Wie man Contractors in Spanien einstellt und bezahlt

Das Anstellen von Contractors in Spanien ist für Startups und HR-Teams eine kluge Entscheidung. Es verschafft ihnen flexiblen Zugang zu Talenten. Allerdings sind die spanischen Arbeitsgesetze für autónomos (selbstständige Contractors) einzigartig. Es ist wichtig, diese Regeln genau einzuhalten. Fehler können zu rechtlichen Problemen wie Falschklassifizierung von Contractors, Bußgeldern oder Steuerproblemen führen.

In diesem Leitfaden behandeln wir alles, was Sie benötigen, um Contractors in Spanien zu beschäftigen und sie korrekt zu bezahlen. Wir erklären, wer als Contractor qualifiziert, wie man sie rechtlich engagiert und welche steuerlichen sowie sozialversicherungsrechtlichen Verpflichtungen bestehen. Wir werden auch typische Zahlungsbedingungen, die Risiken der Falschklassifizierung und Tipps zur Einhaltung der Vorschriften, insbesondere für internationale Teams, besprechen. Ziel ist es, den Text informell und einfach verständlich zu halten, mit Verweis auf spanische Regelungen zur Unterstützung.

Wer gilt als Contractor (Autónomo) in Spanien?

In Spanien ist ein autónomo eine selbstständige Person oder unabhängiger Contractor. Das bedeutet, sie arbeiten gewinnorientiert auf eigene Rechnung und bieten Dienstleistungen oder Produkte unabhängig an. Sie arbeiten außerhalb der Kontrolle eines einzigen Arbeitgebers. Eine Definition aus dem spanischen Arbeitsrecht lautet:

„El trabajador autónomo es aquel que realiza de forma habitual, directa, por cuenta propia y fuera del ámbito de organización y dirección *de otra persona, una actividad económica o profesional a título lucrativo.“*​

Einfacher gesagt, Contractors verwalten ihre eigene Arbeit: Sie bestimmen ihre Arbeitszeiten, verwenden eigene Werkzeuge und arbeiten für mehrere Kunden. Im Gegensatz zu Arbeitnehmern (trabajadores por cuenta ajena), die einem Firmenvertrag unterliegen, arbeiten Contractors auf Grundlage eines Zivil- oder Handelsvertrags für Dienstleistungen.

Wichtige Unterschiede zwischen einem Contractor und einem Arbeitnehmer in Spanien sind:

• Unabhängigkeit: Contractors arbeiten mit hoher Autonomie. Sie werden nicht wie Arbeitnehmer kontrolliert oder gemanagt. Sie können beispielsweise eine Website nach Belieben erstellen, während ein Angestellter Designer sich an den Zeitplan und Richtlinien des Unternehmens hält.

• Keine Leistungen im Gehalt: Contractors erhalten keine typischen Arbeitnehmerleistungen wie bezahlten Urlaub, Krankentage oder Abfindungen. Sie sind nicht im Gehaltsbuch des Unternehmens geführt; stattdessen stellen sie Rechnungen für ihre Leistungen aus.

• Finanzielles Risiko und Werkzeuge: Ein autónomo stellt meist eigene Werkzeuge oder Ausrüstungen bereit und trägt die finanziellen Risiken ihrer Arbeit. Sie kaufen oft Materialien oder Schulungen selbst.

• Mehrere Kunden: Viele Contractors haben gleichzeitig verschiedene Kunden, was ihre unabhängige Stellung stützt. Das spanische Recht erkennt jedoch auch “autónomo dependiente” (TRADE) an, einen wirtschaftlich abhängigen Contractor, der mehr als 75 % seines Einkommens von einem einzigen Kunden bezieht. Ein TRADE ist weiterhin ein Contractor, benötigt aber einen besonderen schriftlichen Vertrag mit diesem Hauptkunden (dazu später mehr).

