Wat is een Employer of Record?
Een Employer of Record (EOR) is een derde partij die de juridische verantwoordelijkheid op zich neemt voor het aannemen, beheren en betalen van werknemers. Het biedt een alternatief voor traditionele arbeidsmodellen door bedrijven toe te staan hun salarisadministratie, human resources en andere administratieve taken die verband houden met het in dienst nemen van personeel uit te besteden. Dit type regeling kan voordelig zijn in bepaalde situaties waarin bedrijven extra hulp nodig hebben maar niet de capaciteit of expertise hebben om dit zelf te beheren. Het EOR-model is de afgelopen jaren steeds populairder geworden omdat meer organisaties op zoek zijn naar manieren om kosten te verlagen terwijl ze toch kwaliteitsdiensten leveren. Door deze verantwoordelijkheden uit te besteden, kunnen werkgevers zich richten op kernactiviteiten zonder zich zorgen te maken over nalevingskwesties of personeelsbeheer. Daarnaast kunnen ze ook profiteren van toegang tot gespecialiseerde talentenpools die niet beschikbaar zijn via traditionele staffing-methoden zoals recruitmentbureaus of vacaturesites.
Op het meest basale niveau fungeert een employer of record als een tussenpersoon tussen het bedrijf en zijn werknemers; het verzorgt alle papierwerk gerelateerde zaken, inclusief contracten, belastingen en benefits administratie, zodat werkgevers niet te veel gedoe hebben bij het rechtstreeks omgaan met hen – dit maakt het voor beide partijen gemakkelijker in elke situatie! De EOR zal doorgaans alles afhandelen, van onboarding van nieuwe werknemers tot beëindiging indien nodig – en zorgen dat alle relevante wetten worden nageleefd gedurende elke fase, wat helpt om ieders belangen hier en nu te beschermen!
Een belangrijk punt om op te merken is dat, hoewel er veel voordelen verbonden zijn aan het gebruik van een Employer Of Record service provider – men altijd moet onthouden dat je uiteindelijk verantwoordelijk blijft voor je eigen acties/beslissingen binnen je organisatie, ongeacht welke externe hulp je elders krijgt, eerst voordat er iets anders gebeurt, daarna, later, vervolgens, uiteindelijk, daarna… Dus zorg ervoor dat welke beslissingen je tijdens dit proces ook neemt, deze positief reflecteren op degenen die onder jouw directe supervisie en controle werken, alstublieft, dank u wel, heel erg vriendelijk, ja, ja, absoluut, alrighty, roger dodger, cheers maat, hahaha, lol, xoxo :) !!!!!
Kortom: Het begrijpen van hoe een Employer Of Record werkt in vergelijking met Common Law Employment-regelingen is tegenwoordig essentiële kennis, vooral omdat we in tijden leven waarin technologie zich snel ontwikkelt, elke dag opnieuw, waardoor we ons snel moeten aanpassen om gelijke tred te houden met onze voortdurend veranderende omgeving hier in de buurt, dichtbij, ver weg, ergens anders, heel anders, maar toch weer opnieuw, fris, nieuw, en opnieuw, en zo verder, enzovoort, amen, halleluja, prijs de Heer, almachtig, voor altijd en eeuwig!!
Wat is een Common Law Employer?
Een Common Law Employer is een type werkgever dat is opgericht door toepassing van principes uit het common law. Dit betekent dat een individu of organisatie als een Common Law Employer kan worden beschouwd als ze aan bepaalde criteria voldoen, zoals het betalen van lonen en voordelen aan werknemers, controle hebben over hun werkomgeving en activiteiten, en verantwoordelijk zijn voor eventuele belastingen die verband houden met het in dienst nemen. In tegenstelling tot een Employer of Record (EOR), dat meestal wordt gebruikt door bedrijven die salarisadministratie uitbesteden aan een ander bedrijf of derde partij, heeft een Common Law Employer niet dezelfde regeling. In plaats daarvan vertrouwt het op traditionele methoden zoals contracten tussen werkgevers en werknemers om de relatie tussen hen vast te leggen. Er worden dus geen formele overeenkomsten gesloten bij het opzetten van een Common Law Employment-relatie; beide partijen moeten alle voorwaarden overeenkomen voordat ze samen aan het werk gaan.
