Wie man Contractors in Spanien einstellt und bezahlt

Das Einstellen von Contractors in Spanien ist ein kluger Schachzug für Startups und HR-Teams. Es verschafft ihnen flexiblen Zugang zu Talenten. Allerdings sind die spanischen Arbeitsgesetze für autónomos (selbstständige Auftragnehmer) einzigartig. Es ist wichtig, diese Regeln genau zu befolgen. Fehler können zu rechtlichen Problemen wie Falschklassifizierung von Auftragnehmern, Bußgeldern oder Steuerproblemen führen.

In diesem Leitfaden behandeln wir alles, was Sie brauchen, um Contractors in Spanien zu einstellen und sie korrekt zu bezahlen. Wir erklären, wer als Contractor qualifiziert, wie man sie legal engagiert und welche steuerlichen sowie sozialversicherungsrechtlichen Pflichten bestehen. Wir sprechen auch typische Zahlungsfristen, die Risiken der Falschklassifizierung und Tipps zur Einhaltung der Vorschriften an, insbesondere für internationale Teams. Unser Ziel ist, es unkompliziert und verständlich zu halten, mit Verweisen auf spanische Regelungen zur Unterstützung.

Wer gilt in Spanien als Contractor (Autónomo)?

In Spanien ist ein autónomo eine selbstständige Person oder unabhängiger Auftragnehmer. Das bedeutet, sie arbeiten gewinnorientiert auf eigene Rechnung und bieten Dienstleistungen oder Produkte unabhängig an. Sie operieren außerhalb der Kontrolle eines einzelnen Arbeitgebers. Eine Definition aus spanischem Arbeitsrecht lautet:

„El trabajador autónomo es aquel que realiza de forma habitual, directa, por cuenta propia y fuera del ámbito de organización y dirección *de otra persona, una actividad económica o profesional a título lucrativo.“*​

Vereinfacht gesagt, verwalten Auftragnehmer ihre eigene Arbeit: Sie bestimmen selbst ihren Zeitplan, nutzen eigene Werkzeuge und arbeiten für mehrere Kunden. Im Unterschied zu Arbeitnehmern (trabajadores por cuenta ajena), die einem Unternehmensvertrag folgen, arbeiten Auftragnehmer auf Basis eines Bürgerlichen oder Handelsvertrags für Dienstleistungen.

Wichtige Unterschiede zwischen einem Auftragnehmer und einem Arbeitnehmer in Spanien sind:

• Unabhängigkeit: Auftragnehmer arbeiten mit einem hohen Maß an Autonomie. Sie werden nicht wie Arbeitnehmer kontrolliert oder geführt. Sie könnten z. B. eine Website nach eigenem Ermessen gestalten, während ein angestellter Designer an den Zeitplan und Vorgaben des Unternehmens gebunden ist.

• Keine Lohn- oder Sozialleistungen: Auftragnehmer erhalten keine typischen Arbeitnehmerleistungen wie bezahlte Feiertage, Krankheitstage oder Abfindungen. Sie sind nicht im Lohnbuch des Unternehmens, sondern stellen Rechnungen für ihre Leistungen.

• Finanzielles Risiko und eigene Werkzeuge: Ein autónomo stellt meist eigene Werkzeuge oder Ausrüstung bereit und trägt die finanziellen Risiken ihrer Arbeit. Sie müssen oft Materialien oder Fortbildungen selbst kaufen.

• Mehrere Kunden: Viele Auftragnehmer haben gleichzeitig mehrere Auftraggeber, was ihre unabhängige Stellung untermauert. Das spanische Gesetz erkennt jedoch “autónomo dependiente” (TRADE) an, einen wirtschaftlich abhängigen Auftragnehmer, der mehr als 75 % seines Einkommens von einem einzelnen Kunden bezieht. Ein TRADE ist weiterhin ein Auftragnehmer, muss aber einen besonderen schriftlichen Vertrag mit diesem Hauptkunden haben (mehr dazu später).

