Waarom u de loonadministratie voor uw kleine onderneming zou moeten uitbesteden

Verloning verwerken is een van die taken. Hoewel het als een relatief eenvoudige en eenvoudige taak wordt beschouwd, kan payroll een enorme last voor uw bedrijf zijn, vooral wanneer er geen effectieve strategie voor het afhandelen hiervan is opgesteld.

Uw werknemers verwachten eveneens dat zij zo punctueel en soepel mogelijk hun lonen, voordelen en andere vormen van ondersteuning ontvangen. Deze redenen zijn vooral waarom er een enorm aantal logistieke obstakels en papierwerk gepaard gaan met payrollverwerking.

Een vraag die een ondernemer zichzelf stelt tijdens de start van de onderneming is of hij payroll moet uitbesteden of dit intern moet doen. Outsourcing van payroll neemt een grote last van je schouders, maar verhoogt ook je kosten. Dus, wat moet je overwegen voordat je beslist om payroll te outsourcen?

Wat is payroll?

Voordat we het onderscheid maken tussen in-house payroll en uitbestede payroll, en analyseren welke optie het beste voor jou werkt, moeten we eerst begrijpen wat payroll in detail inhoudt.

Payroll is simpelweg een lijst van werknemers aan wie een bedrijf salarissen, lonen of bonussen verschuldigd is. Verloning kan wekelijks, tweewekelijks of maandelijks worden gedaan, afhankelijk van wat het bedrijf het meest effectief acht voor haar operaties. De verschuldigde lonen worden vaak berekend door de payroll afdeling van het bedrijf.

Het is belangrijk dat een kleine ondernemer payroll begrijpt omdat payroll onderhevig is aan federale, staats- en lokale regelgeving. Naleving van payrollwetten is niet-onderhandelbaar voor elk bedrijf. Daarnaast kunnen payroll en payrollbelasting ook aanzienlijk invloed hebben op de nettowinst van een bedrijf. Een bedrijf kan een groot bedrag verliezen wanneer payroll onzorgvuldig wordt uitgevoerd. Tot slot verwachten werknemers ook dat hun werkgevers hen het juiste bedrag op het juiste moment betalen. Fouten in aftrekposten of inhoudingen, evenals zorgen over punctualiteit, kunnen een aanzienlijke invloed hebben op het moreel van werknemers.

Er staat simpelweg zoveel op het spel bij payroll-operaties. Bedrijven moeten dus voorzichtig te werk gaan bij het bepalen welk payrollsysteem ze gebruiken.

Wat is uitbesteedde payroll?

Outsourcing van payroll is in wezen het inhuren van mensen buiten jouw organisatie om jouw payroll-verantwoordelijkheden uit te voeren. Wanneer je payroll uitbesteedt, betaal je professioneel getrainde experts om het payrollproces van jouw bedrijf van begin tot eind te regelen. Ideally neemt de ingehuurde payrollafdeling alle administratieve en compliance taken die bij loonbetaling horen over.

De uitgebreide taken en verantwoordelijkheden van de afdeling moeten echter in het dienstcontract worden aangegeven. Dit kan ook het indienen van payrollbelastingen en betalingen namens jou omvatten.

Wat is in-house payroll?

In tegenstelling tot uitbesteedde payroll, zoekt in-house payroll niet de hulp van derde partijen buiten het bedrijf. De afdeling die de payrollverwerking voor de organisatie verzorgt, is intern. Met andere woorden, het personeel dat verantwoordelijk is voor payroll-activiteiten wordt ingedeeld als werknemers. In-house payrollmedewerkers vallen vaak onder de HR-afdeling of de financiële afdeling van het bedrijf.

Wat zijn de voordelen en nadelen van uitbestede payroll?

Voordelen

Voordat we ingaan op de voor- en nadelen van payroll-outsourcing, is het eerst belangrijk te begrijpen dat niet alle genoemde redenen per se voor elk klein bedrijf gelden. Rivermate beveelt nog steeds aan dat een zorgvuldige analyse wordt uitgevoerd om het ideale payrollsysteem voor jouw bedrijf te vinden.

Meer nauwkeurig

Zoals eerder vermeld, ligt de verantwoordelijkheid bij de werkgevers om te zorgen dat payroll correct en op tijd wordt verstrekt, dat wil zeggen volgens schema. Voor de meerderheid van de Amerikaanse werknemers is dit niet alleen een kwestie van het moreel verhogen, maar ook van het kunnen betalen van hun rekeningen.

In een enquête uitgevoerd door de American Payroll Association, zegt 69 procent van de werknemers in de Verenigde Staten dat als hun loonstrookje slechts één week wordt vertraagd, ze hun rekeningen niet kunnen betalen. Als dit probleem aanhoudt, kan het niet op tijd uitbetalen van lonen een negatieve invloed hebben op de werknemerrelaties en kan het leiden tot verloop.

Payrolloutsourcing kan je helpen om de precisie te behouden en essentiële operaties te automatiseren zodat loonstrookjes op tijd, elke keer, worden geproduceerd.

Garant voor naleving

Een van de grootste voordelen van payroll-outsourcing is dat het de tijd die aan naleving en risicobeheer wordt besteed, vermindert. Jouw nationale belastingdienst legt jaarlijks miljoenen dollars aan boetes voor arbeidstoeslagen op, en het is cruciaal dat elke regelgeving en wetgeving omtrent payroll wordt nageleefd. Wanneer je besluit payroll uit te besteden, is het belangrijk een leverancier te kiezen die fungeert als je belastingnalevings partner en belooft het risico op belastingboetes te beperken.

Het indienen van belastingaangiften en betalingen kan worden afgehandeld door een professionele payroll- en HR-onderneming. Een bedrijf dat dit soort compliance verzorgt, is zich ook bewust van veranderingen in belastingregels.

