De volgende zijn de meest voorkomende HR compliance-kwesties waarmee bedrijven wereldwijd worden geconfronteerd:
1. Shifts in Market Compliance
Toen Wells Fargo & Company in 2016 een
survey uitvoerde om te achterhalen of de
afname van de wereldeconomie invloed zou hebben op Amerikaanse bedrijven die zich richten op internationale markten, bleek dat 87% van de Amerikaanse bedrijven en ondernemingen nog steeds denkt dat het uitbreiden van hun bedrijf internationaal noodzakelijk is voor
langdurige groei.
Daarnaast ontdekte de enquête dat zes van de tien respondenten geloofden dat
hun bedrijven verwachten een toename te zien in hun internationale zakelijke
activiteiten, en 54% bleef ervan overtuigd dat de wereldwijde uitstraling van hun bedrijf in de komende maanden belangrijker zal worden. Evenzo
meldde 63%
dat zij verwachten in 2016 een langetermijnplanning voor wereldwijde
bedrijfsuitbreiding te realiseren. Hieruit kan worden afgeleid dat plannen voor
internationalisering of globalisering de hoogste prioriteit blijven voor de meeste Amerikaanse bedrijven.
Echter, wereldwijde bedrijfsuitbreiding is geen eenvoudig proces. Elk land heeft
zijn eigen wetten en regelgeving. Als werkgever moet je goed op de hoogte zijn van
hoe payroll werkt (bijvoorbeeld het voldoen aan vereisten op het gebied van werkgelegenheid, bedrijfsregistratie, onder andere). Bedrijven worden verplicht om binnen een periode van 3 maanden een groot aantal documenten en andere compliance-vereisten in te dienen,
vooral als we rekening houden met de vraag van de organisatie ten opzichte van haar wereldwijde
uitbreidingsplannen. Met andere woorden, compliance vereist niet alleen strengheid,
maar moet ook veel tijd worden geïnvesteerd.
Dit wordt nog complexer als de verschuivingen en nieuwe trends in
internationale markt compliance plaatsvinden. Om nog maar te zwijgen over de langere tijd die nodig is om genoemde vereisten te voltooien. Gelukkig zijn er Employers of Record (EOR) die je helpen je bedrijf uit te breiden op de wereldmarkt
zonder complicaties.
Rivermate biedt topklasse tools waarmee
je werknemers overal ter wereld kunt aannemen.
Rivermate verzorgt de payroll,
compliance en voordelen zodat jij je volledig kunt richten op het laten groeien van je
bedrijf. Het biedt de oplossingen die je nodig hebt om je bedrijf op de
wereldmarkt te krijgen zonder dat het je een fortuin kost.
2. Mismanagement van Payroll Compliance
Payroll compliance is een van de meest cruciale aspecten in de wereldwijde
bedrijfsuitbreiding. De regels, voorschriften en wetten verschillen van land tot land
en veranderen regelmatig. Het verkeerd beheren van je payroll is vaak de oorzaak van
hoge boetes en sancties. Daarom moet je HR-afdeling scherp blijven op updates over dit onderwerp, vooral omdat er ook landen zijn die verschillende regelgeving hanteren van regio tot regio of gemeente tot gemeente. Met andere woorden, meerdere regio’s en gemeenten binnen één land kunnen verschillende wetten hebben. Het zou geen verrassing zijn als HR fouten maakt op dit gebied gezien de complexiteit ervan.
In sommige landen zoals Chili, Argentinië en Uruguay, vereisen de wetten dat
werknemers hun loonstrook ondertekenen bij ontvangst. Als dit over het hoofd wordt gezien, kan er een rechtszaak worden aangespannen tegen je bedrijf wegens verloren lonen, wat de financiën van je bedrijf verder schaadt.
Valerie Bolden-Barrett vermeldde in haar
artikel op 7 juni 2017, dat minstens twee
payroll-fouten kunnen leiden tot ontslag van werknemers. Volgens het
Workforce Institute at Ultimate Kronos Group (UKG), is 49% van de Amerikaanse werknemers bereid
om ontslag te nemen zodra ze slechts twee problemen met hun loonstrook ervaren. Dit zegt veel over hoe belangrijk het is dat HR payroll compliance correct uitvoert, niet alleen volgens de arbeidswetten, maar ook voor de werknemers.
Het wordt sterk aanbevolen dat HR maatregelen neemt om hun payrollprocessen efficiënt en nauwkeurig te monitoren, zodat er geen fouten in de loonstrookjes van werknemers ontstaan. Werkgevers moeten ook effectief communiceren met hun werknemers zodra er onvoorziene fouten optreden. Dit helpt niet alleen werkgevers om problemen met payroll op te lossen, maar toont ook transparantie en verantwoordelijkheid naar zowel de huidige als potentiële werknemers, waardoor het bedrijf de “plek om te zijn” wordt voor deze werknemers.
3. Benefits Policy
Er zijn verschillende manieren om werknemersvoordelen te benaderen en af te dwingen. Je kunt
de officiële overheidswebsite van het land waar je je bedrijf wilt uitbreiden raadplegen om meer te weten te komen over hun wettelijke voordelen, werknemerstevredenheidseisen en alle andere benodigde details. Je HR kan ook direct contact opnemen met de contactpersoon voor meer uitgebreide informatie over voordelen.
Het plannen van een benefits policy is een geweldige kans om te evalueren en
beoordelen of je je budget voor werknemersvoordelen overschrijdt of niet.
