De situatie van thuiswerken veroorzaakt door COVID-19 heeft een zware tol geëist van elk bedrijf. Ongeacht de grootte, locatie of in welke industrie het bedrijf zich bevindt, elk bedrijf is druk bezig om hun inkomsten te verhogen en hun handel levend te houden.

De administratieve teams van deze bedrijven hebben haastig strategieën en beleidsmaatregelen opgesteld die nodig zijn om hun werknemers, klanten en belanghebbenden te beschermen in een onzekere tijd. Deze strategieën moeten bovendien de impact van de pandemie verminderen, inclusief en vooral de onstabiele en volatiele markt.

Dit artikel beoordeelt hoe de grootste ondernemingen reageren op de verslechterende economische crisis die gepaard gaat met de pandemiesituatie. Lees verder om meer te leren over deze manieren:

Vorming van Crisismanagementteams

Een onderzoek onder leiding van Larry Edmond, managing director van het analyse- en adviesbureau Gallup, somde de Coronavirus-gerelateerde reacties op die werden nagestreefd door 100 grote organisaties. Deze organisaties zijn allemaal lid van de CHRO-ronde tafel van het bureau. Gemiddeld hebben de 100 ondernemingen in het onderzoek 80.000 werknemers in dienst en hebben ze een jaarlijkse omzet van $27 miljard.

Het onderzoek citeerde: “De meeste organisaties hebben crisismanagementteams, taskforces of commissies opgericht met een reactie die is afgestemd op specifieke geografische regio's.” Deze crisismanagementgroepen komen regelmatig bijeen om te bespreken hoe het bedrijf de impact van toekomstige crises en noodsituaties beter kan verlichten.

Bovendien is een crisismanagementteam belast met het formuleren van beleid en het verstrekken van informatie aan de leidinggevenden en frontliniewerkers over onderwerpen zoals bewustwording, preventie en goede hygiëne.

Naast strategieën die bedoeld zijn voor onmiddellijk gebruik, richt het crisismanagementteam zich ook op beheersprotocollen voor verschillende toekomstige scenario's. Het doel van het opstellen van protocollen voor toekomstig gebruik is gericht op de continuïteit van het bedrijf. Met andere woorden, het crisismanagementteam moet huidige acties analyseren om beter mogelijke reacties op toekomstige crises te voorspellen. Meer in het bijzonder moeten de protocollen en plannen het volgende omvatten:

• opvolgingsnoodplannen voor alle belangrijke leidinggevenden
• zakendoen met behulp van virtuele, video- of audiomogelijkheden
• plannen om reizen te beperken en deze bedrijfskritische operaties alleen te verminderen
• verplaatsen van kritieke operaties naar niet-getroffen regio's
• cross-training van teamleden om kritieke functies uit te voeren in het geval van een onverwachte afwezigheid of quarantaine van een ander teamlid
• documenteren van bedrijfskritische functies, processen of procedures in het geval van een onverwachte afwezigheid of quarantaine van een teamlid
• verspreiden van callcenter scripts en agentcommunicatie

Ontwikkelen van een Infrastructuur voor Thuiswerken

Bij het begin van COVID-19, dat teruggaat tot 31 december 2019, werd de Chinese sociale media overspoeld met zoekopdrachten naar de term “thuiswerken”. Meer dan een jaar later is thuiswerken, ook wel telewerken, werken-vanuit-huis of thuiswerken genoemd, de “nieuwe norm” geworden voor de meeste, zo niet alle, van de wereld.

Veel Chinese bedrijven werden door hun autoriteiten aangemoedigd om hun werkdynamiek over te schakelen naar een thuiswerksituatie in plaats van de traditionele kantoorwerkomgeving. Deze transformatie is misschien niet zo eenvoudig voor banen die vereisen dat de werknemer items produceert (bijv. een baan in een T-shirt bedrukking bedrijf) als voor werknemers die al gewend zijn aan telewerken.

Het is duidelijk dat veel banen, met name die in de productie, niet kunnen worden omgezet naar thuiswerken. Nieuws van XinhuaNET meldt dat slechts 33 procent van de Chinese kleine en middelgrote ondernemingen (KMO's) in staat was om normale werkactiviteiten voort te zetten tijdens de laatste week van februari 2020.

