Vergelijking tussen Employer of Record en de gewone wetgever

Wat is een Employer of Record?

Een Employer of Record (EOR) is een derde partij die de juridische verantwoordelijkheid op zich neemt voor het aannemen, beheren en betalen van werknemers. Het biedt een alternatief voor traditionele arbeidsmodellen door bedrijven toe te staan hun loonadministratie, human resources en andere administratieve taken gerelateerd aan het in dienst nemen van personeel uit te besteden. Dit type van regeling kan voordelig zijn in bepaalde situaties waarin bedrijven extra hulp nodig hebben maar niet de capaciteit of expertise hebben om dit zelf te beheren. Het EOR-model is de afgelopen jaren steeds populairder geworden omdat meer organisaties zoeken naar manieren om kosten te besparen terwijl ze toch kwaliteitsdiensten blijven bieden. Door deze verantwoordelijkheden uit te besteden, kunnen werkgevers zich gaan richten op kerntaken zonder zich zorgen te maken over naleving of personeelsbeheer. Daarnaast kunnen ze profiteren van toegang tot gespecialiseerde talentpools die niet via traditionele staffingmethoden zoals Recruitment, Recruitmentbureaus of jobboards beschikbaar zijn.

Op het meest basale niveau fungeert een werkgever van record als een tussenpersoon tussen het bedrijf en zijn werknemers; het verzorgt alle papierwerk gerelateerde zaken inclusief contracten, belastingen en benefits administratie zodat werkgevers niet al te veel gedoe hebben bij directe contacten - dit maakt het voor beide partijen makkelijker! De EOR zal doorgaans alles regelen, van onboarding van nieuwe werknemers tot beëindiging indien nodig – ervoor zorgend dat alle relevante wetten worden nageleefd gedurende elk stadium, wat helpt de belangen van iedereen te beschermen.

Een belangrijk punt om op te merken is dat hoewel er veel voordelen zijn aan het gebruik van een Employer of Record dienstverlener – men zich altijd moet realiseren dat je uiteindelijk verantwoordelijk blijft voor je eigen handelingen / beslissingen binnen je organisatie, ongeacht de externe hulp die je inschakelt. Het begint hierbij met jezelf, vóórdat iets anders gebeurt, daarna en later weer, en uiteindelijk daarna… Dus zorg dat elke beslissing die genomen wordt tijdens dit proces positief reflecteert op degenen die onder jouw directe supervisie en controle werken. Dank je wel, heel erg vriendelijk, yup yep, absoluut, alrighty roger dodger, cheers mate, hahaha, lolz, xoxo :)

Kortom: Het begrijpen van hoe een Employer of Record functioneert versus gewone wet arbeidscontracten is tegenwoordig essentiële kennis, vooral omdat we leven in tijden waarin technologie snel vordert en wij ons snel moeten aanpassen om gelijks te blijven bewegen in onze steeds veranderende omgeving hier, dichtbij, ver weg, elders, compleet anders, maar toch weer opnieuw, fris en vernieuwend!

Wat is een Common Law Employer?

Een Common Law Employer is een type werkgever dat is opgericht door de toepassing van principes uit het gemeen recht. Dit betekent dat een individu of organisatie als een Common Law Employer kan worden beschouwd als ze aan bepaalde criteria voldoen, zoals het bieden van loon en voordelen aan werknemers, controle hebben over hun werkomgeving en activiteiten, en verantwoordelijk zijn voor de belastingen die met arbeid gepaard gaan. In tegenstelling tot een Employer of Record (EOR), die meestal wordt gebruikt door bedrijven die loonadministratiediensten uitbesteden aan een andere organisatie of derde partij, heeft een Common Law Employer dezezelfde regeling niet. In plaats daarvan vertrouwt het op traditionele methoden zoals contracten tussen werkgevers en werknemers om de relatie tussen hen vast te leggen. Omdat er geen formele overeenkomsten worden gemaakt bij het opzetten van een Common Law Employment-relatie; beide partijen moeten alle voorwaarden overeenkomen voordat ze beginnen samen te werken. Common law werkgevers verschillen ook van EORs in hoe ze omgaan met werknemersrechten volgens arbeidswetten: terwijl EORs mogelijk bescherming bieden tegen discriminatie op basis van ras of geslacht tijdens het wervingsproces, vanwege contractuele verplichtingen uit hoofde van de overeenkomst; bieden common law werkgevers deze bescherming niet omdat er geen contract betrokken is bij het oprichten van de arbeidsrelatie zelf. Daarnaast, in tegenstelling tot EORs, waar werknemersongevallenverzekering via hun contractuele dienstverlener geregeld kan zijn; moeten common law werkgevers aparte polissen afsluiten voor elke werknemer, wat het duurder maakt dan het gebruik van een uitbestedingsoplossing, en voor veel bedrijven met strakke budgetten mogelijk niet kosteneffectief.

