Employer of Record (EOR) in Frankreich – Ihr vollständiger Leitfaden für die Einstellung im Ausland

Die Erweiterung Ihres Geschäfts nach Frankreich kann eine spannende Gelegenheit sein. Frankreich verfügt über eine große Wirtschaft, eine qualifizierte Arbeitskraft und Zugang zum europäischen Markt. Allerdings bedeutet die Einstellung von Mitarbeitenden in Frankreich auch, komplexe Arbeitsgesetze, umfangreiche administrative Aufgaben und strenge Compliance-Anforderungen zu navigieren. Wenn Sie in Frankreich ohne die Gründung einer lokalen Gesellschaft einstellen möchten, könnte ein ** Employer of Record (EOR)** die ideale Lösung sein. Dieser umfassende Leitfaden erklärt, was ein EOR ist, warum Sie in Frankreich einen verwenden sollten, welche Dienstleistungen ein EOR in Frankreich anbietet und wie er Ihnen hilft, die französischen Vorschriften einzuhalten. Wir vergleichen außerdem die Nutzung eines EOR versus die Gründung einer eigenen Gesellschaft und besprechen, wie der EOR-Service von Rivermate Ihre Expansion nach Frankreich unterstützen kann.

Was ist ein Employer of Record (EOR)?

Ein Employer of Record (EOR) ist eine Organisation, die rechtlich Mitarbeitende im Auftrag eines anderen Unternehmens beschäftigt. Einfach gesagt wird durch den EOR der offizielle, rechtliche Arbeitgeber für Ihren Mitarbeitenden in einem bestimmten Land, obwohl der Mitarbeitende für Ihr Unternehmen arbeitet. Der EOR übernimmt sämtliche administrativen und rechtlichen Pflichten der Beschäftigung – wie Gehaltsabrechnung, Steuern und Einhaltung der Arbeitsgesetze –, während Sie das Tagesgeschäft und die Projekte des Mitarbeitenden lenken.

In der Praxis ermöglicht die Nutzung eines EOR Unternehmen, in Ländern zu rekrutieren, in denen sie keine eigene Gesellschaft haben. Wenn beispielsweise Ihr Unternehmen außerhalb Frankreichs ansässig ist, aber eine talentierte Fachkraft in Frankreich einstellen möchte, kann ein EOR diese Person im Auftrag Ihres Unternehmens einstellen. Der Mitarbeitende tritt offiziell der lokalen EOR-Gesellschaft in Frankreich bei, arbeitet jedoch für Sie und folgt Ihrer Anleitung. Diese Lösung erlaubt es Ihnen, französisches Talent zu nutzen oder auf dem französischen Markt ohne die Zeit und Kosten einer französischen Tochtergesellschaft zu operieren. Es ist eine flexible Lösung für internationale Expansionen, kurzfristige Projekte oder remote länderübergreifende Einstellungen.

Warum einen Employer of Record in Frankreich verwenden?

Frankreich ist ein attraktiver Standort für internationale Geschäftsexpansionen – es hat die 7.-größte Volkswirtschaft der Welt und eine hochqualifizierte Arbeitskraft. Doch Frankreich ist auch bekannt für seine komplexen Arbeitsgesetze und administrativen Abläufe. Hier ist, warum viele Unternehmen einen Employer of Record in Frankreich nutzen:

• Schneller Markteintritt: Die Gründung eines Unternehmens in Frankreich kann Monate an Papierkram und administrativen Hürden erfordern. Mit einem EOR können Sie in Frankreich innerhalb von Tagen oder Wochen einstellen, was Ihrem Geschäft eine schnellere Möglichkeit gibt, eine Präsenz im Markt aufzubauen.
• Einhaltung komplexer Gesetze: Das französische Arbeitsrecht ist berühmt für seine Komplexität und arbeitnehmerfreundlich. Es gibt strenge Regeln zu Arbeitszeiten, Überstunden, Verträgen, Kündigungen und mehr. Ein EOR, der mit französischen Vorschriften vertraut ist, sorgt dafür, dass Sie von Tag eins an 100 % compliant bleiben.
• Kosteneinsparungen: Die Gründung einer lokalen Gesellschaft ist mit erheblichen Kosten verbunden – Rechtsberatung, Gründungsgebühren, Einstellung von HR- und Buchhaltungspersonal, Büromiete usw. Im Vergleich dazu berechnet ein EOR eine Service-Gebühr, um die Beschäftigung zu verwalten. Dies kann für Unternehmen kosteneffizienter sein, die nur wenige Mitarbeitende in Frankreich einstellen oder den Markt testen.
• Administrative Erleichterung: Von der Registrierung bei französischen Behörden bis zur Verwaltung der monatlichen Gehaltsabrechnung und Steuererklärungen ist die administrative Belastung bei Auslands-Einstellungen hoch. Ein EOR kümmert sich um alle HR-Administrationen – Ausstellung lokal konformer Verträge, Anmeldung bei der französischen Sozialversicherung, Zahlung der Nettogehälter in Euro sowie Einreichung aller erforderlichen Unterlagen – sodass Ihr Team diese ausländischen HR-Aufgaben nicht selbst bewältigen muss.
• Lokale Expertise: Bei der Nutzung eines EOR in Frankreich profitieren Sie von lokalen HR- und Rechtsexperten. Sie verstehen kulturelle Nuancen, Sprache und lokale Vorschriften (wie Tarifverträge oder regionale Anforderungen). Diese Expertise hilft, Fehltritte zu vermeiden, die ein ausländischer Arbeitgeber aufgrund mangelnder Vertrautheit mit französischen Praktiken leicht machen könnte.
• Flexibilität und Risikoreduzierung: Die Einstellung über einen EOR ist ideal für Flexibilität. Wenn Ihr Projekt in Frankreich kurzfristig ist oder Sie unsicher bezüglich einer langfristigen Expansion sind, können Sie Personal leichter onboarden oder offboarden, ohne eine ganze Gesellschaft zu gründen oder zu schließen. Der EOR übernimmt außerdem einen Großteil des rechtlichen Risikos im Zusammenhang mit der Beschäftigung (z. B. bei Verträgen oder Kündigungen in Übereinstimmung mit dem Gesetz), was die Haftung für Ihr Unternehmen reduziert.

Kurz gesagt ermöglicht ein EOR in Frankreich, dass Sie sich auf Ihre Geschäftziele konzentrieren – sei es die Entwicklung eines neuen Marktes oder der Zugang zu Top-Talenten – während der EOR die aufwändige Logistik der französischen Beschäftigung übernimmt.

Was macht ein EOR in Frankreich?

Ein Employer of Record in Frankreich bietet eine Reihe von Dienstleistungen, die das Einstellen und Beschäftigen reibungslos und rechtskonform gestalten. Im Wesentlichen fungiert der EOR als Ihr rechtlicher Arbeitgeber in Frankreich und übernimmt alle damit verbundenen Aufgaben. Hier eine klare Aufstellung, was ein EOR in Frankreich für Sie und Ihren Mitarbeitenden tut:

• Einstellung und Onboarding von Mitarbeitenden: Der EOR wird Ihren ausgewählten Kandidaten formell über seine französische Gesellschaft einstellen. Er bereitet alle erforderlichen Beschäftigungsdokumente (auf Französisch, wie gesetzlich vorgeschrieben) vor und onboardet den Mitarbeitenden nach französischen Vorschriften.
• Erstellung konformer Verträge: Der EOR entwirft und unterschreibt den Arbeitsvertrag mit dem Mitarbeitenden. Dieser Vertrag entspricht dem französischen Arbeitsrecht und umfasst alle erforderlichen Bedingungen – Tätigkeitsbeschreibung, Gehalt in Euro, Arbeitszeit, Probezeit, Benefits, Kündigungsfristen usw. Wenn ein spezifischer Tarifvertrag für die Branche oder Rolle gilt, fließt dieser ebenfalls in den Vertrag ein.
• Lohnabrechnung: Der EOR kümmert sich um den gesamten Lohn- und Gehaltsprozess. Er berechnet Brutto- zu Netto-Gehalt, zieht die richtigen Steuern ab und führt die Sozialabgaben monatlich ab. Die französische Gehaltsabrechnung ist komplex; der EOR stellt sicher, dass dies genau erfolgt und die Abzüge korrekt sind. Außerdem stellt er die monatlichen Lohnzettel (payslips) gemäß französischer Vorgaben aus (detailliert und in französischer Sprache).
• Steuern und Sozialabgaben: In Frankreich müssen Arbeitgeber zahlreiche Sozialversicherungsbeiträge und Steuern im Namen der Mitarbeitenden abführen (z. B. für Gesundheitsversorgung, Renten, Arbeitslosigkeit). Der EOR kümmert sich um alle obligatorischen Abzüge vom Gehalt des Mitarbeitenden sowie um die Arbeitgeberbeiträge. Er reicht die erforderlichen Meldungen bei französischen Behörden ein (z. B. URSSAF für Sozialversicherung) und sorgt dafür, dass alle Zahlungen pünktlich geleistet werden.
• Verwaltung von Benefits: Ein französischer EOR kümmert sich um die Anmeldung Ihrer Mitarbeitenden bei allen gesetzlich vorgeschriebenen Sozialleistungen. Er sorgt beispielsweise dafür, dass Mitarbeitende bei der öffentlichen Krankenversicherung und Rentenversicherung angemeldet sind. Außerdem kann er zusätzliche Benefits verwalten, die in Frankreich üblich sind, wie z. B. obligatorische private Zusatzkrankenversicherung (mutuelle), Essensgutscheine, Fahrtkostenzuschüsse oder andere marktübliche Benefits.
• Einhaltung der Vorschriften: Gesetze und Vorschriften ändern sich, und ein EOR beobachtet alle rechtlichen Aktualisierungen in Frankreich, die Ihre Mitarbeitenden betreffen könnten. Sie stellen die laufende Einhaltung sicher hinsichtlich Mindestlohnanpassungen (der SMIC wird regelmäßig angepasst), Arbeitszeitregelungen, Datenschutzgesetze für Personaldaten etc. Ziel ist es, Sie vor unbeabsichtigten Verstößen gegen das Arbeitsrecht zu bewahren.
• Urlaub und Abwesenheitsverwaltung: Frankreich bietet großzügige Urlaubsregelungen – fünf Wochen bezahlter Urlaub sind üblich, dazu kommen Feiertage, Krankentage und Elternzeit. Der EOR verfolgt und verwaltet diese Abwesenheiten entsprechend den gesetzlichen Vorgaben. Zum Beispiel berechnet er Urlaubsguthaben, sorgt dafür, dass der Mitarbeitende mindestens den gesetzlich vorgeschriebenen Urlaub nimmt, und kümmert sich bei medizinischer Abwesenheit oder Mutterschaft/Vaterschaft um die Dokumentation und Bezahlung.
• Abwicklung von Kündigungen oder Offboarding: Wenn das Arbeitsverhältnis beendet werden muss, führt der EOR die Kündigungsprozesse rechtskonform durch. Frankreich verlangt bestimmte Abläufe (z. B. vorherige Gespräche, Kündigungsfristen, formelle Schreiben) und für Mitarbeitende mit längerer Betriebszugehörigkeit ist eine Abfindung oft verpflichtend. Der EOR sorgt dafür, dass alle Schritte ordnungsgemäß erfolgen, berechnet Abschlusszahlungen und Indemnitäten sowie die notwendige Dokumentation bei einer Beendigung.
• Laufende HR-Unterstützung: Neben den oben genannten Aufgaben bietet ein EOR oft HR-Support für sowohl den Arbeitgeber als auch den Mitarbeitenden an. Das kann Fragen zu lokalen Gesetzen (etwa zu Gehaltsabrechnungen) klären oder bei Konflikten vermitteln. Der EOR agiert im Wesentlichen als Ihre lokale HR-Abteilung für Ihren französischen Mitarbeitenden.

Mit der Übernahme all dieser Aufgaben ermöglicht Ihnen ein EOR in Frankreich, Mitarbeitende so zu beschäftigen, als hätten Sie eine eigene lokale HR-, Recht- und Gehaltsabrechnungsabteilung – allerdings ohne diese selbst aufbauen zu müssen. Sie können sicher sein, dass alles korrekt abgewickelt wird, während Sie die Arbeit des Mitarbeitenden steuern und ihn in Ihre Projekte und Unternehmenskultur integrieren.

