Een bedrijf starten in Mexico hangt af van het type onderneming, maar de kernstappen zijn grotendeels hetzelfde: je moet een rechtsvorm kiezen, het bedrijf registreren en de belastingregistratie voltooien. De moeite loont, met lagere arbeidskosten dan in de VS en een groot deel van Europa en een thuismarkt van meer dan 130 miljoen mensen.

Het lastige is de timing, want notarisafspraken, inschrijvingen in het register en weken wachten op een bankrekening kunnen zelfs een goed geplande lancering vertragen. Een Employer of Record (EOR) kan die periode verkorten doordat je lokaal personeel kunt aannemen zonder een entiteit te registreren.

Belangrijkste overzicht

Een bedrijf starten in Mexico omvat het kiezen van een bedrijfsstructuur, het voorbereiden van de oprichtingsdocumenten, de inschrijving bij het handelsregister en het voltooien van de belastingregistratie. Buitenlandse eigenaren kunnen sommige stappen laten uitvoeren door een geautoriseerde lokale vertegenwoordiger. Als je vooral werknemers wilt aannemen, kan een Employer of Record (EOR) een alternatief bieden voor het oprichten van een eigen entiteit.

Belangrijkste bedrijfstypen in Mexico voor buitenlandse ondernemers

De algemene wet op handelsvennootschappen (Ley General de Sociedades Mercantiles) onderscheidt zeven soorten bedrijfsentiteiten. Buitenlandse eigenaren kiezen meestal tussen twee ervan: de Sociedad de Responsabilidad Limitada de Capital Variable (S. de R.L. de C.V.) en de Sociedad Anónima de Capital Variable (S.A. de C.V.).

“De keuze tussen een Sociedad Anonima en een Sociedad de Responsabilidad Limitada is geen administratieve formaliteit. Het bepaalt het bestuur, de aansprakelijkheid en hoe de entiteit omgaat met IMMEX en belastingcertificering. Een verkeerde keuze aan het begin is later duur om terug te draaien.”

Armando Hernandez – CEO en President, H&CO

De verkeerde bedrijfsstructuur kan later problemen veroorzaken. Zo kan er bijvoorbeeld een nieuwe partner of investeerder opduiken, terwijl de bestaande structuur het niet toestaat om hen binnen te halen. Een wijziging van de structuur vereist aanpassingen van de juridische documenten bij een notaris en een nieuwe bedrijfsregistratie.

Sociedad de Responsabilidad Limitada

De S. de R.L. de C.V. is een structuur met beperkte aansprakelijkheid die geschikt is voor dochterondernemingen, familiebedrijven en joint ventures. Vennoten zijn alleen aansprakelijk tot het bedrag dat zij inbrengen. Het bedrijf heeft minimaal twee vennoten nodig en kan er maximaal 50 hebben. De Mexicaanse wet stelt geen minimumkapitaal vast. In de praktijk nemen banken en klanten een nieuw bedrijf serieuzer met ongeveer 50.000 peso (circa 2.900 Amerikaanse dollar, of 2.500 euro) aan kapitaal.

De registratie kan op afstand worden gedaan. Een lokale advocaat dient de papieren in met een volmacht, die is voorzien van een apostille of is afgegeven door een Mexicaans consulaat, zodat niemand in dit stadium naar Mexico hoeft te reizen. Het starten van de activiteiten is een ander verhaal. De wettelijk vertegenwoordiger van het bedrijf moet persoonlijk verschijnen bij de SAT (Servicio de Administración Tributaria) om biometrische gegevens te overleggen en de elektronische handtekening e.firma te ontvangen.

Sociedad Anónima

De S.A. is een kapitaalvennootschap die goed werkt voor bedrijven die willen groeien of externe investeerders willen aantrekken. Als je duidelijke regels nodig hebt over wie wat bezit, is dit de juiste keuze. Een bedrijf kan worden geleid door één bestuurder of door een raad van bestuur, afhankelijk van wat de eigenaren beslissen. Volgens de wet moet het bedrijf ook een statutaire commissaris hebben, een zogeheten comisario, die toezicht houdt op het beheer.

