Belangrijkste punten:
-
- Global payroll providers helpen bij het beheren van payroll in verschillende landen. Deze diensten zorgen ervoor dat elke werknemer betaald wordt. Tegelijkertijd blijven ze voldoen aan lokale wetten en regelgeving.
-
- Er zijn drie soorten internationale payroll providers. Deze omvatten global payroll providers, uitbestede payroll oplossingen, en softwareleveranciers voor global payroll. U kunt ook een Employer of Record (EOR) inhuren om uw internationale payroll te beheren.
-
- Bij het kiezen van een payroll provider is het belangrijk om naar de prijs en expertise te kijken. U moet ook letten op hun klantenservice en gegevensbeschermingsmaatregelen.
Het opereren van een bedrijf wereldwijd brengt vele kansen en uitdagingen met zich mee. Een van de belangrijkste uitdagingen is het garanderen van internationale compliance. U moet niet alleen voldoen aan de wet- en regelgeving van uw eigen land. Het hebben van een wereldwijd team vereist ook naleving van legale vereisten in vele landen.
Compliance is cruciaal om juridische en financiële risico’s te vermijden. Dit omvat boetes, geschillen, reputatieschade en bedrijfsstillegging.
Compliance is een grote uitdaging. Het vereist begrip van arbeidswetten, belastingregels en rapportageverplichtingen.
Bedrijven kunnen al het bovenstaande uitbesteden aan global payroll providers. Om de rol van global payroll providers beter te begrijpen, is het belangrijk om te weten wat global payroll betekent. Laten we in details treden en uitleggen wat internationale payroll inhoudt.
Stap-voor-stap begrijpen van internationale compliance
De opkomst van remote werken heeft het mogelijk gemaakt talent van overal ter wereld aan te nemen. Maar, bedrijven moeten voldoen aan vele wetten, regels en rapportagevereisten. Deze kunnen ook verschillen tussen verschillende landen en regio’s.
Internationale compliance betekent het naleven van juridische en reglementaire vereisten in meerdere landen. Het houdt in dat men de regelgeving op het gebied van arbeid, belasting, gegevensbescherming en andere gebieden volgt.
Zoals eerder vermeld, is compliance essentieel voor bedrijven om juridische en financiële risico’s te voorkomen. Niet-naleving kan leiden tot boetes en sancties. Het kan ook juridische geschillen en reputatieschade veroorzaken. In het ergste geval kan het de stillegging van bedrijfsactiviteiten in bepaalde landen veroorzaken.
In de kern draait internationale payroll om het garanderen dat werknemers correct en op tijd betaald worden. Werknemers moeten betaald worden ongeacht waar ze zich bevinden of uit welk land ze werken.
Bovendien helpt nauwkeurige betalingsverwerking om goede relaties tussen werkgevers en werknemers te behouden.
Wat maakt internationale compliance complex?
Een van de grootste uitdagingen is het aantal wetten en regels waar bedrijven kennis van moeten hebben. Elk land heeft zijn eigen arbeidswetten, belastingregels en rapportageverplichtingen.
Zo moeten bedrijven in de Verenigde Staten voldoen aan de Fair Labor Standards Act (FLSA). Ze moeten zich ook houden aan de Family and Medical Leave Act (FMLA) en de Occupational Safety and Health Act (OSHA), onder andere.
In de Europese Unie moeten bedrijven de General Data Protection Regulation (GDPR) naleven. Daarnaast zijn er de Working Time Directive en de Posted Workers Directive, onder andere.
Het bijhouden van de variërende wetten en regels vereist een diepgaand begrip van de juridische kaders van elk land. Het vereist ook expertise om deze te interpreteren en toe te passen op de specifieke omstandigheden van het bedrijf.
Dit omvat het begrijpen van de minimale loonvereisten. Bedrijven moeten letten op werkuren en verlofrechten. Er zijn ook procedures voor beëindiging en andere arbeidsgerelateerde regelgeving.
Daarnaast moeten bedrijven navigeren door de complexiteiten van internationale belastingheffing. Elk land heeft zijn eigen belastingwetten en -regels. Bedrijven moeten zorgen dat ze belastingen correct inhouden en afdragen voor hun werknemers. Dit omvat het begrijpen van de regels en tarieven voor belastingresidentie. Met wereldwijde teams moeten bedrijven ook de belastingverdragen tussen landen volgen om dubbele belasting te voorkomen.
