Employer of Record (EOR) in Frankreich – Ihr vollständiger Leitfaden für die Einstellung im Ausland

Ihre Geschäftserweiterung nach Frankreich kann eine spannende Chance sein. Frankreich verfügt über eine große Wirtschaft, eine qualifizierte Arbeitskraft und Zugang zum europäischen Markt. Allerdings bedeutet die Einstellung von Mitarbeitern in Frankreich auch, sich durch komplexe Arbeitsgesetze, umfangreiche administrative Aufgaben und strenge Compliance-Anforderungen zu navigieren. Wenn Sie in Frankreich ohne die Gründung einer lokalen Einheit einstellen möchten, könnte ein Employer of Record (EOR) die ideale Lösung sein. Dieser umfassende Leitfaden erklärt, was ein EOR ist, warum Sie in Frankreich eines nutzen könnten, welche Dienstleistungen ein EOR in Frankreich bietet und wie er Ihnen hilft, die französischen Vorschriften einzuhalten. Wir vergleichen auch die Nutzung eines EOR mit der Gründung einer eigenen Einheit und diskutieren, wie Rivermate’s EOR-Service Ihre Expansion nach Frankreich unterstützen kann.

Was ist ein Employer of Record (EOR)?

Ein Employer of Record (EOR) ist eine Organisation Dritter, die rechtlich Arbeitnehmer im Auftrag eines anderen Unternehmens beschäftigt. Einfach ausgedrückt wird der EOR zum offiziellen, rechtlichen Arbeitgeber für Ihren Mitarbeiter in einem bestimmten Land, auch wenn der Mitarbeiter für Ihr Unternehmen arbeitet. Der EOR übernimmt alle administrativen und rechtlichen Verantwortlichkeiten der Beschäftigung – wie Gehaltsabrechnung, Steuern und Einhaltung der Arbeitsgesetze – während Sie die tägliche Leitung der Aufgaben und Projekte des Mitarbeiters behalten.

In der Praxis ermöglicht die Nutzung eines EOR Unternehmen, in Ländern zu rekrutieren, in denen sie keine rechtliche Geschäftseinheit haben. Wenn Ihr Unternehmen beispielsweise außerhalb Frankreichs ansässig ist, aber einen talentierten Fachmann in Frankreich einstellen möchte, kann ein EOR diese Person im Auftrag von Ihnen einstellen. Der Mitarbeiter tritt offiziell der lokalen Einheit des EOR in Frankreich bei, arbeitet aber für Sie und folgt Ihrer Anweisung. Diese Regelung erlaubt es Ihnen, französisches Talent zu nutzen oder im französischen Markt zu operieren ohne die Zeit und Kosten für die Gründung einer französischen Tochtergesellschaft. Es ist eine flexible Lösung für internationale Expansionen, kurzfristige Projekte oder Remote-Rekrutierungen grenzüberschreitend.

Warum einen Employer of Record in Frankreich nutzen?

Frankreich ist ein attraktiver Standort für internationale Geschäftserweiterungen – es hat die siebtgrößte Wirtschaft der Welt und eine hochqualifizierte Arbeitskraft. Doch Frankreich ist auch bekannt für seine komplexen Arbeitsgesetze und administrativen Prozesse. Hier sind die Gründe, warum viele Unternehmen einen Employer of Record in Frankreich verwenden:

• Schneller Markteintritt: Die Gründung eines Unternehmens in Frankreich kann Monate an Papierkram und bürokratischen Hürden erfordern. Mit einem EOR können Sie in Frankreich innerhalb von Tagen oder Wochen mit der Einstellung beginnen, was Ihrem Unternehmen einen schnelleren Weg zur Etablierung einer Präsenz im Markt bietet.
• Einhaltung komplexer Gesetze: Das französische Arbeitsrecht ist berühmt für seine Komplexität und arbeiterfreundliche Ausgestaltung. Es gibt strenge Regeln zu Arbeitszeiten, Überstunden, Verträgen, Kündigungen und mehr. Ein EOR, der mit französischen Vorschriften vertraut ist, stellt sicher, dass Sie von Tag eins an 100% konform mit allen lokalen Arbeitsgesetzen bleiben.
• Kosteneinsparungen: Die Gründung einer lokalen Einheit ist mit erheblichen Kosten verbunden – Rechtskosten, Gründungsgebühren, Einstellung von HR- und Buchhaltungspersonal, Büromiete usw. Im Gegensatz dazu berechnet ein EOR eine Servicegebühr, um die Beschäftigung zu übernehmen. Dies kann kosteneffizienter sein, wenn Sie nur wenige Mitarbeiter in Frankreich einstellen oder den Markt testen.
• Administrative Entlastung: Von der Anmeldung bei französischen Behörden bis hin zur Verwaltung der monatlichen Gehaltsabrechnung und Steuererklärungen – die administrative Belastung bei Auslandseinstellungen ist hoch. Ein EOR kümmert sich um alle HR-Administrationen – Ausstellung lokal konformer Verträge, Anmeldung bei der französischen Sozialversicherung, Auszahlung der Nettogehälter in Euro und Einreichung aller erforderlichen Unterlagen – sodass Ihr Team diese ausländischen HR-Aufgaben nicht selbst erledigen muss.
• Lokale Expertise: Bei Nutzung eines EOR in Frankreich profitieren Sie von lokalen HR- und Rechtsexperten. Sie kennen kulturelle Nuancen, Sprache und regionale Vorschriften (wie Tarifverträge oder regionale Anforderungen). Dieses Fachwissen hilft, Fehler zu vermeiden, die ein ausländischer Arbeitgeber aufgrund mangelnder Vertrautheit mit französischen Praktiken leicht machen könnte.
• Flexibilität und Risikominderung: Die Einstellung über einen EOR ist ideal für Flexibilität. Wenn Ihr Projekt in Frankreich kurzfristig ist oder Sie sich bei der langfristigen Expansion unsicher sind, können Sie Personal leichter onboarden oder offboarden, ohne eine ganze Firma zu gründen oder zu schließen. Der EOR übernimmt auch einen Großteil des rechtlichen Risikos (z.B. bei Verträgen oder Kündigungen in Übereinstimmung mit dem Gesetz), was die Haftung für Ihr Unternehmen reduziert.

Kurz gesagt, ermöglicht Ihnen ein EOR in Frankreich, sich auf Ihre Geschäftsziele zu konzentrieren – sei es die Erschließung eines neuen Marktes oder der Zugang zu Top-Talenten – während der EOR die administrativen Aufgaben der französischen Beschäftigung übernimmt.

Was macht ein EOR in Frankreich?

Ein Employer of Record in Frankreich bietet eine Reihe von Dienstleistungen, um die Einstellung und Beschäftigung nahtlos und konform zu gestalten. Im Wesentlichen agiert der EOR als rechtlicher Arbeitgeber Ihres Mitarbeiters in Frankreich und übernimmt alle damit verbundenen Aufgaben. Hier eine klare Übersicht, was ein EOR in Frankreich für Sie und Ihren Mitarbeiter tut:

• Einstellung und Onboarding von Mitarbeitern: Der EOR stellt formell Ihren ausgewählten Kandidaten durch seine lokale französische Einheit ein. Er bereitet alle notwendigen Beschäftigungsdokumente (auf Französisch, wie gesetzlich vorgeschrieben) vor und onboarding den Mitarbeiter gemäß französischer Vorschriften.
• Erstellung konformer Verträge: Der EOR entwirft und unterschreibt den Arbeitsvertrag mit dem Mitarbeiter. Dieser Vertrag entspricht dem französischen Arbeitsrecht und enthält alle erforderlichen Bedingungen – Tätigkeitsbeschreibung, Gehalt in Euro, Arbeitszeiten, Probezeit, Benefits, Kündigungsfristen usw. Falls ein spezifischer Tarifvertrag für die Branche oder Rolle gilt, spiegelt der Vertrag diese Regeln wider.
• Lohnabrechnung: Der EOR übernimmt den gesamten Lohn- und Gehaltsprozess. Dazu gehören die Berechnung des Bruttogehalts, die korrekte Steuerabführung und die monatliche Abführung der Sozialabgaben. Die französische Gehaltsabrechnung ist komplex, da verschiedene Beiträge für Gesundheit, Rente, Arbeitslosigkeit und andere Fonds anfallen – der EOR sorgt für eine genaue Berechnung und fristgerechte Zahlung. Zudem stellt er die monatlichen Gehaltsabrechnungen (Payslips) nach französischem Recht aus (detailliert und auf Französisch).
• Steuern und Sozialabgaben: In Frankreich müssen Arbeitgeber zahlreiche Sozialversicherungsbeiträge und Steuern für die Mitarbeiter abführen (z.B. für Gesundheitsversorgung, Renten, Arbeitslosenversicherung). Der EOR kümmert sich um alle obligatorischen Abzüge vom Gehalt des Mitarbeiters sowie die Arbeitgeberbeiträge. Er meldet die erforderlichen Erklärungen bei den französischen Behörden (z.B. URSSAF) und sorgt für fristgerechte Zahlungen an den Staat.
• Benefits-Management: Ein französischer EOR meldet Ihren Mitarbeiter bei allen gesetzlichen Sozialleistungen an. Zum Beispiel sorgt er dafür, dass der Mitarbeiter bei der öffentlichen Krankenversicherung und Rentenversicherung registriert ist. Zudem kann er zusätzliche Benefits verwalten, die in Frankreich üblich sind, wie z.B. verpflichtende private Krankenversicherungen (Mutuelle), Essensgutscheine, Fahrtkostenzuschüsse oder andere marktübliche Benefits.
• Einhaltung der Vorschriften: Gesetze und Vorschriften ändern sich, und ein EOR bleibt über rechtliche Neuerungen in Frankreich informiert, die Ihre Mitarbeiter betreffen könnten. Er sorgt für die laufende Einhaltung von Mindestlohnanpassungen (der SMIC in Frankreich wird regelmäßig aktualisiert), Arbeitszeitregelungen, Datenschutzbestimmungen für Mitarbeiterdaten usw. Das Ziel ist, Sie vor unbeabsichtigten Verstößen gegen das Arbeitsrecht zu schützen.
• Urlaub und Abwesenheitsmanagement: Frankreich hat großzügige Urlaubsregelungen – fünf Wochen bezahlter Urlaub sind Standard, dazu kommen gesetzliche Feiertage, Krankheitsurlaub und Elternzeit. Der EOR verfolgt und verwaltet diese Urlaubsansprüche gemäß den gesetzlichen Vorgaben. Er berechnet Urlaubsansprüche, stellt sicher, dass der Mitarbeiter mindestens den gesetzlich vorgeschriebenen Urlaub nimmt, und kümmert sich um medizinische Abwesenheiten oder Mutterschafts-/Vaterschaftsurlaub inklusive Bezahlung.
• Behandlung von Kündigungen oder Offboarding: Wenn das Arbeitsverhältnis beendet werden muss, führt der EOR den Kündigungsprozess in Übereinstimmung mit französischem Arbeitsrecht durch. Frankreich verlangt bestimmte Verfahren (z.B. vorheriges Gespräch, Kündigungsfristen, formale Schreiben), und bei längerer Betriebszugehörigkeit ist oft eine Abfindung vorgeschrieben. Der EOR sorgt dafür, dass alle Schritte ordnungsgemäß eingehalten werden, und verarbeitet Abschlusszahlungen, Abfindungen und alle erforderlichen Dokumente beim Offboarding.
• Laufende HR-Unterstützung: Neben den oben genannten Aufgaben bietet ein EOR oft HR-Unterstützung für Arbeitgeber und Mitarbeiter. Das kann Fragen zu lokalen Gesetzen (z.B. Erklärung der Gehaltsabrechnungen), Beratung zu Best Practices oder Vermittlung bei Problemen umfassen. Im Wesentlichen fungiert der EOR als die lokale HR-Abteilung für Ihren französischen Mitarbeiter.

Durch die Übernahme all dieser Verantwortlichkeiten ermöglicht ein EOR in Frankreich, Menschen zu beschäftigen, als hätten Sie Ihre eigene lokale HR-, Rechts- und Gehaltsabrechnung – ohne diese tatsächlich aufbauen zu müssen. Sie können sicher sein, dass alles im Hintergrund korrekt läuft, während Sie die Arbeit des Mitarbeiters steuern und ihn in Ihre Projekte und Unternehmenskultur integrieren.

