Employer of Record in Polônia

Um Employer of Record (EOR) na Polônia emprega legalmente seus trabalhadores em seu nome. Isso significa que o EOR cuida de todas as tarefas de RH locais, como folha de pagamento, impostos, benefícios e conformidade com as leis trabalhistas polonesas. Você ainda gerencia o trabalho diário do seu funcionário, mas o EOR cuida das obrigações legais e administrativas. Isso permite que você contrate talentos na Polônia sem precisar estabelecer uma entidade local. Fornecedores como Rivermate tornam esse processo simples.

Como funciona um Employer of Record (EOR) na Polônia

Usar um EOR na Polônia simplifica o processo de contratação. Aqui está como geralmente funciona:

• Você Encontra o Candidato: Você recruta e seleciona a pessoa que deseja contratar na Polônia.
• O EOR Contrata: O EOR contrata legalmente o funcionário sob sua entidade polonesa. Eles criam um contrato de trabalho compatível com as leis locais.
• Integração: O EOR gerencia o processo de onboarding. Eles coletam os documentos necessários, configuram a folha de pagamento e inscrevem o funcionário na seguridade social obrigatória (ZUS) e benefícios.
• Gestão do Dia a Dia: Você gerencia as tarefas diárias, projetos e desempenho do seu funcionário. O funcionário trabalha para sua empresa, assim como qualquer outro membro da equipe.
• Folha de Pagamento e Conformidade: O EOR cuida de toda a folha de pagamento, retenções de impostos e contribuições para a seguridade social a cada mês. Eles garantem que tudo esteja em conformidade com as regulamentações polonesas.
• Suporte Contínuo de RH: O EOR fornece suporte contínuo para questões de RH, incluindo licença remunerada, licença médica e gestão de despesas.
• Rescisão: Se você precisar desligar um funcionário, o EOR gerencia o processo em conformidade com a legislação trabalhista polonesa, minimizando riscos legais para você.

Por que usar um Employer of Record na Polônia

Usar um EOR na Polônia é uma solução prática para empresas que desejam contratar talentos poloneses sem o custo e a complexidade de estabelecer uma entidade legal no país. Permite que você entre no mercado de forma rápida e em conformidade, economizando tempo e recursos. Você pode testar o mercado, contratar para projetos específicos ou construir uma equipe distribuída com muito menor risco.

Aqui estão alguns benefícios principais:

• Entrada Rápida no Mercado: Contrate funcionários na Polônia em dias, não meses. Você pode integrar talentos sem esperar para registrar uma empresa local.
• Conformidade Legal: Os EORs são especialistas em legislação trabalhista polonesa. Eles garantem que seus contratos de trabalho, folha de pagamento e benefícios atendam aos requisitos legais estabelecidos por autoridades como a Instituição de Seguridade Social (ZUS) (https://www.zus.pl/en).
• Custos Reduzidos: Evite despesas significativas relacionadas à criação e manutenção de uma entidade legal. Isso inclui honorários legais, custos contábeis e despesas administrativas.
• Folha de Pagamento e Impostos Simplificados: O EOR gerencia todos os aspectos da folha de pagamento, incluindo cálculo de salários, retenção de impostos e contribuições para a seguridade social.
• Acesso a Benefícios: Seus funcionários na Polônia podem receber pacotes de benefícios competitivos, administrados pelo EOR.
• Risco Minimizados: O EOR assume a responsabilidade legal pelo emprego, reduzindo sua exposição a riscos de conformidade e possíveis penalidades.

Rivermate's modelo de precificação transparente elimina a complexidade com uma única taxa mensal competitiva por funcionário. Ao contrário dos provedores tradicionais de PEO, nossa precificação em Polônia inclui suporte abrangente de RH, administração de benefícios, gestão de conformidade e acesso ao nosso painel proprietário para análises em tempo real da força de trabalho. Sem custos ocultos, sem taxas de configuração — apenas uma precificação direta que cresce com as necessidades do seu negócio, assegurando total conformidade legal em Polônia.

