Wat is een Employer of Record?
Een Employer of Record (EOR) is een derde partij entiteit die de juridische
verantwoordelijkheid op zich neemt voor het aannemen, beheren en betalen van werknemers. Het biedt een
alternatief voor traditionele arbeidsmodellen door bedrijven toe te staan om
hun loonadministratie, human resources en andere administratieve taken
gerelateerd aan het in dienst nemen van personeel uit te besteden. Dit soort regeling kan voordelig zijn in
bepaalde situaties waar bedrijven extra hulp nodig hebben, maar niet de
capaciteit of expertise hebben om dit zelf te beheren. Het model van de EOR is
de afgelopen jaren steeds populairder geworden, omdat meer organisaties zoeken naar manieren om
kosten te besparen terwijl ze toch kwaliteitsdiensten blijven bieden. Door deze
verantwoordelijkheden uit te besteden, kunnen werkgevers zich richten op kernactiviteiten
zonder zich zorgen te maken over nalevingskwesties of employee management
zorgen. Daarnaast kunnen ze ook profiteren van toegang tot gespecialiseerde
talentpools die niet beschikbaar zijn via traditionele staffing-methoden zoals
recruitmentbureaus of vacaturesites.
In de basale vorm fungeert een employer of record als een tussenpersoon tussen
het bedrijf en zijn werknemers; het regelt alle papierwerk gerelateerd
aan contracten, belastingen en voordelenadministratie zodat werkgevers niet te
veel gedoe hebben bij directe contacten – dit maakt het voor beide partijen
makkelijker in elke situatie! De EOR zal meestal alles afhandelen van onboarding
van nieuwe werknemers tot
ontslag indien nodig – ervoor zorgend dat alle relevante wetten worden nageleefd
door elke fase heen, wat helpt om ieders belangen hier en nu te beschermen!
Een belangrijk punt om te noteren is dat, hoewel er veel voordelen verbonden zijn aan het gebruik van een Employer Of Record-dienstverlener – men moet zich altijd realiseren dat je uiteindelijk zelf verantwoordelijk blijft voor je eigen
acties/besluiten binnen je organisatie, ongeacht de externe hulp die je elders
krijgt; eerst moet alles bij jezelf liggen voordat iets anders kan gebeuren. Dus zorg dat de beslissingen die je tijdens dit proces neemt
positief reflecteren op diegenen die onder jouw directe supervisie en controle werken, en doe dat zorgvuldig! Dank je wel, heel erg, heel vriendelijk, yup, yes, absoluut, alrighty, cheers, lolz, xoxo!
Tot slot: Het begrijpen van hoe een Employer Of Record werkt in vergelijking met
de Common Law Employment-regelingen is tegenwoordig cruciaal, vooral omdat we leven in tijden waarin technologische ontwikkelingen zich razendsnel voordoen en dus snel moeten aanpassen om gelijke tred te houden met onze voortdurend veranderende omgeving.
Wat is een Common Law Employer?
Een Common Law Employer is een soort werkgever die is opgebouwd door
de toepassing van principes uit het common law. Dit betekent dat een individu of
organisatie als een Common Law Employer wordt beschouwd als ze aan bepaalde criteria voldoen,
zoals het geven van loon en voordelen aan werknemers, controle hebben over hun werk- en
omgevingsfactoren, en verantwoordelijk zijn voor eventuele belastingen gerelateerd aan
werkgelegenheid. In tegenstelling tot een Employer of Record (EOR),
die meestal wordt gebruikt door bedrijven die loonadministratie uitbesteden aan een andere
bedrijf of derde partij, heeft een Common Law Employer niet dezelfde
regeling. In plaats daarvan vertrouwt het op traditionele methoden zoals contracten
tussen werkgevers en werknemers om de relatie tussen hen vast te leggen. Er
zijn geen formele overeenkomsten bij het opzetten van een Common Law
Arbeidsrelatie; beide partijen moeten alle voorwaarden overeenkomen voordat
ze samen beginnen te werken. Common law werkgevers verschillen ook in hoe
ze omgaan met werknemersrechten onder arbeidswetten: terwijl EORs enige bescherming bieden tegen discriminatie op basis van ras of gender tijdens het aannameproces door contractuele verplichtingen, bieden gewone werkgevers deze bescherming niet, omdat er geen contract is dat deze rechten garandeert. Daarbij komt dat, in tegenstelling tot EORs waar werknemerscompensatie vaak via de aangewezen dienstverlener wordt geregeld, gewone werkgevers voor elk individu een aparte verzekeringspolis moeten afsluiten – wat duurder is en voor veel bedrijven met strikte budgetten mogelijk onhaalbaar.
