Belangrijke punten

• 1. Belastingnaleving voor werknemers op grensoverschrijdende locaties vereist inzicht in lokale wet- en regelgeving. Het omvat ook risico's van vaste inrichting en belastingverdragen.
• 2. Gebruik van wereldwijde payrollsystemen en belastingsoftware helpt naleving te stroomlijnen en boetes te vermijden.
• 3. Proactieve planning en deskundig advies zijn essentieel om internationale belastingverplichtingen effectief te beheren.

Het beheren van belastingnaleving voor remote werknemers over de grens kan een uitdaging zijn. Veel bedrijven groeien echter wereldwijd en nemen remote-first opzet aan. Als u concurrerend wilt blijven, is het uitzoeken van hoe u wereldwijd kunt werven en het laten werken voor uw bedrijf een must.

Naarmate u begint te werven op wereldwijde schaal, wordt het begrijpen van complexe internationale belastingregels cruciaal. U moet ervoor zorgen dat uw belastingpraktijken aansluiten bij de lokale wetten in de landen waar u werft. Dit helpt u boetes te vermijden en een productieve workforce te behouden.

Hierbij een uitgebreide gids om u te helpen belastingnaleving voor uw cross-border remote werknemers te begrijpen en te beheren.

Inzicht in risico's van vaste inrichting

Het inhuren van remote werknemers in buitenlandse landen kan risico's op "vaste inrichting" (PE) creëren. Dit betekent dat uw bedrijf mogelijk wordt beschouwd als lokaal opererend op basis van verschillende factoren. Dit triggert belastingverplichtingen zoals vennootschapsbelasting en btw. Denk bijvoorbeeld aan of een van uw remote werknemers regelmatig contracten onderhandelt namens u. Dit zou een belastbare aanwezigheid in dat land kunnen vestigen.

Hoe PE-risico's te beperken:

• Gebruik van Employer of Record (EOR) diensten om uw bedrijf te beschermen tegen directe verplichtingen. Bijvoorbeeld, als u in Canada werft, kunt u profiteren van een speciale employer of record Canada dienst om uw bedrijf te beschermen tegen directe verplichtingen.

• Zorgen dat werknemers geen activiteiten uitvoeren die PE creëren, zoals contracten ondertekenen of lokale operaties beheren.

• Regelmatig overleggen met belastingexperts om de land-specifieke PE-regels te herzien.

Inhouding en rapportageverplichtingen

Wanneer u remote werknemers betaalt, moet u meestal belastingen inhouden. In de meeste landen moet u ook rapportages indienen bij lokale autoriteiten. De soort en het bedrag van de belastingen variëren aanzienlijk per land. Dit kan variëren van inkomstenbelasting en sociale zekerheidsbijdragen tot loonbelasting.

Bijvoorbeeld, in Canada moeten werkgevers federale inkomstenbelasting inhouden en dit maandelijks afdragen. In Brazilië kunnen extra bijdragen voor gezondheidszorg en pensioen nodig zijn.

Hoe naleving te waarborgen:

• Samenwerken met wereldwijde payrollproviders die deze berekeningen en indieningen afhandelen.

• Gedetailleerde administratie bijhouden van alle betalingen, inhoudingen en aangiften.

• Land-specifieke vereisten begrijpen, zoals of belastingen kwartaal- of jaarlijks worden ingediend.

Navigeren door belastingverdragen

Belastingverdragen tussen landen bestaan om dubbele belastingheffing voor individuen en bedrijven te voorkomen. Deze overeenkomsten stellen werknemers in staat om credits of vrijstellingen te claimen in hun thuisland als ze belastingen in het buitenland hebben betaald.

Bijvoorbeeld, een werknemer in Duitsland die op afstand werkt voor een Amerikaans bedrijf, kan profiteren van het belastingverdrag tussen de VS en Duitsland. Dit helpt dubbele belasting op inkomen te voorkomen. Het begrijpen van deze verdragen kan uw naleving aanzienlijk verminderen.

Tips voor het benutten van belastingverdragen:

• Identificeer de belastingverdragen tussen het thuis- en werkkantoor van uw werknemer.

• Verstrek duidelijke documentatie van betaalde belastingen in het buitenland zodat werknemers credits kunnen claimen.

• Overleg met belastingprofessionals om te begrijpen hoe specifieke verdragen voor uw bedrijf gelden.

Aandacht voor werknemersbezorgdheden

Uw werknemers kunnen nog voordat u het door hebt, nog meer in de war zijn over hun belastingverplichtingen dan u. Het is een veelvoorkomende zorg voor velen die willen beginnen met remote werken. Vragen over dubbele belasting, sociale zekerheidsbijdragen of belastingresidentie komen veel voor. Als werkgever biedt u helderheid en ondersteuning voor naleving en versterkt u het vertrouwen.

Manieren om werknemers te ondersteunen:

• Organiseer workshops over het navigeren door grensoverschrijdende belastingregels.

• Vergoeding van kosten voor professionele belastingadviseurs.

• Gedetailleerde loonstroken verstrekken met alle inhoudingen en heffingen.

