Wie man Contractors in Spanien einstellt und bezahlt

Einstellungen bei der Einstellung von Auftragnehmern in Spanien sind für Startups und HR-Teams klug. Es gibt ihnen flexiblen Zugang zu Talenten. Allerdings sind die spanischen Arbeitsgesetze für autónomos (selbstständige Auftragnehmer) einzigartig. Es ist wichtig, diese Regeln genau zu befolgen. Fehler können zu rechtlichen Problemen wie Auftragnehmerirrtum (Misclassification), Geldbußen oder Steuerproblemen führen.

In diesem Leitfaden behandeln wir alles, was Sie benötigen, um Auftragnehmer in Spanien zu beschäftigen und sie korrekt zu bezahlen. Wir erklären, wer sich als Auftragnehmer qualifiziert, wie man sie legal engagiert und welche steuerlichen sowie sozialversicherungsrechtlichen Verpflichtungen bestehen. Wir sprechen auch über typische Zahlungsbedingungen, die Risiken der Fehlklassifizierung und Tipps zur Einhaltung – insbesondere für internationale Teams. Unser Ziel ist, es informell und unkompliziert zu halten, mit Verweisen auf spanische Vorschriften zur Unterstützung.

Wer gilt als Auftragnehmer (Autónomo) in Spanien?

In Spanien ist ein autónomo eine selbstständige Person oder unabhängiger Auftragnehmer. Das bedeutet, sie arbeiten gewinnorientiert eigenständig, bieten Dienstleistungen oder Produkte unabhängig an. Sie agieren außerhalb der Kontrolle eines einzelnen Arbeitgebers. Eine Definition aus spanischem Arbeitsrecht lautet:

„El trabajador autónomo es aquel que realiza de forma habitual, directa, por cuenta propia y fuera del ámbito de organización y dirección *de otra persona, una actividad económica o profesional a título lucrativo.”*​

Einfacher ausgedrückt verwalten Auftragnehmer ihre eigene Arbeit: Sie bestimmen ihre Zeitpläne, nutzen ihre eigene Ausrüstung und arbeiten für mehrere Kunden. Im Gegensatz zu Angestellten (trabajadores por cuenta ajena), die nach einem Vertrag eines Unternehmens arbeiten, tun Auftragnehmer dies im Rahmen eines zivil- oder kaufmännischen Vertrags für Dienstleistungen.

Wesentliche Unterschiede zwischen einem Auftragnehmer und einem Arbeitnehmer in Spanien sind:

• Unabhängigkeit: Auftragnehmer arbeiten mit einem hohen Maß an Autonomie. Sie werden nicht wie Angestellte kontrolliert oder verwaltet. Sie können etwa eine Website wann immer sie wollen gestalten, während ein Angestellter Designer den Zeitplan des Unternehmens einhalten muss.

• Keine Sozialleistungen: Auftragnehmer erhalten keine typischen Arbeitnehmerleistungen wie bezahlte Urlaube, Krankentagegeld oder Kündigungszahlungen. Sie sind nicht im Gehaltsbestand des Unternehmens; stattdessen stellen sie Rechnungen für ihre Arbeit.

• Finanzrisiken und Werkzeuge: Ein autónomo stellt in der Regel eigene Werkzeuge oder Ausrüstung bereit und trägt die finanziellen Risiken ihrer Arbeit. Sie müssen oft Materialien oder Schulungen selbst kaufen.

• Mehrere Auftraggeber: Viele Auftragnehmer haben verschiedene Kunden gleichzeitig, was ihre unabhängige Stellung unterstützt. Das Gesetz in Spanien erkennt jedoch „autónomo dependiente“ (TRADE) an, einen wirtschaftlich abhängigen Auftragnehmer, der mehr als 75 % seines Einkommens von einem Kunden erzielt. Ein TRADE ist immer noch ein Auftragnehmer, benötigt jedoch einen besonderen schriftlichen Vertrag mit diesem Hauptkunden (mehr dazu später).

