Wat wereldwijde bedrijven moeten begrijpen over salarisadministratie in Polen (2026 update)

Belangrijke punten:

• 1. Je hoeft geen aanwezigheid in Polen te hebben om Poolse werknemers te huren. Je moet echter wel een officieel vertegenwoordiger in het land hebben, die je zal helpen je bedrijf te registreren en payroll-voorzieningen op te zetten.
• 2. Het minimumloon in Polen bedraagt PLN 4.242,00 per maand. Werkuren zijn over het algemeen 40 uur per week, en alle werknemers hebben recht op minimaal 20 dagen betaalde jaarlijkse vakantie.
• 3. Wat betreft sociale zekerheidsbijdragen wordt van werkgevers verwacht dat ze, gemiddeld, tussen de 19,21% en 22,41% van het brutoloon van de werknemer betalen.

Polen is een van de landen wiens economie en grote arbeidskracht ieder jaar meer buitenlandse bedrijven aantrekken. Het Bruto Binnenlands Product (BBP) steeg in 2019 met 4,1 procent tot $566 miljard. Hetzelfde jaar stond Polen op de 40e plek in de Ease of Doing Business Survey van de Wereldbank.

Deze ontwikkelingen zetten Polen op de kaart en maken het een markt waar veel bedrijven naar willen uitbreiden. Het is ook handig gelegen in het midden van Europa, wat een aanzienlijk aantal belangrijke markten verbindt.

Polen beschikt ook over een hooggekwalificeerde arbeidsmarkt. Het staat bekend om zijn universiteiten. Polen biedt geschoolde en gemotiveerde arbeiders, die perfect passen bij een internationale markt. Ze uitblinken in de sectoren IT, techniek en wetenschap.

Er zijn enkele zaken die je moet weten als je besluit iemand uit Polen aan te nemen. Het vertrouwd maken met de arbeidswetgeving en payroll in Polen zal je helpen de beste werknemers te vinden en te zorgen dat je compliant blijft.

Arbeidsvoorwaarden in Polen

In de meeste landen moet je, om iemand legaal te huren, een aanwezigheid in het land opzetten of een EOR-aanbieder inschakelen. Polen vereist niet dat je een aanwezigheid hebt om een Poolse burger te huren, maar je moet je wel registreren bij verschillende overheidsinstanties. Je kunt ook vertrouwen op een lokale payroll-provider om je te assisteren bij de payroll-opzet. Voor bedrijven die liever geen eigen entiteit opzetten, kan een Employer of Record Polen compliance, payroll en voordelen beheren terwijl jij je richt op het opbouwen van je team.

Om je te registreren bij de relevante instanties, moet je een officieel vertegenwoordiger aanstellen. Deze persoon registreert je bij de Poolse Belastingdienst en krijgt een Poolse belasting-ID (NIP) voor je.

De volgende stap is het indienen van een ZUS ZPA-formulier bij het Poolse Socialezekerheidsinstituut (ZUS) om jezelf te registreren als werkgever. Je moet ook je werknemers registreren bij de sociale verzekeringsdienst. Beide registraties moeten binnen zeven dagen voltooid zijn. Na de registratie krijgt elke werknemer zijn PESEL-nummer. Dit nummer wordt gebruikt om de werknemer voor belastingdoeleinden te identificeren.

Vereiste documenten voor nieuwe werknemers

Je moet een schriftelijk arbeidsovereenkomst hebben om iemand legaal in Polen aan te nemen. Een formeel arbeidscontract moet door zowel de werkgever als de werknemer ondertekend worden vóór de startdatum van de werknemer. Werkgevers zonder contract met hun werknemers kunnen boetes en sancties krijgen.

In Polen moeten arbeidsovereenkomsten in het Pools zijn. Ze mogen ook tweetalig zijn, zolang één van de talen Pools is.

