Als ondernemer weet je hoe belangrijk het is om de juiste talenten in je team te hebben. Toch heb je waarschijnlijk ook wat frustraties ervaren bij het proberen aan te nemen van het beste talent uit het buitenland.
Het managen van meerdere valuta’s, arbeidswetten en andere complexiteiten die gepaard gaan met een wereldwijd team kan stressvol zijn. Het organiseren van zelfstandige contractors en freelancers brengt eigen uitdagingen met zich mee. Het opzetten van een vestiging in elk land waarin je wilt werven, is een aanzienlijke investering. Daarnaast moet je ook mensen aannemen om je te ondersteunen bij administratieve taken.
Een goede Employer of Record (EOR) service kan je helpen bij de meeste van deze problemen. Met een goede EOR kun je wereldwijd mensen aannemen zonder een aanwezigheid in hun landen te hebben. Bovendien kun je ook loonadministratie, wettelijke compliance en HR-gerelateerde diensten uitbesteden aan je EOR.
Door te vertrouwen op een betrouwbare EOR, kun je genieten van geweldig talent in je team. Je hoeft geen tijd en moeite te besteden aan de administratieve taken die gepaard gaan met het aannemen van wereldwijde werknemers.
Wat is een Employer of Record?
Een Employer of Record is een organisatie die wettelijk werknemers in hun respectieve landen aanneemt. De werknemer werkt voor jouw bedrijf, en jij bent verantwoordelijk voor hun dagelijkse taken en activiteiten.
Een EOR dient als werkgever “op papier.” Zij zijn verantwoordelijk voor de administratie en werkgeversverantwoordelijkheden tegenover je nieuwe werknemer. De Employer of Record heeft doorgaans entiteiten in de landen die zij bedienen. Zij kunnen talent aannemen, hun salarisadministratie beheren, en wettelijke arbeidsvoordelen bieden.
Omdat je niet hoeft te navigeren door de complexiteit van het opstarten van een vestiging in een nieuw land, is het aanwervingsproces snel, ongeacht waar je nieuwe werknemer vandaan komt. Je hoeft je ook geen zorgen te maken over compliance, salarisbetaling in verschillende valuta’s of andere verschillen.
Welke diensten biedt een EOR?
Als je besluit te vertrouwen op een EOR-dienst om je nieuwe werknemers aan te nemen, kun je erop rekenen dat zij alles regelen wat betreft belasting- en wettelijke compliance.
Je Employer of Record zal alle documentatie voorbereiden en opstellen zodat de werknemer legaal in dienst wordt genomen. Dit omvat het opstellen van contracten die voldoen aan de lokale wetten en het afhandelen van de salarisadministratie. De EOR zal ook zorgen voor verlengingen en beëindigingen van je wereldwijde werknemers.
Afhankelijk van je gekozen provider kun je er ook op rekenen dat de EOR:
-
De loonadministratie verwerkt en financiert voor je werknemers,
-
Tijdregistraties verzamelt en verwerkt,
-
Belastingen inhoudt en indient,
-
Formulier W2 uitgeeft vóór de deadline,
-
Vergoedingen voor arbeidsongeschiktheid en werkloosheid regelt,
Je Employer of Record kan je ook helpen met het invullen en bewaren van formulieren zoals I-9, of hun equivalente documenten in het land waar je werknemer werkt. Mogelijk bieden ze ook beheer van verzekeringen en helpen ze je te voldoen aan E-Verify of het equivalent daarvan.
Sommige Employer of Record diensten helpen je ook met het onboarden van nieuwe werknemers. Ze kunnen achtergrondcontroles en screenings uitvoeren. Ze kunnen je ook ondersteunen bij het beheer van je wereldwijde werknemers en bieden een gecentraliseerd systeem voor het afhandelen van hun verzoeken.
Je kunt ook vertrouwen op je Employer of Record om zowel statutaire als bijkomende voordelen te bieden. Het vermogen om deze aan te bieden, ongeacht het land waarin ze wonen, helpt je om top talent aan te trekken en te behouden in je bedrijf.
Wat zijn de voordelen van het inhuren van een EOR?