Wenn jemand in Spanien wie ein Arbeitnehmer arbeitet – also einen Unternehmensplan verfolgt, Anweisungen erhält und keine echte Unabhängigkeit besitzt –, ist es irreführend, ihn “Auftragnehmer” zu nennen. Das Gesetz könnte ihn als Arbeitnehmer einstufen, auch wenn er Rechnungen als Freelancer stellt. Dies ist die bekannte „falso autónomo“ (falscher Selbständiger), auf die die spanischen Arbeitsinspektoren besonderes Augenmerk legen. Wir werden die Risiken der Fehlklassifizierung und die spanischen Arbeitsinspektionen später diskutieren, aber denken Sie daran: Nur echte unabhängige Arbeiter qualifizieren sich als Auftragnehmer.

Wie man einen Auftragnehmer in Spanien legal einstellt

Sobald Sie eine Fachkraft gefunden haben, die als unabhängiger Auftragnehmer (autónomo) tätig sein soll, stellt sich die Frage: Wie engagiert man seine Dienste rechtlich? Die Einstellung eines Auftragnehmers in Spanien unterscheidet sich von der Einstellung eines Mitarbeiters. Hier die wichtigsten Schritte und Anforderungen:

1. Verwenden Sie einen richtigen Dienstvertrag (Contrato Mercantil): Sie verwenden keinen Arbeitsvertrag für einen Auftragnehmer. Stattdessen schließen Sie eine zivil- oder kaufmännische Vereinbarung ab – oft genannt contrato de prestación de servicios oder contrato mercantil. Dieser Vertrag beschreibt den Umfang der Arbeit, Lieferungen, Zahlungsbedingungen und die unabhängige Natur der Beziehung. Es sollte klar feststehen, dass kein Arbeitsverhältnis (relación laboral) besteht, und dass der Auftragnehmer für seine Steuern und Sozialversicherung selbst verantwortlich ist. Für einen TRADE (wirtschaftlich abhängiger Auftragnehmer) schreibt das spanische Recht verpflichtend einen schriftlichen Vertrag und eine Anmeldung beim öffentlichen Arbeitsamt vor. Stellen Sie sicher, dass die Vereinbarung schriftlich erfolgt, um beide Parteien zu schützen, und erwägen Sie eine zweisprachige Version (Spanisch/Englisch), falls eine Partei kein Spanisch spricht.

2. Überprüfen Sie die Registrierung des Auftragnehmers (autónomo-Status): In Spanien muss der Auftragnehmer bei den Steuerbehörden (Agencia Tributaria) und bei der Sozialversicherung vor Arbeitsbeginn registriert sein. Als anstellendes Unternehmen prüfen Sie, ob der Auftragnehmer dies getan hat:

• Steuerliche Anmeldung (Hacienda): Der Auftragnehmer muss sich mit dem Modelo 036 oder 037 (Steueranmeldungsformulare) bei der Agencia Tributaria anmelden.​

  Das informiert das Finanzamt über die Geschäftstätigkeit (z.B. IAE-Code – Impuesto de Actividades Económicas). Die meisten Freelancer verwenden das vereinfachte Modell 037. Damit erhält der Auftragnehmer eine CIF/NIF als autónomo und meldet sich für die Mehrwertsteuer (IVA) an, falls erforderlich. Tipp: Sie können eine Kopie der Anmeldung mit Modelo 036/037 oder die USt-Nummer (NIF, oft die DNI mit Buchstabe) anfordern.

• Sozialversicherung (RETA): Autónomos müssen sich in den Régimen Especial de Trabajadores Autónomos (RETA) anmelden, dem spanischen System für Selbstständige. Das erfolgt online im Portal der Seguridad Social (Import@ss) und ist obligatorisch, bevor die Arbeit beginnt. Während der Anmeldung wählt der Freelancer eine Beitragshöhe (beeinflusst die monatlichen Sozialversicherungsbeiträge) und eine mutuale Versicherungsfonds (mutua), der Unfälle und Krankheiten abdeckt. Der Auftraggeber kümmert sich nicht darum, aber Sie sollten sicherstellen, dass Ihr Auftragnehmer eine Sozialversicherungsnummer hat und „alta“ (aktiv) im RETA ist. Auftragnehmer können eine Bestätigung ihrer Sozialversicherungsanmeldung vorzeigen.

