Een Gids voor Loonbelastingen in Brazilië

Overzicht van het Braziliaanse Payroll Tax System

Braziliaans payroll taxesysteem is een complex systeem, met meerdere belastingen die werkgevers moeten betalen namens hun werknemers. De meest voorkomende payroll belastingen in Brazilië zijn de Sociale Zekerheidsbijdrage (INSS), Inkomstenbelasting Afdracht (IRRF) en Arbeidsbelastingen. De Sociale Zekerheidsbijdrage (INSS) is een door de werkgever betaalde bijdrage aan de overheid voor sociale zekerheidsuitkeringen zoals pensioen, invaliditeitsuitkeringen en gezondheidszorg. Het wordt berekend op basis van het brutoloon of salaris van iedere werknemer tot een maximum limiet vastgesteld door de wet elk jaar; momenteel bedraagt deze limiet R$6.101 per maand voor 2021. Werkgevers moeten 11% inhouden van het maandelijkse inkomen van elke werknemer voordat zij uitkeren, om de INSS-bijdragen te dekken; sommige categorieën van werknemers kunnen echter vrijgesteld zijn van deze inhoudingen afhankelijk van hun functietype of andere factoren.

Inkomstenbelasting (IRRF) geldt alleen voor loontrekkenden die meer dan R$1.903 per maand verdienen nadat alle aftrekken van hun salaris zijn gedaan – inclusief eventuele vrijstellingen onder de Braziliaanse arbeidswet – en het werkt vergelijkbaar met hoe inkomstenbelasting wordt ingehouden in veel landen wereldwijd: werkgevers trekken een percentage af van de verdiensten van elke werknemer volgens zijn/haar jaarlijkse belastingschijf, voordat ze zelf betaald krijgen. Dit percentage kan variëren tussen 7% en 27%, afhankelijk van individuele omstandigheden zoals burgerlijke staat en aantal afhankelijken aangegeven etc., maar zal over het algemeen nooit meer dan 27% zijn.

Tot slot zijn er ook verschillende Arbeidsbelastingen die van toepassing zijn bij het inhuren van nieuw personeel of het maken van wijzigingen binnen bestaande contracten; deze omvatten zaken zoals Severance Indemnity Fund Contributions (FGTS), Werkloosheidsverzekering Bijdragen (SAT), Vakantiebijslagbetalingen (Férias Vencidas e Proporcionais). Deze kunnen licht variëren afhankelijk van of je voltijds vast personeel in dienst hebt of parttime tijdelijke medewerkers, dus controleer je lokale regelgeving zorgvuldig als je niet zeker bent van wat waar betaald moet worden!

Kortom, terwijl Brazilië inderdaad een vrij ingewikkeld payroll-belastingstelsel heeft vergeleken met andere landen over de hele wereld blijven de kernprincipes relatief eenvoudig zodra goed begrepen: namelijk dat zowel werkgevers & werknemers altijd zorgen dat ze precies weten welke belastingen berekend en betaald moeten worden wanneer ze samen arbeidscontracten aangaan!

Verplichtingen en verantwoordelijkheden van werkgevers

Wat betreft payroll belastingen in Brazilië, hebben werkgevers een aantal verplichtingen en verantwoordelijkheden waar ze zich aan moeten houden. Werkgevers zijn verantwoordelijk voor het inhouden van het juiste bedrag aan belastingen uit het loon van hun medewerkers, het op tijd betalen ervan, en het indienen van de benodigde formulieren bij overheidsinstanties. In deze gids bespreken we deze verplichtingen en verantwoordelijkheden van werkgevers in meer detail zodat je zeker kunt zijn dat je bedrijf conform is met de Braziliaanse belastingwetten.

