De volledige gids: Hoe betaal je remote werknemers

Veel werkgevers aarzelen om de wereldwijde hiring trend te omarmen. Het aannemen van remote werknemers biedt vele voordelen, waaronder de mogelijkheid om top talent aan te trekken, ongeacht hun locatie. Maar wereldwijd aannemen brengt ook zijn eigen uitdagingen met zich mee.

Bij het aannemen van wereldwijd talent moeten werkgevers zich oriënteren op [internationale payroll]. Dit omvat het voldoen aan verschillende arbeids- en belastingwetten, en andere payroll-regelgevingen. Al deze factoren kunnen snel een aanzienlijke druk leggen op je HR-team, en dus op jou als werkgever.

Het is dus geen verrassing dat je terughoudend kunt zijn om iemand aan te nemen die niet in hetzelfde land woont. Maar dat betekent niet dat het onmogelijk is of dat je het moet vermijden. Er zijn veel manieren om remote talent aan te nemen zonder jezelf een hoofdpijn te bezorgen.

Laten we alle manieren doornemen waarop je remote werknemers kunt betalen.

Inzicht in soorten werkgelegenheid voor remote werknemers

Hoe je remote werknemers betaalt, hangt af van het type werkverband dat jij en de werknemer hebben afgesproken. Of je nu te maken hebt met freelancers, independent contractors, of fulltime werknemers, elke regeling heeft zijn eigen regels en verwachtingen. Het is belangrijk om de verschillen te kennen voordat je betalingsprocessen opzet.

Werknemers aannemen als freelancers

Freelancers zijn zelfstandigen die meestal meerdere korte termijn projecten aannemen. Ze werken per project en hebben vaak meerdere klanten tegelijk. Freelancers bepalen hun eigen tarieven, en betalingen zijn meestal gekoppeld aan mijlpalen of voltooien van het project. Ze verwachten geen voordelen zoals een ziektekostenverzekering of betaald verlof.

Bij freelancers hoef je je doorgaans geen zorgen te maken over naleving van belasting- en payrollregels. Maar je moet wel alert zijn op intellectueel eigendomsrechten en privacywetgeving.

Werknemers aannemen als independent contractors

Independent contractors lijken op freelancers, maar hebben vaak een langere termijn relatie met bedrijven. Ze leveren diensten op basis van een contract en houden controle over hoe ze hun werk uitvoeren.

Net als freelancers ontvangen independent contractors geen werknemersvoordelen. Ze zijn verantwoordelijk voor het betalen van hun eigen belastingen. Ze sturen facturen voor hun diensten en stemmen doorgaans vooraf de betalingstermijnen af. Zoals bij freelancers hoef je je geen zorgen te maken over payroll-compliance, maar moet je wel alert zijn op IP- en privacywetgeving.

Werknemers aannemen als employees

In tegenstelling tot freelancers of contractors, zijn employees officieel onderdeel van je bedrijf. Ze ontvangen een salaris en voordelen en staan onder jouw directe supervisie. Bij het aannemen van remote employees moet je zorgen voor naleving van arbeidswetten. Je moet ook rekening houden met belastingregels en payrollwetgeving in hun thuisland. Employees verwachten ook de stabiliteit van een vaste baan met extra voordelen zoals betaalde vakantiedagen en pensioenregelingen.

Hoe je jouw werknemers betaalt

Nu je de drie meest gangbare manieren hebt begrepen om mensen op afstand aan te nemen, lijkt het misschien niet meer zo complex als vóór. Het is belangrijk om te begrijpen welk arbeidstype het beste past bij de rol en het werk dat je van hen verwacht. Hier zijn je opties om hen te betalen en toch compliant te blijven.

Freelancers betalen

Meestal betaal je freelancers via een van de freelanceplatforms. Deze platforms zijn specifiek ontworpen voor freelancen. Enkele populaire opties zijn Upwork, Fiverr, en Freelancer.com. Deze platforms verwerken de betalingen aan freelancers.

Je kunt ook gebruik maken van diensten zoals PayPal, Wise, of Payoneer voor directe betalingen. Maar als je niet via een van de platforms gaat, moet je mogelijk aanvullende documenten ondertekenen. Denk aan het opstellen van Service Agreements, NDA’s en andere relevante documenten. Van daaruit zijn directe betaalservices de manier om hen te betalen. Deze betaalmethoden bieden flexibiliteit en zijn snel op te zetten, waardoor het gemakkelijk is om wereldwijd betalingen af te handelen.

Betalen van independent contractors

De meest gebruikelijke manier om freelancers te betalen, is via een platform. Maar zoals eerder vermeld, worden freelancers meestal aangenomen en betaald op basis van mijlpalen en projecten. De platformkosten kunnen voor langere projecten oplopen. Dit is een van de redenen waarom je zou kunnen kiezen voor het aannemen van independent contractors.

Independent contractors zijn hun eigen bedrijf. Ze sturen je meestal een factuur nadat het werk is afgerond. Je kunt vooraf overeenkomen over de betalingstermijn en -methode. Zoals freelancers kan dat een bankoverschrijving, directe depositie, of een online betaalservice zoals PayPal zijn. Contractors verwachten tijdige betalingen omdat zij zelf voor hun belastingen en voordelen zorgen. Bij het aannemen van contractors is het belangrijk om duidelijke communicatie te houden over de afspraken en planning.