Wenn jemand in Spanien wie ein Arbeitnehmer arbeitet – etwa einen Unternehmenszeitplan einhält, Anweisungen befolgt und echte Unabhängigkeit fehlt – ist die Bezeichnung „Contractor“ irreführend. Das Gesetz könnte ihn als Arbeitnehmer einstufen, auch wenn er Rechnungen als Freelancer stellt. Dies ist die bekannte „falso autónomo“ (falscher Selbstständiger), die spanische Arbeitsinspektoren beobachten. Wir werden die Risiken der Fehlklassifizierung und spanische Arbeitsinspektionen später behandeln, aber denken Sie daran: Nur echte unabhängige Arbeiter qualifyieren als Contractors.

Wie man in Spanien rechtmäßig einen Contractor einstellt

Sobald Sie eine Fachkraft gefunden haben, die als unabhängiger Contractor (autónomo) agieren soll, stellt sich die Frage, wie man ihren Service rechtskonform engagiert. Die Einstellung eines Contractors in Spanien unterscheidet sich von der eines Arbeitnehmers. Hier die wichtigsten Schritte und Anforderungen:

1. Verwenden Sie einen geeigneten Dienstvertrag für Dienstleistungen (Contrato Mercantil): Sie benutzen keinen Arbeitsvertrag für einen Contractor. Stattdessen unterzeichnen Sie eine Zivil- oder Handelsvereinbarung – oft contrato de prestación de servicios oder contrato mercantil. Dieser Vertrag beschreibt den Umfang der Arbeit, die Liefergegenstände, Zahlungsbedingungen und die unabhängige Natur der Beziehung. Es sollte klargestellt werden, dass keine Arbeitsbeziehung (relación laboral) besteht, und der Contractor für seine eigenen Steuern und Sozialversicherung verantwortlich ist. Für einen TRADE (wirtschaftlich abhängiger Contractor) verlangt das spanische Recht einen schriftlichen Vertrag und eine Anmeldung beim öffentlichen Arbeitsamt. Stellen Sie sicher, dass die Vereinbarung schriftlich erfolgt, um beide Parteien zu schützen; bei Bedarf ist eine zweisprachige Version (Spanisch/Englisch) ratsam.

2. Überprüfung der Registrierung des Contractors (autónomo-Status): In Spanien muss der Contractor bei den Steuerbehörden (Agencia Tributaria) und bei der Sozialversicherung vor Arbeitsaufnahme registriert sein. Als Einstellungsgesellschaft vergewissern Sie sich, dass dies geschehen ist:

• Steuerliche Anmeldung (Hacienda): Der Contractor muss sich mit dem Modelo 036 oder 37 (Steuerregistrierungsformulare) bei der Agencia Tributaria anmelden.

  Dies informiert das Finanzamt über die Geschäftstätigkeit (über einen IAE-Code – Kategorie Impuesto de Actividades Económicas). Die meisten Freelancer verwenden das vereinfachte Modelo 037. Damit erhält der Contractor eine CIF/NIF als autónomo und meldet sich für die Mehrwertsteuer (IVA) an, falls nötig.

• Sozialversicherung (RETA): Autónomos müssen sich beim Régimen Especial de Trabajadores Autónomos (RETA) anmelden, dem spanischen System für Selbstständige. Die Anmeldung erfolgt online über das Portal der Seguridad Social (Import@ss) und ist obligatorisch, bevor die Arbeit beginnt. Während der Anmeldung wählt der Freelancer eine Beitragsgrundlage (beeinflusst die monatliche Sozialversicherungsrate) und eine mutua (private Unfall- / Krankenkasse), die Arbeitsunfälle und Krankheiten abdeckt. Der Auftraggeber kümmert sich nicht direkt darum, sollte aber sicherstellen, dass der Contractor eine Sozialversicherungsnummer hat und „alta“ (aktiv) in RETA ist. Der Contractor kann eine Dokumentation vorweisen, die die Anmeldung bei der Sozialversicherung bestätigt.

