Gecentraliseerde vs. Decentralized Global Payroll: Een Vergelijking

Niets is meer besproken in het veld van Human Resource dan wat beter is: centraal versus decentraal wereldwijd payroll is een beter payrollsysteem. Het zou verstandig zijn om eerst een uitgebreid begrip te krijgen van de verschillen tussen deze twee systemen voordat je een beslissing neemt.

Als het jouw verantwoordelijkheid is om de payroll van werknemers in jouw bedrijf te regelen, heb je waarschijnlijk veel vragen, vooral over de juiste aanpak van payroll. Zit je vast in de vraag of centrale payroll beter is dan decentrale payroll, of andersom? Welke voordelen kun je uit elk van beide benaderingen halen?

Het zoeken naar de perfecte aanpak voor jouw organisatie zal nooit een eenvoudige klus zijn. Gelukkig heeft Rivermate de klus voor je geklaard. Dit artikel helpt je meer inzicht te krijgen in de twee benaderingen van payroll, zodat je kunt beslissen welke optie het beste bij jouw organisatie past.

Voordelen en voordelen van decentrale payroll

Een decentrale global payroll-model omvat meerdere payroll-teams binnen het hoofdkantoor van een organisatie, met uitbestede in-country payroll management partners voor elk land waar het bedrijf actief is.

Gebaseerd op een onderzoek van Deloitte, een accountants- en adviesbureau, gebruikt slechts 13 procent van grote bedrijven de decentrale global payroll-aanpak, terwijl 60 procent van de respondenten zegt dat zij de gecentraliseerde global payroll-aanpak implementeren. Dit kan vanwege de betaalbaarheid zijn.

Vraagt slechts een klein aantal resources

In gecentraliseerde payroll moet een bedrijf een dedicate afdeling en personeel hebben om zijn payroll-verantwoordelijkheden uit te voeren. Er moet continu geïnvesteerd worden in de meer technische aspecten van payroll, zoals hardware, werknemers, ruimte en software. Daarentegen vermijdt de decentrale aanpak deze problemen. In deze payroll-benadering kan elke werknemer die een extra uur over heeft, payrollbeheer en taken uitvoeren, zelfs als ze niet toegewezen zijn aan Human Resources-gerelateerde taken. Hierdoor zijn minder resources, geld en tijd nodig om payroll-taken uit te voeren.

Goedkopere kosten van systeemovergang

Overstappen van het ene systeem naar het andere kan veel kosten en je bedrijfsfinanciën schaden. Met een decentrale payroll-aanpak is het makkelijker en goedkoper om compatibele boekhoudsystemen samen te voegen, vooral wanneer de problemen met je informatiesysteem en managementstructuur beginnen te ontstaan. Deze voordeel is vooral een van de voornaamste redenen waarom steeds meer bedrijven upgraden en uitbreiden met decentrale payroll-systemen.

Verminderde risico’s

Een nadeel van een gecentraliseerd payroll-systeem is dat wanneer het uitvalt, werknemers hun maandelijkse salarissen of lonen niet kunnen ontvangen. Eerlijk gezegd, kan dit slechts één van de vele risico’s zijn waarmee je bedrijf te maken krijgt als je kiest voor centralisatie van je payroll. In een decentrale payroll-benadering, wanneer het systeem faalt, worden alleen de werknemers waarvan het salaris door dat systeem wordt beheerd getroffen, maar alle andere werknemers krijgen gewoon betaald.

Bij het kiezen van de betere payroll-benadering moet je in gedachten houden dat je werknemers er vooral op gericht zijn om betaald te worden. Het uitstellen van payroll door een systeemstoring kan ripple-effecten veroorzaken, en deze effecten zullen waarschijnlijk je bedrijf schaden.

Verbeterde werknemersadministratie

Een ander voordeel van decentrale systemen is dat ze beter beheer van het personeelsbestand mogelijk maken. In deze aanpak kan elke werknemer zijn of haar eigen dossier bijhouden zonder uitgebreide instructies. Hiermee hoef je geen persoon aan te stellen of personeel in te huren voor deze taak. Dit vermindert niet alleen de kosten van je bedrijf, maar bespaart je ook veel tijd.

Maar nogmaals, het is jouw verantwoordelijkheid om een effectief schema op te zetten voor je werknemers. Bovendien, als je werknemers overladen zijn met documenten, kunnen zij mogelijk geen tijd meer vrijmaken voor payrolltaken.