Ten eerste moeten werkgevers elke maand of per betaalperiode de juiste belastingen inhouden van het loon van hun werknemers, afhankelijk van de frequentie van betaling. Deze zijn onder andere de inkomstenbelasting (IRRF), sociale zekerheidsbijdragen (INSS) en andere verplichte inhoudingen zoals vakbondscontributies of premie voor ziektekostenverzekering indien toepasselijk. De exacte bedragen die worden ingehouden, hangen af van verschillende factoren, inclusief het salarisniveau van een werknemer en eventuele extra voordelen ontvangen door de werknemer tijdens die specifieke betaalperiode zoals bonussen of overwerkvergoedingen, enzovoort. Het is belangrijk op te merken dat alle loon-ontvangers, ongeacht of ze voltijd vaste medewerkers of parttime Contractors zijn, deze inhoudingen moeten ondergaan voordat ze hun nettoloon ontvangen aan het eind van elke maand / betaalperiode - het niet doen kan leiden tot hoge boetes voor beide partijen!

Naast het inhouden van deze belastingen uit het loon van werknemers, moeten werkgevers ook zorgen dat ze alle relevante documenten binnen 30 dagen na elke maandelijkse/kwartaaldeadline indienen – anders kunnen boetes worden opgelegd! Dit omvat het indienen van aangiften met betrekking tot IRRF & INSS inhoudingen samen met kopieën van loonstrookjes die aangeven wat voor elke werknemer is ingehouden; plus het verstrekken van informatie over de totale beloning betaald over een bepaald jaar wanneer door autoriteiten zoals Receita Federal gevraagd.

Bovendien moeten bedrijven gedetailleerde administratie bijhouden betreffende niet alleen de payroll, maar ook personeelszaken die zich later kunnen voordoen, zoals arbeidsovereenkomsten; vakantie- en verlofregelingen; ziekteverlof gedurende de loop van het dienstverband. Al deze gegevens moeten veilig worden opgeslagen, hetzij elektronisch via cloudopslag, hetzij fysiek in documentatie die veilig binnen het bedrijf wordt bewaard! Het is essentieel dat de gegevens nauwkeurig zijn, omdat fouten leiden tot kostbare consequenties!

Tot slot, zodra alles correct is berekend, moeten ook de betalingen daadwerkelijk worden gedaan, dat wil zeggen het geld direct overmaken naar de betreffende accounts van overheidsinstanties of derde partijen die de transacties namens het bedrijf afhandelen… Afhankelijk van de situatie zijn er verschillende manieren om dit te doen, variërend van directe stortingen, bankoverschrijvingen, tot cheques. Het belangrijkste is om de genoemde deadlines te respecteren, zodat er geen boetes of rente aan hangen!

Verplichtingen en verantwoordelijkheden van werknemers

Werknemers in Brazilië hebben ook een aantal verplichtingen en verantwoordelijkheden wanneer het aanging payroll belastingen. Het is belangrijk dat werknemers hun rechten en plichten begrijpen, evenals de verschillende belastingen die op tijd moeten worden betaald. Deze gids biedt een overzicht van werknemersverplichtingen en verantwoordelijkheden met betrekking tot payroll belastingen in Brazilië, inclusief welke belastingen moeten worden betaald, wanneer ze moeten worden betaald, en welke formulieren moeten worden ingediend.

In Brazilië is het wettelijk verplicht voor alle werkgevers om bepaalde bedragen in te houden op het salaris of loon van elke werknemer voor de betaling van de inkomstenbelasting (IRPF) zoals vereist onder de Braziliaanse arbeidswet. De werkgever betaalt deze ingehouden bedragen direct aan de schatkist van de overheid via elektronische overboeking of directe storting bij een bankfiliaal in het land. Werknemers moeten ook rekening houden dat er mogelijk extra inhoudingen zijn, zoals sociale zekerheidsbijdragen (INSS), premies voor zorgverzekering (SUS), pensioenfondsbijdragen (PREV-Social), afhankelijk van individuele omstandigheden; maar deze zijn niet verplicht zoals IRPF-inhouding en kunnen variëren tussen verschillende bedrijven/werkgevers. De ingehouden bedrag hangt af van factoren zoals leeftijd, systeem van brackets gebruikt door INSS - met jongere werknemers die minder betalen dan ouderen - plus andere variabelen zoals of je getrouwd bent of niet. Over het algemeen betalen de meeste mensen ongeveer 11% van hun brutomaandelijkse inkomen, maar dit kan sterk verschillen afhankelijk van persoonlijke omstandigheden; het is daarom altijd raadzaam om vooraf contact op te nemen met het lokale belastingkantoor!

