Belangrijkste punten:

• 1. Overleg met lokale experts helpt je navigeren door land-specifieke arbeidwetgeving. Het is belangrijk om compliance-issues te vermijden, aangezien deze kostbaar kunnen uitpakken. Overweeg samen te werken met een global payroll provider of een Employer of Record (EOR).
• 2. Zorg dat je jezelf informeert over wat je moet weten over payroll in nieuwe landen. De juiste vragen vooraf stellen kan het opzetten van de payroll stroomlijnen en zorgen dat je voldoet aan lokale normen.
• 3. Overweeg het gebruik van geïntegreerde payroll-software. Het kan fouten verminderen, belastingberekeningen vereenvoudigen en het beheer van wereldwijde payroll efficiënter maken.

Het uitbreiden van je bedrijf naar nieuwe landen brengt grote kansen: nieuw talent en klanten. Maar het beheren van payroll over grenzen heen voegt een flinke dosis toe aan je dagelijkse verantwoordelijkheden.

Om wereldwijde payroll te beheren, moet je de lokale wetten en regelgeving begrijpen. Deze zijn essentieel om compliance te handhaven en dure boetes en sancties te voorkomen. Bovenal helpt het begrijpen van de lokale wetten je ook om je medewerkers tevreden te houden. Ze zullen waarderen dat ze erop kunnen vertrouwen dat hun salaris en voordelen veilig zijn.

Hoe kun je dit alles regelen, vooral bij het aannemen in vele verschillende landen? Om wereldwijde payroll eenvoudiger te maken, kun je vertrouwen op een solide global payroll systeem.

Hoe vind je de juiste global payroll partner?

Bij het kiezen van een global payroll provider, begin met het evalueren van de ervaring van de provider. Je moet ook begrijpen of je nieuwe partner een aanwezigheid heeft in de landen waar je wilt opereren. Kijk uit naar een provider met een bewezen track record in payroll compliance, omdat dit ervoor zorgt dat ze lokale regelgeving en belastingverplichtingen aankunnen.

Het is ook essentieel om hun technologie te beoordelen. Voordat je je aanmeldt, controleer of hun platform gebruiksvriendelijk is. Vraag ook of het platform kan integreren met je bestaande HR- en boekhoudsystemen.

Overweeg aanbieders die flexibele diensten bieden, zoals een Employer of Record optie, als je nog niet in elk land een juridische entiteit hebt. Bij het kiezen van je partner, geef prioriteit aan klantenservice. Een betrouwbare provider moet beschikbaar zijn om te helpen bij eventuele problemen, zodat je team correct en op tijd betaald krijgt.

Hoe kan een global payroll systeem succesvol worden geïmplementeerd?

Nu je de juiste global payroll partner hebt, is het tijd om te begrijpen hoe je het systeem integreert in je huidige payroll-werkstroom. We begeleiden je door vier belangrijke stappen om je te helpen een wereldwijd payrollproces succesvol op te zetten.

1. Raadpleeg lokale experts om naleving te waarborgen

Elk land heeft unieke arbeidwetten, belastingregels en payroll-eisen. Overleg met lokale experts is essentieel om deze verschillen te navigeren en compliance te garanderen. Bijvoorbeeld, in sommige landen moeten werkgevers bepaalde sociale zekerheidsbijdragen leveren. Zonder deze kennis loop je zakelijke risico’s of vertragingen.

Lokale experts kunnen up-to-date inzichten bieden over arbeidwetgeving, belastingcodes en andere regelgeving. Ze kunnen ook helpen bij het opstellen van arbeidsovereenkomsten die voldoen aan lokale normen. Werken met iemand die de lokale regels kent, betekent dat je geen belangrijke vereisten mist. Zo ontsnapt je niet aan de lange leercurve die hoort bij wereldwijde expansie.

2. Verzamel belangrijke inzichten door de juiste vragen te stellen

De volgende stap is het verzamelen van de benodigde informatie om de lokale arbeidspraktijken te begrijpen. Weten wat je moet vragen, helpt je bij het nauwkeurig opzetten van payroll vanaf het begin. Hier zijn enkele cruciale vragen om je onderzoek te sturen:

• Wat zijn de standaard werkuren en de jaarlijkse verlofrechten?

• Welke verplichte en niet-verplichte voordelen moeten worden opgenomen?

• Welke inkomstenitems moeten worden belast, en hoe worden belastingen berekend?

• Welke werknemersdocumenten moet je verzamelen en bewaren?