Rechtliche und Compliance-Aspekte bei Einstellungen in Frankreich

Einstellungen in Frankreich erfordern eine sorgfältige Beachtung der Arbeitsgesetze und Vorschriften des Landes. Frankreich ist bekannt für starken Arbeitnehmerschutz und detaillierte Beschäftigungsregeln, weshalb Compliance eine zentrale Rolle spielt. Hier einige wichtige rechtliche und compliancebezogene Überlegungen bei Einstellungen in Frankreich (und wie ein EOR dabei hilft):

• Französischer Arbeitskodex: Das Beschäftigungsrecht in Frankreich wird hauptsächlich durch den Code du Travail geregelt. Dieses umfangreiche Gesetzeswerk umfasst alles von Arbeitszeiten und Mindestlohn bis hin zu Kündigungsprozessen und Arbeitsrechten. Es wird regelmäßig aktualisiert und von Arbeitsgerichten ausgelegt, was es für Außenstehende komplex macht. Ein EOR stellt sicher, dass alle Beschäftigungsbedingungen den Vorgaben des Arbeitskodex entsprechen – z.B. durch die Bereitstellung des richtigen Jahresurlaubs und faire Arbeitszeiten.
• Arbeitszeiten und Überstunden: Die reguläre Arbeitswoche in Frankreich beträgt 35 Stunden. Überstunden sind erlaubt, müssen aber gemäß den Vorschriften vergütet werden (z.B. +25% für die ersten 8 Überstunden, +50% darüber hinaus, falls keine andere Vereinbarung besteht). Es gibt auch Regelungen zu Ruhezeiten; viele Mitarbeiter erhalten zusätzliche RTT-Tage (Réduction du Temps de Travail), wenn sie über 35 Stunden arbeiten, um diese durch Freizeit auszugleichen. Ein EOR sorgt dafür, dass Arbeitszeit und Vergütung den gesetzlichen Vorgaben entsprechen.
• Mindestlohn und Vergütung: Der französische Mindestlohn ist das SMIC. Dieser wird regelmäßig angepasst (2024 ca. €1.766 brutto monatlich bei Vollzeit). Es ist wichtig, mindestens den Mindestlohn oder einen höheren branchenüblichen Lohn zu zahlen. Es gibt auch 13. Monats-Gehälter oder andere übliche Vergütungspraktiken. Ein französischer EOR hält Sie auf dem Laufenden bezüglich aller Lohnvorschriften und berät bei wettbewerbsfähiger Vergütung.
• Pflichtleistungen und Sozialabgaben: Arbeitgeber in Frankreich müssen Beiträge zu verschiedenen Sozialleistungssystemen leisten, z.B. für öffentliche Gesundheitsversorgung, Arbeitslosengeld, Renten, Berufsunfallversicherung und Familienleistungen. Diese Beiträge sind erheblich – die Arbeitgeberanteile können zusätzlich etwa 30-50% auf das Bruttogehalt ausmachen. Zudem sind bestimmte Benefits verpflichtend, z.B. der Zugang zu ergänzender Krankenversicherung (Mutuelle), wobei der Arbeitgeber mindestens 50% der Kosten übernimmt. Arbeitgeber müssen auch Fahrtkostenzuschüsse (z.B. 50% des öffentlichen Nahverkehrstickets) gewähren und großzügige Krankheits- und Elternzeitregelungen einhalten. Ein EOR kümmert sich um die automatische Anmeldung der Mitarbeiter und die korrekte Beitragszahlung.
• Arbeitnehmerschutz und Kündigungsgesetze: Französische Arbeitnehmer genießen starken Kündigungsschutz. Bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses sind gesetzlich vorgeschriebene Verfahren einzuhalten. Beispielsweise ist eine Kündigungsfrist erforderlich (diese hängt von der Dauer der Betriebszugehörigkeit ab), und vor einer Kündigung muss ein formelles Gespräch (préavis) geführt werden. Unrechtmäßige oder unsachgemäße Kündigungen können zu rechtlichen Konsequenzen führen, und eine Abfindung ist für Mitarbeiter mit mindestens 8 Monaten Betriebszugehörigkeit oft vorgeschrieben. Der EOR verwaltet Kündigungen rechtssicher – dokumentiert den Kündigungsgrund, stellt die korrekte Frist sicher, berechnet Abfindungen und reicht alle erforderlichen Dokumente ein.
• Tarifverträge: Viele Branchen in Frankreich unterliegen Conventions Collectives (Tarifverträgen). Diese regeln zusätzliche Beschäftigungsbedingungen, z.B. Mindestlöhne, zusätzliche Urlaubstage, Sonderzulagen oder abweichende Kündigungsfristen. Sie sind für Unternehmen in diesen Branchen bindend. Ein EOR kennt die jeweiligen Tarifverträge und wendet diese auf Verträge und Bedingungen an, um die vollständige Einhaltung sowohl des nationalen Rechts als auch branchenspezifischer Vorgaben zu gewährleisten.
• Sprache und Dokumentation: Das französische Recht (z.B. das Toubon-Gesetz) schreibt vor, dass offizielle Arbeitsdokumente wie Arbeitsverträge und Gehaltsabrechnungen auf Französisch vorliegen müssen. Für ausländische Arbeitgeber, die kein Französisch sprechen, kann dies eine Hürde sein. Ein EOR regelt dies nahtlos, indem alle Dokumente auf Französisch ausgestellt werden (oft mit einer englischen Version zur Referenz), sodass keine Übersetzungsfehler entstehen. Zudem führt der EOR alle vorgeschriebenen Mitarbeiterakten und Dokumente ordnungsgemäß.
• Datenschutz: Frankreich folgt den strengen GDPR-Vorschriften der EU. Der Umgang mit Mitarbeiterdaten (z.B. Passkopien, Verträge) muss sorgfältig und sicher erfolgen. Ein seriöser EOR verfügt über Systeme zum Schutz personenbezogener Daten und gewährleistet die Einhaltung der Datenschutzgesetze bei der Verarbeitung von Gehalts- und HR-Informationen.