Voor het oprichten van een S.A. zijn minstens twee aandeelhouders nodig, maar er is geen limiet aan het aantal personen dat zich kan aansluiten. Het eigendom is verdeeld in aandelen, wat het voor eigenaren eenvoudiger maakt om hun deel aan iemand anders te verkopen.

Andere bedrijfsstructuren

De Mexicaanse wet kent nog enkele andere rechtsvormen, maar de meeste dienen beperkte doeleinden of beperken wat niet-ingezetenen kunnen doen.

• De S.A.S. (Sociedad por Acciones Simplificada) is bedoeld voor kleine bedrijven, startups en eenmanszaken. Omdat elke aandeelhouder een geldige Mexicaanse digitale handtekening moet hebben, is de S.A.S. zelden geschikt voor niet-ingezetenen.

• De S.A.P.I. (Sociedad Anónima Promotora de Inversión) biedt flexibele aandeelhoudersregelingen en wordt vaak gebruikt door startups en bedrijven die investeringen zoeken.

• Een filiaal fungeert als directe verlengstuk van het moederbedrijf. Zodra het de vereiste handels- en belastingregistraties heeft voltooid, kan het beginnen met handelen en facturen uitgeven, aangezien er geen nieuwe rechtspersoon wordt opgericht.

• Een representatiekantoor heeft geen rechtspersoonlijkheid en mag geen zakelijke activiteiten uitvoeren.

• De Persona Física con Actividad Empresarial is het Mexicaanse equivalent van een eenmanszaak.

Stappen om een bedrijf te starten in Mexico

Ongeacht het bedrijfstype dat je kiest, volgt het proces om een bedrijf te starten in Mexico dezelfde hoofdstappen. Hieronder vind je een algemeen overzicht van wat je kunt verwachten. Sommige procedures kunnen parallel worden uitgevoerd.

Stap 1: Kies het bedrijfstype, de eigenaren en de wettelijk vertegenwoordiger

Kies tussen een S.A. de C.V. en een S. de R.L. de C.V. op basis van het aantal eigenaren en eventuele plannen om externe investeerders aan te trekken. Benoem de eigenaren, hun eigendomsaandelen en de uiteindelijk belanghebbenden. Wijs een wettelijk vertegenwoordiger aan die bevoegd is om belasting- en administratieve procedures af te handelen.

Stap 2: Kies de naam van je bedrijf

De Secretaría de Economía moet de bedrijfsnaam goedkeuren voordat de juridische oprichting begint. Aanvragers dienen meestal drie opties in, gerangschikt op prioriteit. Als de eerste keuze vrij is en geen conflict oplevert met bestaande handelsmerken en gereserveerde termen, volgt de goedkeuring meestal binnen één tot drie werkdagen.

Stap 3: Zoek je notaris en bereid de documenten voor

Een Notario Público (notaris) of Corredor Público (openbaar handelsmakelaar) is bij de meeste bedrijfsregistraties vereist. Het is verstandig er een te kiezen terwijl de naam nog wordt gereserveerd.

Bereid de documenten van de oprichters voor, het bewijs van bevoegdheid van de vertegenwoordigers, de eigendomsgegevens en het fiscale adres (domicilio fiscal).

Stap 4: Stel je oprichtingsdocumenten op en laat ze notarieel vastleggen

De notaris formaliseert de acta constitutiva (oprichtingsakte), de statuten en de overige oprichtingsdocumenten. Buitenlandse aandeelhouders die niet persoonlijk kunnen aanwezig zijn, hebben een volmacht (poder notarial) nodig. Documenten in een vreemde taal moeten vergezeld gaan van een beëdigde Spaanse vertaling.

Stap 5: Registreer je bedrijf bij het Registro Público de Comercio (RPC)

De notarieel vastgelegde documenten worden ingediend bij het Registro Público de Comercio, het openbare handelsregister van Mexico. De indiening kan elektronisch worden gedaan via het SIGER 2.0-systeem. Zodra de registratie is goedgekeurd, ontvangt het bedrijf een officiële inschrijving in het handelsregister, vastgelegd onder het elektronische handelsfolio.

