Wie man Contractors in Spanien einstellt und bezahlt

Die Einstellung von Contractors in Spanien ist eine kluge Entscheidung für Startups und HR-Teams. Sie bietet ihnen flexiblen Zugang zu Talenten. Allerdings sind die spanischen Arbeitsgesetze für autónomos (selbstständige Contractors) einzigartig. Es ist wichtig, diese Regeln genau zu befolgen. Fehler können zu rechtlichen Problemen wie Contractor-Missklassifizierung, Geldstrafen oder Steuerproblemen führen.

In diesem Leitfaden behandeln wir alles, was Sie brauchen, um Contractors in Spanien einzustellen und sie korrekt zu bezahlen. Wir erklären, wer sich als Contractor qualifiziert, wie man sie rechtlich engagiert und welche steuerlichen sowie sozialversicherungsrechtlichen Verpflichtungen bestehen. Wir sprechen auch typische Zahlungsbedingungen, die Risiken der Missklassifizierung und Tipps zur Einhaltung der Vorschriften, insbesondere für internationale Teams. Unser Ziel ist es, es informell und unkompliziert zu halten, mit Verweisen auf spanische Vorschriften zur Unterstützung.

Wer gilt in Spanien als Contractor (Autónomo)?

In Spanien ist ein autónomo eine selbstständige Person oder ein unabhängiger Contractor. Das bedeutet, sie arbeiten gewinnorientiert auf eigene Rechnung, bieten Dienstleistungen oder Produkte unabhängig an. Sie agieren außerhalb der Kontrolle eines einzelnen Arbeitgebers. Eine Definition aus dem spanischen Arbeitsrecht lautet:

„El trabajador autónomo es aquel que realiza de forma habitual, directa, por cuenta propia y fuera del ámbito de organización y dirección *de otra persona, una actividad económica o profesional a título lucrativo.“*​ https://elderecho.com/trabajo-cuenta-ajena-trabajo-cuenta-propia-similitudes-diferencias

Einfacher gesagt, Contractors verwalten ihre eigene Arbeit: Sie legen ihre Zeitpläne fest, verwenden ihre Werkzeuge und arbeiten für mehrere Kunden. Im Gegensatz zu Arbeitnehmern (trabajadores por cuenta ajena), die einem Unternehmensvertrag folgen, arbeiten Contractors unter einem Zivil- oder Handelsvertrag für Dienstleistungen.

Wesentliche Unterschiede zwischen einem Contractor und einem Arbeitnehmer in Spanien sind:

• Unabhängigkeit: Contractors arbeiten mit hohem Maß an Autonomie. Sie werden nicht wie Arbeitnehmer kontrolliert oder gemanagt. Ein Freelancer könnte beispielsweise eine Website nach eigenem Ermessen gestalten, während ein angestellter Designer den Zeitplan und Vorgaben des Unternehmens einhalten muss.

• Keine Lohn- oder Sozialleistungen: Contractors erhalten keine typischen Arbeitnehmerleistungen wie bezahlten Urlaub, Krankentage oder Abfindungen. Sie sind nicht auf der Gehaltsliste des Unternehmens; stattdessen stellen sie Rechnungen für ihre Leistungen.

• Finanzielles Risiko und Werkzeuge: Ein autónomo stellt meist eigene Werkzeuge oder Ausrüstung bereit und trägt die finanziellen Risiken seiner Arbeit. Oft müssen sie Materialien oder Schulungen selbst kaufen.

• Mehrere Kunden: Viele Contractors haben gleichzeitig mehrere Kunden, was ihre unabhängige Stellung unterstützt. Das spanische Recht erkennt jedoch „autónomo dependiente“ (TRADE) an, einen wirtschaftlich abhängigen Contractor, der mehr als 75 % seines Einkommens von einem einzigen Kunden bezieht. Ein TRADE ist weiterhin ein Contractor, benötigt aber einen besonderen schriftlichen Vertrag mit diesem Hauptkunden (mehr dazu später).

