Hoe XbyX twee werknemers die naar Cyprus wilden verhuizen heeft behouden

Over XbyX

XbyX® – Women in Balance (chowa GmbH) is een in Berlijn gevestigd femtech-merk dat plantaardige voedingssupplementen, online videocursussen en deskundig begeleide bronnen aanbiedt voor vrouwen die door de perimenopauze en menopauze navigeren. Opgericht in 2019, verkoopt XbyX direct aan consumenten in Duitsland en Zwitserland, en heeft meer dan 250.000 klanten bediend.

De uitdaging

Toen een lid van het XbyX Marketingteam aan Josephin Hußmann, de Senior People & Culture Manager van het bedrijf, vertelde dat ze van plan was naar Cyprus te verhuizen, had Josephin een eenvoudige vraag te beantwoorden: laten ze haar gaan, of zoeken ze een manier om haar te behouden?

Voor de meeste bedrijven met hoofdkantoor in Berlijn betekende een medewerker die buiten Duitsland zou verhuizen historisch gezien het einde van de arbeidsrelatie. Er bestaat geen Duits salarismechanisme voor iemand die geen Duitse fiscaal inwoner meer is, en het opzetten van een lokale entiteit in een land waar je één persoon in dienst hebt, is zelden de moeite waard. De standaard, in afwezigheid van een andere optie, is om de medewerker te verliezen.

XbyX koos anders. Het bedrijf had geen eerdere ervaring met internationale hiring — hun team werkte volledig binnen Duitsland, met ongeveer een derde van de werknemers op afstand, maar altijd binnen de Duitse grenzen. Ze waren geen bedrijf dat internationale arbeidsinfrastructuur had opgebouwd. Ze wilden simpelweg de werknemer niet kwijt.

Hun eerste poging, met een van de grotere EOR-providers op de markt, eindigde zonder oplossing. Het proces verliep traag, betrok meerdere contactpersonen, en werd uiteindelijk geannuleerd omdat de provider de branche van XbyX als farmaceutisch had geclassificeerd — een onjuiste categorisering voor een femtech-supplementmerk. Het bedrijf had tijd verloren, geen duidelijkheid gekregen, en was opnieuw begonnen.

Wat stond er op het spel

Het meest directe risico was operationeel: zonder een conforme arbeidsregeling in Cyprus zou XbyX de werknemer verliezen. Er was geen juridische weg om haar op de Duitse loonkost te houden nadat ze was verhuisd en fiscaal inwoner in Cyprus was geworden.

Daarnaast wees Josephin op de blootstelling aan het vaste inrichting risico. Wanneer een Duits bedrijf een werknemer laat werken uit een ander land, kan het onbedoeld een belastingplichtige aanwezigheid — een vast inrichting — in dat land creëren zonder dat het bedoeld is. Een vast inrichting kan lokale vennootschapsbelasting veroorzaken op het inkomen dat aan die activiteiten kan worden toegerekend. Voor een bedrijf zonder eerdere internationale arbeids-ervaring was dit compleet nieuw terrein.

Er was ook een minder zichtbaar operationeel risico. Had XbyX geen conforme arbeidsoplossing gevonden voordat de werknemer verhuisde, dan had het bedrijf geconfronteerd gestaan met het beëindigen van een arbeidsrelatie die het wilde behouden — en daarna mogelijk geprobeerd dezelfde persoon opnieuw aan te nemen via een andere structuur. Dat is geen eenvoudige procedure onder zowel Duits als Cypriotisch arbeidsrecht, en dat was niet wat XbyX wilde.

Waarom ze voor Rivermate kozen

XbyX kwam met een duidelijke briefing de zoektocht in, gebaseerd op hun eerste ervaring: EU-gebaseerd, kleiner, persoonlijk en responsief.

Drie dingen deden Rivermate snel opvallen. Ten eerste, prijsstelling: Josephin had aangenomen dat een kleinere, EU-huisvestingsprovider meer zou kosten dan de marktleiders. Dat was niet het geval. De tariefstructuur was vergelijkbaar.

Ten tweede, de ervaring bij eerste contact. Na het introductiegesprek stuurde het Rivermate team zonder vertraging een volledige uitsplitsing van de voorwaarden. Vervolgvragen werden snel beantwoord.

Ten derde, het algemene gevoel bij de samenwerking. Voor een team dat voor het eerst grensoverschrijdend in dienst trad en al een mislukte poging achter de rug had, was dat vertrouwen in de relatie net zo belangrijk als het proces zelf.

De enige aarzeling vooraf was dat Josephin Rivermate nog niet kende. De communicatiestijl en proceshelderheid maakten dat snel duidelijk.

Hoe Rivermate hielp

Daan de Wildt, Account Executive bij Rivermate, beheerde de onboardingsprocedure van de werknemer voor XbyX. De voortdurende klantrelatie werd afgehandeld door Karl van der Weert, Head of Account Management, en Dasola Jikiemi, Customer Success Manager bij Rivermate.

Vanaf het eerste gesprek verliep het proces sneller dan XbyX gewend was. De voorwaarden werden direct na het introductiegesprek gedeeld; vragen kregen vlot antwoord. De werkstijl die Josephin beschrijft is "vriendelijk, informeel, benaderbaar" — een werkstijl die in direct contrast staat met de formele, trage en multi-contact ervaring van de vorige provider. "Als we een vraag hebben, vragen we gewoon en krijgen we meteen antwoord," zei ze.

De eerste werknemer — het lid van het Marketingteam dat naar Cyprus verhuisde — werd via Rivermate in dienst genomen vanaf 1 juni 2026. De onboarding verliep soepel en er ontstonden geen complicaties. De grootste verrassing, merkte Josephin op, was gewoon hoe snel en eenvoudig het proces was afgerond.

Drie weken na de eerste startdatum keerde XbyX terug naar Rivermate om een tweede onboarding te starten — een tweede werknemer die ook naar Cyprus verhuisde. De snelheid van de eerste samenwerking was een directe indicatie, en binnen drie weken was XbyX al zo zeker van het proces dat ze het opnieuw konden starten.

Wat dit betekent voor soortgelijke bedrijven

Als jouw bedrijf werknemers heeft die willen verhuizen — of dat nu één persoon dit jaar is, of een patroon dat je begint te zien binnen je team — sta je voor een beslissing die zich zal herhalen. Het antwoord dat je bedrijf de eerste keer geeft, bepaalt vaak de precedentwerking.

Het antwoord van XbyX was om een manier te vinden om ja te zeggen. De kosten van een EOR-regeling zijn reëel en moeten worden meegenomen in de arbeidsbeslissing; daar heeft Josephin dit expliciet op gewezen. Maar in het geval van XbyX was de berekening eenvoudig: de kosten van het verliezen van een ervaren teamlid en hen vervangen, wogen zwaarder dan de EOR-kosten, vooral omdat de werkgeversbijdragen in Cyprus lager zijn dan in Duitsland.

De minder voor de hand liggende uitkomst is wat Josephin beschreef als ‘er verandert niets voor de rest van het team’. EOR vereist niet dat de werkgever nieuwe interne HR-processen ontwikkelt, een nieuw land zijn arbeidsrecht leert, of het personeelsbestand uitbreidt. Rivermate regelt de arbeidsmechanica; XbyX blijft de arbeidsrelatie zoals altijd beheren.