Als ondernemer weet je hoe belangrijk het is om het juiste talent in je team te hebben. Echter, je hebt waarschijnlijk enige frustratie ervaren bij het proberen aan te nemen van het beste talent uit het buitenland.
Het beheren van meerdere valuta’s, arbeidswetten en andere complexiteiten die gepaard gaan met het hebben van een wereldwijd team kan stressvol zijn. Het organiseren van zelfstandige Contractors en Freelancers brengt zijn eigen uitdagingen met zich mee. Het starten van een aanwezigheid in elk land waarin je wilt aannemen, is een aanzienlijke investering. Je zult ook mensen moeten aannemen om je te helpen met administratieve taken.
Een goede Employer of Record (EOR) service kan je helpen met de meeste van deze problemen. Met een goede EOR kun je wereldwijd mensen aannemen zonder een aanwezigheid in hun landen te hebben. Bovendien kun je ook payroll, juridische naleving en HR-gerelateerde diensten uitbesteden aan je EOR.
Door een betrouwbare EOR te hebben, kun je genieten van geweldig talent in je team. Je hoeft geen tijd en moeite te besteden aan administratieve taken die gepaard gaan met het aannemen van wereldwijde werknemers.
Wat is een Employer of Record?
Een Employer of Record is een organisatie die wettelijk werknemers aanneemt in hun respectievelijke landen. De werknemer werkt voor jouw bedrijf, en jij bent verantwoordelijk voor hun dagelijkse taken en activiteiten.
Een EOR dient als werkgever “op papier.” Zij zijn verantwoordelijk voor administratie en werkgeversverplichtingen richting je nieuwe werknemer. De Employer of Record heeft doorgaans entiteiten in de landen die zij bedienen. Zij kunnen talent aannemen, hun payroll beheren en wettelijke voordelen bieden.
Omdat je niet de complexiteit hoeft te navigeren van het opzetten van een aanwezigheid in een nieuw land, is het aannameproces snel, ongeacht waar je nieuwe werknemer vandaan komt. Je hoeft je ook geen zorgen te maken over naleving, payroll in verschillende valuta’s of andere verschillen.
Welke diensten biedt een EOR?
Als je besluit te vertrouwen op een EOR-service om je nieuwe werknemers aan te nemen, kun je erop rekenen dat zij alles regelen wat betreft belasting- en juridische naleving.
Je Employer of Record zal alle documentatie voorbereiden en opstellen zodat de werknemer legaal wordt aangenomen. Dit omvat het opstellen van contracten die voldoen aan lokale wetten en het afhandelen van de payroll van werknemers. De EOR zal ook zorgen voor verlengingen en beëindigingen voor je wereldwijde werknemers.
Afhankelijk van je gekozen provider, kun je ook rekenen op de EOR om:
-
De payroll te verwerken en te financieren voor je werknemers,
-
Tijdsregistraties te verzamelen en te verwerken,
-
Belastingen in te houden en te rapporteren,
-
Formulier W2 uit te geven vóór de deadline,
-
Verzekeringen en werkloosheidsregelingen te regelen,
Je Employer of Record kan je ook helpen met het invullen en bewaren van Formulieren I-9, of hun equivalent in het land waar je werknemer werkt. Ze kunnen ook verzekeringen beheren en je helpen voldoen aan E-Verify of het equivalent daarvan.
Sommige Employer of Record-diensten helpen je ook met het onboardingproces voor je nieuwe werknemer. Ze kunnen achtergrondcontroles en screenings uitvoeren. Ze kunnen je ook ondersteunen bij het beheren van je wereldwijde werknemers en bieden een gecentraliseerd systeem voor het afhandelen van hun verzoeken.
Je kunt ook vertrouwen op je Employer of Record om zowel wettelijke als aanvullende voordelen te bieden. Het vermogen om deze te bieden, ongeacht het land waarin ze wonen, helpt je top talent aan te trekken en te behouden in je bedrijf.
Wat zijn de voordelen van het inhuren van een EOR?
De hulp bij het bieden van de middelen om geweldig talent te kunnen aannemen en behouden wereldwijd, is slechts een van de vele voordelen van het inhuren van een EOR.
