Key takeaways

• 1. Misverstanden over lokale arbeidswetgeving en belastingvereisten kunnen leiden tot kostbare nalevingsproblemen. Het inhuren van een global payroll systeem of een EOR kan deze uitdagingen vereenvoudigen.
• 2. Fluctuerende wisselkoersen en het verkeerd classificeren van werknemers zijn gangbare payroll-valkuilen. Gelukkig kunnen tools zoals multi-valuta management en deskundige begeleiding fouten voorkomen.
• 3. Privacyregelgeving varieert ook per land. Overweeg te investeren in veilige wereldwijde payroll oplossingen om gevoelige informatie te beschermen.

Het uitbreiden van je bedrijf wereldwijd kan opwindende nieuwe kansen bieden. Echter, wanneer je werknemers in verschillende landen in huis haalt, sta je voor de uitdaging van grensoverschrijdende payroll.

Elk land heeft unieke belastingwetten, payrollregels en eisen. Zelfs kleine fouten kunnen leiden tot grote boetes of ontevreden werknemers. Als werkgever moet je een goed begrip hebben van de veelvoorkomende fouten en werken aan het vermijden ervan.

Hier zijn enkele van de meest voorkomende fouten, met advies over hoe je ze kunt vermijden.

Begrip van de complexiteiten van grensoverschrijdende payroll

Payroll beheren over grenzen heen betekent meer dan alleen het op tijd betalen van werknemers. Ja, tijdzoneverschillen zijn belangrijk, maar er zijn andere complexiteiten waarmee rekening gehouden moet worden.

Je moet de arbeids- en arbeidswetgeving van elk land volgen. Het betekent ook dat je de voordelen die je moet bieden en socialezekerheidsregels moet begrijpen. Je zult ook te maken krijgen met valutawijzigingen en fiscale implicaties.

Over het algemeen is payroll zonder een global payroll systeem erg moeilijk wanneer je uitbreidt naar meerdere landen.

Veelvoorkomende fouten in grensoverschrijdende payroll en hoe ze te vermijden

Navigeren door payroll in veel landen kan overweldigend aanvoelen. Je moet verschillende lokale regels en voorschriften volgen en navigeren. Fouten maken is gemakkelijk, maar kan ernstige gevolgen hebben, van boetes tot verstoring van de medewerkerstevredenheid.

Laten we de meest voorkomende valkuilen opsommen en hoe ze te vermijden. Door ze te begrijpen, kun je tijd, geld en stress besparen terwijl je je wereldwijde team tevreden en compliant houdt.

Misverstanden over lokale arbeidswetgeving

Arbeidswetten verschillen per land, en niet op de hoogte zijn van deze wetten kan leiden tot fouten. Bijvoorbeeld, in Colombia moet je een 13e maand bonus toekennen. In Frankrijk moet je specifieke opzegtermijnen voor ontslagen volgen. Als je niet bekend bent met deze regels, loop je het risico op boetes of andere sancties.

Hoe dit te vermijden:

Werk samen met lokale experts die de arbeidswetten in elk land kennen. Een global payroll systeem of een [employer of record (EOR)] kan je helpen compliant te blijven door deze regelgeving bij te houden. Een EOR is de juridische werkgever in elk land, zodat zij zorgen voor naleving.

Onjuiste belastinginhoudingen en aangiftes

Belastingen zijn complex, vooral bij meerdere landen. Verschillende landen hebben verschillende belastingtarieven en regels, en het missen of verkeerd berekenen hiervan kan leiden tot boetes. Bijvoorbeeld, werknemers in het Verenigd Koninkrijk betalen zowel inkomstenbelasting als National Insurance. De VS vereist inkomstenbelasting en sociale zekerheidsbijdragen.

Hoe dit te vermijden:

Overweeg het gebruik van een payroll management dienst of een global payroll systeem om belastingberekeningen en aangiftes te automatiseren. Deze systemen kunnen voldoen aan de belastingvereisten voor elk land, waardoor je eenvoudiger compliant blijft. Als je payroll zelf beheert, zorg dan dat je op de hoogte blijft van belastingwijzigingen, aangezien tarieven en regels elk jaar kunnen veranderen.

Negeren van wisselkoersschommelingen

Wanneer je werknemers betaalt in vreemde valuta, kunnen wisselkoersschommelingen je payrollkosten beïnvloeden. Bijvoorbeeld, als je werknemers in Brazilië in Amerikaanse dollars betaalt, betaal je mogelijk meer door schommelingen in de wisselkoers.

