Het kiezen van de ideale internationale payroll dienstverlener voor 2025

Belangrijke punten:

• 1. Global payroll providers helpen bij het beheren van payroll in verschillende landen. Deze diensten zorgen ervoor dat elke werknemer betaald wordt. Tegelijkertijd zorgen zij voor naleving van lokale wetten en regels.
• 2. Er zijn drie soorten internationale payroll providers. Deze omvatten global payroll providers, uitbestede payroll oplossingen, en global payroll software providers. Je kunt ook een Employer of Record, ofwel EOR, inhuren om je internationale payroll te beheren.
• 3. Bij het kiezen van een payroll provider is het belangrijk om de prijs en expertise mee te wegen. Ook de klantenservice en maatregelen op het gebied van gegevensbescherming moeten worden overwogen.

Het opereren van een bedrijf op wereldniveau brengt veel kansen en uitdagingen met zich mee. Een van de belangrijkste uitdagingen is het waarborgen van internationale compliance. Je moet niet alleen voldoen aan de wetten en regels van je eigen land. Het hebben van een globale team vereist ook naleving van wettelijke vereisten in vele landen.

Compliance is cruciaal om juridische en financiële risico’s te vermijden. Dit omvat boetes, geschillen, reputatieschade en het stilleggen van de onderneming.

Compliance vormt een grote uitdaging. Het vereist inzicht in arbeidswetten, belastingregelingen en rapportageverplichtingen.

Bedrijven kunnen alles wat hierboven genoemd is uitbesteden aan global payroll providers. Om de rol van global payroll providers beter te begrijpen, is het belangrijk om te weten wat global payroll betekent. Laten we dieper ingaan op de details en uitleggen wat internationale payroll inhoudt.

Stapsgewijs naar begrip van internationale compliance

De opkomst van remote werken maakte het mogelijk om talent van overal ter wereld aan te nemen. Maar, bedrijven moeten voldoen aan vele wetten, regels en rapportageverplichtingen. Deze kunnen ook variëren tussen verschillende landen en regio’s.

Internationale compliance betekent het naleven van wettelijke en regelgevende vereisten in meerdere landen. Het houdt in dat men de regels op het gebied van employment, belasting, gegevensbescherming en andere gebieden volgt.

Zoals eerder genoemd, is compliance essentieel voor bedrijven om juridische en financiële risico’s te vermijden. Niet-naleving kan leiden tot boetes en sancties. Het kan ook juridische geschillen en reputatieschade veroorzaken. In het ergste geval kan het leiden tot het stilleggen van bedrijfsactiviteiten in bepaalde landen.

In de kern draait internationale payroll om ervoor te zorgen dat werknemers correct en op tijd betaald worden. Werknemers moeten betaald worden, ongeacht waar ze zich bevinden of uit welk land ze werken.

Bovendien helpt accurate salarisverwerking bij het onderhouden van goede relaties tussen werkgevers en werknemers.

Wat maakt internationale compliance complex?

Een van de grootste uitdagingen is het aantal wetten en regels waar bedrijven zich van bewust moeten zijn. Elk land heeft zijn eigen arbeidswetten, belastingregels en rapportageverplichtingen.

Zo moeten bedrijven in de Verenigde Staten voldoen aan de Fair Labor Standards Act (FLSA). Ze moeten zich ook aanpassen aan de Family and Medical Leave Act (FMLA) en de Occupational Safety and Health Act (OSHA), onder andere.

In de Europese Unie moeten bedrijven de General Data Protection Regulation (GDPR) naleven. Ook de Working Time Directive en de Posted Workers Directive, onder andere.

Het bijhouden van de wisselende wetten en regels vereist een diepgaand begrip van de juridische kaders van elk land. Daarnaast is expertise nodig om deze correctly te interpreteren en toe te passen op de specifieke situatie van het bedrijf.