Wenn jemand in Spanien wie ein Arbeitnehmer arbeitet—z.B. nach einem Zeitplan des Unternehmens, Anweisungen folgt und keine echte Unabhängigkeit hat—ist die Bezeichnung „Contractor“ irreführend. Das Gesetz könnte ihn als Arbeitnehmer einstufen, selbst wenn er als Freelancer fakturiert. Dies ist die bekannte „falso autónomo“ (falscher Selbstständiger), die spanische Arbeitsinspektoren überwachen. Wir werden die Risiken der Missklassifizierung und spanische Arbeitsinspektionen später behandeln, aber denken Sie daran: Nur echte unabhängige Arbeiter qualifizieren sich als Contractors.

Wie man rechtlich einen Contractor in Spanien einstellt

Sobald Sie einen Fachmann gefunden haben, der als unabhängiger Contractor (autónomo) agiert, stellt sich die Frage: Wie engagiert man seine Dienste rechtlich? Die Einstellung eines Contractors in Spanien unterscheidet sich von der Einstellung eines Arbeitnehmers. Hier sind die wichtigsten Schritte und Anforderungen:

1. Verwendung eines ordnungsgemäßen Dienstleistungsvertrags (Contrato Mercantil): Sie verwenden keinen Arbeitsvertrag für einen Contractor. Stattdessen unterschreiben Sie eine zivil- oder handelsrechtliche Vereinbarung – oft genannt contrato de prestación de servicios oder contrato mercantil. Dieser Vertrag legt den Umfang der Arbeit, die Liefergegenstände, Zahlungsbedingungen und die unabhängige Natur der Beziehung fest. Er sollte klarstellen, dass keine Arbeitsbeziehung (relación laboral) besteht und der Contractor für seine eigenen Steuern und Sozialversicherung verantwortlich ist. Für einen TRADE (wirtschaftlich abhängiger Contractor) verlangt das spanische Recht einen schriftlichen Vertrag und eine Anmeldung beim öffentlichen Arbeitsamt. Stellen Sie sicher, dass die Vereinbarung schriftlich erfolgt, um beide Parteien zu schützen, und erwägen Sie eine zweisprachige Version (Spanisch/Englisch), falls eine Partei kein Spanisch spricht.

2. Überprüfung der Registrierung des Contractors (autónomo-Status): In Spanien muss der Contractor vor Arbeitsbeginn bei den Steuerbehörden (Agencia Tributaria) und bei der Sozialversicherung registriert sein. Als beauftragendes Unternehmen sollten Sie bestätigen, dass der Contractor dies getan hat:

• Steuerliche Registrierung (Hacienda): Der Contractor muss sich mit dem Modelo 036 oder 037 (Steueranmeldungsformulare) bei der Agencia Tributaria registrieren.

  Das informiert das Finanzamt über die Geschäftstätigkeit (über einen IAE-Code – Impuesto de Actividades Económicas). Die meisten Freelancer verwenden das vereinfachte Modelo 037. Damit erhält er eine CIF/NIF als autónomo und meldet sich für die Mehrwertsteuer (IVA) an, falls zutreffend. Tipp: Sie können eine Kopie seiner Modelo 036/037-Registrierung oder seiner USt-Nummer (NIF, oft sein DNI mit Buchstabe) anfordern.

• Sozialversicherungsanmeldung (RETA): Autónomos müssen sich in den Régimen Especial de Trabajadores Autónomos (RETA) anmelden, dem spanischen System der Sozialversicherung für Selbstständige. Dies erfolgt online über das Portal der Seguridad Social (Import@ss) und ist verpflichtend vor Arbeitsbeginn. Bei der Anmeldung wählt der Freelancer eine Beitragshöhe (die seine monatliche Sozialversicherungsrate beeinflusst) und eine gegenseitige Versicherung (mutua), die Arbeitsunfälle und Krankheiten abdeckt. Das beauftragende Unternehmen kümmert sich nicht um diese Anmeldung, aber Sie sollten sicherstellen, dass Ihr Contractor eine Sozialversicherungsnummer hat und „alta“ (aktiv) in RETA ist. Contractors können Ihnen ein Dokument vorlegen, das ihre Sozialversicherungsanmeldung bestätigt.

