurden von ihnen explizit als Gründe genannt, warum sie sich in ihrer Entscheidung bestätigt fühlten. Anfangs waren sie unsicher, ob die Kosten gerechtfertigt seien. Die Qualität und Geschwindigkeit der Antworten des Teams während der Entdeckung phase klärten diese Unsicherheit, noch bevor der Vorschlag überhaupt verschickt wurde.

Wie Rivermate half

Das Engagement verlief auf beiden Seiten zügig. Das US-amerikanische Travel-Unternehmen hatte Rivermate erkannt, die Dringlichkeit verstanden, und war bereit, sich zu engagieren. Die Reaktion von Rivermate entsprach diesem Tempo.

Nach dem ersten Gespräch schickte das Team binnen 30 Minuten einen Vorschlag. Das US-amerikanische Travel-Unternehmen prüfte ihn und erteilte am folgenden Tag das Okay.

Der praktische Kern der Arbeit war die Umwandlung der jährlichen Zahlungsstruktur des Mitarbeiters. Rivermate hat diese in eine monatliche Abrechnungsvereinbarung umgestaltet, die den Anforderungen des niederländischen Arbeitsrechts entspricht, inklusive korrekter steuerlicher Behandlung. Sie hoben dies speziell hervor, als den Moment, in dem der Wert des Engagements am sichtbarsten wurde: „Die Fähigkeit, unser Jahresgehalt in eine monatliche Rechnung zu überführen, die alle niederländischen Mitarbeiteranforderungen und Steuern erfüllt, war genau das, was wir brauchten, auf die einfachste Weise für uns.“

Karl van der Weert und Dasola Jikiemi führten den Onboarding-Prozess an, beantworteten Fragen in jeder Phase und sorgten dafür, dass der Übergang für sowohl die Organisation als auch den Mitarbeiter reibungslos verlief. Sie beschrieben das Team als „wie eine Erweiterung unserer Organisation“ – ein Umstand, den sie auf die namentlich genannten, reaktionsfähigen Arbeitsbeziehungen statt auf ein Ticket-basiertes Support-System zurückführten.

Das Engagement wurde ohne Komplikationen abgeschlossen. Von Anfang an war alles klar, und der Zeitplan – die für sie wichtigste Variable – wurde problemlos eingehalten.

Was das für ähnliche Unternehmen bedeutet

Wenn Ihre Organisation ein oder zwei Mitarbeiter in den Niederlanden beschäftigt und die Beschäftigungsregelung intern verwaltet, ist die Situation, in die sich dieses Travel-Unternehmen brachte, üblicher als viele HR- oder Operations-Leads erkennen. Das niederländische Arbeitsrecht enthält spezifische, zwingende Anforderungen – etwa bezüglich Zahlungsintervalle, Urlaubsentgelt, Sozialversicherung und Arbeitgeberanmeldung –, die leicht übersehen werden, wenn kein spezialisierter Support oder kein Prüfmechanismus existiert, um Lücken aufzudecken.

Für missionarisch orientierte Organisationen, Nonprofits oder kleinere Unternehmen, die eine Handvoll internationaler Teammitglieder beschäftigen und keinen lokalen Gesellschaftsraum rechtfertigen können, ist EOR in der Regel der schnellste und rechtskonformste Weg. Das Niederlande-Team von Rivermate übernimmt die vollständige Beschäftigungsbeziehung: Verträge, Gehaltsabrechnungen, Steueranmeldungen und laufende Compliance, sodass Ihr internes Team keine länderspezifische Expertise für jeden Markt entwickeln muss, in dem Sie tätig sind.