De volgende zijn de meest voorkomende HR compliance issues waarmee bedrijven wereldwijd worden geconfronteerd:

1. Shifts in Market Compliance

Toen Wells Fargo & Company in 2016 een enquête hield om te ontdekken of de afname in de wereldeconomie gevolgen zou hebben voor Amerikaanse bedrijven die zich richten op internationale markten, bleek dat 87% van de Amerikaanse bedrijven en ondernemingen nog steeds denken dat het uitbreiden van hun activiteiten internationaal noodzakelijk is voor langdurige groei.

Daarnaast ontdekte de enquête dat zes van de tien respondenten geloofden dat hun bedrijven verwachten een toename te zien in hun internationale zakelijke ondernemingen, en 54% bleef optimistisch dat het globale verschijningsbeeld van hun bedrijf in de komende maanden belangrijker zal worden. Evenzo gaf 63% aan dat ze verwachtten in 2016 te kunnen plannen voor langetermijn globale expansie. Hieruit kan worden afgeleid dat planning voor internationalisering of globalisering de hoogste prioriteit blijft voor de meeste Amerikaanse bedrijven.

Echter, wereldwijde zakelijke uitbreiding is niet een eenvoudig proces. Elk land heeft zijn eigen wetten en regelgeving. Als werkgever moet je op de hoogte zijn van hoe payroll werkt (d.w.z. het voldoen aan vereisten op het gebied van werkgelegenheid, bedrijfsregistratie, onder anderen). Bedrijven worden verplicht om binnen een periode van 3 maanden een reeks documenten en andere compliance-vereisten in te dienen, vooral als we rekening houden met de vraag van de organisatie in relatie tot haar wereldwijde expansieplannen. Met andere woorden, compliance vereist niet alleen strengheid, maar kost ook veel tijd en investering.

Dit wordt nog complexer als de verschuivingen en nieuwe trends in internationale markt compliance plaatsvinden. Laat staan de langere tijd die nodig is om genoemde vereisten te voltooien. Gelukkig zijn er Employers of Record (EOR) die je kunnen helpen je bedrijf uit te breiden op de mondiale markt zonder complicaties.

Rivermate biedt topexpertise tools die je in staat stellen om werknemers overal ter wereld te hiring. Rivermate regelt payroll, compliances en voordelen zodat jij je volledig kunt richten op het laten groeien van jouw bedrijf. Het biedt de oplossingen die je nodig hebt om jouw bedrijf te introduceren in de globale markt zonder dat het je veel geld kost.

2. Mismanagement van payroll compliance

Payroll compliance is een van de belangrijkste uitdagingen in wereldwijde bedrijfsuitbreiding. De regels, voorschriften en wetten verschillen van land tot land en veranderen regelmatig. Het verkeerd beheren van je payroll is vaak een oorzaak van hoge boetes en sancties. Daarom moet je HR-afdeling alert zijn op updates hierover, vooral omdat in sommige landen verschillende regels gelden per regio of gemeente. Met andere woorden, meerdere regio’s en gemeenten binnen één land kunnen verschillende wetten hebben. Het zou geen verrassing zijn als HR fouten maakt op dit vlak vanwege de complexiteit.

In landen zoals Chili, Argentinië en Uruguay, is de wetgeving zo dat werknemers hun loonstrook moeten ondertekenen bij ontvangst. Als dit over het hoofd wordt gezien, kan er een rechtszaak worden aangespannen tegen je bedrijf wegens verloren loon, wat de financiën van je bedrijf verder kan schaden.

Valerie Bolden-Barrett vermeldde in haar [artikel](https://www.hrdive.com/news/just-two-payroll-errors-can-cause-49-of- employees-to-start-job-hunting/444377/) van 7 juni 2017, dat onvoldoende payroll-fouten kunnen leiden tot ontslag van werknemers. Volgens het Workforce Institute van Ultimate Kronos Group (UKG), is 49% van de Amerikaanse werknemers bereid hun baan op te zeggen zodra ze slechts twee problemen met hun loonstrook ervaren. Dit onderstreept het belang dat HR payroll compliance goed uitvoert, niet alleen vanuit het oogpunt van arbeidswetten, maar ook vanuit het perspectief van werknemers.

Het wordt sterk aanbevolen dat HR maatregelen neemt om hun payroll-processen efficiënt en accuraat te monitoren, zodat er geen fouten in de loonbetalingen van werknemers ontstaan. Werkgevers moeten ook effectief communiceren met hun werknemers wanneer zich onvoorziene fouten voordoen. Dit helpt niet alleen bij het oplossen van payroll-problemen, maar toont ook transparantie en verantwoordelijkheid naar zowel de huidige als potentiële werknemers, waardoor het bedrijf het “place to be” wordt voor deze werknemers.

3. Voordelenbeleid

Er zijn verschillende manieren om werknemersvoordelen te benaderen en te handhaven. Je kunt de officiële overheidswebsite van het land waar je je bedrijf wilt uitbreiden raadplegen om meer te weten te komen over hun wettelijke voordelen, werknemerstevredenheidsvereisten en andere noodzakelijke details. Je HR kan ook rechtstreeks contact opnemen met de contactpersoon voor meer uitgebreide informatie over voordelen.

Het plannen van een voordelenbeleid is een uitstekende gelegenheid om te evalueren of je niet teveel uitgeeft aan werknemersvoordelen. Bijvoorbeeld, je hoeft je geen privégezondheidsverzekering meer te bieden aan je werknemers als de overheid al publieke gezondheidszorg aanbiedt. Maar voor senior werknemers in het Verenigd Koninkrijk ligt dat anders. De arbeidswetgeving vereist dat senior directors privégezondheidszorg voor hun families en zelfs een bedrijfsauto krijgen. Het zijn kleine verschillen zoals deze die HR moeten aanwenden om nauwkeurig te werk te gaan, zodat er geen sancties worden opgelegd aan het bedrijf.

