De volledige gids: Hoe betaal je remote werknemers

Veel werkgevers aarzelen om de wereldwijde hiring trend te omarmen. Het aannemen van remote werknemers heeft vele voordelen, waaronder de mogelijkheid om top talent aan te nemen ongeacht hun locatie. Maar, wereldwijd aannemen is niet zonder uitdagingen.

Wanneer je wereldwijd aanneemt, moeten werkgevers navigeren door internationale payroll. Dit omvat het voldoen aan verschillende arbeids- en belastingwetten, en andere payroll-regelgeving. Dit alles kan snel een aanzienlijke druk op je HR-team leggen, en dus ook op jou als werkgever.

Het is dan ook geen verrassing dat je misschien terughoudend bent om iemand aan te nemen die niet in hetzelfde land woont. Maar dat betekent niet dat het onmogelijk is of dat je het moet vermijden. Er zijn veel manieren om remote talent aan te nemen zonder jezelf een hoofdpijn te bezorgen.

Laten we alle manieren bespreken waarop je remote werknemers kunt betalen.

Inzicht in arbeidssoorten voor remote werknemers

Hoe je remote werknemers betaalt, hangt af van het type arbeidsovereenkomst dat jij en de werknemer hebben afgesproken. Of je nu te maken hebt met freelancers, zelfstandige contractors, of voltijdse werknemers, elke regeling heeft zijn eigen regels en verwachtingen. Het is belangrijk om de verschillen te kennen voordat je betalingsprocessen opzet.

Werknemers aannemen als freelancers

Freelancers zijn zelfstandigen die meestal meerdere korte termijn projecten aannemen. Ze werken op projectbasis en hebben vaak meerdere klanten tegelijk. Freelancers bepalen hun eigen tarieven, en betalingen zijn meestal gekoppeld aan projectmijlpalen of voltooiing. Ze verwachten geen voordelen zoals ziektekostenverzekering of betaald verlof.

Bij freelancers hoef je je doorgaans geen zorgen te maken over naleving met betrekking tot belastingen en payroll. Maar je moet wel rekening houden met intellectuele eigendomsrechten en privacywetgeving.

Werknemers aannemen als zelfstandige contractors

Zelfstandige contractors lijken op freelancers, maar hebben vaak een langdurigere relatie met bedrijven. Ze leveren diensten onder een contract en behouden controle over hoe ze hun werk uitvoeren.

Net als freelancers ontvangen zelfstandige contractors geen werknemersvoordelen. Ze zijn verantwoordelijk voor het betalen van hun eigen belastingen. Ze sturen facturen voor hun diensten en komen meestal vooraf overeen over de betalingsvoorwaarden. Zoals bij freelancers hoef je je geen zorgen te maken over payroll-naleving, maar je moet wel rekening houden met IP- en privacywetten.

Werknemers aannemen

In tegenstelling tot freelancers of contractors, maken werknemers officieel deel uit van jouw bedrijf. Ze ontvangen een salaris en voordelen en staan onder jouw directe toezicht. Bij het aannemen van remote werknemers moet je zorgen voor naleving van arbeidswetten. Je moet ook rekening houden met belastingregels en payrollwetten in hun thuisland. Werknemers verwachten ook de stabiliteit van een vaste baan met extra voordelen zoals betaald verlof en pensioenregelingen.

Hoe je je werknemers betaalt

Nu je de drie meest voorkomende manieren hebt begrepen om mensen op afstand aan te nemen, lijkt het misschien niet zo complex meer. Het is belangrijk om te begrijpen welk arbeidssoort het beste past bij de rol en het soort werk dat je van hen verwacht. Hier zijn je opties om hen te betalen terwijl je compliant blijft.

Freelancers betalen

Meestal betaal je freelancers via een van de freelanceplatforms. Deze platforms zijn specifiek gebouwd voor freelancewerk. Enkele populaire opties zijn Upwork, Fiverr, en Freelancer.com. Deze platforms verwerken de betalingen aan freelancers.

Je kunt ook diensten zoals PayPal, Wise, of Payoneer gebruiken om directe betalingen te doen. Maar als je niet via een van de platforms gaat, moet je mogelijk aanvullende documenten ondertekenen. Overweeg het opstellen van Service Agreements, NDA’s en andere relevante documenten. Van daaruit zijn directe betaalmethoden de manier om hen te betalen. Deze betaalmethoden bieden flexibiliteit en zijn snel op te zetten, waardoor het gemakkelijk is om wereldwijd betalingen te verwerken.

Betalen van zelfstandige contractors

De meest gebruikelijke manier om freelancers te betalen is via een platform. Maar, zoals eerder vermeld, worden freelancers meestal aangenomen en betaald op basis van mijlpalen en projecten. De platformkosten voor deze kunnen oplopen bij langere projecten. Dit is een van de redenen waarom je zou kunnen kiezen voor het aannemen van zelfstandige contractors.

Zelfstandige contractors zijn hun eigen bedrijf. Ze sturen je meestal een factuur zodra het werk is voltooid. Je kunt vooraf overeenkomen over de betalingstermijn en -methode. Net als freelancers kan dat een bankoverschrijving, directe storting, of een online betaalservice zoals PayPal zijn. Contractors verwachten tijdige betalingen omdat ze hun eigen belastingen en voordelen betalen. Bij het aannemen van contractors is het belangrijk om duidelijke communicatie te hebben over de voorwaarden en schema’s.

