De volgende zijn de meest voorkomende HR compliance kwesties waarmee bedrijven wereldwijd worden geconfronteerd:
1. Shifts in Market Compliance
Toen Wells Fargo & Company in 2016 een
enquête hield om te achterhalen of de
afname in de wereldeconomie van invloed zou zijn op Amerikaanse bedrijven bij het betreden van
internationale markten, bleek dat 87% van de Amerikaanse bedrijven en ondernemingen
nog steeds denken dat het uitbreiden van hun zaken wereldwijd noodzakelijk is om
langdurige groei te bereiken.
Daarnaast stelde de enquête vast dat zes van de tien respondenten geloofden dat
hun bedrijven een toename verwachtten in hun internationale
zakenactiviteiten, en 54% bleef vertrouwen houden dat de mondiale
zichtbaarheid van hun bedrijf in de komende maanden belangrijker zal worden. Even
zo, noemde 63% dat zij verwachten in 2016 een langetermijnplanning voor
wereldwijde bedrijfsuitbreiding te realiseren. Het kan worden afgeleid dat planning voor
internationalisering of globalisering de grootste prioriteit blijft voor de meeste
VS-bedrijven.
Echter, wereldwijde bedrijfsuitbreiding is geen eenvoudig proces. Elk land heeft
zijn eigen wetten en regelgeving. Als werkgever moet je goed op de hoogte zijn van
hoe loonadministratie werkt (bijvoorbeeld het voldoen aan vereisten op het gebied van
arbeid, bedrijfsregistratie, onder vele anderen). Bedrijven moeten binnen een termijn van
3 maanden een hele reeks documenten en andere compliance vereisten indienen,
vooral als we rekening houden met de vraag vanuit de organisatie in relatie tot haar
globale expansieplannen. Met andere woorden, compliance vereist niet alleen rigoureusheid,
maar moet ook veel tijd in beslag nemen.
Dit wordt nog complexer als de shifts en nieuwe trends in
international market compliance plaatsvinden. Om nog maar te zwijgen over de langere tijd die nodig is om de genoemde vereisten te vervullen. Gelukkig zijn er Employers of Record (EOR)
die je helpen je bedrijf uit te breiden op de wereldmarkt zonder complexiteiten.
Rivermate biedt topklasse tools waarmee je werknemers overal ter wereld kunt
aannemen. Rivermate regelt loonadministratie, compliance en voordelen zodat jij je
volledig kunt richten op het laten groeien van je bedrijf. Het biedt de oplossingen
die je nodig hebt om je bedrijf op de wereldmarkt te krijgen zonder dat het je een
groot budget kost.
2. Mismanagement van payroll compliance
Payroll compliance is een van de meest cruciale aspecten in wereldwijde
expansie van een bedrijf. De regels, regelgeving en wetten verschillen van land tot land
en veranderen regelmatig. Onjuist beheer van je payroll is vaak de oorzaak van
hoog boetes en sancties. Daarom moet je HR-afdeling scherp opletten op updates in
deze materie, vooral omdat sommige landen verschillende regels hanteren per regio of
gemeente. Met andere woorden, meerdere regio’s en gemeenten binnen een land kunnen
verschillende wetten hebben. Het zou niet verrassend zijn als HR fouten maakt op dit
specifieke gebied gezien de complexiteit ervan.
In sommige landen zoals Chili, Argentinië en Uruguay vereisen de wetten
dat werknemers hun pembayaranstubs ondertekenen bij ontvangst. Als dit over het hoofd wordt
gezien, kan er een rechtszaak worden aangespannen tegen je bedrijf wegens verloren
lonen, wat de financiën van het bedrijf verder schaadt.
Valerie Bolden-Barrett vermeldde in haar
artikel van 7 juni 2017 dat ten minste twee
payrollfouten kunnen leiden tot het ontslag van een werknemer. Volgens het
Workforce Institute at Ultimate Kronos Group (UKG),
is 49% van de Amerikaanse werknemers bereid hun baan op te zeggen zodra ze slechts
twee problemen met hun loonstrookjes ervaren. Dit zegt veel over hoe belangrijk het is voor HR
om payroll compliance correct uit te voeren, niet alleen vanuit het oogpunt van arbeidswetgeving,
maar ook voor de werknemers.
Het wordt sterk aanbevolen dat HR maatregelen neemt om hun loonadministratie
efficiënt en nauwkeurig te monitoren, zodat er geen fouten in de loonstrookjes van werknemers
zullen optreden. Werkgevers moeten ook effectief communiceren met hun
werknemers zodra zich onvoorziene fouten voordoen. Dit helpt niet alleen werkgevers
om problemen met payroll op te lossen, maar toont ook transparantie en verantwoordelijkheid
naar zowel de huidige als potentiële werknemers, waardoor het bedrijf de “plek om te zijn”
voor deze werknemers wordt.
3. Beleidsvoering omtrent Benefits
Er zijn diverse manieren om werknemersvoordelen te benaderen en te handhaven. Je kunt
de officiële website van de overheid van het land waar je je bedrijf wilt uitbreiden bezoeken
om meer te weten te komen over hun wettelijke voordelen, eisen voor werknemerstevredenheid,
en alle andere benodigde details. Je HR kan ook direct contact opnemen met de contactpersoon
voor meer uitgebreide informatie over voordelen.
Planning voor benefits policy is een geweldige kans voor jou om te evalueren en beoordelen of
je niet teveel uitgeeft aan werknemervoordelen. Bijvoorbeeld, je hoeft geen private
zorgverzekering meer te bieden aan je werknemers als de staat al openbare gezondheidszorgpakketten
aanbiedt. Echter, voor senior werknemers in het Verenigd Koninkrijk ligt dat anders.
