EOR-diensten: Eenvoudig loonadministratie en arbeidsbeheer (2026 Update)

Als ondernemer weet je hoe belangrijk het is om het juiste talent in je team te hebben. Toch heb je waarschijnlijk enkele frustraties ervaren bij het proberen aanwerven van het beste talent vanuit het buitenland.

Het beheren van meerdere valuta's, arbeidswetten en andere complexiteiten die komen kijken bij het hebben van een wereldwijde team kan stressvol zijn. Het organiseren van zelfstandige contractors en freelancers brengt zijn eigen uitdagingen met zich mee. Het opzetten van een aanwezigheid in elk land waarin je wilt aannemen, is een aanzienlijke investering. Je zult ook mensen moeten aannemen om je te helpen met administratieve taken.

Een goede Employer of Record (EOR) dienst kan je helpen met de meeste van deze kwesties. Met een goede EOR kun je wereldwijd mensen aannemen zonder een aanwezigheid in hun landen te hebben. Bovendien kun je ook payroll, juridische compliance en HR-gerelateerde diensten uitbesteden aan je EOR.

Door een betrouwbare EOR te hebben, kun je genieten van geweldig talent in je team. Je hoeft geen tijd en moeite te besteden aan administratieve taken die gepaard gaan met het aannemen van werknemers wereldwijd.

Wat is een Employer of Record?

Een Employer of Record is een organisatie die wettelijk werknemers aanneemt in hun respectievelijke landen. De werknemer werkt voor jouw bedrijf, en jij bent verantwoordelijk voor hun dagelijkse taken en activiteiten.

Een EOR fungeert als werkgever “op papier.” Zij zijn verantwoordelijk voor administratie en werkgeversverplichtingen naar je nieuwe werknemer toe. De Employer of the Record heeft meestal entiteiten in de landen die ze bedienen. Ze kunnen talent aannemen, hun payroll beheren en wettelijke voordelen bieden.

Omdat je niet de complexiteit hoeft te doorgronden van het opzetten van een aanwezigheid in een nieuw land, is het aanwervingsproces snel, ongeacht waar je nieuwe werknemer vandaan komt. Je hoeft je ook geen zorgen te maken over naleving, payroll in verschillende valuta’s of andere verschillen.

Welke diensten biedt een EOR?

Als je ervoor kiest om op een EOR-dienst te vertrouwen om je nieuwe werknemers aan te werven, kun je erop rekenen dat zij alle zaken met betrekking tot belasting- en juridische naleving beheren.

Je Employer of Record zal alle documentatie voorbereiden en opstellen zodat de werknemer legaal wordt aangenomen. Dit omvat het opstellen van contracten die voldoen aan lokale wetten en het verwerken van de payroll van de werknemer. De EOR zal ook zorgen voor vernieuwingen en beëindigingen van je wereldwijde werknemers.

Afhankelijk van je gekozen leverancier, kun je ook rekenen op de EOR om te:

1. De payroll voor je werknemers te verwerken en te financieren,

2. Tijdsregistraties te verzamelen en te verwerken,

3. Belastingen in te houd en te verwerken,

4. Formulier W2 uit te geven vóór de deadline,

5. Arbeidsongevallen en werkloosheid af te handelen,

Je Employer of Record kan je helpen met het invullen en bewaren van formulieren zoals I-9, of hun equivalent in het land waar je werknemer vandaan komt. Ze kunnen ook verzekeringen beheren en je helpen voldoen aan E-Verify of het equivalent daarvan.

Sommige Employer of Record diensten helpen je ook bij het onboarden van je nieuwe werknemer. Ze kunnen achtergrondcontroles en screenings van nieuwe werknemers uitvoeren. Ze kunnen je ook helpen bij het beheren van je wereldwijde werknemers en bieden een gecentraliseerd systeem voor het behandelen van hun verzoeken.

Je kunt ook vertrouwen op je Employer of Record om zowel wettelijke als extra voordelen te bieden. Het kunnen bieden van deze voordelen, ongeacht in welk land ze wonen, helpt je om top talent aan te trekken en te behouden in je bedrijf.

Wat zijn de voordelen van het inhuren van een EOR?

