De thuiswerk-situatie veroorzaakt door COVID-19 heeft een tol geëist van elk bedrijf. Ongeacht de grootte, locatie, of het soort industrie waartoe het bedrijf behoort, elk bedrijf is in de war om hun inkomsten op peil te brengen en hun handel levend te houden.

De administratieve teams van deze bedrijven hebben haastig strategieën en beleidslijnen opgesteld die nodig zijn om hun medewerkers, klanten en belanghebbenden te beschermen in deze onzekere tijden. Deze strategieën zouden bovendien de impact van de pandemie, inclusief en vooral de onstabiele en volatiele markt, moeten beperken.

Dit artikel beoordeelt hoe de grootste ondernemingen reageren op de verslechterende economische crisis die gepaard gaat met de pandemische situatie. Lees verder om meer te leren over deze manieren:

Crisisteam Formation

Een studie geleid door Larry Edmond, managing director van analytics en adviesbureau Gallup, somde de coronavirus-gerelateerde reacties op die 100 grote organisaties nastreefden. Als gevolg hiervan zijn al deze organisaties lid van de rondetafel van de Chief Human Resources Officers (CHRO) van het bedrijf. Gemiddeld werken de 100 onderzochte ondernemingen met 80.000 werknemers en beschikken ze over $27 miljard aan jaarlijkse omzet.

De studie citeerde: “De meeste organisaties hebben crisisteams, task forces of commissies opgericht met een reactie op maat voor specifieke geografische regio's.” Deze crisisteams komen regelmatig bijeen om te bespreken hoe het bedrijf de impact van toekomstige crises en contingenties beter kan verlichten.

Bovendien is het een taak van een crisisteam om beleid te formuleren en informatie te verschaffen aan de uitvoerende functionarissen en frontlijnwerknemers over onderwerpen zoals bewustwording, preventie en goede hygiëne.

Naast strategieën die voor onmiddellijke gebruik bedoeld zijn, richt het crisisteam zich ook op managementprotocollen voor verschillende toekomstige scenario’s. Het doel van het opstellen van protocollen voor toekomstig gebruik is gericht op de continuïteit van het bedrijf. Met andere woorden, het crisisteam moet de huidige acties analyseren om mogelijke reacties op toekomstige crises beter te kunnen voorspellen. Meer in het bijzonder moeten de protocollen en plannen het volgende omvatten:

• opvolgingsvoorzorgsmaatregelen voor alle belangrijke leidinggevenden
• bedrijfsvoering via virtuele, video- of audiomogelijkheden
• plannen voor het beperken van reizen en het beperken van deze bedrijfskritische operaties
• kritieke operaties verplaatsen naar onaangetaste regio’s
• cross-training van teamleden om kritieke functies uit te voeren in geval van een onverwacht afwezigheid of quarantaine van een ander teamlid
• documentatie van bedrijfskritieke functies, processen of procedures in geval van een onverwacht afwezigheid of quarantaine van een teamlid
• verspreiding van scripts voor callcenters en communicatie met agenten

Het ontwikkelen van een infrastructuur voor Remote Work

Aan het begin van COVID-19, dat teruggaat tot 31 december 2019, was het Chinese social media overspoeld met zoekopdrachten naar de frase “remote work”](https://www.sloanreview.mit.edu/article/how-companies-can-respond-to-the-coronavirus/). Meer dan een jaar later is remote work, ook bekend als telewerken, thuiswerken of work-from-home, de “nieuwe normale” setup voor de meeste, zo niet alle delen van de wereld.

Veel Chinese bedrijven werden door hun autoriteiten aangemoedigd om hun werkdynamiek over te schakelen naar een remote werk setup vanuit de traditionele kantooromgeving. Deze transformatie is mogelijk niet zo eenvoudig voor banen die vereisen dat de werknemer items vervaardigt (bijvoorbeeld een baan in een shirtprintbedrijf), als dat voor werknemers die al gewend zijn aan telewerken.

Uiteraard kunnen veel banen, vooral die in de productie, niet worden overgezet naar remote work. Nieuws van XinhuaNET meldt dat slechts 33 procent van de Chinese kleine en middelgrote ondernemingen (KMO's) de normale bedrijfsactiviteiten konden voortzetten tijdens de laatste week van februari 2020.

