De werk-vanuit-huis situatie veroorzaakt door COVID-19 heeft een tol geëist van elk bedrijf. Ongeacht de grootte, locatie of het type industrie waartoe het bedrijf behoort, blijft elk bedrijf zich haasten om hun inkomsten te verhogen en hun handel in leven te houden.

De administratieve teams van deze bedrijven hebben haastig strategieën en beleidslijnen opgesteld die nodig zijn om hun medewerkers, klanten en stakeholders te beschermen in een onzekere tijd. Deze strategieën zouden bovendien de [impact van de pandemie](https://www.rivermate.com/blog/5-lessons-from-companies- thriving-during-the-pandemic) moeten verminderen, inclusief en vooral de onstabiele en volatiele markt.

Dit artikel beoordeelt hoe de grootste ondernemingen reageren op de verslechterende economische crisis die gepaard gaat met de pandemiesituatie. Lees verder om meer te leren over deze manieren:

Crisismanagementteams vormen

Een [studie](https://www.gallup.com/workplace/292334/covid-strategies-policies- world-largest-companies.aspx) geleid door Larry Edmond, managing director van analytiek- en adviesbureau Gallup, genoemde de Coronavirus-gerelateerde antwoorden die door 100 grote organisaties worden nagestreefd. Deze organisaties zijn allemaal lid van de Chief Human Resources Officers (CHRO) roundtable van het bureau. Gemiddeld hebben de 100 bedrijven uit de studie 80.000 werknemers in dienst en genereren zij $27 miljard aan jaarlijkse omzet.

De studie citeerde: “De meeste organisaties hebben crisismanagementteams, task forces of commissies opgericht met een reactie die is afgestemd op specifieke geografische regio’s.” Deze crisisbeheergroepen komen regelmatig bijeen om te bespreken hoe het bedrijf de impact van toekomstige crises en onvoorziene omstandigheden beter kan verlichten.

Daarnaast krijgt een crisismanagementteam de taak om beleidslijnen te formuleren en informatie te verstrekken aan de leidinggevenden en frontlinie medewerkers over onderwerpen zoals bewustwording, preventie en goede hygiëne.

Naast strategieën die voor onmiddellijke toepassing bedoeld zijn, richt het crisismanagementteam zich ook op managementprotocollen voor verschillende toekomstige scenario’s. Het doel van het opstellen van protocollen voor toekomstig gebruik is gericht op de continuïteit van het bedrijf. Met andere woorden, het crisismanagementteam moet de huidige acties analyseren om een betere voorspelling te maken van mogelijke reacties op toekomstige crises. Meer specifiek, de protocollen en plannen moeten het volgende bevatten:

• opvolgingscontingentieplannen voor alle belangrijke leidinggevenden
• zakendoen via virtuele, video- of audiocapaciteiten
• plannen om reizen te beperken en alleen bedrijfs-kritische operaties uit te voeren
• kritieke operaties verplaatsen naar ongeschonden regio’s
• teamleden kruisopleiding geven om kritieke functies uit te voeren in het geval van een onverwachte afwezigheid of quarantaine van een ander teamlid
• bedrijfskritieke functies, processen of procedures documenteren voor onverwachte afwezigheid of quarantaine van een teamlid
• callcenter scripts en communicatie met agenten verspreiden

Ontwikkelen van een infrastructuur voor remote werken

Aan het begin van COVID-19, dat terug te voeren is op 31 december 2019, was het Chinese socialemediagebruik overspoeld door zoekopdrachten naar de frase [“remote work”](https://www.sloanreview.mit.edu/article/how-companies-can-respond-to-the- coronavirus/). Meer dan een jaar later is remote werken, ook bekend als telewerken, thuiswerken, of work from home, de “nieuwe normaal” opzet voor de meeste, zo niet alle delen van de wereld.

Veel Chinese bedrijven werden door hun autoriteiten aangemoedigd om hun arbeidsdynamiek over te zetten naar een remote werkopstelling vanuit de traditionele kantoorsfeer. Deze transformatie is mogelijk minder eenvoudig voor banen die vereisen dat de medewerker items produceert (bijvoorbeeld een baan in een shirtdrukbedrijf), dan voor medewerkers die al bekend zijn met telewerken.

