De situatie van thuiswerken veroorzaakt door COVID-19 heeft een tol geëist van elk bedrijf. Ongeacht de grootte, locatie of het type industrie waartoe het bedrijf behoort, blijft elk bedrijf zich inspannen om hun inkomsten te verhogen en hun handel levend te houden.

De administratieve teams van deze bedrijven hebben haastig strategieën en beleidslijnen opgesteld die nodig zijn om hun werknemers, klanten en belanghebbenden te beschermen te midden van een onzekere periode. Deze strategieën zouden bovendien de impact van de pandemie, inclusief en vooral de onstabiele en volatiele markt, moeten beperken.

Dit artikel beoordeelt hoe de grootste ondernemingen reageren op de verslechterende economische crisis die gepaard gaat met de pandemiesituatie. Lees verder om meer te leren over deze manieren:

Vorming van Crisismanagementteams

Een studie geleid door Larry Edmond, managing director van analytiek- en adviesbureau Gallup, noemde de Coronavirus-gerelateerde reacties die door 100 grote organisaties worden nagestreefd. Bijgevolg zijn deze organisaties allemaal lid van de Chief Human Resources Officers (CHRO) roundtable van het bedrijf. Gemiddeld hebben de 100 ondernemingen in de studie 80.000 werknemers in dienst en prijken ze met een jaarlijkse omzet van $27 miljard.

De studie citeerde: “De meeste organisaties hebben crisismanagementteams, taskforces of commissies opgericht met een reactie op maat voor specifieke geografische regio’s.” Deze crisismanagementgroepen komen regelmatig bijeen om te bespreken hoe het bedrijf de impact van toekomstige crises en noodgevallen beter kan verzachten.

Bovendien is een crisismanagementteam belast met het formuleren van beleidslijnen en het verstrekken van informatie aan de leidinggevenden en frontlinie-werknemers over onderwerpen zoals bewustwording, preventie en goede hygiëne.

Naast strategieën die voor onmiddellijke gebruik bedoeld zijn, richt het crisismanagementteam zich ook op managementprotocollen voor verschillende toekomstige scenario’s. Het doel van het opstellen van protocollen voor toekomstig gebruik is gericht op de continuïteit van het bedrijf. Met andere woorden, het crisismanagementteam zou huidige acties moeten analyseren om mogelijke reacties op toekomstige crises beter te kunnen voorspellen. Meer specifiek moeten de protocollen en plannen het volgende omvatten:

• opvolgingscontingentieplannen voor alle belangrijke leidinggevenden
• zakendoen via virtuele, video- of audiomogelijkheden
• plannen voor het beperken van reizen en het beperken tot alleen bedrijfskritische operaties
• het verplaatsen van kritieke operaties naar onaangetaste regio’s
• cross-training van teamleden om kritieke functies uit te voeren in geval van een onverwachte afwezigheid of quarantaine van een ander teamlid
• documentatie van bedrijfskritische functies, processen of procedures in geval van een onverwachte afwezigheid of quarantaine van een teamlid
• verspreiding van scripts voor callcenters en communicatie met agenten

Het ontwikkelen van een infrastructuur voor remote werken

Vanaf het begin van COVID-19, dat terug te voeren is op 31 december 2019, was het Chinese social media overstelpt met zoekopdrachten naar de uitdrukking “remote work”. Meer dan een jaar later is remote werken, ook bekend als telewerken, thuiswerken of thuiswerken, de “nieuwe normaal” opzet voor de meeste, zo niet alle, mensen wereldwijd.

Veel Chinese bedrijven werden door hun autoriteiten aangemoedigd om hun werkdynamiek te verschuiven naar een remote werkopzet van de traditionele kantooromgeving. Deze transformatie is mogelijk niet zo eenvoudig voor banen die vereisen dat de werknemer items produceert (bijvoorbeeld een baan in een kledingdrukbedrijf), in tegenstelling tot werknemers die al gewend zijn aan telewerken.

Natuurlijk kunnen veel banen, vooral die in de productie, niet worden overgezet naar remote werken. Nieuws van XinhuaNET meldt dat slechts 33 procent van de Chinese kleine en middelgrote ondernemingen (KMO’s) in staat was om tijdens de laatste week van februari 2020 normaal door te blijven werken.