Wenn jemand in Spanien wie ein Arbeitnehmer arbeitet – z. B. im Rahmen eines festen Zeitplans, mit Anweisungen und ohne echte Unabhängigkeit – ist die Bezeichnung „Contractor“ irreführend. Das Gesetz könnte ihn als Arbeitnehmer einstufen, auch wenn er als Freelancer abrechnet. Dies ist die bekannte „falso autónomo“ (falscher Selbstständiger), die spanische Arbeitsinspektoren überwachen. Wir werden die Risiken der Falschklassifizierung und spanische Arbeitsinspektionen später erläutern, aber denken Sie daran: Nur echte unabhängige Arbeiter qualifizieren sich als Contractors.

Wie man legal einen Contractor in Spanien einstellt

Sobald Sie einen Fachmann gefunden haben, der als unabhängiger Auftragnehmer (autónomo) tätig sein soll, stellt sich die Frage: Wie rechtssicher engagiert man dessen Dienstleistungen? Das Einstellen eines Contractors in Spanien unterscheidet sich vom Einstellen eines Arbeitnehmers. Hier sind die wichtigsten Schritte und Anforderungen:

1. Verwendung eines professionellen Dienstleistungsvertrags (Contrato Mercantil): Sie verwenden keinen Arbeitsvertrag für einen Contractor. Stattdessen schließen Sie eine Bürgerlichen oder Handelsvereinbarung – oft heißt sie contrato de prestación de servicios oder contrato mercantil. Dieser Vertrag beschreibt den Arbeitsumfang, die Lieferung, Zahlungsbedingungen und die unabhängige Natur der Beziehung. Es sollte explizit festgehalten werden, dass keine Arbeitsbeziehung (relación laboral) besteht und der Auftragnehmer für Steuer- und Sozialversicherungsbeiträge selbst verantwortlich ist. Für einen TRADE (wirtschaftlich abhängiger Auftragnehmer) schreibt das spanische Recht die schriftliche Vereinbarung und Anmeldung beim öffentlichen Beschäftigungsdienst vor. Stellen Sie sicher, dass der Vertrag schriftlich ist, um beide Seiten zu schützen, und erwägen Sie eine zweisprachige Version (Spanisch/Englisch), falls eine Partei kein Spanisch spricht.

2. Überprüfung der Registrierung des Auftragnehmers (autónomo-Status): In Spanien muss der Auftragnehmer bei den Steuerbehörden (Agencia Tributaria) und bei der Sozialversicherung registriert sein, bevor er beginnt zu arbeiten. Als Auftraggeber sollten Sie sicherstellen, dass der Auftragnehmer dies getan hat:

• Steuerliche Anmeldung (Hacienda): Der Auftragnehmer muss sich mittels des Modelo 036 oder 037 (steuerliche Anmeldungsformulare) bei der Agencia Tributaria registrieren​.

  Das informiert das Finanzamt über die Geschäftstätigkeit (mit IAE-Code – Impuesto de Actividades Económicas). Die meisten Freelancer verwenden das vereinfachte Modelo 037. Damit erhält er eine CIF/NIF als autónomo und meldet sich für die Mehrwertsteuer (IVA) an, falls anwendbar. Tipp: Sie können nach einer Kopie ihrer Modelo 036/037-Anmeldung oder ihrer USt-Nummer (NIF, häufig DNI mit Buchstabe) fragen.

• Anmeldung bei der Sozialversicherung (RETA): Autónomos müssen sich in das Régimen Especial de Trabajadores Autónomos (RETA**) **eintragen, das spanische System für Selbstständige. Dies erfolgt online über das Portal der Seguridad Social (Import@ss) und ist verpflichtend, bevor er mit der Arbeit beginnt. Während der Anmeldung wählt der Freelancer eine Beitragshöhe (die seine monatliche Sozialversicherungsgebühr beeinflusst) und entscheidet sich für eine gegenseitige Versicherung (mutua), die Arbeitsunfälle und Krankheiten abdeckt. Der Auftraggeber kümmert sich nicht um diese Anmeldung, aber Sie sollten sicherstellen, dass Ihr Auftragnehmer eine Sozialversicherungsnummer hat und „alta“ (aktiv) in RETA ist. Auftragnehmer können eine Bestätigung ihrer Anmeldung bei der Sozialversicherung vorzeigen.