Daarnaast hebben werkende ouders in Denemarken recht op 52 weken ouderschapsverlof. Moeders kunnen vier weken verlof krijgen vóór de bevalling, en nog eens 14 weken daarna, terwijl vaders tijdens de eerste 14 weken na de geboorte twee weken verlof krijgen. Het is niet goed voor een bedrijf om onderbezet te zijn, en daarom is HR één van de belangrijkste afdelingen die de positie van het bedrijf kunnen behouden. Ze moeten dus weten hoe ze het verlies aan personeel kunnen vervangen.

Wanneer de meeste werknemers met ouderschapsverlof zijn, wordt de flow van de workforce sterk beïnvloed. Human Resources moet leren om de bedrijfsagenda efficiënt te beheren, taken uit te besteden en overlap- en crossover-teams te managen.

4. Pensioen- en spaarplannen

Een studie van het [Pew Research Center](https://www.pewresearch.org/fact- tank/2018/04/11/millennials-largest-generation-us-labor-force/) toont aan dat 58% van de werkzame bevolking bestaat uit babyboomers of Gen X’ers, wat een belangrijke oorzaak was voor de groei in de vraag naar pensioen- en spaarplannen in 2019. Dit staat in contrast met een paar decennia geleden, toen pensioen- en spaarplannen niet de nodige aandacht kregen. Als de belangrijkste afdeling in het bedrijf die verantwoordelijk is voor deze zaken, moet Human Resources daarom alert zijn op zowel de vraag van werknemers als op de arbeidswetgeving met betrekking tot wettelijke vereisten voor pensioen- en spaarplannen, om te verzekeren dat de meest gunstige plannen worden toegepast.

Bovendien, bij wereldwijde uitbreiding moet je als werkgever ook rekening houden met de verplichte pensioenleeftijden die kunnen verschillen per land. In sommige landen is de verplichte pensioenleeftijd bijvoorbeeld 60 jaar, terwijl andere landen een leeftijdsvereiste van 62 jaar hanteren.

Een veelgemaakte fout van werkgevers is het verkeerd gebruiken en uitwisselen van de termen pensioen en spaarplan. Beide termen zijn verschillend, en hoewel ze met elkaar verbonden zijn, is het voor een werkgever essentieel om elk woord duidelijk te definiëren. Volgens [Differencebetween](http://www.differencebetween.net/language/words- language/difference-between-pension-and-retirement/), is een pensioen het gecontroleerde en geconstrueerde geldbedrag gebaseerd op het salaris en de diensten van de werknemer. Het bedrag vertegenwoordigt de tijd dat een werknemer dienst heeft gedaan voor het bedrijf. In tegenstelling hiermee betreft pensioen de leeftijd waarop de werknemer besluit niet meer deel uit te maken van de workforce.

Als je meer werknemers in het buitenland aannemert, wordt je ook vertrouwd met de compliance, payroll-processen en arbeidswetten die die landen hanteren, inclusief en vooral pensioen- en spaarplannen.

Het hebben van een internationale workforce kan uitdagend zijn en kost je veel geld. Daarom kan relying op een Employer of Record (EOR) de meest effectieve manier zijn om de complexiteit van wereldwijde bedrijfsuitbreiding te verminderen.

5. Gegevensprivacy en Cyber-incidenten

Het doelwit zijn van hackers is geen onbekend bedrijf voor de grootste zakelijkheidbedrijven ter wereld. In oktober 2013 had een datalek bij Adobe invloed op 153 miljoen gebruikersgegevens. [Volgens het [rapport](https://www.csoonline.com/article/2130877/the-biggest-data-breaches- of-the-21st-century.html), hebben hackers meer dan 3 miljoen versleutelde creditcardgegevens van hun klanten en cliënten gestolen. Later dat jaar werd Adobe geconfronteerd met kosten van $1,1 miljoen aan juridische kosten en een ongeïdentificeerd bedrag aan ingevoerde compensaties aan sommige getroffen gebruikers om hun claims te regelen voor de overtreding van de Customer Records Act.

Als datalekken kunnen voorkomen bij giganten als Adobe, is het stom om te denken dat kleine en middelgrote ondernemingen niet kwetsbaar zijn voor deze problemen. Met technologische vooruitgang hier en daar, worden de bedreigingen van hacking en andere vormen van cyberaanvallen meer dan ooit zichtbaar. Alle bedrijven lopen risico, inclusief en vooral kleine bedrijven. Jij, als bedrijfsleider, moet ervoor zorgen dat alle belangrijke en gevoelige informatie wordt opgeslagen, versleuteld en beschermd tegen cyberaanvallen.

Een oplossing die je kunt implementeren om deze uitdaging te overwinnen, is het bieden van dataprotectie-voordelen aan al je werknemers, wat onderdeel kan zijn van je voordelenbeleid. Er zijn veel software en diensten beschikbaar om identiteitsschendingen en bedreigingen te monitoren. Hiermee bescherm je niet alleen je klanten, maar ook je hele workforce.

Het overwinnen van HR compliance-uitdagingen houdt niet op bij payroll, statelijke wetten en regelgeving. Hoewel het bieden van voordelen en perks aan je werknemers hen beter in staat stelt om hun prestaties te verbeteren en te voldoen aan de marktbehoefte van vandaag.