De hulp bij het bieden van de middelen om geweldig talent wereldwijd aan te trekken en te behouden, is slechts een van de vele voordelen van het inhuren van een EOR.

Het belangrijkste voordeel voor veel bedrijven is de snelheid. Het opzetten van een aanwezigheid in het land waar je wilt aannemen, kost veel tijd. Het kan weken of maanden duren, afhankelijk van het land. Dit is mogelijk niet ideaal voor een bedrijf dat snel talent wil aannemen en onboarden.

Het opzetten van een aanwezigheid vereist ook een aanzienlijke upfront investering. In sommige landen kost het opzetten van een bedrijf slechts $100, in andere landen kan het oplopen tot tienduizenden dollars. Je wilt zeker zijn van juridische naleving, dus zul je waarschijnlijk investeren in juridisch advies en HR-professionals om de payroll in dat land te beheren.

Met een EOR kun je werknemers aannemen voor een vaste maandelijkse vergoeding en hoef je je geen zorgen te maken over lokale wetten en regelgeving. Het niet hoeven zorgen over compliance kan wel eens het grootste voordeel zijn.

Je besteedt alle juridische en administratieve taken gerelateerd aan je werknemer uit aan een EOR. Omdat de EOR de wettelijke werkgever is, ben je ook beschermd tegen eventuele aansprakelijkheden met betrekking tot je nieuwe werknemers.

Het is de verantwoordelijkheid van de EOR om te allen tijde te voldoen aan lokale regelgeving en zich aan te passen aan veranderingen in de wet. In het kort, het belangrijkste voordeel van een betrouwbare EOR-partner is dat je geweldig talent wereldwijd kunt aannemen en van hun bijdrage kunt genieten, zonder alle lastige verantwoordelijkheden.

Wanneer een EOR inhuren?

Een EOR kan een goede optie zijn voor jouw bedrijf als je op zoek bent naar geweldig talent dat je niet lokaal kunt vinden. Het kan helpen bij het uitbesteden van complexe HR-taken en je de snelheid geven die je nodig hebt om nieuwe markten te betreden.

Wanneer je wereldwijd talent aanneemt

Wereldwijd talent geeft je het competitieve voordeel dat je bedrijf nodig heeft om te gedijen.

Echter, niet veel werknemers zijn bereid te verhuizen voor werk, vooral wanneer remote werken populair is. Slechts 1,6% van alle Amerikanen verhuisde voor werk in de eerste maanden van 2023. Freelancers en zelfstandige contractors brengen ook hun eigen risico’s mee. Dus als je de beste kandidaat uit een ander land wilt aannemen als werknemer, is het inzetten van een EOR de oplossing.

Wanneer globale payroll onhandelbaar wordt

Je kunt ook vertrouwen op een EOR om de mondiale payroll voor je nieuwe wereldwijde team uit te besteden. Het hebben van een ervaren team dat de payroll, compliance en alle relevante taken beheert, zorgt ervoor dat je aan alle wettelijke verplichtingen tegenover je nieuwe werknemers voldoet. Tegelijkertijd geeft het je de vrijheid je te richten op het laten groeien van je bedrijf en het verbeteren van je product of dienst.

Wanneer je snel nieuwe markten wilt testen of betreden

Relying on an EOR kan ook nuttig zijn als je markten in nieuwe landen wilt testen. Soms maakt een volledige expansie financieel niet veel sense. Maar door een klein team via een Employer of Record aan te nemen om te testen of uitbreiding succesvol is, kan een goede strategie zijn.

Als de markt veelbelovend lijkt, kun je vertrouwen op een EOR om deze verder op te schalen, of te verkleinen als dat niet het geval is. Omdat je geen aanwezigheid hoeft op te zetten of te sluiten, kun je dat met een EOR snel doen. Dat kan een groot voordeel zijn als je kansen maar voor beperkte tijd beschikbaar zijn.

Alternatieven voor EOR

Natuurlijk is het niet voor elk bedrijf de juiste keuze om een EOR in te schakelen. Niet alle bedrijven profiteren van dit type vaste arbeidsovereenkomst, waardoor ze wellicht beter af zijn met freelancers of zelfstandige contractors. Work outsourcing via een bureau, of een partnerschap aangaan met een ander bedrijf, kan soms een betere optie zijn.