Hun arbeidswetten vereisen dat senior directeurs private gezondheidszorg voor hun
gezinnen ontvangen en zelfs een bedrijfsauto. Het zijn zulke kleine verschillen die HR
moeten inzetten om zo nauwkeurig mogelijk te werk te gaan, zodat er geen boetes worden
opgelegd aan het bedrijf.
Bovendien hebben werkende ouders in Denemarken recht op 52 weken ouderschapsverlof. Moeders kunnen vier
weken verlof nemen vóór de bevalling, en nog eens 14 weken daarna, terwijl vaders twee weken verlof
krijgen in de eerste 14 weken na de geboorte van een kind. Het is niet gunstig voor een bedrijf om onderbezet te zijn,
en daarom behoort de HR-afdeling tot de belangrijkste afdelingen die helpen om de positie van het bedrijf te behouden.
Ze moeten dus weten hoe ze het verlies aan werknemers kunnen compenseren.
Wanneer de meeste werknemers met ouderschapsverlof zijn, wordt de workflow van
het personeel sterk beïnvloed. Human Resources moet leren om de bedrijfsagenda
efficiënt te beheren, taken uit te besteden en overlapping en crossover teams te coördineren.
4. Pensioen en pensioenplannen
Een studie van het Pew Research Center wees uit dat 58%
van de beroepsbevolking bestaat uit babyboomers of Generatie X, wat een belangrijke oorzaak was
voor de toename in vraag naar pensioen- en spaarplannen in 2019. Dit staat in schril contrast met
een paar decennia geleden, toen pensioen- en spaarregelingen niet de nodige aandacht kregen.
Als de primaire afdeling binnen het bedrijf die verantwoordelijk is voor deze facetten,
moet Human Resources dus alert zijn op zowel de vraag vanuit werknemers als de wetgeving
met betrekking tot wettelijke vereisten voor pensioen- en spaarregelingen, om te zorgen dat
de meest gunstige plannen worden toegepast.
Bovendien moeten werkgevers bij het uitbreiden naar internationale markten rekening houden
met de verplichte pensioenleeftijden die verschillen van land tot land.
In sommige landen, bijvoorbeeld, is de verplichte pensioenleeftijd 60 jaar, terwijl
andere landen een vereiste hebben van 62 jaar.
Een veelgemaakte fout van werkgevers is het onjuist gebruiken en verwisselen van de termen
pensioen en pensioenregeling. Deze twee termen zijn verschillend, en hoewel ze gerelateerd zijn,
is het voor een werkgever essentieel om een duidelijke definitie van elk woord te hebben. Volgens Differencebetween, is een pensioen de gecontroleerde en
opgebouwde som geld gebaseerd op het salaris en de diensten van de werknemer. Het bedrag is gerelateerd
aan de tijd dat een werknemer diensten heeft verleend aan het bedrijf. Daarentegen
betreft pensioen de leeftijd waarop de werknemer besluit niet meer deel uit te maken van
de workforce.
Naarmate je meer werknemers in het buitenland aanneemt, wordt je ook vertrouwd met de
compliance, payrollprocessen en arbeidswetten die door deze landen worden geïmplementeerd,
vooral met betrekking tot pensioen- en spaarregelingen.
Het hebben van een internationale workforce kan uitdagend zijn en kost je veel
geld. Daarom kan het vertrouwen op een Employer of Record (EOR) de meest
effectieve manier zijn om de complexiteit van wereldwijde bedrijfsuitbreiding te verminderen.
5. Gegevensprivacy en Cyberaanvallen
Getarget worden door hackers is geen onbekend zakelijk probleem voor de grootste
bedrijven ter wereld. In oktober 2013 raakte een datalek bij Adobe 153
miljoen gebruikersrecords. Volgens het rapport, hebben hackers meer dan 3 miljoen versleutelde creditcardrecords van hun klanten gestolen. Later dat jaar werd Adobe
aangeduid met 1,1 miljoen dollar aan juridische kosten en een onbekend bedrag aan
compensatie aan getroffen gebruikers voor het schenden van de Customer Records Act.
Als cyberaanvallen bij giganten zoals Adobe kunnen plaatsvinden, zou je gek zijn te denken dat
kleine en middelgrote bedrijven onkwetsbaar zijn voor deze issues.
Met technologische vooruitgang hier en daar, worden de dreigingen van hacken en andere vormen van cyberaanvallen meer dan ooit
duidelijk. Alle bedrijven lopen risico, vooral de kleine ondernemingen. Jij, als bedrijfsleider,
moet ervoor zorgen dat alle belangrijke en gevoelige informatie wordt opgeslagen, versleuteld en beschermd
tegen elke vorm van cyberaanval.
Een oplossing die je kunt implementeren om deze uitdaging te overwinnen, is het bieden van
data-beschermingsvoordelen aan al je werknemers, die mogelijk onderdeel zijn van je benefits policy. Er zijn vele software- en serviceopties die je kunt gebruiken
om identiteitsdiefstal en bedreigingen te monitoren. Hiermee bescherm je niet alleen je klanten, maar ook je hele personeelsbestand.
Het overwinnen van HR compliance-uitdagingen is niet uitsluitend beperkt tot loonadministratie,
statuswetten en regelgeving. Hoewel het bieden van voordeelplannen en privileges aan
je werknemers hen kan helpen hun diensten te verbeteren en te voldoen aan de vraag van
de hedendaagse markt.