Het omvat ook inzicht in minimumloonvereisten. Bedrijven moeten letten op werkuren en verlofregelingen. Verder zijn er procedures voor beëindigingen en andere employment-regelgeving.

Daarnaast moeten bedrijven navigeren door de complexiteit van internationale belastingregels. Elk land heeft zijn eigen belastingwetten en regelgeving. Ondernemingen moeten ervoor zorgen dat zij belastingen correct inhouden en afdragen voor hun werknemers. Dit omvat het begrijpen van de regels voor fiscale residentie en tarieven. Bij teams wereldwijd moeten bedrijven ook de belastingverdragen tussen landen volgen om dubbele belasting te voorkomen.

Gegevensbescherming is ook een belangrijk gebied van internationale compliance. Met de overdracht van data over grenzen heen, moeten bedrijven de dataprotectiewetgeving in elk land waarin zij actief zijn naleven.

Hoe beheer je dan internationale payroll?

Er zijn verschillende opties beschikbaar voor het beheren van payroll voor internationale werknemers. Bedrijven kunnen kiezen voor global payroll providers, uitbestede payroll oplossingen of softwaregebaseerde systemen van internationale payroll providers.

Wat is een internationale payroll provider?

Een internationale payroll provider is een bedrijf dat gespecialiseerd is in het aanbieden van global payroll services aan bedrijven met internationale werknemers.

Dit type dienst helpt bedrijven bij het beheren van hun complexe internationale payrolls. Het zorgt er ook voor dat ze voldoen aan lokale wetten en regelgeving.

Internationale payroll providers bieden diensten ontworpen om het beheer van werknemerspaychecks te vereenvoudigen, waaronder:

1. Het berekenen van belastingen;

2. Het opzetten van directe stortingen;

3. Het tijdig uitbetalen van lonen;

4. Het bijhouden van vakantiedagen of andere verlofregelingen;

5. Het indienen van vereiste documenten zoals W-2 formulieren of 1099’s;

6. Het afhandelen van valutaconversies indien nodig;

7. Het voorbereiden van rapporten voor managementbeoordelingen, enzovoort.

Veel providers bieden ook extra ondersteuning. Dit kan het helpen opzetten van voordelenplannen omvatten. Of ze bieden advies over arbeidsrechtelijke kwesties gerelateerd aan het aannemen van buitenlandse werknemers.

Samenwerken met een ervaren international payroll provider kan van onschatbare waarde zijn. Het vermindert kosten die gepaard gaan met boetes vanwege niet-naleving. Dit geldt vooral voor bedrijven zonder dedicated HR staf die vertrouwd zijn met de belastingregels van elk land.

Een samenwerking met een ervaren partner zoals deze biedt meer zekerheid en controle over de uitgaven voor loonverwerking. Een international payroll provider geeft ook gemoedsrust op het gebied van compliance.

Daarnaast zijn er vele andere voordelen verbonden aan het gebruik van een gespecialiseerde provider, waaronder:

1. Verbeterde efficiëntie door geautomatiseerde systemen;

2. Betere zichtbaarheid van kosten bij het runnen van activiteiten in het buitenland;

3. Verhoogde nauwkeurigheid bij het berekenen van belastingen en inhoudingen op basis van de actuele tarieven/wetten;

4. Verminderde risico's;

5. Ondersteuning voor meerdere valuta’s;

Al deze punten maken het uitbesteden van wereldwijde payroll voor veel bedrijven onmisbaar. Het is een goede optie voor bedrijven die willen uitbreiden buiten de binnenlandse markt naar buitenlandse markten.

Welke typen internationale payroll zijn er?

Elk type internationale provider heeft zijn eigen voor- en nadelen. Overweeg beiden voordat je beslist welke provider het beste aansluit bij de behoeften van je bedrijf.

1. Global payroll providers

Global payroll providers bieden uitgebreide diensten, specifiek ontworpen voor multinationale bedrijven met wereldwijde operaties.