Stap 6: Vraag je RFC (Registro Federal de Contribuyentes) en de e.firma van het bedrijf aan

De gemachtigde vertegenwoordiger registreert het bedrijf bij de SAT en ontvangt de RFC, het belastingnummer van het bedrijf. Vervolgens vraagt het bedrijf zijn e.firma aan, een elektronische handtekening die voor veel belastingtechnische en administratieve procedures vereist is.

Stap 7: Registreer je buitenlandse investering bij de RNIE

Een Mexicaans bedrijf met buitenlandse eigenaren moet zich registreren bij het Registro Nacional de Inversiones Extranjeras (RNIE). De aanmelding moet binnen 40 werkdagen na de oprichting van het bedrijf of na de ontvangst van het buitenlandse kapitaal worden gedaan.

Stap 8: Open je zakelijke bankrekening en vraag de vereiste vergunningen aan

De bank vraagt meestal om de oprichtingsdocumenten, de RFC, de documenten van de wettelijk vertegenwoordiger en gegevens over de uiteindelijk belanghebbenden voor KYC-controles.

Afhankelijk van de locatie en het type activiteit kan het bedrijf ook gemeentelijke vergunningen, vergunningen voor het gebruik van het pand of branchespecifieke goedkeuringen nodig hebben.

Stap 9: Maak je bedrijf klaar om personeel aan te nemen

Voordat het personeel aan het werk gaat, moet de werkgever zich registreren bij het IMSS (Instituto Mexicano del Seguro Social, het sociale verzekeringsinstituut), voldoen aan zijn verplichtingen bij INFONAVIT (het woningfonds voor werknemers) en de loonadministratie opzetten. Arbeidscontracten moeten voldoen aan de Mexicaanse wetgeving en elke werknemer moet tijdig worden geregistreerd.

Elk van deze registraties brengt ook terugkerende kosten met zich mee. Personeel aannemen in Mexico betekent het betalen van sociale premies, regionale loonbelastingen en verplichte betalingen en voordelen bovenop elk salaris.

Tijdlijn voor het registreren van een bedrijf in Mexico

Het registreren van een bedrijf in Mexico duurt voor een buitenlandse eigenaar meestal 8 tot 12 weken, inclusief belastingregistratie en het openen van een bankrekening. Een eenvoudige structuur waarbij alle documenten op dag één klaar zijn, kan in 4 tot 6 weken worden afgerond. Ingewikkelde gevallen kunnen oplopen tot 3 tot 5+ maanden.

Het openen van de bankrekening is meestal de traagste stap en duurt 4 tot 8 weken. Andere vertragingen ontstaan door het wachten op een afspraak bij de belastingdienst, een achterstand aan dossiers bij het openbare register, vertaalfouten en onjuist ingevulde volmachten.

Personeelsplannen veranderen de tijdlijn. Als je alleen voor bepaalde projecten specialisten nodig hebt, kun je met onafhankelijke Contractors aan de slag zonder eerst personeel in vaste dienst aan te nemen. Rivermate kan je helpen om Contractors in Mexico aan te nemen en te betalen in overeenstemming met de lokale regels en helpt verkeerde classificatie te voorkomen.

Kosten van het oprichten van een bedrijf in Mexico

Het registreren en activeren van een bedrijf in Mexico kost doorgaans tussen MXN 70.000 en 160.000. Dat budget omvat:

• notaris- en registratiekosten

• juridische en adviesondersteuning

• apostille en beëdigde vertalingen

• overheidsaanmeldingen

• de initiële inrichting van belastingen, boekhouding en loonadministratie

De exacte bedragen variëren met het bedrijfstype en de professionals die je inhuurt. Doorlopende werkgeversbijdragen, loonbelastingen en operationele kosten gaan in zodra het aannemen van personeel begint.

Doorlopende administratie: wat een bedrijf na de lancering moet afhandelen

Doorlopende administratie in Mexico omvat onder meer het bijhouden van de boekhouding, het indienen van belastingaangiften en het beheren van de loonadministratie. Op fiscaal gebied bedraagt de vennootschapsbelasting 30%, met voorlopige betalingen die vóór de 17e van elke maand moeten plaatsvinden en de jaaraangifte vóór 31 maart. De btw (belasting over de toegevoegde waarde) volgt hetzelfde maandelijkse schema tegen 16% (8% in de noordelijke grensregio en 0% op export).

