Thuiswerken heeft de typische werkdag aanzienlijk veranderd. Globaal werven maakt een diverser personeelsbestand mogelijk. Het brengt ook grotere productiviteit en aanzienlijk lagere kosten voor het bedrijf met zich mee.
Echter, nu thuiswerken de nieuwe norm wordt, worstelen werkgevers ook met het oplossen van de vele uitdagingen. Een van de belangrijkste is de benodigde verschuiving in management en het vinden van manieren om werknemers te managen terwijl ze op afstand werken.
Voor de meeste managers hielp het fysiek aanwezig zijn op kantoor om werknemers naar het gemeenschappelijke doel te sturen. In een remote setting, waar de werknemers zelden op dezelfde locatie zijn, wordt het evalueren van hun prestaties lastig.
Uitdagingen van het managen van werknemers in een remote setting
De meest prominente uitdaging waarmee veel remote-first bedrijven geconfronteerd worden, is communicatie. Belangrijke informatie gaat gemakkelijk verloren, wordt vertraagd of verkeerd begrepen. Dit is de hoofduitdaging die overwonnen moet worden wanneer je werknemers niet op dezelfde locatie of in dezelfde tijdzone werken.
Het gebrek aan eenvoudige communicatie kan en zal andere aspecten van management beïnvloeden. Een dergelijk aspect is het bijhouden van de productiviteit van werknemers en het evalueren van hun prestaties. Veel managers wenden zich tot micromanagement. Anderen compenseren dit met veel vergaderingen en check-ins. In sommige gevallen worden onredelijke sancties opgelegd.
Als werkgever is het belangrijk om het juiste proces op te zetten voor het evalueren van je werknemers. De praktijk wijst uit dat het begint met het stellen van duidelijke doelen en verwachtingen. Het creëren van sterke communicatiekanalen voor twee richtingen is ook belangrijk. Je moet de juiste processen vinden om de prestaties van elke werknemer objectief te meten.
Hier is hoe je de prestaties van je remote werknemers kunt evalueren. Probeer deze tactieken voor een goed afgeronde remote team. Elk van deze kan helpen micromanagement en sancties te voorkomen.
Hoe de prestaties van remote werknemers te evalueren
Houd er rekening mee dat je managers niet zo gemakkelijk contact kunnen opnemen met je werknemers in een remote setting. Daarom is het belangrijk om de juiste procedures voor het evalueren van hun prestaties op te zetten. Zo kun je het doen.
1. Stel duidelijke verwachtingen
Het belangrijkste onderdeel van het creëren van een remote managementsysteem is het stellen van duidelijke verwachtingen. Je werknemers moeten weten en begrijpen wat er van hen wordt verwacht. Ze moeten ook weten hoe ze aan hun taken kunnen werken en deze kunnen bijhouden, aan wie ze rapporteren en waar ze hun werk moeten loggen.
Aan de andere kant is het ook belangrijk om je managers geïnformeerd te houden. Ze moeten op de hoogte zijn van alle juiste procedures, metrics en regels voor werknemers. Iedereen op dezelfde lijn krijgen is een belangrijke stap die al bij onboarding moet beginnen.
2. Stel duidelijke en gemakkelijk meetbare doelen
Het bijhouden van prestaties en taken kan lastig zijn in een remote setting. Het wordt onmogelijk wanneer de taken niet duidelijk gedefinieerd of gemakkelijk meetbaar zijn. Het is belangrijk om het proces goed te starten en taken en doelen zo gedetailleerd mogelijk te definiëren. Vage instructies laten ruimte voor misinterpretatie. In een remote omgeving kan dit leiden tot vertragingen en verwarring.
Door ervoor te zorgen dat je team precies weet wat ze moeten bereiken, help je hen gefocust te blijven. Het helpt ook om terugkerende communicatie te voorkomen die de productiviteit kan vertragen. Duidelijke doelen maken het ook mogelijk om prestaties te meten. Je kunt bepalen of de taken naar de verwachte standaard zijn voltooid.
