Risico op vaste inrichting (PE) is een belangrijke overweging voor bedrijven
opererend in meerdere landen. PE verwijst naar een vaste plaats van zaken
waar een bedrijf zijn activiteiten uitvoert, en het bepaalt of het bedrijf
belastingplichtig is in een bepaald land. Voor bedrijven met remote teams
in verschillende landen wordt het PE-risico nog belangrijker. Factoren die
belastingautoriteiten overwegen bij het bepalen van PE zijn onder andere fysieke aanwezigheid,
duur van aanwezigheid, de bevoegdheid tot het afsluiten van contracten, en
afhankelijke agenten. Een PE in een buitenlands land heeft juridische en fiscale
gevolgen, waaronder naleving van lokale wetten en regelgeving en de verplichting
om belasting te betalen in dat land. Om PE-risico te verminderen, kunnen bedrijven
fiscale efficiëntie bereiken, naleving zekerheid garanderen, flexibiliteit behouden,
en kosten besparen die samenhangen met administratieve en compliance-uitgaven.
Het begrijpen van PE-risico is cruciaal
voor het soepele functioneren en de groei van remote teams.
Bepalen of een bedrijf een vaste inrichting (PE) heeft in een ander land
Het identificeren of een bedrijf een PE heeft in een ander land omvat het overwegen
van factoren zoals fysieke aanwezigheid, uitgevoerde activiteiten, duur van de bedrijfsactiviteiten,
en aanwezigheid van werknemers of agenten. Deze factoren kunnen variëren afhankelijk van
de jurisdictie en de interpretatie door belastingautoriteiten. Het is belangrijk voor bedrijven
om op de hoogte te blijven van de specifieke wet- en regelgeving in elke jurisdictie
om naleving te verzekeren en het risico op een PE te minimaliseren. De aanwezigheid van
een fysieke inrichting, betrokkenheid bij substantiële bedrijfsactiviteiten,
het overschrijden van een bepaalde duur van bedrijfsactiviteiten, en de aanwezigheid
van werknemers of agenten met autoriteit om het bedrijf te binden kunnen bijdragen aan
de oprichting van een PE. Echter, deze factoren kunnen verschillend geïnterpreteerd worden
door verschillende belastingautoriteiten. Daarom is het essentieel voor bedrijven om
professioneel advies in te winnen van belastingexperts
om de complexiteit te navigeren en naleving te waarborgen van de relevante regels.
Regels omtrent vaste inrichting (PE)
Regels over vaste inrichting (PE) bepalen of een bedrijf een belastbaar
aansprakelijkheid heeft in een specifiek rechtsgebied, wat belangrijke implicaties
heeft voor de belastingplicht. Remote teams werken op verschillende locaties,
wat mogelijk PE-regels in meerdere jurisdicties kan activeren. De locatie van
teamleden en waar zij hun werkzaamheden uitvoeren, kan PE-regels activeren. Bedrijven
moeten zich bewust zijn van de specifieke PE-regels en drempels in elk rechtsgebied en
moeten duidelijke beleidslijnen en richtlijnen hebben om risico’s te minimaliseren. Remote
werkbeleid moet de toegestane werkplaatsen en -duur specificeren, en contracten moeten
bepalingen bevatten die gerelateerd zijn aan PE. Uiteindelijk moeten bedrijven proactieve
stappen zetten om naleving van PE-regels te verzekeren.
Het verminderen van risico op vaste inrichting voor remote teams
Het verminderen van PE-risico voor remote teams is een topprioriteit voor
bedrijven die opereren in de hedendaagse geglobaliseerde en digitale wereld. Om de
potentiële belasting- en juridische implicaties van het werken van werknemers in verschillende
jurisdicties te beperken, kunnen bedrijven diverse strategieën implementeren:
- Stel duidelijke remote werkbeleid op: Bepaal beleidslijnen die verwachtingen en richtlijnen
voor remote werknemers schetsen, inclusief limieten op het aantal dagen werken in een
vreemd rechtsgebied.