Vanzij, veel banen, vooral in de productie, kunnen niet worden overgezet naar remote werk. Nieuws van XinhuaNET meldt dat slechts 33 procent van de Chinese kleine en middelgrote ondernemingen (KMO’s) in staat was gewoon door te werken tijdens de laatste week van februari 2020.

[MITSloan Management Review](https://sloanreview.mit.edu/article/how- companies-can-respond-to-the-coronavirus/) gebruikt de Chinese ervaring als model waar managers stappen kunnen ondernemen om de effectiviteit van de remote werkoptie tijdens een crisis te maximaliseren. Deze stappen omvatten:

• Sta je medewerkers toe om te telewerken. Overstappen op telewerken zal niet alleen de continuïteit van je bedrijf stimuleren, maar het helpt je werknemers ook waardevolle ervaring op te doen met de werk-vanuit-huis dynamiek. Bedrijven die onmiddellijk hun werkomgeving aanpassen naar remote werk, stellen hun werknemers in staat om de nodige impliciete kennis, planning en infrastructuur snel op te zetten, zodat ze meer operaties kunnen overnemen indien dat in de toekomst nodig wordt.
• Train je leiders. Een van de grootste klachten van werknemers over remote werken betreft het gebrek aan respect voor normale werktijden door hun leiders, managers, werkgevers en zelfs collega’s. E-mails sturen tot laat in de avond – zelfs tot 12 uur ’s nachts – is in geen geval een teken van respect voor je medewerkers. Dit benadrukt het belang van redelijke regels over wanneer leiders kunnen verwachten dat hun werknemers beschikbaar zijn – en wanneer niet.
• ‍Train je werknemers. Training van je werknemers helpt je niet alleen de bedrijfscontinuïteit op korte termijn te behouden, maar ook op de lange termijn. Het is van cruciaal belang om werknemers te identificeren en te investeren in degenen die bereid zijn het zware werk voor je bedrijf te doen, zodat je doelen worden bereikt. Enkele vragen die je jezelf moet stellen over je werknemers zijn: Hebben ze de juiste tools om effectief thuis te kunnen werken indien nodig? Zullen deze werknemers me helpen mijn bedrijf in de toekomst te runnen? Bezitten deze werknemers veel potentieel voor groei? ‍
• Ontwikkel een rampenscenario dat telewerken omvat. Hoe zal je bedrijf functioneren als de geografische locaties waar je bedrijf actief is plotseling worden afgesloten? Scenario-planning helpt je ideeën te genereren over hoe je bedrijf de grenzen van remote werken kan doorbreken. Deze artikel helpt je bij het opstellen van een scenario-plan dat je brainstormen over ideeën zal stimuleren om je operaties voort te zetten ondanks een beperkte vorm.

Reisverboden opleggen

De meeste grote bedrijven hebben reisbeperkingen ingesteld die persoonlijk en professioneel reizen onder de medewerkers beperken. Sommige bedrijven waarschuwen zelfs dat als werknemers zonder toestemming van hun superieuren reizen, ze kunnen worden gestraft en geconfronteerd met significante sancties. Over het algemeen worden deze regelingen beschouwd als “zachte verboden”, wat slechts gedeeltelijke reisbeperkingen zijn en kunnen helpen bij het vermijden van vliegen, openbaar vervoer en grote samenkomsten. Een werknemer moet ook 14 dagen in quarantaine gaan na reizen naar COVID-19 hotspots.

Er zijn ook bedrijven die “harde verboden” opleggen, vooral in gebieden meest vatbaar voor het virus. Reizen naar China, Italië, Zuid-Korea, Iran, Japan, Hong Kong en Taiwan zijn ook verboden door een aantal top bedrijven. Inderdaad, de meeste intercontinentale reizen – en, meer recentelijk, zelfs reizen in het algemeen – zijn voorlopig gestopt, tenzij deze mission-critical zijn.

Analyseren van de zakelijke impact

Senior leiders in grote bedrijven houden aanvullende vergaderingen om de zakelijke impact van de pandemie te monitoren. Een bijproduct van deze vergaderingen is de bescherming en continuïteit van de zakelijke functies van deze bedrijven. De aandachtspunten van deze bedrijfsconferenties omvatten het sluiten van faciliteiten in gebieden met hoge incidenten van COVID-19, en het overplaatsen van bepaalde zakelijke disciplines naar locaties die minder vatbaar zijn voor het Coronavirus.

