Wie CloudCart eine rechtskonforme niederländische Anstellung für ihre Einstellung in Amsterdam sicherte

Über den Kunden

CloudCart ist ein in Deutschland ansässiges SaaS-Unternehmen, das eCommerce-Infrastruktur für kleine und mittlere Unternehmen aufbaut. Ihre Plattform ermöglicht es Händlern, einen Online-Shop zu erstellen und zu starten, ohne technischen Setup-Aufwand, und deckt den vollständigen operativen Stack out of the box ab – von Cloud-Hosting und Warenkorb bis hin zu Zahlungsabwicklung, Marketing-Tools und Logistik-Integrationen.

Das Geschäftsmodell des Unternehmens basiert auf Markt-zu-Markt-Lokalisierung: Für jedes Land, in das es eintreten möchte, baut CloudCart ein natives Support-Team auf, lokalisiert die Plattform und etabliert lokale Partnerschaften mit Drittanbietern in den Bereichen Logistik, Zahlungen und Fulfillment. Das Team bringt insgesamt 15 Jahre Erfahrung im Bereich eCommerce mit.

Die Herausforderung

CloudCart benötigte eine Lösung, um einen remote beschäftigten Mitarbeiter in Amsterdam in eine rechtlich einwandfreie Beschäftigungsvereinbarung nach niederländischem Recht zu bringen. Die Situation wurde zu einem vielschichtigen Problem – rechtliche Fragen, Steuerpflichten und vertragliche Lücken, die sich angehäuft hatten, ohne gelöst zu werden – und ihr deutscher Steuerberater war trotz Bemühungen nicht in der Lage, die grenzüberschreitenden Anforderungen zu entwirren. Ein in Deutschland lizenzierter Berater besitzt nicht die Expertise im niederländischen Arbeitsrecht oder eine lokale Entität, um jemanden nach niederländischem Recht zu beschäftigen, und ohne beides konnte das Arrangement nicht auf einer soliden Grundlage stehen.

Die Situation spitzte sich zu, als der Mitarbeiter eine Arbeitgebererklärung benötigte, um eine Wohnungsbewerbung in Amsterdam zu unterstützen. Ohne ein anerkanntes Arbeitsverhältnis konnte dieses Dokument nicht ausgestellt werden, und die Bewerbung konnte nicht weiter bearbeitet werden. CloudCart musste die Beschäftigungsvereinbarung schnell klären.

Was auf dem Spiel stand

Für ein Unternehmen, das einen in den Niederlanden ansässigen Arbeiter ohne eine konforme niederländische Beschäftigungsvereinbarung bezahlt, ist das Risiko erheblich. Das niederländische Arbeitsrecht richtet sich nach dem Inhalt der Arbeitsbeziehung und nicht nur nach der Bezeichnung oder Struktur des Arrangements. Lohnsteuerpflichten, Sozialversicherungsbeiträge und gesetzliche Arbeitnehmerrechte, einschließlich Kündigungsfristen und Urlaubsvergütung, können bereits ab Beginn der Arbeitsbeziehung gelten.

Je länger das Arrangement ohne die korrekte Beschäftigungsregelung fortbesteht, desto größer ist das potenzielle rückwirkende Risiko. Für den Arbeitnehmer war die unmittelbare Konsequenz eine blockierte Wohnungsbewerbung. Für CloudCart reichte das Risiko bis in den Zeitraum zurück, in dem der Arbeiter ohne eine konforme Vereinbarung tätig war, und blieb bestehen, solange die Situation ungeklärt war.

Die Lösung des Problems erforderte niederländische Arbeitsrechtsexpertise und eine lokale Entität, die als formeller Arbeitgeber auftreten konnte – Fähigkeiten, die ein deutscher Steuerberater nicht bieten konnte.

Warum sie sich für Rivermate entschieden

CloudCart wandte sich an Rivermate, nachdem ihr deutscher Steuerberater die niederländische Beschäftigungssituation nicht klären konnte. Zwei Dinge fielen sofort auf: Rivermates tiefgehendes Wissen im niederländischen Arbeitsrecht, das CloudCart einen klaren Weg nach vorn aufzeigte, wo ihre bisherigen Berater keinen fanden, sowie Rivermates Fähigkeit, einen rückdatierten Arbeitsvertrag zu strukturieren, der die tatsächliche Arbeitsgeschichte des Mitarbeiters exakt widerspiegelte – was die Kontinuität der Bezahlung gewährleistete und die Lücke im Beschäftigungsnachweis schloss.

Der dritte Faktor war die Reaktionsfähigkeit. Als die Frist für die Wohnungsbewerbung kam und die Arbeitgebererklärung kurzfristig benötigt wurde, lieferte Rivermate – selbst wenn Schlüsselpersonal temporär nicht verfügbar war. Diese Fähigkeit, unter Termindruck einzuspringen, ohne dass die Situation durch die Ritzen lief, bestätigte die Entscheidung.

Was Rivermate getan hat

Martijn Voogt, Leiter Vertrieb bei Rivermate, leitete die Zusammenarbeit mit CloudCart und übernahm drei miteinander verbundene Aufgaben: die Erstellung eines konformen niederländischen Arbeitsvertrags, der den vorangegangenen Arbeitszeitraum abdeckte, die Handhabung aller rechtlichen und administrativen Einreichungen, um das Arrangement mit niederländischem Recht in Einklang zu bringen, sowie die Koordination der grenzüberschreitenden Anforderungen zwischen CloudCart's deutschen Betrieb und den niederländischen Beschäftigungspflichten. Die Arbeit, die der deutsche Steuerberater nicht abschließen konnte, wurde fertiggestellt.

Der entscheidende Moment kam, als der Mitarbeiter eine Arbeitgebererklärung benötigte, um eine Wohnungsbewerbung in Amsterdam zu unterstützen – eine harte Frist, bei der temporär Schlüsselpersonal von Rivermate nicht verfügbar war. Jemand schritt ein, erstellte die Dokumentation rechtzeitig, und die Wohnungsbewerbung konnte abgeschlossen werden.

Was das für ähnliche Unternehmen bedeutet

Wenn Ihr Unternehmen außerhalb der Niederlande ansässig ist und ein Teammitglied in Amsterdam oder anderswo im Land tätig ist, sind Sie möglicherweise näher an der Situation von CloudCart, als Sie denken. Eine Arbeitsvereinbarung, die im Alltag funktioniert, kann trotzdem erhebliche rechtliche und steuerliche Risiken bergen, wenn sie nicht als konformes niederländisches Beschäftigungsverhältnis strukturiert ist – und ohne eine solche kann ein Mitarbeiter die Dokumentation, die er für eine Routineangelegenheit wie eine Wohnungsbewerbung benötigt, nicht erhalten.

Das niederländische Team von Rivermate handhabt dieses Muster regelmäßig: die Einrichtung eines konformen Arbeitsverhältnisses, die Behebung von Lücken in bestehenden Arrangements und die Bereitstellung von Dokumenten unter Termindruck, ohne dass ein Unternehmen eine niederländische Entität eröffnen muss.