Contratar na Polônia significa aproveitar uma economia forte e em crescimento bem no coração da Europa. O país possui uma força de trabalho qualificada, especialmente nos setores de TI, manufatura e serviços empresariais. Você perceberá que muitos profissionais têm habilidades avançadas em inglês, facilitando sua integração em equipes internacionais. A Polônia faz parte da União Europeia, o que significa que suas leis trabalhistas estão bem desenvolvidas e oferecem proteções sólidas aos empregados. Isso torna importante seguir todas as regras ao contratar aqui.

Contratos de trabalho & cláusulas obrigatórias

Ao contratar um empregado na Polônia, é necessário um contrato de trabalho formal. Embora acordos verbais possam ser tecnicamente aceitáveis, você deve fornecer ao empregado uma confirmação por escrito de seus principais termos dentro de sete dias a partir da data de início. Sempre é melhor ter um contrato assinado e por escrito desde o primeiro dia. Se você estiver contratando alguém que não fala polonês, pode criar um contrato bilíngue, mas a versão em polonês será sempre a legalmente vinculante em caso de divergências.

Existem três tipos principais de contratos de trabalho na Polônia:

• Contrato de período de experiência: Este é um contrato de curto prazo para verificar se o empregado é adequado para a função. Pode durar no máximo três meses.
• Contrato por prazo determinado: Este contrato tem uma data de término específica. Você pode conceder ao empregado no máximo três contratos por prazo determinado, e o período total de emprego nesses contratos não pode exceder 33 meses. Após isso, o empregado é automaticamente considerado como tendo um contrato permanente.
• Contrato por tempo indeterminado: Este é um contrato de trabalho permanente, sem data de término. Oferece a maior segurança de emprego para o empregado.

Todo contrato de trabalho na Polônia deve incluir esses detalhes principais:

• Partes do acordo: Os nomes completos de você (empregador) e do empregado.
• Tipo de contrato: Declare claramente se é para período de experiência, por prazo determinado ou por tempo indeterminado.
• Data do acordo: A data em que o contrato é assinado.
• Data de início: O dia em que o empregado começará a trabalhar.
• Tipo de trabalho: Uma descrição do cargo e das funções do empregado.
• Local de trabalho: Onde o empregado estará baseado.
• Detalhes do salário: O salário bruto e seus componentes.
• Horário de trabalho: A rotina diária e semanal de trabalho prevista.

Períodos de experiência

Um período de experiência na Polônia é uma forma de você e um novo empregado testarem a relação de trabalho. É um tipo de contrato de trabalho separado, não apenas uma cláusula em um contrato permanente. O período máximo de experiência é de três meses. Geralmente, você não pode usar um período de experiência mais de uma vez para o mesmo empregado na mesma função.

O comprimento do período de experiência pode depender do tempo previsto para o contrato seguinte:

• 1 mês: Para um contrato de prazo fixo planejado com menos de 6 meses.
• 2 meses: Para um contrato de prazo fixo planejado com pelo menos 6 meses, mas menos de 12 meses.

Durante o período de experiência, os prazos de aviso para rescisão são mais curtos do que para outros contratos:

• 3 dias úteis: Se o período de experiência for menor que 2 semanas.
• 1 semana: Se o período de experiência for maior que 2 semanas, mas menor que 3 meses.
• 2 semanas: Se o período de experiência for de 3 meses.

Horas de trabalho & horas extras

A semana de trabalho padrão na Polônia é de 40 horas, geralmente distribuídas em cinco dias de 8 horas. O tempo total de trabalho, incluindo horas extras, não pode ultrapassar uma média de 48 horas por semana.

• Períodos de descanso: Os empregados devem ter pelo menos 11 horas consecutivas de descanso a cada dia e 35 horas consecutivas de descanso a cada semana.
• Intervalos: Se um empregado trabalhar mais de 6 horas em um dia, tem direito a um intervalo remunerado de 15 minutos.