Door deze vragen te beantwoorden, kun je potentiële compliance-issues identificeren en plannen hoe je deze aanpakt. Bijvoorbeeld, in sommige landen kan de standaard werkweek 35 uur zijn, terwijl andere landen een 48-urige werkweek hanteren. Het kennen van deze verschillen helpt je bij het maken van arbeidscontracten die aansluiten bij lokale normen.

3. Verzamel en beveilig essentiële werknemersdocumenten

Zodra je internationale werknemers hebt aangenomen, moet je hun essentiële documenten verzamelen en beveiligen. Elk land heeft specifieke vereisten voor werknemersarchieven, waaronder mogelijk:

• Identificatienummers, zoals sociaal zekerheids- of belasting-ID’s

• Documenten ter bewijs van werkgelegenheid, zoals een werkvisum of verblijfsvergunning

• Bankgegevens voor salarisbetalingen

• Gezondheidszorg- en pensioenregistros

• Ondertekende contracten en erkenning van bedrijfsbeleid

Zorg dat je deze documenten zorgvuldig behandelt en veilig opslaat. Het verkeerd omgaan met of verlies van gevoelige informatie kan leiden tot zware boetes en juridische problemen. Een checklist van benodigde documenten per land kan deze stap stroomlijnen. Het helpt ook om te voldoen aan de lokale wetgeving op het gebied van gegevensbescherming.

4. Integreer global payroll software met bestaande systemen

Het beheer van payroll voor een wereldwijd team is complex, maar payrollsoftware kan dit vereenvoudigen. Overweeg om global payroll software te integreren met je bestaande managementsystemen. Zo kun je rapportages stroomlijnen, belastingberekeningen automatiseren en fouten verminderen. Hier zijn enkele belangrijke systemen die je met je payrollsoftware zou willen integreren:

• HRIS (Human Resource Information System). Een HRIS volgt werknemersinformatie, aanwezigheid en kosten. Dit systeem maakt payroll-verwerking sneller en eenvoudiger.

• Onkostenbeheer. Dit systeem houdt de onkosten van werknemers bij. Het helpt je alle uitgaande betalingen te volgen en te verwerken, zoals reiskosten of zakelijke uitgaven.

• Single Sign-On (SSO). SSO verbetert de beveiliging door medewerkers toegang te geven tot meerdere systemen met één login. Deze integratie vermindert het risico op beveiligingsinbreuken door wachtwoordkwesties en vereenvoudigt de toegang.

Uitdagingen bij het beheren van globale payroll zonder een global payroll systeem

Handmatig omgaan met wereldwijde payroll kan uitdagend en riskant zijn. Zonder een centraal payrollsysteem wordt het moeilijk om verschillende valuta’s te beheren, belastingtarieven bij te houden en tijdige betalingen te garanderen. Fouten kunnen leiden tot dure boetes en reputatieschade voor je bedrijf.

Het gebruik van global payroll software helpt je deze valkuilen te vermijden door veel processen te automatiseren. Het zorgt dat je voldoet aan lokale eisen, menselijke fouten vermindert en je op de hoogte blijft van wijzigingen in arbeidwetgeving.

Conclusie

Het plannen en implementeren van een global payroll systeem lijkt misschien complex. Maar door deze vier stappen te volgen, bouw je een betrouwbaar en efficiënt proces.

Overleg met lokale experts helpt je te zorgen voor compliance. Het stellen van de juiste vragen geeft je de inzichten die je nodig hebt. Het verzamelen en beveiligen van documenten houdt je georganiseerd. En ten slotte, het gebruik van geïntegreerde payrollsoftware maakt alles eenvoudiger.

Met een degelijke payroll-process kun je je richten op het laten groeien van je bedrijf in plaats van op deze administratieve hoofdpijn.

FAQ’s:

Wat is implementatie van global payroll?

Implementatie van global payroll betekent dat je processen opzet om werknemersbetalingen in verschillende landen te beheren. Het zorgt dat je voldoet aan de regelgeving van elke locatie.

Waarom heb ik een lokale expert nodig voor global payroll?

Lokale experts helpen om te zorgen dat je voldoet aan unieke arbeidswetten en belastingvereisten. Het vermindert het risico op boetes en juridische problemen.

Welke documenten heb ik nodig voor internationale payroll?

Veelgebruikte documenten omvatten belasting-ID-nummers, formulieren voor werkgelegenheidsgeschiktheden en bankgegevens. Vaak zijn er ook documenten nodig voor ziektekostenverzekeringen en pensioenen, maar de exacte vereisten verschillen per land.