Een van de grootste voordelen van het zijn van een eenmanszaak is dat je volledige controle hebt over je bedrijf. Echter, alles zelf doen kan uitputtend en overweldigend zijn. Zodra je jezelf ziet pushen naar een werkdag van 15 uur, overweeg dan iemand in te huren om je te helpen met de werklast.

Maar, als zelfstandige, kun je überhaupt mensen aannemen? Terwijl het internet moeilijk één consensus vindt over dit onderwerp, is het antwoord: Ja. Als eenmanszaak kun je zoveel werknemers aannemen als je wilt.

Echter, overstappen van een eenmanszaak naar de status van Employer of Record, oftewel EOR, kan ingewikkeld zijn. Je moet alles weten over het aannemen van werknemers als een zelfstandige. Je wilt een goede werkgever zijn en voldoen aan de lokale wetten en regelgeving.

Hier is alles wat je moet weten over het aannemen van werknemers als eenmanszaak.

Wanneer je besluit iemand aan te nemen als eenmanszaak, ben je nog steeds verplicht te voldoen aan federale en staatsvereisten. Daarnaast moet je de juiste administratieve taken en procedures beheren. Bovendien moet je alle relevante belastingaangiften indienen.

De eerste stap bij het aannemen van iemand is doorgaans het verkrijgen van een Employer Identification Number (EIN) van de IRS. Als jouw staat specifieke vereisten heeft qua licenties en vergunningen, is het verstandig deze vooraf te verkrijgen.

Wat betreft je werknemers, moet je verificatie uitvoeren dat zij in aanmerking komen om in de VS te werken. Je moet ook hun Social Security-nummer verzamelen. Mogelijk ben je ook verplicht andere relevante informatie te verkrijgen voor loonbelastinginhouding.

Hoe betaal je je werknemers als eenmanszaak?

Voordat je begint met aannemen, moet je ook alle ingewikkeldheden van het betalen van je werknemers begrijpen. De IRS biedt een uitstekende gids voor hiring. Maar, hier is in eenvoudige bewoordingen wat je moet weten.

1. Je moet je werknemers vragen relevante documentatie in te vullen en in te dienen

Zowel nieuwe werknemers als bestaande moeten de volgende formulieren aan hun werkgevers overhandigen:

• Formulier W-4

• Formulier voor staatsbelastinginhouding

• Formulier I-9

Als werkgever moet je mogelijk ook staat- en lokale loonbelastingrekeningen registreren voor belastingtracking en rapportage doeleinden.

2. Bereken de betaling voor je nieuwe werknemers

Het is belangrijk om het type, het bedrag en hoe vaak je hen zult compenseren voor hun werk te begrijpen. Je kunt je werknemers een uurloon betalen, ze betalen op basis van commissie, of overeenkomen over een vast jaarsalaris.

Gewoonlijk betalen werkgevers hun werknemers wekelijks, tweewekelijks, semi-maandelijks of maandelijks.

Je moet ook bepalen hoeveel je moet inhouden voor belastingdoeleinden. Afhankelijk van de regelgeving in jouw staat en gemeente, moet je onder meer overwegen:

• Federal Insurance Contribution Act (FICA)

• Federal Unemployment Tax Act (FUTA)

• Aftrek voor gezondheidszorg en andere wettelijke voordelen

• Federal income tax

• State income tax

• De lokale belasting kan van toepassing zijn.

Je betaalt je werknemers hun salaris minus deze belastinginhoudingen. Werkgevers betalen hun werknemers doorgaans via directe depositorekeningen.

3. Voldoe aan belastingvereisten voor je bedrijf en werknemers

De laatste stap is het naleven van lokale regelgeving betreffende de belastingen die je moet indienen en betalen. Afhankelijk van je bedrijf, moet je mogelijk ook aangiften doen bij de IRS, en bij staats- en stadsbelastinginstanties.

Als het betalen van je werknemers overweldigend lijkt, kan het uitbesteden van loonadministratie aan een payroll service provider een goede keuze zijn.

Familieleden aannemen in je eenmanszaak

Eenmanszaken nemen vaak familieleden in dienst om te helpen met de werkdruk. Het omzetten van een eenmanszaak naar een familiebedrijf is niet ongebruikelijk, en heeft zelfs enkele fiscale voordelen.

Een echtgenoot aannemen als eenmanszaak

Vaak besluiten echtgenoten om mede-eigenaar te worden van een eenmanszaak, en ze zijn gelijke partners in het bedrijf. Als dat het geval is met jouw echtgenoot, verdienen jij en je echtgenoot jullie salaris als een eigenaar’s salary, en je kunt hen niet als werknemer aannemen.

