Belangrijke punten:

• 1. Overleg met lokale experts helpt je bij het navigeren door land-specifieke arbeidswetten. Het is belangrijk om compliance-issues te vermijden, aangezien deze kostbaar kunnen zijn. Overweeg samen te werken met een wereldwijde payroll provider of een Employer of Record (EOR).
• 2. Zorg dat je jezelf informeert over wat je moet weten over payroll in nieuwe landen. Het stellen van de juiste vragen vooraf kan het opzetten van payroll stroomlijnen en garandeert dat je aan lokale normen voldoet.
• 3. Overweeg het gebruik van geïntegreerde payroll software. Het kan fouten verminderen, belastingberekeningen vereenvoudigen, en het beheren van wereldwijde payroll efficiënter maken.

Het uitbreiden van je bedrijf naar nieuwe landen brengt grote kansen: nieuw talent en klanten. Maar het beheren van payroll over grenzen heen geeft veel extra verantwoordelijkheden.

Om wereldwijde payroll te beheren, moet je de lokale wetten en voorschriften begrijpen. Deze zijn essentieel om compliant te blijven en hoge kosten en boetes te voorkomen. Bovenop het tevreden houden van de overheid, helpt het begrijpen van de lokale wetten ook om je werknemers tevreden te houden. Zij zullen het waarderen te weten dat hun salaris en voordelen veilig zijn.

Hoe kun je alles dit bereiken, vooral bij het aannemen in veel verschillende landen? Om wereldwijde payroll gemakkelijker te maken, kun je vertrouwen op een solide wereldwijd payroll systeem.

Hoe vind je de juiste wereldwijde payroll partner?

Bij het kiezen van een wereldwijde payroll provider, begin met het evalueren van de ervaring van de provider. Je moet ook begrijpen of je nieuwe partner een vestiging heeft in de landen waar je wilt opereren. Zoek naar een provider met een goede staat van dienst in payroll compliance, omdat dit ervoor zorgt dat ze lokale voorschriften en belastingverplichtingen aankunnen.

Het is ook essentieel om hun technologie te beoordelen. Voordat je je aanmeldt, check of hun platform gebruiksvriendelijk is. Vraag ook of het platform kan integreren met je bestaande HR- en boekhoudsystemen.

Overweeg providers die flexibele diensten aanbieden, zoals een Employer of Record optie, als je nog geen juridische entiteit hebt in elk land. Bij het kiezen van je partner, geef prioriteit aan klantenondersteuning. Een betrouwbare provider moet beschikbaar zijn om te helpen bij eventuele problemen, zodat je team correct en op tijd betaald wordt.

Hoe kan een wereldwijd payroll systeem succesvol worden geïmplementeerd?

Nu je de juiste wereldwijde payroll partner hebt, is het tijd om te begrijpen hoe je het systeem in je huidige payroll workflow integreert. We begeleiden je door vier belangrijke stappen om een succesvol wereldwijd payroll proces op te zetten.

1. Overleg met lokale experts om compliance te waarborgen

Elk land heeft unieke arbeidswetten, belastingregels en payroll-vereisten. Overleg met lokale experts is essentieel om deze verschillen te navigeren en compliance te verzekeren. Bijvoorbeeld, in sommige landen moeten werkgevers bepaalde sociale zekerheidsbijdragen betalen. Zonder deze kennis loop je het risico op boetes of vertragingen.

Lokale experts kunnen actuele inzichten geven over arbeidswetten, belastingcodes en andere regels. Ze kunnen ook helpen bij het opstellen van arbeidsovereenkomsten die voldoen aan lokale normen. Werken met iemand die de lokale regels kent, betekent dat je geen belangrijke vereisten mist. Zo voorkom je de lange leercurve die komt kijken bij wereldwijde uitbreiding.

2. Verzamel belangrijke inzichten door de juiste vragen te stellen

De volgende stap is het verzamelen van de benodigde informatie om de lokale arbeidspraktijken te begrijpen. Weten wat je moet vragen, helpt je om het payroll vanaf het begin correct op te zetten. Hier zijn enkele cruciale vragen die je onderzoek sturen:

• Wat zijn de standaard werkuren en de jaarlijkse verlofregelingen?

• Welke verplichte en niet-verplichte voordelen moeten worden opgenomen?

• Welke inkomsten moeten worden belast, en hoe worden belastingen berekend?

• Welke werknemersdocumenten moet je verzamelen en bewaren?

