Risico van vaste inrichting (PE) is een belangrijke overweging voor bedrijven

die in meerdere landen opereren. PE verwijst naar een vaste plaats van bedrijf

waar een bedrijf zijn activiteiten uitvoert, en bepaalt of het bedrijf

belastingplichtig is in een bepaald land. Voor bedrijven met remote teams

in verschillende landen wordt PE-risico nog belangrijker. Factoren die

belastingautoriteiten overwegen bij het bepalen van PE omvatten fysieke aanwezigheid,

duur van aanwezigheid, de bevoegdheid om contracten te sluiten, en afhankelijke agenten.

Het hebben van een PE in een vreemd land heeft juridische en fiscale gevolgen,

waaronder naleving van lokale wetten en regelgeving en de verplichting om

belastingen te betalen in dat land. Om PE-risico te verminderen, kunnen bedrijven

belastingefficiëntie realiseren, naleving waarborgen, flexibiliteit behouden,

en kosten besparen die verband houden met administratieve en compliancekosten.

Begrip van PE-risico is cruciaal

voor de soepele werking en groei van remote teams.

Bepalen of een bedrijf een vaste inrichting (PE) heeft in een ander land

omvat het overwegen van factoren zoals fysieke aanwezigheid, uitgevoerde activiteiten,

duur van bedrijfsactiviteiten, en aanwezigheid van werknemers of agenten.

Deze factoren kunnen variëren afhankelijk van de jurisdictie en de interpretatie

van belastingautoriteiten. Het is belangrijk dat bedrijven op de hoogte blijven

van de specifieke wetten en regelgeving in elk rechtsgebied om naleving te garanderen

en het risico op een PE te minimaliseren. De aanwezigheid van een fysieke

inrichting, het deelnemen aan substantiële bedrijfsactiviteiten, het overschrijden

van een bepaalde duur van bedrijfsactiviteiten, en de aanwezigheid van werknemers

of agenten met bevoegdheid om het bedrijf te binden, kunnen bijdragen aan de

oprichting van een PE. Deze factoren kunnen echter door verschillende belastingautoriteiten

verschillend worden geïnterpreteerd. Daarom is het essentieel dat bedrijven

professioneel advies inwinnen bij belastingexperts om de complexiteiten te navigeren

en te zorgen voor naleving van de relevante regels.

Regels voor vaste inrichting (PE) bepalen of een bedrijf een belastbare aanwezigheid

heeft in een bepaald rechtsgebied, wat aanzienlijke gevolgen kan hebben voor

belastingverplichtingen. Remote teams werken op verschillende locaties,

wat potentieel PE-regels in meerdere jurisdicties kan activeren. De locatie

van teamleden en waar zij hun werk uitvoeren, kan PE-regels activeren. Bedrijven

moeten zich bewust zijn van de specifieke PE-regels en drempels in elk rechtsgebied

en duidelijke beleidslijnen en richtlijnen hebben om risico's te beperken.

Remote work policies moeten specifieke werk locaties en duur specificeren,

en contracten moeten bepalingen bevatten die gerelateerd zijn aan PE.

Uiteindelijk moeten bedrijven proactieve stappen nemen om naleving van PE-regels

te waarborgen.

Het verminderen van PE-risico voor remote teams is een topprioriteit voor

bedrijven die opereren in de hedendaagse geglobaliseerde en digitale wereld. Om

de potentiële juridische en fiscale implicaties van werknemers in verschillende

jurisdicties te verminderen, kunnen bedrijven verschillende strategieën toepassen:

1. Stel duidelijke remote work policies op: Ontwikkel policies die verwachtingen en richtlijnen voor remote werknemers omschrijven, inclusief limieten op het aantal dagen werken in een buitenland.
2. Structureer contracten op een bepaalde wijze: Voeg clausules toe die aangeven dat de werkplek van de werknemer het hoofdkantoor van het bedrijf is, ongeacht de fysieke locatie, om te bevestigen dat er geen vaste inrichting wordt gecreëerd.
3. Houd gedetailleerde gegevens bij van waar en wanneer werknemers werken: Implementeer systemen om locatie en gewerkte uren te volgen, en bewijs te verzamelen voor belastingautoriteiten.
4. Review en update policies en contracten regelmatig: Blijf op de hoogte van het fiscale en juridische landschap, raadpleeg experts en zorg voor voortdurende naleving van wetten en regelgeving.
5. Raadpleeg experts in juridisch en fiscaal advies: Schakel professionals in die gespecialiseerd zijn in internationaal belastingrecht en arbeidsrecht om complexiteiten te navigeren, risico's te identificeren, en op maat gemaakte strategieën te ontwikkelen om exposure te minimaliseren.

Conclusie: een proactieve en maatgerichte aanpak, inclusief duidelijke policies,

gestructureerde contracten, gedetailleerde vastlegging, regelmatige updates,

en deskundig advies, helpt bedrijven het risico op vaste inrichting te minimaliseren en

naleving te verzekeren.

Remote werken wordt de afgelopen jaren steeds gebruikelijker, en de COVID-19 pandemie

heeft deze trend verder versneld. Dit heeft geleid tot een herwaardering van het

concept vaste inrichting, dat verwijst naar een vaste bedrijfsplek via welke een

bedrijf haar activiteiten uitvoert en haar belastingverplichtingen bepaalt. De opkomst

van remote werken heeft de lijnen van fysieke aanwezigheid verduisterd, wat nieuwe

uitdagingen vormt voor belastingautoriteiten en beleidsmakers. De Organisatie voor

Economische Samenwerking en Ontwikkeling (OECD) heeft voorstellen gedaan voor

veranderingen in de definitie van vaste inrichting om de digitale economie en

remote werken beter te kunnen bevatten. De pandemie heeft ook de voordelen van

remote werken benadrukt, zoals kostenbesparing en verhoogde productiviteit.

Deze verschuiving naar remote werken kan invloed hebben op belastingregels door

herwaardering van nexus regels, een eventuele verschuiving naar bron-gebaseerde

belastingheffing, en de noodzaak om belastingverdragen bij te werken. Het is belangrijk

dat bedrijven die wereldwijd remote teams beheren, op de hoogte blijven van deze trends

en overwegen om advies in te winnen bij belastingadviseurs en juridische experts om

naleving van de nieuwste belastingregels en -regelingen te waarborgen.

Begrip van risico van vaste inrichting (PE)

Wanneer het gaat om het opereren van een bedrijf in meerdere landen, is het concept vastestellingsrisico (PE) een belangrijke overweging. Permanent establishment verwijst naar een vaste plaats van bedrijf via welke een bedrijf haar activiteiten uitvoert. Het is een cruciaal concept in het internationaal belastingrecht, omdat het bepaalt of een bedrijf belastingplichtig is in een bepaald land.

Voor remote teams die werken op verschillende locaties, wordt PE-risico nog belangrijker. In onze geglobaliseerde wereld hebben veel bedrijven remote teams verspreid over diverse landen, wat hen in staat stelt talent pools aan te boren en hun operaties uit te breiden. Echter brengt dit ook potentiële uitdagingen mee in termen van PE-risico.

Hoe wordt een bedrijf als een vaste inrichting in een ander land beschouwd? Er zijn verschillende factoren die belastingautoriteiten overwegen bij het bepalen of een bedrijf een PE heeft:

• Fysieke aanwezigheid: Een vaste locatie, zoals een kantoor of filiaal, is een van de belangrijkste indicatoren voor een PE. Als een bedrijf een vaste bedrijfsplaats heeft in een stran land, wordt het waarschijnlijk als een PE beschouwd.
• Duur van aanwezigheid: Hoe lang een bedrijf aanwezig is in een vreemd land speelt ook een rol. Als de aanwezigheid een bepaalde drempel overschrijdt, kan het als een PE worden beschouwd.
• Bevoegdheid contracten te sluiten: Als medewerkers bevoegd zijn contracten te sluiten namens het bedrijf in een vreemd land, wijst dat op een PE.
• Afhankelijke agenten: Als een bedrijf haar bedrijfsactiviteiten uitvoert via afhankelijke agenten in een ander land, kan dat een PE betekenen. Afhankelijke agenten zijn personen die wettelijk gebonden zijn om namens het bedrijf op te treden.