Arbeidsovereenkomsten in Polen

Volgens het Poolse Arbeidswetboek moet het contract bepaalde essentiële elementen bevatten. Ten eerste moeten de namen van beide partijen vermeld worden—zowel de werkgever als de werknemer. Het contract moet ook het type overeenkomst, de datum waarop het gesloten is, en de arbeidsvoorwaarden specificeren.

De arbeidsvoorwaarden omvatten het soort werk dat de werknemer zal doen. Daarnaast worden de werklocatie en details over het salaris opgenomen. Het contract moet ook aangeven hoeveel uur per dag en week de werknemer zal werken, en de startdatum van het dienstverband.

Binnen zeven dagen na ondertekening van de arbeidsovereenkomst moet de werkgever de werknemer informeren over verschillende zaken. Dit omvat de te werken uren per dag en week, de frequentie van betaling, het recht op vakantie, en de opzegtermijn.

Het contract moet ook de uren vermelden die als nachtarbeid worden beschouwd, als het bedrijf geen specifieke werkvoorschriften heeft. De contracten moeten ook de plaats, datum en tijd van loonbetaling vermelden. Tot slot moet het contract de regels voor het bijhouden van aanwezigheid en het verklaren van afwezigheid omvatten.

Werknemersvoordelen en vergoeding

Elke werknemer moet volgens de Poolse Arbeidswet de juiste behandeling en bescherming van hun werkgevers ontvangen. Dit omvat voordelen en vergoeding.

Minimumloon

Het minimumloon in Polen bedraagt PLN 4.242,00 netto per maand, of PLN 27,70 per uur. Deze minimumloonvereiste is sinds 1 januari 2024 van kracht. Het geldt echter alleen voor voltijdswerkers.

Werkuren in Polen bedragen over het algemeen 40 uur per week, of 8 uur per dag. De werkdag begint meestal om 8 uur ’s ochtends en eindigt om 4 uur ’s middags.

Overuren

Polen staat geen overuren toe, tenzij de werknemer afstand doet van de 40-urige werkweek. De werknemer kan overwerk verzoeken, maar dit moet per werknemer besproken worden. Werknemers die overwerken mogen niet meer dan 150 uur overwerken per kalenderjaar.

Werknemers die overwerken, hebben recht op overwerkvergoeding. Als een werknemer ‘s nachts, op zondagen of op feestdagen werkt, krijgt hij 100% extra vergoeding.

Voor overwerk op andere dagen ontvangt de werknemer 50% extra vergoeding. Als het overwerk de gemiddelde wekelijkse werkuren in een bepaalde periode overschrijdt, ontvangt hij voor elk uur 100% extra vergoeding.

In plaats van extra overwerkvergoeding kan de werkgever de werknemer ook vrije tijd geven. Als de werkgever dit zonder verzoek van de werknemer regelt, is elk uur overwerk gelijk aan 1,5 uur betaalde tijd. Als de werknemer daarom vraagt, is elk uur overwerk gelijk aan één uur betaalde tijd.

Wat zijn de socialezekerheidsbijdragen van de werkgever in Polen?

In Polen betalen werkgevers meerdere socialezekerheidsbijdragen. Deze zijn gebaseerd op het brutoloon van de werknemers. Ze dragen 19,52% bij aan pensioen en arbeidsongeschiktheidsverzekering. Voor ongevallenverzekering betalen werkgevers met maximaal negen werknemers 1,67%, terwijl werkgevers met meer dan negen werknemers tussen 0,67% en 3,33% betalen. De daadwerkelijke kost hangt af van de sectorspecifieke situatie, maar buitenlandse werkgevers betalen een vast tarief van 1,67%.

Daarnaast betalen werkgevers 2,45% aan het Labour Fund en 0,10% aan het Employee Guaranteed Benefits Fund. Werkgevers dragen ook bij aan het Solidarity Fund for Support of Disabled Persons, tenzij zij ten minste 6% van de werknemers met een beperking in dienst hebben. De bijdrage wordt berekend op basis van een formule waarbij 40,65% van het gemiddelde salaris betrokken is.