- Structureer contracten op een bepaalde manier: Voeg clausules toe waarin staat dat de werkplek
van de werknemer het hoofdkantoor van het bedrijf is, ongeacht de fysieke locatie, om te
bevestigen dat er geen vaste inrichting wordt gecreëerd.
- Houd gedetailleerde registers bij waar en wanneer werknemers werken: Implementeer systemen en
processen om locatie en gewerkte uren bij te houden, zodat naleving kan worden aangetoond en
bewijs kan worden geleverd aan belastingautoriteiten.
- Herzie en update regelmatig beleidslijnen en contracten: Blijf op de hoogte van het belasting- en
juridische landschap, raadpleeg experts en verzeker voortdurende naleving van toepasselijke wetten
en regels.
- Vraag deskundig juridisch en fiscaal advies: Betrek professionals die gespecialiseerd zijn in
internationale belasting- en arbeidsrecht om complexiteiten te navigeren, risico’s te identificeren
en op maat gemaakte strategieën te ontwikkelen om blootstelling te minimaliseren.
Kortom, een proactieve en op maat gemaakte aanpak, inclusief duidelijke beleidslijnen, gestructureerde
contracten, gedetailleerde administratie, regelmatige reviews, en deskundig advies, kunnen bedrijven helpen
om PE-risico te minimaliseren en naleving te waarborgen.
Impact van vaste inrichting op remote teams
Regels over vaste inrichting (PE) zijn een belangrijke overweging voor
bedrijven met remote teams. Deze regels bepalen of een bedrijf een
belastbare aanwezigheid heeft in een bepaald rechtsgebied, wat grote
gevolgen kan hebben voor de belastingplicht. Remote teams werken per definitie
over verschillende locaties, wat mogelijk PE-regels in meerdere jurisdicties kan activeren.
In deze sectie bespreken we de impact van vaste inrichting op remote teams
en hoe remote werkbeleid en contracten deze risico’s kunnen helpen beperken.
Locatie van teamleden
Een van de belangrijkste factoren die PE-regels kunnen activeren, is de locatie
van de teamleden. Als een bedrijf werknemers of contractors in een bepaald
rechtsgebied heeft, kan dat worden beschouwd als het hebben van een belastbare
aanwezigheid in dat rechtsgebied. Dit is vooral relevant indien het teamlid
belangrijkste bedrijfsfuncties uitoefent of contracten kan afsluiten namens het bedrijf.
Bijvoorbeeld, stel dat een bedrijf uit Land A een remote teamlid heeft in Land B.
Als dat teamlid verantwoordelijk is voor het genereren van sales of het
onderhandelen over contracten in Land B, kan dit mogelijk PE-regels in Land B
activeren. Dit betekent dat het bedrijf mogelijk geregistreerd moet zijn voor
belastingdoeleinden in Land B en belasting moet betalen over de winst die aan
dat rechtsgebied is toegeschreven.
Het is belangrijk voor bedrijven om zich bewust te zijn van de specifieke regels
en drempels voor PE in elk rechtsgebied waar zij remote teamleden hebben. Deze regels
kunnen aanzienlijk verschillen per land, en niet naleven ervan kan leiden tot boetes
en extra belastingplichten.
Locatie van werkzaamheden
Naast de locatie van teamleden, kan ook de locatie waar de werkzaamheden worden
uitgevoerd, PE-regels activeren. Dit is vooral relevant voor remote teams, omdat
de teamleden flexibel zijn in waar ze werken. Als een teamlid significant tijd
doorbrengt in een bepaald rechtsgebied, kan dat mogelijk een belastbare aanwezigheid
voor het bedrijf betekenen in dat rechtsgebied.
Bijvoorbeeld, een bedrijf uit Land A die een remote teamlid in Land B heeft dat
enkele maanden vanuit Land B werkt. Indien dat lid kernactiviteiten uitvoert of
inkomsten genereert tijdens die periode, kunnen PE-regels in Land B worden geactiveerd.
Het bedrijf kan dan verplicht worden zich voor belastingdoeleinden in Land B te
registreren en belasting te betalen over de winst die aan dat rechtsgebied wordt
toegeschreven.