Na de aanwezigheid van een PE wordt vastgesteld, brengt dat significante juridische en fiscale gevolgen met zich mee. Juridisch wordt het bedrijf onderworpen aan de wet- en regelgeving van dat land. Dit betekent onder meer dat het bedrijf moet voldoen aan lokale arbeidswetten, arbeidsregelgeving en andere wettelijke vereisten.

Fiscaal betekent het hebben van een PE dat het bedrijf belastingplichtig wordt in dat land. Het bedrijf moet mogelijk belastingaangiften doen, vennootschapsbelasting betalen, en andere fiscale verplichtingen nakomen. Dit kan leiden tot extra administratieve lasten en dubbele belasting als het bedrijf al in haar thuisland belasting betaalt.

Voor remote teams die werken op verschillende locaties is het verminderen van het vastestellingsrisico cruciaal voor een soepele werking van de teams. Dit is waarom:

1. Belastingefficiëntie: Door het risico op vaste inrichting te minimaliseren, kunnen bedrijven hun belastingstructuur optimaliseren en de totale belastingdruk verlagen. Dit helpt om middelen efficiënter te alloceren en te investeren in de groei van hun remote teams.
2. Naleving: Door het risico op vaste inrichting te verminderen, kunnen bedrijven naleving van lokale wetten en regelgeving garanderen. Dit voorkomt juridische geschillen, boetes en reputatieschade.
3. Flexibiliteit: Remote teams floreren door flexibiliteit. Door het risico op PE te minimaliseren, kunnen bedrijven de flexibiliteit behouden om hun remote teams op of af te schalen volgens hun zakelijke behoeften. Ze kunnen gemakkelijk nieuwe markten betreden en zich aanpassen aan veranderende omstandigheden zonder juridische of fiscale beperkingen.
4. Kostenbesparing: Een vaste inrichting kan kostbaar zijn door administratieve en compliancekosten. Door het risico op PE te verminderen, kunnen bedrijven op deze kosten besparen en middelen effectiever inzetten voor de groei en ontwikkeling van hun remote teams.

Kortom, het begrijpen van het risico van vaste inrichting is cruciaal voor bedrijven met remote teams die in verschillende landen opereren. Het is essentieel om de factoren die vastestelling bepalen te kennen, en de juridische en fiscale gevolgen ervan te begrijpen. Door dat risico te minimaliseren, kunnen bedrijven belastingsvoordeel behalen, naleving garanderen, flexibiliteit vergroten en kosten besparen, wat uiteindelijk de soepele operatie en groei van de remote teams bevordert.

Factors die een vaste inrichting bepalen

Bij het bepalen of een bedrijf een vaste inrichting (PE) heeft in een ander land, spelen verschillende factoren een rol. Deze factoren kunnen verschillen afhankelijk van de jurisdictie en de interpretatie van belastingautoriteiten. Het is belangrijk dat bedrijven op de hoogte blijven van de specifieke wetten en regelgeving in elk rechtsgebied, om naleving te verzekeren en het risico op een PE te minimaliseren. Laten we enkele belangrijke factoren bekijken die bepalen of een bedrijf een PE heeft.

Fysieke aanwezigheid

Een van de primaire factoren bij het bepalen van een PE is fysieke aanwezigheid. Dit verwijst naar het hebben van een vaste bedrijfsplaats in een vreemd land. Het kan een kantoor, een filiaal, een fabriek of elke andere fysieke locatie zijn waar bedrijfsactiviteiten worden uitgevoerd. De aanwezigheid van een vaste inrichting kan een belastbare aanwezigheid in het land creëren, zelfs als het bedrijf geen rechtspersoon daar heeft geregistreerd.

