Een keuze maken voor een Global Payroll Provider? 8 factoren om te evalueren

Het beheren van payroll is niet gemakkelijk, en het vinden van het payrollproces dat werkt voor uw bedrijf kan stressvol zijn. Wanneer uw bedrijf begint uit te breiden naar andere landen, wordt het complexer. U moet navigeren door lokale wetten en regelgeving. Er zijn ook verschillen in taal en valuta, wat payroll overweldigend kan maken.

Het is waar dat een global payroll service nuttig kan zijn. Het stelt u in staat om payroll te stroomlijnen en compliance in nieuwe landen te behouden.

Een ervaren team dat de global payroll voor uw bedrijf beheert, zal uw tijd vrijmaken zodat u zich op uw kernactiviteiten kunt richten.

Hoe beheert u een global payroll?

Kleine bedrijven met een paar wereldwijde medewerkers zullen waarschijnlijk internationale payroll intern beheren. Hetzelfde geldt voor grote wereldwijde bedrijven. Dit is meestal de meest kosteneffectieve oplossing voor beide. Ze huren een persoon in om de payroll voor die paar medewerkers te beheren of een heel team om dat bedrijf breed te doen.

Echter, er is ook het curieuze geval van middelgrote bedrijven. Voor hen is het te veel voor één persoon om te handelen, maar het inhuren van een heel team is te duur. Deze bedrijven besluiten vaak om global payroll-operaties uit te besteden. Ze vertrouwen op een Employer of Record (EOR) of een Professional Employer Organization (PEO) voor global payroll.

Kortom, een EOR biedt de mogelijkheid om wereldwijd talent aan te nemen zonder dat u een lokale entiteit hoeft op te zetten. In tegenstelling tot een PEO beschermt werken met een EOR u tegen de potentiële juridische implicaties van slecht beheerde payroll.

Toch, hoe weet u of een global payroll-aanbieder geschikt is voor uw bedrijf? Hier zijn enkele richtlijnen voor het kiezen van de beste global payroll service.

Het vinden van de juiste Global Payroll Provider: Alles wat u moet weten

Bij het uitbesteden van global payroll-operaties kan de juiste PEO of EOR veel verantwoordelijkheden van uw takenlijst halen. Ze kunnen ervoor zorgen dat elke medewerker op tijd zijn salaris ontvangt en dat de relevante HR-processen compliant zijn.

Echter, u moet aanbieders zorgvuldig beoordelen. Uiteindelijk besteedt u een belangrijk deel van uw bedrijf uit. Dit is waar u op moet letten bij het verkennen van uw opties, zodat u de juiste provider voor uw bedrijf kunt identificeren.

1. Locatie

Uw global payroll provider moet een aanwezigheid hebben in het land waar u wilt aannemen. Controleer welke landen zij dekken en vergelijk de locaties met uw groeiplannen en uitbreidingsplannen.

Houd rekening met de korte- en langetermijnplannen van uw bedrijf voor uitbreiding. U overweegt misschien vandaag slechts één land, maar dat kan in de toekomst veranderen.

Uw global payroll provider zal zijn best doen om uw bedrijf zo efficiënt mogelijk te onboarden. Maar het proces kan rigoureus en tijdrovend zijn omdat het omgaan met gevoelige gegevens inhoudt. Door de juiste provider te kiezen en de locaties te beoordelen, kunt u het proces zo snel mogelijk doorlopen.

Bij het interviewen van aanbieders, vergeet niet te vragen naar hun uitbreidingsplannen. Hun dekking is misschien niet inclusief een specifiek land vandaag, maar net als uw bedrijf streven ze ernaar te groeien. Ze kunnen nieuwe landen in de pijplijn hebben, of overwegen ze toe te voegen om aan uw behoeften te voldoen.