Common law werkgevers verschillen ook van EOR’s in hoe ze de werknemersrechten onder arbeidswetten behandelen: terwijl EOR’s mogelijk enige bescherming bieden tegen discriminatie op basis van ras of geslacht tijdens het aanwervingsproces vanwege contractuele verplichtingen uit de overeenkomst met de uitbestedingsfirma, bieden common law werkgevers deze bescherming niet omdat er geen contract is bij het opzetten van de arbeidsrelatie zelf. Daarnaast, in tegenstelling tot EOR’s waar werknemerscompensatieverzekering via de contractuele dienstverlener kan worden geregeld, moeten common law werkgevers voor elke werknemer een aparte polis afsluiten onder hun eigen polis – wat het duurder maakt dan het gebruik van een uitbestedingsoplossing, en voor veel bedrijven met strakke budgetten waarschijnlijk kostbaar is.
Naast de directe juridische verschillen rondom de rechten en verantwoordelijkheden van werknemers, ligt een ander belangrijk onderscheid in belastingzaken: terwijl de meeste landen van organisaties die gebruik maken van Employee Of Record oplossingen verwachten dat zij belastingen aan de bron betalen – dat wil zeggen dat inhoudingen worden gedaan op het salaris voordat de fondsen naar het buitenland worden gestuurd – zijn degenen die personeel via ‘gewone’ regelingen in dienst nemen vaak aansprakelijk voor het betalen van extra belastingverplichtingen zodra het jaar afloopt, afhankelijk van de lokale regelgeving en jurisdictie...
Kortom, hoewel beide modellen voordelen en nadelen hebben, komt het uiteindelijk neer op wat het beste bij je bedrijfsbehoeften past, afhankelijk van factoren zoals het beschikbare budget, de kostenbesparingen die je nastreeft, en het gewenste niveau van naleving, onder andere…
Voordelen van Employer of Record
Het gebruik van een Employer of Record (EOR) om werknemers aan te nemen kan een geweldige manier zijn voor bedrijven om tijd en geld te besparen. Een EOR is een derde partij die de verantwoordelijkheid op zich neemt voor het aannemen, beheren en betalen van werknemers namens een ander bedrijf. Deze regeling biedt verschillende voordelen ten opzichte van een traditionele werkgever, zoals verbeterde naleving van arbeidswetten, vermindering van administratieve lasten, kostenbesparingen op payrollbelasting en verzekeringspremies, en toegang tot wereldwijde talentenpools zonder dat er buitenlandse entiteiten of kantoren hoeven te worden opgericht.
Een groot voordeel van een EOR is de verhoogde naleving van lokale arbeidsregels. Door de verantwoordelijkheden voor het personeelsbeheer uit te besteden aan een ervaren provider die hierin gespecialiseerd is, kunnen werkgevers garanderen dat ze voldoen aan alle toepasselijke wetten en boetes of sancties wegens niet-naleving vermijden. De EOR verzorgt ook alle benodigde papierwerk voor onboarding van nieuwe werknemers, inclusief achtergrondcontroles en andere vereiste documenten, wat het proces aanzienlijk stroomlijnt in vergelijking met het direct regelen van deze zaken voor elke werknemer in het betreffende land.
Een ander voordeel van het werken met een EOR is het verminderen van de totale administratieve last bij het beheren van meerdere internationale teams tegelijk, omdat je je geen zorgen meer hoeft te maken over het opzetten van aparte juridische entiteiten in elke jurisdictie waar je actief bent, noch over het individueel beheren van de loon- en belastingverplichtingen van elke werknemer. Alles wordt via één centraal punt afgehandeld, wat het veel eenvoudiger maakt voor bedrijven die snel willen uitbreiden naar het buitenland zonder grote resources vooraf te investeren, terwijl ze toch vanaf dag één volledig compliant blijven!