Rechtliche und regulatorische Überlegungen bei Einstellungen in Frankreich

Einstellungen in Frankreich erfordern eine sorgfältige Beachtung der dortigen Arbeitsgesetze und Vorschriften. Frankreich ist bekannt für strengen Arbeiterschutz und detaillierte Beschäftigungsregeln, was die Einhaltung besonders wichtig macht. Hier einige zentrale rechtliche und regulatorische Aspekte bei Einstellungen in Frankreich (und wie ein EOR dabei hilft):

• Französisches Arbeitsgesetzbuch: Die Beschäftigung in Frankreich basiert hauptsächlich auf dem Code du Travail. Diese umfangreichen Gesetze regeln alles von Arbeitszeiten und Mindestlohn bis zu Kündigungsverfahren und Arbeitsplatzrechten. Sie werden regelmäßig aktualisiert und vor Gericht ausgelegt, was sie für Außenstehende kompliziert macht. Ein EOR sorgt dafür, dass alle Beschäftigungsbedingungen den Vorgaben des Arbeitsgesetzbuchs entsprechen – z. B. in Bezug auf Jahresurlaub und faire Arbeitszeiten.
• Arbeitszeiten und Überstunden: Die reguläre Arbeitswoche in Frankreich beträgt 35 Stunden. Überschreitungen sind erlaubt (bis zu einem gesetzlichen Maximalwert, oft 40-48 Stunden inklusive Überstunden), aber es gelten strikte Regelungen zu Überstundenvergütung und Ruhezeiten. Überstunden werden meist mit einem Zuschlag (z. B. +25 % für die ersten 8 Überstunden, +50 % darüber hinaus) vergütet, sofern keine andere Vereinbarung besteht. Außerdem gibt es geregelt Ruhezeiten; viele Mitarbeitende erhalten zusätzliche RTT-Tage (Réduction du Temps de Travail), wenn sie über 35 Stunden arbeiten, um die Mehrarbeit durch Freizeit auszugleichen. Ein EOR stellt sicher, dass Arbeitszeit und Vergütung den Vorschriften entsprechen.
• Mindestlohn und Vergütung: Frankreich hat einen nationalen Mindestlohn, den SMIC. Er wird regelmäßig angepasst; ab 2024 liegt er bei ca. €1.766 brutto monatlich bei Vollzeit. Es ist wichtig, mindestens diesen Lohn oder einen höheren branchenüblichen Lohn zu zahlen. Es gibt auch 13. Monatsgehalt oder andere gängige Zahlungen. Ein französischer EOR hält Sie in Bezug auf alle Lohnvorschriften auf dem Laufenden und berät bei wettbewerbsfähiger Vergütung, um Talente zu gewinnen und gesetzliche Vorgaben zu erfüllen.
• Pflichtleistungen und Sozialabgaben: Arbeitgeber in Frankreich müssen Beiträge für verschiedene Sozialversicherungssysteme leisten. Dazu zählen Beiträge für das öffentliche Gesundheitssystem, Arbeitslosenversicherung, Renten, Unfallversicherung und Familienleistungen. Diese Beiträge sind erheblich – Arbeitgeberanteile können zusätzliche 30–50 % auf den Bruttolohn ausmachen. Zudem ist es verpflichtend, bestimmte Leistungen anzubieten, z. B. eine ergänzende Krankenversicherung (mutuelle), die mindestens die Hälfte der Kosten übernimmt. Außerdem müssen Arbeitgeber teilweise Fahrtkosten (z. B. 50 % der Kosten für öffentliche Verkehrsmittel) erstatten und großzügige Krankheits- sowie Elternzeitregelungen einhalten. Ein EOR kümmert sich um die automatische Anmeldung der Mitarbeitenden bei den Programmen und die korrekte Abführung der Beiträge.
• Arbeitnehmerschutz und Kündigungsgesetze: Französische Mitarbeitende genießen starken Kündigungsschutz. Wenn Sie kündigen möchten, sind bestimmte Verfahrensweisen vorgeschrieben. So ist eine Kündigungsfrist erforderlich (deren Länge richtet sich nach Dauer der Betriebszugehörigkeit), und vor der Kündigung muss ein Vorgespräch geführt werden. Unrechtmäßige oder unsachgemäße Kündigungen können zu rechtlichen Problemen führen, und eine Abfindung ist für Mitarbeitende mit mindestens 8 Monaten Betriebszugehörigkeit oft vorgeschrieben (außer bei schwerwiegendem Fehlverhalten). Der EOR sorgt dafür, dass eine Kündigung gesetzeskonform abläuft – also mit gültigem Kündigungsgrund, ordnungsgemäßer Frist, Berechnung der Abfindung und Dokumentation des Vorgangs.
• Tarifverträge (Conventions Collectives): Viele Branchen in Frankreich unterliegen Tarifverträgen (CBAs), auch “Conventions Collectives” genannt. Diese regeln zusätzliche Arbeitsbedingungen, etwa Mindestlöhne für bestimmte Rollen, zusätzliche Urlaubstage, Zulagen oder besondere Kündigungsfristen. Sie sind für Unternehmen in diesen Branchen bindend. Der EOR kennt die jeweiligen CBAs, die auf die Stellen Ihrer Mitarbeitenden zutreffen, und sorgt dafür, dass Vertrag und Bedingungen diesen Vorgaben entsprechen, um die vollständige Gesetzeskonformität sicherzustellen.
• Sprache und Dokumentation: Nach dem “Toubon-Gesetz” müssen offizielle Arbeitsdokumente, wie Arbeitsverträge und Gehaltsabrechnungen, in Französisch vorliegen. Wenn Sie als ausländischer Arbeitgeber kein Fachmann für französische Rechtsterminologie sind, könnte dies eine Barriere darstellen. Ein EOR übernimmt diese Aufgabe nahtlos, indem alle Dokumente in Französisch ausgestellt werden (oft auch mit einer englischen Kopie), sodass keine Übersetzungsfehler passieren. Außerdem führt der EOR alle vorgeschriebenen Mitarbeitendenakten ordnungsgemäß.
• Datenschutz: Frankreich folgt den strengen EU-GDPR-Vorschriften, weshalb der Umgang mit Mitarbeiterdaten (z. B. Passkopien, Verträgen) sorgfältig und verschlüsselt erfolgen muss. Ein seriöser EOR verfügt über Systeme, um persönliche Daten zu schützen und die Datenschutzgesetze bei der Gehaltsabrechnung und HR-Verwaltung einzuhalten.

