Belangrijkste inzichten:

• 1. Overleg met lokale experts helpt je navigeren door land-specifieke arbeidswetten. Het is belangrijk om naleving issues te voorkomen, aangezien deze kostbaar kunnen zijn. Overweeg samen te werken met een wereldwijde payroll provider of een Employer of Record (EOR).
• 2. Zorg dat je jezelf informeert over wat je moet weten over payroll in nieuwe landen. De juiste vragen vooraf stellen kan het opzetten van payroll stroomlijnen en ervoor zorgen dat je aan lokale normen voldoet.
• 3. Overweeg het gebruik van geïntegreerde payrollsoftware. Het kan fouten verminderen, belastingberekeningen vereenvoudigen en het beheer van wereldwijde payroll efficiënter maken.

Het uitbreiden van je bedrijf naar nieuwe landen biedt grote kansen: nieuw talent en nieuwe klanten. Maar het beheren van payroll over grenzen heen brengt veel extra verantwoordelijkheid met zich mee.

Om wereldwijde payroll te beheren, moet je de lokale wetten en regelgeving begrijpen. Deze zijn essentieel om compliance te behouden en kostbare boetes en sancties te voorkomen. Bovenop het tevreden houden van de overheid helpt het begrijpen van lokale wetten ook om je werknemers tevreden te houden. Zij zullen het waarderen dat hun salaris en voordelen zeker zijn.

Hoe kun je dit allemaal bereiken, vooral wanneer je in veel verschillende landen aan het werven bent? Om wereldwijde payroll makkelijker te maken, kun je vertrouwen op een solide wereldwijde payrollsysteem.

Hoe vind je de juiste wereldwijde payroll partner?

Bij het kiezen van een wereldwijde payroll provider, begin met het beoordelen van de ervaring van de provider. Je moet ook begrijpen of je nieuwe partner presence heeft in de landen waar je wilt opereren. Zoek een provider met een bewezen staat van dienst in payroll compliance, omdat dit garandeert dat ze lokale regelgeving en belastingverplichtingen aankunnen.

Het is ook essentieel om hun technologie te beoordelen. Check voordat je je aanmeldt of hun platform gebruiksvriendelijk is. Vraag ook of het platform kan integreren met je bestaande HR en boekhoudsystemen.

Overweeg providers die flexibele diensten aanbieden, zoals een Employer of Record optie, als je nog geen juridische entiteit hebt in elk land. Bij het kiezen van je partner, geef prioriteit aan klantenservice. Een betrouwbare provider zou beschikbaar moeten zijn om te helpen bij eventuele problemen, zodat je team correct en op tijd uitbetaald krijgt.

Hoe kan een wereldwijde payrollsysteem succesvol worden geïmplementeerd?

Nu je de juiste wereldwijde payroll partner hebt, is het tijd om te begrijpen hoe je het systeem in je huidige payrollworkflow integreert. We begeleiden je door vier belangrijke stappen om een wereldwijd payrollproces succesvol op te zetten.

1. Overleg met lokale experts om naleving te waarbichern

Elk land heeft unieke arbeidswetten, belastingregels en payroll-eisen. Overleg met lokale experts is essentieel om deze verschillen te navigeren en naleving te garanderen. Bijvoorbeeld, in sommige landen moeten werkgevers bepaalde sociale zekerheidsbijdragen betalen. Zonder deze kennis kan je bedrijf te maken krijgen met boetes of vertragingen.

Lokale experts kunnen je voorzien van actuele inzichten over arbeidswetten, belastingregels en andere regelgeving. Ze kunnen ook helpen met het opstellen van arbeidsovereenkomsten die aan lokale standaarden voldoen. Met iemand die de lokale regels kent, mis je geen belangrijke vereisten. Je kunt de lange leercurve vermijden die gepaard gaat met wereldwijde expansie.

2. Verzamel belangrijke inzichten door de juiste vragen te stellen

De volgende stap is het verzamelen van de benodigde informatie om de lokale arbeidspraktijken te begrijpen. Weten welke vragen je moet stellen, helpt je om de payroll vanaf het begin correct in te richten. Hier zijn enkele cruciale vragen om je onderzoek te begeleiden:

• Wat zijn de standaard werkuren en het jaarlijkse verlof?

• Welke verplichte en niet-verplichte voordelen moeten worden opgenomen?

• Welke inkomsten moeten belast worden, en hoe worden belastingen berekend?

• Welke documenten voor werknemers moet je verzamelen en bewaren?

