Employer of Record (EOR) in Frankreich – Ihr vollständiger Leitfaden für die Einstellung im Ausland

Die Expansion Ihres Geschäfts nach Frankreich kann eine spannende Gelegenheit sein. Frankreich verfügt über eine große Wirtschaft, eine qualifizierte Arbeitskraft und Zugang zum europäischen Markt. Allerdings bedeutet die Einstellung von Mitarbeitern in Frankreich auch, sich durch komplexe Arbeitsgesetze, umfangreiche administrative Aufgaben und strenge Compliance-Anforderungen zu navigieren. Wenn Sie in Frankreich ohne die Gründung einer lokalen Einheit einstellen möchten, könnte ein Employer of Record (EOR) die ideale Lösung sein. Dieser umfassende Leitfaden erklärt, was ein EOR ist, warum Sie in Frankreich eines verwenden könnten, welche Dienstleistungen ein EOR in Frankreich bietet und wie er Ihnen hilft, die französischen Vorschriften einzuhalten. Wir vergleichen auch die Nutzung eines EOR mit der Gründung einer eigenen Einheit und diskutieren, wie Rivermate’s EOR-Service Ihre Expansion nach Frankreich unterstützen kann.

Was ist ein Employer of Record (EOR)?

Ein Employer of Record (EOR) ist eine Organisation Dritter, die rechtlich Arbeitnehmer im Auftrag eines anderen Unternehmens beschäftigt. Einfacher gesagt, wird der EOR zum offiziellen, rechtlichen Arbeitgeber für Ihren Mitarbeiter in einem bestimmten Land, auch wenn der Mitarbeiter für Ihr Unternehmen arbeitet. Der EOR übernimmt alle administrativen und rechtlichen Verantwortlichkeiten der Beschäftigung – wie Gehaltsabrechnung, Steuern und Einhaltung der Arbeitsgesetze – während Sie die tägliche Leitung der Aufgaben und Projekte des Mitarbeiters behalten.

In der Praxis ermöglicht die Nutzung eines EOR Unternehmen, in Ländern zu rekrutieren, in denen sie keine rechtliche Geschäftseinheit haben. Wenn Ihr Unternehmen beispielsweise außerhalb Frankreichs ansässig ist, aber einen talentierten Fachmann in Frankreich einstellen möchte, kann ein EOR diese Person im Auftrag von Ihnen einstellen. Der Mitarbeiter tritt offiziell der lokalen Einheit des EOR in Frankreich bei, arbeitet aber für Sie und folgt Ihrer Anweisung. Diese Regelung erlaubt es Ihnen, französisches Talent zu nutzen oder im französischen Markt zu operieren ohne die Zeit und Kosten für die Gründung einer französischen Tochtergesellschaft. Es ist eine flexible Lösung für internationale Expansionen, kurzfristige Projekte oder remote grenzüberschreitende Einstellungen.

Warum einen Employer of Record in Frankreich verwenden?

Frankreich ist ein attraktiver Standort für internationale Geschäftserweiterungen – es hat die siebtgrößte Wirtschaft der Welt und eine hochqualifizierte Arbeitskraft. Doch Frankreich ist auch bekannt für seine komplexen Arbeitsgesetze und administrativen Prozesse. Hier sind die Gründe, warum viele Unternehmen einen Employer of Record in Frankreich nutzen:

• Schneller Markteintritt: Die Gründung eines Unternehmens in Frankreich kann Monate an Papierkram und bürokratischen Hürden erfordern. Mit einem EOR können Sie in Frankreich innerhalb von Tagen oder Wochen mit der Einstellung beginnen, was Ihrem Geschäft einen schnelleren Weg zur Etablierung einer Präsenz im Markt bietet.
• Einhaltung komplexer Gesetze: Das französische Arbeitsrecht ist berühmt für seine Komplexität und arbeitnehmerfreundliche Regelungen. Es gibt strikte Vorgaben zu Arbeitszeiten, Überstunden, Verträgen, Kündigungen und mehr. Ein EOR, der mit französischen Vorschriften vertraut ist, stellt sicher, dass Sie ab dem ersten Tag 100% konform mit allen lokalen Arbeitsgesetzen bleiben.
• Kosteneinsparungen: Die Einrichtung einer lokalen Einheit ist mit erheblichen Kosten verbunden – Rechtskosten, Gründungsgebühren, Einstellung von HR- und Buchhaltungspersonal, Büromiete usw. Im Gegensatz dazu berechnet ein EOR eine Servicegebühr für die Beschäftigung. Dies kann kosteneffizienter sein, wenn Sie nur wenige Mitarbeiter in Frankreich einstellen oder den Markt testen.
• Administrative Entlastung: Von der Anmeldung bei französischen Behörden bis zur Verwaltung der monatlichen Gehaltsabrechnung und Steuererklärungen ist die administrative Belastung bei Auslandseinstellungen hoch. Ein EOR übernimmt alle HR-Administrationen – Ausstellung lokal konformer Verträge, Anmeldung der Mitarbeiter bei der französischen Sozialversicherung, Auszahlung der Nettogehälter in Euro und Einreichung aller erforderlichen Unterlagen – sodass Ihr Team diese ausländischen HR-Aufgaben nicht selbst erledigen muss.
• Lokale Expertise: Wenn Sie einen EOR in Frankreich nutzen, erhalten Sie Zugang zu lokalen HR- und Rechtsexperten. Sie verstehen kulturelle Nuancen, Sprache und regionale Vorschriften (wie Tarifverträge oder regionale Anforderungen). Diese Expertise hilft, Fehler zu vermeiden, die ein ausländischer Arbeitgeber aufgrund mangelnder Kenntnis französischer Praktiken leicht machen könnte.
• Flexibilität und Risikominderung: Die Einstellung über einen EOR ist ideal für Flexibilität. Wenn Ihr Projekt in Frankreich kurzfristig ist oder Sie sich bei der langfristigen Expansion unsicher sind, können Sie Personal leichter onboarden oder offboarden, ohne eine ganze Firma zu gründen oder zu schließen. Der EOR übernimmt auch einen Großteil des rechtlichen Risikos im Zusammenhang mit der Beschäftigung (z.B. bei Vertrags- oder Kündigungsfragen in Übereinstimmung mit dem Gesetz), was die Haftung für Ihr Unternehmen reduziert.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass ein EOR in Frankreich es Ihnen ermöglicht, sich auf Ihre Geschäftsziele zu konzentrieren – sei es die Erschließung eines neuen Marktes oder der Zugang zu Top-Talenten – während der EOR die administrativen Aufgaben der französischen Beschäftigung übernimmt.

Was macht ein EOR in Frankreich?

Ein Employer of Record in Frankreich bietet eine Reihe von Dienstleistungen, um die Einstellung und Beschäftigung nahtlos und konform zu gestalten. Im Wesentlichen agiert der EOR als rechtlicher Arbeitgeber Ihres Mitarbeiters in Frankreich und übernimmt alle damit verbundenen Aufgaben. Hier eine klare Übersicht, was ein EOR in Frankreich für Sie und Ihren Mitarbeiter tut:

• Einstellung und Onboarding von Mitarbeitern: Der EOR wird Ihren ausgewählten Kandidaten formell über seine lokale französische Einheit einstellen. Er bereitet alle notwendigen Beschäftigungsdokumente (auf Französisch, wie gesetzlich vorgeschrieben) vor und onboarding den Mitarbeiter gemäß französischer Vorschriften.
• Erstellung konformer Verträge: Der EOR entwirft und unterschreibt den Arbeitsvertrag mit dem Mitarbeiter. Dieser Vertrag entspricht dem französischen Arbeitsrecht und enthält alle erforderlichen Bedingungen – Tätigkeitsbeschreibung, Gehalt in Euro, Arbeitszeiten, Probezeit, Benefits, Kündigungsfristen usw. Falls ein bestimmter Tarifvertrag für die Rolle oder Branche gilt, spiegelt der Vertrag diese Regeln wider.
• Gehaltsabrechnung: Der EOR übernimmt den gesamten Lohnabrechnungsprozess. Dazu gehört die Berechnung des Brutto-Netto-Gehalts, die korrekte Steuerabführung und die monatliche Abführung der Sozialabgaben. Die französische Gehaltsabrechnung ist komplex, da verschiedene Beiträge für Gesundheit, Rente, Arbeitslosigkeit und andere Fonds anfallen – der EOR sorgt für eine genaue Berechnung und Zahlung. Er stellt auch die monatlichen Gehaltsabrechnungen (payslips) gemäß französischen Vorgaben (detailliert und auf Französisch) aus.
• Steuern und Sozialabgaben: In Frankreich müssen Arbeitgeber zahlreiche Sozialversicherungsbeiträge und Steuern im Namen der Mitarbeiter abführen (z.B. für Gesundheitsversorgung, Rente, Arbeitslosenversicherung). Der EOR kümmert sich um alle obligatorischen Abzüge vom Gehalt des Mitarbeiters sowie um die Arbeitgeberbeiträge. Er reicht die erforderlichen Meldungen bei französischen Behörden (z.B. URSSAF) ein und sorgt dafür, dass alle Zahlungen pünktlich erfolgen.
• Benefits-Management: Ein französischer EOR meldet Ihren Mitarbeiter bei allen gesetzlichen Sozialleistungen an. Zum Beispiel stellt er sicher, dass der Mitarbeiter bei der öffentlichen Krankenversicherung und Rentenversicherung registriert ist. Er kann auch zusätzliche Benefits verwalten, die in Frankreich üblich sind, wie z.B. verpflichtende private Zusatzkrankenversicherung (mutuelle), Essensgutscheine, Fahrtkostenzuschüsse oder andere marktübliche Benefits.
• Einhaltung der Vorschriften: Gesetze und Vorschriften ändern sich, und ein EOR bleibt über rechtliche Aktualisierungen in Frankreich informiert, die Ihre Mitarbeiter betreffen könnten. Er sorgt für die laufende Einhaltung, z.B. bei Anpassungen des Mindestlohns (der in Frankreich regelmäßig aktualisiert wird), Arbeitszeitregelungen, Datenschutzbestimmungen für Mitarbeiterdaten usw. Das Ziel ist, Sie vor unbeabsichtigten Verstößen gegen das Arbeitsrecht zu schützen.
• Urlaub und Abwesenheitsmanagement: Frankreich hat großzügige Urlaubsregelungen – fünf Wochen bezahlter Urlaub sind Standard, dazu kommen gesetzliche Feiertage, Krankheitsurlaub und Elternzeit. Der EOR verfolgt und verwaltet diese Urlaube gemäß den gesetzlichen Vorgaben. Er berechnet Urlaubsansprüche, stellt sicher, dass der Mitarbeiter mindestens den gesetzlich vorgeschriebenen Urlaub nimmt, und kümmert sich um medizinische Abwesenheit oder Mutterschafts-/Vaterschaftsurlaub inklusive Bezahlung.
• Beendigung oder Offboarding: Wenn das Arbeitsverhältnis beendet werden soll, führt der EOR den Kündigungsprozess in Übereinstimmung mit französischem Arbeitsrecht durch. Frankreich verlangt bestimmte Verfahren (z.B. vorheriges Gespräch, Kündigungsfristen, formelle Schreiben), und bei längerer Betriebszugehörigkeit ist oft eine Abfindung vorgeschrieben. Der EOR sorgt dafür, dass alle Schritte ordnungsgemäß eingehalten werden, und verarbeitet Abschlusszahlungen, Abfindungen und alle erforderlichen Dokumente bei Offboarding.
• Laufende HR-Unterstützung: Zusätzlich zu den oben genannten Aufgaben bietet ein EOR oft HR-Unterstützung für Arbeitgeber und Mitarbeiter. Das kann Fragen zu lokalen Gesetzen (z.B. Erklärung der Gehaltsabrechnungen), Beratung zu Best Practices oder die Vermittlung bei Problemen umfassen. Im Wesentlichen fungiert der EOR als die lokale HR-Abteilung für Ihren französischen Mitarbeiter.

Durch die Übernahme all dieser Verantwortlichkeiten ermöglicht ein EOR in Frankreich, dass Sie wie mit eigener lokaler HR-, Rechts- und Gehaltsabrechnungsteam einstellen können – ohne diese tatsächlich aufbauen zu müssen. Sie können sicher sein, dass alles im Hintergrund korrekt läuft, während Sie die Arbeit des Mitarbeiters steuern und ihn in Ihre Projekte und Unternehmenskultur integrieren.

Rechtliche und Compliance-Aspekte bei Einstellungen in Frankreich

Die Einstellung in Frankreich erfordert eine sorgfältige Einhaltung der Arbeitsgesetze und Vorschriften des Landes. Frankreich ist bekannt für starken Arbeiterschutz und detaillierte Beschäftigungsregeln, weshalb Compliance eine zentrale Rolle spielt. Hier einige wichtige rechtliche und Compliance-Aspekte bei Einstellungen in Frankreich (und wie ein EOR dabei hilft):

