TL;DR

• Het betalen van internationale werknemers kan ingewikkeld zijn: juridische, fiscale en compliance risico’s schuilen achter eenvoudige betaalmethoden zoals wire transfers of betaalplatforms.
• Permanente vestiging (PE) kan fiscale verplichtingen, boetes en extra compliancekosten veroorzaken wanneer je werknemers rechtstreeks vanuit de VS betaalt.
• Andere risico’s omvatten fouten in classificatie, visumvertragingen en schendingen van het lokale arbeidsrecht (bijv. voordelen, ontslagbescherming).
• Drie veelvoorkomende betaalmethoden:
  • Directe HQ-betaling: Lage kosten en snel, maar zeer hoge compliance risico’s, vooral voor vaste medewerkers.
  • Lokale entiteit opzetten: Het beste voor grote teams, maar duur, traag en complex met aanzienlijke juridische overhead.
  • Employer of Record (EOR): Snelle, conforme en lage risico-oplossing met minimale opstartkosten en voorspelbare uitgaven.
• Waarom EOR’s de beste keuze zijn:
  • Conform contracten, loonadministratie en voordelen worden afgehandeld door experts.
  • Geen entiteit opzetten of lokale registratie nodig.
  • Snelle onboarding — betaal werknemers binnen 1-2 weken, niet maanden.
  • Eén voorspelbare factuur in je lokale valuta (gefactureerd in USD, GBP en Euro).
  • Geen risico op misclassificatie — EOR’s nemen werknemers aan als fulltime medewerkers.
• Rivermate biedt: Wereldwijde loonadministratie, compliance en ondersteuning in meer dan 150 landen, met echte menselijke hulp via Slack of WhatsApp.

Hoe betaal je internationaal werknemers conform

Het betalen van talent uit het buitenland zou geen doolhof moeten zijn. Maar voor Amerikaanse bedrijven is dat vaak wel het geval.

Je begint met een eenvoudig doel: geld sturen naar je ontwikkelaar in Duitsland of je marketeer op de Filipijnen. Maar dan komen de obstakels: kosten voor wire transfers ($25–50 per betaling), 3–4% FX-marges, en vertragingen van meerdere dagen die je team frustreren.

Het goede nieuws? Er zijn verschillende bewezen manieren om internationale werknemers te betalen, en de juiste kan je elke maand meer dan €200 per werknemer besparen.

Maar elke optie brengt zijn eigen juridische, fiscale en compliance risico’s met zich mee. Wat lijkt op een eenvoudige betaling, kan fiscale verplichtingen creëren, permanente vestiging activeren, of leiden tot boetes voor verkeerde classificatie als je niet oppast.

In deze gids laten we je zien:

• De 3 meest voorkomende internationale payroll-methoden en wanneer je welke moet gebruiken

• Echte kosten-, risico- en snelheidsvergelijkingen voor elke optie

• Hoe wereldwijde payroll-platforms en EOR’s compliance vereenvoudigen en opschalen

Kun je legaal buitenlandse werknemers betalen?

Het korte antwoord: ja.

Maar het betalen van buitenlandse werknemers brengt zijn eigen kanttekeningen met zich mee. Het is niet zo simpel als geld overmaken naar het buitenland. De meeste bedrijven beginnen met basis wire transfers of betaalplatforms, in de veronderstelling dat ze geld besparen op kosten. Wat ze niet beseffen, is dat deze eenvoudige betaaloplossingen alleen de geldtransfer regelen, niet de juridische verplichtingen die erbij horen.

We bekijken enkele betaalscenario’s die erg ingewikkeld kunnen worden voordat we dieper ingaan op betaalmethoden in de volgende sectie.

Het probleem van de permanente vestiging

Wanneer je een fulltime internationale werknemer rechtstreeks vanuit het buitenland betaalt, kun je per ongeluk activeren wat genoemd wordt permanente vestiging (PE).

Dit betekent dat de buitenlandse overheid je bedrijf kan classificeren als een belastbare zakelijke aanwezigheid in dat land, inclusief vennootschapsbelasting, registratieverplichtingen en boetes voor niet-naleving.

Dit kan je kosten opleveren zoals:

• Vennootschapsbelasting van 20-40% over alle inkomsten die aan dat land worden toegeschreven
• Registratieboetes variërend van $5.000 tot $50.000
• Doorlopende compliancekosten van $15.000 tot $30.000 per jaar
• Mogelijke achterstallige belastingaanslagen voor voorgaande jaren

PE is niet slechts een theoretisch risico. Het wordt gehandhaafd in Europa, Azië en Latijns-Amerika, vooral als:

• Je buitenlandse medewerker fulltime werkt of langdurige verantwoordelijkheden heeft
• Ze inkomsten genereren of bedrijfsactiviteiten lokaal beheren
• Je arbeidscontracten niet voldoen aan de lokale arbeidswetgeving

Eenmaal geactiveerd, kan PE een “belastingknoop” creëren die je bedrijf onder het belastingregime en de rapportageverplichtingen van een ander land brengt, vaak zonder dat je het door hebt totdat het te laat is.