3. Festlegung von Umfang und Bedingungen unter Beachtung der Gesetze: Sorgen Sie dafür, dass die Arbeit des Auftragnehmers wirklich ein eigenständiges Projekt oder eine Dienstleistung ist. Definieren Sie klar die zu erbringenden Leistungen. Wenn sich die Vereinbarung wie eine Beschäftigung anfühlt (z. B. fester Zeitplan im Büro, Nutzung eigener Ausrüstung, enge Überwachung), pausieren Sie – vielleicht müssen Sie einen Arbeitnehmer einstellen oder die Bedingungen anpassen. Im spanischen Rechtssystem zählt die Substanz der Beziehung, nicht nur die Bezeichnung. Gestalten Sie die Zusammenarbeit projektbezogen oder beratungsähnlich. Der Vertrag über Dienstleistungen sollte auch Klauseln zu Vertraulichkeit, geistigem Eigentum (Wer besitzt das Arbeitsergebnis) und Kündigung enthalten.

4. Überprüfung des Autónomo-Status bei TRADE: Wenn Ihr Auftragnehmer den Großteil seiner Zeit an Ihrem Projekt arbeitet und mindestens 75 % seines Einkommens von Ihnen bezieht, kann er als Autónomo Dependiente (TRADE) unter spanischem Recht eingestuft werden. TRADE-Auftragnehmer genießen spezielle Schutzrechte (z. B. 18 Tage Urlaub pro Jahr, besondere Kündigungsfristen) und der Vertrag muss explizit festhalten, dass sie TRADE sind und bei den Behörden angemeldet sind. Diese Situation ist selten bei echten unabhängigen Auftragnehmern, da die meisten mehrere Auftraggeber haben. Wenn Sie vermuten, dass dies zutrifft, konsultieren Sie einen Arbeitsrechtsanwalt oder Berater, um den Vertrag korrekt zu gestalten.

Kurz gesagt: Um einen Auftragnehmer in Spanien einzustellen, stellen Sie sicher, dass er ein echter autónomo ist, verwenden Sie einen soliden Vertrag und prüfen Sie seine ordnungsgemäße Registrierung. Anders als bei der Einstellung von Mitarbeitern müssen Sie ihn nicht in Ihre Lohnliste oder bei der Sozialversicherung anmelden. Ihre Beziehung ist eine Geschäfts-zu-Geschäfts-Beziehung. Dennoch sollten Sie Rechnungen von ihm sammeln für die Zahlungen (was wir als nächstes behandeln) und diese für Ihre Buchhaltung und Steueraufzeichnungen aufbewahren.

(Für weitere Details zu spanischen Arbeitsregeln und Unterscheidungen können Sie auch unseren ausführlichen Spanien Einstellungsleitfadeneinsehen.)_

Steuer- und Sozialversicherungspflichten für Auftragnehmer und Unternehmen

Die Einstellung eines autónomo in Spanien bedeutet, dass sowohl der Auftragnehmer als auch das Unternehmen steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Pflichten haben. Das Gute ist, dass Unternehmen keine Lohnsteuer oder Sozialversicherungsbeiträge für echte Auftragnehmer zahlen müssen. Diese sind vom Auftragnehmer selbst zu tragen. Dennoch könnte es notwendig sein, bestimmte Steuern einzubehalten, und man sollte die gesamte steuerliche Situation überblicken. Hier eine Aufschlüsselung:

Für den Auftragnehmer (Autónomo): Ein spanischer Auftragnehmer ist für seine Steuer- und Sozialabgaben selbst verantwortlich:

• Einkommensteuer (IRPF): Die Einkommensteuer (IRPF) gilt für das Einkommen des Auftragnehmers. Freelancer leisten in der Regel vierteljährliche Vorauszahlungen an Hacienda oder lassen sich Steuern vom Auftraggeber auf Rechnungen einbehalten. Der Standardabzug beträgt 15 % auf professionelle Rechnungen von autónomos. Der Auftragnehmer stellt eine Rechnung an das Unternehmen, inklusive eines Abzugs von 15 % IRPF (bei mehr als 2 Jahren Freelancing; Neue können einen reduzierten Satz von 7 % beantragen). Das Unternehmen zieht diesen Betrag ab und führt ihn im Namen des Auftragnehmers an die Steuerbehörde ab. Am Jahresende meldet der Auftragnehmer Gesamteinkommen minus Ausgaben in seiner Steuererklärung und gleicht Differenzen aus. Wichtig: Ausländische Unternehmen, die spanische Auftragnehmer beschäftigen, ziehen möglicherweise keine spanischen Steuern ab. In solchen Fällen muss der Auftragnehmer vierteljährliche Vorauszahlungen selbst leisten. Es ist ratsam, dies im Vertrag zu klären.

• Mehrwertsteuer (IVA): Die meisten Auftragnehmer müssen Mehrwertsteuer (IVA) auf ihre Dienstleistungen erheben, da sie als Unternehmen tätig sind. Der Standard-Mehrwertsteuersatz in Spanien ist 21 %. Eine Rechnung eines autónomo wird typischerweise 21 % IVA enthalten, außer es gibt Ausnahmen oder ermäßigte Sätze (einige Berufe haben 10 % oder 0 %). Wenn Ihr Unternehmen in Spanien oder der EU mehrwertsteuerpflichtig ist, können Sie diese in der Regel als Vorsteuer abziehen. Nicht-spanische Unternehmen könnten die Reverse-Charge-Regel anwenden, was die Abwicklung kompliziert. Auftragnehmer reichen vierteljährliche Mehrwertsteuererklärungen ein, um die erhobene IVA zu bezahlen (abzüglich IVA, die sie für geschäftliche Ausgaben gezahlt haben).

• Sozialversicherung (monatliche Autónomo-Gebühr): Spanische Auftragnehmer zahlen eine monatliche Sozialversicherungsgebühr (cuota de autónomo), um Krankenversicherung, Rente und mehr abzudecken. Dieser Beitrag ist fix, basierend auf ihrer gewählten Beitragshöhe und Einkommenskategorie. Ab 2026 hat Spanien einkommensabhängige Beitragssätze eingeführt. Zum Beispiel könnte ein Freelancer, der unter 670 € im Monat verdient, etwa 200 € monatlich zahlen, während jemand mit über 6.000 € Einkommen bis zu 590 € zahlen könnte. Diese Sätze passen sich jährlich an die Einkommensentwicklung an. Der Auftragnehmer muss diese Gebühr unabhängig von der Zahl der Auftraggeber bezahlen, meist per Dauerauftrag bei der Seguridad Social. Diese Zahlungen sind wesentliche Kosten bei der Festlegung Ihres Honorars.

• Weitere Steuern: Einige Freelancer zahlen IAE (eine Gewerbesteuer), wenn ihr Umsatz hoch ist, aber die meisten Autónomos sind wegen Einkommensgrenzen befreit. Sie können auch jährliche Selbstständigensteuer in ihrer Region oder lokale Lizenzen zahlen, variieren jedoch. Die wichtigsten Steuern sind IRPF und IVA.

