'Het beheren van een internationale workforce in een remote setting'

Sinds de verklaring van de uitbraak van het coronavirus als een wereldwijde pandemie door de Wereldgezondheidsorganisatie ergens rond maart 2020, zijn veel bedrijven volledig overgestapt op een remote work regeling die in verschillende titels bekend staat, zoals telecommuting, telewerken, thuiswerken, of werken vanaf overal.

Dit is een werkregeling waarbij werknemers niet hoeven te pendelen en reizen naar een centrale werkplek, zoals een kantoorgebouw, een winkel, of een magazijn. Terwijl sommigen geloven dat deze regeling slechts een maatregel is die bedoeld is om fysiek contact tussen werknemers te verminderen en daarom slechts tijdelijk, top zakelijk analisten zeggen dat telecommuting de toekomst van de werkplek is.

Dat gezegd hebbende, is het zowel handig als nuttig om kennis te vergaren over de populariteit van remote work vandaag, de voordelen voor werknemers en leidinggevenden, en van daaruit te leren hoe je een effectieve en uitgebreide kleine werkstrategie kunt opbouwen. Deze blog zal proberen al deze onderwerpen te behandelen in de volgende volgorde:

1. De populariteit van remote work vandaag.
2. De voordelen van remote work voor werknemers en werkgevers.
3. Hoe een succesvolle remote werkstrategie te bouwen.
4. Hoe internationale werknemers op afstand betrokken te houden bij een remote work regeling.

De populariteit van remote work vandaag

Een enquête door Enterprise Technology Research (ETR) gaat ervan uit dat het percentage werknemers dat permanent vanuit huis werkt, naar verwachting zal verdubbelen in 2021. Evenzo onthult een andere recente Gartner-enquête dat ongeveer 74 procent van de Chief Financial Officers de intentie heeft om werknemers permanent over te zetten naar een remote work setup, zelfs na de COVID-19 crisis. Als er al iets is, impliceren deze gegevens dat leidinggevenden het remote work arrangement beschouwen als een effectieve manier om zaken te doen, ondanks de pandemische situatie.

Erik Bradley, die fungeert als chief engagement strategist bij ETR, noemt de productiviteitsmaatstaf als bewijs dat remote work inderdaad werkt. “Dus, we dachten allemaal dat er een toename zou zijn in permanent remote work, maar we hadden niet verwacht dat het zou verdubbelen ten opzichte van pre-pandemische niveaus,” zegt Bradley.

Zelfs social media giganten zoals Twitter aankondigen dat haar 5.100 werknemers verspreid over 35 internationale kantoren voor onbepaalde tijd thuis mogen werken als ze dat willen. Verschillende andere techbedrijven waarvan de diensten slechts een solide en stabiele internetverbinding vereisen, zullen waarschijnlijk het voorbeeld van Twitter volgen.

Square, een Amerikaans financieel dienstenbedrijf, merchant services aggregator en mobiele betalingsbedrijf eigendom van Twitter CEO Jack Dorsey, deelt dezelfde visie en zal werknemers toestaan om “onbepaalde tijd thuis te werken,” zelfs nadat de kantoren weer open gaan. Andere topbedrijven die hun werknemers op afstand zullen laten werken voor de lange termijn, zijn onder andere:

1. Recreational Equipment, Incorporated.
2. Uber.
3. Microsoft.
4. Zillow.
5. Google.
6. Reuters.
7. Facebook.
8. Salesforce.
9. Amazon.
10. Spotify.
11. Hitachi.
12. Coinbase.
13. Mastercard.
14. Nielsen.
15. Nationwide Insurance.