Deze diensten omvatten belastingcompliance management en ondersteuning bij valutaconversies. Ze kunnen ook voordelenbeheer en rapportagetools omvatten. Belangrijk is dat deze diensten gelden voor alle locaties waar de organisatie actief is.

Het grootste voordeel van het gebruik van een globale provider is het consistente serviceniveau in elk land. Ze zorgen er ook voor dat je voldoet aan de regelgeving in iedere jurisdictie waar je actief bent.

Dit geeft je meer tijd om je te concentreren op je kernactiviteiten zonder je zorgen te maken over potentiële juridische problemen. Het voorkomt mogelijke niet-naleving van lokale regelgeving of wetten op het gebied van belasting of arbeidspraktijken.

Echter, dit serviceniveau brengt vaak hogere kosten met zich mee. Deze organisaties zijn meestal niet gespecialiseerd in een specifieke regio, maar dekken veel gebieden, wat hun overheadkosten verhoogt.

2. Uitbestede payroll oplossingen

Uitbestedde payroll providers zijn bedrijven die de internationale payroll van andere bedrijven beheren. Ze bieden een scala aan diensten, zoals het berekenen van belastingen, het verwerken van betalingen en het indienen van rapporten bij overheden.

De voordelen van uitbesteding zijn kostenbesparing en accuratesse. Het is goedkoper om één bedrijf de wereldwijde payroll te laten regelen dan voor elk land/regio een aparte.

Ze verbeteren ook de efficiëntie door het stroomlijnen van processen via automatiseringstechnologieën zoals cloud computing.

Veel uitbesteders bieden ook aanvullende diensten, zoals advies over de structuur van vergoedingspakketten, gebaseerd op marktontwikkelingen en trends.

Uitbesteden geeft toegang tot specialistische kennis en ervaring. Dit zou aanzienlijke investeringen in training van eigen personeel vereisen — iets wat veel bedrijven qua tijd niet kunnen opbrengen, maar dat tijdens snelle groei zeer waardevol is.

3. Payroll software providers

Payroll software providers zijn bedrijven die gespecialiseerde payroll software bieden aan ondernemers. Vooral kleine tot middelgrote bedrijven investeren vaak in software om internationale payroll te beheren. Dit is vooral handig als het bedrijf al een werknemer heeft met inzicht in internationale payroll.

Deze diensten helpen bij internationale payroll door een reeks tools en functies te bieden, zoals automatische belastingberekening en valutaconversie. Sommige software bevat ook self-service portals voor werknemers en andere functies.

De voordelen van payroll software omvatten:

1. Het automatiseren van belastingberekeningen in meerdere landen;

2. Het verminderen van fouten die ontstaan door complexe data-invoer;

3. Het verbeteren van de nauwkeurigheid bij betalingen over de grens of in verschillende valuta’s.

Daarnaast bieden vele leveranciers extra ondersteuning, zoals compliance hulp of een klantenservice team dat vragen over lokale regelgeving kan beantwoorden.

De voordelen van samenwerken met een internationale payroll provider

Wanneer je payroll voor een mondiale workforce beheert, kan samenwerken met een internationale payroll provider de sleutel tot succes zijn. Het biedt toegang tot expertise op lokaal niveau en bespaart kosten.

Een van de grootste voordelen is kostenbesparing. Ze helpen je geld te besparen op verwerkingskosten die verbonden zijn aan de unieke belastingwetten en compliance vereisten van elk land. Ze doen dit door gebruik te maken van bestaande infrastructuren en technologische oplossingen. Soms vertrouwen ze ook op partnerschappen met andere vendors wereldwijd.

Een ander voordeel is toegang tot mondiale expertise. Dit is onmisbaar bij de omgang met verschillende jurisdicties’ arbeidswetten en belastingstelsels. Een ervaren international payroll provider weet hoe deze regels per regio verschillen en kan zorgen dat je correcte berekeningen krijgt op basis van actuele wetgeving, onafhankelijk van waar je actief bent.

