Wat is een Employer of Record?
An Employer of Record (EOR) is een derde partij entiteit die de juridische verantwoordelijkheid op zich neemt voor het aannemen, beheren en betalen van werknemers namens een bedrijf. In plaats van een interne HR- en payrollfunctie op te zetten in elke locatie of het oprichten van een lokale entiteit, kunnen bedrijven belangrijke administratieve en compliance taken uitbesteden aan een EOR.
Deze regeling is vooral handig wanneer een bedrijf extra ondersteuning nodig heeft maar niet de capaciteit of lokale expertise bezit om de arbeidsadministratie zelf te beheren. Door verantwoordelijkheden zoals payroll, HR-werkdocumentatie en compliance over te dragen, kunnen werkgevers zich richten op kernactiviteiten zonder zich zorgen te maken over employee management zaken.
Op basisniveau fungeert een Employer of Record als tussenpersoon tussen het bedrijf en de werknemers. De Employer of Record behandelt meestal arbeidsovereenkomsten en gerelateerde documentatie, payrollverwerking en belastinginhouding, voordelenbeheer, onboarding en offboarding, en complianceondersteuning gedurende de volledige employee lifecycle. Het ondersteunt vaak onboarding en beëindigingen indien nodig, terwijl het helpt ervoor te zorgen dat de juiste processen bij elk stadium worden gevolgd.
Een belangrijke opmerking om in gedachten te houden is dat. Hoewel een Employer of Record de operationele last kan verminderen en kan helpen bij compliance processen, blijft je organisatie verantwoordelijk voor haar beslissingen en acties. Daarom is het essentieel om een regeling en provider te kiezen die aansluiten bij je standaarden en verantwoordelijkheden.
Bijvoorbeeld, een bedrijf dat in de Golfregio wil aannemen, is mogelijk nog niet klaar om direct een volledige juridische entiteit op te richten. In Qatar kan samenwerken met een Employer of Record Qatar partner helpen om de markt te testen, te blijven voldoen aan de lokale arbeidswetgeving, en payroll en voordelen voor lokale medewerkers te beheren.
Wat is een Common Law Employer?
Een Common Law Employer is een werkgeversrelatie die is vastgesteld volgens de principes van het common law. In eenvoudige termen kan een individu of organisatie worden beschouwd als een Common Law Employer wanneer zij lonen betalen en voordelen bieden, de werkomgeving en dagelijkse activiteiten controleren, en verantwoordelijk zijn voor arbeidsgerelateerde belastingen.
In tegenstelling tot een Employer of Record (EOR), besteedt een Common Law Employer de arbeidsrelatie niet uit aan een derde partij. In plaats daarvan vertrouwt het op traditionele methoden zoals directe werkgevers-werknemers overeenkomsten om de relatie te definiëren.
Een belangrijk verschil is hoe werknemersverplichtingen en -rechten worden afgehandeld onder arbeidswetten. Met een structuur van een Common Law Employer liggen verantwoordelijkheden zoals compliance, voordelen en verzekering doorgaans direct bij het bedrijf in plaats van via een serviceprovider te worden beheerd. Bijvoorbeeld kan de verzekering voor arbeidsongevallen apart geregeld moeten worden onder het eigen beleid van het bedrijf.
Ook de afhandeling van belastingen kan variëren. In veel rechtsgebieden worden bij het gebruik van Employer of Record oplossingen belastingen bij de bron ingehouden, terwijl bij standaardregelingen aanvullende belastingoverwegingen kunnen bestaan afhankelijk van lokale regels en timing.
Uiteindelijk kunnen beide structuren werken. Belangrijk is om de aanpak te kiezen die het beste aansluit bij je compliance behoeften, budget en operationele capaciteit.
Voordelen van Employer of Record
Het gebruik van een Employer of Record kan bedrijven helpen tijd te besparen en administratieve complexiteit te verminderen, vooral wanneer er in meerdere locaties wordt aangenomen. Omdat de Employer of Record belangrijke arbeidsverantwoordelijkheden op zich neemt, kunnen bedrijven sneller handelen terwijl ze georganiseerd blijven.
Een groot voordeel is de verbeterde ondersteuning bij compliance. Door arbeidsadministratie uit te besteden aan een ervaren provider in lokale regelgeving, kunnen werkgevers het risico op kostbare compliance fouten verminderen. De Employer of Record beheert doorgaans ook het papierwerk gerelateerd aan onboarding, zoals achtergrondcontroles en vereiste documenten, op basis van lokale vereisten.
Een ander voordeel is de vermindering van administratieve lasten. Het beheren van payroll, belastingen en HR-processen in meerdere landen kan snel complex worden. Een Employer of Record centraliseert veel van dat werk, zodat bedrijven internationaal kunnen groeien zonder vooraf veel interne middelen te hoeven inzetten.
Kostenbesparingen kunnen ook mogelijk zijn. Een Employer of Record kan zowel directe als indirecte kosten verminderen, vooral die gelinkt aan onderzoek, opzet en compliance processen in onbekende jurisdicties. Werken met een provider die de vereisten al kent, kan de tijd voor probleemoplossing verminderen en helpen voorkomen dat fouten worden gemaakt.