Door deze vragen te beantwoorden, kun je potentiële compliance-issues identificeren en plannen hoe je ze aanpakt. Bijvoorbeeld, in sommige landen kan de standaard werkweek 35 uur zijn, terwijl anderen een werkweek van 48 uur kennen. Deze verschillen weten helpt je bij het maken van arbeidsaanbiedingen die aansluiten bij de lokale normen.

3. Verzamel en beveilig essentiële werknemersdocumenten

Zodra je internationale werknemers hebt aangenomen, moet je hun essentiële documenten verzamelen en beveiligen. Elk land heeft specifieke vereisten voor werknemersdossiers, zoals:

• Identificatienummers, zoals socialezekerheid- of belasting-ID

• Documenten voor werkvergunning of verblijfsvergunning

• Bankgegevens voor salarisstortingen

• Gezondheidsverzekering- en pensioenregistraties

• Ondertekende contracten en bevestiging van bedrijfsbeleid

Zorg ervoor dat je deze documenten zorgvuldig behandelt en veilig opslaat. Fouten of verlies van gevoelige informatie kunnen leiden tot zware boetes en juridische problemen. Een checklist met vereiste documenten per land helpt bij het stroomlijnen van deze stap. Het zorgt er ook voor dat je voldoet aan de lokale gegevensbeschermingswetten.

4. Integreer globale payroll software met bestaande systemen

Het beheren van payroll voor een wereldwijd team is complex, maar payroll software kan dit proces vereenvoudigen. Overweeg het integreren van wereldwijde payroll software met je bestaande managementsystemen. Zo stroomlijn je rapportage, automatiseer je belastingberekeningen en verklein je de kans op fouten. Hier zijn enkele belangrijke systemen die je wilt integreren met je payroll software:

• HRIS (Human Resource Information System). Een HRIS registreert werknemersinformatie, aanwezigheid en kosten. Dit systeem maakt payroll-verwerking sneller en eenvoudiger.

• Onkostenbeheer. Dit systeem volgt werknemersuitgaven. Het helpt je alle uitgaande betalingen te traceren en te verwerken, zoals reiskosten of zakelijke uitgaven.

• Single Sign-On (SSO). SSO verbetert de beveiliging doordat werknemers met één login toegang krijgen tot meerdere systemen. Deze integratie vermindert het risico op wachtwoord-gerelateerde beveiligingslekken en maakt de toegang gemakkelijker.

Uitdagingen van het beheren van wereldwijde payroll zonder een wereldwijd payroll systeem

Handmatig wereldwijd payroll verwerken kan uitdagend en riskant zijn. Zonder een gecentraliseerd payroll systeem wordt het moeilijk om verschillende valuta’s te beheren, bij te blijven met belastingtarieven, en tijdige betalingen te garanderen. Fouten kunnen leiden tot dure boetes en reputatieschade.

Door gebruik te maken van globale payroll software vermijd je deze problemen doordat je veel processen automatiseert. Het zorgt dat je aan lokale vereisten voldoet, menselijke fouten minimaliseert en veranderingen in arbeidswetten bijhoudt.

Conclusie

Het plannen en implementeren van een wereldwijd payroll systeem lijkt misschien complex. Maar door deze vier stappen te volgen, bouw je een betrouwbaar en efficiënt proces.

Overleg met lokale experts helpt compliance te waarborgen. De juiste vragen stellen geeft je de benodigde inzichten. Documenten verzamelen en beveiligen houdt je georganiseerd. En tenslotte, gebruik maken van geïntegreerde payroll software vereenvoudigt alles.

Met een goede payroll-werkwijze kun je je richten op de groei van je bedrijf, in plaats van op administratieve hoofdpijndossiers.

FAQs:

Wat is de implementatie van wereldwijd payroll?

De implementatie van wereldwijd payroll betekent dat je processen opzet om werknemersbetalingen in verschillende landen te beheren. Het garandeert dat je voldoet aan de regelgeving van elke locatie.

Waarom heb ik een lokale expert nodig voor wereldwijd payroll?

Lokale experts helpen je te voldoen aan de unieke arbeidswetten en belastingvereisten. Dit verkleint het risico op boetes en juridische problemen.

Welke documenten zijn nodig voor internationaal payroll?

Gebruikelijke documenten zijn onder meer belasting-ID’s, formulieren voor werktoelating en bankgegevens. Vaak zijn ook documenten voor ziektekostenverzekering en pensioenen vereist, maar de exacte vereisten verschillen per land.