3. Klare Vereinbarungen im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben: Stellen Sie sicher, dass die Tätigkeit des Contractors tatsächlich ein unabhängiges Projekt oder eine Dienstleistung ist. Definieren Sie klar die Liefergegenstände oder Leistungen. Wenn die Vereinbarung mehr in Richtung Beschäftigung tendiert (z.B. feste Arbeitszeiten vor Ort, Nutzung Ihrer Ausrüstung, enge Überwachung), pausieren Sie – Sie sollten ggf. einen Arbeitnehmer einstellen oder die Bedingungen anpassen. Im spanischen Recht zählt vor allem die substance, nicht nur die Bezeichnung. Gestalten Sie die Zusammenarbeit projekt- oder beratungsbasiert. Der Vertrag für Dienstleistungen sollte auch Klauseln zu Vertraulichkeit, geistigem Eigentum (wer besitzt die Arbeitsergebnisse) und Kündigung enthalten.

4. Berücksichtigung des TRADE-Szenarios: Wenn Ihr Contractor den Großteil seiner Zeit an Ihrem Projekt verbringt und mindestens 75 % seines Einkommens von Ihnen erhält, kann er unter spanischem Recht als Autónomo Dependiente (TRADE) eingestuft werden. TRADE-Contractors haben spezielle Schutzrechte (z.B. 18 Tage Urlaub pro Jahr, besondere Kündigungsfristen) und der Vertrag muss ausdrücklich angeben, dass er TRADE ist und bei den Behörden registriert ist. Dieser Fall ist für echte Unabhängige selten, da die meisten für mehrere Kunden arbeiten wollen. Wenn Sie vermuten, dass dies zutrifft, konsultieren Sie einen Arbeitsrechtsanwalt, um den Vertrag richtig zu formulieren.

Kurz gesagt: Um einen Contractor in Spanien zu beschäftigen, stellen Sie sicher, dass er ein bona fide autónomo ist, verwenden Sie einen soliden Vertrag und prüfen Sie seine ordnungsgemäße Registrierung. Anders als bei der Anstellung müssen Sie ihn nicht in Ihrer Gehaltsliste oder bei der Sozialversicherung anmelden. Die Beziehung ist rein geschäftlich. Sie sollten jedoch Rechnungen von ihm annehmen und aufbewahren, die wir im Folgenden behandeln.

(Weitere Informationen zu spanischen Arbeitsvorschriften und Unterscheidungen finden Sie auch in unserem ausführlichen Spanien Einarbeitungsleitfaden)

Steuer- und Sozialversicherungsobliegenheiten für Contractors und Unternehmen

Die Beschäftigung eines autónomo in Spanien bedeutet, dass sowohl der Contractor als auch das Unternehmen steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Pflichten haben. Gute Nachrichten: Unternehmen zahlen bei echten Contractors keine Beschäftigungssteuern oder Sozialversicherungsbeiträge. Diese gehen vollständig zu Lasten des Contractors. Dennoch sollten Unternehmen einige Steuern abführen (z.B. Quellensteuer) und die persönliche Steuersituation im Blick haben. Hier die wichtigsten Punkte:

Für den Contractor (Autónomo): Ein spanischer Contractor muss seine eigenen Steuern und Sozialversicherungsbeiträge abführen:

• Einkommensteuer (IRPF): Die Einkommenssteuer (IRPF) gilt für die Einkünfte des Contractors. Freelancer leisten meist vierteljährliche Vorauszahlungen an Hacienda oder lassen die Steuer direkt vom Kunden einbehalten. Die Standard-Abzugsteuer beträgt 15 % auf professionelle Dienstleistungen. Das heißt, der Contractor stellt eine Rechnung an das Unternehmen, inklusive einer Zeile für 15 % IRPF-Abzug (bei mehr als 2 Jahren Freelance-Tätigkeit; bei Neulingen oft nur 7 %). Das Unternehmen zieht diese 15 % ab und führt sie an die Steuerbehörde ab. Am Jahresende berichtet der Contractor seine Gesamteinkünfte und -ausgaben in der Steuererklärung und zahlt ggf. Nachsteuer. Wichtig: Ausländische Firmen, die spanische Contractors beschäftigen, ziehen eventuell keine Steuern ab. Dann sind die Contractors selbst für vierteljährliche Vorauszahlungen zuständig. Klare Vereinbarungen im Vertrag sind hier ratsam.