Tot slot kan een Employer of Record helpen de toegang tot Talent uit te breiden. Omdat het model het mogelijk maakt om in meerdere locaties te huren, kunnen bedrijven kandidaten bereiken die normaal gesproken niet via lokaal-only werving zouden worden benaderd. Dit kan het eenvoudiger maken om diverse, gedistribueerde teams op te bouwen.
Nadelen van Employer of Record
Hoewel Employer of Record diensten aanzienlijke voordelen bieden, zijn ze niet perfect voor elk bedrijf of elke situatie. Voordat je voor dit model kiest, is het nuttig om enkele veel voorkomende nadelen te overwegen.
Een nadeel is de kosten op lange termijn. Hoewel de initiële kosten voor het opzetten van een Employer of Record aantrekkelijk kunnen lijken vergeleken met het worden van een traditionele werkgever in nieuwe locaties, kunnen de doorlopende kosten oplopen. Kosten kunnen onder meer bestaan uit diensten zoals payrollverwerking en employee benefits administratie. Daarnaast rekenen veel providers op basis van een uurtarief of projectbasis in plaats van een vaste prijs, wat onzekerheid over kosten kan creëren als je behoeften veranderen.
Een ander nadeel is verminderde dagelijkse controle. Omdat de arbeidsrelatie wordt beheerd door een derde partij, vinden sommige werkgevers dat ze minder invloed hebben op hoe bepaalde processen worden afgehandeld. Als je snelle beleidswijzigingen of zeer aangepaste workflows nodig hebt, kan een externe provider minder flexibel zijn dan een in-house team, vooral als veranderingen extra kosten of doorlooptijd vereisen.
Contractbeperkingen kunnen ook een rol spelen. Afhankelijk van de overeenkomst kan je organisatie gebonden zijn aan specifieke voorwaarden, zelfs als de omstandigheden veranderen. Dit kan later onderhandeling beperken en de flexibiliteit in het aanpassen van de regeling beperken.
Compliance complexiteit bestaat ook nog. Reputable Employer of Record providers streven ernaar om te voldoen aan de toepasselijke arbeidsregels, maar juridische kaders verschillen sterk tussen landen en regio’s. Wanneer meerdere jurisdicties betrokken zijn, kan het risico op misverstanden of fouten toenemen, wat kan leiden tot boetes of sancties. Om die reden beoordelen veel bedrijven belangrijke compliance beslissingen intern, in plaats van volledig te vertrouwen op de provider.
Vergelijking Employer of Record en Common Law Employer
Bij het aannemen van werknemers kiezen bedrijven vaak tussen twee modellen: Employer of Record en Common Law Employer. Beide kunnen goed werken, maar ze brengen afwegingen met zich mee die van invloed zijn op je doelen.
Met een Employer of Record wordt een derde partij verantwoordelijk voor de kern van de arbeidsadministratie. Dit omvat doorgaans payroll belastingen en inhoudingen, voordelenbeheer, arbeidsongeschiktheidsverzekering en complianceprocessen gerelateerd aan arbeidswetten. Dit kan administratieve last verminderen en sneller aannemen op meerdere locaties ondersteunen. Omdat werknemers technisch gezien in dienst zijn van een andere entiteit, kunnen werkgevers echter minder directe controle hebben over bepaalde arbeidsprocessen. Op sommige plaatsen kunnen aanvullende wettelijke vereisten gelden om te zorgen dat de regeling van een Employer of Record geldig blijft, dus is het gebruikelijk om vooraf juridisch advies in te winnen.
Met een Common Law Employer model neemt het bedrijf vanaf dag één de directe verantwoordelijkheid voor haar werknemers. Deze aanpak biedt een grotere controle over policies en dagelijkse operaties, plus meer flexibiliteit in hoe arbeidsprocessen worden gestructureerd. Het nadeel is dat het vaak meer inspanning kost in voorbereiding en doorlopende management, vooral bij het voldoen aan regelgeving in verschillende jurisdicties. Daarnaast kunnen extra kosten ontstaan omdat je niet beschikt over de gebundelde administratieve ondersteuning die uitbestedingsmodellen bieden.
Conclusie
Employer of Record en Common Law Employment zijn beide haalbare opties voor het aannemen van werknemers, maar ze bedienen verschillende behoeften.
Een Employer of Record kan helpen de administratieve last te verminderen en de toegang tot bredere talentenpools te vergroten, maar het kan op de lange termijn hogere kosten met zich meebrengen en minder directe controle bieden over bepaalde processen. Een Common Law Employer aanpak biedt meer directe controle en flexibiliteit, maar vereist meestal meer interne inspanning en kan leiden tot extra complexiteit en kosten, vooral bij meerdere jurisdicties.
Als je de voor- en nadelen van een Employer of Record versus een Common Law Employer wilt afwegen, begin dan met het in kaart brengen van je prioriteiten rondom budget, snelheid, compliance capaciteit, en hoeveel controle je in eigen handen wilt houden. Als je wilt, deel waar je aan het aannemen bent en je teamgrootte, dan help ik je nadenken over welk model het beste aansluit bij jouw situatie.
