Penalidades para Empregadores que entregam formulários W-2 atrasados ao IRS

Não é tão comum os empregadores esquecerem de entregar seus formulários W2 ao IRS até o prazo de 31 de janeiro. Mas pode acontecer, e se acontecer, você precisa saber com o que está lidando.

O não cumprimento das obrigações é tratado de forma bastante rigorosa pelo IRS porque eles desejam desencorajar essa prática, portanto, infelizmente, haverá penalidades por atraso na entrega. Investigamos os tipos de penalidades que você pode esperar pagar, quanto tempo tem para corrigir o problema e quais passos pode tomar para evitar penalidades no futuro.

Principais Pontos de Destaque

• Os empregadores devem entregar os formulários W2 ao IRS até 31 de janeiro para evitar pagar penalidades.
• As penalidades por atraso na entrega variam entre $60 - $340 por formulário. Autos de infração por negligência intencional ultrapassam $680 por formulário.

Por que é importante entregar o formulário W2 até o prazo?

O formulário W2 é a principal declaração de salários e impostos exigida pelo Internal Revenue Service (IRS) e pela Social Security Administration (SSA). A declaração mostra o imposto de renda, o imposto de seguridade social e o imposto do Medicare que foram retidos dos salários dos empregados durante um determinado ano fiscal. Essas agências federais conciliam os números de reporte de salários e retenção de impostos com base nesses relatórios.

Se o problema se estender ao não fornecimento de um W2 ao empregado até o prazo, então as declarações de imposto de renda pessoais também não podem ser concluídas.

Quem consegue imaginar a disrupção que isso causa quando os empregadores não entregam os formulários W2 a tempo? Não apenas o IRS e a SSA não podem concluir o ano fiscal rapidamente, como os empregados precisam enviar formulários alternativos, podendo também pagar penalidades por atraso na entrega se não estiverem cientes de procedimentos alternativos.

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Por que você deve pagar penalidades por atrasos nas entregas do W2?

Da nossa discussão, as implicações das entregas atrasadas do W2 ficam mais claras. Por causarem disrupção em diversos processos governamentais, o IRS quer desencorajar o não cumprimento generalizado. As penalidades são uma resposta punitiva por não entrega ou entrega tardia. A teoria é que, quando as pessoas sentem no bolso, elas evitam erros futuros.

Por esse motivo, é improvável que você consiga evitar pagar penalidades por entregas tardias do W-2. O IRS aplica as regras de penalização de forma bastante consistente. Para transgressões graves e continuadas, o IRS pode até aplicar penalidades criminais, mas esses casos podem ser evitados simplesmente mantendo a conformidade.

Prazos exatos de entrega do formulário W2

O principal prazo de entrega do W2 é 31 de janeiro de cada ano. Se essa data cair em final de semana ou feriado público, geralmente é o primeiro dia útil após essa data. O IRS publica os prazos exatos para cada temporada fiscal, e esse prazo se aplica tanto para entregas físicas quanto eletrônicas. Os empregadores devem enviar as cópias do W2 aos empregados até essa mesma data.

Quem planeja solicitar uma prorrogação para o envio do W2 à SSA deve fazê-lo antes do prazo. Isso é feito usando o Formulário 8809, que se aplica ao envio de declarações de informações (W2, e 1099-NEC para contratados independentes incluídos). As prorrogações são por um período de 30 dias e só são concedidas por motivos específicos, como desastres naturais, incêndios ou doenças graves.

Penalidades potenciais por atrasos no envio do W2

Assim que o prazo de 31 de janeiro (ou outra data publicada) passar, penalidades são automaticamente acionadas sobre os W2 pendentes. É por isso que o envio pontual é tão crucial. Uma vez que você começa a incorrer em penalidades, pode esperar que elas cresçam até que envie as informações necessárias. É pouco provável que sejam dispensadas, e atrasos adicionais podem levar a ações mais severas.

As penalidades são calculadas por formulário e podem ser ajustadas pela inflação. As falhas na entrega de declarações de informações são penalizadas com base em uma estrutura escalonada. Basicamente, isso significa que quanto mais tempo você levar para entregar os formulários, mais você pagará de penalidades.

Prazo	Penalidade	Penalidade máxima
Entregue dentro de 30 dias após o prazo	$60 por formulário	$664.500 por ano. $232.500 para pequenas empresas.
31 dias - 1 de agosto	$130 por formulário	$1.993.500 por ano. $664.500 para pequenas empresas
Após 1 de agosto	$340 por formulário	$3.987.000 por ano.$1.329.000 para pequenas empresas
Negligência intencional	$680 por formulário	Sem limite superior

A polícia determina ‘negligência intencional’ usando vários critérios, incluindo:

• Se você tem histórico de entregas tardias do W2.
• Quão rapidamente o problema foi resolvido após a constatação de atraso.
• Resposta às solicitações do IRS para retificar o problema.
• Se foi tomada uma decisão empresarial intencional de pular a entrega do W2 para evitar outras obrigações financeiras. Isso é considerado muito grave e pode atrair penalidades, multas ou acusações separadas.

Se uma empresa puder demonstrar uma razão séria para o não cumprimento (desastre natural, morte do proprietário, doença grave, etc.) ou que um profissional fiscal forneceu informações incorretas, então o IRS não classificará o não cumprimento como negligência intencional.

Outras razões para penalidades relacionadas aos formulários W2

Há várias outras razões pelas quais penalidades podem ser emitidas contra entregas de W2. Geralmente, são erros relacionados à precisão do envio, pois eles interferem na fiscalização feita pelas autoridades federais.