Uitgevoerde activiteiten

De activiteiten die door een bedrijf in een vreemd land worden uitgevoerd, spelen ook een belangrijke rol in de bepaling of een PE bestaat. Als een bedrijf bezig is met bedrijfsactiviteiten die verder gaan dan louter voorbereidende of ondersteunende activiteiten, kan dat als een PE worden beschouwd. Het draait om of de activiteiten van een continue en substantiële aard zijn. Dit kan onder meer bestaan uit verkoop, marketing, productie of het leveren van diensten.

Duur van bedrijfsactiviteiten

De duur van bedrijfsactiviteiten is een andere factor die belastingautoriteiten overwegen bij het bepalen van een PE. Als de activiteiten van een bedrijf in een vreemd land een bepaalde drempel overschrijden, kan dat leiden tot de vaststelling van een PE. De drempel kan variëren afhankelijk van de jurisdictie en de omstandigheden. Het kan gaan om een bepaald aantal dagen, weken of maanden binnen een bepaalde periode. Het is van belang dat bedrijven de duur van hun bedrijfsactiviteiten in elk rechtsgebied bijhouden om naleving van de relevante regels te verzekeren.

Aanwezigheid van werknemers of agenten

De aanwezigheid van werknemers of agenten in een vreemd land kan ook het oprichten van een PE bevorderen. Als een bedrijf werknemers of agenten heeft die gewoonlijk bevoegd zijn contracten te sluiten namens het bedrijf, kan dat als indicator dienen voor een PE. Het draait om of deze personen de bevoegdheid hebben om het bedrijf in juridische overeenkomsten te binden. Het is belangrijk dat bedrijven zorgvuldig de rollen en verantwoordelijkheden van hun werknemers en agenten in elk rechtsgebied overwegen om onbedoelde creatie van een PE te voorkomen.

Interpretatie door belastingautoriteiten

Het is belangrijk om op te merken dat de genoemde factoren verschillend kunnen worden geïnterpreteerd door verschillende belastingautoriteiten. Elk rechtsgebied kan haar eigen specifieke regels en voorschriften hebben over de oprichting van een PE. Het is essentieel dat bedrijven op de hoogte blijven van de specifieke wetten en interpretaties in elk rechtsgebied waar zij actief zijn. Dit kan een complexe taak zijn, vooral voor bedrijven met een wereldwijde aanwezigheid. Professioneel advies inwinnen bij belastingexperts helpt bedrijven de complexiteiten te navigeren en naleving te waarborgen.

Conclusie

Het bepalen of een bedrijf een vaste inrichting in een ander land heeft, omvat het overwegen van diverse factoren zoals fysieke aanwezigheid, uitgevoerde activiteiten, duur van bedrijfsactiviteiten, en aanwezigheid van werknemers of agenten. Deze factoren kunnen verschillend worden geïnterpreteerd door verschillende belastingautoriteiten, waardoor het belangrijk is dat bedrijven goed geïnformeerd blijven over de wetten en regelgeving in elk rechtsgebied. Door deze factoren effectief te begrijpen en te beheren, kunnen bedrijven het risico op PE verminderen en naleving van de relevante belastingwetten garanderen.

Impact van vaste inrichting op remote teams

Vastestellingsregels (PE) zijn een belangrijke overweging voor bedrijven met remote teams. Deze regels bepalen of een bedrijf een belastbare aanwezigheid heeft in een bepaald rechtsgebied, wat aanzienlijke gevolgen kan hebben voor de belastingplicht. Remote teams opereren op verschillende locaties, en dit kan potentieel PE-regels activeren in meerdere jurisdicties. In dit gedeelte bespreken we de impact van vaste inrichting op remote teams en hoe remote work policies en contracten kunnen helpen deze risico's te mitigeren.

