Kiest u een wereldwijde payroll-aanbieder? 8 factoren om te evalueren (2026-update)

Belangrijke punten:

• 1. Global payroll stroomlijnt complexe processen en stelt je in staat om payroll uit te besteden aan een ervaren team.
• 2. Om de juiste global payroll provider te vinden, moet je rekening houden met hun dekking, naleving, aangeboden functies en betrouwbaarheid.
• 3. Een goede provider moet gebruiksvriendelijke software voor global payroll bieden en aanvullende diensten of ondersteuning aanbieden.

Het beheren van payroll is niet eenvoudig, en het vinden van het payrollproces dat werkt voor jouw bedrijf kan stressvol zijn. Wanneer je bedrijf begint uit te breiden naar andere landen, wordt het complexer. Je moet navigeren door lokale wetten en regelgeving. Er zijn ook verschillen in talen en valuta's, wat payroll overweldigend kan maken.

Hier kan een global payroll service gunstig zijn. Het stelt je in staat om payroll te stroomlijnen en naleving in nieuwe landen te handhaven.

Een ervaren team dat de global payroll voor jouw bedrijf beheert, zal je tijd vrijmaken zodat jij je kunt richten op je kernactiviteiten.

Hoe beheer je een global payroll?

Kleine bedrijven met een paar wereldwijde werknemers zullen waarschijnlijk internationaal payroll intern beheren. Hetzelfde geldt voor grote wereldwijde bedrijven. Vaak is dit de meest kosteneffectieve oplossing voor beide. Ze huren een persoon in om payroll voor die paar werknemers te beheren of een heel team dat dat organisatiebreed doet.

Toch is er ook het intrigerende geval van middelgrote bedrijven. Voor hen is het te veel voor één persoon om te hanteren, maar het inhuren van een heel team is te duur. Deze bedrijven besluiten vaak om global payroll-operaties uit te besteden. Ze vertrouwen op een Employer of Record (EOR) of een Professional Employer Organization (PEO) voor global payroll.

Kortom, een EOR biedt de mogelijkheid om globale talenten aan te nemen zonder dat je een lokale entiteit hoeft op te zetten. In tegenstelling tot een PEO beschermt het werken met een EOR je tegen de potentiële juridische implicaties van slecht beheerde payroll.

Toch, hoe weet je of een global payroll provider geschikt is voor jouw bedrijf? Hier zijn enkele richtlijnen om de beste global payroll service te kiezen.

Het vinden van de juiste Global Payroll Provider: Alles wat je moet weten

Bij het uitbesteden van global payroll-operaties kan de juiste PEO of EOR veel verantwoordelijkheden van je lijst halen. Ze kunnen verzekeren dat elke werknemer op tijd betaalt krijgt en dat de relevante HR-processen volgens de wet verlopen.

Echter, je moet aanbieders zorgvuldig beoordelen. Tenslotte, je besteedt een belangrijk deel van je bedrijf uit. Dit is waar je op moet letten tijdens je zoektocht zodat je de juiste provider voor jouw bedrijf kunt identificeren.

1. Locatie

Je global payroll provider moet aanwezigheid hebben in het land waar je wilt aannemen. Controleer welke landen ze dekken, en vergelijk de locaties met je groeiplannen en expansie.

Houd rekening met de korte- en langetermijnplannen van je bedrijf voor uitbreiding. Je overweegt misschien vandaag een enkel land, maar dat kan in de toekomst veranderen.

Je global payroll provider zal zijn best doen om je bedrijf zo efficiënt mogelijk te onboarden. Maar het proces kan intensief en tijdrovend zijn omdat het omgaan met gevoelige gegevens inhoudt. Door de juiste provider te kiezen en de locaties te beoordelen, kun je het proces zo snel mogelijk doorlopen.

Bij het interviewen van providers, vraag ook naar hun uitbreidingsplannen. Hun dekking dekt misschien vandaag niet een specifiek land, maar net als jouw bedrijf, streven ze ernaar te groeien. Ze zouden nieuwe landen in de pijplijn kunnen hebben of overwegen om die toe te voegen om aan jouw behoeften te voldoen.