• Mehrwertsteuer (IVA): Die meisten Contractors berechnen Mehrwertsteuer (IVA) auf ihre Dienstleistungen, da sie als Unternehmer auftreten. Der Standard-Mehrwertsteuersatz in Spanien beträgt 21 %. Eine Rechnung eines autónomo enthält meist 21 % IVA, außer es gelten Ausnahmen oder reduzierte Sätze (manche Branchen 10 % oder 0 %). Wenn Sie in Spanien oder der EU umsatzsteuerpflichtig sind, können Sie diese in der Regel als Vorsteuer abziehen. Nicht-spanische Firmen stoßen manchmal auf das „Reverse-Charge“-Verfahren, was die Abwicklung kompliziert. Der Contractor reicht vierteljährliche Umsatzsteuererklärungen ein, um die IVA-Abrechnung zu machen.

• Sozialversicherung (monatliche Autónomo-Gebühr): Spanische Contractors zahlen eine monatliche Sozialversicherungsabgabe (cuota de autónomo), die die Gesundheitsversorgung, Rente usw. abdeckt. Diese Gebühr ist fix, abhängig von der gewählten Beitragsgrundlage und Einkommensstufen. Ab 2025 gibt es in Spanien eine einkommensabhängige Beitragsbasis. Zum Beispiel zahlt ein Freelancer mit weniger als 670 € pro Monat etwa 200 € monatlich, bei höheren Einkommen bis zu 590 €. Diese Sätze passen sich jährlich an das Einkommen an. Der Contractor muss diese Zahlung unabhängig von der Anzahl der Kunden leisten und richtet üblicherweise eine Dauerauftragsanweisung ein. Diese Zahlungen sind wichtige Kostenfaktoren bei der Preisgestaltung.

• Andere Steuern: Einige Freelancer zahlen IAE (Gewerbesteuer), wenn ihr Umsatz sehr hoch ist, aber die meisten sind daraus befreit. Es können auch regionale oder lokale Selbstständigen-Steuern anfallen, aber diese sind variabel. Hauptsteuern sind IRPF und IVA.

Für das Unternehmen: Für das Unternehmen besteht bei der Einstellung eines Contractors weniger Verpflichtungen als bei einem Angestellten, aber einige Pflichten bleiben:

• Quellensteuer und Erklärungen: Falls Ihr Unternehmen in Spanien ist, müssen Sie grundsätzlich 15 % IRPF von Zahlungen an spanische Freelancer einbehalten. Sie zahlen also dem Contractor 85  % der Rechnung (plus voller IVA), die restlichen 15  % gehen ans Finanzamt. Dann reichen Sie eine quartalsweise Abzugssteuererklärung (modelo 111) ein, um die Beträge abzuführen, und eine Jahreszusammenfassung (modelo 190). Wichtig: Wenn keine Rechnung vorliegt oder der Contractor nicht registriert ist, dürfen Sie ihn nicht als „Vendors“ bezahlen – es muss eine ordnungsgemäße Rechnung sein. Zahlungen ohne Rechnung oder an nicht registrierte Personen sind steuerlich problematisch.

• Umsatzsteuer-Details: Prüfen Sie, ob die Rechnung die Umsatzsteuer (NIF) und korrekte IVA-Angaben enthält. Bei spanischen Firmen wird die Rechnung in die IVA- und Steueraufzeichnungen aufgenommen, und Sie können die IVA in der Regel als Vorsteuer abziehen.

• Keine Sozialversicherungsbeiträge vom Unternehmen: Das Unternehmen zahlt keine Sozialversicherungsbeiträge für Contractors. Es werden keine Beiträge von den Zahlungen des Unternehmens abgezogen – das übernimmt der Contractor selbst. Wenn später die Behörde entscheidet, dass der Contractor eigentlich ein Mitarbeiter war, könnten Sie haftbar gemacht werden, z. B. für rückständige Arbeitgeberbeiträge.

• Rechnungen des Contractors in der Buchhaltung: Bewahren Sie alle Rechnungen gut auf. Spanische Firmen sind verpflichtet, diese mindestens 5 Jahre aufzubewahren. Für deutsche Startups oder internationale Firmen gilt ähnliches. Diese Nachweise sind wichtig, falls die spanischen Steuerbehörden prüfen.