Belastingverplichtingen die je niet kunt negeren

Zelfs als je PE vermijdt, blijven andere belastingverplichtingen gelden:

• Loonbelasting en sociale bijdragen moeten meestal worden betaald in het land waar de werknemer woont. Niet naleven kan leiden tot boetes van 10-25% van de niet-betaalde bedragen plus rente
• De VS vereist ook IRS-documentatie, zoals Form W-8BEN, om de buitenlandse status te bevestigen en boetes te voorkomen.
• Zonder een geldige belastingverdrag kun je dubbel belasting betalen, eenmaal in de VS en opnieuw in het buitenland.

Bijvoorbeeld, de VS heeft totalisatieovereenkomsten met meer dan 30 landen om dubbele sociale zekerheidsbetalingen te voorkomen, maar deze dekken slechts enkele aspecten van compliance. Je moet nog steeds de lokale arbeidswetgeving begrijpen, inclusief wat vereist is voor voordelen, verzekeringen, ontslag en meer.

Extra risico’s die je mogelijk over het hoofd ziet

Naast PE en belastingen, kunnen verschillende andere uitdagingen bedrijven die werknemers in het buitenland betalen, vaak in de war brengen:

• Fouten in classificatie van werknemers: Iemand betalen als contractor in plaats van werknemer kan leiden tot juridische en financiële boetes ($1000–$5000 per verkeerd geclassificeerd persoon) als lokale autoriteiten de rol herclassificeren.

• Visum- en immigratievertragingen: Onjuiste betalingsstructuren kunnen de werkvergunning in gevaar brengen, wat kan leiden tot uitzetting, boetes tot $20.000 per overtreding, en verbod op toekomstige visa-sponsoring.

• Lokale arbeidswetten en wettelijke voordelen: De meeste landen verplichten vakantiedagen, ouderschapsverlof, gezondheidsdekking en ontslagbescherming — deze zijn niet optioneel.

• Wisselkoersvolatiliteit: Betalen in vreemde valuta kan je loonadministratie en budgettering verstoren door schommelingen in de wisselkoersen en bankkosten.

• Wetgeving inzake gegevensbescherming: Als je team in de EU of andere privacy-regulerende regio’s gevestigd is, moet je voldoen aan GDPR of gelijkwaardige lokale datawetgeving, vooral bij het verwerken van werknemersgegevens of looninformatie.

Welke opties heb je? Laten we kijken hoe je internationale werkgevers kunt betalen zonder in de hierboven genoemde problemen te lopen.

3 manieren om internationale werknemers te betalen

Optie	Kosten	Opstarttijd	Compliance Risico	Ideaal voor
Directe HQ-betaling (fulltime en Contractors)	$	Direct	Zeer Hoog	Tijdelijke expats in de VS
Lokale entiteit	$$$$$	6–12 maanden	Laag	Grote teams (30+ per land)
Employer of Record	$$	1–2 weken	Laag	Teams van 1–20 per land

Afhankelijk van je teamgrootte, locatie en risicotolerantie, zijn er enkele routes die je kunt nemen, elk met hun voor- en nadelen en compliance-implicaties.

Betalen rechtstreeks vanuit het Amerikaanse hoofdkantoor

Sommige Amerikaanse bedrijven overwegen om internationale werknemers rechtstreeks vanuit hun binnenlandse loonlijst of bankrekening te betalen via wire transfers, Wise, of door ze in te huren als “contractors.” Het is snel, vereist geen opstart, en lijkt een goedkope manier om te beginnen.

Soms noem je ze werknemers. Andere keren contractors. Maar het mechanisme is hetzelfde: je betaalt ze buiten een formeel loonadministratiesysteem.

Waarom het verleidelijk is:

• Kosten: $25–50 per wire + 3–4% wisselkoersverlies
• Snelheid: 2–5 werkdagen
• Opstart: Nul. Geen contracten, geen onboarding, geen nieuwe tools

En voor eenmalige projecten of korte termijn freelancers kan dat voldoende zijn.

Maar voor vaste medewerkers beginnen de problemen snel zichtbaar te worden. Wisselkoersverliezen drukken op salarissen. Vertragingen veroorzaken vertrouwenproblemen. En het belangrijkste: het rechtstreeks betalen van een buitenlandse persoon, vooral als vaste medewerker, kan ernstige compliance-issues in het thuisland veroorzaken.

