Wat Global Companies Moeten Begrijpen Over Loonadministratie in Polen

Polen is een van de landen wiens economie en grote arbeidsmarkt elk jaar steeds meer buitenlandse bedrijven aantrekken. Het Bruto Binnenlands Product (BBP) steeg in 2019 met 4,1 procent tot $566 miljard. Ook stond Polen in dat jaar op de 40ste plaats in de Ease of Doing Business Survey van de Wereldbank.

Deze factoren hebben Polen op de kaart gezet en het tot een markt gemaakt waar veel bedrijven graag willen uitbreiden. Het ligt bovendien gunstig in het midden van Europa, waardoor het een belangrijk knooppunt is voor meerdere grote markten.

Polen beschikt ook over een zeer gekwalificeerde arbeidsmarkt. Het staat bekend om zijn universiteiten. Polen biedt opgeleide en gemotiveerde werknemers, die perfect passen bij een internationale markt. Ze uitblinken in de IT-, engineering-, en wetenschapsector.

Er zijn enkele zaken die u moet weten als u besluit iemand uit Polen aan te nemen. Vertrouwd raken met de Polen arbeidswetgeving en salarisadministratie helpt u de beste werknemers te vinden en compliant te blijven.

Essentiële informatie over werk in Polen

In de meeste landen moet u, om iemand uit het buitenland te regelen, een vestiging in dat land oprichten of gebruik maken van een Employer of Record (EOR) provider. Polen vereist niet dat u een vestiging opricht om een Poolse staatsburger in te huren, maar u moet wel registers bij verschillende overheidsinstanties bijhouden. U kunt ook vertrouwen op een lokale payrollprovider om u te helpen met de salarisadministratie.

Om u aan te melden bij de relevante autoriteiten, moet u een officieel vertegenwoordiger aanwijzen. Deze registreert u bij de Poolse Belastingdienst en krijgt voor u een Pools belasting-identificatienummer (NIP).

De volgende stap is het indienen van een ZUS ZPA-formulier bij de Poolse Sociale Zekerheidsinstelling (ZUS), om uzelf te registreren als werkgever. Ook moet u uw werknemers registreren bij de sociale zekerheidsinstantie. Beide registraties moeten binnen zeven dagen voltooid zijn. Na de registratie ontvangt elke werknemer zijn PESEL-nummer. Dit nummer wordt gebruikt om de werknemer voor fiscale doeleinden te identificeren.

Vereiste documenten voor nieuwe werknemers

U moet een schriftelijk arbeidscontract hebben om legaal iemand aan te nemen in Polen. Een formeel arbeidscontract moet door zowel de werkgever als de werknemer ondertekend worden vóór de startdatum van de werknemer. Werkgevers zonder contract met hun werknemers riskeren boetes en sancties.

In Polen moeten arbeidscontracten in het Pools zijn opgesteld. Ze kunnen ook bilinguaal zijn, zolang één van de talen Pools is.

Arbeidsovereenkomsten in Polen

Volgens de Poolse Arbeidswet moet het contract bepaalde essentiële elementen bevatten. Allereerst moeten de namen van beide partijen worden vermeld — dit betekent zowel de werkgever als de werknemer. Daarnaast moet het het type contract, de datum van ondertekening en de arbeidsvoorwaarden specificeren.

De arbeidsvoorwaarden omvatten het soort werk dat de werknemer zal verrichten. Het vermeldt ook waar ze zullen werken en details over hun salaris. Het contract moet ook aangeven hoe lang de werknemer per dag en week werkt, en de startdatum van het dienstverband.

Binnen zeven dagen na ondertekening van het arbeidscontract moet de werkgever de werknemer informeren over verschillende zaken, zoals de werkuren per dag en week. Het moet ook de frequentie van de betaling, vakantiedagen en opzegtermijn vermelden.

Het contract moet ook de werkuren tijdens nachtarbeid aangeven, tenzij het bedrijf specifieke werkregelingen heeft. Verder moeten de locatie, datum en tijdstip van salarisbetaling worden vermeld. Tot slot moet het contract de regels voor het registreren van aanwezigheid en afwezigheid uitleggen.

Arbeidsvoorwaarden en beloning

Elke werknemer moet volgens de Poolse arbeidswet correct worden behandeld en beschermd, inclusief benefits en compensatie.

Minimumloon

Het minimumloon in Polen bedraagt PLN 4.242,00 per maand, of PLN 27,70 per uur. Deze minimumloonvereiste is sinds 1 januari 2024 van kracht en geldt alleen voor fulltime werknemers.

