Não é tão comum os empregadores esquecerem de entregar seus formulários W2 ao IRS até o prazo de 31 de janeiro. Mas pode acontecer, e se isso ocorrer, você precisa saber com o que está lidando.

O não cumprimento é tratado de forma bastante rigorosa pelo IRS porque eles querem desencorajá-lo, então, infelizmente, haverá penalidades por atraso na entrega. Investigamos os tipos de penalidades que você pode esperar pagar, quanto tempo tem para corrigir o problema e quais medidas pode tomar para evitar penalidades no futuro.

Principais pontos a destacar

• Os empregadores devem entregar os formulários W2 ao IRS até 31 de janeiro para evitar o pagamento de penalidades.
• As penalidades por atraso na entrega variam entre $60 - $340 por formulário. Multas por desconsideração intencional são de $680+ por formulário.

Por que é importante entregar o formulário W2 até o prazo?

O formulário W2 é a principal declaração de salários e impostos exigida pelo Internal Revenue Service (IRS) e a Social Security Administration (SSA). A declaração mostra o imposto de renda, imposto de seguridade social e imposto Medicare que foram retidos dos salários dos empregados durante um determinado ano fiscal. Essas agências federais reconciliam os números de reporte de salários e retenção de impostos com base nesses relatórios.

Se o problema se estender ao fato do empregador não fornecer um W2 ao empregado até o prazo, então as declarações de imposto pessoal também não podem ser concluídas.

Pode-se imaginar a disrupção que isso causa quando os empregadores não entregam os formulários W2 no prazo. Não apenas o IRS e a SSA não conseguem concluir o ano fiscal rapidamente, mas os empregados precisam enviar formulários alternativos, e também podem pagar penalidades por entrega tardia se não estiverem cientes de procedimentos alternativos.

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Por que você deve pagar penalidades por submissões tardias de W2?

Da nossa discussão, as implicações de declarações tardias de W2 ficam mais claras. Como causa disrupção em vários processos governamentais, o IRS quer desencorajar o não cumprimento generalizado. As penalidades são uma resposta punitiva pela não submissão ou submissão tardia. A teoria é que, quando as pessoas sentem na phenira, isso dificulta futuras violações.

Por essa razão, é improvável que você evite pagar penalidades por submissões tardias de W-2. O IRS é bastante consistente na aplicação das regras de penalidade. Para transgressões graves e contínuas, o próprio IRS pode até impor penalidades criminais, mas esses casos podem ser evitados simplesmente permanecendo em conformidade.

Prazos exatos para entrega do formulário W2

O principal prazo de entrega do W2 é 31 de janeiro de cada ano. Se esse dia cair em final de semana ou feriado público, geralmente é o primeiro dia útil após essa data. O IRS publica prazos exatos para cada temporada fiscal, e esse prazo se aplica tanto a entregas em papel quanto eletrônicas. Os empregadores devem enviar as cópias de W2 aos empregados até essa mesma data.

Quem planeja solicitar uma extensão para a entrega do W2 à SSA deve fazer isso antes do prazo. Isso é feito usando o Formulário 8809, que se aplica ao envio de declarações de informações (W2, e 1099-NEC para contractors independentes incluídos). As extensões são por um período de 30 dias e só são concedidas por razões específicas, como desastres naturais, incêndios ou doenças graves.

Penalidades potenciais por entrega atrasada de W2

Uma vez passado o prazo de 31 de janeiro (ou data publicada), penalidades são automaticamente aplicadas às W2 pendentes. É por isso que o envio pontual é tão crucial. Assim que começar a incorrer em penalidades, pode esperar que elas aumentem até que você envie as informações necessárias. É pouco provável que sejam isentas, e atrasos adicionais podem levar a ações mais sérias.

As penalidades são calculadas por formulário e podem ser ajustadas pela inflação. Falhas na entrega de declarações de informações são penalizadas com base em uma estrutura por níveis. Basicamente, isso significa que quanto mais tempo você deixar de enviar os formulários, mais você pagará em penalidades.

Prazo	Penalidade	Penalidade máxima
Enviado dentro de 30 dias após o prazo	$60 por formulário	<p>$664.500 por ano. </p><p> $232.500 para pequenas empresas.</p>
31 dias - 1º de agosto	$130 por formulário	<p>$1.993.500 por ano. </p><p>$664.500 para pequenas empresas.</p>
Após 1º de agosto	$340 por formulário	<p>$3.987.000 por ano.</p><p>$1.329.000 para pequenas empresas.</p>
Desconsideração deliberada	$680 por formulário	Sem limite superior

A IRS determina ‘desconsideração deliberada’ usando vários critérios, incluindo:

• Se você tem um histórico de submissões tardias de W2.
• Quão rapidamente o problema foi resolvido após ser constatado que a submissão de W2 foi tardia.
• Resposta às solicitações do IRS para retificar o problema.
• Se foi tomada uma decisão comercial deliberada de pular a submissão do W2 para evitar outras obrigações financeiras. Isso é considerado muito sério e pode atrair penalidades, multas ou acusações separadas.

Se uma empresa puder demonstrar uma razão séria para o não cumprimento (um desastre natural, falecimento do proprietário, doença grave, etc.), ou que um profissional de impostos forneceu informações incorretas, então o IRS não classificará o não cumprimento como desconsideração deliberada.

Outras razões para penalidades relacionadas aos formulários W2

Existem várias outras razões pelas quais penalidades podem ser aplicadas às submissões de W2. Geralmente, são erros relacionados à precisão da submissão, e são aplicadas porque interferem na elaboração de relatórios feita pelas autoridades federais.