Werknemers betalen

Het legaal aannemen van remote werknemers vereist meer stappen. Je kunt twee manieren gebruiken om werknemers uit het buitenland legaal aan te nemen en te betalen.

De eerste manier is het opzetten van een juridische aanwezigheid in hun thuisland. De meeste overheden vereisen dat je een lokale entiteit opricht om ze op de payroll te zetten en belastingen en voordelen te betalen. Jouw nieuwe lokale entiteit moet de payroll-wetten van dat land volgen.

Dit proces kan duur zijn en tijd kosten. Het betaalt zich zeker uit als je van plan bent een heel team van werknemers in een nieuw land aan te nemen. Maar voor een paar werknemers kan het aanbieden van relocatie een meer kosteneffectieve oplossing zijn. Helaas is het aan de werknemers zelf of ze op je aanbod ingaan.

Alternatief kun je gebruik maken van een Employer of Record (EOR). Een EOR is een derde partij organisatie die juridische en payroll-verantwoordelijkheden namens jou afhandelt. Ze hebben al entiteiten opgericht in alle landen waar ze een dienst aanbieden. Deze entiteiten nemen de werknemer aan in hun thuisland en zorgen dat je compliant blijft met lokale wetten.

Een EOR regelt ook payroll, belastingen en andere compliance-vereisten om alles volgens de regels te laten verlopen. Met een EOR werkt je remote werknemer voor jou zonder extra stress van payrollbeheer en naleving.

Navigeren door compliance- en belastingregels

Het aannemen van remote werknemers brengt juridische en fiscale verplichtingen met zich mee die per land verschillen. Het begrijpen en naleven van deze regels is cruciaal om boetes of juridische problemen te voorkomen.

Naleving van arbeidswetten

Wanneer je remote werknemers aanneemt, moet je de arbeidswetten van het land waarin ze wonen volgen. Dit geldt niet voor freelancers en zelfstandige contractors. Maar, het aannemen van werknemers vereist dat je voldoet aan de arbeidswetten van het betreffende land.

Deze wetten bepalen alles van minimumloon tot werkuren en werknemersvoordelen. Niet naleven kan leiden tot boetes of rechtszaken, dus het is belangrijk om onderzoek te doen of juridische experts te raadplegen over lokale regelgeving.

Belastingoverwegingen

Voor remote werknemers ben je verantwoordelijk voor het beheren van payroll-belastingen. Je moet ook sociale zekerheidsbijdragen en andere verplichte inhoudingen van hun land voldoen. Elk land heeft zijn eigen belastingregels, en als je niet naleeft, kun je forse boetes krijgen.

Freelancers en zelfstandige contractors regelen meestal zelf hun belastingen. Maar je moet wel zorgen dat ze correct worden geclassificeerd om belastingaanslagen te voorkomen.

Het belang van compliance

Het verkeerd classificeren van werknemers als freelancers of zelfstandige contractors kan leiden tot juridische problemen. Overheden controleren vaak de arbeidsclassificatie. Dit om te voorkomen dat bedrijven belasting ontwijken of voordelen niet verstrekken.

Om compliant te blijven, overweeg het gebruik van diensten zoals een Employer of Record (EOR) om deze complexiteiten namens jou af te handelen.

Betalen van remote werknemers

Het proces van het betalen van remote werknemers kan in eerste instantie ingewikkeld lijken. Maar door inzicht te krijgen in de soorten arbeidsovereenkomsten en betaalmethoden wordt het veel eenvoudiger. Of je nu kiest voor freelancers, zelfstandige contractors, of voltijdse werknemers, hangt af van de behoeften en langetermijndoelen van je bedrijf.

Werknemers aannemen biedt de meeste stabiliteit en langetermijnvoordelen, maar alle opties hebben hun eigen voordelen. Uiteindelijk helpt het kiezen van de juiste weg voor jouw remote team je compliant te blijven en soepele operaties over de grens te garanderen.

FAQ:

Hoe krijg ik betaald voor remote werk?

Remote werknemers kunnen betaald worden via verschillende methoden zoals bankoverschrijvingen, PayPal, of freelanceplatforms. De betalingsvoorwaarden worden meestal vooraf afgesproken, of het nu per uur, per project, of met een vast salaris is. De methode hangt vaak af van het type arbeidsovereenkomst en de voorkeur van de werkgever.

Hoe classificeer ik remote werknemers?

Remote werknemers worden geclassificeerd op basis van hun arbeidsrelatie met het bedrijf. Freelancers en zelfstandige contractors werken op projectbasis met meer controle over hun schema. Werknemers worden direct door het bedrijf beheerd en ontvangen voordelen. Foute classificatie kan leiden tot juridische en fiscale problemen.

Hoe volgen werkgevers remote werknemers?

Werkgevers gebruiken vaak tijdregistratiesoftware of projectmanagementtools. Deze helpen de productiviteit en deadlines van remote werknemers te monitoren. Sommige bedrijven gebruiken prestatie-indicatoren of regelmatige check-ins om te zorgen dat taken worden voltooid. Trackingmethoden moeten de privacy van de werknemer respecteren terwijl ze verantwoordelijkheidsgevoel behouden.