Het gebruik van een Employer Of Record levert ook aanzienlijke kostenbesparingen op door de mogelijkheid om zowel directe kosten zoals payrollbelasting en verzekeringspremies te verminderen, als indirecte kosten zoals die tijdens het opzetten van de structuur. Bijvoorbeeld: in plaats van uren te besteden aan het onderzoeken van wat er gedaan moet worden om legaal te voldoen binnen bepaalde regio’s, en te proberen deze veranderingen efficiënt door te voeren, werkt men samen met iemand die al goed bekend is met de lokale regelgeving. Dit betekent minder inspanning en tijd, en tegelijkertijd meer nauwkeurigheid, wat op de lange termijn geld en tijd bespaart!
Tot slot, en misschien wel het belangrijkste: het gebruik van diensten van externe providers geeft organisaties toegang tot een enorme pool van talentvolle individuen wereldwijd, die anders mogelijk niet beschikbaar zouden zijn geweest. Dit opent deuren naar kansen die voorheen onbereikbaar waren en kan leiden tot een meer diverse workforce dan ooit tevoren, dankzij het grote aantal potentiële kandidaten dat slechts een paar klikken verwijderd is…
Nadelen van Employer of Record
Bij het aannemen van werknemers hebben werkgevers twee hoofdkeuzes: Employer of Record (EOR) en Common Law Employer. Hoewel beide methoden effectief kunnen zijn in bepaalde situaties, zijn er enkele nadelen verbonden aan het gebruik van een EOR die vooraf overwogen moeten worden voordat een beslissing wordt genomen. In deze blogpost bekijken we de nadelen van het in dienst nemen van iemand via een EOR in plaats van via een common law werkgever.
Het eerste nadeel is de kosten; terwijl veel bedrijven de initiële opstartkosten aantrekkelijk vinden in vergelijking met de kosten van het opzetten als een traditionele werkgever, realiseren ze zich vaak niet dat er op de lange termijn extra kosten kunnen ontstaan door het onderhouden van de relatie met een EOR. Dit omvat het betalen van extra vergoedingen voor diensten zoals salarisverwerking of benefits administratie, die in de loop van de tijd kunnen oplopen en de totale kosten voor arbeidscontracten beheerd door een EOR-provider aanzienlijk verhogen. Bovendien, omdat de meeste providers factureren op uurbasis of per project in plaats van een vaste vergoeding, kan het zijn dat je meer geld uitgeeft als je behoeften veranderen tijdens de contractperiode door onvoorziene omstandigheden zoals staffingsveranderingen of functiewijzigingen.
Een ander groot nadeel is het gebrek aan controle; omdat alle aspecten van personeelsbeheer worden afgehandeld door een derde partij die geen directe relatie met het bedrijf heeft, wordt het moeilijk voor hen om enige controle uit te oefenen over hoe zaken binnen de organisatie worden gedaan, van dag-tot-dag operaties. Bijvoorbeeld, als er snel beleidswijzigingen nodig zijn, kan beperkte toegang tot resources via een externe leverancier de flexibiliteit beperken die nodig is om de situatie tijdig aan te pakken zonder extra kosten.
Verder, afhankelijk van de aard van de overeenkomst tussen partijen, blijft de uiteindelijke verantwoordelijkheid bij de ondernemer liggen, die wettelijk verplicht is zich aan de contractuele voorwaarden te houden, ongeacht of hij/zij het ermee eens is of niet. Dit laat weinig ruimte voor onderhandeling.
Tot slot, een ander potentieel probleem is compliance; hoewel gerenommeerde leveranciers ervoor zorgen dat ze voldoen aan de toepasselijke wetten en regelgeving omtrent arbeidsnormen en arbeidsveiligheid, variëren deze regels sterk tussen verschillende landen en jurisdicties, wat de kans op onbedoelde fouten en daarmee kostbare boetes verhoogt, vooral bij internationale aanwervingen waar meerdere sets richtlijnen tegelijk van toepassing zijn.
