Employer of Record in Polônia

Um Employer of Record (EOR) na Polônia emprega legalmente seus trabalhadores em seu nome. Isso significa que o EOR cuida de todas as tarefas de RH locais, como folha de pagamento, impostos, benefícios e conformidade com as leis trabalhistas polonesas. Você ainda gerencia o trabalho diário do seu funcionário, mas o EOR cuida das obrigações legais e administrativas. Isso permite que você contrate talentos na Polônia sem precisar estabelecer uma entidade local. Fornecedores como Rivermate tornam esse processo simples.

Como funciona um Employer of Record (EOR) na Polônia

Usar um EOR na Polônia simplifica o processo de contratação. Aqui está como geralmente funciona:

• Você Encontra o Candidato: Você recruta e seleciona a pessoa que deseja contratar na Polônia.
• O EOR Contrata: O EOR contrata legalmente o funcionário sob sua entidade polonesa. Eles criam um contrato de trabalho compatível com as leis locais.
• Integração: O EOR gerencia o processo de onboarding. Eles coletam os documentos necessários, configuram a folha de pagamento e inscrevem o funcionário na seguridade social obrigatória (ZUS) e benefícios.
• Gestão do Dia a Dia: Você gerencia as tarefas diárias, projetos e desempenho do seu funcionário. O funcionário trabalha para sua empresa, assim como qualquer outro membro da equipe.
• Folha de Pagamento e Conformidade: O EOR cuida de toda a folha de pagamento, retenções de impostos e contribuições para a seguridade social a cada mês. Eles garantem que tudo esteja em conformidade com as regulamentações polonesas.
• Suporte Contínuo de RH: O EOR fornece suporte contínuo para questões de RH, incluindo licença remunerada, licença médica e gestão de despesas.
• Rescisão: Se você precisar desligar um funcionário, o EOR gerencia o processo em conformidade com a legislação trabalhista polonesa, minimizando riscos legais para você.

Por que usar um Employer of Record na Polônia

Usar um EOR na Polônia é uma solução prática para empresas que desejam contratar talentos poloneses sem o custo e a complexidade de estabelecer uma entidade legal no país. Permite que você entre no mercado de forma rápida e em conformidade, economizando tempo e recursos. Você pode testar o mercado, contratar para projetos específicos ou construir uma equipe distribuída com muito menor risco.

Aqui estão alguns benefícios principais:

• Entrada Rápida no Mercado: Contrate funcionários na Polônia em dias, não meses. Você pode integrar talentos sem esperar para registrar uma empresa local.
• Conformidade Legal: Os EORs são especialistas em legislação trabalhista polonesa. Eles garantem que seus contratos de trabalho, folha de pagamento e benefícios atendam aos requisitos legais estabelecidos por autoridades como a Instituição de Seguridade Social (ZUS) (https://www.zus.pl/en).
• Custos Reduzidos: Evite despesas significativas relacionadas à criação e manutenção de uma entidade legal. Isso inclui honorários legais, custos contábeis e despesas administrativas.
• Folha de Pagamento e Impostos Simplificados: O EOR gerencia todos os aspectos da folha de pagamento, incluindo cálculo de salários, retenção de impostos e contribuições para a seguridade social.
• Acesso a Benefícios: Seus funcionários na Polônia podem receber pacotes de benefícios competitivos, administrados pelo EOR.
• Risco Minimizados: O EOR assume a responsabilidade legal pelo emprego, reduzindo sua exposição a riscos de conformidade e possíveis penalidades.

O modelo de preços transparente da Rivermate elimina a complexidade com uma única taxa mensal competitiva por funcionário. Ao contrário de provedores tradicionais de PEO, nossa precificação em Polônia inclui suporte abrangente de RH, administração de benefícios, gestão de conformidade e acesso ao nosso painel proprietário para análises da força de trabalho em tempo real. Sem custos ocultos, sem taxas de implantação — apenas uma precificação direta que cresce com as necessidades do seu negócio, garantindo total conformidade legal em Polônia.

