Belangrijke conclusies
-
- Het verkeerd begrijpen van lokale arbeidswetten en belastingvereisten kan leiden tot kostbare compliance-problemen. Het gebruik van een global payroll systeem of EOR kan deze uitdagingen vereenvoudigen.
-
- Schommelingen in wisselkoersen en het verkeerd classificeren van werknemers vormen veelvoorkomende payroll-valkuilen. Gelukkig kunnen hulpmiddelen zoals multi-valuta beheer en deskundige begeleiding fouten voorkomen.
-
- Regulaties rondom gegevensprivacy variëren ook per land. Overweeg te investeren in veilige global payroll oplossingen om gevoelige informatie te beschermen.
Het uitbreiden van je bedrijf naar het buitenland kan spannende nieuwe kansen bieden. Echter, wanneer je werknemers in verschillende landen aanneemt, sta je voor de uitdaging van cross-border payroll beheer.
Elk land heeft unieke belastingwetten, payroll regelgeving, en vereisten. Zelfs kleine fouten kunnen leiden tot grote boetes of ontevreden werknemers. Als werkgever is het belangrijk een goed begrip te hebben van de veelvoorkomende fouten en te werken aan het voorkomen ervan.
Hier zijn enkele van de meest voorkomende fouten, met advies over hoe ze te vermijden.
Inzicht in de complexiteit van cross-border payroll
Payroll beheren over de grenzen betekent meer dan alleen werknemers op tijd betalen. Ja, verschillen in tijdzones zijn belangrijk, maar er zijn andere complexiteiten om rekening mee te houden.
Je moet de arbeids- en werkgelegenheidswetten van elk land naleven. Het betekent ook dat je de voordelen die je moet bieden en regels voor sociale zekerheid begrijpt. Daarnaast moet je omgaan met valutawisselingen en fiscale implicaties.
Over het algemeen, wanneer je uitbreidt naar meerdere landen, kan payroll zonder een global payroll systeem erg moeilijk zijn.
Veelvoorkomende fouten in cross-border payroll en hoe ze te voorkomen
Het navigeren door payroll in veel landen kan overweldigend aanvoelen. Je moet verschillende lokale regels en voorschriften volgen. Fouten zijn gemakkelijk te maken maar kunnen ernstige gevolgen hebben, van boetes tot ontevreden werknemers.
Laten we de meest voorkomende valkuilen opsommen en hoe je ze kunt vermijden. Door ze te begrijpen, bespaar je tijd, geld en stress, terwijl je team wereldwijd tevreden en compliant blijft.
Misverstanden over lokale arbeidswetten
Arbeidswetten verschillen per land, en niet weten welke wetten dat zijn kan fouten veroorzaken. Bijvoorbeeld, in Colombia moet je een 13e maand bonus geven. In Frankrijk moet je specifieke opzegtermijnen voor ontslagen volgen. Als je niet bekend bent met deze regels, loop je het risico op boetes of andere sancties.
Hoe dit te vermijden:
Werk samen met lokale experts die de arbeidswetten in elk land kennen. Een global payroll systeem of een Employer of Record (EOR) kan je helpen compliant te blijven door het volgen van deze regelgeving. Een EOR is de juridische werkgever in elk land, dus zij regelen de naleving voor jou.
Onjuiste belastinginhoudingen en aangiften
Belastingen zijn complex, vooral wanneer je met meerdere landen werkt. Verschillende landen hebben verschillende belastingtarieven en regels, en het missen of verkeerd inschatten hiervan kan leiden tot boetes. Bijvoorbeeld, werknemers in het Verenigd Koninkrijk moeten zowel inkomstenbelasting als National Insurance betalen. In de VS zijn inkomstenbelasting en socialezekerheidsbijdragen verplicht.
Hoe dit te vermijden:
Overweeg het gebruik van een payroll managementdienst of een global payroll systeem om belastingberekeningen en -aangiften te automatiseren. Deze systemen kunnen de belastingvereisten voor elk land aan, waardoor je gemakkelijker compliant blijft. Als je payroll zelf beheert, blijf dan up-to-date met belastingwijzigingen, aangezien tarieven en regels ieder jaar kunnen veranderen.
Negeren van valutawissel schommelingen
Wanneer je werknemers in vreemde valuta betaalt, kunnen wisselkoersschommelingen je payrollkosten beïnvloeden. Bijvoorbeeld, als je werknemers in Brazilië aanneemt maar in Amerikaanse dollars betaalt, kan je meer betalen door wisselkoersfluctuaties.
