Employer of Record (EOR) in Frankreich – Ihr vollständiger Leitfaden für die Einstellung im Ausland

Die Expansion Ihres Geschäfts nach Frankreich kann eine spannende Gelegenheit sein. Frankreich verfügt über eine große Wirtschaft, eine qualifizierte Arbeitskraft und Zugang zum europäischen Markt. Allerdings bedeutet die Einstellung von Mitarbeitern in Frankreich auch, sich durch komplexe Arbeitsgesetze, enorme administrative Aufgaben und strenge Compliance-Anforderungen zu navigieren. Wenn Sie in Frankreich ohne die Gründung einer lokalen Einheit einstellen möchten, könnte ein ** Employer of Record (EOR)** die ideale Lösung sein. Dieser umfassende Leitfaden erklärt, was ein EOR ist, warum Sie in Frankreich eines verwenden könnten, welche Dienstleistungen ein EOR in Frankreich bietet und wie er Ihnen hilft, die französischen Vorschriften einzuhalten. Wir vergleichen auch die Nutzung eines EOR mit der Gründung eigener Strukturen und erläutern, wie Rivermate’s EOR-Service Ihre Expansion nach Frankreich unterstützen kann.

Was ist ein Employer of Record (EOR)?

Ein Employer of Record (EOR) ist eine Drittorganisation, die rechtlich Arbeiter im Auftrag eines anderen Unternehmens beschäftigt. Einfach ausgedrückt, wird der EOR der offizielle, rechtliche Arbeitgeber für Ihre Mitarbeiter in einem bestimmten Land, auch wenn die Mitarbeiter für Ihr Unternehmen arbeiten. Der EOR übernimmt alle administrativen und rechtlichen Verantwortlichkeiten der Beschäftigung – wie Gehaltsabrechnung, Steuern und Einhaltung der Arbeitsgesetze – während Sie die tägliche Leitung der Aufgaben und Projekte Ihrer Mitarbeiter behalten.

In der Praxis ermöglicht die Nutzung eines EOR Unternehmen, in Ländern zu rekrutieren, in denen sie keine eigene rechtliche Geschäftseinheit haben. Wenn Ihr Unternehmen beispielsweise außerhalb Frankreichs ansässig ist, Sie aber einen talentierten Fachmann in Frankreich einstellen möchten, kann ein EOR diese Person in Ihrem Auftrag einstellen. Der Mitarbeiter wird offiziell beim EOR’s lokaler Einheit in Frankreich angestellt, arbeitet aber für Sie und folgt Ihren Anweisungen. Diese Regelung erlaubt es Ihnen, auf französisches Talent zuzugreifen oder im französischen Markt ohne den Zeit- und Kostenaufwand der Gründung einer französischen Tochtergesellschaft tätig zu sein. Es ist eine flexible Lösung für internationale Expansion, kurzfristige Projekte oder remote grenzüberschreitende Einstellungen.

Warum ein Employer of Record in Frankreich nutzen?

Frankreich ist ein attraktiver Standort für internationale Geschäftsvergrößerungen – es hat die 7.größte Volkswirtschaft der Welt und eine hoch qualifizierte Arbeitskraft. Doch Frankreich ist auch für seine komplexen Arbeitsgesetze und administrativen Prozesse bekannt. Hier sind einige Gründe, warum viele Unternehmen sich für die Nutzung eines Employer of Record in Frankreich entscheiden:

• Schneller Markteintritt: Die Gründung eines Unternehmens in Frankreich kann Monate an Bürokratie und Verwaltungsaufwand erfordern. Mit einem EOR können Sie in Frankreich innerhalb von Tagen oder Wochen anfangen zu einstellen, was Ihrem Geschäft einen schnelleren Zugang zur Markterschließung ermöglicht.
• Einhaltung komplexer Gesetze: Das französische Arbeitsrecht ist bekanntlich komplex und arbeitnehmerfreundlich. Es gibt strikte Regeln zu Arbeitszeiten, Überstunden, Verträgen, Kündigungen und mehr. Ein EOR, der mit französischen Vorschriften vertraut ist, stellt sicher, dass Sie ab Tag eins 100% regelkonform bleiben.
• Kostenersparnis: Die Einrichtung einer lokalen Einheit ist mit erheblichen Kosten verbunden – Anwaltskosten, Gründungsgebühren, Personal für HR und Buchhaltung, Mietkosten etc. Im Vergleich dazu erhebt ein EOR eine Dienstleistungsgebühr, um die Beschäftigung zu übernehmen. Dies kann kosteneffektiver sein, wenn Sie nur wenige Mitarbeiter in Frankreich einstellen oder den Markt testen.
• Administrative Entlastung: Von der Anmeldung bei französischen Behörden bis zur monatlichen Gehaltsabrechnung und Steuererklärung ist die administrative Belastung einer Auslandsbeschäftigung hoch. Ein EOR übernimmt alle HR-Administration – Erstellung lokaler rechtskonformer Verträge, Anmeldung bei der französischen Sozialversicherung, Auszahlung der Nettogehälter in Euro und Einreichung aller erforderlichen Unterlagen – sodass Ihr Team diese ausländischen HR-Aufgaben nicht erledigen muss.
• Lokale Expertise: Wenn Sie einen EOR in Frankreich nutzen, erhalten Sie Zugang zu lokalen HR- und Rechtsexperten. Sie verstehen kulturelle Nuancen, Sprache und regionale Vorschriften (wie Kollektivverträge oder regionale Besonderheiten). Dieses Fachwissen hilft, Fehler zu vermeiden, die ein ausländischer Arbeitgeber aufgrund mangelnder Kenntnis französischer Gepflogenheiten leicht machen könnte.
• Flexibilität und Risikoreduzierung: Die Anstellung durch einen EOR ist ideal für flexible Lösungen. Wenn Ihr Projekt in Frankreich kurzfristig ist oder Sie sich unsicher über eine langfristige Expansion sind, können Sie Mitarbeiter leichter an Bord holen oder abgeben, ohne eine ganze Firma zu gründen oder zu schließen. Der EOR übernimmt zudem einen Großteil der rechtlichen Risiken (z.B. bei Vertragsproblemen oder Kündigungen nach gesetzlicher Vorgabe), was Ihre Haftung reduziert.

Zusammengefasst ermöglicht ein EOR in Frankreich, auf Ihre Geschäftsziele zu fokussieren – sei es die Erschließung eines neuen Marktes oder der Zugang zu Top-Talenten – während der EOR den bürokratischen Aufwand des französischen Arbeitsmarktes übernimmt.

Was macht ein EOR in Frankreich?

Ein Employer of Record in Frankreich bietet eine Reihe von Dienstleistungen, um die Einstellung und Beschäftigung nahtlos und regelkonform zu gestalten. Im Wesentlichen fungiert der EOR als Ihr rechtlicher Arbeitgeber in Frankreich und übernimmt alle damit verbundenen Aufgaben. Hier eine klare Übersicht, was ein EOR in Frankreich für Sie und Ihre Mitarbeiter tut:

• Mitarbeiter einstellen und onboarden: Der EOR stellt Ihren ausgewählten Kandidaten formell über seine lokale französische Einheit ein. Er bereitet alle notwendigen Beschäftigungsdokumente (auf Französisch, wie gesetzlich vorgeschrieben) vor und integriert den Mitarbeiter gemäß französischer Vorschriften.
• Erstellung rechtskonformer Verträge: Der EOR entwirft und unterschreibt den Arbeitsvertrag mit dem Mitarbeiter. Dieser entspricht dem französischen Arbeitsrecht und enthält alle erforderlichen Bedingungen – Tätigkeitsbereich, Gehalt in Euro, Arbeitszeiten, Probezeit, Benefits, Kündigungsfristen etc. Wenn eine spezifische Kollektivvereinbarung für Rolle oder Branche gilt, spiegelt der Vertrag diese Vorgaben wider.
• Lohn- und Gehaltsabrechnung: Der EOR übernimmt die gesamte Gehaltsabrechnung. Dies umfasst Brutto-Netto-Berechnungen, Steuerabzüge und Sozialversicherungsbeiträge. Die französische Lohnabrechnung ist komplex, da sie zahlreiche Beiträge für Gesundheit, Rente, Arbeitslosigkeit usw. enthält – der EOR sorgt für eine genaue Abrechnung und pünktliche Zahlung. Er stellt dem Mitarbeiter die monatlichen Gehaltsabrechnungen in der französischen Sprache aus, die gesetzlich vorgeschrieben sind.
• Steuern und Sozialabgaben: In Frankreich müssen Arbeitgeber zahlreiche sozialversicherungsbeiträge und Steuern im Auftrag der Mitarbeiter abführen (z.B. für Gesundheit, Rente, Arbeitslosigkeit). Der EOR übernimmt diese Abzüge sowie die Arbeitgeberbeiträge, reicht die erforderlichen Meldungen bei französischen Ämtern (z.B. URSSAF) ein und sorgt für fristgerechte Zahlungen.
• Benefits-Management: Ein französischer EOR sorgt für die Anmeldung des Mitarbeiters bei allen gesetzlichen Sozialleistungen. Zum Beispiel stellt er die Registrierung bei der Krankenversicherung und Rentenversicherung sicher. Zusätzlich verwaltet der EOR möglicherweise ergänzende Benefits, die in Frankreich üblich sind, wie z.B. obligatorische private Krankenversicherung (mutuelle), Essensgutscheine, Fahrtkostenzuschüsse oder andere marktübliche Leistungen.
• Einhaltung der Compliance: Gesetze und Regelungen ändern sich ständig. Der EOR verfolgt gesetzliche Neuerungen in Frankreich und stellt die laufende Compliance sicher, etwa bei Anpassungen des Mindestlohns (SMIC), Arbeitszeitregelungen oder Datenschutz. Die Aufgabe des EOR ist es, Sie vor unbeabsichtigten Verstößen zu bewahren.
• Urlaub und Abwesenheiten: Frankreich bietet großzügige Urlaubsregelungen – fünf Wochen bezahlter Urlaub sind Standard, dazu kommen Feiertage, Krankheits- und Elternurlaub. Der EOR verfolgt diese Urlaubszeiten und stellt die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben sicher. Er berechnet Urlaubsansprüche, sorgt für die minimumgesetzlich vorgeschriebenen Urlaubstage und bearbeitet medizinische Abwesenheiten oder Mutterschafts-/Vaterschaftsurlaub inkl. Bezahlung.
• Kündigungen und Offboarding: Wird die Beschäftigung beendet, führt der EOR den Kündigungsprozess gem. französischem Recht durch. Frankreich sieht bestimmte Verfahren vor (z.B. vorheriges Gespräch, Kündigungsfristen, formelle Kündigungsschreiben), und eine Abfindung ist oft verpflichtend bei längerer Betriebszugehörigkeit. Der EOR sorgt für die Einhaltung aller Schritte, berechnet Abfindungen und führt die notwendigen Formalitäten für die Beendigung der Anstellung durch.
• Laufende HR-Unterstützung: Neben den oben genannten Aufgaben bietet der EOR oft HR-Support für Arbeitgeber und Mitarbeiter an. Das kann Fragen zu lokalen Gesetzen, Gehaltsabrechnungen, Benefits oder Konfliktlösung umfassen. Der EOR fungiert somit als die lokale HR-Abteilung für Ihr französisches Teammitglied.

Mit der Übernahme all dieser Verantwortlichkeiten ermöglicht ein EOR in Frankreich, Mitarbeiter so zu beschäftigen, als hätten Sie Ihr eigenes lokales HR-, Legal- und Payroll-Team – ohne es tatsächlich aufbauen zu müssen. Sie können sicher sein, dass alles korrekt läuft, während Sie die Arbeit des Mitarbeiters steuern und ihn in Ihre Projekte und Unternehmenskultur integrieren.

Rechtliche und Compliance-Aspekte bei der Einstellung in Frankreich

Einstellungen in Frankreich erfordern eine sorgfältige Beachtung des französischen Arbeitsrechts. Frankreich ist bekannt für seine starke Arbeitnehmerschutzgesetzgebung und detaillierte Beschäftigungsregeln, weshalb Compliance oberste Priorität hat. Hier einige zentrale rechtliche und regulatorische Überlegungen beim Einstellen in Frankreich (und wie ein EOR dabei unterstützt):