Wereldwijd mag 56 procent van de bedrijven op afstand werken, terwijl in de Verenigde Staten alleen al 7 miljoen werknemers minstens de helft van de week thuiswerken. Volgens een rapport van Buffer geven de meeste, zo niet alle, van deze werknemers de voorkeur aan remote werken, een platform voor social media management. Dit rapport citeert gegevens uit interviews met 2500 remote workers, waarvan 99 procent aangeeft dat ze ervoor kiezen om op afstand te werken, en dat ze overwerken in een kantoorgebouw voor “minstens enige tijd voor de rest van hun carrière.” HubSpot, een van de concurrenten van Buffer, heeft een team van [300 fulltime remote werknemers](https://blog.hubspot.com/marketing/remote-work-stats?__hstc=69273615.e88756d0f8eb8bc7dedf47858e031054.1586966774802.1590002424960.1590005483260.42&__hssc=69273615.1.1590005483260&__hsfp=3847595522) en geeft haar werknemers zelfs de optie om slechts gedeeltelijk op afstand te werken. Deze gegevens tonen aan dat steeds meer bedrijven zullen overstappen op 100 procent remote werken bij de start van COVID-19 en zelfs daarna, wanneer de pandemie is opgeheven.

Forbes voorspelt dat tegen 2025 naar schatting 70 procent van de wereldwijde beroepsbevolking minstens vijf dagen per maand op afstand zal werken. 2020 mag dan het jaar van remote werken zijn genoemd, maar het heeft ons zeker geopend voor de mogelijkheid van een toekomst waarin elke werknemer op afstand werkt.

Wat zijn de voordelen van remote work?

Zoals eerder vermeld, stappen steeds meer bedrijven vandaag de dag over op een remote work regeling, niet alleen als maatregel om fysiek contact te vermijden, maar ook vanwege de voordelen en positieve effecten op werknemersprestaties, bedrijfskosten, en dergelijke. De vier belangrijkste voordelen van de work-from-home regeling zijn als volgt:

Productieve werknemers.

Een reden waarom werknemers in de werkplek vaak onproductief worden, is de afleiding op kantoor. Ze kunnen niet voorkomen dat ze triviale gesprekken voeren met collega’s die onnodig en niet behulpzaam zijn voor het voltooien van hun taken. Integendeel, de telecommuting setup helpt werknemers zich te concentreren op het uitvoeren van hun taken zonder onderbrekingen van collega’s. Bovendien geeft remote werken de werknemer de vrijheid om buiten reguliere kantooruren te werken, vooral wanneer ze zich productief voelen.

Flexibele planning.

Het toestaan van je werknemers om flexibele schema’s te hebben, helpt hen hun werk- en privéprioriteiten beter in balans te brengen. Vanuit het perspectief van de werknemer is dit een van de gekoesterde voordelen van remote werken—meer tijd doorbrengen met je gezin.

Bovendien stelt het niet vereisen dat je werknemers dagelijks pendelen, hen in staat om hun verantwoordelijkheden te volbrengen. Het vermindert ook de stress, wat meer geluk en tevredenheid over hun werk geeft.

Minder kosten.

Verlaagde kosten zijn een voordeel van remote work dat vooral nuttig is voor werkgevers. Aangezien je werknemers niet dagelijks hoeven te pendelen, hoeven ze hun salaris niet te verlagen voor een vervoersvergoeding. Ook kunnen ze in plaats van te betalen voor parkeerkosten, benzine, autoonderhoud en metrokaartjes, hun geld gebruiken om rekeningen te betalen, boodschappen te doen en cadeaus te sturen naar geliefden—duizenden euro’s die ze kunnen besparen door remote te werken.

Gezonde werknemers.

Kantoorwerk kan het moeilijk maken voor werknemers om hun gezondheid en levensstijl te behouden. Beslissen wat ze aantrekken voor werk, pendelen, en maaltijden bereiden kost de werknemer veel tijd. Bij remote werken kunnen ze de tijd die hiervoor wordt besteed, gebruiken om te sporten, sporten te beoefenen, gezond te koken, en voor hun algehele gezondheid te zorgen. Dit is niet alleen een voordeel voor werknemers. Werkgevers kunnen hier ook van profiteren, want wanneer werknemers gezond zijn, kunnen ze de beste resultaten voor het bedrijf leveren.