Tijdsbesparing

HR- en payrollafdelingen besteden ongeveer 36 uur per week aan compliance-gerelateerde werkzaamheden zoals het volgen van regelgevende voorstellen en het ontwikkelen en communiceren van nieuwe regels. Daarnaast besteden 26 procent van kleine bedrijven drie tot vijf uur per maand aan handmatige payrollverwerking.

De meeste, zo niet alle, externe payrolldienstverleners bieden een gecentraliseerde database voor payroll- en aanwezigheidsinformatie. Dit automatiseert en stroomlijnt niet alleen payrollprocessen, maar vermindert ook tijdsdruk en stelt je payrollafdeling in staat zich te richten op strategie en andere interne zaken.

Payrolloutsourcing helpt je om belangrijke tijd in je werkdag terug te winnen. Je wordt productiever en hebt meer tijd voor belangrijkere activiteiten voor je bedrijf. Die grote takenlijst lijkt dan niet zo ontmoedigend.

Nadelen

Net als de voordelen hierboven, kunnen de nadelen wel of niet van toepassing zijn op jouw klein bedrijf. Het is nog steeds belangrijk om met je managementteam te overleggen.

Duur

De standaard aanpak voor de meeste externe payrollproviders is om per loonstrookje, oftewel per werknemer, te rekenen. Voor grotere bedrijven met duizenden werknemers kan dit als kostbaar worden beschouwd. Kleinere bedrijven, daarentegen, hebben meestal minder dan 100 werknemers. Dit betekent dat zij waarschijnlijk betere kostenbesparingen kunnen realiseren door payroll gewoon uit te besteden.

Het idee om te betalen en een derde organisatie in te schakelen voor taken die je bedrijf gratis zou kunnen doen, blijft echter bestaan. Je maakt nog steeds aanzienlijke kosten wanneer je payroll uitbesteedt.

Payrollaanbieders rekenen vaak een fee per loonstrookje, die tussen de $1 en $5 ligt voor elke verwerkte loonstrook.

Minder beveiliging

Om payroll te verzorgen, vereisen zowel interne teams als uitbestede payrollaanbieders toegang tot gevoelige informatie zoals werknemersbankgegevens, schema's, enzovoort. Het overdragen van deze gegevens aan een derde partij kan het risico op een datalek vergroten.

Als je besluit een uitbestedingsdienst voor payroll te gebruiken, zorg er dan voor dat je hun beveiligingsnormen onderzoekt en alleen samenwerkt met betrouwbare aanbieders.

Verantwoordelijkheid ligt bij jouw organisatie

Als een leverancier er niet in slaagt om de belastingen van de organisatie op tijd en correct te betalen, blijft de organisatie aansprakelijk voor die belastingen. Betalingen die niet worden gedaan, kunnen leiden tot complianceboetes of sancties.

Gelukkig bieden veel labor- en managementbedrijven payrollverwerking samen met belastingnaleving. Als rapportage-agent zal de provider je belastingen berekenen, indienen en namens jou betalen.

Is het verstandig om payroll uit te besteden?

Hoe graag Rivermate ook een definitief antwoord wil geven, het hangt echt af van jouw bedrijf.

Het is verstandiger om eerst een uitgebreide beoordeling uit te voeren van de risico’s en voordelen van payroll-outsourcing voordat je een beslissing neemt. Het is cruciaal om de gevaren en beloningen te beoordelen, evenals hoe deze de procedures binnen je organisatie kunnen beïnvloeden.

Sommige HR-professionals aarzelen bijvoorbeeld om derden toegang te geven tot bedrijfsgegevens voor payrollverwerking en belastingaangifte. Het is daarom belangrijk om due diligence te doen en te informeren naar de beveiligingsmaatregelen die een payroll-outsourcingdienst gebruikt.

Veel payroll- en HR-outsourcingbedrijven begrijpen echter hoe belangrijk dataveiligheid is voor bedrijven. Ze maken gebruik van industriestandaard beveiligingsprotocollen en ondergaan strenge tests en certificeringen, zoals SOC 1 Type 2 audits, om te verzekeren dat klantgegevens altijd beschermd blijven.

Veel payroll- en HR-outsourcingbedrijven waarderen bovendien het belang van data beveiliging voor organisaties. Ze gebruiken industriestandaard beveiligingsmethoden en ondergaan regelmatig strenge tests en certificeringen, zoals SOC 1 Type 2 audits, om te zorgen dat klantgegevens altijd veilig zijn.

Een ander voorbeeld is het begrijpen van de expertise en ervaring die een payroll- en HR-provider biedt voor de samenwerking. Veel payrollbeheeroutsourcingbedrijven eisen dat hun ondersteunend personeel gecertificeerd is door de American Payroll Association (APA).

Deze certificering beoordeelt en certificeert de payrollkennis van een persoon. Sommige payrolldienstverleners beschikken ook over een gespecialiseerde compliance-afdeling voor belastingzaken. Deze payrollbelastingprofessionals regelen al je belastingaangiftes en betalingen. Ze zorgen voor federale, staats- en lokale belastingen om te garanderen dat je bedrijf in compliance blijft.

Rivermate adviseert dat je eerst deze vijf vragen beantwoordt voordat je een beslissing neemt over het payrollsysteem dat je gaat gebruiken:

1. Als we handmatige payrollverwerking doen, neemt dat tijd weg die we in strategische initiatieven hadden kunnen investeren?
2. Is ons payrollsysteem effectief?
3. Betalen we onze werknemers op schema?
4. Hebben we problemen met payroll compliance?
5. Wegen de risico’s van het inhuren van een derde payrollprovider op tegen de voordelen?