De hulp bij het bieden van de middelen om geweldig talent globaal aan te trekken en te behouden, is slechts een van de vele voordelen van het inhuren van een EOR.
Het belangrijkste voordeel voor veel bedrijven is de snelheid. Het opzetten van een aanwezigheid in het land waar je wilt werven, kost veel tijd. Dit kan weken of maanden duren, afhankelijk van het land. Dit is mogelijk niet ideaal voor een bedrijf dat snel talent wil aannemen en onboarden.
Het opzetten van een vestiging vereist ook een aanzienlijke investering vooraf. In sommige landen kost het opzetten van een bedrijf slechts $100, in andere landen kunnen de kosten tienduizenden dollars bedragen. Je wilt zeker zijn van wettelijke compliance, dus zul je waarschijnlijk moeten investeren in juridische expertise en HR-professionals om de salarisadministratie in dat land te beheren.
Met een EOR kun je werknemers aannemen voor een vaste maandelijkse vergoeding en je nooit zorgen maken over lokale wetten en regelgeving. Het niet hoeven maken van je druk over compliance kan wel eens het grootste voordeel zijn.
Je besteedt al je juridische en administratieve taken met betrekking tot je werknemer uit aan de EOR. Aangezien de EOR de wettelijke werkgever is, ben je ook beschermd tegen mogelijke aansprakelijkheden rondom je nieuwe werknemers.
Het is de verantwoordelijkheid van de EOR om te allen tijde te voldoen aan de lokale regelgeving en zich aan veranderingen in de wet aan te passen. Kortom, het grote voordeel van een betrouwbare EOR-partner is dat je geweldig talent wereldwijd kunt aannemen en van hun bijdrage aan je bedrijf kunt genieten, zonder alle zware verantwoordelijkheden.
Wanneer een EOR inhuren?
Een EOR kan een goede keuze zijn voor jouw bedrijf als je op zoek bent naar geweldig talent dat je niet lokaal kunt vinden. Het kan helpen bij het uitbesteden van complexe HR-taken en je de snelheid geven die je nodig hebt om nieuwe markten te betreden.
Wanneer je wereldwijd talent aanneemt
Wereldwijd talent geeft je het concurrentievoordeel dat je bedrijf nodig heeft om te floreren.
Veel werknemers zijn echter niet bereid te verhuizen voor werk, vooral nu thuiswerken populairder is dan ooit. Slechts 1,6% van alle Amerikanen verhuisde voor werk in de eerste maanden van 2023. Freelancers en zelfstandige contractors brengen ook hun eigen risico’s met zich mee. Dus als je het beste kandidaat uit een ander land als werknemer wilt aannemen, is het inschakelen van een EOR de oplossing.
Wanneer globale loonadministratie onhandelbaar wordt
Je kunt ook op een EOR vertrouwen om de globale loonadministratie voor je nieuwe wereldwijde team uit te besteden. Een ervaren team dat de loonadministratie, compliance en alle relevante taken regelt, zorgt ervoor dat je aan alle wettelijke verplichtingen tegenover je nieuwe werknemers voldoet. Tegelijkertijd geeft het je ook de ruimte om je te richten op het laten groeien van je bedrijf en het verbeteren van je product of dienst.
Wanneer je snel nieuwe markten wilt testen of betreden
Relying on an EOR kan ook voordelig zijn wanneer je markten in nieuwe landen wilt testen. Soms is een volledige expansie financieel niet haalbaar. Maar het aannemen van een klein team via een Employer of Record om te testen of uitbreiding succesvol zal zijn, kan een goede strategie zijn.
Als de markt veelbelovend lijkt, kun je op een EOR vertrouwen om deze verder uit te breiden of te verkleinen indien nodig. Omdat je geen aanwezigheid hoeft op te zetten of te sluiten, kun je dat snel doen met een EOR. Dit kan een groot voordeel zijn als je kans slechts tijdelijk bestaat.
Alternatieven voor EOR
Natuurlijk is het niet voor elk bedrijf de juiste keuze om op een EOR te vertrouwen. Niet alle bedrijven zullen profiteren van deze vorm van vast werk, en kunnen beter afzijn met freelancers of zelfstandige contractors. Het uitbesteden van werk aan een bureau, of een partnerschap aangaan met een ander bedrijf, kan soms een betere optie zijn.