Hoe dit te vermijden:

Een global payroll systeem met valuta management functies kan je helpen bij het plannen van wisselkoerswijzigingen. Sommige payroll management bedrijven bieden ook valuta management tools. Deze beschermen je tegen grote schommelingen. Een EOR kan voor jou de valutaomrekening regelen, wat het budgetteren voor deze veranderingen vergemakkelijkt.

Het verkeerd classificeren van werknemers

Het verkeerd classificeren van werknemers als contractors in plaats van werknemers kan leiden tot dure boetes. Elk land heeft specifieke regels over wie als werknemer en wie als contractor wordt beschouwd. Bijvoorbeeld, in Canada hebben contractors meer controle over hun werk. Daar volgen werknemers specifieke bedrijfsrichtlijnen.

Hoe dit te vermijden:

Onderzoek de classificatieregels in elk land waar je werknemers in dienst neemt. Een payrolldienst met wereldwijde payroll oplossingen kan je helpen werknemers correct te classificeren. Foutieve classificatie kan leiden tot achterstallige betalingen en boetes, dus het is belangrijk om het meteen goed te doen.

Niet voldoen aan socialezekerheidsbijdragen

De meeste landen vereisen socialezekerheidsbijdragen, die werkgevers vaak betalen. Het niet correct berekenen of het missen ervan kan leiden tot aanzienlijke boetes. In Duitsland moeten werkgevers bijdragen aan ziektekostenverzekering, werkloosheid en pensioenfondsen.

Hoe dit te vermijden:

Global payroll oplossingen en EOR diensten kunnen deze berekeningen automatiseren. Ze kunnen ook helpen om de naleving te waarborgen en dure fouten te voorkomen. Het is belangrijk om de specifieke vereisten in elk land te begrijpen en tijdig te betalen.

Verwaarlozen van privacyregelgeving

Privacywetten verschillen tussen landen, en niet naleven kan leiden tot flinke boetes. De [Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)] (https://gdpr-info.eu/) in Europa heeft strikte regels over hoe bedrijven omgaan met werknemersgegevens. Zelfs landen zonder AVG-achtige regels kunnen hun eigen privacywetten hebben.

Hoe dit te vermijden:

Gebruik een veilig global payroll systeem dat voldoet aan de privacyregelgeving in elk land waar je actief bent. Het is ook een goed idee om je payrollteam hierin te trainen. Een EOR kan dit aspect ook voor je regelen en zorgen dat je gegevenspraktijken aan de eisen voldoen.

Voordelen van het gebruik van een global payroll oplossing

Payroll handmatig beheren over grenzen heen kan leiden tot veel fouten. Global payroll systemen stroomlijnen het proces door [compliance controles] te automatiseren. Ze helpen ook met belastingberekeningen en valuta management. Deze systemen maken het makkelijker om payroll in meerdere landen te beheren zonder de complexiteit van regelgeving.

Als grensoverschrijdende payroll overweldigend lijkt, kan een [Employer of Record (EOR)] een waardevolle ondersteuning bieden. Een EOR neemt de rol van juridische werkgever op zich voor je werknemers in elk land, en regelt compliance, belastingen en payroll. Deze service helpt je om wereldwijd uit te breiden zonder een lokale entiteit op te richten.

Conclusie

Het beheren van grensoverschrijdende payroll brengt vele uitdagingen met zich mee. Het vermijden van veelvoorkomende fouten helpt je om payroll soepel te laten verlopen. Een global payroll systeem of een EOR kan je bedrijf ondersteunen door compliance te automatiseren. Je kunt ook uitbesteden om valutawijzigingen te beheren en de juistheid te waarbogen. Met de juiste tools en kennis kun je payroll zelfverzekerd beheren terwijl je bedrijf over grenzen groeit.

FAQs

Wat is een global payroll systeem?

Een global payroll systeem is software die bedrijven helpt om payroll over landen te beheren. Het zorgt voor naleving van lokale regelgeving, belastingwetten en socialezekerheidsbijdragen.

Wat is een employer of record (EOR)?

Een EOR is een derde organisatie die payroll, belastinggeregistreerde verplichtingen en HR-taken beheert. Zij nemen deze administratieve taken over namens bedrijven die geen lokale aanwezigheid in een bepaald land hebben.

Hoe kan ik payroll fouten vermijden bij het beheren van internationaal payroll?

Je kunt veelvoorkomende payroll fouten vermijden door gebruik te maken van een global payroll oplossing of een EOR. Deze helpen je te voldoen aan lokale regelgeving en kunnen wisselkoersen beheren en belastinginhoudingen correct uitvoeren.