Beheersing Check-in Vragen voor Productieve Vergaderingen

Bedrijven vertrouwen steeds vaker op remote workers en het wereldwijd aannemen van personeel. Deze diversiteit brengt verschillende perspectieven en expertise binnen uw team. Maar het kan lastig zijn om de gevoelens en meningen van uw team te volgen wanneer u op afstand werkt.

Leiders en managers compenseren het gebrek aan persoonlijke communicatie door veel vergaderingen. Deze vergaderingen moeten echter een doel en structuur hebben.

Hier kunnen check-in vragen een grote hulp zijn. Dit zijn een belangrijk hulpmiddel dat een manager of leider zou moeten hebben. Ze bieden een betere manier om meer doelgerichte vergaderingen met uw team te houden.

Wat zijn check-in vragen, en waarom hebt u ze nodig?

Check-in vragen zijn vragen die ontworpen zijn om uw team betrokken en op dezelfde pagina te houden tijdens reguliere check-in gesprekken. Vaak genoemd stand-ups, deze vergaderingen zijn afgeleid van dagelijkse scrum-vergaderingen en vormen een geweldige manier om contact te houden met uw team.

Deze vergaderingen bieden een mooie gelegenheid om bij te blijven over waar uw team aan werkt. Het helpt ook om potentiële problemen te ontdekken voordat ze ontstaan. Maar als managers niet over de juiste tools beschikken om ze effectief te voeren, kunnen ze ontsporen en een last worden.

Hier komen check-in vragen in het spel. Wanneer ze correct worden gebruikt, kunnen check-in vragen open communicatie en de uitwisseling van ideeën en meningen op een productieve wijze stimuleren. Bovendien zal het uw medewerkers het gevoel geven dat ze gewaardeerd en gehoord worden.

Niet alle vragen zijn echter goede check-in vragen. U moet leren hoe u ze op de juiste manier formuleert om het meeste uit de vergadering te halen en uw team betrokken te houden in plaats van verveeld.

Types check-in vragen voor vergaderingen

Afhankelijk van het soort vergadering en de agenda, kunt u kiezen uit verschillende soorten check-in vragen. Laten we bekijken welke vragen u tot uw beschikking hebt.

Team building vragen

Team building vragen zijn die u zou kunnen stellen om uw team beter te leren kennen. Ze kunnen u ook helpen de kwaliteit van de samenwerking binnen uw remote team te beoordelen. Deze vragen zijn nuttig om de stemming en mening van uw team te peilen. Enkele voorbeelden van team-building vragen zijn:

• Wat kan elk lid van het team doen om ervoor te zorgen dat we goed samenwerken als team?
• Zijn er blokkades of problemen die je tegenhouden om vooruit te komen?
• Wat kunnen we doen om ervoor te zorgen dat iedereen gelijk bijdraagt aan het team?

Nieuwe werknemer vragen

Een van de grootste uitdagingen bij het aannemen van een wereldwijd team is onboarding, omdat communicatie met uw nieuwe teamleden niet zo gemakkelijk verloopt. Maar er is een set check-in vragen die u kunt gebruiken om ervoor te zorgen dat het nieuwe lid van uw team zich op zijn gemak voelt.

• Welke management- en communicatiemethoden geef je de voorkeur?
• Ervaar je problemen bij het leren van onze technologie of systemen?
• Wat heb je tot nu toe het meest genoten aan de rol?

Project- en voortgangsvragen

Bij remote teams kan het ook moeilijk zijn om hun voortgang bij een specifiek project bij te houden. U wilt zeker weten dat iedereen bijdraagt aan het project. U wilt ook zeker weten dat het team over alle benodigde tools en bronnen beschikt om het te voltooien. Hier zijn enkele check-in vragen om u te helpen de voortgang van projecten te volgen.

• Bent u op schema om uw deadlines te halen, of moeten we u ondersteunen om dat te doen?
• Heeft u extra middelen nodig om het project op tijd af te ronden?
• Zijn er obstakels die we moeten bespreken en waar we u mee kunnen helpen?

Prestatie-gerelateerde vragen

Prestatie-gerelateerde vragen helpen u en uw teamleden gebieden voor verbetering te herkennen. Het is belangrijk ze op de juiste manier te formuleren zodat uw teamleden zich niet aangevallen voelen, maar eerder gemotiveerd om te verbeteren.

• Hoe voel je je over de voortgang die je hebt geboekt op je huidige project?
• Hoe blijf je trouw aan jezelf en je doelen?
• Hoe heb je je prestaties verbeterd sinds je lid bent geworden van het team?