Contratar na Polônia significa aproveitar uma economia forte e em crescimento bem no coração da Europa. O país possui uma força de trabalho qualificada, especialmente nos setores de TI, manufatura e serviços empresariais. Você descobrirá que muitos profissionais têm habilidades sólidas em inglês, facilitando sua integração às suas equipes internacionais. A Polônia faz parte da União Europeia, o que significa que suas leis trabalhistas são bem desenvolvidas e oferecem fortes proteções aos empregados. Isso torna importante seguir rigorosamente as regras ao contratar aqui.

Contratos de trabalho & cláusulas obrigatórias

Quando você contrata um empregado na Polônia, é necessário um contrato de trabalho formal. Embora acordos verbais possam ser tecnicamente aceitáveis, você deve fornecer ao empregado uma confirmação por escrito de seus principais termos dentro de sete dias após a data de início. É sempre melhor ter um contrato assinado e por escrito desde o primeiro dia. Se você estiver contratando alguém que não fala polonês, pode criar um contrato bilíngue, mas a versão em polonês será sempre a legalmente vinculativa em caso de desacordos.

Existem três principais tipos de contratos de trabalho na Polônia:

• Contrato de período de prova: Este é um contrato de curto prazo para verificar se o empregado é adequado para o cargo. Pode durar no máximo três meses.
• Contrato a termo certo: Este contrato possui uma data de término específica. Você pode conceder ao empregado no máximo três contratos a termo certo, e o período total de emprego para esses contratos não pode exceder 33 meses. Após isso, o empregado é automaticamente considerado como tendo um contrato permanente.
• Contrato por tempo indeterminado: Este é um contrato de trabalho permanente, sem data de término. Oferece a maior segurança de emprego para o empregado.

Todo contrato de trabalho na Polônia deve incluir esses detalhes principais:

• Partes do acordo: Os nomes completos de você (o empregador) e do empregado.
• Tipo de contrato: Declare claramente se é para período de prova, a termo certo ou por tempo indeterminado.
• Data do acordo: A data em que o contrato é assinado.
• Data de início: O dia em que o empregado começará a trabalhar.
• Tipo de trabalho: Uma descrição do cargo e das funções do empregado.
• Local de trabalho: Onde o empregado estará baseado.
• Detalhes do salário: O salário bruto e seus componentes.
• Horários de trabalho: A programação diária e semanal de trabalho esperada.

Períodos de prova

Um período de prova na Polônia é uma forma de você e um novo empregado testarem a relação de trabalho. É um tipo separado de contrato de trabalho, não apenas uma cláusula em um contrato permanente. A duração máxima de um período de prova é de três meses. Geralmente, você não pode usar um período de prova mais de uma vez para o mesmo empregado na mesma função.

A duração do período de prova pode depender do tempo previsto do contrato subsequente:

• 1 mês: Para um contrato a termo certo planejado de menos de 6 meses.
• 2 meses: Para um contrato a termo certo planejado de pelo menos 6 meses, mas menos de 12 meses.

Durante o período de prova, os prazos de aviso para rescisão são mais curtos do que para outros contratos:

• 3 dias úteis: Se o período de prova for inferior a 2 semanas.
• 1 semana: Se o período de prova for superior a 2 semanas, mas inferior a 3 meses.
• 2 semanas: Se o período de prova for de 3 meses.

Horas de trabalho & horas extras

A semana de trabalho padrão na Polônia é de 40 horas, geralmente distribuídas em cinco dias de 8 horas. O tempo total de trabalho, incluindo horas extras, não pode ultrapassar uma média de 48 horas por semana.

• Períodos de descanso: Os empregados devem ter pelo menos 11 horas consecutivas de descanso a cada dia e 35 horas consecutivas de descanso a cada semana.
• Intervalos: Se um empregado trabalhar mais de 6 horas por dia, ele tem direito a uma pausa remunerada de 15 minutos.