Waarom zou ik een EOR inhuren in plaats van individuele zelfstandige contractors?

Het inhuren van een zelfstandige contractor heeft zijn voor- en nadelen. Ze beschikken over specifieke expertise waar jouw bedrijf van kan profiteren. Op korte termijn zijn ze vaak een goedkoper alternatief dan iemand via een EOR vast te nemen.

Echter, zelfstandige contractors en werknemers zijn niet hetzelfde. Zelfstandigen bepalen zelf hun werktijden en taken. Bovendien beslissen ze hoe het werk wordt gedaan. Je kunt ook niet verwachten dat ze extra werk buiten hun contract uitvoeren, of dat ze dezelfde loyaliteit tonen als werknemers.

Het belangrijkste aspect dat je moet overwegen bij het inhuren van zelfstandige contractors, is de risico’s van verkeerde classificatie van werknemers. Elke jurisdictie heeft eigen regels over wat het betekent om iemand te classificeren als zelfstandige contractor.

Je kunt hierover tot een overeenkomst komen met je zelfstandige contractor over wanneer en hoe ze het werk uitvoeren. Maar het is belangrijk dat je bedrijf voldoet aan de relevante regelgeving. Je wilt boetes voor verkeerde classificatie vermijden.

Moet ik een EOR of een PEO inhuren?

Voor sommige bedrijven kan samenwerken met een PEO in plaats van een EOR een betere keuze zijn. Als je HR-taken wilt uitbesteden aan een ander bedrijf, moet je overwegen een Professional Employer Organisation (PEO) te kiezen.

Hoewel zowel EOR als PEO een vergelijkbaar pakket HR-diensten bieden, zijn er twee belangrijke verschillen. Om samen te werken met een PEO moet je een aanwezigheid in het land waar de PEO actief is, hebben. Als je dat geregeld hebt, kun je een PEO inschakelen om HR-taken voor je team in dat land uit te besteden.

Een PEO zorgt ervoor dat je lokale team compliant is en dat de payroll soepel verloopt. Het is meestal een betere optie voor bedrijven met grotere teams in een specifiek land. Voor minder dan tien medewerkers kan een EOR kostenefficiënt zijn; voor grotere teams is mogelijk een eigen vestiging en een PEO kostenefficiënter.

Het is belangrijk te beseffen dat een PEO niet dezelfde volledige verantwoordelijkheid voor compliance op zich neemt als een EOR. Omdat je samenwerkt met een PEO, draag je samen de aansprakelijkheid indien er iets misgaat.

EOR versus Staffing Agency

Een Employer of Record wordt vaak verward met een Staffing Agency. Omdat beide gaan over werknemers, is dat een begrijpelijke verwarring. Zeker omdat sommige EORs ook aanbieden om de juiste mensen te vinden als dienst.

Het belangrijkste verschil ligt in welk deel van het aanwervingsproces mogelijk gunstiger is voor de ene of de andere.

Een Staffing Agency is de ultieme oplossing wanneer je op zoek bent naar werknemers, lokaal of wereldwijd. Het bureau regelt alles rondom sourcing: het opstellen van de juiste vacature, het zoeken en screenen van cv’s, interviews en salaris- en arbeidsvoorwaardenonderhandelingen.

Deze bureaus rekenen meestal een vergoeding per plaatsing. Zodra de juiste kandidaat het aanbod accepteert, eindigt hun engagement met jouw bedrijf. Sommige bieden extra diensten zoals onboarding of training.

Nadat een werknemer een aanbod heeft geaccepteerd, kun je rekenen op een EOR voor een wettelijke aanname in het land waar hij of zij woont.

Een EOR stelt contracten op die wettelijk bindend en compliant zijn volgens lokale wetten. Ze regelen payroll en voordelen voor de nieuwe werknemer.

Hoe EOR-dienstverleners te beoordelen?

Bij je eerste samenwerking met een EOR is het lastig in te schatten of ze geschikt zijn voor je bedrijf. Het is moeilijk te beoordelen wat iemands expertise is als je niet weet wat je kunt verwachten.