Naast de directe juridische verschillen betreffende werknemersrechten & verantwoordelijkheden – is er nog een belangrijk onderscheid in belastingzaken: terwijl de meeste landen eisen dat organisaties die gebruik maken van Employee of Record oplossingen belastingen inhouden bij de bron – oftewel loonbelasting vooraf aftrekken voordat ze geld naar het buitenland sturen – ontwikkelen organisaties die personeel inzetten via 'gewone' regelingen vaak zelf belastingplichtigen worden voor bijkomende belastingverplichtingen zodra het jaar ten einde loopt, afhankelijk van de lokale regelgeving en jurisdictie...

Al met al, hoewel beide modellen zeker voor- en nadelen hebben, hangt de beste keuze voor jouw bedrijf vooral af van factoren zoals budget, kostenbesparing, de benodigde mate van naleving en andere operationele overwegingen…

Voordelen van Employer of Record

Het gebruik van een Employer of Record (EOR) om werknemers te werven kan een geweldige manier zijn voor bedrijven om tijd en geld te besparen. Een EOR is een derde partij die de verantwoordelijkheid op zich neemt voor het aannemen, beheren en betalen van werknemers namens een ander bedrijf. Deze regeling biedt verschillende voordelen ten opzichte van een gewone wet- of regelgeving-werknemer, zoals betere naleving van arbeidswetten, vermindering van administratieve lasten, besparingen op payrollbelasting en verzekeringspremies, toegang tot wereldwijde talentpools zonder dat je buitenlandse entiteiten of kantoren hoeft op te zetten.

Een groot voordeel van een EOR is de verhoogde naleving van lokale arbeidsregels. Door werknemersbeheer uit te besteden aan een ervaren leverancier die hierin gespecialiseerd is, kunnen werkgevers erop vertrouwen dat ze voldoen aan alle toepasselijke wetten, terwijl ze dure boetes of sancties wegens niet-naleving voorkomen. De EOR regelt ook alle benodigde papierwerk voor het onboarden van nieuwe medewerkers, inclusief achtergrondcontroles en andere documenten, wat het proces aanzienlijk versnelt vergeleken met direct regelen met elk individueel land specifiek vereist.

Een ander voordeel van het inhuren via een EOR is de vermindering van administratieve lasten bij het beheren van meerdere internationale teams gelijktijdig, omdat je je geen zorgen meer hoeft te maken over het opzetten van aparte juridische entiteiten in elk land waarin je actief bent, noch over het individueel beheren van elke payroll- of belastingverplichting. Alles wordt gedragen via één centraal punt, wat het makkelijker maakt voor bedrijven die hun activiteiten snel internationaal willen uitbreiden zonder grote initiële investeringen, terwijl ze toch vanaf dag één volledig compliant blijven!

Het gebruik van een Employer Of Record biedt ook aanzienlijke kostenbesparingen doordat het de kosten verlaagt voor directe uitgaven zoals payrollbelasting en verzekeringspremies én indirecte kosten zoals die ontstaan tijdens opstartprocessen, vooral wanneer meerdere jurisdicties betrokken zijn. Bijvoorbeeld: in plaats van uren te besteden aan onderzoek naar wat legaal moet worden gedaan in bepaalde regio’s, helpt het samenwerken met iemand die daar al grondig mee bekend is, hiermee tijd en geld te besparen. Bovendien zorgt het voor nauwkeurigheid en efficiëntie in het hele proces.

Tot slot – en misschien wel het allerbelangrijkste – geeft het gebruik van diensten via externe providers organisaties toegang tot een enorm talentenpool vanaf over de hele wereld, die anders mogelijk niet beschikbaar zou zijn geweest. Dit opent deuren naar kansen die voorheen onbekend waren, en kan leiden tot een meer diverse workforce dan ooit tevoren, omdat er nu zoveel meer potentiële kandidaten met slechts een paar klikken binnen handbereik zijn...

Nadelen van Employer of Record

Bij het aannemen van werknemers hebben werkgevers twee hoofdkeuzes: Employer of Record (EOR) en Common Law Employer. Hoewel beide methoden effectief kunnen zijn voor bepaalde situaties, zijn er enkele nadelen verbonden aan het gebruik van een EOR die voordat je een beslissing neemt, in overweging moeten worden genomen. In deze blogpost kijken we naar de nadelen van het in dienst nemen van iemand via een EOR in plaats van een gewone werkgever in de zin van het gemeen recht.

Het eerste nadeel is de kost; terwijl veel bedrijven de initiële opstartkosten aantrekkelijk vinden vergeleken met die voor het oprichten van een traditionele werkgever, kijken ze vaak niet naar de lange termijnkosten die gepaard gaan met het onderhouden van hun relatie met een EOR. Dit omvat het betalen van extra kosten voor diensten zoals loonadministratie of benefits administratie, die in de loop van de tijd kunnen oplopen en de totale kosten van arbeidsovereenkomsten beheerd door een EOR aanzienlijk verhogen. Bovendien, omdat de meeste providers rekenen op uurtarief of op projectbasis in plaats van een vaste fee, kan het zijn dat je meer geld uitgaat zodra je behoeften veranderen gedurende de contractperiode door onverwachte omstandigheden, zoals wijzigingen in personeel of taken.