Horas extras só são permitidas para necessidades especiais e imprevistas do empregador. O limite anual geral para horas extras é de 150 horas. O pagamento por horas extras é calculado como um adicional sobre o salário regular do empregado:

Feriados públicos & regionais

Os empregados na Polônia têm direito a folga remunerada em feriados públicos. Existem 13 feriados públicos na Polônia.

Aqui estão os feriados públicos para 2025:

Contratação de contractors na Polônia

Você também pode contratar contractors independentes na Polônia. Isso oferece flexibilidade e pode ser uma boa maneira de acessar habilidades especializadas para projetos específicos. Diferentemente dos empregados, os contractors independentes são indivíduos autônomos que trabalham sob um contrato de direito civil, frequentemente um acordo business-to-business (B2B). Eles são responsáveis por seus próprios impostos e contribuições para a seguridade social.

No entanto, é preciso cuidado com a má classificação. Se a relação de trabalho com um contractor parecer muito com uma relação de emprego tradicional, as autoridades podem reclassificá-lo como empregado. Isso pode resultar em penalidades financeiras significativas, incluindo pagamentos retroativos de seguridade social e impostos.

Sinais de uma relação de emprego incluem:

• O trabalho é realizado sob sua supervisão direta.
• Você define os horários e o local de trabalho específicos.
• O trabalho é contínuo e não baseado em projetos.

Um Employer of Record (EOR) pode ajudar a evitar esses riscos. Um EOR emprega legalmente o trabalhador em seu nome, assumindo toda a responsabilidade legal pelo cumprimento da legislação trabalhista polonesa. Isso inclui gerenciar folha de pagamento, impostos, benefícios e contratos de trabalho. Usar um EOR garante que seus trabalhadores sejam classificados corretamente e que você esteja totalmente em conformidade com todas as regulamentações locais, permitindo que você se concentre na gestão do trabalho diário de sua equipe sem dores de cabeça legais.

Entender a compensação e a folha de pagamento na Polônia é simples. O sistema é baseado em um ciclo de pagamento mensal e uma estrutura de imposto de renda progressivo. Como empregador, você lida com a retenção de impostos e contribuições para a seguridade social diretamente do salário do seu funcionário. Mudanças legislativas recentes significam que manter-se atualizado com as regulamentações é fundamental para permanecer em conformidade.

Ciclos de folha de pagamento & estrutura salarial

Na Polônia, você deve processar a folha de pagamento pelo menos uma vez por mês. Você precisa pagar seus funcionários até o 10º dia do mês seguinte ao período de pagamento. Embora não seja obrigatório por lei, é prática comum fornecer aos funcionários um contracheque detalhado, seja em papel ou eletronicamente.

A partir de 1º de janeiro de 2025, o salário mínimo nacional é de PLN 4.666 por mês. Para trabalhadores por hora, o mínimo é PLN 30,50 por hora.

Horas extras & mínimos

A semana de trabalho padrão na Polônia é de 40 horas, com um dia de trabalho de 8 horas. Qualquer trabalho além dessas horas é considerado horas extras.

• Horas Extras Padrão: Você paga 150% da taxa regular por horas extras em dias de trabalho normais.
• Horas Extras Especiais: Você paga 200% da taxa regular por trabalho à noite, aos domingos ou em feriados públicos.

Há um limite de horas extras de 150 horas por ano civil.

Impostos e contribuições do empregador

Como empregador na Polônia, você é responsável por várias contribuições para a seguridade social. Estas são calculadas como uma porcentagem do salário bruto do seu funcionário. A contribuição total varia de 19,21% a 22,41%, dependendo da taxa de seguro contra acidentes para a sua categoria de negócio.

Impostos e deduções dos funcionários

Os funcionários também contribuem para a seguridade social e pagam imposto de renda pessoal (PIT), que você retém de seus salários.

Seguridade Social & Seguro de Saúde

Imposto de Renda Pessoal (PIT)

A Polônia utiliza um sistema de imposto progressivo. Uma isenção de imposto de PLN 30.000 por ano se aplica.