Veelgemaakte fouten om te vermijden

Bij het beheren van belastingen voor grensoverschrijdende teams moet u enkele veelvoorkomende fouten vermijden. Deze kunnen uw bedrijf blootstellen aan financiële sancties en compliance-risico’s. Hier drie van de meest voorkomende fouten en hoe u deze effectief kunt aanpakken.

Het verkeerd classificeren van werknemers

Werknemers ten onrechte classificeren als zelfstandigen is een verleidelijke shortcut. Sommige werkgevers doen dit om payrollbelastingen te ontwijken en geen voordelen te bieden. Deze aanpak kan echter ernstige consequenties hebben. Denk aan audits, hoge boetes en reputatieschade.

In de EU krijgen verkeerd geclassificeerde werknemers meestal achteraf sociale bijdragen, ontslagvergoedingen en andere rechten toegekend. Amerikaanse instanties zoals de IRS hanteren strenge criteria om werknemers en contractors van elkaar te onderscheiden. Deze criteria betreffen controle over werktijden en afhankelijkheid van door de werkgever aangeleverde tools.

Hoe misclassificatieproblemen te voorkomen:

• Begrijp de arbeidswetgeving in de landen waar u actief bent. Leer de specifieke definities van zelfstandigen versus werknemers.

• Stel contracten op die de arbeidsrelatie duidelijk omschrijven. De contracten moeten verantwoordelijkheden, scope en betalingsvoorwaarden bevatten.

• Herzie regelmatig de classificaties om te zorgen dat ze aansluiten bij de veranderende lokale wetgeving. Dit is vooral cruciaal als de aard van het werk verandert.

Sociale zekerheidsakkoorden negeren

Veel landen hebben totalisatie-overeenkomsten. Deze voorkomen dat werknemers in twee sociale zekerheidsstelsels tegelijk betalen. Het negeren van deze verdragen kan leiden tot dubbele betalingen en overtredingen van de compliance.

Als u een werknemer in Duitsland in dienst hebt die op afstand werkt voor uw in de VS gevestigde bedrijf, kunnen beide landen sociale bijdragen vereisen. Om dit te voorkomen, dient u de juiste vrijstelling te procederen onder hun totalisatie-overeenkomst. Anders kan dit leiden tot dubbele belasting voor de werknemer en onnodige kosten voor uw bedrijf.

Hoe totalisatie-overeenkomsten effectief te benutten:

• Bepaal welke landen sociale zekerheidsakkoorden met uw thuisland hebben.

• Zorg dat werknemers de juiste formulieren indienen, zoals het Coverage Certificaat in de VS, om hun vrijstelling te bevestigen.

• Overleg met payroll- of belastingdeskundigen om complexe verdragen te navigeren en fouten te voorkomen.

Falen om zich aan lokale updates aan te passen

Belastingwetten en -regelingen veranderen voortdurend, vooral omdat overheden zich aanpassen aan de opkomst van remote werken. Niet bijblijven met deze updates kan leiden tot non-compliance. Het kan ook resulteren in gemiste indieningsdeadlines of onjuiste inhoudingen.

Bijvoorbeeld, tijdens de pandemie pasten veel landen hun belastingbeleid aan om remote werken mogelijk te maken. Deze beleidswijzigingen zijn echter niet voor altijd vastgelegd en blijven zich ontwikkelen. Het missen van een belangrijke wijziging, zoals een nieuwe btw-regel of een aangepaste payrollbelasting, kan uw bedrijf boetes opleveren.

Hoe voor te blijven op lokale veranderingen:

• Abonneer u op updates van belastingautoriteiten in de landen waar u werknemers werft.

• Investeer in belastingsoftware die automatisch wordt bijgewerkt met de laatste regelgeving.

• Werk samen met lokale belastingadviseurs die realtime advies en begeleiding kunnen bieden bij regelgevingswijzigingen.

Samenvoegen van alles

Het vermijden van deze fouten vereist een proactieve aanpak. U moet werknemers correct classificeren, sociale zekerheidsakkoorden gebruiken en op de hoogte blijven van lokale belastingwijzigingen. Zo beschermt u uw bedrijf tegen compliance-risico’s. Of u nu vertrouwt op belastingsoftware, payrollexperts of een combinatie van beiden, waakzaamheid bespaart op de lange termijn tijd, geld en stress.

Belastingsoftware en compliance tools

Moderne belastingsoftware kan grensoverschrijdende naleving vereenvoudigen. Sommige tools automatiseren payroll, belastinginhoudingen en aangiften. Vertrouwen op deze tools kan u helpen uw bedrijf compliant te houden.

Belangrijke kenmerken om naar te zoeken:

• Ondersteuning voor multilanden payroll.

• Automatische updates voor lokale regelgeving.

• Integratie met boekhoudsystemen voor accurate rapportage.

Investeren in het juiste hulpmiddel kan tijd besparen, fouten verminderen en deadlines halen.

Hoe zich voor te bereiden op belastingcontroles in een wereldwijde omgeving

Belastingcontroles zijn een realiteit voor internationaal opererende bedrijven. Voorbereiding zorgt ervoor dat de bedrijfsvoering niet wordt onderbroken.

