De volledige gids: Hoe betaal je remote werknemers

Veel werkgevers aarzelen om de wereldwijde arbeidsmarkttrend te omarmen. Het inhuren van externe medewerkers heeft vele voordelen, waaronder de mogelijkheid om top talent aan te trekken, ongeacht hun locatie. Maar wereldwijd werken brengt ook uitdagingen met zich mee.

Bij het inhuren op internationaal niveau moeten werkgevers navigeren door internationale loonadministratie. Dit omvat het voldoen aan verschillende arbeids- en belastingwetten, en andere loonadministratie regels. Dit alles kan snel een aanzienlijke druk op je HR-team leggen, en dus ook op jou als werkgever.

Het is daarom geen verrassing dat je misschien terughoudend bent om iemand aan te nemen die niet in hetzelfde land woont. Maar dat betekent niet dat het onmogelijk is of dat je het moet vermijden. Er zijn vele manieren om remote talent aan te nemen zonder jezelf kopzorgen te bezorgen.

Laten we alle manieren bespreken waarop je remote medewerkers kunt betalen.

Inzicht in arbeidstypen voor remote werknemers

Hoe je remote werknemers betaalt, hangt af van het soort arbeidsovereenkomst dat jij en de werknemer hebben afgesproken. Of je nu te maken hebt met freelancers, zelfstandige contractors, of voltijdse medewerkers, elk arrangement heeft zijn eigen regels en verwachtingen. Het is belangrijk om de verschillen te kennen voordat je betalingsprocessen opzet.

Werknemers aannemen als freelancers

Freelancers zijn zelfstandigen die meestal meerdere korte termijn projecten aannemen. Ze werken op projectbasis en hebben vaak meerdere klanten tegelijk. Freelancers bepalen hun eigen tarieven, en betalingen worden gewoonlijk gekoppeld aan projectmijlpalen of voltooiing. Ze verwachten geen voordelen zoals ziektekostenverzekering of betaald verlof.

Bij freelancers hoef je je doorgaans geen zorgen te maken over compliance met betrekking tot belastingen en loonadministratie. Wel moet je oog hebben voor intellectueel eigendom en gegevensprivacywetten.

Werknemers aannemen als zelfstandige contractors

Zelfstandige contractors lijken op freelancers, maar hebben vaak een langdurigere relatie met bedrijven. Ze leveren diensten onder een contract en behouden controle over hoe ze hun werk uitvoeren.

Net als freelancers ontvangen zelfstandige contractors geen werknemersvoordelen. Ze zijn zelf verantwoordelijk voor het betalen van hun belastingen. Ze sturen facturen voor hun diensten en stemt meestal vooraf de betalingsvoorwaarden af. Zoals bij freelancers hoef je je geen zorgen te maken over loonadministratie, maar wees alert op IP- en privacywetten.

Werknemers aannemen als werknemers

In tegenstelling tot freelancers of contractors, zijn werknemers officieel onderdeel van jouw bedrijf. Ze ontvangen een regulier salaris en voordelen en staan onder jouw directe supervision. Bij het aannemen van remote werknemers moet je zorgen dat je voldoet aan de arbeidswetten. Daarnaast moet je rekening houden met belasting- en loonwetgeving in hun thuisland. Werknemers verwachten ook de stabiliteit van een vaste baan met extra’s als betaald verlof en pensioenregelingen.

Hoe je jouw werknemers betaalt

Nu je de drie meest voorkomende manieren kent om op afstand mensen aan te nemen, is het misschien niet zo complex meer als vroeger. Het is belangrijk om te begrijpen welk arbeidstype het beste past bij de rol en het soort werk dat je van hen verwacht. Hier zijn je opties voor het betalen, terwijl je compliant blijft.

Freelancers betalen

Meestal betaal je freelancers via een van de freelanceplatforms. Deze platforms zijn speciaal voor freelancewerk ontworpen. Enkele populaire opties zijn Upwork, Fiverr, en Freelancer.com. Deze platforms verwerken de betalingen aan freelancers.

Je kunt ook diensten als PayPal, Wise of Payoneer gebruiken voor directe betalingen. Als je niet via een van de platforms werkt, moet je mogelijk aanvullende documenten ondertekenen. Denk aan het opstellen van Service Agreements, NDA’s en andere relevante documenten. Daarna zijn directe betalingsdiensten de manier om hen te betalen. Deze betaalmethoden bieden flexibiliteit en zijn snel op te zetten, waardoor het gemakkelijk is om wereldwijd betalingen te verwerken.

Zelfstandige contractors betalen

De meest gebruikelijke manier om freelancers te betalen is via een platform. Maar zoals eerder vermeld, worden freelancers meestal ingehuurd en betaald op basis van mijlpalen en projecten. De platformkosten voor deze kunnen oplopen bij langere projecten. Dit is een van de redenen waarom je zou kunnen kiezen voor het aannemen van zelfstandige contractors.

Zelfstandige contractors zijn hun eigen bedrijf. Ze sturen je meestal een factuur na voltooiing van het werk. Je kunt vooraf afspraken maken over de betalingsmethode en -tijd. Net als freelancers kan dat via een overboeking, directe storting of een online betaaldienst zoals PayPal. Contractors verwachten tijdige betalingen omdat ze hun eigen belastingen en voordelen betalen. Bij het aannemen van contractors is het belangrijk om duidelijke afspraken te maken over de voorwaarden en planning.