Daarnaast moeten werknemers, naast het doen van reguliere inkomstenbelastingbetalingen via de genoemde inhoudingsschema's, ook jaaropgaven indienen als ze meer dan R$ 28.000 per jaar verdienen - individueel of samen met een partner. Deze aangiften vinden meestal plaats in april / mei, waarin het totale belastbare inkomen van de afgelopen 12 maanden wordt aangegeven, inclusief details over beleggingen zoals aandelen buiten pensioenrekeningen, enzovoort. Niet voldoen aan deze indieningsvereisten kan leiden tot boetes!

Ook zijn er situaties waarin extra heffingen kunnen gelden, zelfs nadat de normale inhoudingen correct zijn berekend: zoals winst op kapitaal, inkomsten uit de verkoop van eerdere bezittingen zoals onroerend goed, aandelenopties, derivaten, valuta-uitwisselingen, enzovoort. Deze situaties vereisen dat men het openstaande bedrag alsnog betaalt om boetes en sancties te voorkomen. Het is daarom verstandig om advies te zoeken bij gekwalificeerde professionals en alles correct te doen volgens de juridische kaders.

Boetes en rente voor payroll belastingen

Payroll belastingen in Brazilië zijn een complex en vaak verwarrend onderwerp. Het is essentieel om de boetes, rentevoeten en andere gevolgen te begrijpen, zodat je zeker weet dat je aan alle regelgeving voldoet. Dit artikel geeft een overzicht van de boetes en rentevoeten die verband houden met payroll belastingverplichtingen in Brazilië.

Als belastingen niet op tijd worden betaald: De meest voorkomende boete voor het niet op tijd betalen van payroll belastingen is een boete opgelegd door de Braziliaanse overheid. Het bedrag van deze boete hangt af van hoe laat de betaling was; als het meer dan 30 dagen na de vervaldatum was, kunnen extra boetes of zelfs strafrechtelijke aanklachten worden ingediend tegen verantwoordelijken. Daarnaast lopen niet-betaalde bedragen rente op tegen een wettelijk vastgesteld tarief (momenteel 6% per jaar). Bij langdurige niet-betalingen kunnen verdere sancties gelden, zoals het in beslag nemen van activa of het opschorten / intrekken van bedrijfslicenties totdat volledige betaling is ontvangen van werkgevers die niet aan hun verplichtingen volgens Braziliaanse arbeidswetgeving voldoen.

Als belastingen niet volledig worden betaald: Onvolledige betaling gebeurt wanneer een werkgever niet genoeg inhoudt op het salaris van werknemers om hun wettelijke bijdrage aan sociale zekerheidsprogramma’s zoals INSS (Instituto Nacional do Seguro Social) of FGTS (Fundo de Garantia por Tempo de Serviço) te dekken. In dit geval moeten werkgevers het tekort aanvullen en daarnaast een extra toeslag van 20% betalen, wat rechtstreeks in de staatskas wordt gestort als sanctie. Niet op tijd voldoen kan ook leiden tot strafrechtelijke vervolging afhankelijk van de ernst en duur van de non-conformiteit! Ook blijven de opgebouwde rentes van 6% van toepassing.

Als belastingen teveel zijn betaald: Overbetaling gebeurt wanneer te veel geld is ingehouden van het salaris van werknemers, hetzij door foutieve berekeningen bij de opzet, of door structurele wijzigingen die leiden tot onjuiste inhoudingen zonder voorafgaande kennisgeving. In dergelijke gevallen kunnen restituties worden aangevraagd, maar alleen nadat de juiste documentatie is ingediend die de legitimiteit van de claim bevestigt en de exacte te betalen som en de omstandigheden van het incident aangeeft. Na goedkeuring wordt het terugbetalingsproces gestart en duurt ongeveer twee maanden. Het is belangrijk te weten dat er geen extra kosten of financiële boetes worden opgelegd vanwege dergelijke fouten.