2. Naleving

Het hebben van een aanwezigheid in een land waarin je wilt aannemen, is niet voldoende. Je global payroll provider moet ook een ervaren en goed geïnformeerd team hebben. Ze moeten lokale wettelijke vereisten, valuta's en andere relevante factoren kennen.

Het is essentieel een provider te kiezen die bekend is met de regelgeving in de landen waar je wilt uitbreiden. Het hoofddoel is om mogelijke juridische problemen of complicaties in de toekomst te vermijden.

Het is een beslissende factor, maar ook het meest moeilijk te schatten. Lees klantrecensies om te begrijpen hoe vertrouwd je provider is met de lokale regelgeving in een bepaald land.

3. Aangeboden functies

De meeste global payroll providers bieden dezelfde diensten aan. Je mag verwachten dat je global payroll service:

• Payroll beheert en belasting inhoudt,

• Loonstroken en paystubs uitdeelt en belastingaangifte doet,

• Nalevingscontroles uitvoert,

• Medewerkerclassificatie ondersteunt,

Het zou ook moeten bieden:

• Contractor management,

• Employer of Record Services,

• Benefits administratie,

• Klantenservice voor payrollsoftware,

• IP-rechtenbescherming.

Echter, niet alle bieden hetzelfde pakket diensten aan. Neem de tijd om de specifieke functies en diensten van elke global payroll provider te beoordelen om te zorgen dat ze aan de behoeften van jouw bedrijf voldoen.

4. Werknemers en Contractors

Een betrouwbare partner moet je helpen alles te dekken. Dus, als je werknemers en zelfstandige contractors in je team hebt, heb je een globale betalingsprovider nodig die relevante vereisten voor beide kan aanpakken.

In sommige landen gelden verschillende regels voor deze twee entiteiten, wat payroll verder compliceren kan. Daarom vermijden sommige payroll providers contractors volledig en richten ze zich uitsluitend op werknemers. Als je vaak op contractors vertrouwt, kan dat een beslissende factor zijn.

De beste providers kunnen ook helpen bij classificatie en wettelijke naleving in deze zaken. Ze kunnen je helpen de risico's van verkeerde classificatie te verminderen of je contractors om te zetten in werknemers.

5. Betrouwbaarheid

Je zult gevoelige gegevens over je bedrijf moeten delen met je global payroll provider. Daarom heb je een capabele en betrouwbare partner nodig—éentje die je kunt vertrouwen om de gegevens veilig te houden. Zorg dat je de software van je global payroll provider evalueert op basis van best practices in databeveiliging.

Je payroll provider moet alle benodigde informatie verstrekken in hun privacybeleid. Ze moeten ook een sterk gegevensversleutelings- en gegevensretentiebeleid hebben.

De software moet voldoen aan relevante regelgeving, zoals de GDPR. Vergeet ook niet jezelf te informeren over het back-up plan van de provider en hoe zij zouden reageren op een mogelijk datalek.

6. Klantondersteuning

Een goede provider voorziet je zowel van global payroll software als ondersteuning bij het gebruik ervan. Het platform moet gebruiksvriendelijk zijn en de benodigde functies bieden zonder je en je team te overweldigen. Je moet snel de gegevens kunnen vinden die je nodig hebt en taken kunnen uitvoeren zonder een uitgebreide gebruikershandleiding te hoeven lezen.

Het platform moet ook een krachtig functieset hebben, omdat je erop vertrouwt om handmatige en complexe taken te automatiseren. Het moet ook gedetailleerde en nauwkeurige rapporten bieden, bij voorkeur in real-time.

Vraag de provider of het platform kan integreren met je boekhoudsoftware. Het kan helpen de inherente risico's van handmatige gegevensinvoer te minimaliseren en het payrollproces verder te stroomlijnen.