Gegevensbescherming is een ander gebied van internationale compliance dat bedrijven moeten overwegen. Met de overdracht van data over grenzen heen, moeten bedrijven de gegevensbeschermingswetten in elk land waar ze actief zijn naleven.
Hoe beheer je dan internationale payroll?
Er zijn diverse opties beschikbaar voor het beheren van payroll voor internationale werknemers. Bedrijven kunnen kiezen uit global payroll providers en uitbestede payroll oplossingen. Of ze kunnen vertrouwen op softwaregebaseerde systemen van internationale payroll providers.
Wat is een internationale payroll provider?
Een internationale payroll provider is een bedrijf dat gespecialiseerd is in het leveren van globale payrolldiensten aan bedrijven met internationale werknemers.
Dit type dienst helpt bedrijven hun complexe internationale payroll te beheren. Het zorgt er ook voor dat ze voldoen aan lokale wet- en regelgeving.
Internationale payroll providers bieden diensten die gericht zijn op het makkelijker maken van het beheer van werknemerssalarissen, waaronder:
-
Het berekenen van belastingen;
-
Het opzetten van directe stortingen;
-
Het tijdig uitkeren van betalingen;
-
Het bijhouden van vakantiedagen of andere verlofrechten;
-
Het indienen van vereiste documenten zoals W-2 formulieren of 1099’s;
-
Het verwerken van valutaconversies indien nodig;
-
Het opstellen van rapportages voor managementbeoordelingen, etc.
Veel aanbieders bieden ook extra ondersteuning. Dit kan gaan over het helpen bij het opzetten van voordelenregelingen. Of het geven van advies over arbeidsrechtszaken gerelateerd aan het inhuren van buitenlandse werknemers.
Werken met een ervaren internationale payroll provider kan onschatbaar zijn. Het vermindert kosten gerelateerd aan sancties bij niet-naleving. Dit geldt vooral voor bedrijven zonder toegewijd HR-personeel dat bekend is met de belastingregels van elk land.
Samenwerken met een ervaren partner als deze biedt meer zekerheid. Het geeft meer controle over de uitgaven voor loonverwerking. Een internationale payroll provider geeft ook gemoedsrust op het gebied van compliance.
Er zijn nog veel meer voordelen verbonden aan het gebruik van een specialistische provider, waaronder:
-
Verbeterde efficiëntie door geautomatiseerde systemen;
-
Beter inzicht in de kosten die gepaard gaan met internationale operaties;
-
Toenemende nauwkeurigheid bij het berekenen van belastingen & inhoudingen op basis van actuele tarieven/wetgeving;
-
Verminderde risicoblootstelling;
-
Multi-valuta ondersteuning;
Al deze redenen maken het uitbesteden van wereldwijde payroll noodzakelijk voor elk bedrijf. Het is een goede keuze voor bedrijven die willen uitbreiden naar buitenlandse markten.
Welke soorten internationale payroll zijn er?
Elke soort internationale provider heeft zijn eigen voor- en nadelen. Overweeg deze beiden voordat u beslist welke provider het beste past bij de behoeften van uw bedrijf.
1. Global payroll providers
Global payroll providers bieden uitgebreide diensten. De diensten zijn specifiek ontworpen voor multinationale bedrijven met wereldwijde activiteiten.
Deze diensten omvatten het beheer van belastingscholing en ondersteuning bij valutaconversies. Ze kunnen ook zorgen voor employee benefits beheer en rapportagecapaciteiten. Belangrijk is dat deze diensten gelden op alle locaties waar een organisatie actief is.
Het grootste voordeel van een globale provider is consistente servicenormen in elk land. Ze zorgen ook voor naleving van regelgeving in elke jurisdictie waar u actief bent.
Zo krijgt u meer tijd om te focussen op de kernactiviteiten, zonder zorgen over mogelijke juridische issues. Het voorkomt niet-naleving van lokale regelgeving of wetten op belasting en arbeidspraktijken.
Echter, dit serviceniveau brengt vaak hogere kosten met zich mee. Deze organisaties zijn meestal niet gespecialiseerd in een specifiek regio, maar dekken veel gebieden. Dit verhoogt hun overheadkosten aanzienlijk.
