HR Compliance-uitdagingen en hoe deze te overwinnen | Geüpdatet in 2025

De volgende zijn de meest voorkomende HR compliance issues waarmee bedrijven wereldwijd worden geconfronteerd:

1. Verschuivingen in Market Compliance

Toen Wells Fargo & Company in 2016 een onderzoek uitvoerde om te achterhalen of de afname van de wereldeconomie van invloed zou zijn op Amerikaanse bedrijven die zich richten op internationale markten, bleek dat 87% van de Amerikaanse bedrijven en ondernemingen nog steeds geloven dat het uitbreiden van hun activiteiten internationaal noodzakelijk is voor langdurige groei.

Daarnaast stelde het onderzoek vast dat zes op de tien respondenten geloofden dat hun bedrijven een toename in hun internationale zakelijke inspanningen verwachten, en 54% bleef vertrouwen houden dat het wereldwijde optreden van hun bedrijf in de komende maanden belangrijker zal worden. Evenzo noemden 63% dat ze verwachten in 2016 lange termijn plannen voor wereldwijde bedrijfsuitbreiding te realiseren. Hieruit kan worden afgeleid dat plannen voor internationalisering of globalisering de hoogste prioriteit blijven voor de meeste Amerikaanse bedrijven.

Echter, de uitbreiding van bedrijfsactiviteiten op internationaal niveau is geen eenvoudig proces. Elk land heeft zijn eigen wetten en regelgeving. Als werkgever moet je goed geïnformeerd zijn over hoe salarisadministratie werkt (d.w.z. het voldoen aan vereisten op het gebied van arbeid, bedrijfsregistratie, onder andere). Bedrijven worden verplicht om een groot aantal documenten en andere compliance vereisten in te dienen binnen een periode van 3 maanden, vooral als we rekening houden met de vraag van de organisatie ten opzichte van haar globale uitbreidingsplannen. Met andere woorden, compliance vereist niet alleen strengheid, maar brengt ook veel tijdsinvestering met zich mee.

Dit wordt nog ingewikkelder wanneer zich verschuivingen en nieuwe trends in internationale marktcompliance voordoen. Om nog maar te zwijgen over de langere tijd die nodig is om genoemde vereisten te vervullen. Gelukkig zijn er Employers of Record (EOR) die je helpen je bedrijf uit te breiden op de wereldmarkt zonder complicaties.

Rivermate biedt toonaangevende tools waarmee je werknemers overal ter wereld kunt aannemen. Rivermate zorgt voor salarisadministratie, compliance en voordelen, zodat jij je volledig kunt richten op het laten groeien van je bedrijf. Het biedt de oplossingen die je nodig hebt om je bedrijf in de wereldwijde markt te brengen zonder dat het je een vermogen kost.

2. Mismanagement van payroll compliance

Payroll compliance is een van de meest essentiële aspecten bij wereldwijde bedrijfsuitbreiding. De regels, regelgeving en wetten verschillen per land en veranderen regelmatig. Fouten in payrollbeheer vormen vaak de oorzaak van hoge boetes en sancties. Daarom moet je HR-afdeling nauwlettend de updates volgen met betrekking tot deze kwestie, vooral omdat sommige landen verschillende regelgeving hanteren afhankelijk van regio of gemeente. Met andere woorden, meerdere regio’s en gemeenten binnen een land kunnen verschillende wetten hebben. Het zou niet verrassend zijn als HR fouten maakt op dit gebied gegeven de complexiteit.

In sommige landen zoals Chili, Argentinië en Uruguay, vereisen de wetten dat werknemers hun loonstrook ondertekenen bij ontvangst. Als dit over het hoofd wordt gezien, kan er een rechtszaak worden aangespannen tegen je bedrijf wegens verloren loon, wat de financiën van je bedrijf verder schaadt.

Valerie Bolden-Barrett vermeldde in haar artikel van 7 juni 2017 dat minstens twee fouten in payroll kunnen leiden tot ontslag van werknemers. Volgens het Workforce Institute bij Ultimate Kronos Group (UKG) is 49% van de Amerikaanse werknemers bereid ontslag te nemen zodra ze twee problemen met hun loonstrook ervaren. Dit onderstreept het belang voor HR om payroll compliance correct uit te voeren, niet alleen vanuit het oogpunt van arbeidswetten, maar ook voor de werknemers.

Het wordt sterk aanbevolen dat HR maatregelen neemt om hun payrollprocessen efficiënt en nauwkeurig te monitoren, zodat er geen fouten in de loonbetalingen van werknemers ontstaan. Werkgevers moeten ook effectief communiceren met hun werknemers wanneer er onvoorziene fouten zijn. Dit helpt niet alleen werkgevers om problemen met payroll op te lossen, maar toont ook transparantie en verantwoordelijkheid naar zowel de huidige als potentiële werknemers, waardoor het bedrijf de “plek waar iedereen wil werken” wordt.

3. Voordelenbeleid

Er zijn verschillende manieren om werknemersvoordelen aan te pakken en te handhaven. Je kunt de officiële overheidswebsite van het land waar je je bedrijf wilt uitbreiden bezoeken om meer te weten te komen over hun wettelijke voordelen, werknemerstevredenheidseisen en andere noodzakelijke details. Je HR kan ook direct contact opnemen met de contactpersoon voor uitgebreidere informatie over voordelen.

