Vergelijking tussen Employer of Record en Gewoon Wetsoverheid (Bijgewerkt in 2026)

Wat is een Employer of Record?

Een Employer of Record (EOR) is een derde partij die de wettelijke verantwoordelijkheid op zich neemt voor het aannemen, beheren en betalen van werknemers namens een bedrijf. In plaats van een interne HR- en loonadministratie op te zetten in elke locatie of een lokale entiteit te vormen, kunnen bedrijven belangrijke administratieve en nalevingsactiviteiten uitbesteden aan een EOR.

Deze regeling is vooral handig wanneer een bedrijf extra ondersteuning nodig heeft, maar niet de capaciteit of lokale expertise beschikt om het arbeidsbeheer zelfstandig te regelen. Door verantwoordelijkheden zoals loonadministratie, HR- papierwerk en naleving over te dragen, kunnen werkgevers zich richten op kernbedrijfsprioriteiten zonder zich zorgen te maken over employee management vraagstukken.

In basisfuncties fungeert een Employer of Record als tussenpersoon tussen het bedrijf en zijn werknemers. De Employer of Record behandelt doorgaans arbeidsovereenkomsten en gerelateerde documentatie, loonverwerking en belastinginhouding, benefits administratie, onboarding en offboarding, en ondersteuning bij naleving gedurende de volledige werknemer levenscyclus. Het ondersteunt vaak onboarding en beëindigingen indien nodig, terwijl het helpt te waarborgen dat de juiste processen op elk moment worden gevolgd.

Een belangrijk punt om in gedachten te houden is dat, hoewel een Employer of Record operationele last kan verminderen en kan helpen bij nalevingsprocessen, jouw organisatie nog steeds verantwoordelijk blijft voor haar besluiten en acties. Daarom is het essentieel om een regeling en provider te kiezen die aansluiten bij jouw normen en verantwoordelijkheden.

Wat is een Common Law Employer?

Een Common Law Employer is een werkgeversrelatie die is vastgesteld door principes van het common law. In eenvoudige bewoordingen kan een individu of organisatie worden beschouwd als een Common Law Employer wanneer zij lonen betalen, voordelen bieden, de werkomgeving en dagelijkse activiteiten controleren, en verantwoordelijkheid nemen voor arbeidsgerelateerde belastingen.

In tegenstelling tot een Employer of Record (EOR), besteedt een Common Law Employer de arbeidsrelatie niet uit aan een derde partij. In plaats daarvan vertrouwt het op traditionele methoden zoals directe werkgever-werknemer overeenkomsten om de relatie te definiëren.

Een belangrijk verschil is hoe werknemer verplichtingen en rechten worden behandeld onder arbeidswetgeving. Met een Common Law Employer-structuur liggen verantwoordelijkheden zoals naleving, voordelen en verzekering meestal direct bij het bedrijf, in plaats van via een serviceprovider te worden beheerd. Bijvoorbeeld kan het noodzakelijk zijn om werknemerscompensatieverzekering apart te regelen onder de eigen policies van het bedrijf.

Ook de belastinghandeling kan verschillen. In veel jurisdicties kunnen organisaties die Employer of Record oplossingen gebruiken, belastingen laten inhouden bij de bron, terwijl bij gangbare regelingen extra belastingoverwegingen kunnen spelen afhankelijk van lokale wetten en timing.

Uiteindelijk kunnen beide structuren werken. Het gaat erom de aanpak te kiezen die het beste aansluit bij jouw nalevingsbehoeften, budget en operationele capaciteit.

Voordelen van Employer of Record

Het gebruik van een Employer of Record kan bedrijven helpen tijd te besparen en administratieve complexiteit te verminderen, vooral bij het werven in meerdere locaties. Omdat de Employer of Record belangrijke arbeidsverantwoordelijkheden op zich neemt, kunnen bedrijven sneller handelen terwijl ze georganiseerd blijven.

Een groot voordeel is verbeterde ondersteuning bij naleving. Door arbeidsadministratie uit te besteden aan een provider met ervaring in lokale regelgeving, kunnen werkgevers het risico op kostbare nalevingsfouten verminderen. De Employer of Record beheert ook meestal het papierwerk rond onboarding, zoals achtergrondcontroles en verplichte documentatie, op basis van lokale vereisten.

Een ander voordeel is een verminderde administratieve last. Het beheren van loonadministratie, belastingen en HR-processen in meerdere landen kan snel complex worden. Een Employer of Record centraliseert veel van dat werk, zodat bedrijven zonder grote interne middelen internationaal kunnen uitbreiden.

Kostenbesparingen kunnen ook mogelijk zijn. Een Employer of Record kan zowel directe als indirecte kosten verminderen, vooral die gerelateerd aan onderzoek, opzet en nalevingsprocessen in onbekende jurisdicties. Samenwerken met een provider die de eisen al kent, kan de tijd voor troubleshooting verkorten en helpen voorkomen dat fouten worden gemaakt.

