Geconsolideerde versus Decentrale Globale Loonadministratie: Een vergelijking voor 2026

Niets wordt meer besproken in het veld van Human Resources dan wat een beter payrollsysteem is: centraal versus decentraal global payroll. Het zou verstandig zijn om eerst een allesomvattend begrip te krijgen van de verschillen tussen deze twee systemen voordat je een beslissing neemt.

Als het jouw verantwoordelijkheid is om de payroll van werknemers binnen jouw bedrijf te regelen, heb je waarschijnlijk veel vragen, vooral over de juiste aanpak voor payroll. Vraag je je af of centraal payroll beter is dan decentraal payroll, of andersom? Welke voordelen kun je uit elke aanpak halen?

Op zoek gaan naar de perfecte aanpak voor jouw organisatie zal nooit een makkelijke klus zijn. Gelukkig heeft Rivermate het werk voor je gedaan. Dit artikel helpt je meer te begrijpen over de twee benaderingen van payroll, zodat je kunt beslissen welke optie het meest geschikt is voor jouw organisatie.

Voordelen en voordelen van decentraal payroll

Een decentraal global payroll-model omvat meerdere payroll-teams binnen de hoofdkantoor van een organisatie, met uitbestede in-country payroll management partners voor elk land waar het bedrijf actief is.

Gebaseerd op een studie door Deloitte, een accounting- en adviesbureau, voert slechts 13 procent van de grote bedrijven de decentraal global payroll aanpak uit, terwijl 60 procent van de respondenten aangeeft de centrale global payroll aanpak te implementeren. Dit kan te maken hebben met de betaalbaarheid ervan.

Heeft slechts een klein aantal middelen nodig

Bij centraal payroll moet een bedrijf beschikken over een dedicated afdeling en personeel om zijn payroll-verantwoordelijkheden uit te voeren. Er moet continu geïnvesteerd worden in de meer technische aspecten van payroll zoals hardware, werknemers, ruimte en software. Daarentegen vermijdt de decentraal aanpak deze problemen. In deze payroll-benadering kan iedere werknemer die een extra uur heeft vrijgemaakt, payroll-beheer en taken uitvoeren, zelfs als ze niet zijn toegewezen voor taken gerelateerd aan Human Resources. Hierdoor zijn minder middelen, geld en tijd nodig om payroll taken uit te voeren in dit systeem.

Goedkopere kosten voor systeemtransitie

Het overstappen van het ene systeem naar het andere kan veel kosten en de financiën van je bedrijf schaden. Met een decentraal payroll-model is het gemakkelijker en goedkoper om compatibele boekhoudsystemen te integreren, vooral wanneer problemen met jouw informatiesysteem en managementstructuur beginnen op te duiken. Dit voordeel is vooral een van de belangrijkste redenen waarom steeds meer bedrijven upgraden en uitbreiden met decentraal payroll systemen.

Verminderde risico's

Een nadeel van een centraal payroll systeem is dat wanneer het uitvalt, werknemers hun maandelijkse salaris of loon niet meer kunnen ontvangen. Eerlijkheid gebiedt te zeggen dat dit slechts een van de vele risico's kan zijn waarmee je bedrijf te maken krijgt als je kiest voor centralisatie van je payroll. Bij een decentraal payroll-model daarentegen, wanneer het systeem faalt, worden alleen de medewerkers die door dat systeem worden bediend, betalingsvertraging ondervonden, maar alle andere werknemers krijgen gewoon betaald.

Bij het kiezen van de beste payroll aanpak moet je bedenken dat je werknemers werken om betaald te worden. Vertragingen in de payroll door systeemproblemen kunnen ripple-effecten veroorzaken, en deze effecten zullen hoogstwaarschijnlijk je bedrijf schaden.

Verbeterde personeelsadministratie

Een ander voordeel van decentraal systemen is dat het beter personeelsbeheer mogelijk maakt. In deze aanpak kan elke werknemer zelf zijn of haar gegevens bijhouden zonder uitgebreide instructies. Hierdoor hoef je geen persoon toe te wijzen of een medewerker in te huren voor deze taak. Dit verlaagt niet alleen de kosten van je bedrijf, maar bespaart je ook veel tijd.

Maar het blijft jouw verantwoordelijkheid om een effectief planningssysteem op te zetten voor je werknemers. Daarnaast, als je werknemers overladen zijn met vereisten, hebben ze misschien geen tijd meer om payroll-opdrachten uit te voeren.