De eerste stap is het inventariseren van de huidige situatie van je bedrijf, evenals je korte- en langetermijndoelen. Denk na over welke aspecten van je bedrijf een EOR kan ondersteunen en wat je prioriteiten zijn.

Bijvoorbeeld, het uitbesteden van payroll aan een andere provider kan voor jou het belangrijkste zijn. Of je hebt snel een internationaal supportteam nodig om de lancering van je nieuwe product of dienst in verschillende landen, tijdzones en talen te ondersteunen. Natuurlijk moet je ook je budget overwegen.

Deze vragen helpen je om parameters op te stellen waarlangs je aanbieders kunt beoordelen. Zorg er ook voor dat de provider betrouwbaar is, aangezien je hen toegang tot gevoelige gegevens moet geven om de payroll te regelen.

Hier is een korte gids om een EOR-dienstverlener te beoordelen op basis van de bovenstaande parameters:

Controleer welke landen gedekt worden

Een van de grootste voordelen van kiezen voor een EOR is dat je veel sneller talent uit andere landen kunt aannemen dan wanneer je besluit zelf een vestiging op te zetten.

Een goede EOR moet presence hebben in het land waar je wilt aannemen. Hierdoor verloopt het aanwervingsproces veel sneller. Je EOR moet een divers aanbod hebben van landen, zodat je niet per land een andere EOR hoeft te kiezen.

Als je de landen die geboden worden vergelijkt met je bedrijfsdoelen, houd dan ook je lange-termijn bedrijfsstrategie in gedachten. Vraag bij EOR-gesprekken of ze in de toekomst aanvullende landen willen toevoegen aan de bestaande dekking.

Bekijk de diensten die worden aangeboden

Niet alle EORs bieden hetzelfde dienstenpakket. Als je een klein bedrijf bent, heb je misschien meer nodig dan alleen payroll: hulp bij onboarding kan belangrijk zijn. Grotere bedrijven willen mogelijk grotere teams in meerdere landen tegelijk aannemen en vereisen daar de infrastructuur voor.

Je moet precies weten waarmee de EOR je kan helpen, en dit vergelijken met jouw behoeften. Met de juiste EOR kun je niet alleen rust vinden qua naleving van lokale wetten, maar ook bijvoorbeeld platformen voor personeelsbeheer, hulp bij visumaanvragen of relocatie bieden.

De meeste EORs bieden een demo of een korte presentatie van hun diensten. Gebruik deze momenten om vertrouwd te raken met de functies en services van een specifieke EOR, en vergelijk ze met je bedrijfsbehoeften om de juiste keuze te maken.

Bekijk de prijzen

Prijs is ook een belangrijke factor. Maak jezelf vertrouwd met de tarieven en kosten van de EOR. Sommige providers zijn niet transparant over hun prijsstructuur, en je kunt voor verrassingen komen te staan. Vraag naar eventuele verborgen kosten en lees de kleine lettertjes.

Vergelijk ook prijzen en pakketten, zodat je het beste waar voor je geld krijgt. Bepaal welke functies voor jou prioriteit hebben, zodat je de meest kosteneffectieve keuze maakt.

Check online reviews

Het inschatten van de kwaliteit van een EOR vooraf kan lastig zijn. Je wilt een ervaren team dat goed op de hoogte is van lokale wetten en regels, en dat betrouwbare en veilige payroll regelt.

Deze aspecten zijn soms moeilijk vooraf te beoordelen. Het is daarom verstandig om online reviews te bekijken van eerdere klanten. Vraag binnen je zakelijke netwerk om aanbevelingen of ervaringen met een bepaalde dienst.

Als je geen nuttige antwoorden krijgt, kun je ook op forums zoals Quora of Reddit vragen stellen. Daar vind je echt klantenreviews die inzicht geven in wat je kunt verwachten.

Responsiviteit en support

Wanneer je wereldwijd aan het aannemen bent, komen er veel onduidelijkheden op je af. Je wilt zeker weten dat de behoeften van je werknemers worden erkend en dat ze alle voordelen krijgen. Je EOR moet support bieden en begeleiding geven bij vragen over het proces van het invullen van die remote positie, en dus responsief en behulpzaam zijn.

Dit is gemakkelijk vooraf in te schatten door tijdens de gesprekken te letten op communicatie en openheid.