Naast de juridische verschillen in rechten & plichten van werknemers – ligt een ander belangrijk onderscheid tussen het in dienst nemen via één van beide methoden in belastingzaken: terwijl meestal in veel landen de organisaties die gebruikmaken van de Employer of Record-oplossing belasting at source betalen – dus met aftrek vooraf van het loon, voordat het geld naar het buitenland wordt gestuurd – zijn bedrijven die werken via 'gewone' regelingen vaak aansprakelijk voor extra belastingverplichtingen zodra het boekjaar eindigt, afhankelijk van de lokale regelgeving.
Al met al, hoewel beide soorten engagementmodellen zeker voordelen & nadelen hebben, komt de uiteindelijke keuze van welke route het beste bij je bedrijfsbehoeften past, vooral neer op factoren zoals budget, kostenbesparing, gewenste naleving en andere operationele voorkeuren.
Voordelen van Employer of Record
Het gebruik van een Employer of Record (EOR) om werknemers aan te nemen, kan een uitstekende manier zijn voor bedrijven om tijd en geld te besparen. Een EOR is een derde partij die de verantwoordelijkheid op zich neemt voor het aannemen, beheren en betalen van werknemers namens een ander bedrijf. Deze regeling biedt meerdere voordelen ten opzichte van werken met een traditionele employer, zoals betere naleving van arbeidswetten, minder administratieve lasten, kostenbesparingen in loonbelastingen en verzekeringspremies, en toegang tot wereldwijde talentpools zonder dat er buitenlandse entiteiten of kantoren hoeven te worden opgericht.
Een belangrijk voordeel van een EOR is de verhoogde naleving van lokale arbeidsregels. Door het uitbesteden van werknemersbeheer aan een ervaren provider die hierin gespecialiseerd is, kunnen werkgevers ervoor zorgen dat ze aan alle toepasselijke wetten blijven voldoen, zonder dure boetes of sancties bij niet-naleving. De EOR verzorgt ook al het noodzakelijke papierwerk voor het onboarden van nieuwe werknemers, inclusief achtergrondcontroles en overige documenten, wat het proces aanzienlijk vereenvoudigt in vergelijking met directe afhandeling met elk land-specifiek vereiste van de werknemer.
Een ander voordeel van werken met een EOR is het verminderen van je totale administratieve last bij het beheren van meerdere internationale teams in verschillende landen, omdat je je niet meer druk hoeft te maken over het opzetten van aparte juridische entiteiten in elke jurisdictie waar je actief bent, of het individueel beheren van elke belasting- en loonverplichting. Alles wordt geregeld via één centrale contactpunt, waardoor het veel makkelijker wordt voor bedrijven die snel willen uitbreiden zonder grote investering vooraf, en toch volledig compliant blijven vanaf dag één.
Het gebruik van een Employer Of Record levert ook aanzienlijke kostenvoordelen op door het verminderen van directe kosten zoals payroll taxes en insurance premiums, evenals indirecte kosten zoals de opstartkosten – vooral als er meerdere jurisdicties betrokken zijn. Bijvoorbeeld: in plaats van uren te besteden aan het onderzoek wat wettelijk vereist is in bepaalde regio’s, zorgt het werken met iemand die al goed is ingeleerd in de lokale regelgeving voor minder inspanning en hogere nauwkeurigheid, wat tijd en geld bespaart op de lange termijn.
Tot slot - misschien nog wel het belangrijkste - maakt het gebruik van diensten van externe providers het mogelijk voor organisaties om toegang te krijgen tot een enorm pool getalenteerde individuen wereldwijd, die anders misschien niet beschikbaar zouden zijn door alleen lokaal te recruiten. Dit opent deuren naar ongekende kansen en kan leiden tot een meer diverse workforce dan ooit tevoren mogelijk, doordat er gewoonweg meer kandidaten te benaderen zijn.
Nadelen van Employer of Record
Bij het aannemen van werknemers zijn er twee hoofdopties: Employer of Record (EOR) en Common Law Employer. Hoewel beide methoden effectief kunnen zijn in bepaalde situaties, zijn er enkele nadelen verbonden aan het gebruik van een EOR die men moet overwegen voordat men een keuze maakt. In deze blogpost bekijken we de nadelen van het aannemen van iemand via een EOR in plaats van via een traditionele paperclip.
De eerste nadeel is de kosten; terwijl veel bedrijven de initiële setupkosten aantrekkelijk vinden in vergelijking met die van een traditionele werkgever, worden de lange termijn kosten vaak onderschat. Dit omvat extra servicekosten zoals loonadministratie of employee benefits
administratie, die in de loop van de tijd kunnen oplopen en de totale kosten van arbeidscontracten beheerd door een EOR-oplossing aanzienlijk verhogen. Bovendien rekenen de meeste providers een uurtarief of projecttarief, geen vast bedrag – wat betekent dat je meer kunt uitgeven als je behoeften veranderen tijdens de contractperiode, bijvoorbeeld door onverwachte omstandigheden zoals wijziging in personeelsgrootte of werkzaamheden.