Locatie van teamleden

Een van de belangrijkste factoren die PE-regels voor remote teams kunnen activeren, is de locatie van teamleden. Als een bedrijf werknemers of contractors heeft die werken in een bepaald rechtsgebied, kan dat worden beschouwd als een belastbare aanwezigheid in dat rechtsgebied. Dit geldt vooral als het teamlid verantwoordelijk is voor kerntaken van het bedrijf of de bevoegdheid heeft contracten te sluiten namens het bedrijf.

Stel dat een bedrijf gevestigd in Land A een remote teamlid heeft in Land B. Als dat teamlid verantwoordelijk is voor het genereren van omzet of het onderhandelen over contracten met klanten in Land B, kan dat mogelijk PE-regels activeren in Land B. Dit betekent dat het bedrijf mogelijk zich moet registreren voor belastingdoeleinden in Land B en belastingen moet betalen over de winsten die aan dat rechtsgebied toerekenbaar zijn.

Het is belangrijk dat bedrijven zich bewust zijn van de specifieke regels en drempels voor PE in elk rechtsgebied waar zij remote teamleden hebben. Deze regels kunnen significant verschillen van land tot land, en niet-naleving kan leiden tot boetes en extra belastingverplichtingen.

Locatie van werkzaamheden

Naast de locatie van teamleden kan ook de locatie waar werk wordt verricht, PE-regels activeren. Dit is vooral relevant voor remote teams, aangezien teamleden de flexibiliteit hebben om overal te werken. Als een teamlid een significante tijd besteedt aan werken in een bepaald rechtsgebied, kan dat mogelijk een belastbare aanwezigheid voor het bedrijf in dat rechtsgebied creëren.

Stel dat een bedrijf gevestigd in Land A een remote teamlid heeft dat meerdere maanden werkt vanuit Land B. Als dat teamlid kerntaken uitvoert of inkomsten genereert tijdens zijn verblijf in Land B, kan dat PE-regels activeren in dat rechtsgebied. Het bedrijf moet mogelijk zich dan registreren voor belastingdoeleinden in Land B en belasting betalen over de winst die aan dat rechtsgebied toerekenbaar is.

Het is belangrijk dat bedrijven duidelijke policies en richtlijnen hebben met betrekking tot remote work locaties. Door te specificeren waar teamleden mogen werken en hoe lang, kunnen bedrijven het risico op het activeren van PE-regels in onbedoelde jurisdicties beperken. Deze policies dienen te worden gecommuniceerd aan alle teamleden en consequent te worden toegevoegd en gehandhaafd om naleving te garanderen.

Policies en contracten voor remote work

Remote work policies en contracten spelen een cruciale rol bij het beperken van de risico's geassocieerd met vaste inrichting. Deze documenten moeten duidelijk de verwachtingen en verantwoordelijkheden van zowel het bedrijf als de teamleden aangeven, vooral met betrekking tot werkplek en uitoefening van kerntaken.

Policies voor remote werken moeten de locaties specificeren waar teamleden mogen werken en voor hoe lang. Ze moeten ook eventuele restricties of vereisten beschrijven met betrekking tot het uitvoeren van kerntaken in specifieke rechtsgebieden. Door duidelijke richtlijnen te stellen, kunnen bedrijven ervoor zorgen dat teamleden zich bewust zijn van de mogelijke fiscale implicaties en geïnformeerde beslissingen kunnen nemen over hun werkplekken.

Contracts met remote teamleden moeten eveneens bepalingen bevatten over vastestellingsrisico. Deze bepalingen moeten duidelijk het werkpakket, de bevoegdheden, en eventuele restricties voor het uitvoeren van kerntaken in specifieke rechtsgebieden omschrijven. Door deze bepalingen op te nemen in contracts, kunnen bedrijven zichzelf beschermen tegen onbedoelde fiscale aansprakelijkheden en naleving van PE-regels garanderen.

Concluderend kunnen de regels omtrent vaste inrichting een significante impact hebben op remote teams. De locatie van teamleden en waar zij hun werkzaamheden uitvoeren, kunnen potentieel PE-regels activeren, wat leidt tot hogere belastingverplichtingen. Remote work policies en contracten spelen