MITSloan Management Review gebruikt de Chinese ervaring als een model waaruit managers stappen kunnen nemen om de effectiviteit van de remote work-optie tijdens een crisis te maximaliseren. Deze stappen omvatten:

• Sta je medewerkers toe om te telewerken. Overgaan op telewerken stimuleert niet alleen de bedrijfscontinuïteit, maar helpt ook je werknemers er waardevolle ervaring mee op te doen. Bedrijven die hun werksetup onmiddellijk omzetten naar remote work, stellen hun werknemers in staat de noodzakelijke impliciete kennis, planning en infrastructuur te ontwikkelen om snel meer operaties te kunnen verplaatsen indien dat in de toekomst nodig wordt.
• Train je leiders. Een van de grootste klachten van werknemers over remote work betreft het gebrek aan respect voor normale werktijden door leiders, managers, werkgevers en zelfs collega's. E-mails sturen tot 12 uur ’s nachts is in geen geval een teken van respect voor je ondergeschikten. Dit benadrukt het belang van redelijke regels over wanneer leiders kunnen verwachten dat hun werknemers beschikbaar zijn— en wanneer niet.
• Train je werknemers. Het trainen van je werknemers helpt je de bedrijfscontinuïteit niet alleen voor korte termijn te bewaken, maar ook op lange termijn. Het is essentieel om werknemers te identificeren en te investeren in werknemers die bereid zijn het vuile werk voor je bedrijf te doen, zodat je doelen worden bereikt. Enkele vragen die je over je werknemers moet stellen: Hebben ze de tools om effectief thuis te werken als dat nodig is? Zullen deze werknemers me helpen mijn bedrijf in de toekomst te runnen? Beschikken deze werknemers over een groot groeipotentieel? ***
• Ontwikkel een rampenscenario dat telewerken omvat. Hoe zal je bedrijf opereren als de geografische locaties waar je bedrijf actief is plotseling worden afgesloten? Scenario-planning helpt je ideeën te genereren over hoe je bedrijf de grenzen van remote work kan doorbreken. Dit artikel helpt je een scenario-plan te maken dat je brainstormsessies op gang brengt en je ondersteunt bij het hervatten van je operaties, ondanks een beperkte vorm.

Het opleggen van reisvereisten

De meeste grote bedrijven hebben reisbeperkingen opgelegd die persoonlijk en professioneel reizen onder werknemers beperken. Sommige bedrijven waarschuwen zelfs dat werknemers zonder toestemming van hun leidinggevenden kunnen worden gesanctioneerd en onderworpen aan grote sancties. Over het algemeen worden deze regels beschouwd als “zachte verboden”, wat slechts gedeeltelijke reisbeperkingen zijn en kunnen helpen om luchtvaart, openbaar vervoer en grote bijeenkomsten te vermijden. Een werknemer moet ook 14 dagen in quarantaine nadat hij heeft gereisd naar COVID-19 hotspots.

Er zijn ook bedrijven die “harde verboden” opleggen, vooral die in gebieden die het meest gevoelig zijn voor het virus. Reizen naar China, Italië, Zuid-Korea, Iran, Japan, Hong Kong en Taiwan zijn ook verboden door een goed aantal top-ranking bedrijven. Inderdaad, de meeste intercontinentale reizen—and, recentelijk ook reizen in het algemeen— zijn vooralsnog stilgelegd, tenzij deze mission-critical zijn.

Analyseren van de zakelijke impact

Senior leiders bij grote bedrijven houden aanvullende vergaderingen om de impact van de pandemische situatie op het bedrijf te monitoren. Een bijproduct van deze vergaderingen is de bescherming en duurzaamheid van de bedrijfsfuncties. De aandachtspunten van deze bedrijfskonferenties omvatten het sluiten van faciliteiten in gebieden met hoge incidentie van COVID-19 en het overzetten van sommige bedrijfsdisciplines naar locaties die minder vatbaar zijn voor het coronavirus.