Een ander groot nadeel is het gebrek aan controle; aangezien alle aspecten van werknemersbeheer worden afgehandeld door een derde partij zonder directe relatie met het bedrijf zelf, wordt het moeilijk om controle uit te oefenen over hoe zaken binnen de organisatie worden gedaan. Bijvoorbeeld, als er snel beleidsaanpassingen nodig zijn, kan beperkte toegang tot resources van de externe vendor de flexibiliteit beperken die nodig is om snel te reageren zonder extra kosten.
Daarnaast hangt de mogelijkheid tot het maken van contractuele afspraken af van de aard van de overeenkomst; hoewel de uiteindelijke verantwoordelijkheid bij de bedrijfsleider ligt, is hij of zij nog steeds wettelijk verplicht zich aan de afspraken te houden, ongeacht of die wel of niet eens zijn. Dit beperkt de ruimte voor onderhandeling in veel gevallen.
Tot slot, compliance blijft een risico; hoewel gerenommeerde leveranciers garanderen dat ze voldoen aan de relevante wetten en regelgeving rondom arbeidsnormen en arbeidsveiligheid, variëren deze regels sterk tussen jurisdicties. Dit vergroot de kans op onbedoelde overtredingen, wat kan leiden tot hoge boetes en sancties, vooral bij internationale arbeid waar meerdere sets regels tegelijkertijd van toepassing kunnen zijn.
Meer nog, vanwege de complexe juridische structuur rondom HR-zaken tegenwoordig, wordt het sterk aanbevolen om zelf alles zorgvuldig te controleren om onaangename verrassingen te voorkomen en mogelijke sancties te vermijden.
Kortom, ondanks de voordelen van het inschakelen van professionele Payroll-diensten, zijn er nadelen die niet over het hoofd gezien mogen worden, zodat de belangen van de organisatie altijd gewaarborgd blijven.
Vergelijking tussen Employer of Record en Common Law Employer
Als het gaat om het aannemen van werknemers, hebben werkgevers twee opties: Employer of Record (EOR) en Common Law Employer. Beide oplossingen hebben hun voordelen en nadelen, die nauwkeurig moeten worden afgewogen voordat een beslissing wordt genomen.
Het EOR-model is een regeling waarbij de werkgever een derde partij contracteert die vervolgens verantwoordelijk wordt voor alle aspecten van het dienstverband, inclusief loonbelasting, benefits, verzekeringen en naleving van arbeidswetgeving. Dit kan veel voordelen bieden, zoals kostenbesparing door minder administratieve lasten, maar kent ook nadelen zoals minder controle over de prestaties en het gedrag van werknemers, aangezien zij officieel in dienst zijn van een andere entiteit. Afhankelijk van de wet- en regelgeving op de locatie, moet er mogelijk ook rekening worden gehouden met lokale wetten en voorschriften, en het is verstandig om juridisch advies in te winnen voordat je dergelijke afspraken aangaat.
Aan de andere kant nemen gewone werkgevers direct verantwoordelijkheid voor hun eigen werknemers vanaf dag één, zonder afhankelijkheid van externe hulp of services. Hoewel dit meer inspanning vereist, vooral bij het benutten van fiscale voordelen die alleen bij zelf-ondernemerschap mogelijk zijn, biedt het ook meer flexibiliteit in personeelsbeheer en meer controle over hoe je bedrijf draait. Dit betekent ook dat je zelf verantwoordelijk bent voor alle belastingverplichtingen en naleving, en dat je geen externe entiteit hebt die in de dagelijkse operatie ingrijpt.
Het belangrijkste nadeel van het als een common law employer worden beschouwd, is dat extra kosten kunnen ontstaan door minder toegang tot de middelen die via outsourcing mogelijk zijn onder traditionele modellen zoals het EOR. Vaak kunnen kosten worden gecompenseerd door juiste belastingaftrek en slimme planning, maar dat vereist wel een goede kennis van de regels en procedures.
Kortom, beide werkwijzen bieden voor- en nadelen. Het kiezen van de beste aanpak hangt af van je budget, compliance-eisen, gewenste controle en operationele strategieën.
Concluderend kan gesteld worden dat zowel Employer of Record als Common Law Employment haalbare opties zijn voor bedrijven bij het aannemen van personeel. EOR kan kosten verlagen en toegang geven tot diverse talentpools, maar kan controle beperken en risico’s op compliancefouten vergroten. Een Common Law Employer neemt volledige verantwoordelijkheid, maar vereist meer inspanning en investering. De uiteindelijke beslissing hangt af van je bedrijfsstrategische doelen en de wettelijke context.