Ze begrijpen ook specifieke nuances van culturele verschillen, zoals feestdagen of vakantiedagen die alleen in sommige regio’s bestaan. Zonder een internationale payroll provider kunnen deze details gemakkelijk over het hoofd worden gezien.

Tot slot speelt compliance assurance een grote rol. De diensten van een international payroll provider omvatten het actueel blijven van alle relevante wettelijke veranderingen.

Hoe kies je de juiste internationale payroll provider?

Bij het kiezen van een internationale payroll provider moet je rekening houden met verschillende factoren. Bedrijven moeten de opties goed evalueren om een geïnformeerde keuze te maken die het beste aansluit bij hun behoeften.

Prijzen

De eerste factor is de kosten. Bedrijven moeten inschatten hoeveel ze kunnen besteden aan deze diensten. Ze moeten ook de verwachte ROI meenemen.

Ook moet je rekening houden met extra kosten, zoals setupkosten en maandelijkse abonnements-/beheerrechten. Voor sommige bedrijven kan uitbesteden te duur uitvallen nadat alle kosten worden meegerekend.

Klantenservice

Een andere belangrijke overweging is de kwaliteit en beschikbaarheid van klantenservice. Bedrijven kunnen reviews van andere klanten bekijken om te zien hoe behulpzaam en responsief de supportteams zijn. Dit is cruciaal als er problemen ontstaan bij implementatie of later.

Daarnaast kiezen sommigen voor een provider die 24/7 support biedt.

Schaalbaarheid

Tot slot is het belangrijk om te kijken of de provider geschikt is voor de schaal van je bedrijf. Biedt het oplossingen voor kleine startende bedrijven? Of richt het zich op grote ondernemingen die uitbreiden naar het buitenland?

Zo weet je precies welke functies en capaciteiten bij welk pakket horen.

De uitdagingen van werken met een internationale payroll provider

Veel uitdagingen gaan gepaard met het samenwerken met een internationale payroll provider. Hieronder enkele veelvoorkomende problemen die kunnen ontstaan bij het uitbesteden van je internationale payroll.

Taalbarrières

Een groot probleem bij internationaal werken is het overwinnen van taalbarrières. Verschillende talen kunnen communicatie over lonen en belastingregels bemoeilijken. Documenten moeten vertaald worden in de relevante talen.

Culturele verschillen

Een ander issue is het omgaan met culturele verschillen tussen landen of regio’s. Praktijken kunnen heel verschillend zijn, van feestdagen tot betalingsmethoden. Het is belangrijk dit te begrijpen voordat je overeenkomsten aangaat.

Gegevensbeveiliging

Het omgaan met gevoelige financiële gegevens zoals salarissen en belastingen over de grens brengt risico’s met zich mee. Bedrijven moeten zorgen voor stevige systemen, waaronder encryptieprotocollen voor alle communicatiekanalen.

Veelgemaakte valkuilen bij het kiezen van een internationale payroll provider

Bij het kiezen van een internationale payroll provider zijn er enkele valkuilen. Bijvoorbeeld onvoldoende klantenservice of niet voldoen aan lokale regelgeving. Dit kan leiden tot verborgen kosten en dure fouten.

Controleer of de provider ervaring heeft met specifieke wetten en regels. Vraag ook naar hun werkwijzen: gebruiken ze geautomatiseerde systemen? Hoe vaak worden updates doorgevoerd? Wat gebeurt er bij tussentijdse wijzigingen?

Technologie speelt een grote rol. De systemen moeten up-to-date zijn en gemakkelijk toegankelijk voor werkgevers en werknemers, zodat iedereen snel en veilig geïnformeerd wordt.

Doe altijd grondig onderzoek, vergelijk providers en bekijk welke functies elke aanbieder biedt voordat je contracteert.

Samenwerken met een EOR als internationale payroll provider

Samenwerken met een Global Employer of Record (EOR) kan ook helpen bij internationale compliance. De EOR regelt de compliance-zaken, waardoor bedrijven zich kunnen richten op hun kernactiviteiten.