Werknemers betalen

Het wettelijk aannemen van remote werknemers vereist meer stappen. Er zijn twee manieren om werknemers uit het buitenland wettelijk aan te nemen en te betalen.

De eerste manier is het opzetten van een juridische aanwezigheid in hun thuisland. De meeste overheden vereisen dat je een lokale entiteit opricht om ze op de loonlijst te zetten en belastingen en voordelen te betalen. Jouw nieuwe lokale entiteit moet zich houden aan de loonwetgeving van dat land.

Dit proces kan duur zijn en tijd kosten. Het kan zeker de moeite waard zijn als je van plan bent een heel team werknemers in een nieuw land aan te nemen. Maar voor enkele werknemers kan het bieden van een relocatie-aanbod een kosteneffectievere oplossing zijn. Helaas is het aan de werknemers zelf om te bepalen of ze op je aanbod ingaan.

Alternatief kun je gebruikmaken van een [Employer of Record (EOR)](https://www.rivermate.com/). Een EOR is een derde organisatie die namens jou de juridische en loonadministratie regelt. Zij hebben al entiteiten in alle landen waar ze een dienst aanbieden. Deze entiteiten nemen de werknemer aan in hun thuisland en zorgen dat je compliant blijft met de lokale wetten.

Een EOR regelt ook de loonadministratie, belastingen en andere nalevingsvereisten, zodat alles volgens de regels verloopt. Met een EOR werkt je remote werknemer voor jou zonder extra stress over loonadministratie en naleving.

Navigeren door compliance- en belastingregels

Het aannemen van remote werknemers brengt juridische en fiscale verplichtingen met zich mee die verschillen per land. Het begrijpen en naleven van deze regels is cruciaal om boetes of juridische problemen te voorkomen.

Naleving van arbeidswetten

Wanneer je remote werknemers aanneemt, moet je de arbeidswetten naleven van het land waar ze wonen. Dit geldt niet voor freelancers en zelfstandige contractors. Maar het aannemen van werknemers vereist dat je voldoet aan de arbeidswetten van dat land.

Deze wetten bepalen alles, van minimumloon tot werkuren en werknemersvoordelen. Niet naleven kan resulteren in boetes of rechtszaken, dus het is verstandig om juridisch advies in te winnen over de lokale voorschriften.

Belastingaspecten

Voor remote werknemers ben je verantwoordelijk voor het beheren van loonbelasting. Je moet ook sociale zekerheidsbijdragen en andere verplichte inhoudingen regelen in hun land. Elk land heeft zijn eigen belastingregels, en als je niet compliant bent, kun je forse boetes krijgen.

Freelancers en zelfstandige contractors regelen hun eigen belastingen doorgaans zelf. Maar je moet wel zorgen dat ze correct worden geklassificeerd om belastingaanspraken te voorkomen.

Het belang van compliance

Het verkeerd classificeren van werknemers als freelancers of zelfstandige contractors kan leiden tot juridische problemen. Overheden controleren vaak de worker classification. Dit om te voorkomen dat bedrijven belasting niet betalen of voordelen niet verstrekken.

Om compliant te blijven, kun je overwegen gebruik te maken van diensten zoals een Employer of Record (EOR) om deze complexiteiten namens jou af te handelen.

Remote werknemers betalen

Het proces van het betalen van remote werknemers kan in eerste instantie complex lijken. Maar door inzicht te krijgen in de soorten arbeidsovereenkomsten en betaalmethoden, wordt het veel eenvoudiger. Of je nu kiest voor freelancers, zelfstandige contractors of voltijdse werknemers, het hangt af van de behoeften en doelstellingen van je bedrijf.

Werknemers aannemen biedt de meeste stabiliteit en lange-termijn voordelen, maar alle opties hebben hun eigen voordelen. Uiteindelijk helpt het kiezen van de juiste aanpak voor je remote team je om compliant te blijven en soepele operaties over de grens te garanderen.

FAQ:

Hoe krijg ik betaald voor remote werk?

Remote werknemers kunnen betaald krijgen via verschillende methoden, zoals bankoverschrijvingen, PayPal of freelanceplatforms. De betalingsafspraken worden meestal vooraf gemaakt, of het nu uurloon, per project of een vast salaris betreft. De methode hangt meestal af van het type arbeidsovereenkomst en de voorkeur van de werkgever.

Hoe classificeer ik remote werknemers?

Remote werknemers worden ingedeeld op basis van hun arbeidsrelatie met het bedrijf. Freelancers en zelfstandige contractors werken op projectbasis met meer controle over hun schema. Werknemers worden rechtstreeks door het bedrijf beheerd en ontvangen voordelen. Foute classificatie kan leiden tot juridische en fiscale problemen.

Hoe houden werkgevers remote werknemers bij?

Werkgevers gebruiken vaak time-tracking software of projectmanagementtools. Deze helpen de productiviteit en deadlines te monitoren voor remote werknemers. Sommige bedrijven gebruiken prestatie-indicatoren of regelmatige check-ins om ervoor te zorgen dat taken worden afgerond. Meetmethoden moeten de privacy van de werknemers respecteren en tegelijkertijd verantwoordelijkheidsgevoel bevorderen.