Realtime reactie

Een decentraal payroll-systeem betekent dat werknemers beter toegang hebben tot hun loonstrookjes en een nauwere relatie met degenen die deze loonstrookjes uitgeven. Dit maakt het makkelijker voor werknemers om eventuele problemen met hun loonstrookje snel op te lossen. Bijvoorbeeld, als de medewerker die verantwoordelijk is voor het tellen van de gewerkte uren per ongeluk heeft vastgesteld dat de werknemer 30 uur heeft gewerkt in één week, terwijl het daadwerkelijke aantal 34 uur was, kan de werknemer eenvoudig contact opnemen met die medewerker en dit probleem voorleggen.

Deze voordeel heeft ook een breder overzicht, doordat meer feedback en suggesties over het payroll systeem naar het topmanagement worden gestuurd. Bijvoorbeeld, één decentraal payroll kantoor kan constateren dat hun personeel beter bediend wordt door twee- of driemaal per maand uitbetaald te worden in plaats van wekelijks. Het topmanagement kan dan besluiten om de tweak door te voeren, vooral als de organisatie nog klein en flexibel is.

Voordelen en voordelen van gecentraliseerd payroll

Veel bedrijven, vooral grote wereldwijde ondernemingen, voeren hun payroll taken uit met behulp van het gecentraliseerd payroll systeem. In deze aanpak hebben werkgevers en hogere leidinggevenden meer controle over de kosten en uitgaven van hun organisatie, wat voordelig is omdat het hun primaire verantwoordelijkheid is om eventuele problemen of zorgen in hun bedrijf aan te pakken. Hieronder volgen de voordelen en voordelen van de gecentraliseerde payroll aanpak.

Veiligheden van gegevens

Een nadeel van een decentraal betalingsysteem is het gebrek aan beveiliging van payrollgegevens. Deze aanpak kan fouten in documentatie, onderhoud, technologische aankopen, kennisverlies en andere consequenties stimuleren. Veel bedrijven die een decentraal payroll aanpak gebruiken, hebben problemen om oplossingen te bieden voor deze problemen. Maar bedrijven met een gecentraliseerd payroll vermijden deze problemen door meer beveiliging en controle uit te oefenen over payrollgegevens.

Naast de betere controle en autoriteit over je werknemers, kan een gecentraliseerde global payroll aanpak ook de kosten van je organisatie verlagen en hoogkwalitatieve producten opleveren.

Georganiseerde gegevens

Zoals eerder vermeld, hebben gegevens die verband houden met payroll een betere beveiliging in het gecentraliseerd payroll systeem. Dit komt doordat je gegevens meer georganiseerd zullen zijn, aangezien deze opgeslagen worden in slechts één systeem of plek. Hierdoor worden problemen zoals gegevensduplicatie, inconsistentie en verspilde opslag voorkomen.

Betere toegang tot gegevens

Een goed georganiseerd gecentraliseerd payroll systeem biedt betere en makkelijkere toegang tot gegevens die door de hele organisatie worden gebruikt op één plek. Dit betekent dat alle medewerkers, werknemers, contractors en het hele team snel en gemakkelijk toegang kunnen krijgen tot de database. Dit maakt het zowel sneller als makkelijker om organisatie-brede activiteiten uit te voeren. Centrale planning en operaties maken ook compatibele technologie en vaardigheden mogelijk.

Vooruitkijken

Nu je een beter inzicht hebt in de voordelen en nadelen van zowel de gecentraliseerde als decentraal payroll aanpak, kun je een meer uitgebreide analyse en discussie voeren over de aanpak die het beste bij jouw organisatie past. Hoewel het waar is dat beide aanpakken geschikt zijn voor elk bedrijf, ongeacht grootte of sector, is het nog steeds verstandig om een grondige analyse uit te voeren voor de perfecte payroll-aanpak voor jouw organisatie.

Voor multinationale bedrijven kunnen de uitdagingen komen door diverse regelgeving, talen en valuta’s. Daarom moet je strategisch te werk gaan bij het kiezen van een geschikt payroll model voor jouw bedrijf. Payroll global management speelt een essentiële rol bij het stimuleren van succes voor je organisatie. Het plannen en managen van deze obstakels op zich zal moeilijk zijn, en een enkel foutje in één afdeling kan de rest van je organisatie schaden.

Rivermate biedt diensten en tools om je te helpen je payroll effectief te plannen en te beheren, zonder dat je veel geld hoeft uit te geven. Neem contact met ons op om meer te weten te komen over deze diensten.