Het is van belang dat bedrijven duidelijke beleidslijnen en richtlijnen opstellen
over remote werk locaties. Door te specificeren waar en hoelang teamleden mogen werken,
kunnen ze het risico van het activeren van PE-regels in niet-gewenste jurisdicties beperken.
Deze beleidsregels moeten naar alle teamleden worden gecommuniceerd en consequent worden
gehandhaafd om naleving te verzekeren.
Remote werkbeleid en contracten
Remote werkbeleid en contracten spelen een cruciale rol bij het beperken van de risico’s
gerelateerd aan vaste inrichting voor remote teams. Deze documenten moeten duidelijk
de verwachtingen en verantwoordelijkheden van zowel het bedrijf als de teamleden beschrijven,
met name met betrekking tot de werkplek en de uitvoering van kernactiviteiten.
Remote werkbeleid moet de locaties specificeren waar teamleden mogen werken en voor
hoe lang. Ze moeten ook eventuele beperkingen of vereisten bevatten betreffende
het uitvoeren van kernactiviteiten in specifieke jurisdicties. Door duidelijke richtlijnen
te stellen, kunnen bedrijven ervoor zorgen dat teamleden zich bewust zijn van de mogelijke
belastingeffecten en geïnformeerde beslissingen nemen over hun werkplekken.
Contracten met remote teamleden moeten ook bepalingen bevatten die te maken hebben
met vaste inrichting. Deze bepalingen moeten de reikwijdte van het werk, de beperkingen
van bevoegdheid, en eventuele restricties op het uitvoeren van kernactiviteiten in
specifieke jurisdicties duidelijk definiëren. Door deze bepalingen in contracten op te nemen,
beschermen bedrijven zichzelf tegen onbedoelde belastingaanspraken en zorgen ze voor
naleving van PE-regels.
Kortom, de regels rond vaste inrichting kunnen een aanzienlijke impact hebben op
remote teams. De locatie van teamleden en waar zij hun werkzaamheden uitvoeren,
kunnen PE-regels activeren, wat leidt tot hogere belastingclaims voor het bedrijf.
Remote werkbeleid en contracten spelen hierbij een essentiële rol door duidelijke
richtlijnen en verwachtingen vast te leggen. Het is belangrijk dat bedrijven zich
bewust zijn van de specifieke PE-regels in elk rechtsgebied waar zij remote teams
hebben en proactieve stappen ondernemen om naleving te verzekeren.
Praktische strategieën voor het verminderen van PE-risico
Het verminderen van PE-risico voor remote teams is een topprioriteit voor
bedrijven die opereren in de hedendaagse geglobaliseerde en digitale wereld.
Met de toename van remote werken en de afhankelijkheid van virtuele teams,
is het essentieel dat bedrijven de potentiële fiscale en juridische
implicaties begrijpen en aanpakken. In dit onderdeel bespreken we enkele
praktische strategieën die bedrijven kunnen gebruiken om PE-risico te verminderen.
1. Stel duidelijke remote werkbeleid op
Een eerste stap in het verminderen van PE-risico is het opstellen van duidelijke
remote werkbeleid. Dit beleid moet verwachtingen en richtlijnen schetsen
voor remote werknemers, inclusief waar en wanneer zij mogen werken. Door de
parameters van remote werk duidelijk te definiëren, kunnen bedrijven ervoor
zorgen dat werknemers niet per ongeluk een vaste inrichting creëren in een
buitenland.
Bijvoorbeeld, een bedrijf kan specificeren dat remote werknemers niet meer dan
een bepaald aantal dagen per jaar in een bepaald rechtsgebied mogen werken.
Dit helpt de oprichting van een vaste aanwezigheid in dat rechtsgebied te voorkomen,
wat belasting- en juridische verplichtingen kan activeren.
2. Structureren van contracten op een bepaalde wijze
De structuur van arbeidscontracten kan ook een rol spelen bij het verminderen
van PE-risico. Bedrijven moeten overwegen om specifieke clausules op te nemen
die de potentiële belasting- en juridische gevolgen van remote werken adresseren.