Diese Überlegungen zeigen, warum die Einhaltung der Vorschriften in Frankreich anspruchsvoll sein kann. Mit einem Employer of Record outsourcen Sie dieses Risiko an Experten, die den französischen Rechtsrahmen bereits gut kennen und Ihnen somit ruhigeres Gewissen verschaffen, wenn Sie einstellen.

EOR versus Gründung einer eigenen Gesellschaft in Frankreich

Sollten Sie einen EOR verwenden oder eine eigene Gesellschaft in Frankreich gründen? Diese Frage stellt sich bei Expansionen immer. Die beste Wahl hängt von Ihrer Situation ab, hier ein Vergleich:

Faktor	EOR in Frankreich nutzen	Eigene Gesellschaft aufbauen
Zeit bis zur Einstellung	Sehr schnell – Mitarbeitende können in Tagen/Wochen onboardet werden, da die EOR-Gesellschaft bereits besteht.	Langsam – Gründung dauert mehrere Monate plus Zeit für Steuer-, Sozialversicherungs-Registrierung und Kontoeröffnung vor Einstellung.
Anfangsinvestition	Gering – Keine Kosten für Gesellschaftsgründung. Sie zahlen eine Service-Gebühr pro Mitarbeitenden an den EOR.	Hoch – Kosten für die rechtliche Gründung, Gebühren, Einstellung von Buchhaltung, Rechtsexperten, eventuell Miete für Büro.
Compliance & Verwaltung	EOR übernimmt alle Compliance-, Gehalts- und Verwaltungsaufgaben. Minimale Papiere auf Ihrer Seite; der EOR bleibt auf dem Laufenden.	Sie haften voll für Compliance. Erfordert internes Wissen oder Berater für Gehaltsabrechnung, Verträge, Steuererklärungen, HR nach französischem Recht.
Flexibilität	Hoch – Einfach skalieren nach oben oder unten. Micro- oder Nischenmitarbeitende einstellen, ohne langfristige Verpflichtungen. Bei Marktaustritt reicht das Ende des EOR-Services.	Weniger – für langfristige, größere Operationen besser geeignet. Schließen der Gesellschaft bei Änderungen ist ähnlich aufwendig wie die Gründung.
Kontrolle	Mittel – Der EOR ist der rechtliche Arbeitgeber, Sie verlassen sich auf einen Partner für Compliance. Sie steuern aber die tägliche Arbeit.	Hoch – Sie haben volle Kontrolle über alle Geschäfts- und Beschäftigungsaspekte, aber auch die Verantwortung für Einhaltung der Vorschriften.
Risiko	Geringeres Beschäftigungsrisiko – Der EOR übernimmt viele rechtliche Haftungen (z. B. bei Streitigkeiten oder Prüfungen), schützt vor