2. Naleving

Het hebben van een aanwezigheid in een land waar u wilt aannemen, is niet genoeg. Uw global payroll provider moet ook een ervaren en goed geïnformeerd team hebben. Ze moeten bekend zijn met lokale wettelijke vereisten, valuta's en andere relevante factoren.

Het is essentieel om een provider te kiezen die kennis heeft van de regelgeving in landen waar u zich wilt uitbreiden. Het belangrijkste is om mogelijke juridische problemen of complicaties in de toekomst te voorkomen.

Het is een bepalende factor, maar ook de moeilijkste om te schatten. Zoek naar klantbeoordelingen om te begrijpen hoe bekend uw provider is met de lokale regelgeving in een bepaald land.

3. Kenmerken die worden aangeboden

De meeste global payroll-aanbieders bieden dezelfde diensten. U mag verwachten dat uw global payroll service:

• payroll beheert en belasting inhoudt,

• loonstrookjes en betalingsbewijzen distribueert, en belastingen indien,

• compliancecontroles uitvoert,

• helpt bij de classificatie van werknemers,

Het moet ook bieden:

• Contractor management,

• Employer of Record Services,

• Benefits administratie,

• Klantenservice voor payrollsoftware,

• IP-rechtenbescherming.

Echter, niet alle bieden hetzelfde dienstenpakket aan. Neem de tijd om de specifieke functies en diensten van elke global payroll-aanbieder te beoordelen om er zeker van te zijn dat ze voldoen aan de behoeften van uw bedrijf.

4. Medewerkers en Contractors

Een betrouwbare partner moet u helpen al uw bases te dekken. Dus, als u medewerkers en zelfstandige contractors in uw team hebt, heeft u een global payment provider nodig die relevante eisen voor beide kan aanpakken.

Er zijn in sommige landen verschillende regels voor deze twee entiteiten, wat de payroll verder compliceren. Daarom vermijden sommige payroll-aanbieders contractors volledig en richten ze zich uitsluitend op medewerkers. Als u vaak op contractors vertrouwt, kan dit een dealbreaker zijn.

De beste providers kunnen eveneens hulp bieden bij classificatie en juridische naleving in deze kwestie. Ze kunnen helpen de risico's van verkeerde classificatie te verlagen of uw contractors om te zetten in werknemers.

5. Betrouwbaarheid

U zult gevoelige gegevens over uw bedrijf moeten delen met uw global payroll provider. Daarom hebt u een bekwame en betrouwbare partner nodig—een die u kunt vertrouwen om de gegevens veilig te houden. Evalueer de software van uw global payroll provider tegen beste praktijken in gegevensbeveiliging.

Uw payroll provider moet alle benodigde informatie verstrekken in hun privacybeleid. Ze moeten ook een sterk gegevensversleutelings- en gegevensbewaarbeleid hebben.

De software moet voldoen aan relevante regelgeving, zoals GDPR als voorbeeld. Vergeet ook niet jezelf te informeren over het back-upplan van de provider en hoe zij zouden reageren op een mogelijk datalek.

6. Klantenondersteuning

Een goede provider rust u uit met zowel global payroll software als ondersteuning bij het gebruik ervan. Het platform moet gemakkelijk te gebruiken zijn en de benodigde functies bieden zonder u en uw team te overladen. U moet snel de gegevens kunnen vinden die u nodig hebt en taken kunnen uitvoeren zonder een uitgebreide gebruikershandleiding te lezen.

Het platform moet ook een sterk scala aan functies bieden, aangezien u erop vertrouwt om handmatige en complexe taken te automatiseren. Het moet ook gedetailleerde en nauwkeurige rapporten leveren, bij voorkeur in real-time.

Vraag de provider of het platform kan integreren met uw boekhoudsoftware. Dit kan helpen om de inherente risico's van handmatige gegevensinvoer te minimaliseren en het payrollproces verder te stroomlijnen.