Het plannen van een voordelenbeleid is een uitstekende gelegenheid om te evalueren of je niet te veel uitgeeft aan werknemersvoordelen. Bijvoorbeeld, je hoeft geen privésaniteit te regelen voor je werknemers als de staat al publieke gezondheidszorg aanbiedt. Echter, voor senior medewerkers in het Verenigd Koninkrijk geldt dat niet altijd. Hun arbeidswetgeving vereist dat senior directeuren privégezondheidszorg voor hun gezinnen ontvangen en zelfs een bedrijfsauto. Het zijn zulke kleine verschillen die HR moeten aanwenden om nauwkeurig te werk te gaan, zodat er geen boetes op het bedrijf worden gelegd.

Daarnaast hebben werkende ouders in Denemarken recht op 52 weken ouderschapsverlof. Moeders kunnen vier weken verlof opnemen vóór de bevalling, en nog eens 14 weken daarna, terwijl vaders twee weken verlof krijgen tijdens de eerste 14 weken na de geboorte van een kind. Het is niet goed voor een bedrijf om onderbezet te zijn, en daarom behoort HR tot de belangrijkste afdelingen die de positie van het bedrijf handhaven. Ze moeten dan ook weten hoe ze het verlies in de personeelsbezetting kunnen compenseren.

Wanneer de meeste werknemers met ouderschapsverlof zijn, wordt de doorstroming van het personeel sterk beïnvloed. Human Resources moet leren het bedrijfsagenda efficiënt te beheren, taken uit te besteden en overlap en crossover teams te managen.

4. Pensioen- en pensioenregelingen

Een studie van het Pew Research Center heeft aangetoond dat 58% van de beroepsbevolking bestaat uit ofwel babyboomers of Gen X-ers, wat een belangrijke oorzaak was voor de toenemende vraag naar pensioen- en spaarregelingen in 2019. Dit in tegenstelling tot enkele decennia geleden, toen pensioen- en spaarregelingen niet veel aandacht kregen. Als de primaire afdeling binnen het bedrijf voor deze aspecten, moet Human Resources dus zowel rekening houden met de vraag van werknemers als met de arbeidswetgeving omtrent wettelijke eisen voor pensioen- en spaarregelingen, om te zorgen dat de meest gunstige regelingen worden toegepast.

Bovendien moeten werkgevers bij internationale uitbreiding rekening houden met de verplichte pensioenleeftijden, die per land verschillen. In sommige landen is de verplichte pensioenleeftijd bijvoorbeeld 60, terwijl in andere landen een leeftijd van 62 verplicht wordt gesteld.

Een veel gemaakte fout van werkgevers is het verkeerd gebruiken en verwisselen van de termen retirement en pension. Deze twee termen verschillen, en terwijl ze gerelateerd zijn, is het voor een werkgever cruciaal om een duidelijke definitie van elk te hebben. Volgens Differencebetween is een pension het beheerde en geconstrueerde geldbedrag gebaseerd op het salaris en de diensten van de werknemer. Het vertegenwoordigt de tijd dat een werknemer diensten heeft verleend aan het bedrijf. In tegenstelling daarmee verwijst retirement naar de leeftijd waarop de werknemer besluit te stoppen met werken.

Naarmate je meer werknemers in het buitenland aanneemt, wordt je ook vertrouwd met de compliance, payrollprocessen en arbeidswetgeving die deze landen hanteren, inclusief en vooral pensioenen en spaarregelingen.

Het hebben van een internationaal personeelsbestand kan uitdagend zijn en kost je veel geld. Daarom kan het vertrouwen op een Employer of Record (EOR) de meest effectieve manier zijn om de complexiteit van wereldwijde bedrijfsuitbreiding te vergemakkelijken.

5. Gegevensprivacy en Cyberaanvallen

Het doelwit zijn van hackers is geen onbekend zakelijk risico voor de grootste bedrijven ter wereld. In oktober 2013 had een datalek bij Adobe invloed op 153 miljoen gebruikersgegevens. Volgens het rapport hebben hackers meer dan 3 miljoen versleutelde creditcardgegevens van klanten gestolen. Later dat jaar werd Adobe 1,1 miljoen dollar aan juridische kosten opgelegd en een niet-openbaar gemaakte som geld betaald aan getroffen gebruikers om hun claims te schikken wegens schending van de Customer Records Act.

Als cybersecurity-inbreuken kunnen gebeuren bij giganten zoals Adobe, is het onzinnig te denken dat kleine en middelgrote bedrijven niet kwetsbaar zijn voor dergelijke issues. Met technologische ontwikkelingen op allerlei gebieden worden de dreigingen van hacking en andere cyberaanvallen meer dan ooit duidelijk zichtbaar. Alle bedrijven lopen risico, inclusief en vooral kleine ondernemingen. Jij als bedrijfsleider moet zorgen dat alle belangrijke en gevoelige informatie wordt opgeslagen, versleuteld en beschermd tegen cyberaanvallen.

Een oplossing die je kunt implementeren om deze uitdaging te overwinnen, is het bieden van databeveiligingsvoordelen aan al je werknemers, die mogelijk onderdeel zijn van je voordelenbeleid. Er zijn veel software en diensten beschikbaar om identiteitsdiefstal en bedreigingen te monitoren. Hiermee bescherm je niet alleen je klanten, maar ook je hele werknemersbestand.

Het overwinnen van HR compliance-uitdagingen beperkt zich niet tot salarisadministratie, staatswetten en regelgeving. Hoewel het aanbieden van voordeelplannen en perks aan je werknemers hen kan helpen hun diensten te verbeteren en te voldoen aan de eisen van de markt van vandaag.