Beheer van een internationaal personeelsbestand in een remote werkomgeving (2026 Update)

Sinds de verklaring van de coronavirus-uitbraak als een wereldwijde pandemie door de World Health Organization ergens rond maart 2020, zijn veel bedrijven volledig overgestapt op een remote werkregeling die in diverse termen bekend staat zoals telecommuting, telewerken, thuiswerken of work from anywhere.

Dit is een werkregeling waarbij werknemers niet verplicht zijn te reizen naar een centraal werkplek, zoals een kantoorgebouw, een winkel of een magazijn. Terwijl sommigen geloven dat deze regeling slechts een maatregel is die gericht is op het verminderen van fysiek contact tussen werknemers en daarom slechts tijdelijk, top zakelijk analisten zeggen dat telecommuting de toekomst van de werkplek is.

Dat gezegd hebbende, is het zowel handig als nuttig om te beginnen met het verkrijgen van kennis over de populariteit van remote work vandaag, de voordelen voor werknemers en leidinggevenden, en van daaruit te leren hoe je een effectieve en uitgebreide kleine werkstrategie kunt opbouwen. Deze blog zal alle genoemde onderwerpen behandelen in de volgende volgorde:

1. De populariteit van remote work vandaag.
2. De voordelen van remote work voor werknemers en werkgevers.
3. Hoe een succesvolle remote werkstrategie op te bouwen.
4. Hoe internationale werknemers op afstand betrokken te houden in een remote werkregeling.

De populariteit van remote work vandaag

Een enquête door Enterprise Technology Research (ETR) veronderstelt dat het percentage werknemers dat permanent thuiswerkt in 2021 naar verwachting zal verdubbelen. Evenzo onthult een andere recente Gartner-enquête dat ongeveer 74 procent van de Chief Financial Officers de intentie heeft om werknemers permanent over te plaatsen naar een remote werkopstelling, zelfs na de COVID-19-crisis. Zo'n informatie suggereert dat leidinggevenden de remote werkregeling beschouwen als een effectieve manier om zaken te doen ondanks de pandemiesituatie.

Erik Bradley, die fungeert als chief engagement strategist bij ETR, noemt de productiviteitsmaatstaf als bewijs dat remote work inderdaad werkt. “Dus, we dachten allemaal dat er wat toename zou zijn in permanent remote werk, maar we verwachtten niet dat dat zou verdubbelen ten opzichte van pre-pandemische niveaus,” zegt Bradley.

Zelfs sociale media-giganten zoals Twitter aankondigen dat zijn 5.100 werknemers verspreid over 35 internationale kantoren voor onbepaalde tijd thuis mogen werken als ze dat willen. Verschillende andere techbedrijven waarvan de diensten slechts een solide en stabiele internetverbinding vereisen, zullen waarschijnlijk het voorbeeld van Twitter volgen.

Square, een Amerikaanse financiële diensten-, handelarenservice-aggregator, en mobiel betalingsbedrijf eigendom van Twitter CEO Jack Dorsey, deelt dezelfde kijk en zal werknemers toestaan om “onbepaalde tijd thuis te werken,” zelfs nadat de kantoren heropenen. Andere topl firms zullen hun medewerkers op afstand laten werken op de lange termijn, waaronder:

1. Recreational Equipment, Incorporated.
2. Uber.
3. Microsoft.
4. Zillow.
5. Google.
6. Reuters.
7. Facebook.
8. Salesforce.
9. Amazon.
10. Spotify.
11. Hitachi.
12. Coinbase.
13. Mastercard.
14. Nielsen.
15. Nationwide Insurance.

Wereldwijd wordt 56 procent van de bedrijven toegestaan om op afstand te werken, terwijl in de Verenigde Staten alleen al 7 miljoen werknemers minstens de helft van de week thuiswerken. Volgens een rapport van Buffer geven de meeste, zo niet alle, van deze werknemers de voorkeur aan remote werken, aldus een platform voor social media management. Dit rapport citeert gegevens uit interviews met 2500 remote workers, waarbij 99 procent aangeeft te kiezen voor remote werken, en dat ze ‘minstens een deel van hun carrière’ in een kantoor blijven werken. HubSpot, een concurrent van Buffer, heeft een team van 300 fulltime remote werknemers en biedt haar werknemers zelfs de optie om alleen gedeeltelijk remote te werken. Deze gegevens tonen aan dat steeds meer bedrijven zullen overstappen op 100 procent remote operaties bij het begin van COVID-19 en zelfs daarna.

Forbes voorspelt dat tegen 2026 ongeveer 70 procent van de wereldwijde beroepsbevolking op zijn minst vijf dagen per maand op afstand zal werken. 2020 werd misschien bestempeld als het jaar van remote werken, maar het heeft ons zeker opengesteld voor de mogelijkheid van een toekomst waarin elke werknemer op afstand werkt.

Wat zijn de voordelen van remote work?