De werkuren in Polen bedragen meestal 40 uur per week, of 8 uur per dag. De werkdag begint doorgaans om 8 uur ’s ochtends en eindigt om 16 uur.

Overwerk

Polen staat niet toe dat werknemers overwerken, tenzij zij afstand doen van de 40-urige werkweek. Werknemers kunnen overwerk aanvragen, maar dit moet per werknemer worden besproken. Overwerkers kunnen niet meer dan 150 uur overwerk per kalenderjaar verrichten.

Werknemers die overwerken, krijgen recht op overwerkvergoeding. Als een werknemer ’s nachts, op zondag of op feestdagen werkt, verdienen ze 100% extra loon.

Voor overwerk op andere dagen krijgen zij 50% extra vergoeding. Als het overwerk de gemiddelde werkuren per week overschrijdt binnen een bepaalde periode, verdienen zij ook 100% extra per uur.

In plaats van extra overwerkvergoeding kunnen werkgevers de werknemer ook tijd-voor-tijd geven. Als de werkgever dit zonder verzoek van de werknemer doet, komt elke overuur overeen met 1,5 uur betaald verlof. Als de werknemer zelf om verlof vraagt, is elke overuur gelijk aan één uur betaald verlof.

Wat zijn de sociale zekerheidsbijdragen van de werkgever in Polen?

In Polen betalen werkgevers diverse sociale zekerheidsbijdragen, gebaseerd op de bruto salarissen van hun werknemers. Ze dragen 19,52% bij aan pensioen- en arbeidsongeschiktheidsverzekeringen. Voor ongevallenverzekering betalen werkgevers met maximaal negen werknemers 1,67%, terwijl dat bij meer dan negen werknemers tussen de 0,67% en 3,33% ligt. De exacte kosten hangen af van de sector, maar buitenlandse werkgevers betalen een vaste 1,67%.

Daarnaast betalen werkgevers 2,45% aan het Arbeidsfonds en 0,10% aan het Fund voor Garanties voor Werknemers. Ook dragen ze bij aan het Solidariteitsfonds voor ondersteuning van gehandicapten, mits ze ten minste 6% van hun werknemers uit de doelgroep laten bestaan. De bijdrage wordt berekend op basis van een formule die 40,65% van het gemiddelde salaris omvat.

Het Employee Capital Plan (PPK)

Het Employee Capital Plan (PPK) is een spaarsysteem in Polen, ontworpen om werknemers te helpen sparen voor hun pensioen. Het wordt gefinancierd door bijdragen van de werknemer, de werkgever en de overheid.

Werkgevers dragen 1,5% van het bruto salaris van de werknemer bij aan de PPK, en kunnen besluiten tot een extra bijdrage van maximaal 2,5%. Zij zijn verantwoordelijk voor het berekenen, inhouding en indienen van zowel hun eigen als de PPK-bijdragen van de werknemer bij de financiële instelling die de PPK beheert.

In Polen zijn werknemers verantwoordelijk voor hun eigen zorgverzekering. In tegenstelling tot de PPK betalen zij zelf deze premies. De werkgever berekent, inhoudt en geeft deze premies echter wel door in de loonadministratie. Zo wordt verzekerd dat de betaling van de zorgverzekering tijdig en correct plaatsvindt.

Loonbelasting voor werknemers in Polen

De werknemersbijdragen in Polen omvatten inkomstenbelasting en sociale zekerheidsbijdragen. Woonachtig in Polen betaalt men belasting over wereldwijde inkomsten, niet-woonkrachten alleen over inkomsten uit Polen:

• Inkomen tot 120.000 PLN wordt belast tegen 12%, daarboven tegen 32%.

• Werknemers onder de 26 jaar hoeven geen belasting te betalen over inkomsten tot 85.528 PLN per jaar.

• Over inkomsten boven 1 miljoen PLN wordt een solidariteitstoeslag van 4% geheven.

Sociale zekerheid voor werknemers in Polen

Voor sociale zekerheid betalen werknemers 13,71% van hun bruto salaris. Deze bijdrage wordt ingehouden op het salaris en samen met de werkgever afgedragen. Het dekt pensioenen, arbeidsongeschiktheids- en ziekteverzekeringen. Daarnaast betalen werknemers een bijdrage van 9% voor de gezondheidszorg, waarvan tot 7,75% aftrekbaar is van hun belasting, terwijl de overige 1,25% niet aftrekbaar is.