3. Vereinbarung des Umfangs und der Bedingungen in Übereinstimmung mit dem Gesetz: Stellen Sie sicher, dass die Arbeit des Contractors wirklich ein unabhängiges Projekt oder eine Dienstleistung ist. Definieren Sie klar die Liefergegenstände oder Leistungen. Wenn die Vereinbarung eher einer Beschäftigung ähnelt (z.B. fester Zeitplan im Büro, Nutzung Ihrer Ausrüstung, enge Überwachung), pausieren Sie – Sie müssen eventuell einen Arbeitnehmer einstellen oder die Bedingungen anpassen. Im spanischen Recht ist die Substanz der Beziehung entscheidend, nicht nur die Bezeichnung. Gestalten Sie die Zusammenarbeit projektbezogen oder beratungsähnlich. Der Vertrag für Dienstleistungen sollte auch Klauseln zu Vertraulichkeit, geistigem Eigentum (Wer besitzt das Arbeitsergebnis) und Kündigungsbedingungen enthalten, je nach Bedarf.

4. Berücksichtigung des Szenarios Autónomo TRADE: Wenn Ihr Contractor den Großteil seiner Zeit an Ihrem Projekt arbeitet und mindestens 75 % seines Einkommens von Ihnen bezieht, könnte er nach spanischem Recht als Autónomo Dependiente (TRADE) eingestuft werden. TRADE-Contractors haben einen besonderen Status mit zusätzlichen Schutzrechten (z.B. 18 Tage Urlaub pro Jahr und spezielle Kündigungsfristen) und der Vertrag muss ausdrücklich angeben, dass sie TRADE sind und bei den Behörden registriert sind. Diese Situation ist selten bei wirklich unabhängigen Contractors, da die meisten versuchen, mit mehreren Kunden zu arbeiten. Wenn Sie vermuten, dass dies zutrifft, konsultieren Sie einen Arbeitsrechtsanwalt oder Berater, um den Vertrag korrekt zu gestalten.

Kurz gesagt: Um einen Contractor in Spanien einzustellen, stellen Sie sicher, dass er ein echter autónomo ist, verwenden Sie einen soliden Vertrag und bestätigen Sie, dass er ordnungsgemäß registriert ist. Anders als bei der Einstellung von Arbeitnehmern müssen Sie ihn nicht in Ihrer Gehaltsliste oder bei der Sozialversicherung anmelden. Ihre Beziehung ist eine Business-to-Business-Beziehung. Sie sollten jedoch Rechnungen von ihm für Zahlungen sammeln (was wir als Nächstes behandeln) und diese für Ihre Buchhaltung und Steueraufzeichnungen aufbewahren.

(Für weitere Details zu spanischen Arbeitsregeln und Unterscheidungen können Sie auch unseren ausführlichen Spain hiring guide__ ansehen.)_

Steuer- und Sozialversicherungsverpflichtungen für Contractors und Unternehmen

Die Einstellung eines autónomo in Spanien bedeutet, dass sowohl der Contractor als auch das Unternehmen steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Pflichten haben. Die gute Nachricht ist, dass Unternehmen keine Beschäftigungssteuern oder Sozialversicherungsbeiträge für echte Contractors zahlen. Diese sind vom Contractor selbst zu tragen. Dennoch sollten Unternehmen einige Steuern einbehalten und die gesamte steuerliche Situation im Blick behalten. Hier eine Aufschlüsselung:

Für den Contractor (Autónomo): Ein spanischer Contractor muss seine eigenen Steuern und Sozialversicherungszahlungen verwalten:

• Einkommensteuer (IRPF): Die Einkommensteuer (IRPF) gilt für die Einkünfte des Contractors. Freelancer leisten in der Regel vierteljährliche Steuer-Vorauszahlungen an Hacienda oder lassen sich Steuern auf Rechnungen einbehalten. Die Standardabzugsteuer beträgt 15 % bei Rechnungen für professionelle Dienstleistungen von autónomos. Das bedeutet, der Contractor stellt eine Rechnung an das Unternehmen, inklusive einer Zeile für 15 % IRPF-Abzug (wenn er seit über 2 Jahren freelanced; neue Freelancer können einen reduzierten Satz von 7 % beantragen). Das beauftragende Unternehmen zieht diese 15 % ab und führt sie im Auftrag des Contractors an die Steuerbehörde ab. Am Jahresende meldet der Contractor seine Gesamteinkünfte minus Ausgaben in der Steuererklärung und begleicht eventuelle Differenzen. Wichtig: Ausländische Unternehmen, die spanische Contractors einstellen, ziehen möglicherweise keine spanischen Steuern ab. In solchen Fällen muss der Contractor die vierteljährlichen Steuerzahlungen selbst vornehmen. Es ist ratsam, dies im Vertrag zu klären.

• Mehrwertsteuer (USt oder IVA): Die meisten Contractors müssen USt (IVA) auf ihre Leistungen erheben, da sie als Unternehmen agieren. Der Standard-USt-Satz in Spanien beträgt 21 %. Die Rechnung eines autónomo wird typischerweise 21 % IVA auf die Gebühren aufweisen, außer bei Befreiung oder ermäßigtem Satz (einige Berufe haben 10 % oder 0 %). Wenn Ihr Unternehmen in Spanien oder der EU für USt registriert ist, können Sie diese in der Regel als Vorsteuer abziehen. Nicht-spanische Unternehmen stoßen manchmal auf die „Reverse-Charge“-Regel, was die Sache verkompliziert. Contractors reichen vierteljährliche USt-Erklärungen ein, um die erhobene IVA zu bezahlen (abzüglich der auf Geschäftsausgaben gezahlten IVA).

• Sozialversicherung (monatliche Autónomo-Gebühr): Spanische Contractors zahlen eine monatliche Sozialversicherungsgebühr (die cuota de autónomo), um Krankenversicherung, Rente und mehr abzudecken. Diese Gebühr ist festgelegt, basierend auf ihrer gewählten Beitragshöhe und Einkommensstufe. Ab 2025 hat Spanien einkommensabhängige Beitragssätze für autónomo eingeführt. Zum Beispiel könnte ein Freelancer mit weniger als 670 € monatlich etwa 200 € monatlich zahlen, während jemand mit über 6.000 € Einkommen bis zu 590 € zahlen könnte. Diese Sätze passen sich jährlich an die Einkünfte an. Der Contractor muss diese Gebühr unabhängig von der Anzahl der Kunden zahlen und richtet meist eine Dauerlastschrift bei der Seguridad Social ein. Diese Zahlungen sind wichtige Kosten bei der Festlegung der Honorare.

• Weitere Steuern: Einige Freelancer zahlen IAE (eine Gewerbeaktivitätssteuer), wenn ihr Umsatz hoch ist, aber die meisten autónomos sind aufgrund von Einkommensgrenzen befreit. Sie könnten auch eine jährliche Selbstständigensteuer in ihrer Region oder lokale Lizenzen zahlen, aber diese variieren. Die wichtigsten Steuern sind IRPF und IVA.

Für das beauftragende Unternehmen: Aus Unternehmenssicht bedeutet die Einstellung eines Contractors weniger direkte Verpflichtungen als bei einem Arbeitnehmer, aber es bestehen dennoch wichtige Pflichten:

• Einbehaltung und Meldungen: Wenn Ihr Unternehmen in Spanien ansässig ist, müssen Sie in der Regel 15 % IRPF von Zahlungen an spanische unabhängige Fachkräfte einbehalten. Sie zahlen dem Contractor 85 % der Rechnung (plus die volle USt), und die restlichen 15 % gehen im Namen des Contractors an Hacienda. Dann reichen Sie eine vierteljährliche Abzugssteuererklärung (modelo 111) ein, um die Einbehalte abzuführen, sowie eine Jahreszusammenfassung (modelo 190). Wenn keine Rechnung vorliegt oder der Contractor nicht registriert ist, zahlen Sie ihn nicht als „Lieferanten“ ohne Klarheit. Jede Zahlung für Dienstleistungen sollte dokumentiert werden. Vermeiden Sie es, einen Contractor „schwarz“ zu bezahlen, ohne Rechnung, da Sie diese Kosten steuerlich nicht absetzen können.