Bovendien, als het platform overweldigend of verwarrend wordt, moet de provider er zijn en ondersteuning en begeleiding bieden. Bekijk relevante gebruikersrecensies om te zien wat andere gebruikers hebben ervaren. Je moet weten of je op hen kunt rekenen om je snel en efficiënt te helpen.

7. Aanvullende diensten

Neem niet genoegen met de basis, vooral niet als die gepaard gaan met een aanzienlijke prijs. Je vertrouwt op een provider om payroll-operaties soepel te laten verlopen. Maar ze zouden je ook moeten kunnen helpen om snel op of af te schalen of aanvullende HR-functies uit te voeren.

Je hebt misschien ad-hoc betalingen nodig naast het salaris voor je werknemers, bijvoorbeeld. Een goede provider moet dat kunnen ondersteunen terwijl ze toch voldoen aan lokale regelgeving.

De meeste providers bieden een demo, een gratis proefperiode of een walkthrough van hun platform en processen. Maak hiervan gebruik om te beoordelen of de provider de moeite waard is voor jouw vertrouwen en prijs.

8. Prijzen

Bij het evalueren van providers, moeten prijzen een rol spelen in je beslissing. Global payroll providers bieden verschillende prijsstructuren aan, dus je moet degene vinden die het beste past bij jouw budget.

Vergelijk aanbieders en kijk welke het meeste functies biedt voor het bedrag dat je bereid bent te betalen. Je wilt niet inboeten op essentiële functies, omdat dat je op de lange termijn veel meer kan kosten. Maar het is ook niet logisch te veel te betalen voor functies.

Het kiezen van je Global Payroll Provider draait om het juiste beoordelen

Er zijn vele gerenommeerde global payroll providers, dus probeer ze in detail te evalueren voordat je je bij hen aanmeldt, zodat je de juiste kiest.

De eerste stap is altijd je bedrijfsdoelen en behoeften beoordelen. Denk na over het aantal wereldwijde werknemers dat je hebt en van plan bent aan te nemen. Noteer uit welke landen ze komen. Onderzoek welke aspecten van je payroll-operaties je zou kunnen uitbesteden. Wees ook pragmatisch over je budget.

Zodra je een goed beeld hebt van de huidige situatie van je bedrijf en waar je over een paar jaar wilt zijn, vergelijk de lijst met potentiële providers. Dit beperkt de keuzes en vereenvoudigt je zoektocht naar de juiste global payroll provider.

Vergeet niet om elke provider te interviewen en gebruik te maken van demo's, walkthroughs of gratis proefperiodes die ze aanbieden. Klantrecensies kunnen ook helpen bij het inschatten van de servicekwaliteit.

Ten slotte, kan de juiste global payroll provider zorgen voor verdere bedrijfsontwikkeling. Zorg dat je ze beoordeelt op basis van je specifieke wensen en eisen voordat je besluit. Met de juiste partner kun je efficiënte payrollverwerking hebben zonder zorgen over naleving.

FAQ:

Wat is global payroll?

Global payroll is het proces van het beheren van payroll voor werknemers in verschillende landen. Het biedt salarissen aan je wereldwijde team terwijl het compliant blijft met lokale regelgeving.

Hoe werkt global payroll?

Global payroll werkt door alle payroll-processen voor wereldwijde werknemers te centraliseren in één systeem of bij één provider.

Het maakt consistente en accurate payrollverwerking mogelijk. Het zorgt er ook voor dat je voldoet aan lokale regelgeving in elk land.

Hoe doe je payroll wereldwijd?

Om payroll wereldwijd te doen, moeten bedrijven een juridische entiteit in elk land waar ze werknemers in dienst hebben, oprichten. Of ze kunnen samenwerken met een global payroll provider.

Een global payroll provider is een organisatie die payroll beheert in meerdere landen. Ze stroomlijnen payroll zodat betalingen naar werknemers wereldwijd correct en op tijd plaatsvinden. De provider kan ook zorgen voor naleving van lokale regelgeving.