Zoals eerder vermeld, schakelen steeds meer bedrijven tegenwoordig over op een remote werkregeling, niet alleen om fysieke contact te vermijden, maar ook vanwege de voordelen en positieve effecten op werknemersprestaties, bedrijfsuitgaven en dergelijke. De vier belangrijkste voordelen van de work-from-home regeling zijn als volgt:

Productieve werknemers.

Een reden waarom werknemers in de werkplek onproductief kunnen worden, is de afleiding op kantoor. Ze kunnen niet voorkomen dat ze triviale gesprekken voeren met collega’s die onnodig en ongunstig zijn voor het voltooien van hun taken. Integendeel, stelt de telecommuting-opstelling werknemers in staat zich te concentreren op het uitvoeren van hun taken zonder onderbrekingen van collega’s. Bovendien geeft remote werken de werknemer de vrijheid om buiten reguliere kantooruren te werken, vooral wanneer ze zich productief voelen.

Flexibele planning.

Werknemers de mogelijkheid geven tot flexibele planningen helpt hen beter balans te vinden tussen werk en privé. Vanuit het perspectief van de werknemer is dit een van de gekoesterde voordelen van remote werken—meer tijd doorbrengen met je familie.

Bovendien, het niet hoeven reizen naar werk elke dag stelt hen in staat hun verantwoordelijkheden te vervullen. Het vermindert ook de stress, wat meer geluk en tevredenheid over hun werk geeft.

Minder kosten.

Verlaagde kosten zijn een voordeel van remote work dat vooral nuttig is voor werkgevers. Omdat je werknemers niet dagelijks hoeven te reizen, hoeven zij hun salaris niet te verlagen voor een vervoersvergoeding. Daarnaast kunnen ze hun geld gebruiken voor het betalen van rekeningen, boodschappen, en het sturen van cadeaus aan geliefden—duizenden euro’s die ze kunnen besparen door remote te werken.

Gezonde werknemers.

Werken op kantoor kan het moeilijk maken voor werknemers om hun gezondheid en levensstijl te onderhouden. Besluiten over wat ze moeten dragen voor werk, reizen naar het werk, en maaltijden bereiden kunnen veel tijd kosten. Bij remote werken kunnen zij die tijd besteden aan deze activiteiten gebruiken om te sporten, sporten te doen, gezond te koken, en voor hun algehele welzijn te zorgen. Dit is niet alleen een voordeel voor werknemers. Werkgevers kunnen hier ook voordeel uit halen: wanneer werknemers gezond zijn, kunnen ze de beste resultaten voor het bedrijf leveren.

Lees meer over de voordelen en nadelen van remote werk: De voor- en nadelen van remote werken.

Hoe een succesvolle remote werkstrategie te bouwen

We hebben al de voordelen van remote werken vastgesteld. Het bevordert gezondere en productieve werknemers. Het geeft hen meer flexibiliteit en voordelen voor het bedrijf door het verlagen van aanzienlijke uitgaven voor de kantoorinrichting, zoals vervoersvergoedingen voor werknemers, koffie en andere gerelateerde kosten.

Echter, overschakelen op een remote werkregeling garandeert niet dat het bedrijf effectief en efficiënt zaken zal doen. Een succesvol remote team vereist nog steeds een gedetailleerd beleid en communicatiebeleid waarbij elk teamlid duidelijk weet wat er van hen wordt verwacht. De volgende factoren moeten worden overwogen bij het streven naar succes in telewerken.

Communicatieplan.

Een dilemma waar remote workforces voortdurend mee worstelen is communicatie. ICPlan gelooft dat er cruciale elementen zijn in effectieve remote werk communicatie:

1. De juiste kanalenmix. Technologie is absoluut de basis van effectieve communicatie op afstand. De “juiste kanalenmix” hangt volledig af van de behoeften en aard van je bedrijf. Toch zijn de meest gebruikte en effectieve chat- en samenwerkingssoftware Microsoft Teams, Slack, en zelfs Workplace van Facebook. Een video conferencing-software die gesprekken mogelijk maakt tussen en onder de leden van een remote team is ook essentieel. Microsoft Teams, Zoom, en Facebook Workplace worden als de meest effectieve in dit domein beschouwd. Een andere belangrijke platform voor remote work is bedoeld voor clouddelen en samenwerking. Google Drive, Microsoft OneDrive, en Modern helpen werknemers samenwerken aan documenten, spreadsheets, presentaties en andere vormen van content.
2. Feedback krijgen. Communicatie moet, zonder twijfel, op twee manieren plaatsvinden. Je wilt niet dat je werknemers klachten of problemen tegen je ontwikkelen omdat je hen afsluit. Daarom is het noodzakelijk om kanalen op te zetten waar je werknemers hun zorgen, suggesties en aanbevelingen over je leiderschap en andere werkgerelateerde kwesties kunnen delen. Wanneer een werknemer ziet dat hun feedback wordt gelezen en beantwoord, cultiveert dat een bedrijfscultuur van openheid en bereidheid tot verbetering.
3. Betrokkenheid volgen. Het wordt makkelijker om tevreden te blijven wanneer je remote teamleden zo ver weg zijn. Dit kan gemakkelijk desastreus zijn omdat het moeilijker is om de effectiviteit van je leiderschap te beoordelen wanneer je letterlijk de zorgen en problemen van je werknemers niet kunt zien of voelen. Betrokkenheidsonderzoeken kunnen helpen de betrokkenheid en interactie van je werknemers te monitoren. Deze moeten doelbewust worden afgestemd op de meest essentiële criteria voor engagement: begrip, productiviteit, tevredenheid en overeenkomsten. Het plannen van individuele consultaties met je werknemers om hun gedachten en meningen te krijgen kan ook een goed idee zijn.