• Número de identificação fiscal (TIN) ausente.
• Informação necessária ausente.
• Envio de formulários em papel quando é obrigatório o uso da entrega eletrônica.
• Falha em fornecer cópias aos empregados.
• Envio de formulários fraudulentos.

Um empregador pode enfrentar penalidades adicionais dispendiosas, dependendo do ocorrido. Por exemplo, informações incorretas podem ser corrigidas usando os formulários W2c e W3, devendo ser feitos o mais rápido possível após o prazo. Mas se o IRS identificar potencial fraude, a empresa pode ser penalizada civilmente e enfrentar processos criminais.

Para empresas que gerenciam empregados remotos (local ou globalmente), a conformidade com o W2 pode ser complexa. Ao fazer parceria com um Employer of Record, você pode transferir a responsabilidade regulatória para fora do seu negócio. Converse com um especialista da Rivermate sobre como isso funciona.

O que você pode fazer agora para corrigir atrasos na entrega do W2

Se você perdeu o prazo de entrega do W2, é preciso agir com firmeza. Não espere até a próxima temporada fiscal. Se puder corrigir o problema dentro de 30 dias após o prazo, pagará a penalidade menor de $60 por formulário vs. $340 ou mais.

1. Entregue dentro de 30 dias após o prazo

Envie suas W2 pendentes à Social Security Administration (SSA) o mais rápido possível (verificando se as informações estão corretas antes do envio). Recomenda-se neste momento usar o portal SSA Business Service Online para uma entrega rápida e confirmação de recebimento.
Ainda assim, você pagará uma multa de atraso de $60 por formulário, a menos que tenha solicitado e obtido uma prorrogação.

2. Entregue até 1 de agosto

Se você não conseguir fazer a entrega dentro do período inicial de 30 dias, seu próximo objetivo deve ser fazer uma entrega precisa até, no máximo, 1 de agosto. Se você não entregou as W2s aos empregados entre 31 de janeiro e o fim da temporada fiscal, essa deve ser sua prioridade. As penalidades agora serão de $130 por formulário, com um máximo de $1.993.500 e $664.500 para pequenas empresas. O valor aumenta substancialmente de acordo com o atraso.

A próxima etapa envolverá penalidades mais pesadas e uma possível auditoria para determinar as razões do não cumprimento. Essa fase deve ser evitada ao máximo, pois leva empregadores a grandes problemas.

3. Corrija erros nas entregas do W2

Se o problema estiver relacionado a informações incorretas ou omitidas, a rota mais fácil é enviar o formulário correto dentro de 30 dias após o prazo (mais cedo, se possível).

4. Impedir exposição repetida

Ao mesmo tempo em que resolve o problema atual, implemente estas etapas simples para evitar pagar penalidades:

• Faça uma reconciliação salarial pré-anual, garantindo que todas as informações estejam corretas. Sempre confira os W2 antes de enviar. Essa medida por si só pode evitar perdas financeiras.
• Verifique todos os TINs de empregados e contratados independentes antes do encerramento do ano.
• Designar uma pessoa responsável pelo envio do W2 e de outras declarações de informações, e responsabilizá-la pelos prazos estabelecidos.
• Use softwares de folha de pagamento que facilitem a preparação do W2 em formato aceito pelo SSA.

Conclusão

As penalidades por não ou atraso na entrega do W2 ao SSA acarretam sanções severas para os empregadores. Quanto mais tempo levar para corrigir a situação, maiores serão as penalidades que precisará pagar.

O objetivo principal é resolver o problema o quanto antes e responder rapidamente a qualquer comunicação do IRS decorrente do não cumprimento.

Para empregadores com situações específicas de emprego, como trabalhadores globais remotos (incluindo cidadãos dos EUA) e contratados independentes, uma solução existe na forma de um Employer of Record ou Contractor of Record, garantindo que toda conformidade regulatória seja atendida. Isso transferirá toda responsabilidade de entregas do W2 ou 1099-NEC para a sua empresa.

Perguntas frequentes: Penalidade por não envio do W2 pelo empregador

1. Um empregador pode ter problemas por não enviar o W2?

Sim, um empregador pode ser penalizado por não enviar até a data limite. As penalidades são aplicadas após o prazo, de forma escalonada. Quanto mais tempo os formulários permanecerem pendentes, maior será o valor da penalidade. Em casos de não cumprimento intencional ou negligente (definido como recusa consciente e deliberada de atender a uma solicitação), consequências mais graves podem ser tomadas.

2. O que acontece quando um empregador não envia um W2?

Um empregador é obrigado por lei a fornecer um W2 ao empregado até 31 de janeiro (ou data mais próxima). O empregado deve contatar o empregador após essa data sobre o formulário e, se não receber resposta, pode entrar em contato com o IRS pelo telefone 800-829-1040 após 15 de fevereiro. Se o formulário não for recebido até o prazo fiscal, use o Formulário 4852 para enviar as informações.

3. Quais formulários devem ser enviados ao IRS para contratados independentes?

O IRS exige que os empregadores enviem dois formulários diferentes para remuneração. Um para salários, chamado W2. O outro relacionado a contratados independentes é o Formulário 1099-NEC (compensação não empregatícia). O 1099-NEC deve ser enviado até 31 de janeiro e reporta pagamentos acima de $600 no ano fiscal. Se um contratado independente não enviou o formulário W9, será necessário fazer a retenção “backup” nos pagamentos e, posteriormente, enviar o Formulário 945 para relatar essa retenção.