2. Uitbestede payroll oplossingen
Uitbestede payroll providers beheren de internationale payrolls van andere bedrijven. Ze bieden een scala aan diensten, zoals belastingberekening, verwerking van betalingen, en het indienen van rapportages bij overheidsinstanties.
De voordelen van een uitbestede provider zijn onder andere kostenbesparing. Eén bedrijf dat alle wereldwijde payrollbehoeften afhandelt, is goedkoper dan per land of regio een aparte instantie.
Ze verbeteren ook de nauwkeurigheid. Deze bedrijven beschikken over de benodigde expertise op het gebied van arbeidsrecht, belasting en sociale zekerheidsbijdragen.
Daarnaast verhogen ze de efficiëntie door processen te stroomlijnen via automatiseringstechnologie zoals cloud computing.
Uitbestede leveranciers bieden vaak ook aanvullende diensten, zoals advies over het structureren van compensatiepakketten, gebaseerd op actuele markttrends.
Outsourcing geeft toegang tot specialistische kennis en ervaring. Dit zou anders aanzienlijke investering vereisen in het trainen van personeel, wat veel bedrijven tijd en middelen kost. Tijdens snelle uitbreidingen is dit vaak bepalend.
3. Payroll softwareleveranciers
Payroll softwareleveranciers zijn bedrijven die gespecialiseerde payroll software aanbieden aan bedrijven. Voor kleine tot middelgrote ondernemingen is het vaak de moeite waard om software te investeren om internationale payroll te beheren, zeker als ze al werknemers hebben met kennis van internationaal payroll beheer.
Deze diensten helpen bij internationale payroll door een reeks tools en functies aan te bieden. Payroll softwareleveranciers bieden automatische belastingberekeningen en valutaconversie. Sommige bevatten ook self-service portals voor werknemers en andere functies.
Voordelen van het gebruik van payroll software omvatten het stroomlijnen van processen:
-
Het berekenen van belastingen in meerdere landen;
-
Het verminderen van handmatige fouten bij complexe data-invoer;
-
Het verbeteren van de nauwkeurigheid bij betalingen over grenzen en valuta’s.
Daarnaast bieden veel leveranciers meer ondersteuning, zoals compliance-ondersteuning of een klantenserviceteam dat vragen over lokale regelgeving kan beantwoorden.
De voordelen van samenwerken met een internationale payroll provider
Wanneer u payroll voor een wereldwijde workforce beheert, kan samenwerken met een internationale payroll provider de sleutel tot succes zijn. Het biedt toegang tot expertise in lokale regelgeving en kostenbesparingen.
Een van de belangrijkste voordelen is kostenbesparing. Ze kunnen helpen geld te besparen op verwerkingskosten die gepaard gaan met de unieke belastingregels en compliance-eisen per land. Ze maken gebruik van hun bestaande infrastructuur en technologische oplossingen. Soms vertrouwen ze ook op relaties met andere vendors wereldwijd.
Een ander voordeel is toegang tot globale expertise. Dit is onschatbaar bij het omgaan met arbeidswetten en belastingstelsels in verschillende jurisdicties. Een ervaren international payroll provider weet hoe deze regels per regio variëren. Ze zorgen voor juiste berekeningen op basis van actuele wetgeving, ongeacht waar u wereldwijd actief bent.
Ze begrijpen ook nuances die voortkomen uit culturele verschillen. Bijvoorbeeld hoe feestdagen of vakantiedagen worden geregeld, die regionaal kunnen verschillen. Zonder een internationale payroll provider kan dit gemakkelijk over het hoofd gezien worden.
Tot slot speelt compliance een grote rol. Internationale payroll providers zorgen dat u altijd up-to-date bent met alle relevante wettelijke wijzigingen en eisen.
Hoe kiest u de juiste internationale payroll provider?
Bij het kiezen van een internationale payroll provider moet u rekening houden met diverse factoren. Bedrijven moeten verschillende opties evalueren om weloverwogen te beslissen welke het beste bij hun behoeften past.
Prijzen
De eerste factor is de prijs. Bedrijven moeten bepalen hoeveel ze kunnen betalen voor dergelijke diensten. Ook moeten ze inschatten welke return on investment (ROI) ze verwachten.
