Risico op vaste inrichting (PE) is een belangrijke overweging voor bedrijven

die actief zijn in meerdere landen. PE verwijst naar een vaste plaats van bedrijf waar een bedrijf haar activiteiten uitvoert, en bepaalt of het bedrijf belastingen moet betalen in een bepaald land. Voor bedrijven met remote teams in verschillende landen wordt het PE-risico nog belangrijker. Factoren die belastingautoriteiten overwegen bij het bepalen van PE omvatten fysieke aanwezigheid, duur van aanwezigheid, de bevoegdheid om contracten te sluiten, en afhankelijke agenten. Het hebben van een PE in een buitenland heeft juridische en fiscale consequenties, inclusief naleving van lokale wetten en regelgeving en de verplichting om belastingen te betalen in dat land. Om PE-risico te verminderen, kunnen bedrijven belastingdoeltreffendheid behalen, zorgen voor compliance, flexibiliteit behouden, en kosten besparen die samenhangen met administratieve en nalevingskosten. Het begrijpen van PE-risico is cruciaal voor een soepele werking en groei van remote teams.

Het bepalen of een bedrijf een vaste inrichting (PE) heeft in een ander land, omvat het overwegen van factoren zoals fysieke aanwezigheid, uitgevoerde activiteiten, duur van bedrijfsactiviteiten, en aanwezigheid van werknemers of agenten. Deze factoren kunnen variëren afhankelijk van de jurisdictie en de interpretatie door belastingautoriteiten. Het is belangrijk dat bedrijven op de hoogte blijven van de specifieke wetten en regelgeving in elk rechtsgebied om naleving te waarborgen en het risico op een PE te minimaliseren. De aanwezigheid van een fysieke vestiging, het uitvoeren van substantiële bedrijfsactiviteiten, het overschrijden van een bepaalde duur van bedrijfsactiviteiten, en de aanwezigheid van werknemers of agenten met bevoegdheid om het bedrijf te binden, kunnen bijdragen aan het ontstaan van een PE. Echter, deze factoren kunnen anders geïnterpreteerd worden door verschillende belastingautoriteiten. Daarom is het essentieel dat bedrijven professioneel advies inwinnen van belastingexperts om de complexiteiten te navigeren en te zorgen voor naleving van de relevante regels.

Vaste inrichting (PE) regels bepalen of een bedrijf een belastbaar

aanwezigheid heeft in een bepaald rechtsgebied, wat grote gevolgen kan hebben voor de belastingverplichting. Remote teams opereren op verschillende locaties, wat mogelijk PE-regels in meerdere rechtsgebieden kan activeren. De locatie van de teamleden en waar ze hun werk uitvoeren, kan PE-regels triggeren. Bedrijven moeten zich bewust zijn van de specifieke PE-regels en drempels in elk rechtsgebied en daarvoor duidelijke beleidslijnen en richtlijnen hebben om de risico's te beperken. Remote werkbeleid moet de toegestane werkplekken en -duur specificeren, en contracten moeten bepalingen bevatten gerelateerd aan PE. Uiteindelijk moeten bedrijven proactieve stappen zetten om naleving van PE-regels te verzekeren.

Het verminderen van risico op vaste inrichting voor remote teams is een topprioriteit voor

bedrijven die actief zijn in deze geglobaliseerde en digitale wereld. Om de potentiële fiscale en juridische consequenties van werknemers in verschillende rechtsgebieden te beperken, kunnen bedrijven verschillende strategieën implementeren:

1. Stel duidelijke remote werkbeleid op: Definieer verwachtingen en richtlijnen voor remote medewerkers, inclusief limieten op het aantal dagen werken in een buitenland.
2. Structureer contracten op een bepaalde manier: Neem clausules op waarin staat dat de werkplek van de werknemer het hoofdkantoor van het bedrijf is, ongeacht fysieke locatie, om vast te stellen dat er geen vaste inrichting wordt gecreëerd.
3. Houd gedetailleerde registraties bij van waar en wanneer werknemers werken: Implementeer systemen en processen om locatie en gewerkte uren te monitoren, zodat naleving kan worden aangetoond en bewijs kan worden geleverd aan belastingautoriteiten.
4. Review en update regelmatig beleid en contracten: Blijf op de hoogte van het fiscale en juridische landschap, raadpleeg experts, en zorg voor voortdurende naleving van de toepasselijke wetten en regels.
5. Vraag deskundig juridisch en fiscaal advies: Betrek professionals die gespecialiseerd zijn in internationaal belastingrecht en arbeidsrecht, om de complexiteiten te navigeren, risico's te identificeren, en op maat gemaakte strategieën te ontwikkelen ter minimale exposure.

Samengevat kan een proactieve en op maat gemaakte aanpak, inclusief duidelijke beleidslijnen, gestructureerde contracten, gedetailleerde administratie, regelmatige reviews, en deskundig advies, bedrijven helpen het PE-risico te minimaliseren en naleving te waarborgen.

Remote werken is de laatste jaren steeds normaler geworden, en de COVID-19-pandemie heeft deze trend verder versneld. Dit heeft geleid tot een herwaardering van

het concept van vaste inrichting, dat verwijst naar een vaste plaats van bedrijf waar het bedrijf haar activiteiten uitvoert en haar belastingverplichtingen bepaalt. De opkomst van remote werken heeft de lijnen van fysieke aanwezigheid vervaagd, wat nieuwe uitdagingen voor belastingautoriteiten en beleidsmakers met zich meebrengt. De Organisatie voor Economische Samenwerking en Ontwikkeling (OECD) heeft voorstellen gedaan voor veranderingen in de definitie van vaste inrichting om de digitale economie en remote werken beter te vatten. De COVID-19-pandemie heeft ook voordelen van remote werken beklemtoond, zoals kostenbesparingen en hogere productiviteit. Deze verschuiving naar remote werken kan invloed hebben op de belastingwetten en -regels door een herwaardering van nexusregels, een mogelijke verschuiving naar bronsbelasting, en de noodzaak om belastingverdragen bij te werken. Het is belangrijk dat bedrijven die remote teams wereldwijd beheren, op de hoogte blijven van deze trends en overleggen met belastingadviseurs en juridische experts om te zorgen dat ze voldoen aan de nieuwste belastingwetten en regelgeving.

Begrip van risico op vaste inrichting

Bij het opereren van een bedrijf in meerdere landen, is een van de belangrijkste overwegingen het begrip van het risico op vaste inrichting (PE). Vaste inrichting verwijst naar een vaste plek van bedrijf waar een bedrijf haar bedrijfsactiviteiten uitvoert. Het is een cruciaal concept in het internationale belastingrecht omdat het bepaalt of een bedrijf in dat land belasting moet betalen.

Voor remote teams die werken op verschillende locaties, wordt het risico op vaste inrichting nog belangrijker. In de hedendaagse geglobaliseerde wereld hebben veel bedrijven remote teams verspreid over verschillende landen, wat hen in staat stelt te profiteren van talentpools en hun operaties uit te breiden. Echter, dit brengt ook potentiële uitdagingen met zich mee op het gebied van PE-risico.

Hoe wordt een bedrijf beschouwd als zijnde vaste inrichting in een ander land? Er zijn verschillende factoren die belastingautoriteiten overwegen bij het bepalen of een bedrijf een PE heeft:

• Fysieke aanwezigheid: Een fysieke aanwezigheid, zoals een kantoor of een filiaal, is één van de primaire indicatoren voor een PE. Als een bedrijf een vaste plaats van bedrijf heeft in een buitenland, wordt het waarschijnlijk als PE beschouwd.
• Duur van aanwezigheid: De duur van de aanwezigheid in een buitenland speelt ook een rol bij de bepaling van PE. Als de aanwezigheid een bepaalde drempel overschrijdt, kan het bedrijf worden beschouwd als zijnde vaste inrichting.
• Bevoegdheid om contracten te sluiten: Als werknemers de bevoegdheid hebben om contracten te sluiten namens het bedrijf in een buitenland, kan dit duiden op een PE.
• Afhankelijke agenten: Als een bedrijf haar bedrijfsactiviteiten uitbesteedt aan afhankelijke agenten in een buitenland, kan dat worden beschouwd als PE. Afhankelijke agenten zijn personen die wettelijk gebonden zijn om namens het bedrijf op te treden.