Bijvoorbeeld, een bedrijf kan een clausule opnemen waarin staat dat de werkplek
van de werknemer het hoofdkantoor van het bedrijf is, ongeacht waar de werknemer
fysiek is gevestigd. Dit helpt te bevestigen dat er geen vaste inrichting wordt
gecreëerd in de jurisdictie waar de werknemer remote werkt.
Het is belangrijk te beseffen dat de precieze formulering en structuur van
deze clausules kunnen verschillen afhankelijk van de jurisdictie en de
omstandigheden van het bedrijf. Het inschakelen van deskundig juridisch en
fiscale adviseurs is cruciaal om te zorgen dat contracten op maat gemaakt zijn
voor de specifieke bedrijfsvoering en fiscale situatie.
3. Houd gedetailleerde administratie bij van waar en wanneer werknemers werken
Het bijhouden van nauwkeurige en gedetailleerde gegevens over de locaties
en werktijden van werknemers is essentieel voor het verminderen van PE-risico.
Dit helpt aan te tonen dat werknemers geen overweldigende tijd in een bepaald
rechtsgebied doorbrengen, wat belasting- en juridische verplichtingen kan activeren.
Bedrijven moeten systemen en processen implementeren om de locatie en de gewerkte
uren van remote werknemers bij te houden. Dit kan onder meer door gebruik te maken
van tijdregistratiesoftware, werknemers te laten loggen waar en wanneer ze werken,
of geolocatie tracking te gebruiken voor bedrijfsmiddelen.
Door uitgebreide administratie te voeren, kunnen bedrijven bewijs leveren aan belastingautoriteiten
dat werknemers geen vaste inrichting creëren in een extern rechtsgebied. Deze gegevens
kunnen ook waardevol zijn bij audits of geschillen.
4. Regelmatig beleid en contracten herzien en actualiseren
Het verminderen van PE-risico is een doorlopend proces dat regelmatige herziening en
actualisering van beleid en contracten vereist. Naarmate wetten en regels wijzigen,
moeten bedrijven ervoor zorgen dat hun remote werkbeleid en arbeidscontracten
up-to-date blijven en compliant zijn.
Het is belangrijk om op de hoogte te blijven van het fiscale en juridische landschap
in de jurisdicties waar het bedrijf actief is en waar werknemers remote werken.
Dit kan inhouden dat men legal en tax experts raadpleegt, deelname aan conferenties
en seminars, en relevante publicaties en bronnen volgt.
Door beleid en contracten regelmatig te herzien, kunnen bedrijven
proactief mogelijke PE-risico’s aanpakken en naleving verzekeren.
5. Vraag deskundig juridisch en fiscaal advies
Waarschijnlijk de belangrijkste strategie is het inschakelen van deskundig
juridisch en fiscaal advies. De fiscale en juridische gevolgen van remote werk
kunnen complex zijn en sterk variëren, afhankelijk van de specifieke omstandigheden
van het bedrijf.
Het inschakelen van professionals gespecialiseerd in internationaal belasting- en
arbeidsrecht biedt waardevolle begeleiding en garandeert dat bedrijven de juiste
stappen zetten om PE-risico te beperken. Deze experts kunnen helpen
om de complexiteit van grensoverschrijdende belastingheffing,
potentiële risico’s te identificeren, en op maat gemaakte strategieën te ontwikkelen
om blootstelling te verminderen.
Het is van belang te benadrukken dat de in deze sectie genoemde strategieën
algemeen zijn en mogelijk niet volledig toepasbaar of toereikend voor elk bedrijf.
Elk bedrijf heeft unieke bedrijfsactiviteiten en belastingsituaties, en het
op maat maken van deze strategieën en het zoeken van deskundig advies is essentieel.
Samenvattend: het verminderen van PE-risico voor remote teams vereist een
proactieve en op maat gemaakte aanpak. Door duidelijk remote werkbeleid op te
stellen, contracten op een bepaalde manier te structureren, gedetailleerde administratie te
houden, regelmatig beleid en contracten te herzien en te actualiseren, en deskundig
juridisch en fiscaal advies in te winnen, kunnen bedrijven de potentiële fiscale
en juridische gevolgen van werknemers in verschillende jurisdicties minimaliseren.