Bovendien wordt door de complexe aard van het juridische kader rondom HR-zaken tegenwoordig sterk aanbevolen alles zelf te controleren om verrassingen op een later moment te voorkomen, anders loop je het risico op ernstige gevolgen door niet-naleving.
Al met al, ondanks de voordelen van het inschakelen van een professionele Employment Of Record firma, mogen de genoemde nadelen niet worden genegeerd en moeten deze in overweging worden genomen om de belangen van de organisatie te beschermen.
Vergelijking tussen Employer of Record en Common Law Employer
Als het gaat om het aannemen van werknemers, hebben werkgevers twee opties: Employer of Record (EOR) en Common Law Employer. Beide oplossingen bieden voordelen en nadelen die zorgvuldig afgewogen moeten worden voordat een beslissing wordt genomen.
Het EOR-model is een regeling waarbij de werkgever een contract afsluit met een derde partij die vervolgens verantwoordelijk wordt voor alle aspecten van het dienstverband, inclusief payrollbelasting, benefits administratie, werknemerscompensatieverzekering en andere nalevingskwesties met betrekking tot arbeidswetten. Deze relatie kan veel voordelen bieden, zoals kostenbesparingen door verminderde administratieve lasten voor de werkgever; echter zijn er ook nadelen, zoals het gebrek aan controle over de prestaties of het gedrag van werknemers, aangezien zij technisch gezien in dienst zijn bij een andere entiteit dan het bedrijf zelf. Daarnaast kunnen, afhankelijk van de wetgeving in de staat, bepaalde vereisten gelden om de geldigheid van een EOR-overeenkomst te waarborgen, dus is het altijd verstandig om juridisch advies in te winnen voordat men dergelijke regelingen aangaat.
Aan de andere kant nemen common law werkgevers directe verantwoordelijkheid voor hun eigen werknemers vanaf dag één, zonder afhankelijk te zijn van externe hulp of diensten van derden zoals bij een EOR. Hoewel deze optie meer inspanning vooraf vereist, vooral als je gebruik wilt maken van bepaalde belastingkredieten die alleen via zelfstandige arbeid mogelijk zijn, biedt het ook meer flexibiliteit bij het beheren van personeel en meer controle over de bedrijfsvoering, omdat er geen externe entiteiten betrokken zijn tijdens de normale bedrijfsvoering, nu of later.
Het belangrijkste nadeel van het worden beschouwd als een common law werkgever is dat er extra kosten kunnen ontstaan door minder toegang tot resources die doorgaans via uitbestedingscontracten worden aangeboden onder traditionele modellen zoals die van de meeste EOR’s. Hoewel deze kosten mogelijk kunnen worden gecompenseerd door juiste aftrekposten gedurende het fiscale jaar, blijft het een afweging. Beide benaderingen hebben voor- en nadelen die zorgvuldig overwogen moeten worden om te bepalen welke het beste past bij je bedrijfsbehoeften, of je nu kiest voor een solo-aanpak of hulp van buitenaf inschakelt.
Kortom, Employer of Record (EOR) en Common Law Employment zijn twee haalbare opties voor bedrijven bij het aannemen van personeel. EOR’s kunnen helpen kosten te verlagen en toegang te geven tot gespecialiseerde talentenpools, maar kunnen controle over dagelijkse operaties beperken of compliance-fouten veroorzaken door de variatie in wetten en regelgeving. Aan de andere kant nemen Common Law Employers directe verantwoordelijkheid voor hun eigen werknemers, maar vereisen meer inspanning en extra kosten vooraf. Uiteindelijk moeten werkgevers beide opties zorgvuldig afwegen voordat ze een beslissing nemen die het beste past bij hun budget, kostenbesparingsdoelen, gewenste naleving en operationele behoeften. Het begrijpen van deze verschillen is essentieel om bij te blijven in de veranderende wereld van arbeidsrecht vandaag.