MITSloan Management Review gebruikt de Chinese ervaring als een model waaruit managers stappen kunnen nemen om de effectiviteit van de remote werkoptie tijdens een crisis te maximaliseren. Deze stappen omvatten onder andere:

• Sta je werknemers toe om te telewerken. Overgaan op telewerken zal niet alleen de continuïteit van je bedrijf bevorderen, maar helpt je werknemers ook om waardevolle ervaring op te doen met de dynamiek van thuiswerken. Bedrijven die onmiddellijk hun werkopzet aanpassen naar remote werken, zorgen ervoor dat hun werknemers de nodige impliciete kennis, planning en infrastructuur in huis hebben om snel meer operaties te kunnen overnemen indien dat in de toekomst nodig blijkt te zijn.
• Train je leiders. Een van de grootste klachten van werknemers over remote werken betreft het gebrek aan respect voor normale werktijden door hun leiders, managers, werkgevers en zelfs collega’s. E-mails sturen tot laat in de nacht is in geen geval een teken van respect voor je ondergeschikten. Dit onderstreept het belang van redelijke regels over wanneer leiders mogen verwachten dat hun werknemers beschikbaar zijn — en wanneer niet.
• ‍Train je werknemers. Het trainen van je werknemers helpt je niet alleen om de bedrijfscontinuïteit voor korte termijn te behouden, maar ook op lange termijn. Het is cruciaal om werknemers te identificeren en te investeren in degenen die bereid zijn het vuile werk voor je bedrijf te doen, zodat je doelen worden bereikt. Enkele vragen die je over je werknemers kunt stellen zijn: Hebben ze de juiste tools om effectief thuis te werken indien nodig? Zullen deze werknemers me helpen mijn bedrijf in de toekomst te runnen? Bezitten deze werknemers een groot groeipotentieel? ‍
• Ontwikkel een rampenscenario dat telewerken omvat. Hoe zal je bedrijf opereren als de geografische locaties waar je bedrijf actief is plotseling op slot worden gezet? Scenario-planning helpt je ideeën te genereren over hoe je bedrijf de grenzen van remote werken kan doorbreken. Deze artikel helpt je een scenario-plan op te stellen dat je brainstormen over ideeën zal stimuleren die je helpen je operaties te hervatten ondanks een beperkte vorm.

Het opleggen van reisvereisten

De meeste grote bedrijven hebben reisbeperkingen opgelegd die persoonlijk en professioneel reizen onder werknemers beperken. Sommige bedrijven waarschuwen zelfs dat als hun werknemers zonder toestemming van hun leidinggevenden reizen, ze kunnen worden gestraft en onderworpen aan aanzienlijke sancties. Over het algemeen worden deze regels beschouwd als “zachte verboden”, wat slechts gedeeltelijke reisbeperkingen zijn en kunnen helpen om luchtvaart, openbaar vervoer en grote bijeenkomsten te vermijden. Een werknemer moet ook 14 dagen in quarantaine worden geplaatst na reizen naar COVID-19-hotspots.

Er zijn ook bedrijven die “harde verboden” opleggen, vooral die in gebieden die het meest vatbaar zijn voor het virus. Reizen naar China, Italië, Zuid-Korea, Iran, Japan, Hong Kong en Taiwan zijn ook verboden door een aanzienlijk aantal top- bedrijven. Inderdaad, de meeste intercontinentale reizen — en, meer recentelijk, zelfs reizen in het algemeen — zijn voorlopig gestopt, tenzij deze mission-critical zijn.

Analyseren van de bedrijfsimpact

Senior leiders in grote bedrijven houden aanvullende vergaderingen die gericht zijn op het monitoren van de bedrijfsimpact veroorzaakt door de pandemische situatie. Een bijproduct van deze vergaderingen is de bescherming en duurzaamheid van de bedrijfsfuncties van deze bedrijven. De aandachtspunten van deze bedrijfsconferenties omvatten het sluiten van faciliteiten in gebieden met hoge incidentie van COVID-19, en het overplaatsen van enkele bedrijfsdisciplines naar locaties die minder vatbaar zijn voor het Coronavirus.