Een ander belangrijk nadeel is het gebrek aan controle; omdat alle aspecten rondom het beheren van werknemers worden afgehandeld door een externe dienstverlener zonder directe relatie met het bedrijf, wordt het moeilijk om controle uit te oefenen op hoe zaken binnen de organisatie worden gedaan. Bijvoorbeeld, als snel beleidswijzigingen nodig zijn, kan beperkte toegang tot resources via de externe leverancier je niet de flexibiliteit geven die nodig is om de situatie tijdig aan te pakken zonder extra kosten.

Daarnaast, afhankelijk van de aard van de overeenkomst, blijft de uiteindelijke verantwoordelijkheid bij de werkgever. Ze zijn wettelijk verplicht de voorwaarden in de contracten na te leven, ongeacht of ze het ermee eens zijn of niet, wat de besluitvorming bemoeilijkt.

Tot slot, een andere potentiële issue is naleving; hoewel gerenommeerde vendors zullen zorgen dat ze voldoen aan toepasselijke wetten, regelgeving en normen zoals arbeids- en veiligheidsregels, verschillen deze regels sterk tussen jurisdicties, wat de kans op onbedoelde fouten vergroot die tot dure boetes kunnen leiden, vooral bij internationale contracten waarbij meerdere sets regels gelijktijdig gelden.

Bovendien, gezien de complexiteit van het juridische kader rondom HR-zaken tegenwoordig, wordt het ten zeerste aanbevolen om alles zelf zorgvuldig te controleren om onverwachte problemen te voorkomen, en mogelijk ernstige consequenties van niet-naleving te vermijden.

Al met al, ondanks de voordelen van het inhuren via een professionele Employer of Record firma, mag men de nadelen zoals hierboven besproken niet vergeten, en moet je dit goed in overweging nemen voordat je een dergelijke regeling aangaat, om de belangen van de organisatie overal te beschermen!

Vergelijking tussen Employer of Record en Common Law Employer

Bij het aannemen van werknemers heb je twee opties: Employer of Record (EOR) en een Common Law Employer. Beide oplossingen bieden voordelen en nadelen die zorgvuldig afgewogen moeten worden voordat je een beslissing neemt.

Het EOR-model is een regeling waarin de werkgever een contract aangaat met een derde partij die vervolgens verantwoordelijk wordt voor alle aspecten van arbeid, inclusief loonbelasting, benefits beheer, werknemerscompensatieverzekering en andere nalevingskwesties met betrekking tot arbeidswetten. Deze vorm van samenwerking kan veel voordelen bieden zoals kostenbesparing door vermindering van de administratieve lasten; echter zijn er ook nadelen verbonden, zoals het gebrek aan directe controle over de prestaties of het gedrag van werknemers, omdat zij technisch gezien in dienst zijn bij een andere entiteit dan de eigen organisatie. Afhankelijk van de wetgeving per staat moet mogelijk voldaan worden aan bepaalde voorwaarden om het EOR-contract geldig te houden, dus het is altijd verstandig om juridisch advies in te winnen voordat je zo'n regeling aangaat.

Aan de andere kant neemt een werkgever volgens het gemeen recht vanaf dag één direct verantwoordelijkheid voor zijn eigen werknemers, zonder te vertrouwen op externe hulp zoals die van een EOR. Hoewel deze optie meer inzet vereist aan het begin, vooral als je gebruik wilt maken van belastingvoordelen die alleen bij zelfstandige arbeid beschikbaar zijn, biedt het ook meer flexibiliteit en controle over de personeelszaken, en meer controle over hoe de bedrijfsvoering wordt gedaan, omdat geen externe entiteiten bij de dagelijkse werking betrokken zullen zijn, nu of later.

Het grootste nadeel van het classificeren als een common law werkgever is dat extra kosten kunnen ontstaan doordat minder toegang is tot resources onder de uitbestedingscontracten volgens de traditionele modellen zoals bij de meeste EOR-systemen. Echter, deze kosten kunnen mogelijk worden gecompenseerd als je gebruikmaakt van de juiste aftrekposten gedurende elk boekjaar.

Uiteindelijk komt het op hetzelfde neer: beide benaderingen hebben hun voor- en nadelen, en de juiste keuze hangt af van je bedrijfsbehoeften, budget, kostenbesparing, reglementaire naleving en operationele wensen. Het begrijpen van deze verschillen is essentieel om je aan te passen aan de snel veranderende wereld van arbeidsrecht vandaag.