Dagelijkse persoonlijke routines.

Het opzetten van dagelijkse persoonlijke routines kan je helpen consistenter, productiever en over het algemeen stabieler te zijn. Door aan te tonen dat je de privacy van je werknemers waardeert en hen aanmoedigt zich aan te passen op basis van hun behoeften, kun je een cultuur van validatie en bevestiging cultiveren.

Je kunt communiceren met je teamleden over manieren waarop zij hun privéleven beheren en toch hun rollen en verantwoordelijkheden op het werk zo efficiënt mogelijk blijven uitvoeren. Je kunt rituelen integreren in dagelijkse check-ins en check-outs, zoals het luiden van een bel tijdens een videovergadering om aan te geven dat de vergadering bijna begint of het afspelen van een victory song aan het einde van werktijd. Consistente routines helpen de dag te beginnen, de doelen en verwachtingen van je bedrijf te bevestigen en een duidelijker beeld te geven van een effectieve en efficiënte dag die voor je ligt.

Duidelijke prestatiedoelen.

Het behalen van doelen omvat het stellen van realistische verwachtingen voor de leden van een remote team. Het sleutelwoord dat hier moet worden benadrukt is sinnig. Als leider kun je niet verwachten dat je werknemers taken uitvoeren die verder gaan dan hun functiebeschrijving in een onredelijke tijd.

Wil je dat ze werk van goede kwaliteit leveren, dan moet je hen begeleiden door beschikbaar te zijn om vragen en zorgen over hun toegewezen taken te beantwoorden.

Hoe internationale werknemers op afstand betrokken te houden in een remote werkregeling

Ressourcen bieden.

Toegang tot informatie kan beperkt zijn voor je werknemers. Het aanbieden van tools die hen kunnen helpen documenten of bestanden te doorzoeken, is noodzakelijk om hen betrokken te houden. Een goed onderhouden bestandssysteem en documentopslag zoals Google Drive of Microsoft OneDrive zijn essentieel om je werknemers toegang te geven tot kritische informatie. Dit zorgt voor een soepele ervaring en voorkomt dat er tijd verloren gaat met het zoeken naar documenten, tools en trainingsmateriaal, wat de productiviteit van werknemers verhoogt.

Regelmatige updates geven.

Regelmatige communicatie van leidinggevenden naar de remote teams is cruciaal voor het succes van het bedrijf. Het is jouw verantwoordelijkheid om ervoor te zorgen dat bedrijfsbrede aankondigingen gemakkelijk bij iedereen terechtkomen. Remote werken kan werknemers gemakkelijk het gevoel geven dat ze losgekoppeld raken, dus het waarborgen dat ze updates ontvangen van het hoger management is een belangrijke zakelijke maatregel.

Positieve work-life balance bevorderen.

Remote werken heeft ervoor gezorgd dat je slaapkamer ook je kantoorruimte is geworden. Het kan moeilijk zijn om een duidelijke grens te trekken tussen werk en privé in deze werkregeling, dus een bedrijf dat alles in het werk stelt om te stimuleren dat werknemers een betekenisvolle relatie met hun familie onderhouden terwijl ze ook werkdoelen behalen, is een bedrijf dat waarde hecht aan de werk-privébalans van werknemers.

Tot slot

De groeiende belangstelling voor remote werkregelingen wordt ondersteund door de grootste bedrijven zoals Twitter, Facebook, Google en andere techgiganten. Analisten gaan ervan uit dat remote werken de toekomst van de werkplek is vanwege het gemak, de eenvoud en het comfort dat het zowel voor werknemers als werkgevers biedt. Echter, enkel omdat je bedrijf overschakelt naar een remote werkregeling betekent niet dat je gegarandeerd groeit in omzet en exposure.

Een goed geschreven en uitgewerkte remote werkstrategie blijft essentieel voor een soepele overgang van de traditionele werkregeling naar de situatie van work-from-home. De belangrijkste boodschap van deze blog is dat, ongeacht hoe getalenteerd een team van remote werknemers is, als ze niet worden gecommuniceerd met en gewaardeerd in een bedrijf, de kans groot is dat ze zullen vertrekken naar een ander bedrijf.

Ben je geïnteresseerd in global payroll, remote werken, belastingen, compliance en benefits? Rivermate biedt een breed scala aan artikelen die meerdere facetten in deze gebieden behandelen.