Für das Unternehmen: Für das ausstellende Unternehmen ergeben sich weniger Verpflichtungen als bei der Einstellung eines Mitarbeiters. Dennoch gibt es wichtige Aufgaben:

• Einbehaltung und Meldungen: Falls Ihr Unternehmen in Spanien ansässig ist, müssen Sie in der Regel 15 % IRPF bei Zahlungen an spanische unabhängige Fachleute einbehalten. Sie zahlen dem Auftragnehmer 85 % der Rechnung (plus vollständige IVA) und die restlichen 15 % an Hacienda. Sie reichen vierteljährlich eine Abzugsquelle (modelo 111) ein und fassen am Jahresende zusammen (modelo 190). Hinweis: Wenn keine Rechnung vorliegt oder der Auftragnehmer nicht registriert ist, dürfen Sie ihn nicht ohne Weiteres als „Lieferanten“ bezahlen. Jede Zahlungen für Dienstleistungen sollten dokumentiert werden. Schwarzzahlungen ohne Rechnung sind zu vermeiden, da Sie diese Ausgaben dann steuerlich nicht absetzen können.

• Überprüfung der VAT-Details: Prüfen Sie, ob die Rechnung des Auftragnehmers seine USt-Nummer (NIF) und den korrekten IVA enthält. Bei spanischen Firmen können Sie die Angaben in Ihren Buchhaltungsunterlagen erfassen und in der Regel die IVA abziehen. Bei ausländischen Unternehmen fällt ggf. keine IVA an (z. B. bei außerhalb der EU). Diese Details zu prüfen, hilft, die Steuerpflichten beider Seiten korrekt zu handhaben.

• Keine Arbeitgeber-Sozialabgaben: Sie zahlen keine Sozialversicherungsbeiträge für Auftragnehmer. Sie ziehen keine Beiträge vom Honorar ab, da hier kein Arbeitsverhältnis besteht. Der Auftragnehmer trägt seine eigenen RETA-Beiträge. Stellen Sie sicher, dass es sich tatsächlich um einen Auftragnehmer handelt. Bei späterer Feststellung, dass es sich faktisch um einen Mitarbeiter handelt, könnten Sie für nicht gezahlte Arbeitgeberbeiträge und Bußgelder haftbar gemacht werden (dazu später mehr).

• Rechnungen des Auftragnehmers in der Buchhaltung: Bewahren Sie alle Rechnungen auf. Spanische Unternehmen sind verpflichtet, diese mindestens 5 Jahre lang aufzubewahren (bei Handelsunterlagen praktisch 6 Jahre). Auch ausländische Startups sollten diese Dokumente aufbewahren, um im Falle von Prüfungen nachzuweisen, dass die Zahlungen an Personen in Spanien geschäftlich legitim sind.

Kurz gesagt: Der Auftragnehmer kümmert sich selbst um Steuererklärungen und Sozialabgaben, während das Unternehmen vor allem die Steuerabzüge (falls zutreffend) vornimmt und für eine korrekte Rechnungsstellung sorgt. Diese Beziehung ist einfacher als beim Arbeitsverhältnis, weshalb Unternehmen lieber Contractors in Spanien einstellen. Aber nur, wenn die Abgrenzung klar bleibt; sonst können Risiken auf das Unternehmen zurückfallen.

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Zahlungsbedingungen und -praktiken für Contractors in Spanien

Beim Bezahlen von Contractors in Spanien ist es essenziell, die gängigen Zahlungsfristen zu kennen. Sie helfen, eine gute Arbeitsbeziehung zu erhalten und die spanischen Gesetze einzuhalten. Spanien, wie viele EU-Länder, hat Vorgaben zum Schutz von Freelancern und kleinen Lieferanten vor Zahlungsverzögerungen. Das sollten Sie wissen:

1. Übliche Zahlungsfristen – 30 Tage (oder 60 Tage bei Vereinbarung): Standardmäßig schreibt das spanische Recht vor, dass bei fehlender spezieller Vereinbarung die Zahlung innerhalb von 30 Tagen nach Erhalt der Dienstleistung oder Rechnung fällig ist. Bei B2B-Transaktionen (Unternehmen an autónomo) können die Parteien eine längere Frist vereinbaren, aber höchstens 60 Tage. Das folgt der spanischen Anti-Morositäts-Gesetzgebung, die den EU-Regeln entspricht. Gesetz 15/2010 (Änderung des Gesetzes