Daarnaast voeren de Chief Human Resource Officers van deze bedrijven het volgende uit:

• het analyseren/voorspellen van de toekomstige impact van COVID-19;
• toezicht houden op supply chains en leveranciers voor mogelijke uitdagingen;
• het voortdurend beoordelen van supply chain- en operationeel risico;
• zoeken naar alternatieve leveranciers;
• extra middelen leveren voor personeel of betaald verlof;
• bonussen op hoog niveau verminderen of opschorten.

Communiceren op afstand

Bedrijven stimuleren tegenwoordig videogesprekken en audioconferenties via platforms zoals Skype, Zoom, Microsoft Teams, en Google Meet. In feite, zelfs telefoongesprekken worden de voorkeursmethode genoemd boven face-to-face vergaderingen. Tegelijkertijd worden samenwerkingsprojecten online uitgevoerd via software zoals Google Docs, Slack, Discord en andere online kanalen.

Frequent en betekenisvol communiceren is essentieel voor effectief zakelijk leiderschap. Om zorgen in een organisatie rondom de COVID-19 reactie te adresseren, zien bedrijven het belang van communicatie bij het rapporteren van noodzakelijke informatie onder hun medewerkers. Een groot aantal organisaties stelt FAQ-gidsen uit het Center for Disease Control and Prevention (CDC), de World Health Organization (WHO), Johns Hopkins University en lokale overheden uit om hun ondergeschikten te informeren over wat zij moeten weten in het kader van de COVID-19-pandemie.

Het kan ook van belang zijn dat, samen met deskundig advies, berichten worden gekoppeld aan oprechte gedachten, zoals het herinneren van medewerkers om informatie te verkrijgen van geloofwaardige organisaties, zekerheid te geven dat geen van hun collega’s positief getest is op het virus (indien van toepassing), medewerkers aan te sporen niet in paniek te raken of geruchten te verspreiden, en ervoor te zorgen dat de boodschap een inspirerend en strategisch narratief bevat. Bovendien zal het zeer gewaardeerd worden als je je medewerkers aanmoedigt voldoende voedsel, water, medicijnen en andere benodigdheden voor hun gezinnen in te slaan, voor het geval ze in quarantaine of schaarste terechtkomen.

Het welzijn van je medewerkers

Je medewerkers zijn je waardevolste bezit. Zij bepalen het succes of het falen van je bedrijf. Ongeacht je intelligentie als manager, zijn het je mensen die uiteindelijk het lot van je onderneming bepalen.

In een uiterst onzekere tijd, zal het je niet alleen lukken je ondergeschikten te laten weten dat, zij gewaardeerd en erkend worden in je bedrijf, maar het zal ook positieve prestatie bevorderen en hen inspireren om loyaal te blijven aan je organisatie op de lange termijn. Enkele manieren om dit in een remote setup te doen, omvatten:

• je medewerkers voorzien van betaalde en onbetaalde verlofdagen;
• een beloningsprogramma voor je medewerkers opleggen om productiviteit te stimuleren;
• je medewerkers werkruimte en technologische voorzieningen aanbieden; en
• je medewerkers voorzien van gezondheids- en welzijnstoelagen.

(LEES: Welke voordelen moet je jouw team op afstand bieden?)

De werkplek moet altijd een teamgebeurtenis zijn. Je medewerkers voeren hun taken uit en jij zorgt goed voor hen. De genoemde voordelen en privileges zijn slechts materiële bezittingen. Ze kunnen je bedrijf een klein bedrag kosten, maar de impact die ze hebben op je werknemers gaat verder dan alleen het bevorderen van loyaliteit. Ze helpen hen verzekerd te zijn dat hun bedrijf altijd oog heeft voor hun welzijn, zelfs midden in een pandemie.

De remote werkopstelling heeft tot een crisis geleid die niemand ooit had kunnen vermoeden. Bedrijven hebben gehaast om hun inkomsten te verhogen. Werknemers zijn ontslagen. Werklieden hebben hun moraal en productiviteit verloren. Kleine ondernemingen zijn stilgelegd. Niettemin loont het altijd om te leren welke maatregelen je moet nemen zodat je bedrijfsactiviteiten doorgaan te midden van de pandemie.

Neem contact met ons op via Rivermate en laten we praten over hoe wij je kunnen helpen!