Diese Überlegungen zeigen, warum die Einhaltung der Vorschriften in Frankreich anspruchsvoll sein kann. Mit einem Employer of Record lagert man das Compliance-Risiko an Experten aus, die den französischen Rechtsraum bereits kennen, und gewinnt so Sicherheit beim Einstellen.

EOR vs. Gründung einer lokalen Einheit in Frankreich

Sollten Sie einen EOR nutzen oder eine eigene Firma in Frankreich gründen? Diese Frage ist entscheidend für expandierende Unternehmen. Die beste Wahl hängt von Ihrer Situation ab, aber hier ein Vergleich zwischen Nutzung eines Employer of Record und der Gründung einer eigenen Einheit:

Faktor	EOR in Frankreich nutzen	Eigene Einheit gründen
Schnelligkeit der Einstellung	Sehr schnell – Sie können Mitarbeiter in Tagen oder Wochen onboarden, da die EOR-Einheit bereits besteht.	Langsam – Gründung kann mehrere Monate dauern, plus Zeit für Steuer-, Sozialversicherungs- und Bankkontoregistrierung vor der Einstellung.
Anfangsinvestition	Gering – Keine Investition in Firmengründung nötig. Sie zahlen eine Servicegebühr pro Mitarbeiter an den EOR.	Hoch – Kosten für rechtliche Gründung, Gebühren, Buchhalter, Anwälte und ggf. Büroanmietung.
Compliance & Verwaltung	EOR übernimmt alle Compliance-, Gehalts- und Verwaltungsaufgaben. Wenig Papierkram; der EOR ist für die Einhaltung der lokalen Gesetze verantwortlich.	Sie tragen die volle Verantwortung für die Einhaltung. Erfordert internes Wissen oder Berater für Gehaltsabrechnung, Verträge, Steuererklärungen und HR nach französischem Recht.
Flexibilität	Hoch – Einfach skalieren. Sie können einzelne oder wenige Mitarbeiter einstellen, ohne langfristige Verpflichtungen. Bei Ausstieg beenden Sie einfach den EOR-Service für diese Mitarbeiter.	Geringer – Besser für langfristige, groß angelegte Operationen. Das Schließen einer Einheit ist komplex, weniger geeignet für wenige Einstellungen oder kurzfristige Projekte.
Kontrolle	Moderat – Der EOR ist der rechtliche Arbeitgeber, Sie sind auf den Partner angewiesen, was die Compliance betrifft. Sie steuern jedoch die tägliche Arbeit der Mitarbeiter.	Hoch – Sie haben volle Kontrolle über alle Aspekte des Geschäfts und der Beschäftigung, da es Ihre eigene Firma ist. Mit Kontrolle steigt aber auch die Compliance-Last.
Risiko	Geringeres Beschäftigungsrisiko – Der EOR übernimmt viele rechtliche Haftungen (z.B. bei Streitigkeiten oder Prüfungen). Das schützt Ihr Unternehmen vor direkter rechtlicher Verantwortung.	Höher – Ihr Unternehmen trägt das volle Risiko als Arbeitgeber. Fehler bei der französischen Arbeitsgesetzgebung können zu Bußgeldern oder rechtlichen Schritten gegen Ihre Firma führen.

Kurz gesagt, ist die Nutzung eines EOR in der Regel vorzuziehen, wenn Sie schnell einige Mitarbeiter in Frankreich einstellen