Wanneer een bedrijf wordt beschouwd als zijnde PE in een buitenland, kan dat grote juridische en fiscale gevolgen hebben. Vanuit juridisch perspectief wordt het bedrijf onderworpen aan de wetten en regelgeving van dat land. Dit betekent dat het bedrijf mogelijk moet voldoen aan lokale arbeidswetten, arbeidsvoorschriften, en andere wettelijke vereisten.

Van fiscaal perspectief betekent een vaste inrichting dat het bedrijf belastingplichtig wordt in dat land. Het bedrijf kan verplicht worden om belastingaangiften te doen, vennootschapsbelasting te betalen, en andere fiscale verplichtingen na te komen. Dit kan leiden tot extra administratieve lasten en mogelijke dubbele belastingheffing als het bedrijf al belasting betaalt in haar thuisland.

Voor remote teams die werken op verschillende locaties, is risico op vaste inrichting verminderen cruciaal voor het soepele functioneren van de teams. Dit is waarom:

1. Belastingdoeltreffendheid: Door het minimaliseren van PE-risico kunnen bedrijven hun belastingstructuren optimaliseren en de totale belastingdruk verlagen. Dit stelt hen in staat middelen efficiënter te alloceren en te investeren in de groei van hun remote teams.
2. Naleving: Door PE-risico te beperken, kunnen bedrijven zorgen voor naleving van lokale wetten en regelgeving. Dit helpt juridische geschillen, boetes, en reputatieschade te voorkomen die kunnen ontstaan door niet-naleving.
3. Flexibiliteit: Remote teams floreren door flexibiliteit. Door PE-risico te minimaliseren, kunnen bedrijven de flexibiliteit bewaren om hun remote teams op te schalen of af te bouwen naar gelang de bedrijfsbehoeften. Ze kunnen gemakkelijk nieuwe markten verkennen en zich aanpassen aan veranderende omstandigheden zonder gebonden te zijn aan de wettelijke en fiscale implicaties van vaste inrichting.
4. Kostenbesparing: Een vaste inrichting kan kostbaar zijn qua administratieve en nalevingskosten. Door PE-risico te verminderen, kunnen bedrijven op deze kosten besparen en middelen effectiever inzetten om de groei en ontwikkeling van hun remote teams te ondersteunen.

Kortom, het begrijpen van het risico op vaste inrichting is essentieel voor bedrijven met remote teams die werkzaam zijn op verschillende locaties. Het is belangrijk om de factoren die vaste inrichting bepalen te kennen en de juridische en fiscale consequenties ervan te begrijpen. Door dit risico te beperken, kunnen bedrijven zorgen voor belastingefficiëntie, compliance, flexibiliteit en kostenbesparingen, wat uiteindelijk leidt tot een soepele werking en groei van hun remote teams.

Factoren die vaste inrichting bepalen

Bij het bepalen of een bedrijf een vaste inrichting (PE) heeft in een ander land, spelen verschillende factoren een rol. Deze factoren kunnen variëren afhankelijk van de jurisdictie en de interpretatie door belastingautoriteiten. Het is belangrijk dat bedrijven op de hoogte blijven van de specifieke wetten en regelgeving in elk rechtsgebied om naleving te verzekeren en het risico op een PE te minimaliseren. Laten we kijken naar enkele van de belangrijkste factoren die bepalen of een bedrijf een PE heeft.

Fysieke aanwezigheid

Een van de hoofdcriteria bij het bepalen van PE is fysieke aanwezigheid. Dit verwijst naar het hebben van een vaste plaats van bedrijf in het buitenland. Dit kan een kantoor, een filiaal, een fabriek, of elke andere fysieke locatie waar bedrijfsactiviteiten worden uitgevoerd. De aanwezigheid van een fysieke vestiging kan een belastbare aanwezigheid in het land creëren, zelfs als het bedrijf daar geen rechtspersoon heeft geregistreerd.