Bij het definiëren van doelen, verdeel ze in kleinere, beheersbare taken. Elk van hen moet duidelijke deadlines en kernprestatie-indicatoren (KPI’s) hebben. Deze aanpak stelt je in staat om de voortgang stapsgewijs te monitoren en indien nodig aanpassingen te maken. Het zorgt er ook voor dat werknemers het grotere geheel begrijpen.
Of het nu gaat om een rapport, een project of het ontmoeten van een klant, het stellen van duidelijke en meetbare doelen zorgt ervoor dat iedereen weet wat ze moeten doen. Dit kan het evalueren van prestaties eenvoudiger maken.
3. Koppel dagelijkse en wekelijkse doelen aan grotere doelen
Het verbinden van de dagelijkse en wekelijkse taken van je werknemers met bredere organisatorische doelstellingen is een gemakkelijke manier om hen gemotiveerd en afgestemd op de missie van het bedrijf te houden. Werknemers die begrijpen hoe ze invloed hebben op het bedrijf als geheel, nemen vaker eigenaarschap over hun werk.
Deze top-down aanpak verduidelijkt ook hoe hun prestaties direct invloed hebben op het succes van het bedrijf. Je kunt dit doen door grotere projecten op te splitsen in kleinere mijlpalen die in een dag of week kunnen worden bereikt. Deze mijlpalen moeten gekoppeld zijn aan de doelen van het team en vervolgens aan de langetermijndoelstellingen van het bedrijf.
Door dit te doen, kunnen werknemers de voortgang zien die ze maken richting het bereiken van iets groters. Ook kunnen je managers de voltooiing van taken controleren. Ze kunnen ook zien hoe goed die taken aansluiten bij de doelen van het bedrijf.
4. Plan regelmatige check-ins
Regelmatige check-ins zijn essentieel om remote werknemers op koers te houden. Deze bijeenkomsten moeten gericht zijn op voortgangsupdates, probleemoplossing en begeleiding in plaats van micromanagement. Een wekelijkse of tweewekelijkse check-in stelt werknemers in staat om doelen te verduidelijken. Ze kunnen ook eventuele uitdagingen bespreken en feedback krijgen over hun prestaties.
Check-ins zijn ook een geweldige gelegenheid om sterke relaties met je remote team te onderhouden. In een virtuele werkomgeving kunnen werknemers zich soms geïsoleerd voelen. Het hebben van deze regelmatige bijeenkomsten kan een kans bieden voor verbinding en open dialoog.
Het is belangrijk om een omgeving te creëren waarin werknemers zich comfortabel voelen. Je wilt dat je werknemers hun zorgen delen of om hulp vragen wanneer dat nodig is. Dit kan de prestaties verbeteren en jou en je managers in staat stellen om in te grijpen voordat kleine problemen escaleren.
5. Maak gebruik van technologie waar mogelijk
Technologie is een belangrijke facilitator bij het effectief managen van remote werknemers. Door gebruik te maken van projectmanagementtools, tijdregistratiesoftware en communicatieplatforms kunnen bedrijven het proces van prestatiebewaking stroomlijnen zonder te overheersend te zijn.
Tools zoals Slack, Trello en Asana stellen werknemers in staat georganiseerd te blijven en gefocust te werken. Ze bieden managers ook een transparant overzicht van de voortgang. Deze tools zorgen ervoor dat iedereen op de hoogte is van deadlines, verwachtingen en de status van hun taken.
Het is echter belangrijk om de juiste tools voor je team te kiezen en ervoor te zorgen dat werknemers weten hoe ze deze moeten gebruiken. Niet elke tool werkt voor elk team. Je team vragen te laten vertrouwen op ingewikkelde software kan leiden tot verwarring in plaats van productiviteit. Begin met het beoordelen van de behoeften van je team en kies een platform dat aansluit bij de workflow van je bedrijf.