As horas extras só são permitidas para necessidades especiais e imprevistas do empregador. O limite anual geral para horas extras é de 150 horas. O pagamento por horas extras é calculado como um adicional sobre o salário regular do empregado:

Feriados públicos & regionais

Os empregados na Polônia têm direito a folga remunerada em dias de feriados públicos. Há 13 feriados públicos na Polônia.

Aqui estão os feriados públicos para 2025:

Contratação de Contractors na Polônia

Você também pode contratar contractors independentes na Polônia. Isso oferece flexibilidade e pode ser uma boa maneira de acessar habilidades especializadas para projetos específicos. Ao contrário dos empregados, os Contractors são indivíduos autônomos que trabalham sob um contrato de direito civil, muitas vezes um acordo B2B (business-to-business). Eles são responsáveis pelos seus próprios impostos e contribuições para a seguridade social.

No entanto, é necessário tomar cuidado com a classificação incorreta. Se a relação de trabalho com um contractor parecer muito com uma relação empregatícia tradicional, as autoridades podem reclassificá-lo como empregado. Isso pode resultar em penalidades financeiras significativas, incluindo pagamentos retroativos de seguridade social e impostos.

Sinais de uma relação de emprego incluem:

• O trabalho é realizado sob sua supervisão direta.
• Você define horários e local específicos de trabalho.
• O trabalho é contínuo e não baseado em projeto.

Um Employer of Record (EOR) pode ajudar você a evitar esses riscos. Um EOR emprega legalmente o trabalhador em seu nome, assumindo toda a responsabilidade legal pelo cumprimento da legislação trabalhista polonesa. Isso inclui gerenciar folha de pagamento, impostos, benefícios e contratos de trabalho. Utilizar um EOR garante que seus trabalhadores sejam classificados corretamente e que você esteja totalmente em conformidade com todas as regulamentações locais, permitindo que você foque na gestão diária de sua equipe sem complicações jurídicas.

Entender a compensação e a folha de pagamento na Polônia é simples. O sistema é baseado em um ciclo de pagamento mensal e uma estrutura de imposto de renda progressivo. Como empregador, você trata as retenções de impostos e contribuições para a segurança social diretamente do salário do seu funcionário. Mudanças legislativas recentes fazem com que manter-se atualizado com as regulamentações seja fundamental para permanecer em conformidade.

Ciclos de folha de pagamento e estrutura salarial

Na Polônia, você deve processar a folha de pagamento pelo menos uma vez por mês. É necessário pagar seus funcionários até o 10º dia do mês subsequente ao período de pagamento. Embora não seja obrigatório por lei, é prática comum fornecer aos funcionários um recibo de pagamento detalhado, seja em papel ou eletronicamente.

A partir de 1º de janeiro de 2026, o salário mínimo nacional é de PLN 4.806 por mês. Para trabalhadores por hora, o mínimo é de PLN 31,40 por hora.

Horas extras & mínimos

A jornada padrão na Polônia é de 40 horas por semana, com um dia de trabalho de 8 horas. Qualquer trabalho além dessas horas é considerado horas extras.

• Horas Extras Padrão: Você paga 150% da taxa regular por horas extras em dias úteis normais.
• Horas Extras Especiais: Você paga 200% da taxa regular por trabalho à noite, aos domingos ou em feriados públicos.

Há um limite de 150 horas extras por ano civil.

Impostos e contribuições do empregador

Como empregador na Polônia, você é responsável por várias contribuições para a segurança social. Estas são calculadas como uma porcentagem do salário bruto do seu funcionário. A contribuição total varia de 19,21% a 22,41%, dependendo da taxa de seguro de acidente para a sua categoria de negócio.

Impostos e deduções dos funcionários

Os funcionários também contribuem para a segurança social e pagam imposto de renda pessoal (PIT), do qual você é responsável por reter de seus salários.

Segurança Social & Seguro Saúde

Imposto de Renda Pessoal (PIT)

A Polônia usa um sistema de imposto progressivo. Uma isenção fiscal de PLN 30.000 por ano se aplica.