Uitgevoerde activiteiten

De activiteiten die een bedrijf in een buitenland uitvoert, spelen ook een belangrijke rol bij het bepalen of een PE bestaat. Als een bedrijf bedrijfsactiviteiten verricht die verder gaan dan louter voorbereidings- of hulpactiviteiten, kan worden beschouwd dat het een PE heeft. De sleutel is of de activiteiten van een continue en substantiële aard zijn. Dit kunnen activiteiten zijn zoals verkoop, marketing, productie, of het leveren van diensten.

Duur van bedrijfsactiviteiten

De duur van bedrijfsactiviteiten is een andere factor die belastingautoriteiten overwegen bij het bepalen van PE. Als de activiteiten in een buitenland een bepaalde drempel overschrijden, kan het bedrijf worden beschouwd als zijnde vaste inrichting. De drempel kan variëren afhankelijk van de jurisdictie en de specifieke omstandigheden. Het kan gaan om een bepaald aantal dagen, weken, of maanden binnen een gegeven periode. Het is belangrijk dat bedrijven de duur van hun bedrijfsactiviteiten in elk rechtsgebied bijhouden om naleving van de relevante regels te garanderen.

Aanwezigheid van werknemers of agenten

De aanwezigheid van werknemers of agenten in een buitenland kan ook bijdragen aan de vestiging van PE. Als een bedrijf werknemers of agenten heeft die gewoonlijk bevoegdheden hebben om contracten te sluiten namens het bedrijf, kan dat worden beschouwd als een PE. De kern is of deze personen de bevoegdheid hebben om het bedrijf te binden middels juridische overeenkomsten. Bedrijven moeten zorgvuldig nadenken over de rollen en verantwoordelijkheden van hun werknemers en agenten in elk rechtsgebied om onbedoeld het ontstaan van een PE te voorkomen.

Interpretatie door belastingautoriteiten

Het is de moeite waard op te merken dat de genoemde factoren door verschillende belastingautoriteiten anders kunnen worden geïnterpreteerd. Elk rechtsgebied kan haar eigen specifieke regels en regelgeving hebben omtrent de vestiging van een PE. Het is belangrijk dat bedrijven op de hoogte blijven van de wetten en interpretaties in elk rechtsgebied waarin zij opereren. Dit kan complex zijn, vooral voor bedrijven met een mondiale aanwezigheid. Het inwinnen van professioneel advies van belastingexperts kan bedrijven helpen de complexiteiten te doorgronden en naleving te verzekeren.

Conclusie

Het bepalen of een bedrijf een vaste inrichting heeft in een ander land, omvat het overwegen van verschillende factoren zoals fysieke aanwezigheid, uitgevoerde activiteiten, duur van bedrijfsactiviteiten, en aanwezigheid van werknemers of agenten. Deze factoren kunnen door verschillende belastingautoriteiten anders worden geïnterpreteerd, waardoor het essentieel is dat bedrijven op de hoogte blijven van de specifieke wetten en regels in elk rechtsgebied. Door deze factoren effectief te begrijpen en te beheren, kunnen bedrijven het risico op PE verminderen en zorgen voor naleving van de relevante belastingwetten.

Impact van vaste inrichting op remote teams

De regels rondom vaste inrichting (PE) zijn een belangrijke overweging voor bedrijven met remote teams. Deze regels bepalen of een bedrijf een belastbare aanwezigheid heeft in een bepaald rechtsgebied, wat grote gevolgen kan hebben voor de belastingplicht. Remote teams, vanwege hun aard, opereren over verschillende locaties, en dit kan mogelijk PE-regels activeren in meerdere rechtsgebieden. In dit gedeelte bespreken we de impact van vaste inrichting op remote teams en hoe remote werkbeleid en contracten kunnen helpen deze risico’s te beperken.