Tot slot kan een Employer of Record helpen de toegang tot talent uit te breiden. Omdat het model het mogelijk maakt te werven over locaties heen, kunnen bedrijven kandidaten bereiken die ze normaal gesproken via lokaal-only recruitment niet zouden benaderen. Dit maakt het makkelijker om diverse, verspreide teams op te bouwen.

Nadelen van Employer of Record

Hoewel Employer of Record-diensten significante voordelen bieden, zijn ze niet de perfecte oplossing voor elk bedrijf of elke situatie. Voordat je voor dit model kiest, is het verstandig om enkele veelvoorkomende nadelen te overwegen.

Een nadeel is de kosten op lange termijn. Hoewel de opstartkosten van een Employer of Record aantrekkelijk kunnen lijken vergeleken met het worden van een traditioneel werkgever in nieuwe locaties, kunnen de doorlopende kosten oplopen. Kosten kunnen bestaan uit diensten zoals loonverwerking en employee benefits administratie. Daarnaast rekenen veel providers op basis van een uur- of projecttarief in plaats van een vast bedrag, wat kostenonzekerheid kan geven als je behoeften veranderen.

Een ander nadeel is verminderde dagelijkse controle. Omdat de arbeidsrelatie via een derde wordt beheerd, vinden sommige werkgevers dat ze minder invloed hebben op hoe bepaalde processen worden afgehandeld. Als je snel beleid wil aanpassen of workflows zeer maatwerk wilt, is een externe provider mogelijk minder flexibel dan een intern team, zeker als wijzigingen extra kosten of doorlooptijd vereisen.

Contractuele beperkingen kunnen ook een rol spelen. Afhankelijk van de overeenkomst kan je bedrijf gebonden zijn aan specifieke voorwaarden, zelfs als de omstandigheden veranderen. Dit kan later onderhandelingsruimte beperken en de snelheid waarmee je de regeling kunt aanpassen.

Nalevingscomplexiteit blijft bestaan. Betrouwbare Employer of Record providers proberen te voldoen aan toepasselijke arbeidsregelgeving, maar wettelijke kaders verschillen sterk per land en regio. Wanneer meerdere jurisdicties betrokken zijn, kan het risico op misverstanden of fouten toenemen, wat mogelijk leidt tot boetes of sancties. Om die reden bekijken veel bedrijven belangrijke nalevingsbeslissingen intern in plaats van uitsluitend op de provider te vertrouwen.

Vergelijking tussen Employer of Record en Common Law Employer

Bij het aannemen van werknemers kiezen bedrijven vaak tussen twee modellen: Employer of Record en Common Law Employer. Beide kunnen goed werken, maar ze gaan gepaard met afwegingen die afhankelijk van je doelen belangrijk zijn.

Met een Employer of Record wordt een derde partij verantwoordelijk voor de kern van de arbeidsadministratie. Dit omvat doorgaans loonbelasting en inhoudingen, benefits administratie, werknemerscompensatieverzekering en nalevingsprocessen met betrekking tot arbeidswetgeving. Dit kan de administratieve last verminderen en snellere werving in meerdere locaties ondersteunen. Echter, omdat werknemers technisch in dienst zijn bij een andere entiteit, kunnen werkgevers het gevoel hebben dat ze minder directe controle hebben over bepaalde arbeidsprocessen. In sommige gevallen gelden aanvullende wettelijke eisen om de geldigheid van de Employer of Record- regeling te waarborgen, dus is het gebruikelijk om juridisch advies in te winnen voordat je een overeenkomst aangaat.

Bij een Common Law Employer-model neemt het bedrijf vanaf dag één de directe verantwoordelijkheid over haar werknemers. Deze aanpak biedt meer controle over beleid en dagelijkse gang van zaken, plus meer flexibiliteit in de structuur van arbeidsprocessen. De keerzijde is dat het vaak meer inspanning vereist vooraf en gedurende de tijd, vooral bij het beheren van naleving in verschillende jurisdicties. Extra kosten kunnen ook ontstaan doordat je geen toegang hebt tot de uitgebreide administratieve ondersteuning die bij uitbestedingsmodellen hoort.

Conclusie

Employer of Record en Common Law Employment zijn beide haalbare opties voor het aannemen van werknemers, maar ze dienen verschillende doelen.

Een Employer of Record kan helpen de administratieve last te verminderen en de toegang tot een breder talentenpool te vergroten, maar kan op de lange termijn hogere kosten met zich meebrengen en minder directe controle over bepaalde processen geven. Een Common Law Employer- aanpak biedt meer directe controle en flexibiliteit, maar vereist doorgaans meer interne inspanning en kan zorgen voor extra complexiteit en kosten, vooral over meerdere jurisdicties.

Als je de voor- en nadelen van een Employer of Record versus een Common Law Employer wilt afwegen, begin dan met het in kaart brengen van je prioriteiten rond budget, snelheid, nalevingscapaciteit en hoeveel controle je in-house wilt houden. Als je wilt, deel dan waar je aan het werven bent en je teamgrootte, en ik help je nadenken over welk model het beste bij jouw situatie past.