De deelname aan de PPK is voor werknemers meestal vrijwillig. Werknemers tussen 19 en 54 jaar worden automatisch ingeschreven, maar kunnen zich afmelden. Tussen 55 en 69 jaar moeten zij zich aanmelden als ze willen deelnemen, werknemers ouder dan 70 kunnen dat niet.

Werknemers dragen 2% van hun brutoloon bij aan de PPK, met de optie om tot 2% extra toe te voegen.

Vakanties en verlof in Polen

In Polen heeft elke werknemer recht op jaarlijks betaald verlof, en werkgevers moeten ervoor zorgen dat werknemers dit opnemen. Bij indiensttreding krijgen werknemers recht op betaald verlof, waarbij zij 1/12 van hun jaarlijkse verloftoelage verdienen per gewerkt maand.

Gewoonlijk nemen werknemers hun volledige verlof in één keer op, maar het is mogelijk om dit te splitsen, met één periode van minimaal 14 achtereenvolgende dagen.

De hoeveelheid verlof hangt af van de diensttijd. Werknemers krijgen 20 dagen voor minder dan tien jaar dienst, 26 dagen voor minstens tien jaar. Parttime werknemers krijgen verlof naar verhouding, afgerond op hele dagen.

Interessant genoeg telt onderwijs ook mee voor de arbeidsduur die bepalend is voor het verlof. Bijvoorbeeld, een diploma hoger onderwijs geldt als acht jaar werkervaring.

Ongebruikte vakantiedagen vervallen aan het einde van het jaar en moeten vóór 30 september worden opgenomen. In plaats van opnemen kan uitbetaling plaatsvinden bij beëindiging van het dienstverband.

Feestdagen

Werknemers in Polen hebben recht op 13 betaalde feestdagen per jaar. Werkt een werknemer op een feestdag, dan krijgt hij een vervangende vrije dag of 100% extra vergoeding voor elk gewerkt uur.

Ziekteverlof in Polen

Werknemers die ziek zijn, krijgen 80% van hun salaris uitbetaald gedurende de eerste 33 ziektedagen binnen een kalenderjaar. Dit wordt betaald door de werkgever. Bij ziekte tijdens zwangerschap of door een arbeidsongeval wordt het uitbetaald tegen 100%.

Na 33 dagen neemt het Social Security Institute het over van de werkgever. Het betaalt 80% van het basissalaris tot 182 achtereenvolgende dagen per jaar, inclusief de startperiode die door de werkgever wordt betaald.

Zwangerschaps-, vaderschaps- en ouderschapsverlof

Zwangerschapsverlof in Polen is een van de meest progressieve ter wereld.

Vrouwelijke werknemers krijgen recht op zwangerschapsverlof na de bevalling of adoptie van een kind jonger dan zeven jaar. Ze krijgen 20 weken voor één kind, 31 weken voor een tweeling, en tot 37 weken voor vijf of meer kinderen.

Binnen 24 maanden na de geboorte of adoptie kunnen werknemers twee weken betaald vaderschapsverlof opnemen.

Na het zwangerschapsverlof kunnen ouders tot 41 weken (43 weken bij meerling) betaald ouderschapsverlof opnemen. Het verlof wordt betaald tegen 70% van het salaris en kan door één of beide ouders tegelijkertijd worden opgenomen, zij het niet langer dan het totaal toegestane aantal weken.

Speciaal verlof in Polen

Werknemers hebben ook recht op speciaal gebeurtenissenverlof voor belangrijke momenten in het gezinsleven. Dit betreft huwelijken of begrafenissen, met twee dagen voor naaste familie en één dag voor anderen. Daarnaast kunnen werknemers verlof krijgen voor rechtbankbezoeken, verplichte medische keuringen of bloed donatie.

Procedures en richtlijnen voor ontslag in Polen

In Polen kan een dienstverband op vier manieren eindigen:

1. Bij wederzijds goedvinden,

2. Door opzegging door één partij met opzegtermijn,

3. Door opzegging door één partij zonder opzegtermijn,

4. Of bij het verstrijken van de contractduur (bij proef- of tijdelijk contract).

Ongeacht wie het beëindigt, moet de kennisgeving schriftelijk gebeuren.

Bij ontslag door de werkgever moet deze de werknemer informeren over het recht op beroep bij de Arbeidsrechtbank. Na beëindiging van het dienstverband moet de werkgever een Werkgeversverklaring verstrekken. Ook moet de werknemer worden afgemeld bij de Sociale Zekerheidsinstantie (ZUS). De laatste betaling vindt plaats in de volgende reguliere loonronde.