• Französischer Arbeitscode: Das Beschäftigungsverhältnis in Frankreich wird maßgeblich durch den Code du Travail geregelt. Dieser umfangreiche Gesetzestext betrifft Themen wie Arbeitszeit, Mindestlohn, Kündigungsprozesse und Beschäftigungsrechte. Er wird regelmäßig aktualisiert und von Arbeitsgerichten ausgelegt, was das rechtliche Umfeld komplex macht. Ein EOR stellt sicher, dass alle Beschäftigungsbedingungen den Vorgaben des Arbeitsrechts entsprechen – z.B. die vorgeschriebene Mindestzahl an Urlaubstagen und geregelte Arbeitszeiten.
• Arbeitszeiten und Überstunden: Die gesetzliche Höchstarbeitszeit in Frankreich beträgt 35 Stunden pro Woche. Über diese hinaus sind Überstunden möglich, aber sie unterliegen strengen Vorgaben bzgl. Überstundenvergütung und Ruhezeiten. Überstunden werden in der Regel mit Zuschlägen (z.B. +25%, wenn nicht anderweitig geregelt) vergütet. Zudem gibt es Regelungen zu “RTT”-Tagen (Reduktion der Arbeitszeit), um Mehrarbeit auszugleichen. Ein EOR stellt sicher, dass die Arbeitszeitregelungen und Überstundenvergütungen eingehalten werden.
• Mindestlohn und Vergütung: Der SMIC ist der französische Mindestlohn, der regelmäßig angepasst wird (Stand 2024 ca. €1.766 brutto monatlich bei Vollzeit). Es ist wichtig, mindestens den Mindestlohn zu zahlen oder, bei Branchenvereinbarungen, höhere Standards einzuhalten. Auch Sonderzahlungen, z.B. 13. Monatsgehalt, sind üblich. Ein französischer EOR hält Sie gesetzeskonform bei der Vergütung auf dem Laufenden.
• Pflichtleistungen und Sozialabgaben: Arbeitgeber in Frankreich schulden Beiträge zu vielfältigen Sozialversicherungssystemen, z.B. für Gesundheit, Rente und Arbeitslosenversicherung. Die Arbeitgeberbeiträge können zusätzliche 30-50% des Bruttogehalts ausmachen. Zudem sind gesetzliche Benefits vorgeschrieben, z.B. die obligatorische mutuelle (zusätzliche Krankenversicherung), die mindestens zur Hälfte vom Arbeitgeber getragen wird, sowie Zuschüsse für den Arbeitsweg und sick leave. Ein EOR übernimmt alle Beiträge, meldet die Mitarbeitenden bei den entsprechenden Stellen und sorgt für korrekte Abrechnung.
• Arbeitnehmerschutz und Kündigung: Französische Arbeitnehmer genießen starken Kündigungsschutz. Für eine ordnungsgemäße Kündigung sind bestimmte formalistische Verfahren vorgesehen, etwa eine Vorlaufzeit (Kündigungsfrist), eine vorherige Anhörung und eine schriftliche Kündigung. Unrechtmäßige oder mangelhafte Kündigungen können zu Klagen führen, und eine Abfindung ist bei längerer Betriebszugehörigkeit meist Pflicht. Der EOR sorgt für die Einhaltung aller Vorgaben bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses, inklusive der Dokumentation und der Abwicklung aller Zahlungen.
• Kollektivverträge: Viele Branchen in Frankreich sind an Conventions Collectives gebunden, die zusätzliche Bedingungen festlegen – z.B. für Löhne, Urlaubstage, Zuschläge oder Kündigungsfristen. Die Einhaltung dieser Vereinbarungen ist bindend. Ein EOR berücksichtigt diese, falls relevant, und stimmt die Arbeitsverträge entsprechend ab.
• Sprache und Dokumentation: Das französische Arbeitsrecht schreibt vor, dass Arbeitsverträge und Gehaltsabrechnungen auf Französisch ausgestellt werden. Ein Nicht-Fachmann in französischer Rechtssprache könnte hier Schwierigkeiten haben. Der EOR übernimmt die Erstellung aller Dokumente auf Französisch und sorgt für die Einhaltung aller gesetzlichen Vorgaben.
• Datenschutz: Nach EU-DSGVO (GDPR) müssen Mitarbeitendendaten sicher verarbeitet werden. Ein professioneller EOR hat entsprechende Systeme, um den Datenschutz bei Gehaltsabrechnungen und HR-Dokumenten zu gewährleisten.

Diese Aspekte zeigen, warum die Einhaltung der französischen Gesetze komplex sein kann. Mit einem Employer of Record outsourcen Sie dieses Risiko an Experten, die das französische Rechtssystem gut kennen, was Ihnen beim Einstellprozess viel Sicherheit gibt.