Employees betalen

Het legaal aannemen van remote employees vereist meer stappen. Er zijn twee manieren om werknemers uit het buitenland legaal te huren en betalen.

De eerste manier is door een juridische aanwezigheid in hun thuisland te creëren. De meeste overheden vragen dat je een lokale entiteit opricht om ze op de loonlijst te zetten en belasting en voordelen te betalen. Je nieuwe lokale entiteit moet de payroll-wetten van dat land volgen.

Dit proces kan duur zijn en tijd kosten. Het kan zeker de moeite waard zijn als je een heel team van werknemers in een nieuw land wilt aannemen. Maar voor een paar werknemers kan het aanbieden van relocatie wederom een meer kosteneffectieve optie zijn. Helaas is het aan de werknemers om te bepalen of ze op je aanbod ingaan.

Een alternatief is om gebruik te maken van een Employer of Record (EOR). Een EOR is een externe organisatie die de juridische en payroll-verantwoordelijkheden namens jou regelt. Zij hebben al entiteiten in alle landen die ze als dienst aanbieden. Deze entiteiten nemen de werknemer in hun thuisland aan en zorgen dat je voldoet aan de lokale wetgeving.

Een EOR regelt ook payroll, belastingen, en andere compliance-vereisten, zodat alles volgens de regels verloopt. Met een EOR werkt je remote werknemer voor jou zonder extra stress over payroll en compliance.

Navigeren door compliance- en belastingregels

Het aannemen van remote werknemers brengt wettelijke en fiscale verplichtingen met zich mee die per land verschillen. Het begrijpen en naleven van deze regels is essentieel om boetes of juridische problemen te voorkomen.

Naleving van arbeidswetten

Bij het aannemen van remote werknemers moet je de arbeidswetten van het land waarin ze wonen volgen. Dit geldt niet voor freelancers en independent contractors. Maar, het aannemen van werknemers vereist dat je aan de vereisten van de arbeidswetten van dat land voldoet.

Deze wetten bepalen onder andere het minimumloon, de werkuren en werknemersvoordelen. Niet voldoen kan leiden tot boetes of rechtszaken, dus het is belangrijk om lokale regelgeving te onderzoeken of juridische experts te raadplegen.

Belastingoverwegingen

Voor remote werknemers ben je verantwoordelijk voor het beheren van payroll-belastingen. Je moet ook sociale zekerheidsbijdragen en andere verplichte inhoudingen regelen in hun land. Elk land heeft zijn eigen belastingregels, en als je niet compliant bent, kun je forse boetes krijgen.

Freelancers en independent contractors regelen meestal hun eigen belastingen. Maar je moet ervoor zorgen dat ze correct worden geclassificeerd om belastingplichtigheden te vermijden.

Het belang van compliance

Het verkeerd classificeren van werknemers als freelancers of independent contractors kan leiden tot juridische uitdagingen. Overheden controleren vaak op de juiste classificatie van werkers. Dit om te voorkomen dat bedrijven belasting of voordelen ontduiken.

Om compliant te blijven, kun je overwegen gebruik te maken van een Employer of Record (EOR) die dit voor je regelt.

Paying remote employees

Het proces van het betalen van remote werknemers kan aanvankelijk complex lijken. Maar door inzicht te krijgen in de soorten werkverbanden en betaalmethoden wordt het veel eenvoudiger. Of je nu kiest voor freelancers, independent contractors, of fulltime employees, hangt af van de behoeften en lange-termijndoelen van je bedrijf.

Het aannemen van werknemers biedt de meeste stabiliteit en voordelen op lange termijn, maar elke optie heeft zijn eigen voordelen. Uiteindelijk helpt het maken van de juiste keuze voor jouw remote team je om compliant te blijven en soepele internationale operaties te garanderen.

FAQ:

Hoe word ik betaald voor remote werk?

Remote werknemers kunnen betaald worden via verschillende methoden zoals bankoverschrijvingen, PayPal, of freelanceplatforms. De betalingsvoorwaarden worden meestal vooraf afgesproken, of het nu op uurbasis, per project of met een vast salaris is. De gekozen methode hangt vaak af van het soort werkverband en de voorkeur van de werkgever.

Hoe classificeer ik remote werknemers?

Remote werknemers worden ingedeeld op basis van hun arbeidsrelatie met het bedrijf. Freelancers en independent contractors werken op projectbasis met meer controle over hun schema. Employees worden rechtstreeks door het bedrijf beheerd en krijgen voordelen. Foute classificatie kan leiden tot juridische en fiscale problemen.

Hoe volgen werkgevers remote werknemers?

Werkgevers gebruiken vaak tijdregistratiesoftware of projectmanagementtools. Deze helpen de productiviteit en deadlines van remote werknemers te monitoren. Sommige bedrijven gebruiken prestatie-indicatoren of regelmatige check-ins om ervoor te zorgen dat taken worden voltooid. De methoden moeten de privacy van de werknemers respecteren, terwijl ze ook verantwoordelijkheidsgevoel waarborgen.