De situatie van thuiswerken veroorzaakt door COVID-19 heeft een tol geëist van elk bedrijf. Ongeacht de grootte, locatie, of het type industrie waartoe het bedrijf behoort, wordt elk bedrijf geconfronteerd met de uitdaging om hun inkomsten te verhogen en hun handel levend te houden.

De administratieve teams van deze bedrijven hebben gehaast strategieën en beleidslijnen ontwikkeld die nodig zijn om hun werknemers, klanten en belanghebbenden te beschermen te midden van een onzekere tijd. Deze strategieën zouden bovendien de impact van de pandemie, inclusief en vooral de onstabiele en volatiele markt, moeten beperken.

Dit artikel beoordeelt hoe de grootste ondernemingen reageren op de verslechterende economische crisis die gepaard gaat met de pandemiesituatie. Lees verder om te leren over deze manieren:

Het vormen van crisismanagementteams

Een studie geleid door Larry Edmond, managing director van analytisch en adviesbureau Gallup, noemde de Coronavirus-gerelateerde reacties die worden nagestreefd door 100 grote organisaties. Deze organisaties behoren allemaal tot de ronde tafel van de Chief Human Resources Officers (CHRO) van het bedrijf. Gemiddeld bereiken de 100 ondernemingen in de studie 80.000 werknemers en beschikken zij over $27 miljard aan jaarlijkse omzet.

De studie stelde: “De meeste organisaties hebben crisismanagementteams, taskforces of commissies opgericht met een respons die afgestemd is op specifieke geografische regio’s.” Deze crisismanagementgroepen komen regelmatig bijeen om te bespreken hoe het bedrijf de impact van toekomstige crises en noodgevallen beter kan verlichten.

Bovendien is een crisismanagementteam belast met het formuleren van beleidslijnen en het voorzien in informatie voor de leden van de directie en frontline werknemers over onderwerpen zoals bewustwording, preventie en goede hygiëne.

Naast strategieën bedoeld voor onmiddellijk gebruik, richt het crisismanagementteam zich ook op managementprotocollen voor verschillende toekomstige scenario’s. Het doel van het opstellen van protocollen voor toekomstig gebruik is gericht op de continuïteit van het bedrijf. Met andere woorden, het crisismanagementteam moet de huidige acties analyseren om toekomstige reacties op crises beter te kunnen voorspellen. Meer specifiek moeten de protocollen en plannen het volgende bevatten:

• contingency-plannen voor opvolging van alle belangrijke leidinggevenden
• zakendoen via virtuele, video- of audiomogelijkheden
• plannen om reizen te beperken en alleen bedrijfs-kritische operaties uit te voeren
• kritische operaties verplaatsen naar onaangetaste regio’s
• cross-trainen van teamleden om essentiële functies uit te voeren in geval van onverwachte afwezigheid of quarantaine van een ander teamlid
• documenteren van bedrijfs-kritische functies, processen of procedures in geval van een onverwachte afwezigheid of quarantaine van een teamlid
• verspreiden van scripts voor callcenters en communicatie met agenten

Het ontwikkelen van een infrastructuur voor remote werken

Bij het begin van COVID-19, dat terug te voeren is tot 31 december 2019, werd de Chinese social media overspoeld met zoekopdrachten naar de uitdrukking “remote work”. Meer dan een jaar later is thuiswerken, ook wel telewerken, werken vanuit huis of thuiswerk genoemd, de “nieuwe normaal” situatie voor de meeste, zo niet alle, mensen wereldwijd.

Veel Chinese bedrijven werden door hun autoriteiten aangemoedigd om hun werkdynamiek te transformeren naar een thuiswerkopstelling vanuit de traditionele kantoorsfeer. Deze transformatie is mogelijk minder eenvoudig voor banen die vereisen dat de werknemer items produceert (bijvoorbeeld een baan in een shirtdrukbedrijf), dan voor werknemers die al gewend zijn aan telewerken.

Natuurlijk kunnen veel banen, vooral die in de productie, niet worden omgezet naar thuiswerk. Nieuws van XinhuaNET meldt dat slechts 33 procent van de Chinese kleine en middelgrote ondernemingen (KMO's) in staat was om normale bedrijfsactiviteiten voort te zetten tijdens de laatste week van februari 2020.