3. Vereinbaren Sie den Arbeitsumfang und –bedingungen unter Beachtung der Gesetze: Stellen Sie sicher, dass die Arbeit des Auftragnehmers wirklich ein unabhängiges Projekt oder eine Dienstleistung ist. Klären Sie Lieferungen oder Leistungen genau. Wenn das Arrangement wie eine Beschäftigung wirkt (z.B. festes Büro, Nutzung eigener Geräte, enge Überwachung), pausieren – Sie müssen eventuell einen Mitarbeiter einstellen oder die Bedingungen anpassen. Im spanischen Recht zählt die Natur der Beziehung, nicht nur die Bezeichnung. Gestalten Sie die Zusammenarbeit projektbezogen oder beratend. Der Vertrag für Leistungen sollte auch Klauseln zu Vertraulichkeit, geistigem Eigentum (Wer besitzt das Arbeitsergebnis) und Beendigung enthalten.

4. Berücksichtigen Sie die TRADE-Situation: Wenn Ihr Auftragnehmer den Großteil seiner Zeit für Ihr Projekt aufwendet und mindestens 75 % seines Einkommens von Ihnen bezieht, könnte er als Autónomo Dependiente (TRADE) nach spanischem Recht gelten. TRADE-Unterlagen haben besonderen Status mit zusätzlichen Schutzrechten (z.B. 18 Tage Urlaub pro Jahr, besondere Kündigungsfristen), und der Vertrag muss explizit angeben, dass sie TRADE sind und bei den Behörden registriert wurden. Diese Situation ist selten bei wirklich unabhängigen Auftragnehmern, da die meisten für mehrere Kunden arbeiten. Wenn Sie denken, dass dies zutreffend sein könnte, konsultieren Sie einen Arbeitsrechtsanwalt.

Kurz gesagt: Um in Spanien einen Auftragnehmer zu engagieren, stellen Sie sicher, dass er ein echter autónomo ist, verwenden Sie einen sicheren Vertrag und prüfen Sie die ordnungsgemäße Registrierung. Im Gegensatz zur Beschäftigung müssen Sie ihn nicht in Ihr Personalregister oder bei der Sozialversicherung anmelden. Ihre Beziehung ist eine Geschäftsbeziehung. Sie sollten jedoch Rechnungen von ihnen anfordern (wie wir im nächsten Abschnitt erläutern) und diese für Ihre Buchhaltung aufbewahren.

(Weitere Infos zu spanischen Arbeitsregeln und Unterscheidungen finden Sie auch in unserem spanischen Einstellungsleitfaden)

Steuer- und Sozialversicherungspflichten für Auftragnehmer und Unternehmen

Die Einstellung eines autónomo in Spanien bedeutet, dass sowohl der Auftragnehmer als auch das Unternehmen steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Pflichten haben. Die gute Nachricht ist, dass Unternehmen für echte Auftragnehmer keine Lohnsteuer oder Sozialversicherungsbeiträge zahlen müssen. Diese trägt der Auftragnehmer selbst. Dennoch sollten Unternehmen gewisse Steuern abtreffen und die Gesamtsituation im Blick behalten. Hier eine Übersicht:

Für den Auftragnehmer (Autónomo): Ein spanischer Auftragnehmer muss seine eigenen Steuern und Sozialversicherungszahlungen verwalten:

• Einkommensteuer (IRPF): Die IRPF gilt für die Einkünfte des Auftragnehmers. Freelancer leisten normalerweise vierteljährliche Vorauszahlungen an Hacienda oder lassen sich die Steuern direkt bei Rechnungsstellung abziehen. Der Standardabzug beträgt 15% auf professionelle Dienstleistungen. Das bedeutet, der Auftragnehmer stellt eine Rechnung an das Unternehmen, auf der eine 15% IRPF-Abzug aufgeführt ist (bei Freelancer-Tätigkeit über 2 Jahre; Neue können eine reduzierte Rate von 7% beantragen). Das Unternehmen zieht diesen Betrag ab und überweist ihn an die Steuerbehörde. Am Jahresende meldet der Auftragnehmer die Gesamteinkünfte minus Ausgaben, macht eine Steuererklärung und begleicht Differenzen. Wichtig: Ausländische Unternehmen, die spanische Auftragnehmer einstellen, ziehen möglicherweise keine spanischen Steuern ab. Dann muss der Auftragnehmer die vierteljährlichen Zahlungen selbst leisten. Es ist ratsam, dies im Vertrag klarzustellen.