Het Employee Capital Plan (PPK)

Het Employee Capital Plan (PPK) is een spaarprogramma in Polen dat werknemers helpt te sparen voor hun pensioen. Het wordt gefinancierd door bijdragen van de werknemer, de werkgever en de overheid.

Werkgevers dragen 1,5% van het brutoloon van de werknemer bij aan de PPK, en kunnen kiezen om tot 2,5% extra toe te voegen. Werkgevers zijn verantwoordelijk voor het berekenen, inhouden en indienen van de PPK-bijdragen van zowel henzelf als de werknemer bij de financiële instelling die het PPK beheert.

In Polen zijn werknemers verantwoordelijk voor hun eigen ziektekostenverzekering. In tegenstelling tot de PPK, worden deze betalingen door de werknemers zelf gedaan. De werkgever berekent, houdt in en dient deze bijdragen tijdens de loonadministratie in namens de werknemers. Dit systeem zorgt ervoor dat de noodzakelijke ziekteverzekeringsbetalingen tijdig en correct plaatsvinden.

Werknemersbelasting in Polen

Werknemersbijdragen in Polen omvatten inkomstenbelasting en sociale zekerheidsbijdragen. Woonachtig in Polen, betalen belasting over hun wereldwijde inkomen, terwijl niet-ingezetenen belasting betalen alleen over het binnen Polen verdiende inkomen:

• Inkomen tot 120.000 PLN wordt belast tegen 12%, en inkomen boven dit bedrag tegen 32%.

• Werknemers onder de 26 jaar hoeven geen belasting te betalen over inkomsten tot 85.528 PLN per jaar.

• Daarnaast wordt een solidariteitstoeslag van 4% geheven op inkomsten boven 1 miljoen PLN.

Sociale Zekerheid voor werknemers in Polen

Voor sociale zekerheid betalen werknemers 13,71% van hun brutoloon. Werkgevers houden dit bedrag in op het salaris van de werknemer en dragen het af samen met hun eigen bijdragen. Deze betaling dekt pensioenen, arbeidsongeschiktheidsverzekeringen en ziekteverzekering. Werknemers betalen daarnaast 9% voor de gezondheidszorg, waarvan tot 7,75% aftrekbaar is van hun belasting, terwijl 1,25% niet aftrekbaar is.

Ten slotte is deelname aan de PPK meestal vrijwillig voor werknemers. Werknemers tussen de 19 en 54 jaar worden automatisch ingeschreven, maar kunnen zich afmelden als ze willen. Van 55 tot 69 jaar moeten ze zich aanmelden als ze willen deelnemen, en werknemers boven de 70 kunnen niet deelnemen.

Werknemers dragen 2% van hun brutoloon bij aan de PPK, en kunnen ervoor kiezen om tot 2% extra bij te dragen.

Vakanties en verlof in Polen

In Polen heeft elke werknemer recht op jaarlijkse betaalde vakantie, en werkgevers moeten ervoor zorgen dat werknemers deze opnemen. Bij het beginnen van een nieuwe baan verwerven werknemers recht op betaald vrijaf, waarmee ze 1/12 van hun jaarlijkse vakantierechten verdienen voor elke maand gewerkt.

Gewoonlijk nemen werknemers hun volledige vakantie in één keer op, maar ze kunnen verzoeken deze te splitsen, waarbij één periode minimaal 14 opeenvolgende dagen duurt.

De hoeveelheid vakantietijd hangt af van de duur van het dienstverband. Werknemers krijgen recht op 20 dagen indien zij minder dan tien jaar gewerkt hebben. Bij minstens tien jaar wordt het minimum van 26 dagen gehanteerd. Vakantiedagen voor parttimers worden aangepast op basis van hun werkuren en naar boven afgerond op een volledige dag.

Interessant genoeg telt onderwijs ook mee voor de periode die bepaalt of iemand recht heeft op vakantie. Bijvoorbeeld, een hoger onderwijsdiploma wordt als gelijkwaardig aan acht jaar werkervaring beschouwd.