Het belangrijkste voordeel voor veel bedrijven is de snelheid. Het opzetten van een aanwezigheid in het land waarin je wilt aannemen, kost veel tijd. Het kan weken of maanden duren, afhankelijk van het land. Dit is misschien niet ideaal voor een bedrijf dat snel talent wil aannemen en onboarden.
Het opzetten van een aanwezigheid vereist ook een aanzienlijke initiële investering. In sommige landen kost het oprichten van een bedrijf slechts $100, in andere landen kan het oplopen tot tienduizenden dollars. Je wilt juridische naleving garanderen, dus zul je waarschijnlijk investeren in juridische expertise en HR-professionals om de payroll in dat land te beheren.
Met een EOR kun je werknemers aannemen voor een vaste maandelijkse vergoeding en hoef je je nooit zorgen te maken over lokale wetten en regelgeving. Het niet hoeven zorgen over naleving kan wel eens het grootste voordeel zijn.
Je besteedt alle juridische en administratieve taken die gepaard gaan met het aannemen van werknemers uit, uit aan een EOR. Aangezien de EOR de wettelijke werkgever is, ben je ook beschermd tegen eventuele aansprakelijkheden met betrekking tot je nieuwe werknemers.
Het is de verantwoordelijkheid van de EOR om te allen tijde te voldoen aan de lokale regelgeving en zich aan te passen aan wetswijzigingen. Kort gezegd, het belangrijkste voordeel van een betrouwbare EOR-partner is dat je geweldig talent wereldwijd kunt aannemen en hun bijdrage aan je bedrijf kunt genieten, zonder alle ontmoedigende verantwoordelijkheden.
Wanneer moet je een EOR inhuren?
Een EOR kan een goede optie zijn voor je bedrijf als je op zoek bent naar geweldig talent dat je niet lokaal kunt vinden. Het kan helpen bij het uitbesteden van complexe HR-taken en je de snelheid geven die je nodig hebt om nieuwe markten te betreden.
Bij het aannemen van wereldwijd talent
Wereldwijd talent geeft je het concurrentievoordeel dat je bedrijf nodig heeft om te gedijen.
Echter, niet veel werknemers zijn bereid te verhuizen voor werk, vooral wanneer thuiswerken een populaire optie is. Slechts 1,6% van alle Amerikanen verhuisde voor werk in de eerste maanden van 2023. Freelancers en zelfstandige Contractors brengen ook hun eigen risico’s met zich mee. Dus als je het beste kandidaat uit een ander land als werknemer wilt aannemen, is het kiezen voor een EOR de oplossing.
Wanneer globale payroll onbeheerbaar wordt
Je kunt ook vertrouwen op een EOR om de globale payroll voor je nieuwe wereldwijde team uit te besteden. Een ervaren team dat payroll, naleving en alle relevante taken afhandelt, zorgt ervoor dat je aan alle wettelijke verplichtingen richting je nieuwe werknemers voldoet. Tegelijkertijd geeft het je de vrijheid om je te richten op het laten groeien van je bedrijf en het verbeteren van je product of dienst.
Wanneer je snel nieuwe markten wilt testen of betreden
Relying on an EOR kan ook voordelig zijn wanneer je markten in nieuwe landen wilt testen. Soms is een volledige uitbreiding financieel niet haalbaar. Het aannemen van een klein team via een Employer of Record om te testen of uitbreiding succesvol zal zijn, kan een goede aanpak zijn.
Als de markt veelbelovend blijkt, kun je op een EOR vertrouwen om deze verder op te schalen of te verkleinen als dat nodig is. Omdat je geen aanwezigheid hoeft op te zetten of te sluiten, kun je dat met een EOR snel doen. Dit kan een groot voordeel zijn als je kans slechts voor een beperkte periode bestaat.
Alternatieven voor EOR
Natuurlijk is het niet voor elk bedrijf de juiste keuze om op een EOR te vertrouwen. Niet alle bedrijven profiteren van dit type vaste arbeid, waardoor ze misschien beter af zijn met freelancers of zelfstandige Contractors. Het uitbesteden van werk aan een bureau, of het vormen van een partnerschap met een ander bedrijf, is soms een betere optie.