Let ook op hoe snel ze reageren op vragen tijdens het interviewproces. De kwaliteit van de ondersteuning die een EOR biedt, blijkt in de praktijk veel belangrijker dan de functies op zich.

Zijn er risico’s verbonden aan het inhuren via een EOR?

Als je je Employer of Record zorgvuldig hebt beoordeeld, is het onwaarschijnlijk dat je grote risico’s loopt. Toch is het verstandig om de volgende punten te bespreken en vooraf te bespreken met je EOR.

Verplichtingen van de werknemer

In een normale arbeidsovereenkomst verzorg je werk, salaris en voordelen. De werknemer voert zijn werk uit. Ze ondertekenen meestal contracten met clausules die jou als werkgever beschermen. Dit kunnen non-concurrentieclausules of geheimhoudingsclausules zijn.

Omdat een EOR een technische werkgever is, is het belangrijk om te communiceren met de EOR en samen tot een goede oplossing te komen. In sommige landen zijn niet-concurrentie- en geheimhoudingsclausules via een EOR niet af te dwingen volgens lokale wetten.

Afhankelijk van het soort werk dat je bedrijf doet, kan dit een obstakel vormen. Het is daarom aan te raden dit vooraf met je EOR te bespreken en oplossingen te zoeken.

IP-rechten

Als werkgever behoren de intellectuele eigendomsrechten meestal toe aan jou. Bij een EOR is dat niet standaard het geval. Dit moet je vooraf bespreken, net zoals bij het inhuren van een zelfstandige contractor.

Je EOR moet je hiervoor een apart contract of andere oplossing bieden om te garanderen dat jij de IP-rechten bezit.

Het type werk dat de werknemer doet

In sommige landen is de relatie waarin iemand in dienst is en vervolgens wordt uitgeleend aan een andere werkgever, sterk gereguleerd. Sommige landen stellen restricties onder de regelgeving voor tijdelijke arbeidskrachten. Het kan beperken wat voor soort werk de werknemer voor jou mag doen.

Met een ervaren EOR zou dat geen probleem moeten zijn, maar het is belangrijk te weten of het land waar je wilt aannemen restricties heeft op dit vlak.

Wereldwijd talent aannemen via een EOR-aanbieder

Het inhuren van wereldwijde talenten met behulp van een Employer of Record kan precies zijn wat jouw bedrijf nodig heeft om te groeien en te bloeien. Het beste talent in je team hebben kan het verschil maken. Daarnaast geeft het uitbesteden van administratieve taken en payroll je meer tijd om je te richten op kernactiviteiten.

Samenwerken met een betrouwbare Employer of Record helpt ook de complexiteit van lokale wetten en regelgeving te verminderen. Ze zorgen dat je werknemers op tijd betaald krijgen en recht hebben op alle voordelen die je reguliere werknemers ook krijgen. Dit helpt bij het bouwen van goede teams en het aantrekken van top talent.

Het is echter cruciaal om je provider zorgvuldig te selecteren. Ze moeten goed bekend zijn met de lokale wetgeving en regelgeving. Maar je moet er ook op kunnen vertrouwen dat ze tijdens de samenwerking ondersteuning bieden en klaarstaan.

FAQ:

Moet ik een Employer of Record gebruiken?

Of een Employer of Record geschikt is voor jouw bedrijf, hangt af van je plannen. Als je talent wereldwijd wilt aannemen zonder een aanwezigheid in dat land op te zetten of werknemers te laten verhuizen, is een EOR een uitstekende optie. Het is ook een goede oplossing voor het uitbesteden van wereldwijde payroll.

Met een EOR heb je talentvolle werknemers in je team, ongeacht waar ze wonen. Je hoeft niet te vertrouwen op freelancers of zelfstandige contractors, en je hoeft je geen zorgen te maken of ze een fulltimebaan accepteren bij een lokaal bedrijf in plaats van jouw bedrijf.

Wat betekent Employer of Record?

Een Employer of Record is een organisatie die optreedt als wettelijke werkgever in landen waar je bedrijf geen eigen vestiging heeft. Talenten werken voor jouw bedrijf. De EOR neemt alle juridische en regelgevende