Kurz gesagt: Der Contractor kümmert sich selbst um Steueranmeldungen und Sozialabgaben, das Unternehmen erledigt vor allem die Steuerabzüge (falls zutreffend) und die korrekte Rechnungstellung. Dieses Verhältnis ist einfacher als eine reguläre Anstellung, weshalb viele Unternehmen es bevorzugen, Contractors in Spanien zu beauftragen. Doch diese Einfachheit funktioniert nur, wenn die Grenzen klar gezogen sind; sonst könnten Haftungen auf das Unternehmen zurückfallen.

(Benötigen Sie Hilfe bei Rechnungen und Zahlungen an mehrere Contractors? Der Einsatz einer Plattform wie Rivermate’s contractor management solution kann das Onboarding, die Zahlungen und das Erledigen der Compliance vereinfachen.)

Zahlungsbedingungen und Praktiken für Contractors in Spanien

Wenn es um Zahlungen an Contractors in Spanien geht, ist es wichtig, die üblichen Zahlungsfristen zu kennen. Das hilft, eine gute Zusammenarbeit zu sichern und gesetzeskonform zu bleiben. Spanien, wie viele EU-Länder, hat Vorschriften, die Freelancer und kleine Lieferanten vor verspäteten Zahlungen schützen. Hier die wichtigsten Punkte:

1. Übliche Zahlungsfristen – 30 Tage (oder 60 Tage bei Vereinbarung): Standardmäßig schreibt das spanische Recht vor, dass, wenn keine Zahlungsfrist festgelegt ist, die Zahlung innerhalb von 30 Tagen nach Eingang der Dienstleistung oder Rechnung fällig ist. Bei B2B-Transaktionen (Unternehmen an autónomo) können die Parteien auch eine längere Frist vereinbaren, aber höchstens 60 Tage. Das basiert auf Spaniens Gesetz gegen Zahlungsrückstände, das den EU-Regeln folgt. Gesetz 15/2010 (Änderung des Gesetzes 3/2004) besagt, dass alles über 60 Tage hinaus nicht durchsetzbar ist, auch wenn große Firmen versuchen, es durchzusetzen. Üblich ist also eine 30-Tage- oder 60-Tage-Frist, besonders bei größeren Firmen. Für Startups und Contractors ist 30 Tage fair.

Beispiel: Wenn Sie eine Rechnung vom 1. Juli erhalten, sollten Sie sie bis zum 31. Juli bezahlen. Wenn Sie mit dem Contractor eine „Ende des Monats 60 Tage“-Vereinbarung haben, wäre die Fälligkeit Ende August. Klären Sie dies stets im Vertrag, um Missverständnisse zu vermeiden.

2. Rechnungsstellung: Spanische Contractors stellen eine Rechnung (factura) für ihre Leistungen aus. Eine gültige Rechnung muss eine Rechnungsnummer, das Datum, Angaben zum Contractor (Name, Adresse, NIF), Ihre Firmendaten, eine Leistungsbeschreibung, den Betrag, die Mehrwertsteuer (falls vorhanden) und eventuelle IRPF-Abzüge enthalten. Es ist ratsam, regelmäßig Rechnungen zu erhalten – meist nach Abschluss der Arbeit oder monatlich. Manche Contractors stellen bei Projektende oder Meilensteinen Rechnungen aus; andere, etwa Fractional CFOs oder Dauerkonsultanten, monatlich. Die Rechnung ist notwendig für die Buchhaltung und die Steuererklärung.

Hinweis zum IRPF in Rechnungen: Falls der Contractor in Spanien ansässig ist und Sie ein spanisches Unternehmen sind, kann die Rechnung einen “Retención IRPF (15 %) – [Betrag]” enthalten, wodurch 15 % von der Rechnung abgezogen werden. Sie zahlen dann den Netto-Betrag an den Contractor. Wenn Sie ausländischer Zahler sind oder der Contractor das nicht auf die Rechnung schreibt, zahlen Sie den Bruttobetrag und der Contractor kümmert sich um die Steuern. Klären Sie dies idealerweise im Vertrag oder mit einem Steuerberater.

3. Zahlungsmethoden: Die gängige Zahlungsmethode in Spanien ist per Banküberweisung. Spanien