Na Polônia, o pacote de benefícios para seus funcionários é algo muito importante. É mais do que apenas um salário; reflete a cultura da sua empresa e como você valoriza sua equipe. Uma política sólida de benefícios e licença ajuda a atrair e reter os melhores talentos. Compreender o cenário local é fundamental, pois a Polônia possui uma base sólida de requisitos estatutários e uma demanda crescente por benefícios extras.

Licença Estatutária

A legislação trabalhista polonesa prevê vários tipos de licença obrigatória para os funcionários.

• Licença Anual: Os funcionários têm direito a licença anual remunerada. A quantidade depende do tempo de serviço. Se tiverem trabalhado por menos de 10 anos, recebem 20 dias. Após 10 anos de emprego, esse valor aumenta para 26 dias.
• Licença por Doença: Quando um funcionário está doente, ele tem direito a licença médica remunerada. O empregador paga 80% do salário do funcionário pelos primeiros 33 dias de doença. Após isso, o Instituto de Seguridade Social (ZUS) assume os pagamentos.
• Licença de Maternidade e Parental: A Polônia oferece uma licença parental generosa. A duração da licença de maternidade depende do número de filhos nascidos, variando de 20 a 37 semanas. Os pais podem tirar duas semanas de licença paternidade.
• Licença de Cuidados: Os funcionários podem tirar até cinco dias de licença não remunerada por ano para fornecer cuidados pessoais ou apoio a um parente ou pessoa que vive na mesma residência.

Feriados Públicos & Feriados Regionais

A Polônia observa 13 feriados públicos. Se um feriado público cair em um domingo, ele não é transferido para a segunda-feira seguinte.

Benefícios Suplementares Típicos

Para se destacar, muitas empresas oferecem benefícios além dos requisitos legais.

Como um EOR Pode Ajudar na Configuração de Benefícios

Configurar um pacote de benefícios competitivo e em conformidade em um novo país pode ser complexo. Um Employer of Record (EOR) simplifica esse processo significativamente.

Um EOR atua como o empregador legal de sua equipe na Polônia. Isso significa que eles cuidam de todos os aspectos administrativos e legais do emprego, incluindo benefícios.

Veja como um EOR pode ajudar:

• Garantir Conformidade: Um EOR conhece profundamente as leis trabalhistas da Polônia. Eles garantem que seu pacote de benefícios atenda a todos os requisitos estatutários, desde contribuições para a seguridade social até cálculos corretos de licença, evitando problemas legais.
• Administrar Benefícios: O EOR gerencia todo o processo de administração de benefícios. Isso inclui inscrever os funcionários em programas obrigatórios como ZUS (seguro social) e PPK (planos de pensão).
• Oferecer Benefícios Competitivos: Os EORs têm conhecimento do mercado local. Podem aconselhar sobre quais benefícios suplementares são populares e atrairão os melhores talentos na Polônia, como seguro de saúde privado ou cartões esportivos. Também podem oferecer acesso a tarifas melhores para esses benefícios.
• Simplificar a Folha de Pagamento: Todas as contribuições e deduções de benefícios são tratadas através do sistema de folha de pagamento do EOR. Você recebe uma única fatura clara a cada mês, o que simplifica sua contabilidade.
• Economizar Tempo e Recursos: Ao terceirizar a gestão de benefícios para um EOR, você libera sua equipe para focar nos objetivos principais do seu negócio. Você não precisa se tornar um especialista em leis trabalhistas polonesas ou criar uma entidade local para contratar.

Quando um contrato de trabalho termina na Polônia, você precisa seguir regras específicas. Você pode rescindir um contrato por acordo mútuo, com aviso prévio ou sem aviso em casos de má conduta grave. Para contratos por tempo indeterminado, é necessário fornecer uma justificativa por escrito para a rescisão. Após o término do emprego, você deve fornecer ao funcionário um Certificado de Emprego e desregistrá-lo da Autoridade de Seguridade Social (ZUS).

Períodos de aviso prévio

Você deve fornecer aos funcionários um aviso prévio por escrito antes do término do contrato. A duração desse período depende do tempo que o funcionário trabalhou na sua empresa.