MITSloan Management Review gebruikt de Chinese ervaring als een model waaruit managers stappen kunnen ondernemen om de effectiviteit van de thuiswerkoptie tijdens een crisis te maximaliseren. Deze stappen omvatten het volgende:

• Sta uw werknemers toe om te telewerken. Overstappen naar telewerken zal niet alleen de continuïteit van uw bedrijf aanmoedigen, maar het helpt uw werknemers ook om aanzienlijke ervaring op te doen met de thuiswerkdynamiek. Bedrijven die hun werkomgeving onmiddellijk omzetten naar thuiswerken, stellen hun werknemers in staat om de nodige impliciete kennis, planning en infrastructuur op te zetten om snel meer operaties over te schakelen als dat in de toekomst nodig zou zijn.
• Train uw leiders. Een van de grootste klachten van werknemers over thuiswerken wijst op het gebrek aan respect voor normale werktijden van hun leiders, managers, werkgevers en zelfs collega's. E-mails versturen zo laat als 12 uur 's nachts is op geen enkele manier een teken van respect voor uw ondergeschikten. Dit impliceert het belang van verstandige regels over wanneer leiders verwachten dat hun werknemers beschikbaar zijn—en wanneer niet.
• ‍Train uw werknemers. Het trainen van uw werknemers zal u helpen om de continuïteit van het bedrijf niet alleen voor een korte periode, maar op lange termijn te behouden. Het is cruciaal om werknemers te identificeren en te investeren in werknemers die bereid zijn om het vuile werk voor uw bedrijf te doen, zodat uw doelen worden bereikt. Enkele vragen om te stellen over uw werknemers zijn: Hebben ze de tools om effectief vanuit huis te werken als dat nodig is? Zullen deze werknemers mij helpen mijn bedrijf in de toekomst te runnen? Hebben deze werknemers een groot potentieel voor groei? ‍
• Ontwikkel een rampscenario dat telewerken omvat. Hoe zal uw bedrijf opereren als de geografische locaties waar uw bedrijf opereert plotseling in lockdown worden geplaatst? Scenario planning zal u helpen ideeën te genereren over hoe uw bedrijf de grenzen van thuiswerken zou kunnen trotseren. Dit artikel zal u helpen een scenario plan samen te stellen dat uw brainstormen van ideeën zou moeten starten die u zullen helpen uw operaties te hervatten ondanks een beperkte vorm.

Reisvereisten Opleggen

De meeste grote bedrijven hebben reisbeperkingen opgelegd die persoonlijke en professionele reizen onder de werknemers in een bedrijf beperken. Sommige bedrijven waarschuwden zelfs dat als hun werknemers zonder toestemming van hun superieuren reizen, ze gestraft en geconfronteerd kunnen worden met aanzienlijke sancties. Over het algemeen worden deze regels beschouwd als “zachte verboden”, die slechts gedeeltelijke reisbeperkingen zijn en kunnen helpen om vliegreizen, openbaar vervoer en grote bijeenkomsten te vermijden. Een werknemer moet ook 14 dagen in quarantaine worden geplaatst na reizen naar COVID-19 hotspots.

Er zijn ook bedrijven die “harde verboden” opleggen, vooral die in gebieden die het meest vatbaar zijn voor het virus. Reizen naar China, Italië, Zuid-Korea, Iran, Japan, Hong Kong en Taiwan zijn ook verboden door een groot aantal topbedrijven. Inderdaad, de meeste intercontinentale reizen—en, meer recentelijk, zelfs reizen in het algemeen—zijn voorlopig gestopt, tenzij deze van cruciaal belang zijn voor de missie.

Analyseren van Bedrijfseffecten

Senior leiders in grote bedrijven houden aanvullende vergaderingen die gericht zijn op het monitoren van de bedrijfseffecten veroorzaakt door de pandemische situatie. Een bijproduct van deze vergaderingen is de bescherming en duurzaamheid van de bedrijfsfuncties van deze bedrijven. De aandachtspunten van deze bedrijfsconferenties omvatten het sluiten van faciliteiten in gebieden met hoge incidenties van COVID-19 en het verplaatsen van sommige bedrijfsdisciplines naar locaties die minder vatbaar zijn voor het Coronavirus.