MITSloan Management Review gebruikt de Chinese ervaring als voorbeeld waaruit managers stappen kunnen zetten om de effectiviteit van de thuiswerkmogelijkheid tijdens een crisis te maximaliseren. Deze stappen omvatten onder andere:

• Sta je werknemers toe om te telewerken. Overstappen op telewerken zal niet alleen de continuïteit van je bedrijf bevorderen, maar helpt je werknemers ook om waardevolle ervaring op te doen op het gebied van thuiswerken. Bedrijven die onmiddellijk hun werkopstelling aanpassen naar thuiswerken, zorgen ervoor dat hun werknemers de benodigde tacit kennis, planning en infrastructuur hebben om snel meer operaties over te schakelen indien dat in de toekomst nodig zou worden.
• Train je leiders. Een van de grootste klachten van werknemers over thuiswerken is het gebrek aan respect voor normale werktijden door hun leiders, managers, werkgevers en zelfs collega’s. E-mails sturen tot 12 uur ’s nachts is zeker geen teken van respect voor je ondergeschikten. Dit onderstreept het belang van redelijke regels over wanneer leiders kunnen verwachten dat hun werknemers beschikbaar zijn — en wanneer niet.
• ‍Train je werknemers. Het trainen van je werknemers zal je helpen de bedrijfscontinuïteit niet alleen voor korte termijn, maar ook voor de lange termijn te waarborgen. Het is cruciaal om werknemers te identificeren en te investeren in werknemers die bereid zijn om het vuile werk voor je bedrijf te doen, zodat je doelen worden bereikt. Enkele vragen die je over je werknemers moet stellen: Hebben zij de juiste tools om effectief thuis te kunnen werken indien nodig? Zullen deze werknemers me helpen mijn bedrijf in de toekomst te runnen? Bezitten deze werknemers een hoog groeipotentieel? ‍
• Ontwikkel een scenario voor rampen dat telewerken omvat. Hoe zal je bedrijf functioneren als de geografische locaties waar je bedrijf actief is plotseling in lockdown worden geplaatst? Scenario-planning helpt je ideeën te genereren over hoe je bedrijf de grenzen van thuiswerken kan doorbreken. Deze artikel helpt je een scenario-plan op te stellen dat je brainstormen over ideeën stimuleert om je operaties voort te zetten ondanks een beperkte vorm.

Reisverboden opleggen

De meeste grote bedrijven hebben reisbeperkingen opgelegd die persoonlijk en professioneel reizen onder werknemers beperken. Sommige bedrijven waarschuwen zelfs dat werknemers die reizen zonder toestemming van hun leidinggevenden, gesanctioneerd kunnen worden. Over het algemeen worden deze regels beschouwd als “zachte verboden”, wat slechts gedeeltelijke reisbeperkingen betekent en kan helpen om luchtverkeer, openbaar vervoer en grote bijeenkomsten te vermijden. Een werknemer moet ook 14 dagen in quarantaine na reizen naar COVID-19-hotspots.

Er zijn ook bedrijven die “harde verboden” opleggen, vooral in gebieden die het meest vatbaar zijn voor het virus. Reizen naar China, Italië, Zuid-Korea, Iran, Japan, Hong Kong en Taiwan zijn door veel topbedrijven verboden. Inderdaad, de meeste intercontinentale reizen — en recent ook reizen in het algemeen — zijn voorlopig gestopt, tenzij ze cruciaal voor de missie zijn.

Analyseren van zakelijke impact

Senior leiders van grote bedrijven houden aanvullende bijeenkomsten om de bedrijfsimpact van de pandemie te monitoren. Een gevolg hiervan is de bescherming en het voortbestaan van de bedrijfsfuncties van deze bedrijven. De focuspunten van deze bedrijfskonferenties omvatten het sluiten van faciliteiten in gebieden met een hoge incidentie van COVID-19 en het overplaatsen van bepaalde bedrijfsdisciplines naar locaties die minder vatbaar zijn voor het Coronavirus.