Para funcionários com contrato de experiência, o período de aviso prévio é mais curto, variando de 3 dias a 2 semanas.

Indenização por demissão

A indenização por demissão é obrigatória na Polônia quando você rescinde um funcionário por motivos não relacionados ao desempenho dele. Isso se aplica a empresas com 20 ou mais funcionários. O valor da indenização depende do tempo de serviço do funcionário.

Como a Rivermate lida com saídas em conformidade

Navegar pelas rescisões de funcionários em um país diferente pode ser complexo. Garantimos que cada desligamento seja realizado corretamente e em conformidade com as leis trabalhistas polonesas.

Veja como gerenciamos o processo:

• Documentação: Preparamos todos os documentos necessários para a rescisão, incluindo o aviso de rescisão e o Certificado de Emprego.
• Folha de pagamento final: Garantimos que todos os pagamentos finais, incluindo salários pendentes, pagamento de férias e indenizações, sejam calculados corretamente e pagos pontualmente.
• Seguridade Social: Cuidamos do processo formal de desregistro do funcionário na Autoridade de Seguridade Social (ZUS).
• Orientação: Fornecemos orientações claras ao longo de todo o processo para garantir que você compreenda suas obrigações e os direitos do funcionário.

Gerenciamos esses detalhes para que você possa focar no seu negócio.

Obter os vistos e permissões de trabalho corretos para a Polônia é essencial se você não for cidadão de um país da UE ou do EEE. O processo envolve tanto o funcionário quanto o empregador. Normalmente, seu empregador na Polônia deve primeiro solicitar uma permissão de trabalho para você. Uma vez aprovada, você pode então solicitar um visto em seu país de origem para entrar e trabalhar na Polônia.

Realidades de vistos de emprego e patrocínio

Um Employer of Record (EOR) pode ser seu empregador legal na Polônia e patrocinar sua permissão de trabalho. Essa é uma rota prática se sua empresa não possuir sua própria entidade legal no país. O EOR cuida do processo de solicitação e garante que tudo esteja em conformidade com a legislação polonesa.

O que um EOR pode patrocinar:

• Permissão de Trabalho (Tipo A): Este é o permissão mais comum para indivíduos que trabalham para um empregador registrado na Polônia, incluindo um EOR.
• Visto Nacional (Tipo D): Após obter a permissão de trabalho, o EOR fornece os documentos necessários para você solicitar este visto de longa duração, que permite viver e trabalhar na Polônia por mais de 90 dias.

Um EOR assume as responsabilidades legais de ser seu empregador. Eles gerenciam a folha de pagamento, impostos e garantem que seu contrato de trabalho atenda aos padrões locais. Isso simplifica o processo para você e sua empresa.

No entanto, um EOR geralmente não pode patrocinar permissões para atividades fora de uma relação de emprego padrão. Por exemplo, eles normalmente não lidam com vistos de freelancer ou empreendedor, que são destinados àqueles que desejam estabelecer seu próprio negócio na Polônia.

Conformidade em viagens de negócios

Para visitas de curto prazo à Polônia, você provavelmente usará um visto Schengen do tipo C. Este visto é para reuniões de negócios, negociações ou conferências, não para trabalho produtivo.

Aqui está o que você precisa saber:

• Regra 90/180: Você pode permanecer na Área Schengen, que inclui a Polônia, por até 90 dias dentro de qualquer período de 180 dias.
• Atividades Permitidas: Viagens de negócios são para participar de reuniões, treinamentos e outras atividades não relacionadas ao trabalho. Você não pode realizar trabalhos que seriam feitos por um funcionário polonês.
• Sem Trabalho Permitido: É ilegal trabalhar com um visto de negócios ou durante uma estadia isenta de visto. Isso pode resultar em multas e futuras proibições de viagem tanto para você quanto para seu empregador.

Sempre seja claro sobre o propósito de sua viagem. Se suas atividades puderem ser consideradas trabalho, você precisa de uma permissão de trabalho adequada e de um visto. Confiar em vistos de negócios de curto prazo para trabalhar representa um risco de conformidade.