Het landschap van thuiswerken in Oekraïne is de afgelopen jaren aanzienlijk geëvolueerd en is een gangbare praktijk geworden voor veel bedrijven. Dit wordt aangewakkerd door technologische vooruitgang en juridische hervormingen.

Juridisch Kader

De Wet van Oekraïne "Over Wijzigingen in Bepaalde Wetgevende Handelingen Betreffende het Verbeteren van de Juridische Regulering van Telewerken" (Wet nr. 1215-IX), die op 27 februari 2021 in werking trad, heeft het juridische kader voor thuiswerken in Oekraïne vastgesteld. Deze wet maakt onderscheid tussen twee primaire categorieën:

• Thuiswerken: Uitgevoerd vanaf een locatie buiten de bedrijfsruimte van de werkgever met behulp van informatie- en communicatietechnologieën.
• Huiswerk: Uitgevoerd vanuit het huis van de werknemer met behulp van hun eigen apparatuur.

De wet beschrijft verschillende belangrijke aspecten van thuiswerkregelingen:

• Rechten van Werknemers: Werknemers hebben het recht om thuiswerkregelingen aan te vragen, met name zwangere vrouwen, ouders met jonge kinderen en mensen met een handicap.
• Verplichtingen van Werkgevers: Werkgevers zijn verplicht om de voorwaarden van thuiswerken, inclusief werkschema, communicatiemethoden en prestatie-evaluatie, in het arbeidscontract te specificeren.
• Apparatuur en Kosten: De wet verplicht werkgevers niet expliciet om apparatuur te verstrekken of internet-/telefoonkosten voor thuiswerken te vergoeden. Echter, overeenkomsten binnen arbeidscontracten kunnen deze aspecten behandelen.
• Recht om los te koppelen: Thuiswerkers hebben het recht om buiten werktijden en tijdens rustperiodes los te koppelen.

Technologische Infrastructuur

Een robuuste technologische infrastructuur is cruciaal voor succesvol thuiswerken in Oekraïne. Belangrijke overwegingen zijn:

• Betrouwbare Internetverbinding: Zowel werkgevers als werknemers hebben toegang nodig tot snelle en stabiele internetverbindingen om naadloze communicatie en gegevensoverdracht te vergemakkelijken.
• Veilige Communicatietools: Veilige videoconferentieplatforms, instant messaging-applicaties en cloudgebaseerde samenwerkingshulpmiddelen zijn essentieel voor effectieve communicatie en projectbeheer.
• Gegevensbeveiligingsmaatregelen: Sterke gegevensversleuteling, toegangscontroles en cybersecurityprotocollen zijn noodzakelijk om gevoelige bedrijfsinformatie te beschermen tijdens het thuiswerken.

Verantwoordelijkheden van Werkgevers

Werkgevers in Oekraïne hebben verschillende verantwoordelijkheden met betrekking tot thuiswerken:

• Beleidsontwikkeling: Het creëren van een uitgebreid thuiswerkbeleid waarin verwachtingen, communicatieprotocollen, gegevensbeveiligingsmaatregelen en het recht om los te koppelen worden beschreven, is cruciaal.
• Training en Ondersteuning: Het bieden van training over thuiswerktools, gegevensbeveiligingspraktijken en effectieve communicatietechnieken kan de productiviteit en het welzijn van werknemers verbeteren.
• Prestatiemanagement: Het vaststellen van duidelijke prestatiemaatstaven en het regelmatig uitvoeren van prestatie-evaluaties zijn essentieel voor het effectief beheren van thuiswerkteams.
• Overwegingen voor Werkplekveiligheid: Hoewel er geen specifieke wettelijke richtlijnen zijn over ergonomie voor thuiswerken in Oekraïne, moeten werkgevers werknemers aanmoedigen om een veilige en gezonde werkruimte thuis te behouden.

De Oekraïense arbeidsmarkt biedt steeds meer verschillende flexibele werkopties naast de traditionele voltijdse werkgelegenheid. Deze opties geven werknemers de mogelijkheid om hun werk en privéleven effectiever in balans te brengen.

Deeltijdwerk

Deeltijdwerk is een flexibele werkregeling die werknemers in staat stelt om een verminderd rooster te werken in vergelijking met een voltijdse functie. Het Arbeidswetboek van Oekraïne (AWO) specificeert geen minimum of maximum aantal werkuren voor deeltijdposities. Het is cruciaal voor zowel de werkgever als de werknemer om duidelijke afspraken te maken over werkuren, compensatie (naar rato van het voltijdse salaris) en de geschiktheid voor voordelen (indien van toepassing) in een schriftelijk arbeidscontract.