Lees meer over de voordelen en nadelen van remote work: De voor- en nadelen van werken op afstand.

Hoe een succesvolle remote werkstrategie te bouwen

We hebben de voordelen van remote work al vastgesteld. Het zorgt voor gezondere en productievere werknemers. Het geeft hen meer flexibiliteit en voordelen voor het bedrijf door het verlagen van aanzienlijke kosten die bedoeld zijn voor de kantoorwerkplek, zoals vervoersvergoedingen voor werknemers, koffie, en andere diverse kosten.

Echter, overschakelen naar een remote work regeling garandeert niet dat het bedrijf effectief en efficiënt zal zijn in het doen van zaken. Een succesvol remote team vereist nog steeds een gedetailleerd beleid en communicatie strategie waarin elk teamlid weet wat er van hen wordt verwacht. De volgende factoren moeten worden overwogen bij het streven naar succes in telewerken.

Communicatieplan.

Een dilemma waar alle remote workforces nog steeds mee worstelen, is communicatie. ICPlan gelooft dat er cruciale elementen zijn in effectieve communicatie op afstand:

1. De juiste kanaalmix krijgen. Technologie is, bij alle manieren, de fundamentele basis voor communicatie op afstand. De “juiste kanaalmix” hangt volledig af van de behoeften en aard van je bedrijf. Toch zijn de meest gebruikte en effectieve chat- en samenwerkingssoftware Microsoft Teams, Slack, en zelfs Workplace van Facebook. Een videoconferentieprogramma dat gesprekken tussen en onder leden van een remote team faciliteert, is ook een must. Microsoft Teams, Zoom, en Facebook Workplace worden als het meest effectief beschouwd in dit gebied. Een ander essentieel platform voor remote work is bedoeld voor clouddeling en samenwerking. Google Drive, Microsoft OneDrive, en Modern helpen werknemers samen te werken aan documenten, spreadsheets, presentaties, en andere vormen van content.
2. Feedback krijgen. Communicatie moet, zonder twijfel, op twee manieren plaatsvinden. Je wilt niet dat je werknemers klachten en problemen tegen je ontwikkelen omdat je ze afsluit. Daarom is het noodzakelijk om kanalen op te zetten waar je werknemers hun zorgen, suggesties, en aanbevelingen over je leiderschap en andere werkgerelateerde kwesties kunnen delen. Wanneer een werknemer ziet dat hun feedback wordt gelezen en beantwoord, cultiveert dat een bedrijfscultuur van openheid en bereidheid tot verbetering.
3. Betrokkenheid volgen. Het is gemakkelijker om zelfgenoegzaam te worden wanneer je remote teamleden zo ver weg zijn. Dit kan gemakkelijk een ramp worden, omdat het moeilijker is om de effectiviteit van je leiderschap te beoordelen wanneer je letterlijk de zorgen en problemen van je werknemers niet kunt zien of voelen. Betrokkenheidsonderzoeken kunnen helpen om de betrokkenheid en interactie van je werknemers te volgen. Deze moeten doelbewust worden afgestemd op het meten van de effectiviteit van een project in termen van de meest essentiële criteria voor betrokkenheid: begrip, productiviteit, tevredenheid, en gelijkheid. Het plannen van individuele consultaties met je werknemers om hun gedachten en meningen te krijgen, kan ook een goed idee zijn.

Dagelijkse persoonlijke routines.

Het vaststellen van dagelijkse persoonlijke routines kan je helpen consistenter, productiever, en over het algemeen stabieler te zijn. Door te laten zien dat je de privacy van je werknemers waardeert en hen aanmoedigt zich aan te passen op basis van hun behoeften, kun je een cultuur van validatie en bevestiging bevorderen.