Realtime reactie

Een decentrale payroll-systeem impliceert dat werknemers betere toegang hebben tot hun loonstrookjes en een nauwere relatie met de personen die deze uitkeren. Dit maakt het gemakkelijker voor werknemers om eventuele problemen met hun loonstrookjes op te lossen. Bijvoorbeeld, als de medewerker die belastinguren telt per vergissing heeft vastgesteld dat de werknemer 30 uur heeft gewerkt in plaats van 34 uur, zoals uit de werkelijke telling bleek, kan de werknemer gemakkelijk contact opnemen met die medewerker en dit probleem aankaarten.

Dit voordeel brengt ook een groter voordeel op de lange termijn met zich mee: er wordt meer feedback en suggesties over het payroll-systeem gericht naar het topmanagement. Bijvoorbeeld, één decentrale payroll-kantoor zou kunnen constateren dat de medewerkers beter af zijn als ze twee of drie keer per maand betaald worden in plaats van wekelijks. Het topmanagement kan dan besluiten de cao aan te passen, vooral als de organisatie nog klein en flexibel is.

Voordelen en voordelen van gecentraliseerde payroll

Veel bedrijven, vooral grote wereldwijde ondernemingen, voeren hun payrolltaken uit met behulp van het gecentraliseerde payroll-systeem. In deze aanpak hebben werkgevers en senior leidinggevenden meer controle over de kosten en uitgaven van hun organisatie, wat voordelig is omdat het hun primaire verantwoordelijkheid is om elk probleem of zorgen in hun bedrijf aan te pakken. Hier volgen de voordelen en voordelen van de gecentraliseerde payroll-aanpak.

Veilig Beheer van Data

Een nadeel van een gedecentraliseerd betalingssysteem is het gebrek aan beveiliging van payroll-data. Deze aanpak kan fouten veroorzaken in documentatie, onderhoud, technologie-aankoop, kennisverlies en andere gevolgen. Veel bedrijven die een decentrale payroll hanteren, hebben moeite met het bieden van oplossingen voor deze problemen. Maar bedrijven met een gecentraliseerd payroll vermijden deze problemen door meer beveiliging en controle over payroll-data toe te passen.

Naast de betere controle en autoriteit over je werknemers, kan een gecentraliseerde global payroll aanpak ook je organisatiekosten verlagen en hoogwaardigere producten opleveren.

Georganiseerde Data

Zoals eerder vermeld, hebben data die verbonden zijn met payroll een betere beveiliging in het gecentraliseerde payroll-systeem. Dit komt vooral doordat, als je payroll systeem gecentraliseerd is, je data beter georganiseerd zijn omdat ze in één enkel systeem of locatie worden opgeslagen. Hierdoor worden problemen zoals dataduplicatie, dataconsistentie en verspilde opslag voorkomen.

Betere Toegang tot Data

Een goed georganiseerd gecentraliseerd payroll-systeem biedt betere en gemakkelijkere toegang tot gegevens die door de hele organisatie worden gebruikt, allemaal op één plek. Dit betekent dat het personeel, werknemers, contractors en de volledige workforce gemakkelijk toegang kunnen krijgen tot de database. Dit maakt organisatie-brede activiteiten sneller en eenvoudiger. Centrale planning en operatie maken ook de introductie van compatibele technologie en vaardigheden mogelijk.

Vooruitkijken

Nu je een beter begrip hebt van de voordelen en nadelen van zowel de gecentraliseerde als decentrale payroll-benadering, kun je een meer uitgebreide analyse en discussie voeren over de aanpak die het beste past bij jouw organisatie. Hoewel het waar is dat elke aanpak geschikt is voor elk bedrijf, ongeacht de grootte of sector, is het nog steeds verstandig om een uitgebreide scrutinie uit te voeren op de ultieme payroll-aanpak voor jouw organisatie.

Voor multinationale bedrijven kunnen de uitdagingen samengaan met diverse regelgeving, talen en valuta’s. Daarom moet je strategisch kiezen voor een passend payroll-model voor jouw bedrijf. Globaal payroll-beheer speelt een essentiële rol in het succes van je organisatie. Daarom zullen planning en het aanpakken van deze obstakels moeilijk zijn, en één fout in een afdeling kan de rest van je organisatie schaden.

Rivermate biedt diensten en tools om je te helpen je payroll effectief te plannen en te beheren zonder je portemonnee te belasten. Neem contact met ons op om meer te leren over deze diensten.