Bijvoorbeeld, je hoeft geen particuliere ziektekostenverzekering meer te bieden aan je werknemers als de staat al openbare gezondheidszorgpakketten aanbiedt.
Echter, voor senior werknemers in het Verenigd Koninkrijk is dat niet hetzelfde.
Hun arbeidswetgeving vereist dat senior directeuren privégezondheidszorg voor hun gezinnen krijgen en zelfs een bedrijfsauto. Het zijn kleine
verschillen zoals deze die HR moeten benutten om hun nauwkeurigheid te waarborgen zodat er geen
boetes aan het bedrijf worden opgelegd.
Daarnaast hebben werkende ouders in Denemarken recht op 52 weken ouderschapsverlof. Moeders kunnen vier weken verlof krijgen vóór de bevalling, en daarna nog eens 14 weken, terwijl vaders twee weken verlof krijgen tijdens de eerste 14 weken na de geboorte van een kind. Het is niet goed voor een bedrijf om onderbezet te zijn,
en daarom is de HR-afdeling een van de belangrijkste afdelingen die helpen de positie van het bedrijf te behouden. Ze moeten dus weten hoe ze het verlies aan personeel kunnen vervangen.
Wanneer de meeste werknemers met ouderschapsverlof zijn, wordt de stroom van de arbeidskracht sterk beïnvloed. Human Resources moet leren om de bedrijfsagenda efficiënt te beheren, taken uit te besteden en overlap en crossover teams te beheren.
4. Retirement and Pension Plans
Een studie van het Pew Research Center wees uit dat 58%
van de beroepsbevolking bestaat uit ofwel babyboomers of Gen X-ers, wat een belangrijke oorzaak was voor de toename van de vraag naar pensioen- en spaarplannen in 2019. Dit staat in contrast met enkele decennia geleden, toen pensioen- en spaarplannen niet de aandacht kregen die ze verdienen. Als de belangrijkste afdeling binnen het bedrijf die verantwoordelijk is voor deze aspecten, moet Human Resources daarom alert zijn op zowel de vraag van werknemers als de arbeidswetten met betrekking tot de wettelijke vereisten voor pensioen- en spaarplannen, om te zorgen dat de meest gunstige plannen worden gehandhaafd.
Bovendien moeten werkgevers bij wereldwijde bedrijfsuitbreiding rekening houden met de verplichte pensioenleeftijden die van land tot land verschillen.
In sommige landen, bijvoorbeeld, is de verplichte pensioenleeftijd 60 jaar, terwijl andere landen een verplichte pensioenleeftijd van 62 jaar hanteren.
Een veelgemaakte fout van werkgevers is het verkeerd gebruiken en verwisselen van de termen pensioen en retirement. Deze twee termen verschillen, en hoewel ze met elkaar verbonden zijn, is het als werkgever essentieel om een duidelijke definitie van elk woord te hebben. Volgens
Differencebetween, is pensioen het gecontroleerde en geconstrueerde geldbedrag gebaseerd op het salaris en de diensten van de werknemer. Het bedrag is gerelateerd aan de tijd dat een werknemer dienst heeft gedaan voor het bedrijf. In tegenstelling daarmee heeft retirement betrekking op een leeftijd waarop de werknemer besluit te stoppen met werken.
Naarmate je meer werknemers in het buitenland aanneemt, word je ook vertrouwd met de compliance, payroll-processen en arbeidswetten die deze landen hanteren,
inclusief en vooral pensioen- en spaarplannen.
Het hebben van een internationale workforce kan uitdagend zijn en je veel kosten. Daarom kan vertrouwen op een Employer of Record (EOR) de meest effectieve manier zijn om de complexiteit van wereldwijde bedrijfsuitbreiding te verminderen.
5. Data Privacy en Cyberaanvallen
Het doelwit zijn van hackers is geen onbekend bedrijfsprobleem voor de grootste bedrijven ter wereld. In oktober 2013 had een datalek bij Adobe invloed op 153 miljoen gebruikersrecords. Volgens het rapport, hebben hackers meer dan 3 miljoen versleutelde creditcardgegevens van hun klanten en cliënten gestolen. Later dat jaar werd Adobe geconfronteerd met $1,1 miljoen aan juridische kosten en een niet-openbaar gemaakt bedrag aan getroffen gebruikers om hun claims te schikken voor het schenden van de Customer Records Act.
Als cyberaanvallen kunnen gebeuren bij giganten als Adobe, zou het gek zijn te denken dat kleine en middelgrote ondernemingen immuun zijn voor deze problemen.
Met technologische vooruitgang hier en daar, worden de bedreigingen van hacking en andere vormen van cyberaanvallen meer dan ooit duidelijk. Alle bedrijven lopen risico, vooral de kleine bedrijven. Jij, als bedrijfsleider, moet ervoor zorgen dat alle belangrijke en gevoelige informatie wordt opgeslagen, versleuteld en beschermd tegen elke vorm van cyberaanval.
Een oplossing die je kunt implementeren om deze uitdaging te overwinnen, is het bieden van databeveiligingsvoordelen aan al je werknemers, wat mogelijk in je benefits policy is opgenomen. Er zijn veel software en diensten die je kunt gebruiken om identiteitsdiefstal en bedreigingen te monitoren. Hiermee bescherm je niet alleen je klanten, maar ook je hele workforce.
Het overwinnen van HR compliance-uitdagingen beperkt zich niet alleen tot payroll, staatswetten en regelgeving. Hoewel het bieden van voordelen en perks aan je werknemers hen kan helpen hun diensten te verbeteren en te voldoen aan de eisen van de markt van vandaag.