Daarnaast voeren de Chief Human Resource Officers van deze bedrijven het volgende uit:

• analyseren/voorspellen van de verwachte impact van COVID-19 in de toekomst;
• supply chains en leveranciers monitoren op mogelijke uitdagingen;
• beoordelen van supply chain- en operationeel risico op voortdurende basis;
• zoeken naar alternatieve leveranciers;
• extra middelen leveren voor personeel of betaalde verlof;
• bonussen op senior niveaus beperken of opschorten.

Communiceren op afstand

Bedrijven moedigen vandaag video- en audio-conferentiebijeenkomsten aan via platforms zoals Skype, Zoom, Microsoft Teams en Google Meet. Feitelijk worden ook telefoongesprekken de voorkeur gegeven als communicatiemiddel in plaats van face-to-face vergaderingen. Tegelijkertijd worden samenwerkingsprojecten online uitgevoerd via software zoals Google Docs, Slack, Discord en andere online kanalen.

Frequent en betekenisvol communiceren is noodzakelijk voor effectief bedrijf leiderschap. Om zorgen over de COVID-19 reactie van een organisatie aan te pakken, zien bedrijven het belang van communicatie bij het rapporteren van noodzakelijke informatie onder haar werknemers. Veel organisaties geven FAQ-gidsen uit van het Center for Disease Control and Prevention (CDC), de World Health Organization (WHO), Johns Hopkins University en lokale overheden om hun ondergeschikten te informeren over wat zij moeten weten met betrekking tot de COVID-19 pandemie.

Het kan ook belangrijk zijn dat, naast het advies van experts, boodschappen worden gecombineerd met oprechte gedachten zoals het herinneren van werknemers om informatie te verkrijgen van geloofwaardige organisaties, hen verzekeren dat geen van hun collega’s positief is getest op het virus (indien van toepassing), werknemers aanmoedigen niet te panikeren of geruchten te verspreiden, en ervoor zorgen dat de boodschap een inspirerend en strategisch narratief heeft. Daarnaast wordt het zeer gewaardeerd dat je je werknemers aanmoedigt voldoende voedsel, water, medicijnen en andere benodigdheden voor hun familie te verzamelen in geval van quarantaine of schaarste.

Het welzijn van je mensen

Je mensen zijn je belangrijkste bezit. Zij bepalen het succes of falen van je bedrijf. Ongeacht je intelligentie als manager, zijn het uiteindelijk je mensen die het lot van je onderneming bepalen.

Te midden van een uiterst onzekere tijd zal het je niet alleen positieve prestaties opleveren als je je ondergeschikten laat weten dat ze gewaardeerd en gewaardeerd worden in je bedrijf, maar het zal hen ook inspireren om loyaal te blijven aan je organisatie op de lange termijn. Enkele manieren om dit te doen in een remote setup:

• Je werknemers voorzien van betaald en onbetaald verlof;
• Een beloningsprogramma invoeren om productiviteit te stimuleren;
• Je werknemers werkruimte en technologische benodigdheden bieden;
• Je werknemers voorzien van gezondheids- en welzijnsvergoedingen.

(LEES: Welke voordelen moet je bieden aan je remote team?)

De werkplek moet altijd een teamzaak zijn. Je werknemers voeren hun rollen uit en jij verzorgt hen goed. De genoemde voordelen en privileges zijn slechts materiële bezittingen. Deze kunnen je bedrijf een klein bedrag kosten, maar de impact die het heeft op je werknemers gaat verder dan alleen loyaliteit opbouwen. Ze helpen hen verzekeren dat hun bedrijf altijd alert is op hun welzijn, zelfs in een pandemie.

Vooruitgang boeken

De setup van remote work bracht een crisis teweeg die niemand ooit had gedacht dat mogelijk was. Bedrijven deden er alles aan om hun inkomsten te verhogen. Werknemers werden ontslagen. Werknemers verloren moed en productiviteit. Kleine ondernemingen werden stilgelegd. Desalniettemin loont het altijd om te leren welke maatregelen je moet nemen om je bedrijf zijn operaties voort te laten zetten te midden van de pandemie.

Neem contact met ons op via Rivermate en laten we praten over hoe wij je kunnen helpen!