Waarom zou ik een EOR inhuren in plaats van individuele zelfstandige Contractors?
Het aannemen van een zelfstandige Contractor heeft zijn voor- en nadelen. Ze beschikken over specifieke expertise waar je bedrijf van kan profiteren. Op korte termijn zijn ze vaak een goedkoper alternatief dan het permanent aannemen via een EOR.
Echter, zelfstandige Contractors en werknemers zijn niet hetzelfde. Zelfstandige Contractors bepalen hun eigen werktijden en dagelijkse taken. Bovendien bepalen zij hoe het werk wordt gedaan. Je kunt niet van hen verwachten dat ze extra werk buiten hun contract doen, of dat ze dezelfde loyaliteit tonen als werknemers.
Het belangrijkste aspect om te overwegen bij het aannemen van zelfstandige Contractors, is de risico’s van verkeerde classificatie van werknemers. Elk land heeft zijn eigen regels over wat het betekent iemand als zelfstandige Contractor te classificeren.
Je kunt tot een wederzijds akkoord komen met je zelfstandige Contractor over wanneer en hoe zij het werk uitvoeren. Maar het is belangrijk dat je bedrijf compliant blijft met de relevante regelgeving. Je wilt boetes voor verkeerde classificatie vermijden.
Moet ik een EOR of een PEO inhuren?
Voor sommige bedrijven kan samenwerken met een PEO in plaats van een EOR een betere optie zijn. Als je HR-taken wilt uitbesteden aan een ander bedrijf, moet je overwegen te gaan voor een Professional Employer Organisation.
Hoewel zowel EOR als PEO een vergelijkbaar pakket HR-diensten bieden, zijn er twee belangrijke verschillen. Om samen te werken met een PEO, moet je een aanwezigheid opbouwen in het land waar de PEO actief is. Zodra dat is geregeld, kun je een PEO inschakelen om HR-taken voor je team in dat land uit te besteden.
Een PEO zorgt ervoor dat je lokale team compliant is en dat de payroll soepel verloopt. Het is meestal een betere optie voor bedrijven met grotere teams in een specifiek land. Een EOR kan kostenefficiënter zijn voor tot tien mensen in een land. Voor grotere teams kan het opzetten van een aanwezigheid en het inhuren van een PEO kostenefficiënter zijn.
Het is belangrijk op te merken dat een PEO niet dezelfde volledige verantwoordelijkheid voor naleving op zich neemt als een EOR. Omdat je samenwerkt met een PEO, deel je de aansprakelijkheid als er iets misgaat.
EOR versus Staffing Agency
Een Employer of Record wordt vaak verward met een Staffing Agency. Aangezien beide opties te maken hebben met werknemers, is dat een begrijpelijke vergissing. Vooral omdat sommige EORs het vinden van de juiste mensen als dienst aanbieden.
Het belangrijkste verschil ligt in welk deel van het aannameproces het meest voordelig is.
Een Staffing Agency is de perfecte oplossing wanneer je op zoek bent naar werknemers, lokaal of wereldwijd. De staffing agency kan alle aspecten van het vinden van het juiste talent afhandelen. Dit omvat het opstellen van de juiste vacature, het zoeken en screenen van cv’s, het interviewen van kandidaten en het onderhandelen over salarissen en voordelen.
Deze bureaus rekenen meestal een vergoeding per plaatsing. Zodra de juiste kandidaat de functie accepteert, eindigt hun betrokkenheid bij jouw bedrijf. Sommige bieden aanvullende diensten, zoals onboarding of training.
Zodra de werknemer een positie heeft geaccepteerd, kun je rekenen op een EOR om hen legaal aan te nemen in het land waar ze wonen.
Een EOR zal de contracten opstellen zodat ze wettelijk bindend en in overeenstemming met lokale wetten zijn. Ze regelen ook de payroll en voordelen voor de nieuwe werknemer.
Hoe EOR-dienstverleners te beoordelen?
Bij het voor de eerste keer aannemen via een EOR is het lastig in te schatten of zij de juiste match voor jouw bedrijf zijn. Het is moeilijk om iemands expertise te beoordelen als je niet weet wat je kunt verwachten.