Na Polônia, o pacote de benefícios para seus funcionários é algo de grande importância. É mais do que apenas um salário; reflete a cultura da sua empresa e como você valoriza sua equipe. Uma política sólida de benefícios e licença ajuda a atrair e reter os melhores talentos. Compreender o panorama local é fundamental, pois a Polônia possui uma base sólida de requisitos estatutários e uma demanda crescente por benefícios adicionais.

Licença Estatutária

A legislação trabalhista polonesa prevê vários tipos de licença obrigatória para os funcionários.

• Licença Anual: Os funcionários têm direito a licença anual remunerada. A quantidade depende da sua experiência de trabalho. Se trabalharem por menos de 10 anos, recebem 20 dias. Após 10 anos de emprego, esse valor aumenta para 26 dias.
• Licença por Doença: Quando um funcionário está doente, ele tem direito a licença por doença remunerada. O empregador paga 80% do salário do funcionário nos primeiros 33 dias de enfermidade. Após isso, o Instituto de Seguridade Social (ZUS) assume os pagamentos.
• Licença Maternidade e Parental: A Polônia oferece uma licença parental generosa. A licença maternidade varia de acordo com o número de filhos nascidos, indo de 20 a 37 semanas. Os pais podem tirar duas semanas de licença paternidade.
• Licença de Cuidador: Os funcionários podem tirar até cinco dias de licença de cuidador não remunerada por ano para fornecer cuidados pessoais ou apoio a um parente ou pessoa que vive na mesma residência.

Feriados Nacionais e Regionais

A Polônia observa 13 feriados nacionais. Se um feriado cair em um domingo, ele não é transferido para a segunda-feira seguinte.

Benefícios Suplementares Típicos

Para se destacar, muitas empresas oferecem benefícios além dos requisitos legais.

Como um EOR Pode Ajudar na Configuração dos Benefícios

Configurar um pacote de benefícios competitivo e em conformidade em um novo país pode ser complexo. Um Employer of Record (EOR) simplifica esse processo de forma significativa.

Um EOR atua como o empregador legal dos seus funcionários na Polônia. Isso significa que eles cuidam de todos os aspectos administrativos e legais do emprego, incluindo os benefícios.

Veja como um EOR pode ajudar:

• Garantir Conformidade: Um EOR conhece profundamente as leis trabalhistas da Polônia. Eles garantem que seu pacote de benefícios atende a todos os requisitos estatutários, desde contribuições para a previdência social até os cálculos corretos de licença, evitando problemas legais.
• Administrar Benefícios: O EOR gerencia todo o processo de administração de benefícios. Isso inclui inscrever os funcionários em programas obrigatórios como ZUS (seguro social) e PPK (planos de aposentadoria).
• Oferecer Benefícios Competitivos: Os EORs possuem conhecimento do mercado local. Podem aconselhar sobre quais benefícios suplementares são populares e atrativos para os melhores talentos na Polônia, como seguro saúde privado ou cartões esportivos. Muitas vezes, também podem oferecer acesso a tarifas melhores para esses benefícios.
• Simplificar a Folha de Pagamento: Todas as contribuições e deduções para benefícios são tratadas através do sistema de folha de pagamento do EOR. Você recebe uma única fatura clara a cada mês, o que simplifica sua contabilidade.
• Economizar Tempo e Recursos: Ao terceirizar a gestão de benefícios para um EOR, você libera sua equipe para focar em seus objetivos comerciais principais. Você não precisa se tornar um especialista em leis trabalhistas polonesas ou criar uma entidade local para contratar.

Quando um contrato de trabalho termina na Polônia, você precisa seguir regras específicas. Você pode rescindir um contrato por acordo mútuo, com aviso prévio ou sem aviso em casos de má conduta grave. Para contratos por tempo indeterminado, é necessário fornecer uma justificativa por escrito para a rescisão. Após o término do emprego, você deve fornecer ao funcionário um Certificado de Emprego e desregistrá-lo da Autoridade de Seguridade Social (ZUS).

Períodos de aviso prévio

Você deve fornecer aos funcionários um aviso prévio por escrito antes do término do contrato. A duração desse período depende do tempo que o funcionário trabalhou na sua empresa.