Door deze vragen te beantwoorden, kun je potentiële nalevingsproblemen identificeren en plannen hoe je deze kunt aanpakken. Bijvoorbeeld, in sommige landen kan de standaard werkweek 35 uur zijn lees meer, terwijl andere landen een werkweek van 48 uur hebben. Deze verschillen kennen stelt je in staat om arbeidsvoorwaarden te creëren die aansluiten bij de lokale normen.

3. Verzamel en beveilig essentiële werknemersdocumenten

Nadat je internationale werknemers hebt aangenomen, moet je hun essentiële documenten verzamelen en beveiligen. Elk land heeft specifieke vereisten voor werknemersgegevens, zoals:

• Identificatienummers, zoals burgerservicenummer of belasting-ID

• Werkgelegenheids- of verblijfsvergunning

• Bankgegevens voor salarisstortingen

• Handels- en pensioenregistraties

• Ondertekende contracten en erkenning van bedrijfsbeleid

Zorg dat je deze documenten zorgvuldig behandelt en veilig opslaat. Foutief omgaan met of verlies van gevoelige informatie kan leiden tot zware boetes en juridische problemen. Het maken van een checklist van vereiste documenten voor elk land kan deze stap stroomlijnen. Het helpt ook om te voldoen aan lokale gegevensbeschermingswetten.

4. Integreer wereldwijde payrollsoftware met bestaande systemen

Het beheren van payroll voor een wereldwijd team is complex, maar payrollsoftware kan het vergemakkelijken. Overweeg het integreren van je wereldwijde payrollsoftware met je bestaande beheersystemen. Zo kun je rapportage stroomlijnen, belastingberekeningen automatiseren en fouten verminderen. Hier zijn enkele kernsystemen waarmee je je payrollsoftware wilt integreren:

• HRIS (Human Resource Information System). Een HRIS volgt werknemersinformatie, aanwezigheid en kosten. Dit systeem maakt payrollverwerking sneller en eenvoudiger.

• Onkostenbeheer. Dit systeem houdt de onkosten van werknemers bij. Het helpt je alle uitgaande betalingen te traceren en verwerken, zoals reiskosten of zakelijke onkosten.

• Single Sign-On (SSO). SSO verbetert de beveiliging door werknemers toegang te geven tot meerdere systemen met één login. Deze integratie vermindert het risico op wachtwoordgerelateerde beveiligingsinbreuken en vereenvoudigt de toegang.

Uitdagingen van het beheren van wereldwijde payroll zonder een wereldwijde payrollsysteem

Handmatig beheer van wereldwijde payroll kan uitdagend en riskant zijn. Zonder een gecentraliseerd payrollsysteem is het lastig om verschillende valuta’s te beheren, op de hoogte te blijven van belastingtarieven, en tijdige betalingen te garanderen. Fouten kunnen leiden tot dure boetes en reputatieschade.

Gebruik maken van wereldwijde payrollsoftware helpt je deze valkuilen te vermijden door veel van deze processen te automatiseren. Het zorgt ervoor dat je voldoet aan lokale vereisten, menselijke fouten vermindert en je op de hoogte blijft van wijzigingen in arbeidswetten.

Conclusie

Het plannen en implementeren van een wereldwijde payrollsysteem lijkt complex. Maar door deze vier stappen te volgen, kun je een betrouwbaar en efficiënt proces opbouwen.

Overleg met lokale experts zorgt voor naleving. De juiste vragen stellen geeft je de inzichten die je nodig hebt. Documenten verzamelen en beveiligen houdt je georganiseerd. Ten slotte vereenvoudigt het gebruik van geïntegreerde payrollsoftware alles.

Met een goed payrollproces kun je je richten op het groeien van je bedrijf in plaats van op deze administratieve hoofdbrekens.

FAQ’s:

Wat is de implementatie van wereldwijde payroll?

Het opzetten van processen om werknemersbetalingen in verschillende landen te beheren. Het zorgt dat je aan de regelgeving van elke locatie voldoet.

Waarom heb ik een lokale expert nodig voor wereldwijde payroll?

Lokale experts helpen je te voldoen aan unieke arbeidswetten en belastingvereisten. Dit verkleint de kans op boetes en juridische problemen.

Welke documenten zijn nodig voor internationale payroll?

Veelvoorkomende documenten zijn belasting-ID’s, formulieren voor werkvergunning en bankgegevens. Vaak zijn ook documenten voor health insurance en pensioenen nodig, maar de exacte vereisten verschillen per land.