Ongebruikte vakantiedagen kunnen worden overgedragen naar het volgende jaar en moeten voor 30 september worden opgenomen. Betaling in plaats van opname van vakantiedagen is alleen toegestaan als het dienstverband eindigt.

Nationale feestdagen

Werknemers in Polen hebben recht op 13 betaalde nationale feestdagen per jaar. Werkt een werknemer op een feestdag, dan krijgt hij een compensatiedag of extra betaling van 100% per gewerkt uur.

Ziekteverlof in Polen

Werknemers die ziek zijn, ontvangen 80% van hun salaris voor de eerste 33 dagen ziekte per kalenderjaar. Dit wordt door de werkgever uitbetaald. Het bedrag wordt 100% als de ziekte tijdens zwangerschap optreedt of het gevolg is van een arbeidsongeval.

Na de eerste 33 dagen neemt het Sociaal Zekerheidsinstituut (ZUS) het over van de werkgever. Het betaalt 80% van het basisloon voor maximaal 182 dagen achtereenvolgend per jaar. Deze periode omvat de aanvankelijke door de werkgever betaalde periode.

Zwangerschaps-, vaderschaps- en ouderschapsverlof

Zwangerschapsverlof in Polen behoort tot de meest vooruitstrevende ter wereld.

Vrouwelijke werknemers hebben recht op zwangerschapsverlof na de bevalling of adoptie van een kind onder de zeven jaar. Ze krijgen 20 weken voor één kind, 31 weken voor twin's, en tot 37 weken voor vijf of meer kinderen.

Werknemers kunnen binnen 24 maanden na de geboorte of adoptie van hun kind twee weken betaald vaderschapsverlof opnemen.

Ouders komen in aanmerking voor maximaal 41 weken (43 weken voor meerlingen) betaald ouderschapsverlof na het gebruik van het zwangerschapsverlof. Het verlof wordt betaald op 70% van het salaris en kan door één of beide ouders gelijktijdig worden opgenomen, maar niet meer dan het totale aantal toegestane weken.

Speciaal verlof in Polen

Werknemers hebben ook recht op bijzonder verlof voor belangrijke gezinsgebeurtenissen. Dit omvat bruiloften of begrafenissen, met twee dagen voor gebeurtenissen met nauwe familieleden en één dag voor andere. Werknemers hebben ook recht op verlof voor rechtszaken, verplichte medische onderzoeken of bloed doneren.

Procedures en richtlijnen voor ontslag in Polen

In Polen kan een dienstverband op vier manieren eindigen:

1. Bij onderlinge overeenstemming,

2. Door één van de partijen met opzegging,

3. Door één van de partijen zonder opzegging,

4. Of wanneer de contractduur afloopt (voor proef- of tijdelijk contracten).

Ongeacht wie het initiatief neemt, moet de verklaring schriftelijk worden gedaan.

Wanneer de werkgever het initiatief neemt, moet hij de werknemer informeren over het recht op beroep bij de Arbeidsrechtbank. Na beëindiging van het dienstverband moet de werkgever een Arbeidsverklaring verstrekken. Ze moeten de werknemer ook uitschrijven bij de Sociale Zekerheidsdienst (ZUS). De laatste betaling moet plaatsvinden in de eerstvolgende reguliere loonronde.

Ontslag bij onderlinge overeenkomst

Wanneer zowel de werkgever als de werknemer akkoord gaan met beëindiging, kan beide partijen dit initiëren. Ontslagvergoeding is verplicht als de werkgever het contract opzegt met opzegging of onderling overeenstemming.

Ontslag met opzegging

Werknemers kunnen op elk moment ontslag nemen met opzegging, zonder dat zij hiervoor een reden hoeven te geven. Werkgevers moeten echter geldige redenen opgeven voor het beëindigen van een contract voor onbepaalde tijd. Zij kunnen niet betalen in plaats van opzegging.