Daarnaast voeren de Chief Human Resource Officers van deze bedrijven het volgende uit:

• analyseren/voorspellen van de verwachte impact van COVID-19 in de toekomst;
• monitoren van toeleveringsketens en leveranciers voor potentiële uitdagingen;
• beoordelen van risico's in de toeleveringsketen en operationele risico's op een doorlopende basis;
• zoeken naar alternatieve leveranciers;
• verstrekken van extra middelen voor personeel of betaald verlof;
• verminderen of opschorten van bonussen op senior niveaus.

Communiceren op Afstand

Bedrijven vandaag de dag moedigen video- en audioconferenties aan via platforms zoals Skype, Zoom, Microsoft Teams en Google Meet. In feite worden zelfs telefoongesprekken geprefereerd als communicatiemiddel in plaats van persoonlijke vergaderingen. Tegelijkertijd worden samenwerkingsprojecten online uitgevoerd via software zoals Google Docs, Slack, Discord en andere online kanalen.

Frequent en betekenisvol communiceren is noodzakelijk in effectief zakelijk leiderschap. Om zorgen in de COVID-19-reactie van een organisatie, beleid, advies en protocollen aan te pakken, kijken bedrijven naar het belang van communicatie bij het rapporteren van noodzakelijke informatie onder hun werknemers. Een groot aantal organisaties geeft Frequently-Asked-Questions (FAQ) gidsen uit van het Center for Disease Control and Prevention (CDC), de Wereldgezondheidsorganisatie (WHO), Johns Hopkins University en lokale overheden om hun ondergeschikten te informeren over wat ze moeten weten met betrekking tot de COVID-19 pandemie.

Het kan ook belangrijk zijn dat, samen met deskundig advies, berichten worden gekoppeld aan oprechte gedachten zoals het herinneren van werknemers om informatie te verkrijgen van geloofwaardige organisaties, hen te verzekeren dat geen van hun collega-werknemers positief is getest op het virus (waar van toepassing), werknemers aan te moedigen niet in paniek te raken of geruchten te verspreiden, en ervoor te zorgen dat het bericht een inspirerend en strategisch verhaal heeft. Daarnaast zal het aanmoedigen van uw werknemers om voldoende voedsel, water, medicijnen en andere benodigdheden voor hun gezinnen te verkrijgen in geval van quarantaine of schaarste zeer gewaardeerd worden.

Het Welzijn van Uw Mensen

Uw mensen zijn uw belangrijkste bezit. Zij bepalen het succes of falen van uw bedrijf. Ongeacht uw intelligentie als manager, het zijn uw mensen die uiteindelijk het lot van uw onderneming bepalen.

In een uiterst onzekere tijd, uw ondergeschikten laten weten dat ze gewaardeerd en gewaardeerd worden in uw bedrijf zal niet alleen positieve prestaties bevorderen, maar het zal hen inspireren om op de lange termijn loyaal te zijn aan uw organisatie. Enkele manieren om dit te doen in een thuiswerksituatie zijn:

• Uw werknemers betaald en onbetaald verlof geven;
• Een beloningsprogramma opleggen voor uw werknemers om productiviteit aan te moedigen;
• Uw werknemers werkruimte en technologiebenodigdheden aanbieden; en
• Uw werknemers gezondheids- en welzijnsvergoedingen geven.

(LEES: Welke Voordelen Moet U Uw Thuiswerkteam Bieden?)

De werkplek moet altijd een teambedrijf zijn. Uw werknemers voeren hun taken uit en u zorgt goed voor hen. De genoemde voordelen en privileges zijn slechts materiële bezittingen. Deze kunnen uw bedrijf een klein bedrag kosten, maar de impact die het heeft op uw werknemers gaat verder dan alleen loyaliteit cultiveren. Deze helpen hen te verzekeren dat hun bedrijf altijd op zoek is naar hun welzijn, zelfs midden in een pandemie.

Vooruitgang Boeken

De thuiswerksituatie bracht een crisis met zich mee die niemand ooit had gedacht dat mogelijk was. Bedrijven haastten zich om hun inkomsten te verhogen. Werknemers zijn ontslagen. Werknemers hebben hun moraal en productiviteit verloren. Kleine ondernemingen zijn tot stilstand gekomen. Niettemin loont het altijd om te leren over welke maatregelen u moet nemen om uw bedrijf zijn activiteiten te laten voortzetten te midden van de pandemie.

Neem contact met ons op bij Rivermate en laten we praten over hoe we u kunnen helpen!