• Número de identificação fiscal (TIN) ausente.
• Informação requerida ausente.
• Enviar formulários em papel quando é obrigatório fazer arquivo eletrônico.
• Não fornecer cópias aos empregados.
• Enviar formulários fraudulentos.

Um empregador pode enfrentar penalidades adicionais onerosas dependendo do ocorrido. Por exemplo, informações incorretas podem ser corrigidas usando os formulários W2c e W3, e devem ser feitos o mais rápido possível após o prazo. Mas se o IRS identificar fraude potencial, o negócio enfrenta penalidades civis e até processos criminais.

Para negócios que gerenciam empregados remotos (localmente ou globalmente), o compliance com W2 pode ser complexo. Ao fazer parceria com um Employer of Record, você pode transferir a conformidade regulatória para fora da sua empresa. Fale com um especialista da Rivermate sobre como isso funcionaria.

O que você pode fazer agora para corrigir envios tardios de W2

Se você perdeu o prazo de entrega do W2, é preciso agir decisivamente. Não espere até a próxima temporada fiscal. Se conseguir corrigir o problema dentro de 30 dias após o prazo, pagará a penalidade menor de $60 por formulário vs. $340 ou mais.

1. Enviar dentro de 30 dias após o prazo

Envie suas W2 pendentes à Social Security Administration (SSA) o quanto antes (verificando se as informações estão corretas antes de enviar). Recomenda-se que, neste momento, você use o portal SSA Business Service Online para uma submissão rápida e confirmação de recebimento. Você ainda pagará uma penalidade de entrega tardia de $60 por formulário, a menos que tenha solicitado e recebido uma extensão.

2. Envie até 1º de agosto

Se não puder cumprir o prazo de 30 dias, seu próximo objetivo urgente deve ser fazer uma entrega precisa até, no máximo, 1º de agosto. Se você ainda não emitiu formulários W2 aos empregados entre 31 de janeiro e o fim da temporada, deve priorizar isso. As penalidades agora serão de $130 por formulário, com um máximo de $1.993.500 ou $664.500 para pequenas empresas. O valor aumenta substancialmente para refletir o atraso.

A próxima etapa será o pagamento de penalidades mais pesadas e possivelmente uma auditoria para determinar as razões do não cumprimento. Essa etapa deve ser evitada ao máximo, pois leva os empregadores a uma situação bastante complicada.

3. Corrigir erros nas submissões de W2
Se o problema estiver relacionado a informações incorretas ou omitidas, o caminho mais fácil é enviar o formulário correto dentro de 30 dias após o prazo (ou mais cedo, se possível).

4. Evitar exposição repetida
Ao mesmo tempo em que corrige o problema atual, implemente essas etapas simples para evitar pagar penalidades de todo modo.

• Realize uma reconciliação da folha de pagamento antes do final do ano, garantindo que todas as informações estão corretas. Sempre revise cuidadosamente os W2 antes de enviar. Essa etapa sozinha pode evitar prejuízo financeiro.
• Verifique todos os TINs dos empregados e dos contratados independentes antes do fim do ano.
• Atribua a responsabilidade pelo envio dos W2 e outros retornos de informações a uma pessoa. Responsabilize essa pessoa pelo envio até os prazos estabelecidos.
• Use software de folha de pagamento que ajude a preparar o W2 em um formato aprovado pelo SSA.

Conclusão

As penalidades por não ou atrasar o envio do W2 ao SSA atraem penalidades punitivas substanciais para os empregadores. Quanto mais tempo demorar para corrigir o problema, maiores serão as penalidades a serem pagas.

O objetivo principal é resolver a questão o quanto antes e responder rapidamente a qualquer correspondência do IRS que seja acionada pelo não cumprimento.

Para empregadores com situações de emprego únicas, como trabalhadores remotos globais (incluindo cidadãos dos EUA) e contratados independentes, existe a possibilidade de uma solução na forma de um Employer of Record ou Contractor of Record, que garantirão que toda a conformidade regulatória seja cumprida. Isso tirará a responsabilidade pelas submissões de W2 ou 1099-NEC totalmente da sua empresa.

FAQs: Penalidade por empregador que não envia W2

1. Um empregador pode se complicar por não enviar o W2?

Sim, um empregador pode ter problemas por não enviar até a data estabelecida. Penalidades são aplicadas uma vez passado o prazo, de forma escalonada. Quanto mais tempo os formulários ficarem pendentes, maior será o valor da penalidade. Em caso de não conformidade intencional ou negligente (definida como recusa consciente e deliberada em atender a um pedido), consequências mais sérias podem ser tomadas.

2. O que acontece quando um empregador não envia um W2?

Um empregador tem obrigação legal de fornecer um W2 ao empregado até 31 de janeiro (ou data próxima estipulada). O empregado deve entrar em contato com o empregador após essa data sobre o formulário, e se não receber resposta, pode contactar o IRS pelo número 800-829-1040 após 15 de fevereiro. Se nenhum formulário for recebido até a data de início de declaração, use o Formulário 4852 para enviar informações.

3. Quais formulários devem ser enviados ao IRS para contractors independentes?

O IRS exige que os empregadores enviem dois formulários diferentes para a compensação. Um é o W2 para salários de empregados. O outro é o Formulário 1099-NEC (compensação de não empregados). O 1099-NEC deve ser enviado até 31 de janeiro, relatando pagamentos superiores a $600 no ano fiscal. Se um contratado independente não enviou o formulário W9, será necessário fazer a “retenção de backup” nos pagamentos, e posteriormente enviar o Formulário 945 para reportar isso.