• Französischer Arbeitskodex: Das Beschäftigungsrecht in Frankreich wird hauptsächlich durch den Code du Travail geregelt. Dieses umfangreiche Gesetzeswerk umfasst alles von Arbeitszeiten und Mindestlohn bis hin zu Kündigungsprozessen und Arbeitsrechten. Es wird regelmäßig aktualisiert und von Arbeitsgerichten ausgelegt, was es für Außenstehende komplex macht. Ein EOR stellt sicher, dass alle Beschäftigungsbedingungen den Vorgaben des Arbeitskodex entsprechen – z.B. durch die Gewährleistung des richtigen Jahresurlaubs und fairer Arbeitszeiten.
• Arbeitszeiten und Überstunden: Die reguläre Arbeitswoche in Frankreich beträgt 35 Stunden. Überstunden sind erlaubt (bis zu einem gesetzlichen Maximum, oft 40-48 Stunden inklusive Überstunden), aber es gibt strikte Vorgaben zu Überstundenvergütung und Ruhezeiten. Überstunden werden in der Regel mit einem Zuschlag (z.B. +25% für die ersten 8 Überstunden, +50% darüber hinaus) vergütet, sofern keine andere Vereinbarung besteht. Es gibt auch Regelungen zu Ruhetagen; viele Mitarbeiter erhalten zusätzliche RTT-Tage (Réduction du Temps de Travail), wenn sie über 35 Stunden arbeiten, um diese durch Freizeit auszugleichen. Ein EOR sorgt dafür, dass die Arbeitszeit und Vergütung den gesetzlichen Vorgaben entsprechen.
• Mindestlohn und Vergütung: Frankreich hat einen nationalen Mindestlohn, den SMIC. Dieser wird regelmäßig angepasst (meist jährlich) – für 2024 liegt er bei etwa €1.766 brutto monatlich bei Vollzeit. Es ist wichtig, mindestens den Mindestlohn oder einen höheren branchenüblichen Lohn zu zahlen. Es gibt auch 13. Monats-Gehälter oder andere übliche Vergütungspraktiken. Ein französischer EOR hält Sie auf dem Laufenden bei allen Lohnvorschriften und berät Sie bei wettbewerbsfähiger Vergütung, um Talente anzuziehen und gesetzliche Mindeststandards zu erfüllen.
• Pflichtleistungen und Sozialabgaben: Arbeitgeber in Frankreich müssen Beiträge zu verschiedenen Sozialleistungssystemen leisten. Dazu gehören Beiträge für die öffentliche Gesundheitsversorgung, Arbeitslosenversicherung, Renten, Berufsunfallversicherung und Familienleistungen. Diese Beiträge sind erheblich – Arbeitgeberanteile können zusätzlich etwa 30-50% auf das Bruttogehalt ausmachen. Zudem sind bestimmte Benefits verpflichtend: z.B. die Bereitstellung einer ergänzenden Krankenversicherung (mutuelle), wobei der Arbeitgeber mindestens 50% der Kosten übernimmt. Arbeitgeber müssen auch teilweise Fahrtkosten (z.B. 50% für öffentliche Verkehrsmittel) erstatten und großzügige Krankheits- und Elternzeitregelungen einhalten. Ein EOR kümmert sich um die automatische Anmeldung der Mitarbeiter bei den Programmen und die korrekte Beitragszahlung.
• Arbeitnehmerschutz und Kündigungsgesetze: Französische Arbeitnehmer genießen starken Kündigungsschutz. Bei Beendigung eines Arbeitsverhältnisses sind gesetzlich vorgeschriebene Verfahren einzuhalten. Beispielsweise ist eine Kündigungsfrist erforderlich (diese hängt von der Betriebszugehörigkeit ab), und vor einer Kündigung muss ein Vorabgespräch geführt werden. Unrechtmäßige oder unsachgemäße Kündigungen können zu rechtlichen Konsequenzen führen, und eine Abfindung ist für Mitarbeiter mit mindestens 8 Monaten Betriebszugehörigkeit oft vorgeschrieben. Bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses sorgt der EOR dafür, dass alle Schritte gesetzeskonform erfolgen – inklusive der Dokumentation eines gültigen Kündigungsgrundes, der korrekten Fristen, Berechnung der Abfindung und Einreichung aller Dokumente (z.B. Arbeitszeugnis).
• Tarifverträge: Viele Branchen in Frankreich unterliegen Conventions Collectives (Tarifverträgen). Diese regeln zusätzliche Beschäftigungsbedingungen wie Mindestlöhne, zusätzliche Urlaubstage, Zulagen oder abweichende Kündigungsfristen. Sie sind für Unternehmen in diesen Branchen bindend. Ein EOR kennt die einschlägigen Tarifverträge und wendet diese auf Verträge und Beschäftigungsbedingungen an, um vollständige Konformität mit nationalem Recht und branchenspezifischen Vorgaben zu gewährleisten.
• Sprache und Dokumentation: Das französische Recht (z.B. “Toubon Law”) schreibt vor, dass offizielle Arbeitsdokumente wie Arbeitsverträge und Gehaltsabrechnungen auf Französisch bereitgestellt werden. Für ausländische Arbeitgeber, die kein fließendes Französisch sprechen, kann dies eine Barriere sein. Ein EOR sorgt dafür, dass alle Dokumente in Französisch ausgestellt werden (oft mit einer englischen Version zur Referenz), sodass keine Übersetzungsfehler entstehen. Zudem führt er alle vorgeschriebenen Mitarbeiterakten und Unterlagen gemäß den gesetzlichen Vorgaben.
• Datenschutz: Frankreich folgt den strengen GDPR-Vorschriften der EU. Der Umgang mit Mitarbeiterdaten (z.B. Passkopien, Verträge) muss sorgfältig und sicher erfolgen. Ein seriöser EOR verfügt über Systeme zum Schutz persönlicher Daten und zur Einhaltung der Datenschutzgesetze bei der Verarbeitung von Gehalts- und HR-Informationen.