• USt-Details prüfen: Stellen Sie sicher, dass die Rechnung des Contractors seine USt-Nummer (NIF) und den korrekten IVA enthält. Wenn Sie ein spanisches Unternehmen sind, erfassen Sie diese Rechnung in Ihren USt-Aufzeichnungen und können die IVA in der Regel zurückfordern. Wenn Sie ein ausländisches Unternehmen sind, wird Ihnen möglicherweise keine IVA berechnet (z.B. bei außerhalb der EU). Diese Details zu prüfen, stellt sicher, dass beide Parteien die USt korrekt handhaben. Der spanische Contractor kennt seine Verpflichtungen, aber es ist gut, zu verstehen, warum manche Rechnungen USt enthalten und andere nicht.

• Keine Sozialversicherungszahlungen für das Unternehmen: Sie zahlen keine Sozialversicherungsbeiträge für einen reinen Contractor. Sie ziehen keine Sozialbeiträge von seinem Honorar ab, da dies bei B2B-Geschäften nicht gilt. Der Contractor zahlt seine eigene RETA-Gebühr. Stellen Sie sicher, dass die Person tatsächlich ein Contractor ist. Wenn Behörden später entscheiden, dass sie effektiv ein Arbeitnehmer war, könnten Sie für unbezahlte Arbeitgeberbeiträge und Bußgelder haftbar gemacht werden. (Wir behandeln dieses Risiko im Abschnitt Missklassifizierung.)

• Rechnungen des Contractors in der Buchhaltung: Bewahren Sie alle Rechnungen des Contractors auf. Spanische Unternehmen müssen diese mindestens 5 Jahre (praktisch 6 Jahre für handelsrechtliche Unterlagen) aufbewahren. Auch ausländische Startups sollten diese Unterlagen aufbewahren, um bei einer Prüfung durch die spanischen Steuerbehörden nachweisen zu können, dass die Zahlungen an Personen in Spanien legitime Geschäftsausgaben sind.

Kurz gesagt: Der Contractor kümmert sich um seine Steuererklärungen und Sozialzahlungen, während das Unternehmen hauptsächlich die Steuerabzüge (falls zutreffend) vornimmt und für ordnungsgemäße Rechnungen sorgt. Diese Beziehung ist einfacher als eine Beschäftigung, weshalb Unternehmen es bevorzugen, Contractors in Spanien einzustellen. Aber diese Einfachheit funktioniert nur, wenn die Grenzen klar sind; sonst können Haftungen auf das Unternehmen zurückfallen.

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Zahlungsbedingungen und Praktiken für Contractors in Spanien

Wenn es um Zahlungen an Contractors in Spanien geht, sind die üblichen Zahlungsfristen entscheidend. Das hilft, eine gute Zusammenarbeit zu pflegen und die spanischen Gesetze einzuhalten. Spanien, wie viele EU-Länder, hat Regeln zum Schutz von Freelancern und kleinen Lieferanten vor verspäteten Zahlungen. Hier ist, was Sie wissen sollten:

1. Standard-Zahlungsfristen – 30 Tage (oder 60 bei Vereinbarung): Standardmäßig schreibt das spanische Recht vor, dass, wenn keine Zahlungsfrist angegeben ist, die Zahlung innerhalb von 30 Tagen nach Erhalt der Dienstleistung oder Rechnung fällig ist. Bei B2B-Transaktionen (Unternehmen an autónomo) können die Parteien eine längere Frist vereinbaren, aber das Maximum sind 60 Tage. Dies folgt dem spanischen Gesetz gegen Zahlungsverzug, das EU-Regeln