Para funcionários com contrato de experiência, o período de aviso prévio é mais curto, variando de 3 dias a 2 semanas.

Indenização por demissão

A indenização por demissão é obrigatória na Polônia quando você rescinde um funcionário por motivos não relacionados ao desempenho dele. Isso se aplica a empresas com 20 ou mais funcionários. O valor da indenização depende do tempo de serviço do funcionário.

Como a Rivermate lida com saídas em conformidade

Navegar pelas rescisões de funcionários em um país diferente pode ser complexo. Garantimos que cada desligamento seja realizado corretamente e em conformidade com as leis trabalhistas polonesas.

Veja como gerenciamos o processo:

• Documentação: Preparamos todos os documentos necessários para a rescisão, incluindo o aviso de rescisão e o Certificado de Emprego.
• Folha de pagamento final: Garantimos que todos os pagamentos finais, incluindo salários pendentes, pagamento de férias e indenizações, sejam calculados corretamente e pagos pontualmente.
• Seguridade Social: Cuidamos do processo formal de desregistro do funcionário na Autoridade de Seguridade Social (ZUS).
• Orientação: Fornecemos orientações claras ao longo de todo o processo para garantir que você compreenda suas obrigações e os direitos do funcionário.

Gerenciamos esses detalhes para que você possa focar no seu negócio.

Obter os vistos e permissões de trabalho corretos para a Polônia é essencial se você não for cidadão de um país da UE ou do EEE. O processo envolve tanto o funcionário quanto o empregador. Normalmente, seu empregador na Polônia deve primeiro solicitar uma permissão de trabalho para você. Uma vez aprovada, você pode então solicitar um visto em seu país de origem para entrar e trabalhar na Polônia.

Realidades de vistos de emprego e patrocínio

Um Employer of Record (EOR) pode ser seu empregador legal na Polônia e patrocinar sua permissão de trabalho. Essa é uma rota prática se sua empresa não possuir sua própria entidade legal no país. O EOR cuida do processo de solicitação e garante que tudo esteja em conformidade com a legislação polonesa.

O que um EOR pode patrocinar:

• Permissão de Trabalho (Tipo A): Este é o permissão mais comum para indivíduos que trabalham para um empregador registrado na Polônia, incluindo um EOR.
• Visto Nacional (Tipo D): Após obter a permissão de trabalho, o EOR fornece os documentos necessários para você solicitar este visto de longa duração, que permite viver e trabalhar na Polônia por mais de 90 dias.

Um EOR assume as responsabilidades legais de ser seu empregador. Eles gerenciam a folha de pagamento, impostos e garantem que seu contrato de trabalho atenda aos padrões locais. Isso simplifica o processo para você e sua empresa.

No entanto, um EOR geralmente não pode patrocinar permissões para atividades fora de uma relação de emprego padrão. Por exemplo, eles normalmente não lidam com vistos de freelancer ou empreendedor, que são destinados àqueles que desejam estabelecer seu próprio negócio na Polônia.

Conformidade em viagens de negócios

Para visitas de curto prazo à Polônia, você provavelmente usará um visto Schengen do tipo C. Este visto é para reuniões de negócios, negociações ou conferências, não para trabalho produtivo.

Aqui está o que você precisa saber:

• Regra 90/180: Você pode permanecer na Área Schengen, que inclui a Polônia, por até 90 dias dentro de qualquer período de 180 dias.
• Atividades Permitidas: Viagens de negócios são para participar de reuniões, treinamentos e outras atividades não relacionadas ao trabalho. Você não pode realizar trabalhos que seriam feitos por um funcionário polonês.
• Sem Trabalho Permitido: É ilegal trabalhar com um visto de negócios ou durante uma estadia isenta de visto. Isso pode resultar em multas e futuras proibições de viagem tanto para você quanto para seu empregador.

Sempre seja claro sobre o propósito de sua viagem. Se suas atividades puderem ser consideradas trabalho, você precisa de uma permissão de trabalho adequada e de um visto. Confiar em vistos de negócios de curto prazo para trabalhar representa um risco de conformidade.