Key takeaways

• 1. Misverstanden over lokale arbeidswetten en belastingvereisten kunnen leiden tot kostbare complianceproblemen. Het inhuren van een wereldwijd payroll-systeem of EOR kan deze uitdagingen vereenvoudigen.
• 2. Schommelingen in valutakoersen en het verkeerd classificeren van werknemers zijn gangbare payroll-valkuilen. Gelukkig kunnen tools zoals multi-valuta beheer en deskundige begeleiding fouten voorkomen.
• 3. Regels voor dataprivacy verschillen ook per land. Overweeg te investeren in veilige wereldwijde payroll-oplossingen om gevoelige informatie te beschermen.

Het uitbreiden van je bedrijf naar het buitenland kan spannende nieuwe kansen bieden. Maar wanneer je werknemers in verschillende landen aanneemt, sta je voor de uitdaging van grensoverschrijdende payroll.

Elk land heeft zijn eigen belastingwetten, payroll-regels en vereisten. Zelfs kleine fouten kunnen leiden tot grote boetes ofOntevreden werknemers. Als werkgever moet je een grondig begrip hebben van de meest voorkomende fouten en eraan werken ze te vermijden.

Hier zijn enkele van de meest voorkomende fouten, met advies over hoe je ze kunt voorkomen.

Inzicht in complexiteiten van grensoverschrijdende payroll

Het beheren van payroll over grenzen betekent meer dan alleen werknemers op tijd betalen. Ja, tijdzoneverschillen zijn belangrijk, maar er zijn andere complexiteiten om rekening mee te houden.

Je moet de arbeids- en werkwetten van elk land volgen. Het betekent ook dat je de voordelen die je moet bieden en sociale zekerheidsregels moet begrijpen. Je zult ook te maken krijgen met valutawissels en belastingimplicaties.

Over het algemeen kan payroll zonder een global payroll-systeem erg moeilijk zijn bij uitbreiding naar vele landen.

Veelvoorkomende fouten in grensoverschrijdende payroll en hoe deze te vermijden

Het navigeren door payroll in veel landen kan overweldigend lijken. Je moet verschillende lokale regels en voorschriften volgen. Fouten maken gebeurt snel, maar kan ernstige gevolgen hebben, van boetes tot ontwrichte werknemerstevredenheid.

Laten we de meest voorkomende valkuilen opsommen en hoe je ze kunt vermijden. Door ze te begrijpen, kun je tijd, geld en stress besparen, terwijl je tevreden en compliant blijft met je wereldwijde team.

Misverstanden over lokale arbeidswetten

Arbeidswetten verschillen per land, en niet weten wat deze wetten inhouden, kan tot fouten leiden. Bijvoorbeeld, in Colombia moet je een 13e maand bonus geven. In Frankrijk moet je specifieke opzegtermijnen volgen voor ontslagen. Als je niet vertrouwd bent met deze regels, loop je het risico op boetes of andere sancties.

Hoe deze fout te voorkomen:

Werk samen met lokale experts die de arbeidswetten in elk land kennen. Een global payroll-systeem of een Employer of Record (EOR) kan je helpen compliant te blijven door deze regelgeving bij te houden. Een EOR is de juridische werkgever in elk land, dus zij zorgen voor naleving.

Onjuiste inhoudingen en aangiftes van belasting

Belastingen zijn complex, vooral wanneer je met meerdere landen te maken hebt. Verschillende landen hebben verschillende belastingtarieven en regels, en het missen of verkeerd berekenen hiervan kan leiden tot boetes. Bijvoorbeeld, werknemers in het Verenigd Koninkrijk moeten zowel inkomstenbelasting als nationale verzekering betalen. De VS vereist inkomstenbelasting en sociale zekerheidsbijdragen.

Hoe deze fout te voorkomen:

Overweeg het gebruik van een payroll managementdienst of een global payroll-systeem om belastingberekeningen en -aangiftes te automatiseren. Deze systemen kunnen voldoen aan de belastingvereisten van elk land, waardoor je gemakkelijker compliant blijft. Als je payroll zelf beheert, blijf dan op de hoogte van belastingwijzigingen, omdat tarieven en regels elk jaar kunnen veranderen.

Neglegeren van valutawissel fluctuaties

Wanneer je werknemers in vreemde valuta betaalt, kunnen wisselkoersfluctuaties je payrollkosten beïnvloeden. Bijvoorbeeld, als je werknemers in Brazilië in Amerikaanse dollars betaalt, kan je meer betalen door schommelingen in de wisselkoers.