• Mehrwertsteuer (USt oder IVA): Die meisten Auftragnehmer müssen USt (IVA) auf ihre Dienste erheben, da sie als Unternehmen auftreten. Der Standard-USt-Satz in Spanien liegt bei 21%. Die Rechnung eines autónomo enthält typischerweise 21% IVA, außer es besteht Steuerbefreiung oder ein ermäßigter Satz (einige Branchen haben 10% oder 0%). Wenn Ihr Unternehmen bei spanischer oder EU-Mehrwertsteuer registriert ist, können Sie diese in der Regel als Vorsteuer abziehen. Nicht-spanische Unternehmen können auf die “Reverse-Charge”-Regel stoßen, was kompliziert ist. Auftragnehmer reichen vierteljährliche USt-Erklärungen ein, um die erhobene IVA zu bezahlen (abzüglich der auf Ausgaben gezahlten IVA).

• Sozialversicherung (monatliche Autónomo-Gebühr): Spanische Auftragnehmer zahlen eine monatliche Sozialversicherungsbeitrag (die cuota de autónomo) für Krankenversicherung, Rente u.a. ein. Dieser Beitrag ist fix, abhängig von der gewählten Beitragshöhe und Einkommensstufe. Ab 2026 führt Spanien einkommensabhängige Beitragssätze ein. Zum Beispiel muss ein Freelancer, der weniger als 670 € im Monat verdient, ca. 200 € monatlich zahlen, während bei über 6.000 € Einkommen der Beitrag bis zu 590 € steigen kann. Diese Raten passen sich jährlich an. Der Auftragnehmer zahlt diesen Beitrag unabhängig von der Anzahl der Kunden. Normalerweise richtet er eine direkte Abbuchung bei der Seguridad Social ein. Diese Zahlungen sind wichtige Kostenfaktoren bei der Preisgestaltung.

• Weitere Steuern: Einige Freelancer zahlen IAE (Geschäftsaktivitätssteuer), wenn sie hohe Umsätze haben, aber die meisten sind aufgrund von Einkommensgrenzen befreit. Es können auch lokale oder regionale Selbständigensteuern anfallen. Die wichtigsten Steuern sind IRPF und IVA.

Für das anstellende Unternehmen: Als Unternehmen sind bei der Einstellung eines Auftragnehmers weniger direkte Verpflichtungen vorhanden als bei der Einstellung eines Mitarbeiters, aber einige Pflichten bleiben:

• Abzüge und Mitteilungen: Falls Ihr Unternehmen in Spanien ansässig ist, müssen Sie in der Regel 15% IRPF von Zahlungen an spanische Freelancer einbehalten. Sie zahlen dem Auftragnehmer 85% der Rechnung (plus vollständige IVA), den Rest führen Sie an Hacienda ab. Dann reichen Sie vierteljährlich eine Abzugsteuererklärung (modelo 111) ein und eine Jahreszusammenfassung (modelo 190). Ohne eine Rechnung oder bei nicht registrierten Auftragnehmern: Zahlen Sie sie nicht als “Lieferanten”, ohne Klarheit. Jede Leistung sollte dokumentiert sein. Vermeiden Sie Zahlung „unter der Hand“ ohne Rechnung, da Sie diese Kosten sonst steuerlich nicht absetzen können.

• USt-Details prüfen: Stellen Sie sicher, dass die Rechnung des Auftragnehmers seine USt-Nummer (NIF) und den korrekten IVA enthält. Wenn Ihr Unternehmen in Spanien ist, erfassen Sie diese in Ihren USt-aufzeichnungen und ziehen die IVA ab. Für ausländische Unternehmen gilt: Es besteht ggf. keine IVA-Gutschrift, wenn außerhalb der EU. Die korrekte Handhabung ist wichtig für beide Seiten.