Ontslag bij wederzijds goedvinden

Wanneer zowel de werkgever als de werknemer akkoord gaan met beëindiging, kunnen beiden het initiatief nemen. Ontslag is verplicht als de werkgever het contract met opzegging of bij onderlinge overeenstemming beëindigt.

Opzegging met opzegtermijn

Werknemers kunnen te allen tijde ontslag nemen met inachtneming van de opzegtermijn, zonder een reden te hoeven geven. Werkgevers moeten echter geldige redenen opgeven voor het beëindigen van een contract voor onbepaalde tijd. Afkoop van opzegging is niet toegestaan.

Ontslag zonder opzegtermijn

Werkgevers kunnen het dienstverband zonder opzegging beëindigen als de werknemer schuld heeft, bijvoorbeeld voor ernstig wanbeheer, het plegen van een misdrijf bevestigd door een rechter, of het verlies van een verplichte werkvergunning door toedoen van de werknemer.

Ook kan zonder opzegging worden beëindigd als de werknemer door een ziekte langer dan drie maanden niet kan werken. Dit geldt alleen voor werknemers die minder dan zes maanden in dienst zijn.

Werknemers kunnen zonder opzegging ontslag nemen bij ernstige schending van belangrijke werkgeververplichtingen. Ook mag het dienstverband worden beëindigd als de werkgever weigert de werknemer over te plaatsen naar een andere functie die schadelijk is voor de gezondheid.

Bescherming bij ontslag

Bepaalde categorieën werknemers genieten ontslagbescherming met opzegverbod. Dit geldt voor werknemers die op:

1. Vakantie-, materniteit-, ouderschaps- of onbetaald mantelzorgverlof zitten;

2. Ziekteverlof met doktersverklaring hebben;

3. Binnen vier jaar voor pensioen staan;

4. Zwanger zijn;

5. Lid zijn van een vakbond.

Ontslagvergoeding en recht op ontslag

Ontslagregels gelden voor bedrijven met meer dan 20 werknemers. Werknemers hebben recht op ontslagvergoeding bij ontslag om bedrijfsmatige redenen zoals reorganisatie of sluiting van functies.

De vergoeding hangt af van de duur van het dienstverband. Werknemers krijgen recht op:

1. Eén maand salaris bij minder dan twee jaar dienst,

2. Twee maanden salaris bij twee tot acht jaar dienst,

3. Drie maanden salaris bij meer dan acht jaar dienst.

Voor bedrijven met minder dan 20 werknemers is geen ontslagvergoeding verplicht.

Andere richtlijnen voor beëindiging van het dienstverband

De opzegtermijn hangt af van het type contract en de duur van het dienstverband. Voor proeftijdcontracten varieert de opzegtermijn van drie werkdagen tot twee weken. Voor vaste en tijdelijke contracten varieert deze van twee weken tot drie maanden.

Tijdens de opzegtermijn ontvangt de werknemer zijn reguliere salaris. Mogelijk wordt gevraagd om wettelijke verlof op te nemen of wordt tijd vrijgemaakt om nieuw werk te zoeken.

Werknemers die minimaal 365 dagen in de afgelopen 18 maanden hebben gewerkt, kunnen gedurende zes tot twaalf maanden bijstand krijgen. Dit hangt af van de lokale werkloosheidspercentages en andere criteria.

Veelgestelde vragen

Wat is de frequentie van de payroll in Polen?

In Polen worden werknemers meestal maandelijks betaald. De exacte datum staat meestal in het arbeidscontract of het bedrijfsbeleid. Salarissen worden meestal vóór de 10e van elke maand uitbetaald voor de vorige maand.

Hoeveel heb je nodig om comfortabel te leven in Polen?

Om comfortabel te leven in Polen, heeft een alleenstaande ongeveer 6.000-8.000 PLN per maand nodig. Dit hangt af van de stad. In grotere steden zoals Warschau of Krakau is de kosten hoger dan in kleinere steden. Dit bedrag dekt huur, voedsel, vervoer en enkele vrijetijdsactiviteiten.

Wat is de payrollbelasting in Polen?

In Polen omvat payrollbelasting inkomstenbelasting en sociale zekerheidsbijdragen. Het belastingtarief is 12% voor inkomsten tot 120.000 PLN per jaar, en 32% daarboven. Werknemers en werkgevers dragen ook bij aan de sociale verzekeringspremies voor gezondheidszorg, pensioenen, en andere voordelen.