Maar, als je niet mede-eigenaar bent van de eenmanszaak, kun je je echtgenoot op een loonlijst zetten. In dat geval moet de echtgenoot voldoen aan inkomstenbelasting en FICA-belastingen. Aan de andere kant hoeft je echtgenoot geen Federal Unemployment Tax Act (FUTA) belasting te betalen over hun loon.

Kinderen aannemen als eenmanszaak

Veel eenmanszaken besluiten hun kinderen aan te nemen als eerste werknemers. Dit leert hen werken voor hun loon en verantwoordelijkheid, maar stelt je ook in staat hen vaker te zien gedurende de dag.

Hoewel dit heel goed mogelijk is, zijn er een paar dingen die je moet overwegen.

1. Wanneer je je kinderen aanneemt, moet je nog steeds de inkomstenbelasting van je kind inhouden.

2. Je kind betaalt geen FICA-belasting als ze jonger zijn dan 18.

3. Je hoeft geen FUTA-belasting te betalen als ze jonger zijn dan 21.

Het aannemen van je kinderen in je bedrijf leert ze werkethiek, wat de IRS zal belonen met bepaalde belastingvoordelen. Maar, informeer jezelf over de daadwerkelijke regels en richtlijnen voor het aannemen van je kinderen in jouw staat, aangezien die kunnen verschillen.

Werknemers aannemen vs. Contractors als eenmanszaak

Het aannemen van iemand als werknemer heeft voordelen ten opzichte van het inhuren van contractors. Toch kunnen eenmanszaken meer profiteren van het inhuren van Contractors (zzp’ers). Iemand aannemen om dingen van je to-do-lijstje af te halen zonder ze op de payroll te zetten kan een uitstekende keuze zijn voor groeiende bedrijven.

Echter, zelfstandige contractors zijn een tijdelijke oplossing. Hoewel ze niet vereisen dat je door hoops moet springen om ze aan te nemen, moet je toch opletten voor de classificatie van werknemers, zelfs als eenmanszaak.

Zodra je contractors onmisbaar worden voor je bedrijf, overweeg dan ze om te zetten naar werknemers.

Moet je je entiteit upgraden naar LLC?

Hoewel werknemers een goede manier kunnen zijn om een deel van de dagelijkse werklast uit te besteden, zijn er veel risico’s verbonden aan het aannemen. Het naleven van de lokale wetten en regelgeving is daar één van.

Naarmate je bedrijf groeit, overweeg dan om je entiteit te upgraden naar een LLC. Dit type entiteit is iets moeilijker op te zetten, maar biedt betere aansprakelijkheidsbescherming dan die van een eenmanszaak.

Bij een eenmanszaak ben je en je bedrijf hetzelfde in de ogen van de wet. Als er iets misgaat, ben je persoonlijk aansprakelijk voor eventuele schade en kosten.

Hoewel je bedrijfsverzekering kunt afsluiten, kan het vanaf het moment dat je veel werknemers gaat aannemen nuttig zijn om te upgraden naar een LLC. Dit geeft niet alleen bescherming van je persoonlijke activa, maar ook de geloofwaardigheid van een meer officieel bedrijfsmodel. Plus, het biedt verschillende voordelen op het gebied van belasting.

FAQ:

Kan een eenmanszaak investeerders hebben?

Eenmanszaken kunnen buitenstaander-investeringen krijgen. Maar, ze mogen geen aandelen aanbieden aan hun investeerders of partners aannemen.

In dat geval moeten eenmanszaken overwegen hun entiteitstype te wijzigen naar partnership of LLC. Het zal gemakkelijker zijn om investeringen en leningen te verkrijgen voor deze bedrijfstypes.

Hoeveel werknemers kan een eenmanszaak hebben?

Een eenmanszaak kan zoveel werknemers hebben als nodig is. Eenmanszaken moeten bekend worden met de compliance- en belastingvereisten voordat ze gaan aannemen.

Wat zijn de nadelen van eeneenmanszaak?

Het grootste nadeel van een eenmanszaak is dat je niet in aanmerking komt voor voordelen zoals reguliere werknemers dat doen. Dit omvat pensioen- en gezondheidsplannen, ziektedagen en vakantiedagen, die je zelf moet financieren.

Daarnaast is het misschien moeilijk om tijd te vinden voor het promoten van je bedrijf en het zoeken naar klanten. Je moet ook tijd vrijmaken voor relevante HR-processen of het zoeken naar investeringen. Tot slot is het afsluiten van je eenmanszaak makkelijk. Maar, het kan moeilijk zijn om je eenmanszaak aan iemand anders te verkopen.