Bovendien, als het platform overweldigend of verwarrend wordt, moet de provider er zijn en ondersteuning en begeleiding bieden. Bekijk relevante gebruikersrecensies om te zien wat andere gebruikers hebben ervaren. U moet weten of u op hen kunt vertrouwen om u snel en effectief te helpen.

7. Extra diensten

Voldoen aan de basis is niet genoeg, vooral niet als er een substantieel prijskaartje aan hangt. U vertrouwt op een provider om payroll-operaties soepel te laten verlopen. Maar ze moeten u ook helpen snel op- of af te schalen of aanvullende HR-functies uit te voeren die overeengekomen zijn.

U kunt bijvoorbeeld ad-hoc betalingen bovenop het salaris aan uw medewerkers nodig hebben. Een goede provider moet dit kunnen ondersteunen terwijl ze voldoen aan lokale regelgeving.

De meeste providers bieden u een demo, een gratis proefversie of een doorloop van hun platform en processen, dus maak daar gebruik van. Het helpt u te bepalen of de provider het vertrouwen en de prijs waard is.

8. Prijzen

Bij het evalueren van providers moet prijs meespelen in uw beslissing. Global payroll providers bieden diverse prijsstructuren, dus u moet degene vinden die het beste binnen uw budget past.

Vergelijk aanbieders en zie welke de meeste functies bieden voor het bedrag dat u bereid bent te betalen. U wilt niet beknibbelen op essentiële functies, omdat dit u op de lange termijn veel meer kan kosten. Maar het is ook niet verstandig overdreven te betalen voor features.

Het kiezen van uw Global Payroll Provider draait allemaal om juiste beoordeling

Er zijn veel gerenommeerde global payroll providers, dus probeer ze in detail te evalueren voordat u zich inschrijft voor hun diensten om de juiste te kiezen.

De eerste stap is altijd uw bedrijfsdoelen en behoeften beoordelen. Overweeg het aantal globale medewerkers dat u hebt en van plan bent te huren in de toekomst. Noteer uit welke landen ze komen. Kijk naar aspecten van uw payroll-operaties die u zou profiteren uit uitbesteding. Wees ook pragmatisch over uw budget.

Zodra u een duidelijk beeld hebt van de huidige situatie van uw bedrijf en waar u over een paar jaar wilt zijn, vergelijkt u de lijst met mogelijke providers. Dit beperkt de keuzes en vereenvoudigt uw zoektocht naar de juiste global payroll provider.

Vergeet niet elke provider te interviewen en profiteer van demo's, doorlopen of gratis proefversies die ze aanbieden. Klantrecensies kunnen ook helpen een inschatting te maken van de kwaliteit van de service die u kunt verwachten.

Ten slotte, een goede global payroll provider garandeert verdere bedrijfsontwikkeling. Controleer elke provider op basis van uw specifieke behoeften en vereisten voordat u beslist. Met de juiste partner kunt u profiteren van efficiënte salarisverwerking en geen zorgen over compliance.

FAQ:

Wat is global payroll?

Global payroll is het proces van het beheren van payroll voor medewerkers in verschillende landen. Het levert salarissen voor uw globale team terwijl u compliant blijft met lokale regelgeving.

Hoe werkt global payroll?

Global payroll werkt door alle payroll-processen voor wereldwijde werknemers te centraliseren in één systeem of bij één provider.

Het maakt consistente en nauwkeurige salarisverwerking mogelijk. Het garandeert ook naleving van lokale regelgeving in elk land.

Hoe doe je payroll wereldwijd?

Om payroll wereldwijd te doen, moeten bedrijven een juridische entiteit oprichten in elk land waar ze werknemers in dienst nemen. Of ze kunnen samenwerken met een global payroll provider.

Een global payroll provider is een organisatie die payroll beheert in meerdere landen. Ze stroomlijnen de payroll voor nauwkeurige en tijdige betalingen aan werknemers wereldwijd. De provider kan ook zorgen voor naleving van lokale regelgeving.