Diese Überlegungen zeigen, warum die Einhaltung der Vorschriften in Frankreich anspruchsvoll sein kann. Mit einem Employer of Record outsourcen Sie im Wesentlichen das Compliance-Risiko an Experten, die den französischen Rechtsraum bereits kennen, und gewinnen so Sicherheit bei der Einstellung.

EOR vs. Gründung einer lokalen Einheit in Frankreich

Sollten Sie einen EOR nutzen oder eine eigene Firma in Frankreich gründen? Diese Frage ist entscheidend für expandierende Unternehmen. Die beste Wahl hängt von Ihrer Situation ab, aber hier ein Vergleich zwischen der Nutzung eines Employer of Record und der Gründung einer eigenen Einheit:

Faktor	EOR in Frankreich nutzen	Eigene Einheit gründen
Schnelligkeit der Einstellung	Sehr schnell – Sie können Mitarbeiter in Tagen oder Wochen onboarden, da die EOR-Einheit bereits besteht.	Langsam – Gründung kann mehrere Monate dauern, plus Zeit für Steuer-, Sozialversicherungs- und Bankkontoregistrierung vor der Einstellung.
Anfangsinvestition	Gering – Keine Investition in Firmengründung notwendig. Sie zahlen eine Servicegebühr pro Mitarbeiter an den EOR.	Hoch – Kosten für rechtliche Gründung, Anmeldegebühren, Einstellung von Buchhaltung, Rechtsberatung und ggf. Miete für Büroflächen.
Compliance & Verwaltung	EOR übernimmt alle Compliance-, Gehalts- und Verwaltungsaufgaben. Minimale Bürokratie Ihrerseits; der EOR ist für die Einhaltung der lokalen Gesetze verantwortlich.	Sie tragen die volle Verantwortung für die Einhaltung. Erfordert internes Wissen oder Berater für Gehaltsabrechnung, Verträge, Steuererklärungen und HR nach französischem Recht.
Flexibilität	Hoch – Einfach skalieren nach oben oder unten. Sie können eine oder wenige Mitarbeiter einstellen, ohne langfristige Verpflichtungen. Bei Ausstieg einfach EOR-Dienst beenden.	Geringer – Besser für langfristige, groß angelegte Operationen. Das Schließen einer Einheit ist ebenso komplex wie die Gründung, weniger geeignet für wenige Einstellungen oder kurzfristige Projekte.
Kontrolle	Moderat – Der EOR ist der rechtliche Arbeitgeber, Sie sind auf einen Partner angewiesen. Sie steuern jedoch die tägliche Arbeit der Mitarbeiter.	Hoch – Sie haben volle Kontrolle über alle Aspekte des Geschäfts und der Beschäftigung, da es Ihre eigene Firma ist. Mit Kontrolle steigt aber auch die Verantwortung für Compliance.
Risiko	Geringeres Beschäftigungsrisiko – Der EOR übernimmt viele rechtliche Haftungen (z.B. bei Streitigkeiten oder Prüfungen). Schützt Ihr Unternehmen vor direkter rechtlicher Haftung.	Höher – Ihr Unternehmen trägt das gesamte Risiko als Arbeitgeber. Fehler bei der französischen Arbeitskonformität können zu Bußgeldern oder rechtlichen Konsequenzen führen.

Kurz gesagt: Die Nutzung eines EOR ist in der Regel vorzuziehen, wenn Sie schnell einige Mitarbeiter in Frankreich einstellen, den Markt testen oder eine leichte Präs