De eerste stap om de juiste EOR-provider te vinden, is het inventariseren van de huidige status van je bedrijf en je korte- en langetermijndoelen. Je wilt overwegen welke aspecten van je bedrijf een EOR kan helpen en wat je prioriteiten zijn.
Bijvoorbeeld, het uitbesteden van payroll aan een andere provider kan voor jou het belangrijkste zijn. Of je hebt snel een wereldwijd supportteam nodig om de lancering van je nieuwe product of dienst in verschillende landen, tijdzones en talen te ondersteunen. Natuurlijk moet je ook rekening houden met je budget.
Het beantwoorden van deze vragen helpt je om parameters vast te stellen waarmee je de providers kunt beoordelen. Zorg er ook voor dat de provider betrouwbaar is, omdat je hen toegang moet geven tot gevoelige gegevens om de payroll te regelen.
Hier is een korte gids over hoe je een EOR-serviceprovider kunt beoordelen aan de hand van bovenstaande parameters:
Controleer welke landen worden gedekt
Een van de grootste voordelen van kiezen voor een EOR is de mogelijkheid om talent uit andere landen veel sneller te kunnen aannemen dan wanneer je een aanwezigheid in dat land zou opzetten.
Een goede EOR-service moet een aanwezigheid hebben in het land waar je wilt aannemen. Hierdoor verloopt het aannameproces veel sneller. Je EOR moet een divers aanbod van landen hebben, omdat je niet per land een andere EOR wilt moeten kiezen.
Bij het vergelijken van de aangeboden landen met je behoeften, houd ook je lange-termijndoelen in gedachten. Vraag bij het interviewen van EORs of ze van plan zijn om in de toekomst extra landen toe te voegen aan de landen die ze al bedienen.
Kijk naar de aangeboden diensten
Niet alle EORs bieden hetzelfde dienstenpakket. Als je een klein bedrijf bent, heb je misschien meer nodig dan alleen payroll en kun je hulp gebruiken bij onboarding. Grotere bedrijven willen mogelijk grotere teams in meerdere landen tegelijk aannemen. Ze hebben een EOR nodig die de infrastructuur heeft om dit te ondersteunen.
Je moet in detail weten waarmee de EOR je kan helpen en dit vergelijken met je behoeften. Met de juiste EOR-service kun je genieten van gemoedsrust die verder gaat dan alleen naleving van lokale wetten. Sommige bieden platforms voor het beheren van je werknemers. Andere bieden hulp bij het verkrijgen van visa en het verhuizen van je nieuwe werknemers.
De meeste EORs bieden een demo of een overzicht van hun diensten. Maak gebruik van deze demo’s bij het beoordelen van EORs, zodat je vertrouwd raakt met de functies en diensten die een bepaalde EOR biedt. Vergelijk EOR-functies en beoordeel ze op basis van de behoeften van je bedrijf om de juiste keuze te maken.
Kijk naar de prijsstelling
Prijsstelling is ook iets dat je grondig moet bekijken. Maak jezelf vertrouwd met de prijs en kosten van de EOR. Sommige providers zijn niet volledig transparant over hun prijzen, en je kunt voor een onverwacht hoge rekening komen te staan. Vraag naar verborgen kosten en lees de kleine lettertjes om te zien of er iets is.
Vergelijk ook prijzen bij verschillende aanbieders. Je wilt zoveel mogelijk functies krijgen voor een betaalbare prijs. Weten wat je prioriteiten zijn qua functies helpt je de beste provider voor je budget te vinden.
Kijk naar online reviews
Wat betreft kwaliteit is het moeilijk om vooraf een EOR te beoordelen. Je wilt een ervaren team inhuren dat kennis heeft van lokale wetten en regelgeving. Hun team moet ook alle benodigde expertise hebben om een veilige en conforme payroll te bieden.
Al deze aspecten kunnen moeilijk vooraf te beoordelen zijn. Het is belangrijk om te weten hoe je samenwerking met hen zou werken en of je op de provider kunt vertrouwen in tijden van nood.
Om te beoordelen of een provider geschikt is voor jouw situatie, kun je online reviews van eerdere gebruikers bekijken. Je kunt ook je zakelijke netwerk vragen om aanbevelingen of ervaringen te delen met een bepaalde dienst.