EOR vs. eigene Gründung in Frankreich

Sollten Sie einen EOR nutzen oder eine eigene französische Gesellschaft gründen? Diese zentrale Frage bei der Expansion ist entscheidend. Die beste Wahl hängt von Ihrer Situation ab, hier ein Vergleich:

Faktor	EOR in Frankreich nutzen	Eigene Gesellschaft gründen
Schnelligkeit des Einstiegs	Sehr schnell – Mitarbeiter lassen sich in Tagen/Wochen onboarden, da die EOR-Struktur bereits besteht.	Langsam – die Gründung dauert mehrere Monate, plus Registrierungen für Steuern und Sozialversicherung sowie die Eröffnung eines Bankkontos.
Anfangsinvestition	Gering – keine Gründungskosten, Servicekosten pro Mitarbeiter an den EOR.	Hoch – Kosten für Gründung, Anwälte, Registrierung, Personal & Büro.
Compliance & Verwaltung	Der EOR kümmert sich um alle Compliance- und Verwaltungsaufgaben. Wenig Papierkram; der EOR sorgt für Aktualität.	Sie sind selbst verantwortlich, benötigen Kenntnisse oder Berater für HR, Steuern, Verträge usw. nach französischem Recht.
Flexibilität	Sehr hoch – einfach skalieren, Mitarbeiter hinzufügen oder entfernen. Bei Ende der Geschäftstätigkeit schließen Sie den Vertrag mit dem EOR.	Weniger flexibel – mehr langfristige Planung notwendig; Schließen einer eigenen Einheit ist komplex.
Kontrolle	Moderat – Der EOR ist der rechtliche Arbeitgeber. Sie steuern die tägliche Arbeit.	Hoch – Sie steuern alles direkt, aber tragen auch alle Risiken.
Risiko	Geringeres Beschäftigungsrisiko – Der EOR übernimmt viele rechtliche Haftungen (z.B. bei Konflikten).	Höheres Risiko – Sie sind rechtlich voll verantwortlich. Verstöße gegen Gesetze können hohe Strafen verursachen.

Kurz gesagt: Für die meisten Unternehmen ist ein EOR vorzuziehen, wenn sie schnell wenige Mitarbeiter einstellen, testen oder eine leichte Marktpräsenz aufbauen wollen. Es ist eine Rundum-Lösung – unkompliziert und risikoarm. Für größere, langfristige Investitionen (z.B. Aufbau eines großen Teams oder physischer Standorte) kann die Unternehmensgründung langfristig sinnvoll sein. Viele setzen anfangs auf den EOR und wechseln später zur eigenen Gesellschaft. Ein EOR kann diesen Übergang auch begleiten.

Wie Rivermate bei der Einstellung in Frankreich unterstützt

Als globaler Employer of Record-Anbieter ist Rivermate darauf spezialisiert, internationale Einstellprozesse zu vereinfachen – auch in Frankreich. Der EOR-Service von Rivermate ermöglicht es Ihnen, französische Mitarbeiter schnell und regelkonform zu onboarden, ohne sich mit bürokratischer Komplexität auseinanderzusetzen. Hier einige Vorteile:

• Lokale Compliance, garantiert: Rivermate stellt 100% Einhaltung der französischen Arbeitsgesetze sicher. Unser Team aus lokalen Experten bleibt stets auf dem neuesten Stand, was Änderungen bei Sozialabgaben, Arbeitsgesetzgebung etc. betrifft. Mit Rivermate als Ihrem EOR sind alle Verträge, Gehaltsabrechnungen und Benefits gesetzeskonform umgesetzt. Das senkt Ihr rechtliches Risiko erheblich und erspart Ihnen den Aufbau fundierter französischer Arbeitsrechtskenntnisse.
• Nahtlose Gehaltsabrechnung & Benefits: Rivermate übernimmt die gesamte Gehaltsabrechnung für Ihre französischen Mitarbeitenden. Wir berechnen die Löhne, ziehen Beiträge korrekt ab, und zahlen pünktlich in Euro. Alle verpflichtenden Beiträge (Gesundheit, Rente, Arbeitslosigkeit) werden im Namen des Mitarbeiters abgeführt. Zusätzlich kümmern wir uns um die Anmeldung bei öffentlich-rechtlichen Leistungen und zusätzliche Benefits (z.B. private Krankenversicherung, Essensgutscheine).
• Schneller Start: Zeit ist bei Expansionen knapp. Dank der bestehenden Infrastruktur von Rivermate in Frankreich gibt es keine Verzögerungen beim Setup. Wir können einen neuen Mitarbeiter meist innerhalb weniger Tage onboarden, sobald die Kandidatenwahl abgeschlossen ist. Warten auf die Gründung einer eigenen Niederlassung entfällt – der neue Mitarbeiter ist sofort im Rahmen unseres französischen Payroll-Systems einsatzbereit.
• Persönliche Betreuung: Fragen zur Markteintrittsstrategie, französischen Gesetzen oder Benefits beantwortet unser Support-Team persönlich. Wir begleiten Sie