Het gebruik van de juiste technologie kan leiden tot soepelere prestatie-evaluaties. Het geeft je managers realtime data over productiviteit, deadlines en projectafronding.
6. Pak onderprestaties snel aan
Wanneer onderprestaties worden vastgesteld, is het cruciaal om deze snel en constructief aan te pakken. Te lang wachten met feedback geven kan kleine problemen laten escaleren, wat leidt tot een daling in moraal of productiviteit.
In plaats van strenge sancties te gebruiken, probeer de situatie te benaderen door de onderliggende oorzaak van de onderprestaties te achterhalen. Is het een gebrek aan begrip, onvoldoende middelen of persoonlijke uitdagingen? Een compassievolle en oplossingsgerichte aanpak kan werknemers helpen weer op het juiste spoor te komen.
Zodra je het probleem samen hebt vastgesteld, werk je met de werknemer aan een actieplan. Dit kan training omvatten, een meer gestructureerd schema of duidelijkere verwachtingen. Deze aanpak verbetert niet alleen de individuele prestaties, maar draagt ook bij aan een gezondere remote werkomgeving.
7. Richt belonings- en erkenningsprogramma’s in
Erkenning speelt een cruciale rol bij het motiveren van remote werknemers en het creëren van een positieve werkcultuur. Remote werknemers krijgen niet dezelfde in-office erkenning. Daarom moet je overwegen om een gestructureerd beloningsprogramma op te zetten om dat gat te vullen.
Eenvoudige gebaren zoals openbare erkenning tijdens vergaderingen, prestatiegerelateerde bonussen of zelfs digitale shout-outs op teamkanalen kunnen het moraal verhogen. Het vieren van prestaties laat werknemers zien dat hun harde werk wordt opgemerkt en gewaardeerd. Dit motiveert hen op hun beurt om hun prestatieniveau te behouden of te overtreffen.
Bij het opzetten van een erkenningsprogramma is het belangrijk om het inclusief en eerlijk te maken. Gebruik duidelijke, meetbare criteria voor erkenning. Het is belangrijk dat alle werknemers gelijke kansen krijgen om beloond te worden.
Daarnaast pas je de beloningen aan wat resoneert met je team. Het kunnen geldelijke bonussen zijn, professionele ontwikkelingskansen of flexibele werkregelingen. Een goed geïmplementeerd beloningssysteem creëert een positieve feedbackloop. Het motiveert werknemers en versterkt ook hun verbondenheid met het bedrijf.
Overzicht
Het evalueren van de prestaties van remote werknemers vereist verschillende aspecten. Sommige hiervan zijn duidelijke doelen, consistente communicatie en het juiste gebruik van technologie.
Focus op meetbare resultaten, het bieden van tijdige feedback en het erkennen van prestaties. Door deze aanpak te volgen, kun je eenvoudig remote prestatie-evaluaties beheren zonder micromanagement.
FAQ
Hoe evalueer je de prestaties van remote workers?
Om remote workers te evalueren, stel je duidelijke en meetbare doelen. Je moet ook regelmatige check-ins organiseren en projectmanagementtools gebruiken om de voortgang te volgen. Richt je op resultaten in plaats van gewerkte uren om prestaties effectief te meten.
Hoe volg je de prestaties van remote werknemers?
Volg prestaties door tools te gebruiken zoals projectmanagementsoftware. Probeer ook duidelijke deadlines te stellen en regelmatige check-ins te houden. Zorg dat je je richt op taakvoltooiing en resultaten, niet alleen op activiteitsniveaus.
Wat zijn belangrijke prestatie-evaluatievragen voor remote werknemers?
Belangrijke vragen zijn onder andere: Worden deadlines gehaald? Hoe goed communiceert en werkt de werknemer samen met het team? Voldoet of overtreft hij/zij de doelen? Focus op zowel productiviteit als betrokkenheid voor een compleet beeld.