Als je geen nuttige antwoorden krijgt, kun je ook een vraag plaatsen op forums zoals Quora of Reddit. Daar krijg je echte klantbeoordelingen die inzicht kunnen geven in wat je kunt verwachten van een bepaalde EOR-service.
Reactievermogen en ondersteuning
Wanneer je wereldwijd gaat aannemen, zul je veel onbekenden tegenkomen. Je wilt zekerstellen dat de behoeften van je werknemers worden vervuld en dat ze alle voordelen krijgen. Je EOR moet ondersteuning en begeleiding bieden bij eventuele vragen over het proces achter het invullen van die remote positie, wat betekent dat je EOR responsief moet zijn en ondersteuning moet bieden wanneer dat nodig is.
Dit is al snel te beoordelen nog voordat je met een EOR bent begonnen. Let op de communicatiestijl en openheid tijdens de interviews.
Maak ook een notitie van hoe snel ze reageren op je vragen tijdens het interviewproces. De kwaliteit van de klantenondersteuning die een EOR biedt, zal op de lange termijn veel belangrijker blijken te zijn dan functies.
Zijn er risico’s verbonden aan het inhuren via een EOR?
Als je je Employer of Record zorgvuldig hebt beoordeeld, is het onwaarschijnlijk dat je grote risico’s zult lopen bij het aannemen via hun dienst. Het is echter belangrijk om rekening te houden met het volgende en dit vooraf te bespreken met je EOR.
Verplichtingen van de werknemer
In een traditionele werkgever-werknemer relatie lever jij het werk, salaris en voordelen. De werknemer voert zijn werk uit. Ze tekenen doorgaans contracten die bepalingen bevatten die jou als werkgever beschermen. Dit kunnen non-concurrentie- of vertrouwelijkheidsclausules zijn.
Aangezien een EOR een technisch werkgever is, is het belangrijk om met de EOR te communiceren en een oplossing te vinden die jou ook ten goede komt. In sommige landen zijn non-concurrentie- en vertrouwelijkheidsclausules via een EOR niet afdwingbaar volgens de lokale wetten.
Afhankelijk van het soort werk dat je bedrijf doet, kan dit een dealbreaker zijn. Het is daarom belangrijk om dit met je EOR te bespreken en te kijken hoe dit kan worden opgelost.
IP-rechten
Als werkgever behoren de IP-rechten doorgaans toe aan jou. Bij een EOR is dat niet standaard het geval. Dit moet vooraf worden besproken, net zoals bij het aannemen van een zelfstandige Contractor.
Je Employer of Record moet je voorzien van een apart contract of een andere oplossing om te garanderen dat jij de IP-rechten bezit.
Het soort werk dat de werknemer levert
In sommige landen wordt de relatie waarbij één partij een persoon in dienst neemt en deze vervolgens uitleent aan een andere werkgever die het werk dicteert, zwaar gereguleerd. Sommige landen leggen beperkingen op onder de regelgeving voor het leveren en gebruiken van tijdelijke werknemers. Dit kan beperken welk soort werk de werknemer voor jou mag uitvoeren.
Als je een ervaren EOR hebt, zou dit geen probleem moeten zijn, maar het is belangrijk om te weten of het land waarin je wilt aannemen beperkingen heeft.
Wereldwijd talent aannemen via een EOR-provider
Het aannemen van wereldwijd talent via een Employer of Record kan precies zijn wat jouw bedrijf nodig heeft om te groeien en te bloeien. Het beste talent in je team hebben is een game-changer. Bovendien geeft de mogelijkheid om administratieve taken en payroll uit te besteden je de ruimte om je te richten op kernactiviteiten.
Samenwerken met een betrouwbare Employer of Record kan ook helpen de complexiteit van het navigeren door lokale wetten en regelgeving te verminderen. Zij zorgen dat je werknemers op tijd betaald krijgen en recht hebben op alle voordelen die je reguliere werknemers ook krijgen. Dit helpt bij het opbouwen van uitstekende teams en het aantrekken van top talent.
Het is echter belangrijk om je provider zorgvuldig te beoordelen. Ze moeten goede dekking en kennis van lokale wetten en regelgeving hebben. Maar je moet