Waarom zou ik een EOR inhuren in plaats van individuele freelancers?
Het aannemen van een zelfstandige contractor heeft zijn voor- en nadelen. Ze beschikken zeker over specifieke expertise waar je bedrijf baat bij kan hebben. In de korte termijn zijn ze vaak een goedkoper alternatief dan via een EOR iemand vast in dienst nemen.
Maar zelfstandige contractors en werknemers zijn niet hetzelfde. Zelfstandige contractors bepalen hun eigen uren en taken. Ze zeggen ook zelf hoe het werk gedaan wordt. Je kunt niet verwachten dat ze extra werk aannemen buiten hun contract, of dezelfde loyaliteit tonen als reguliere werknemers.
Het belangrijkste punt bij het aannemen van zelfstandige contractors is de risico's van verkeerde classificatie van werknemers. Elke jurisdictie heeft haar eigen regels over wat het betekent iemand als zelfstandige te classificeren.
Je kunt overeenstemming bereiken met je zelfstandige contractor over wanneer en hoe ze het werk uitvoeren. Maar het is belangrijk dat je ervoor zorgt dat je bedrijf compliant is met de relevante regelgeving. Zo voorkom je boetes en sancties voor foute classificatie.
Moet ik kiezen voor een EOR of een PEO?
Voor sommige bedrijven kan het beter zijn samen te werken met een PEO in plaats van een EOR. Als je HR-taken wilt uitbesteden aan een andere organisatie, kun je overwegen te kiezen voor een Professional Employer Organization.
Hoewel zowel EOR als PEO een vergelijkbaar dienstenpakket bieden, zijn er twee belangrijke verschillen. Om met een PEO samen te werken, moet je een vestiging in het land van de PEO oprichten. Daarna kun je een PEO inschakelen om HR-taken te outsourcen voor je team in dat land.
Een PEO zorgt dat je lokale team compliant is en dat de loonadministratie soepel verloopt. Het is meestal een betere optie voor bedrijven met grotere teams in één bepaald land. Een EOR kan kostenefficiënt zijn voor teams tot ongeveer tien personen in een land. Voor grotere teams kan het opzetten van een vestiging en het inschakelen van een PEO kosteneffectiever zijn.
Het is belangrijk te weten dat een PEO niet dezelfde volledige verantwoordelijkheid voor compliance op zich neemt als een EOR. Omdat je samenwerkt met een PEO, deelt je ook de aansprakelijkheid als er iets misgaat.
EOR vs Staffing Bureau
Een Employer of Record wordt vaak verward met een Staffing Bureau. Aangezien beide werken met werknemers, is dat een begrijpelijke vergissing. Vooral omdat sommige EORs ook het vinden van de juiste mensen als dienst aanbieden.
Het grootste verschil zit in welk deel van het aanwervingsproces waarvoor meer voordeel is.
Een Staffing Bureau is de perfecte oplossing bij het zoeken naar werknemers, lokaal of wereldwijd. Het bureau kan alles regelen om de juiste talenten te vinden. Dit omvat het opstellen van het juiste vacatureaanbod, het zoeken en screenen van cv’s, interviews afnemen en salaris- en voordelenonderhandelingen.
Deze bureaus rekenen meestal een vergoeding per plaatsing. Zodra de juiste kandidaat akkoord gaat, eindigt hun betrokkenheid bij jouw organisatie. Sommige bieden ook aanvullende diensten zoals onboarding of training.
Nadat een werknemer een aanbod accepteert, kun je erop vertrouwen dat een EOR hem legaal in dienst neemt in het land waar hij woont.
Een EOR stelt contracten op die wettelijk bindend en conform lokale wetten zijn. Ze regelen de salarisadministratie en voordelen voor de nieuwe werknemer.
Hoe evalueer ik EOR-dienstverleners?
Bij het eerste gebruik van een EOR is het moeilijk te bepalen of ze geschikt zijn voor jouw organisatie. Het is lastig de expertise in te schatten als je niet weet wat je mag verwachten.