• Keine Sozialversicherungszahlungen durch das Unternehmen: Sie zahlen keine Sozialversicherungsbeiträge für reine Auftragnehmer. Sie ziehen keine Beiträge vom Gehalt ab, da dies bei B2B-Geschäften nicht gilt. Der Auftragnehmer kümmert sich um seine eigene RETA. Stellen Sie sicher, dass die Person tatsächlich Auftragnehmer ist. Wenn Behörden später feststellen, dass es sich um einen versteckten Arbeitnehmer handelt, können Sie für nicht gezahlte Arbeitgeberanteile und Bußgelder haftbar gemacht werden. (Wir sprechen dieses Risiko im Abschnitt zur Fehlklassifizierung noch an.)

• Rechnungen des Auftragnehmers im Buchhaltungsprozess: Bewahren Sie alle Rechnungen auf. Spanische Unternehmen müssen diese mindestens 5 Jahre (bzw. praktisch 6 Jahre bei Handelsbüchern) aufbewahren. Auch ausländische Startups sollten diese Unterlagen aufbewahren, um die Rechtmäßigkeit der Ausgaben im Falle einer Steuerprüfung nachweisen zu können.

Kurz gesagt: Der Auftragnehmer ist für eigene Steueranmeldungen und Sozialabgaben verantwortlich, während das Unternehmen hauptsächlich die Steuerabzüge bei Zahlungen vornimmt und für ordnungsgemäße Rechnungen sorgt. Diese Beziehung ist einfacher als eine Beschäftigung, weshalb Unternehmen gern Auftragnehmer in Spanien einstellen. Aber diese Einfachheit gilt nur, wenn die Grenzen klar gezogen sind; sonst können Haftungen auf das Unternehmen zurückfallen.

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Zahlungsbedingungen und Praxis bei Auftragnehmern in Spanien

Wenn es um Zahlungen an Auftragnehmer in Spanien geht, sind die üblichen Zahlungsfristen wichtig. Damit können Sie eine gute Zusammenarbeit aufrechterhalten und die spanischen Gesetze einhalten. Spanien schützt wie viele EU-Länder Freelancer und kleine Zulieferer vor verspäteten Zahlungen. Hier das Wichtigste:

1. Standard-Zahlungsfrist – 30 Tage (oder 60 bei Vereinbarung): Gesetzlich gilt, dass wenn keine Frist angegeben ist, die Zahlung innerhalb von 30 Tagen nach Erhalt der Leistung oder Rechnung erfolgen muss. Bei B2B-Transaktionen (Unternehmen an autónomo) können die Parteien eine längere Frist vereinbaren, aber höchstens 60 Tage. Das ist durch das spanische Gesetz gegen Zahlungsverzug geregelt, das EU-Vorschriften folgt. Gesetz 15/2010 (Änderung des Gesetzes 3/2004) besagt, dass alles über 60 Tage nicht durchsetzbar ist, auch wenn große Firmen versuchen, längere Fristen durchzusetzen. Die Norm ist also entweder 30 Tage oder bei Verhandlung 60 Tage – vor allem bei größeren Unternehmen. Für Startups und Auftragnehmer ist 30 Tage fair.

Beispiel: Wenn Sie eine Rechnung vom 1. Juli erhalten, sollten Sie bis zum 31. Juli zahlen. Bei einer Vereinbarung “60 Tage Ende des Monats” zahlen Sie bis Ende August. Klare Vereinbarungen im Vertrag oder Bestellformular helfen, Missverständnisse zu vermeiden.

2. Rechnungspraxis: Spanische Auftragnehmer stellen eine Rechnung (factura) aus. Eine gültige Rechnung enthält eine fortlaufende Nummer, Datum, Auftragnehmerdaten (Name, Adresse, NIF), Ihre Firmendaten, eine Leistungsbeschreibung, den Betrag, gegebenenfalls USt (IVA) und IRPF-Abzug. Diese Rechnungen sollten regelmäßig einge