Een Global EOR fungeert als de juridische werkgever voor de internationale werknemers van een bedrijf. Ze regelen hiring, payroll, benefits, belastingen en arbeidscontracten, en zorgen dat alles voldoet aan lokale arbeidswetten.

Daarnaast beheert een Global EOR de complexiteit van internationale belastingregels. Je kunt op je EOR rekenen voor werknemersvoordelen gebaseerd op lokale regelgeving en bedrijfsbeleid.

Het gebruik van een Global EOR vereenvoudigt het buitenlandse arbeidsproces, en vermindert de behoefte aan interne HR en juridische expertise. Het verkort processen, vermindert risico’s en helpt zich te focussen op de kernactiviteiten. Kortom, Global EORs zijn essentieel voor compliance en internationale groei.

Bij het kiezen van een internationale EOR voor compliance, let op factoren zoals:

1. Expertise in de gewenste regio’s,

2. Track record van naleving,

3. Communicatiepraktijken,

4. Mogelijkheid om aan specifieke behoeften te voldoen.

De EOR moet diepgaande kennis hebben van lokale wetten, een sterke lokale aanwezigheid, en een netwerk van partners en resources.

Open en transparante communicatie is essentieel. De EOR moet snel reageren, duidelijke info geven, goede communicatiekanalen en tools bieden. Daarnaast moet de provider schaalbaar zijn, zodat groei mogelijk is.

Een goede globale EOR speelt een vitale rol in het zorgen dat een bedrijf compliant blijft met de lokale belastingwetten. Ze nemen de payroll voor internationale werknemers over, zorgen voor tijdige en correcte betaling en voldoen aan lokale wetgeving.

Kosten en vergoedingen van internationale payroll providers

Bedrijven moeten goed begrijpen waarvoor ze betalen bij de keuze van een provider. De kosten variëren afhankelijk van de omvang en complexiteit van je bedrijf. Het aantal werknemers in verschillende landen beïnvloedt ook de prijs.

Grotere organisaties kunnen vaak lagere tarieven bedingen. Sommige providers bieden kortingen of incentives voor langdurige contracten of gebruik van extra diensten zoals belastingaangiftes of benefits management.

Het is ook belangrijk om rekening te houden met verborgen kosten, zoals:

1. Setupkosten,

2. Transactie- of verwerkingskosten per loonperiode of betaling,

3. Kosten voor valutaconversie,

4. Belastinginhoudingen voor buitenlandse betalingen (en terugbetaling);

5. Extra kosten tijdens piekperiodes, zoals wereldwijde bonussen eindjaar.

Al deze factoren moeten worden meegewogen bij het vergelijken van verschillende opties. Ze kunnen je op termijn tijd en geld besparen ten opzichte van handmatige verwerking.

FAQ:

Hoe run ik een internationale payroll?

Om een internationale payroll uit te voeren, moet je de regels per land kennen omtrent belastingen en werknemersvoordelen. Ook moet je verschillende valuta’s beheren en zorgen dat je voldoet aan lokale arbeidswetten. Veel bedrijven besteden dit uit voor tijdige betalingen aan hun internationale werknemers.

Is er een globale payroll provider?

Ja, providers zoals Rivermate bieden wereldwijde payrollbeheer. Ze zorgen ook voor belastingcompliance en valutaconversie. Ze kennen regionale regelgeving en ondersteunen bedrijven met internationale werknemers.

Hoe stel ik een internationale payroll in?

Om dit te doen, moet je je bedrijf registreren in elk land waar je werknemers hebt, de lokale arbeidswetten kennen en naleven. Daarnaast moet je belasting inhoudingen regelen en een systeem kiezen voor payroll en betalingen in meerdere valuta’s. Veel bedrijven gebruiken software van internationale payroll providers om het proces te automatiseren en te vereenvoudigen.