Hoe dit te voorkomen:
Een global payroll systeem met valuta management functies kan je helpen plannen voor wisselkoerswijzigingen. Sommige payroll managementbedrijven bieden ook tools voor valutabeheer. Deze beschermen je tegen grote schommelingen. Een EOR kan valutaconversie voor je regelen, waardoor je makkelijker voor deze veranderingen kunt budgetteren.
Over het hoofd zien van werknemersclassificatieregels
Het verkeerd classificeren van werknemers als contractors in plaats van werknemers kan leiden tot kostbare boetes. Elk land heeft specifieke regels over wie als werknemer of als contractor wordt beschouwd. Bijvoorbeeld, in Canada hebben contractors meer controle over hun werk. Daar volgen werknemers specifieke bedrijfsrichtlijnen.
Hoe dit te vermijden:
Onderzoek de classificatieregels in elk land waar je werknemers aanneemt. Een payroll dienst met wereldwijde payroll oplossingen kan je helpen werknemers correct te classificeren. Foutieve classificatie kan leiden tot achterstallige betalingen en boetes, dus het belangrijk om dit vanaf het begin goed te doen.
Niet voldoen aan de sociale zekerheidsbijdragen
De meeste landen vereisen sociale zekerheidsbijdragen, die werkgevers vaak betalen. Het fout berekenen of vergeten van deze bijdragen kan leiden tot aanzienlijke boetes. In Duitsland moeten werkgevers bijdragen aan ziektekostenverzekering, werkloosheidsverzekering en pensioenfondsen.
Hoe dit te vermijden:
Global payroll oplossingen en EOR-diensten kunnen deze berekeningen automatiseren. Ze helpen je ook te voldoen aan de regelgeving en kostbare fouten te voorkomen. Het is essentieel om de specifieke vereisten van elk land te begrijpen en tijdig betalingen te doen.
Data privacy-regels negeren
Wetgeving omtrent gegevensprivacy verschillen per land, en niet naleven kan leiden tot forse boetes. De General Data Protection Regulation (GDPR) in Europa heeft strikte regels over hoe bedrijven omgaan met werknemersgegevens. Zelfs landen zonder GDPR-achtige regelgeving kunnen eigen privacywetgeving hebben.
Hoe dit te vermijden:
Gebruik een veilig global payroll systeem dat voldoet aan de gegevensprivacy-regels in elk land waarin je actief bent. Het is ook verstandig je payrollteam te trainen over deze regels. Een EOR kan dit aspect ook voor je regelen, zodat je datapraktijken voldoen aan de vereisten van elk land.
Voordelen van het gebruik van een global payroll oplossing
Payroll beheren over de grenzen heen handmatig kan leiden tot veel fouten. Global payroll systemen stroomlijnen het proces door compliance checks te automatiseren. Ze helpen ook bij belastingberekeningen en valutabeheer. Deze systemen maken het eenvoudiger om payroll in meerdere landen te regelen zonder complexe regelgeving als bedreiging.
Als cross-border payroll overweldigend lijkt, kan een Employer of Record (EOR) ook waardevolle ondersteuning bieden. Een EOR neemt de rol van juridische werkgever over voor je werknemers in elk land, en regelt compliance, belastingen en payroll. Deze service kan je helpen wereldwijd uit te breiden zonder een lokale entiteit op te richten.
Conclusie
Het beheren van cross-border payroll brengt veel uitdagingen met zich mee. Het voorkomen van veelvoorkomende fouten helpt je payroll soepel te laten verlopen. Een global payroll systeem of een EOR kan je bedrijf ondersteunen door compliance te automatiseren. Je kunt ook het beheer van valutawisselingen en nauwkeurigheid uitbesteden. Met de juiste tools en kennis kun je payroll zelfverzekerd beheren terwijl je bedrijf over grenzen groeit.
Veelgestelde vragen
Wat is een global payroll systeem?
Een global payroll systeem is software die bedrijven helpt om payroll over landen heen te beheren. Het zorgt dat je voldoet aan lokale regelgeving, belastingwetten en sociale zekerheidsbijdragen.
Wat is een employer of record (EOR)?
Een EOR is een derde partij die payroll, belastingcompliance en HR-taken beheert. Ze nemen deze administratieve taken over namens bedrijven die geen lokale aanwezigheid in een bepaald land hebben.
Hoe kan ik payroll fouten voorkomen bij het beheren van internationale payroll?
Je kunt veelvoorkomende payroll fouten voorkomen door een global payroll oplossing of een EOR te gebruiken. Deze helpen je te blijven voldoen aan lokale regels en kunnen valutawisselingen beheren en belastinginhoudingen nauwkeurig uitvoeren.