Het is van essentieel belang dat bedrijven alert blijven en proactief omgaan met
PE-risico om naleving te verzekeren en kostbare boetes en geschillen te voorkomen.
Opkomende trends en toekomst van remote werken en PE-risico
Remote werken wordt steeds gebruikelijker, mede door technologische ontwikkelingen
waarmee werknemers van overal ter wereld kunnen werken. De COVID-19-pandemie
heeft deze trend verder versneld, omdat bedrijven genoodzaakt waren remote werkbeleid
te adopteren om de veiligheid van werknemers te waarborgen. Hierdoor is het concept
van PE-risico essentieel geworden in de juridische en fiscale context.
Vaste inrichting verwijst naar een vaste plaats van zaken waar een bedrijf zijn
activiteiten uitvoert. Het is een kernbegrip in het internationale belastingrecht,
omdat het bepaalt of een bedrijf belastingplichtig is in een bepaald rechtsgebied.
Traditioneel werd vaste inrichting geassocieerd met fysieke aanwezigheid, zoals
een kantoor of een vestiging in het buitenland. Echter, de opkomst van remote werken
heeft de lijnen van fysieke aanwezigheid vervaagd, wat nieuwe uitdagingen en
overwegingen voor bedrijven met zich meebrengt.
Een opkomende trend is de herwaardering van het concept van vaste inrichting in
het licht van remote werken. Belastingautoriteiten en beleidsmakers worstelen met
de vraag hoe vaste inrichting te definiëren in een wereld waar werknemers overal kunnen
werken. Sommige landen zijn hun belastingwetten en regelgeving al aan het herzien
om hiermee om te gaan.
De Organisatie voor Economische Samenwerking en Ontwikkeling (OECD)
is bijvoorbeeld bezig met een project genaamd "Base Erosion and Profit Shifting" (BEPS),
dat zich richt op het voorkomen van belastingontwijking door multinationale ondernemingen.
Als onderdeel hiervan heeft de OECD voorstellen gedaan om de definitie van vaste
inrichting te herzien, om de digitale economie en remote werken beter te kunnen omvatten.
Deze voorgestelde wijzigingen kunnen aanzienlijke gevolgen hebben voor bedrijven
met internationale remote teams.
Een andere trend is de toegenomen aandacht voor telewerken
en remote werkregelingen. Veel bedrijven zien de voordelen van remote werken,
zoals kostenbesparingen, hogere productiviteit, en toegang tot wereldwijde talenten.
Het is waarschijnlijk dat remote werken een blijvende praktijk wordt, zelfs na
het beëindigen van de pandemie.
Deze verschuiving kan de belastingwetgeving en regelgeving beïnvloeden op verschillende
manieren. Ten eerste kan het leiden tot herwaardering van de nexusregels die bepalen
of een bedrijf een belastbare aanwezigheid heeft in een bepaald rechtsgebied. Nu werknemers
overal kunnen werken, wordt het lastiger om een fysieke aanwezigheid te claimen.
Dit kan resulteren in aanpassingen van de criteria voor het vaststellen van vaste inrichting.
Ten tweede kan de prevalentie van remote werken ook leiden tot verschuivingen in
de verdeling van belastingrechten tussen landen. Momenteel worden belastingen
meestal geheven in de jurisdictie waar de vaste inrichting zich bevindt.
Echter, als werknemers overal kunnen werken, rijzen vragen over waar de waarde wordt
gecreëerd en waar belastingen betaald moeten worden. Dit kan leiden tot een verschuiving
naar meer op bron gebaseerde belastingheffing, waarbij belastingen worden betaald in
de jurisdictie waar het werk wordt verricht.
Tot slot kan de toename van remote werken ook leiden tot veranderingen in de
interpretatie en toepassing van belastingverdragen. Belastingverdragen regelen
de toewijzing van belasting