Locatie van teamleden

Een van de belangrijkste factoren die PE-regels kunnen activeren voor remote teams, is de locatie van de teamleden. Als een bedrijf werknemers of contractors heeft die werken in een bepaald rechtsgebied, kan dat worden beschouwd als het hebben van een belastbare aanwezigheid daar. Dit is vooral relevant als het teamlid kernfuncties uitvoert of de bevoegdheid heeft om contracten te sluiten namens het bedrijf.

Bijvoorbeeld, stel dat een bedrijf gevestigd in Land A een remote teamlid heeft in Land B. Als dat teamlid verantwoordelijk is voor het genereren van verkopen of het onderhandelen over contracten met klanten in Land B, kan dat PE-regels in Land B activeren. Dit betekent dat het bedrijf mogelijk zich moet registreren voor belastingdoeleinden in Land B en belastingen moet betalen over de winst die aan dat rechtsgebied wordt toegeschreven.

Het is belangrijk dat bedrijven zich bewust zijn van de specifieke regels en drempels voor PE in elk rechtsgebied waar zij remote teamleden hebben. Deze regels kunnen aanzienlijk verschillen per land, en niet-naleving kan leiden tot boetes en extra fiscale verplichtingen.

Locatie van het werk

Naast de locatie van de teamleden kan ook de locatie waar het werk wordt uitgevoerd, PE-regels activeren. Dit is vooral relevant voor remote teams, omdat teamleden de flexibiliteit hebben om overal te werken. Als een teamlid een aanzienlijke tijd doorbrengt in een bepaald rechtsgebied, kan dat mogelijk een belastbare aanwezigheid voor het bedrijf creëren in dat rechtsgebied.

Bijvoorbeeld, stel dat een bedrijf gevestigd in Land A een remote teamlid heeft dat verscheidene maanden vanuit Land B werkt. Als dat teamlid kernfuncties uitvoert of inkomsten genereert tijdens de periode dat hij in Land B is, kan dat PE-regels in dat rechtsgebied activeren. Het bedrijf kan dan verplicht worden zich te registreren voor belastingdoeleinden in Land B en belastingen te betalen over de winst toe te schrijven aan dat rechtsgebied.

Het is belangrijk dat bedrijven duidelijke beleidslijnen en richtlijnen hebben over werkpleklocaties. Door te specificeren waar teamleden mogen werken en voor hoe lang, kunnen bedrijven het risico beperken dat PE-regels in onbedoelde rechtsgebieden worden geactiveerd. Deze beleidslijnen moeten worden gecommuniceerd aan alle teamleden en consistent worden toegepast om naleving te verzekeren.

Remote werkbeleid en contracten

Remote werkbeleid en contracten spelen een cruciale rol bij het beperken van de risico’s verbonden aan vaste inrichting voor remote teams. Deze documenten moeten duidelijk de verwachtingen en verantwoordelijkheden van zowel het bedrijf als de teamleden uiteenzetten, vooral met betrekking tot werkplek en het uitvoeren van kernfuncties.

Remote werkbeleid moet de locaties specificeren waar teamleden mogen werken en voor hoe lang. Daarnaast moeten ze eventuele beperkingen of vereisten aangeven die verband houden met het uitvoeren van kernfuncties in specifieke rechtsgebieden. Door duidelijke richtlijnen op te stellen, kunnen bedrijven zorgen dat teamleden zich bewust zijn van de mogelijke fiscale implicaties en geïnformeerde keuzes maken over hun werkplekken.

Contracten met remote teamleden moeten ook bepalingen bevatten gerelateerd aan vaste inrichting. Deze bepalingen moeten duidelijk de reikwijdte van het werk, de bevoegdheden, en eventuele beperkingen bij het uitvoeren van kernfuncties in specifieke rechtsgebieden, definiëren. Door deze bepalingen in contracten op te nemen, kunnen bedrijven zichzelf beschermen tegen onbedoelde fiscale aansprakelijkheden en garanderen dat ze voldoen aan PE-regels.

Kortom, de regels rondom vaste inrichting kunnen een grote impact hebben op remote teams. De locatie van teamleden en waar zij hun werk uitvoeren, kan PE-regels activeren, wat kan leiden tot een hogere belastingdruk voor het