Daarnaast voeren de Chief Human Resource Officers van deze bedrijven het volgende uit:

• analyseren/voorspellen van de potentiële impact van COVID-19 in de toekomst;
• monitoren van toeleveringsketens en leveranciers voor mogelijke uitdagingen;
• beoordelen van risico’s in de toeleveringsketen en operaties op een doorlopend basis;
• zoeken naar alternatieve leveranciers;
• extra middelen leveren voor personeel of betaald verlof;
• bonussen op senior niveau verminderen of opschorten.

Communiceren op afstand

Bedrijven moedigen tegenwoordig videoconferenties en audioconferenties aan via platforms zoals Skype, Zoom, Microsoft Teams en Google Meet. Zelfs telefoongesprekken worden liever gebruikt als communicatiemiddel in plaats van face-to-face vergaderingen. Tegelijkertijd worden samenwerkingsprojecten online uitgevoerd via software zoals Google Docs, Slack, Discord en andere online kanalen.

Frequent en betekenisvol communiceren is essentieel voor effectief bedrijfsleiderschap. Om zorgen over de COVID-19-reactie van een organisatie aan te pakken, zien bedrijven het belang in van communicatie bij het rapporteren van noodzakelijke informatie onder haar werknemers. Een groot aantal organisaties verspreidt veelgestelde vragen (FAQ)-gidsen van het Center for Disease Control and Prevention (CDC), de Wereldgezondheidsorganisatie (WHO), Johns Hopkins University en lokale overheden om hun ondergeschikten te informeren over wat ze moeten weten in verband met de COVID-19-pandemie.

Het kan ook belangrijk zijn dat, naast deskundig advies, berichten worden vergezeld door oprechte gedachten zoals het herinneren van werknemers om informatie te verkrijgen van geloofwaardige organisaties, hen verzekeren dat geen van hun collega’s positief is getest op het virus (indien van toepassing), werknemers aansporen niet in paniek te raken of geruchten te verspreiden, en ervoor zorgen dat de boodschap een inspirerend en strategisch verhaal bevat. Bovendien wordt het zeer gewaardeerd als je je werknemers aanmoedigt voldoende voedsel, water, medicijnen en andere essentiële benodigdheden voor hun families te verkrijgen in geval van quarantaine of schaarste.

Het welzijn van je mensen

Je mensen zijn je belangrijkste bezit. Zij bepalen het succes of falen van je bedrijf. Ongeacht je intelligentie als manager, zijn het uiteindelijk je mensen die het lot van je onderneming bepalen.

In een uiterst onzekere tijd zal het niet alleen leiden tot positieve prestaties als je je ondergeschikten laat weten dat ze gewaardeerd en gewaardeerd worden in je bedrijf, maar het zal hen ook inspireren om loyaal te blijven aan je organisatie op de lange termijn. Enkele manieren om dit te doen in een remote setup zijn:

• Je werknemers voorzien van betaald en onbetaald verlof;
• Een beloningsprogramma invoeren om productiviteit te stimuleren;
• Je werknemers werkruimte en technologische benodigdheden aanbieden;
• Je werknemers voorzien van gezondheids- en welzijnsvergoedingen.

(LEES: Welke voordelen moet je bieden aan je remote team?)

De werkplek moet altijd een teamgebeuren zijn. Je werknemers vervullen hun rollen en jij zorgt goed voor hen. De genoemde voordelen en privileges zijn slechts materiële bezittingen. Ze kunnen je bedrijf een kleine hoeveelheid geld kosten, maar de impact die ze hebben op je werknemers gaat verder dan alleen het cultiveren van loyaliteit. Ze helpen hen te verzekeren dat hun bedrijf altijd uitkijkt naar hun welzijn, zelfs in het midden van een pandemie.

Vooruitgang boeken

De opzet van thuiswerken bracht een crisis teweeg die niemand ooit had kunnen voorzien dat zou plaatsvinden. Bedrijven haastten zich om hun inkomsten te verhogen. Werknemers werden ontslagen. Werknemers verloren moraal en productiviteit. Kleine ondernemingen werden stilgelegd. Desalniettemin betaalt het zich altijd uit om te leren welke maatregelen je moet nemen zodat je bedrijf zijn operaties kan voortzetten te midden van de pandemie.

Neem contact met ons op bij Rivermate en laten we praten over hoe wij je kunnen helpen!