Ervaring en cultuur vragen

Ervaring en cultuur zijn twee zaken die waarschijnlijk niet ontbreken in een globaal remote team. U moet er echter voor zorgen dat uw team zich comfortabel voelt om deze te delen. U kunt deze vragen gebruiken om uw team te motiveren om hun ervaringen te delen met de rest van het team.

• Waarnaar kijk je het meest/het minst uit op het werk?
• Welke nieuwe strategieën kunnen we gebruiken om een betere werk-privébalans te bevorderen?
• Voel je je verbonden met het team en het werk dat we doen?

Hoe formuleer je check-in vragen? Do’s en don’ts

Bij het opstellen van uw check-in vragen hebt u wat creativiteit nodig. Maar u moet ook een aantal best practices volgen. Hier is wat u in gedachten moet houden bij het maken van uw check-in vragen.

Hoe maak je boeiende check-in vragen?

U moet uw best doen om de juiste, positieve toon meteen te zetten. U moet uw team eerst context geven voordat u de vragen stelt. Dit stelt hen in staat zich voor te bereiden op de vergadering en u meer op maat gemaakte antwoorden te geven.

De antwoorden hangen ook af van hoe u uw vragen plant, dus probeer ze specifiek te houden, maar toch open te laten. Bijvoorbeeld, het antwoord op “Hoe is je week verlopen?” kan uw team aanmoedigen om simpel ‘Goed’ te zeggen. Maar als u hen vraagt “Wat heb je deze week gedaan waar je erg trots op bent?” krijgt u waarschijnlijk een meer gedetailleerd antwoord.

Tot slot, wissel af. Het gebruik van dezelfde vragen voor elke vergadering ondermijnt het doel ervan. Na de eerste paar vergaderingen krijgt u mogelijk niet dezelfde betrokkenheid of reactie.

Check-in vragen don’ts

Het eerste dat u moet vermijden bij het stellen van check-in vragen, is de focus uitsluitend op de voortgang en successen van uw team leggen. Dit legt extra druk op hen en ze kunnen beginnen te vrezen voor de check-in bijeenkomsten. Probeer in plaats daarvan eerlijkheid en openheid aan te moedigen.

Maar u moet uw vergaderingen wel op schema houden en voorkomen dat ze verzanden in oppervlakkig geklets. Stel niet te veel vragen en geef mensen de ruimte om hun antwoorden in hun eigen tempo te geven. Zorg ervoor dat openstaande kwesties worden ‘vastgezet’ en plan andere vergaderingen om deze te bespreken.

Follow-up is een ander aspect van check-ins dat u niet mag overslaan. Als iemand uit uw team zorgen heeft geuit of om hulp of verduidelijking heeft gevraagd, zorg dan dat u een andere vergadering plant om dat te bespreken. Het negeren van wat uw team in een vergadering heeft gezegd om de vergaderingen kort en zeldzaam te houden, kan alleen maar negatieve gevolgen hebben.

FAQ:

Hoe doe je een effectieve check-in vergadering?

Voor een effectieve vergadering moet u doelen en frequenties vooraf vaststellen. Het is goed om een agenda voor elke vergadering te hebben, want dat helpt de vergadering op koers te houden. Het is ook belangrijk om open te staan voor feedback en uw team aan te moedigen hun meningen en zorgen te delen. Tot slot, sluit de vergadering af met kernpunten en volg indien nodig op wat er in de vergadering is besproken.

Wat zijn check-in activiteiten?

Check-in activiteiten zijn meestal korte, leuke of bemoedigende activiteiten. Managers introduceren ze gewoonlijk tijdens hun check-in vergaderingen. Ze zijn bedoeld om de toon voor de vergadering te zetten, de betrokkenheid van medewerkers te verhogen of hun interesse tijdens de vergadering te peilen.

Managers vertrouwen ook op check-in activiteiten wanneer ze de voortgang van hun team willen controleren. Ze kunnen worden gebruikt om een nieuwe medewerker te introduceren of team building te stimuleren onder remote werknemers.

Hoe voer je een teammoodscheck uit?

De stemming van je team speelt een belangrijke rol in productiviteit en betrokkenheid, dus een teammoodscheck kan nuttig zijn. Er zijn veel manieren om dit te doen, maar de meest gebruikelijke zijn dat teamleden kleuren of emoji’s gebruiken om hun huidige staat uit te drukken. Het bijhouden van de stemming van individuen kan helpen om mogelijke ontevredenheid op te sporen. Als je problemen met het welzijn van je werknemers opmerkt, moet je deze bespreken in een één-op-één gesprek.