De eerste stap om de juiste EOR te vinden, is het inventariseren van je huidige bedrijfsstatus en je korte- en langetermijndoelen. Denk na over welke aspecten van je bedrijf een EOR kan helpen en wat je prioriteiten zijn.
Bijvoorbeeld: het uitbesteden van loonadministratie aan een andere partij kan voor jou het belangrijkst zijn. Of, dat je snel een globaal ondersteunend team nodig hebt voor de lancering van je nieuwe product of dienst in verschillende landen, tijdzones en talen. Natuurlijk, speelt ook je budget een rol.
Door deze vragen te beantwoorden, stel je parameters vast waarmee je aanbieders kunt beoordelen. Zorg er ook voor dat de aanbieder betrouwbaar is, want je moet ze toegang geven tot gevoelige gegevens om de salarisadministratie te beheren.
Hier is een korte handleiding om een EOR-dienstverlener te beoordelen op basis van de hierboven genoemde parameters:
Controleer welke landen worden gedekt
Een van de grootste voordelen van een EOR is dat je talent uit andere landen veel sneller kunt aannemen dan wanneer je een vestiging moet opzetten.
Een goede EOR heeft een aanwezigheid in het land waar je wilt werven. Daardoor verloopt het aanwervingsproces veel sneller. Je EOR moet een divers aanbod aan landen hebben, want je wilt niet per land een andere EOR moeten kiezen.
Wanneer je de landen die ze aanbieden afzet tegen je behoeften, houd ook je lange termijn bedrijfsdoelen in gedachten. Vraag tijdens het interview met EOR’s of ze plan hebben om in de toekomst meer landen toe te voegen.
Bekijk de aangeboden diensten
Niet alle EORs bieden hetzelfde dienstenpakket. Als je een klein bedrijf bent, heb je misschien meer hulp nodig dan alleen salarisadministratie, bijvoorbeeld onboarding of andere HR-taken. Grotere bedrijven willen misschien grotere teams in meerdere landen tegelijk aannemen. Voor die situaties moet de EOR de infrastructuur hebben om dat mogelijk te maken.
Het is essentieel dat je precies weet waarmee de EOR je kan helpen en dat vergelijkt met jouw wensen. Met de juiste EOR kun je genieten van gemoedsrust op veel meer gebieden dan slechts compliance, zoals het bieden van platforms voor het beheer van je werknemers of ondersteuning bij visa en relocaties.
De meeste EORs bieden een demo of overzicht van hun diensten. Maak hier gebruik van bij je evaluatie, zodat je bekend raakt met de functies en diensten. Vergelijk de features en kijk of ze aansluiten bij je bedrijfsbehoeften om de juiste partner te vinden.
Bekijk de prijsstelling
Prijs is ook een belangrijke factor. Neem de prijs en bijkomende kosten goed door. Sommige providers zijn niet volledig transparant over hun tarieven en kunnen onverwachts hoge rekeningen sturen. Vraag naar eventuele verborgen kosten en lees de kleine lettertjes.
Vergelijk ook verschillende aanbieders. Probeer zo veel mogelijk functies te krijgen voor een betaalbare prijs. Begrijp wat je prioriteiten zijn qua functies, zodat je de beste waarde krijgt.
Lees online reviews
Het inschatten van de kwaliteit van een EOR vooraf is lastig. Je wilt een ervaren team met kennis van lokale wetten en goede payroll-beveiliging.
Hoe vind je uit of een provider geschikt is voor jouw situatie? Kijk naar reviews van eerdere klanten online. Vraag je netwerk om aanbevelingen of ervaringen met een bepaalde dienst.
Heb je geen goede antwoorden gekregen? Plaats een vraag op fora zoals Quora of Reddit. Daar vind je echte klantenreviews die inzicht geven in de betrouwbaarheid en kwaliteit van de service.
Responsiveness en support
Als je wereldwijd gaat aannemen, kom je voor veel onbekenden te staan. Het is belangrijk dat je werknemers de juiste ondersteuning krijgen en dat hun voordelen geregeld zijn. Je EOR moet ondersteuning bieden en adviezen geven bij vragen, en snel reageren op je vragen.
Dit is ook vooraf eenvoudig te schatten tijdens het interview. Let op de communicatiestijl en mate van openheid.