Ontslag zonder opzegging

Werkgevers kunnen ontslag zonder opzegging geven als de werknemer schuldig is, bijvoorbeeld voor ernstig wangedrag, het plegen van een strafbaar feit dat door de rechter bevestigd wordt, of het verliezen van een vereiste arbeidsvergunning door schuld.

Werkgevers kunnen ook zonder opzegging ontslag geven als de werknemer niet kan werken wegens ziekte die meer dan drie maanden duurt. Dit geldt alleen voor werknemers die minder dan zes maanden in dienst zijn.

Werknemers kunnen zonder opzegging ontslag nemen bij ernstige schending van fundamentele verplichtingen door de werkgever. Ook bij weigering van de werkgever om hen naar een andere functie over te plaatsen als de huidige functie schadelijk is voor hun gezondheid.

Bescherming tegen ontslag

Bepaalde categorieën werknemers zijn beschermd tegen ontslag met opzegging. Dit omvat die op:

1. Vakantie-, zwangerschaps-, ouderschaps- of onbetaald zorgverlof;

2. Ziekteverlof met doktersverklaring;

3. Werknemers binnen vier jaar voor pensioen;

4. Zwangere werknemers;

5. Leden van vakbonden.

Ontslagvergoeding en recht op uitkeringen

Ontslagregels gelden voor bedrijven met meer dan 20 werknemers. Werknemers hebben recht op ontslagvergoeding als hun ontslag om bedrijfseconomische redenen volgt, zoals reorganisatie of sluiting van de werkzaamheden.

De ontslagvergoeding hangt af van de duur van het dienstverband. Werknemers hebben recht op:

1. Eén maand salaris voor minder dan twee jaar dienst,

2. Twee maanden salaris voor twee tot acht jaar dienst,

3. Drie maanden salaris voor meer dan acht jaar dienst.

Bedrijven met minder dan 20 werknemers hoeven geen ontslagvergoeding te betalen.

Overige richtlijnen voor beëindiging van het dienstverband

De opzegtermijn hangt af van het contracttype en de duur van het dienstverband. Voor proeftijdcontracten variëren de opzegtermijnen van drie werkdagen tot twee weken. Voor tijdelijke en vaste contracten variëren de opzegtermijnen van twee weken tot drie maanden.

Tijdens de opzegtermijn in Polen ontvangt de werknemer zijn reguliere salaris. Ze kunnen worden gevraagd om wettelijke verlofdagen op te nemen of vrijstelling te krijgen om een nieuwe baan te zoeken.

Werknemers die minimaal 365 dagen in de afgelopen 18 maanden gewerkt hebben, komen mogelijk in aanmerking voor werkloosheidsuitkeringen voor zes tot twaalf maanden. Dit hangt af van de lokale werkloosheidscijfers en andere criteria.

Veelgestelde vragen

Hoe vaak wordt salaris uitbetaald in Polen?

In Polen worden werknemers meestal eenmaal per maand uitbetaald. De exacte betaaldata staan meestal in het arbeidscontract of het bedrijfsbeleid. Salarissen worden meestal voor de 10e van elke maand uitbetaald, voor de vorige maand.

Hoeveel heb je nodig om comfortabel te leven in Polen?

Om comfortabel te leven in Polen, heeft een persoon doorgaans ongeveer 6.000-8.000 PLN per maand nodig. Dit hangt af van de stad. In grotere steden zoals Warschau of Krakau zijn de kosten hoger dan in kleinere steden. Dit bedrag dekt huur, voedsel, vervoer en enkele vrijetijdsactiviteiten.

Wat is de payroll belasting in Polen?

In Polen omvat payroll belastingen inkomstenbelasting en sociale zekerheidsbijdragen. Het belastingtarief is 12% voor jaarlijks inkomen tot 120.000 PLN en 32% voor inkomen daarboven. Werknemers en werkgevers dragen ook bij aan de sociale zekerheid, die gezondheidszorg, pensioen en andere voordelen dekt.