Veelgestelde vragen over payroll belastingen en antwoorden

Payroll belastingen in Brazilië kunnen verwarrend en intimiderend zijn voor werkgevers, vooral voor degenen die nieuw zijn in het land. Met zoveel verschillende regels en vereisten is het geen wonder dat er veel vragen zijn over payroll belastingen in Brazilië. Om je beter te informeren, hebben we enkele van de meest gestelde vragen over payroll belastingen in Brazilië verzameld, samen met hun antwoorden:

Q1: Wat is de deadline voor het indienen van payroll belastingaangiften?
A1: De deadline hangt af van verschillende factoren zoals de grootte van je bedrijf en het type zakelijke activiteit. Over het algemeen moeten bedrijven hun aangifte indienen binnen 30 dagen na het einde van elke maand of kwartaal, afhankelijk van de gebruikte periode om de uitbetaalde lonen te berekenen. Als een werkgever werknemers in het buitenland heeft, moeten mogelijk daarnaast aanvullende formulieren worden ingediend volgens de specifieke deadlines van lokale autoriteiten.

Q2: Zijn er aftrekposten bij het berekenen van de totale belastbare winst van mijn bedrijf?
A2: Ja! Bedrijven in Brazilië kunnen gebruik maken van bepaalde aftrekken bij het berekenen van de belastbare inkomsten uit werknemersloonkosten, inclusief bijdragen aan sociale zekerheidsfondsen (INSS) en andere voordelen zoals ziektekostenverzekeringen of maaltijdcheques die gedurende het jaar aan het personeel worden gegeven. Deze aftrekken variëren afhankelijk van de persoonlijke situatie, maar moeten altijd worden meegenomen bij het indienen van de jaarlijkse aangifte.

Q3: Kan ik mijn totale belastingdruk verminderen met credits of incentives?
A3: Ja! Er zijn verschillende soorten credits die je mogelijk kunnen helpen je algemene belastingdruk te verlagen bij het betalen van Braziliaanse payroll belastingen, waaronder investeringskredietprogramma’s aangeboden door overheidsinstanties zoals BNDES (National Bank for Social and Economic Development). Daarnaast kunnen bedrijven onder bepaalde voorwaarden genieten van lagere tarieven, zoals bij het aannemen van jongeren tussen 16 en 24 jaar via het ‘Jovem Aprendiz’-programma. Het is belangrijk dat je voldoet aan alle criteria voordat je een aanvraag doet, aangezien niet-naleving kan leiden tot boetes.

Q4: Hoe vaak moet ik loonbelastingen inhouden en afdragen?
A4: Werkgevers moeten maandelijkse inhoudingen doen op het loon van elke werknemer, ongeacht of de werknemer fulltime, parttime of op korte termijn in dienst is. Deze betalingen moeten direct via bankoverschrijving worden gedaan met behulp van de codes die per werknemer zijn toegewezen. Het niet doen hiervan kan boetes en rente veroorzaken die blijven oplopen totdat de bedragen volledig zijn betaald.

Over het algemeen is het begrijpen van het payroll beloningsbelastingsysteem in Brazilië essentieel voor zowel werkgevers als werknemers. Werkgevers moeten ervoor zorgen dat ze voldoen aan alle regelgeving en deadlines, om boetes of rente te voorkomen. Werknemers moeten zich ook bewust zijn van hun rechten en plichten met betrekking tot het inhouden van belastingen op hun loon, evenals eventuele extra inhoudingen zoals sociale zekerheidsbijdragen of pensioenfondsbijdragen. Payroll belastingen kunnen complex zijn, maar door deze richtlijnen te volgen, kunnen bedrijven hun verplichtingen nakomen terwijl ze een eerlijk loon garanderen voor hun werknemers.