Daarnaast voeren de Chief Human Resource Officers van deze bedrijven het volgende uit:

• analyseren/voorspellen van de potentiële impact van COVID-19 in de toekomst;
• monitoren van supply chains en leveranciers op potentiële problemen;
• voortdurend beoordelen van risico’s in de supply chain en operaties;
• zoeken naar alternatieve leveranciers;
• extra middelen bieden voor personeel of betaalde verlof;
• bonussen op senior niveau verminderen of opschorten.

Communiceren op afstand

Bedrijven moedigen vandaag videoconferenties en audioconferenties aan via platforms zoals Skype, Zoom, Microsoft Teams en Google Meet. Zelfs telefoongesprekken worden favoriet als communicatiemiddel in plaats van face-to-face vergaderingen. Tegelijkertijd worden samenwerkingsprojecten online uitgevoerd via software zoals Google Docs, Slack, Discord en andere online kanalen.

Frequent en betekenisvol communiceren is essentieel voor effectief bedrijfsleiderschap. Om bezorgdheden over de COVID-19 reactie van een organisatie aan te pakken, bekijken bedrijven het belang van communicatie bij het rapporteren van noodzakelijke informatie onder haar werknemers. Veel organisaties geven Frequently-Asked-Questions (FAQ) gidsen uit van het Center for Disease Control and Prevention (CDC), de Wereldgezondheidsorganisatie (WHO), Johns Hopkins Universiteit en lokale overheden om hun ondergeschikten te informeren over wat ze moeten weten in verband met de COVID-19 pandemie.

Het is mogelijk ook belangrijk dat, naast deskundig advies, berichten worden ondersteund door oprechte gedachten zoals het herinneren van werknemers om informatie te verkrijgen van geloofwaardige organisaties, hen verzekeren dat geen van hun collega’s positief getest is op het virus (indien van toepassing), werknemers aansporen niet in paniek te raken of geruchten te verspreiden, en te zorgen dat de boodschap een inspirerend en strategisch verhaal bevat. Bovendien wordt het zeer gewaardeerd dat je je werknemers aanmoedigt om voldoende voedsel, water, medicijnen en andere essentiële spullen voor hun familie te verkrijgen in geval van quarantaine of schaarste.

Het welzijn van je mensen

Je mensen zijn je belangrijkste bezit. Zij bepalen het succes of falen van je bedrijf. Hoe intelligent je als manager ook bent, het is uiteindelijk je personeel dat het lot van je onderneming in handen heeft.

In een uiterst onzekere tijd zal het niet alleen vruchtbaar zijn je ondergeschikten te laten weten dat ze gewaardeerd en gewaardeerd worden in je bedrijf, maar het zal ook zorgen voor positieve prestaties en hen inspireren om loyaal te blijven aan je organisatie op lange termijn. Enkele manieren om dit te doen in een remote setup zijn:

• je werknemers betaalde en onbetaalde verlof geven;
• een beloningsprogramma invoeren om productiviteit te stimuleren;
• je werknemers werkruimte en technologische hulpmiddelen bieden; en
• je werknemers een gezondheids- en welzijnsbudget aanbieden.

(LEES: Welke voordelen zou je je remote team moeten bieden?)

De werkplek moet altijd een teamgeoriënteerde zaak zijn. Je werknemers voeren hun rollen uit en jij zorgt goed voor hen. De genoemde voordelen en privileges zijn slechts materiële bezittingen. Ze kunnen je bedrijf een kleine investering kosten, maar de impact die ze op je werknemers hebben, gaat verder dan alleen het bevorderen van loyaliteit. Ze helpen hen verzekeren dat hun bedrijf altijd op zoek is naar hun welzijn, zelfs in een pandemie.

Vooruitgang boeken

De thuiswerk-opstelling heeft een crisis veroorzaakt die niemand ooit had kunnen bedenken dat zou gebeuren. Bedrijven haasten zich om hun inkomsten te verhogen. Werknemers worden ontslagen. Werknemers hebben hun moraal en productiviteit verloren. Kleine ondernemingen liggen stil. Desalniettemin loont het altijd om te leren welke maatregelen je moet nemen om je bedrijfsactiviteiten voort te zetten tijdens de pandemie.

Neem contact met ons op via Rivermate en laten we praten over hoe wij je kunnen helpen!