Je kunt onbewust het volgende doen:

• Lokale arbeidswetten overtreden die registratie van de werkgever vereisen
• Verplichte belastinginhoudingen en bijdragen missen
• Permanente vestiging (PE) activeren, waardoor je bedrijf wordt blootgesteld aan buitenlandse vennootschapsbelasting en regelgeving

Hoewel directe betaling in zeer beperkte gevallen acceptabel kan zijn, biedt het geen juridische bescherming voor je bedrijf en geen arbeidsbescherming voor de werknemer. Die combinatie verhoogt het risico voor beide partijen en ondermijnt retentie en vertrouwen.

Betalen via een lokale entiteit (met of zonder payroll vendor)

Als je bedrijf al een juridische entiteit heeft in het land van de werknemer, kun je een conforme lokale payroll draaien en ze betalen als elke binnenlandse werknemer. Het is de meest formele manier om internationaal te betalen. En het geeft je volledige controle over contracten, salarissen, belastinginhoudingen, voordelen en rapportages.

Waarom het verleidelijk is:

• Kosten: Hoge initiële kosten. Opzetten kost meestal meer dan €50.000 per land
• Snelheid: 2–4 weken (als de entiteit al actief is)
• Opstart: Volledige entiteit vereist. Lokale bankrekening, belastingregistratie, HR/payroll-infrastructuur

En als je een team van 50+ personen in één land bouwt, kan deze aanpak zinvol zijn.

Zodra de entiteit operationeel is, heb je twee opties: payroll intern uitvoeren of uitbesteden aan een lokale payroll vendor. Vendors regelen salarisuitbetaling, inhoudingen en lokale aangiftes — maar alleen nadat je alle juridische stappen hebt doorlopen en volledige compliance-verantwoordelijkheid hebt.

Betalen via een employer of record

Wanneer je snel internationale werknemers moet betalen, zonder entiteiten op te zetten of lokale wetten te moeten navigeren, is een EOR de meest flexibele en conforme route.

Een EOR fungeert als de juridische werkgever van je internationale team, regelt contracten, loonadministratie, belastingen, sociale bijdragen en wettelijke voordelen, zodat je geen lokale entiteit hoeft op te zetten.

Je blijft de dagelijkse werkzaamheden van je werknemer beheren. Maar de EOR regelt alles wat erachter zit.

Waarom het verleidelijk is:

• Kosten: $300–$1.000/maand per werknemer (vast bedrag dat loonadministratie, compliance, aangiftes en ondersteuning dekt)
• Snelheid: 48 uur tot 5 werkdagen om onboard te gaan en loon te starten
• Opstart: Minimaal. Geen entiteiten, geen lokale vendors, geen belastingregistraties. Alleen één keer ondertekenen.

Voor Amerikaanse bedrijven betekent dit:

• Geen gedoe met buitenlandse arbeidswetten of belastingregels
• Geen vertragingen door entiteit op te zetten
• Geen risico op misclassificatie of onbedoelde permanente vestiging
• Eén maandelijkse factuur, overzichtelijk, voorspelbaar en in USD

En als het misgaat, treedt de juiste EOR snel in actie.

Meer bedrijven kiezen voor EOR’s boven traditionele methoden. Hier zijn 5 redenen waarom EOR’s de slimste weg zijn voor Amerikaanse bedrijven.

Waarom EOR’s de slimme betaal- + compliance-oplossing zijn

Als je probeert werknemers internationaal te betalen zonder een juridische entiteit, is een Employer of Record (EOR) vaak de veiligste, snelste en meest efficiënte optie. Voor Amerikaanse bedrijven die onbekende arbeidswetten willen navigeren, belastingfouten willen vermijden en snel talent willen onboarden, bieden EOR’s een manier zonder de gebruikelijke juridische en logistieke overhead.

Hierom maken steeds meer bedrijven EOR’s hun standaardstrategie voor wereldwijde payroll (en hiring):

1. Je blijft vanaf dag één compliant

EOR’s nemen de verantwoordelijkheid dat alle arbeidscontracten, voordelen en loonadministratie voldoen aan lokale arbeidswetten. Geen giswerk, geen Google-zoektochten naar buitenlandse arbeidsnormen, en geen haasten met juridische interpretaties.

De ROI: Vermijd $5.000-50.000 aan compliance boetes en bespaar jaarlijks $15.000-30.000 op juridische consultaties die je niet nodig hebt.

2. Je hoeft geen lokale advocaten in te huren

Omdat de EOR de juridische werkgever is, regelt hij alle jurisdicties