Stappen om voor te bereiden:

1. Zorg voor uitgebreide documentatie: Bewaar contracten, belastingaangiften en payrollrapporten.

2. Herzie de lokale regelgeving: Zorg dat u voldoet aan de belastingwetten van het betreffende land.

3. Betrek een wereldwijde belastingadviseur: Deskundigen klaar hebben helpt u effectief te reageren op controlevragen.

Door proactief te zijn, minimaliseert u het risico op boetes of onderbrekingen.

Werknemersclassificatie en de fiscale implicaties

Correcte classificatie van werknemers is cruciaal voor belastingnaleving.

Belangrijke verschillen:

• Voltijds werknemers hebben recht op voordelen zoals betaalde verlofdagen en moeten belastingen inhouden op hun loon.

• Zelfstandigen zijn verantwoordelijk voor hun eigen belastingaangiften, maar moeten een duidelijke en beperkte scope van werk afspreken.

Beste praktijken:

• Volg de lokale arbeidswetgeving bij het opstellen van contracten.

• Herzie periodiek de classificaties van werknemers om naleving te waarborgen.

Kostenimplicaties van belastingnaleving

Het beheren van grensoverschrijdende belastingnaleving brengt kosten met zich mee, maar het negeren ervan is veel duurder.

• Directe kosten: inclusief het inhuren van belastingadviseurs, investeren in software en het betalen van indieningskosten.

• Indirecte kosten: niet-naleving kan leiden tot boetes, rente en zelfs juridische stappen.

Budgetteren voor naleving zorgt voor besparingen op lange termijn en beschermt de reputatie van uw bedrijf.

Land-specifieke belastingcomplexiteit

Belastingstelsels verschillen sterk per land. Inzicht hierin helpt u soepel te navigeren bij compliance.

• Verenigde Staten: werkgevers moeten federale, staats- en lokale belastingen voor werknemers indienen.

• Europese Unie: btw-regels en sociale zekerheidsbijdragen verschillen per lidstaat.

• India: werkgevers moeten bronbelasting (TDS) inhouden en maandelijks indienen.

Aanpassen van uw payrollpraktijken aan het land waar uw werknemers gevestigd zijn, zorgt voor compliance.

Remote werken en lokale belastingen

Langdurig remote werken kan lokale belastingverplichtingen voor werknemers en uw bedrijf activeren. Bijvoorbeeld, een werknemer in Spanje die meer dan 183 dagen werkt, kan worden beschouwd als belastingresident en verplicht zijn lokale inkomstenbelasting te rapporteren.

Waar u rekening mee moet houden:

• Duidelijke policies voor werken vanaf overal.

• Nauwlettend monitoren van de werkplekken van werknemers om onverwachte belastingverplichtingen te voorkomen.

• Werknemers informeren over lokale belastingverplichtingen.

Overstappen naar een compliant payroll systeem

Implementatie van een wereldwijde payrollsystemen zorgt voor belastingnaleving voor grensoverschrijdende werknemers. Kies een platform dat belastingberekeningen, aangiften en werknemerbetalingen integreert in één systeem.

Voordelen van een wereldwijd payrollsysteem:

• Vermindering van fouten in inhoudingen.

• Geautomatiseerde updates voor lokale regelgeving.

• Uitgebreide rapportages voor audits en interne controles.

Een goed geïntegreerd payrollsysteem bespaart tijd en houdt uw bedrijf wereldwijd compliant.

Navigeren door belastingnaleving voor grensoverschrijdende remote werknemers

Het navigeren door belastingnaleving voor grensoverschrijdende remote werknemers vereist zorgvuldige planning. Nog belangrijker is een proactieve aanpak. U moet risico's van vaste inrichting begrijpen, gebruik maken van belastingverdragen, en investeren in de juiste tools. Globale payrollproviders of EOR-providers kunnen u helpen te zorgen voor naleving en het ondersteunen van uw team.

Blijf op de hoogte van wereldwijde belastingtrends en schakel indien nodig belastingprofessionals in. Dit helpt uw bedrijf te floreren in een steeds meer remote wereld.

Veelgestelde vragen

Wat zijn risico's van vaste inrichting en hoe beïnvloeden ze de belastingnaleving?

Risico's van vaste inrichting ontstaan wanneer autoriteiten uw bedrijf als belastbaar in een ander land beschouwen. Dit triggert lokale belastingverplichtingen zoals vennootschapsbelasting of btw.

Hoe kunnen belastingverdragen helpen de compliance-belastingdruk voor grensoverschrijdende teams te verminderen?

Belastingverdragen voorkomen dubbele belasting door werknemers toe te staan credits of vrijstellingen te claimen voor belastingen betaald in het buitenland. Hierdoor wordt dubbele belasting op hetzelfde inkomen voorkomen.

Welke tools kunnen grensoverschrijdende belastingnaleving vereenvoudigen?

Wereldwijde payrollplatforms automatiseren payroll, belastinginhoudingen en aangiften, en zorgen voor naleving van lokale regelgeving.