Hoe deze fout te voorkomen:

Een global payroll-systeem met valutabeheerfuncties kan je helpen bij het plannen van wisselkoerswijzigingen. Sommige payroll-managementbedrijven bieden ook tools voor valutabeheer. Deze beschermen je tegen grote schommelingen. Een EOR kan valutaconversie voor je regelen, waardoor budgettering voor deze veranderingen makkelijker wordt.

Over het hoofd zien van regels voor werknemersclassificatie

Werknemers verkeerd classificeren als contractors in plaats van als werknemers kan leiden tot dure boetes. Elk land heeft specifieke regels over wie als werknemer wordt beschouwd versus een contractor. Bijvoorbeeld, in Canada hebben contractors meer controle over hun werk. Daar volgen werknemers specifieke bedrijfsguidelines.

Hoe deze fout te voorkomen:

Onderzoek de classificatieregels in elk land waar je werknemers aanneemt. Een payroll-dienst met wereldwijde payroll-oplossingen kan je helpen werknemers correct te classificeren. Foutieve classificatie kan leiden tot achterstallige betalingen en boetes, dus het is essentieel om het vanaf het begin goed te doen.

Niet voldoen aan sociale zekerheidsbijdragen

De meeste landen vereisen sociale zekerheidsbijdragen, die werkgevers vaak betalen. Het ontbreken of verkeerd berekenen van deze bijdragen kan leiden tot aanzienlijke boetes. In Duitsland moeten werkgevers bijdragen aan ziektekostenverzekering, werkloosheids- en pensioenfondsen.

Hoe deze fout te voorkomen:

Global payroll-oplossingen en EOR-diensten kunnen deze berekeningen automatiseren. Ze kunnen ook helpen ervoor te zorgen dat je voldoet aan de regelgeving en kostbare fouten vermijdt. Het is belangrijk om de specifieke vereisten in elk land te begrijpen en tijdig te betalen.

Over het hoofd zien van dataprivacy-regelgeving

Dataprivacywetten verschillen tussen landen, en niet-naleving kan leiden tot forse boetes. De Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) in Europa heeft strikte regels over hoe bedrijven met werknemersgegevens omgaan. Zelfs landen zonder AVG-achtige regels kunnen hun eigen privacywetten hebben.

Hoe deze fout te voorkomen:

Gebruik een veilig global payroll-systeem dat voldoet aan dataprivacy-regelgeving in elk land waar je actief bent. Het is ook een goed idee om je payroll-team te trainen in deze regels. Een EOR kan ook deze kwestie voor je regelen, zodat je datapractices voldoen aan de eisen van elk land.

Voordelen van het gebruik van een global payroll-oplossing

Het handmatig beheren van payroll over grenzen heen kan leiden tot veel fouten. Global payroll-systemen stroomlijnen het proces door compliance controles te automatiseren. Ze helpen ook met belastingberekeningen en valutabeheer. Deze systemen maken het makkelijker om payroll te regelen in meerdere landen zonder complexiteit van regelgeving.

Als grensoverschrijdende payroll overweldigend voelt, kan een Employer of Record (EOR) ook waardevolle ondersteuning bieden. Een EOR neemt de rol van juridische werkgever voor je werknemers in elk land over, verzorgt compliance, belastingen en payroll. Deze service kan je helpen wereldwijd uit te breiden zonder een lokale entiteit op te zetten.

Conclusie

Het beheren van grensoverschrijdende payroll brengt vele uitdagingen met zich mee. Het vermijden van veelvoorkomende fouten kan je helpen om payroll soepel te laten verlopen. Een global payroll-systeem of een EOR kan je bedrijf ondersteunen door compliance te automatiseren. Je kunt ook het beheer van valutawissels en nauwkeurigheid uitbesteden. Met de juiste tools en kennis kun je payroll zelfverzekerd beheren terwijl je bedrijf over grenzen groeit.

Veelgestelde vragen

Wat is een global payroll-systeem?

Een global payroll-systeem is software die bedrijven helpt payroll te beheren over landen heen. Het zorgt voor naleving van lokale regelgeving, belastingwetten en sociale zekerheidsbijdragen.

Wat is een employer of record (EOR)?

Een EOR is een derde organisatie die payroll, belastingnaleving en HR-taken beheert. Zij nemen deze administratieve taken over namens bedrijven die geen lokale aanwezigheid in een bepaald land hebben.

Hoe kan ik payroll-fouten vermijden bij internationaal management?

Je kunt veelvoorkomende payroll-fouten vermijden door een global payroll-systeem of een EOR te gebruiken. Deze helpen je te voldoen aan lokale regelgeving. Ze kunnen ook valutawissels beheren en belastingheffingen nauwkeurig afhandelen.