De loonadministratie brengt zijn eigen verplichtingen met zich mee. De tarieven van de staatsloonbelasting variëren per locatie en kunnen oplopen tot 4%, en werkgevers keren doorgaans 10% van de belastbare winst uit aan werknemers volgens de winstdelingsregels (PTU), behalve in het eerste jaar van een nieuw opgericht bedrijf. Elke loonbetaling vereist een bijbehorend CFDI-bewijs (Comprobante Fiscal Digital por Internet).

Het beheren van deze verplichtingen kost tijd en middelen. Bedrijven die vooral personeel in Mexico willen aannemen, kunnen een Employer of Record (EOR) inzetten om de loonadministratie en naleving van arbeidswetgeving af te handelen in plaats van deze taken intern te beheren.

Een eigen juridische entiteit oprichten vs. het EOR-model

Een Mexicaanse entiteit geeft volledige controle en is geschikt voor langetermijnactiviteiten en grotere teams, aangezien het bedrijf contracten kan afsluiten, bankrekeningen kan openen en Mexicaanse klanten in peso's kan factureren. De keerzijde is weken van opzet, vooraf te betalen registratiekosten en een doorlopende verantwoordelijkheid voor aangiftes en naleving van arbeidswetgeving.

Met een EOR kan een bedrijf binnen enkele dagen personeel aannemen: de EOR neemt de werknemer in Mexico in dienst en regelt het contract, de loonadministratie, de secundaire arbeidsvoorwaarden en de naleving van arbeidswetgeving, terwijl het bedrijf het dagelijkse werk aanstuurt. De kosten per werknemer hangen af van de EOR-aanbieder.

De onderstaande tabel vat de belangrijkste verschillen samen:

Dimensie	Eigen entiteit	EOR
Het beste voor	Langetermijnactiviteiten, grotere teams	Eerste medewerkers, markttests, urgente functies
Insteltijd	8 tot 12 weken	2 tot 7 dagen
Initiële kosten	Registratie-, notaris- en juridische kosten	Geen
Doorlopende kosten	Boekhouding, loonadministratie en juridische ondersteuning	Maandelijkse vergoeding per werknemer
Verantwoordelijkheid	Het bedrijf draagt alle werkgeversplichten	De EOR draagt de naleving van arbeidswetgeving
Controle	Volledige controle over contracten, arbeidsvoorwaarden en HR-beleid	Beperkte controle over arbeidsvoorwaarden en beleid
Teamgrootte	Kosten per werknemer dalen naarmate het team groeit	Vergoedingen lopen op met elke nieuwe medewerker
Risico	Boetes voor gemiste aangiftes en deadlines	Afhankelijkheid van de servicekwaliteit van de aanbieder

Weet je niet zeker welke route bij je plannen past? Praat met onze EOR-experts, zij helpen je graag om tijdlijnen en budgetten voor jouw situatie te vergelijken.

FAQ

Hoeveel geld heb je nodig om een bedrijf te starten in Mexico?

Reken op ongeveer MXN 70.000 tot 160.000. De Mexicaanse wet stelt geen minimumkapitaal vast, dus het bedrag gaat vooral naar notaris-, register- en vertaalkosten.

Hoe start je als buitenlander een bedrijf in Mexico?

Buitenlanders beginnen met het kiezen van een rechtsvorm en het registreren van het bedrijf via een Mexicaanse notaris. Met een volmacht kan de eigenaar de papieren vanuit het buitenland laten afhandelen, en de laatste stappen zijn de belastingregistratie en een bankrekening.

Kun je een LLC hebben in Mexico?

Ja, het dichtstbijzijnde equivalent is de S. de R.L. de C.V., de Mexicaanse vennootschap met beperkte aansprakelijkheid. Deze beperkt de aansprakelijkheid van de eigenaren tot hun kapitaalinbreng, en buitenlandse investeerders mogen er in de meeste sectoren een bezitten.