Flexibele werktijden

Flexibele werktijden zijn een andere flexibele werkregeling die werknemers enige variatie in hun begin- en eindtijden binnen een vast dagelijks of wekelijks werkurenbereik toestaat. Deze regeling kan nuttig zijn voor het beheren van persoonlijke verplichtingen of boodschappen buiten de traditionele werkuren. Hoewel er geen specifieke wettelijke richtlijnen zijn voor flexibele werktijden in Oekraïne, kunnen werkgevers bedrijfsbeleid opstellen waarin kernwerkuren (wanneer iedereen beschikbaar moet zijn) en flexibele werkvensters worden beschreven.

Taakdeling

Taakdeling is een flexibele werkregeling die twee of meer werknemers in staat stelt om de verantwoordelijkheden van een enkele voltijdse positie te delen. Deze regeling kan een goede optie zijn voor degenen die een verminderde werkdruk zoeken of na een pauze weer aan het werk willen. Net als bij deeltijdwerk moeten compensatie en voordelen naar rato worden berekend en gedocumenteerd in een schriftelijke overeenkomst volgens het Arbeidswetboek van Oekraïne.

De opkomst van werken op afstand in Oekraïne vereist sterke maatregelen voor gegevensbescherming en privacy om zowel de informatie van werkgevers als werknemers te beschermen.

Verplichtingen van de Werkgever

De Wet van Oekraïne "Over Bescherming van Persoonsgegevens" (PDL) vormt de basis voor gegevensprivacy in Oekraïne. Werkgevers met werknemers op afstand hebben specifieke verplichtingen onder de PDL:

• Wettige Verwerking: Gegevensverzameling van werknemers, zowel op afstand als op kantoor, moet voldoen aan de principes van wettigheid, doelbinding en gegevensminimalisatie.
• Transparantie en Toestemming: Werknemers hebben het recht om geïnformeerd te worden over de verzamelde gegevens, het doel ervan en met wie ze worden gedeeld. Werkgevers moeten toestemming van werknemers verkrijgen voor gegevensverwerking.
• Beveiligingsmaatregelen: Werkgevers moeten passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen implementeren om persoonsgegevens te beschermen tegen ongeautoriseerde toegang, openbaarmaking, wijziging of vernietiging.

De Wet van Oekraïne "Over Wijzigingen in Bepaalde Wetgevende Handelingen Betreffende Verbetering van de Juridische Regulering van Telewerken" (Wet op Telewerken) benadrukt verder de verantwoordelijkheden van werkgevers in werkomgevingen op afstand:

• Duidelijke Communicatie: Werkgevers zijn verplicht om beveiligingsmaatregelen voor gegevens te specificeren in het arbeidscontract voor telewerkregelingen.

Rechten van Werknemers

De PDL geeft werknemers op afstand rechten op het gebied van gegevensprivacy:

• Toegang en Correctie: Werknemers hebben het recht om toegang te krijgen tot hun persoonlijke gegevens die door de werkgever worden bewaard en om correcties te verzoeken als deze onjuist zijn.
• Bezwaar en Beperking: Werknemers kunnen bezwaar maken tegen de verwerking van hun gegevens of verzoeken om beperkingen op het gebruik ervan.
• Gegevenswissing: Onder bepaalde omstandigheden kunnen werknemers verzoeken om verwijdering van hun persoonsgegevens.

Beste Praktijken voor Gegevensbeveiliging

Werkgevers en werknemers moeten samenwerken om gegevensbeveiliging in werkomgevingen op afstand te waarborgen. Hier zijn enkele beste praktijken:

• Bedrijfsbeleid: Stel een duidelijk gegevensbeschermingsbeleid op waarin acceptabel gegevensgebruik, opslagprotocollen en beveiligingsmaatregelen voor werken op afstand worden beschreven, in overeenstemming met de PDL.
• Veilige Apparatuur: Zorg ervoor dat werknemers toegang hebben tot veilige werkapparatuur met firewalls, antivirussoftware en versleuteling voor gegevens in rust en tijdens overdracht.
• Toegangscontroles: Implementeer sterke toegangscontroles om toegang tot gevoelige gegevens te beperken tot alleen geautoriseerd personeel.
• Training van Werknemers: Train werknemers in de beste praktijken voor gegevensbeveiliging, inclusief wachtwoordbeheer, bewustwording van phishing en het herkennen van verdachte activiteiten.
• Regelmatige Back-ups: Zorg voor regelmatige back-ups van gegevens om herstel te waarborgen in geval van gegevensinbreuken of verlies.

Door hun verplichtingen en rechten onder de Oekraïense gegevensbeschermingswetten te begrijpen en beste praktijken te implementeren, kunnen zowel werkgevers als werknemers op afstand werken aan een veilige en privacybewuste werkomgeving.