Vraag tijdens het gesprek ook naar hoe snel ze reageren op vragen. De kwaliteit van klantenservice zal op de lange termijn veel belangrijker blijken dan bepaalde functies.
Zijn er risico’s verbonden aan het werken via een EOR?
Als je je Employer of Record goed hebt gescreend, is de kans klein dat je grote risico’s loopt bij het aannemen van personeel via hun dienst. Maar het is belangrijk om de volgende zaken te bespreken en duidelijk te maken met je EOR:
Verplichtingen van de werknemer
In een traditionele werkgever-werknemer relatie lever jij het werk, salaris en voordelen. De werknemer voert zijn werk uit, meestal op basis van contracten die jou beschermen als werkgever (bijvoorbeeld niet-concurrentie-, vertrouwelijkheidclausules).
Omdat een EOR formeel de werkgever is, is het belangrijk dat je hierover duidelijk communiceert en samen tot een werkbare oplossing komt. In sommige landen zijn niet-concurrentie- en vertrouwelijkheidclausules via een EOR niet afdwingbaar onder de lokale wet.
Afhankelijk van het soort werk dat je bedrijf doet, kan dit een dealbreaker zijn. Het is dus verstandig dit vooraf met je EOR te bespreken en zo nodig te regelen.
Intellectuele eigendomsrechten
Als werkgever behoren de IE-rechten doorgaans toe aan jou. Bij een EOR is dat niet automatisch zo. Het moet vooraf besproken worden, net zoals bij het inhuren van een zelfstandige contractor.
Je EOR zou je een apart contract of een andere oplossing moeten geven om te garanderen dat jij de IE-rechten bezit.
Het soort werk dat de werknemer verricht
In sommige landen wordt de relatie waarin iemand in dienst is van één partij en vervolgens wordt uitgeleend aan een andere werkgever, streng gereguleerd. Bijvoorbeeld onder regels voor tijdelijke arbeid of uitzendwerk. Dit kan de aard van het werk dat de werknemer mag doen, beperken.
Met een ervaren EOR zou dit meestal geen probleem moeten zijn, maar het is belangrijk om te weten of het land waar je wilt werven, hierin restricties heeft.
Werken met globaal talent via een EOR-provider
Het aannemen van wereldwijd talent met behulp van een Employer of Record service kan precies zijn wat jouw bedrijf nodig heeft om te groeien en te floreren. Het beste talent op je team betekent een enorme game-changer. Daarnaast zorgt uitbesteding van administratieve taken en payroll dat je meer tijd hebt voor je kernactiviteiten.
Samenwerken met een betrouwbare Employer of Record helpt ook bij het navigeren door complexe lokale wet- en regelgeving. Zij zorgen dat je werknemers op tijd betaald krijgen en dat zij alle voordelen ontvangen die gangbare werknemers kennen. Zo bouw je sterke teams en trek je top talent aan.
Het is wel belangrijk om je provider zorgvuldig te beoordelen. Ze moeten beschikken over goede dekking en kennis van lokale wetten. En je moet erop kunnen vertrouwen dat ze je steunen en adviseren tijdens de samenwerking.
FAQ:
Moet ik een employer of record gebruiken?
Of een Employer of Record geschikt is voor jouw bedrijf hangt af van je plannen. Wil je talent wereldwijd aannemen zonder een vestiging te openen of werknemers te laten verhuizen? Dan is een EOR de ideale keuze. Ook uitstekend voor het uitbesteden van internationale payroll.
Met een EOR heb je talent in je team, waar ze ook wonen. Je hoeft niet te vertrouwen op freelancers of zelfstandigen en je zorgen te maken of ze liever een vast contract willen bij een lokaal werkgever.
Wat betekent employer of record?
Een Employer of Record is een organisatie die als wettelijke werkgever optreedt voor talent in landen waar jouw bedrijf geen vestiging heeft. De getalenteerde werknemers werken voor jouw bedrijf. De EOR neemt alle wettelijke en reglementaire verantwoordelijkheden op zich.
Wat zijn de risico’s van werken via een EOR?
Er zijn niet veel risico’s bij het