Je kunt communiceren met je teamleden over manieren waarop zij hun privéleven beheren en toch hun rollen en verantwoordelijkheden op het werk zo efficiënt mogelijk blijven uitvoeren. Je kunt rituelen opnemen in dagelijkse check-ins en check-outs, zoals het luiden van een bel tijdens een videovergadering om aan te geven dat de vergadering bijna begint, of het afspelen van een overwinningslied aan het einde van de werkuren. Consistente routines helpen de dag te beginnen, de doelen en verwachtingen van je bedrijf te bevestigen, en bieden een duidelijker beeld van een effectieve en efficiënte dag die voor je ligt.

Duidelijke prestatiedoelen.

Het behalen van doelen omvat het stellen van realistische verwachtingen voor de leden van een remote team. Het sleutelwoord dat hier moet worden opgemerkt, is sinnig. Als leider kun je niet verwachten dat je werknemers taken uitvoeren die buiten hun functiebeschrijving liggen in een onredelijke tijd. Als je wilt dat ze kwalitatief werk leveren, moet je hen begeleiden door beschikbaar te zijn om vragen en zorgen over hun toegewezen taken te beantwoorden.

Hoe internationale werknemers op afstand betrokken te houden bij een remote work regeling

Resources bieden.

Toegang tot informatie kan beperkt zijn voor je werknemers. Het bieden van tools die hen kunnen helpen bij het navigeren door documenten of bestanden die ze nodig hebben om hun verantwoordelijkheden uit te voeren, is noodzakelijk om hen betrokken te houden. Een goed onderhouden bestandssysteem en opslagplaatsen zoals Google Drive of Microsoft OneDrive zijn essentieel om je werknemers toegang te geven tot kritieke informatie. Dit zorgt voor een soepele ervaring voor hen en voorkomt dat ze tijd verspillen bij het zoeken naar documenten, tools, en trainingsmaterialen, wat allemaal de productiviteit van werknemers verhoogt.

Regelmatige updates geven.

Regelmatige communicatie van het management naar de remote teams is cruciaal voor het succes van het bedrijf. Het is jouw verantwoordelijkheid om ervoor te zorgen dat bedrijfsbrede aankondigingen via kanalen worden gedaan waar iedereen gemakkelijk toegang toe heeft. Remote werken kan werknemers snel het gevoel geven dat ze losgekoppeld zijn, dus ervoor zorgen dat ze updates ontvangen van het topmanagement is een belangrijke zakelijke initiatief.

Voorkeur voor een goede werk-privébalans.

Remote werken heeft je slaapkamer ook tot kantoorruimte gemaakt. Het kan moeilijk zijn om een grens te trekken tussen werk en privé in deze werkregeling, dus een bedrijf dat alles in het werk stelt om te stimuleren dat werknemers een betekenisvolle relatie met hun gezin onderhouden, terwijl ze ook werktaken voltooien, is een bedrijf dat de werk-privébalans van werknemers waardeert.

Tot slot

De groeiende interesse in remote work regelingen wordt ondersteund door de grootste bedrijven zoals Twitter, Facebook, Google, en andere techgiganten. Analisten gaan ervan uit dat remote work de toekomst van de werkplek is vanwege het gemak, de eenvoud, en het comfort dat het zowel voor werknemers als werkgevers biedt. Echter, alleen omdat je bedrijf is overgestapt op een remote work regeling, betekent niet dat je gegarandeerd zult groeien in omzet en exposure.

Een goed geschreven en uitgewerkte remote work strategie blijft de sleutel tot een soepele overgang van de traditionele werkregeling naar de thuiswerk situatie. De belangrijkste boodschap van deze blog is dat, ongeacht hoe getalenteerd een team van remote werknemers is, wanneer ze niet worden gecommuniceerd en gewaardeerd in een bedrijf, er een enorme kans is dat ze zullen vertrekken naar een ander bedrijf.

Ben je geïnteresseerd in global payroll, remote werken, belastingen, compliance, en voordelen? Rivermate biedt een breed scala aan artikelen die meerdere facetten in deze gebieden behandelen.