Daarnaast is het belangrijk om eventuele extra kosten te berekenen, zoals opstartkosten of maandelijkse abonnementskosten. Voor sommige bedrijven kan uitbesteding te duur zijn wanneer de kosten niet opwegen tegen de voordelen.
Klantenservice
Een andere belangrijke factor is de kwaliteit en beschikbaarheid van klantenservice. Bedrijven moeten reviews bekijken van andere klanten die hetzelfde servicepakket gebruiken. Zo krijgen ze inzicht in hoe behulpzaam en responsief het supportteam is. Dit is cruciaal bij problemen tijdens de implementatie of later gebruik.
Daarnaast kunnen bedrijven kiezen voor een provider die 24/7 technische ondersteuning biedt, indien beschikbaar.
Schaalbaarheid
Tot slot is schaalbaarheid een overweging. Biedt de provider oplossingen die geschikt zijn voor kleine startende bedrijven, of richt hij zich op grote ondernemingen met internationale uitbreidingsplannen?
Zo weet u precies welke functies en mogelijkheden bij het pakket horen dat u kiest.
De uitdagingen bij werken met een internationale payroll provider
Werken met een internationale payroll provider brengt ook uitdagingen met zich mee. Hier volgen enkele veelvoorkomende problemen die kunnen ontstaan bij het uitbesteden van internationale payroll, zodat u zich hierop kunt voorbereiden.
Taalbarrières
Een grote uitdaging bij internationaal werken is het overwinnen van taalbarrières. Taalverschillen komen vaak voor tussen werknemers uit verschillende landen of regio’s. Dit kan leiden tot miscommunicatie over loon- en belastingregels. Alle documenten met betrekking tot werknemersinformatie moeten in alle relevante talen vertaald worden.
Culturele verschillen
Een ander punt is culturele verschillen tussen landen of regio’s. Sommige praktijken kunnen sterk uiteenlopen, zoals het vieren van feestdagen of betaalmethoden.
Het is belangrijk dat bedrijven deze nuances kennen voordat ze overeenkomsten aangaan.
Gegevensbeveiliging
Veel risico’s zijn verbonden aan het omgaan met gevoelige financiële gegevens, zoals salarissen en belastingen, over grensoverschrijdend werken. Bedrijven moeten zorgen voor robuuste systemen, inclusief encryptieprotocollen voor alle communicatiekanalen intern en extern.
Veel voorkomende valkuilen bij het kiezen van een internationale payroll provider
Er zijn enkele valkuilen bij het kiezen van een internationale payroll provider. Denk aan onvoldoende klantenservice, gebrek aan naleving van lokale regelgeving of verborgen kosten.
Het is verstandig om na te gaan of de provider ervaring heeft met het omgaan van specifieke wetten en regelgeving. Vraag ook naar hun procedures: gebruiken ze geautomatiseerde systemen? Hoe vaak worden updates doorgevoerd? Wat gebeurt er bij wijzigingen in het lopende jaar?
Tot slot speelt technologie een grote rol in internationale payroll. Providers moeten beschikken over up-to-date systemen die gemakkelijk toegankelijk zijn voor werkgevers en werknemers. Zo worden alle partijen snel en accuraat geïnformeerd zonder veiligheidsrisico’s.
Kortom, grondig vooraf onderzoek doen en meerdere providers vergelijken is essentieel. Zo weet u precies welke functies en diensten elke optie biedt vóór u ondertekent.
Samenwerken met een EOR als internationale payroll provider
Samenwerken met een Global Employer of Record (EOR) kan ook helpen bij internationale compliance. De EOR neemt zorg voor compliance-gerelateerde zaken, zodat bedrijven zich kunnen concentreren op hun kernactiviteiten.
Een globale EOR fungeert als de juridische werkgever voor de internationale workforce van bedrijven. Ze regelen hiring, payroll, voordelen, belastingen en arbeidsovereenkomsten. Ze zorgen er ook voor dat alles naleeft in overeenstemming met lokale arbeidswetten.
Daarnaast beheert een globale EOR de complexiteiten van internationale belastingregels. U kunt op uw EOR vertrouwen voor werknemersvoordelen gebaseerd op lokale regelgeving en bedrijfsbeleid.
Het gebruik van een globale EOR vereenvoudigt het buitenlandse tewerkstellingsproces, vermindert de behoefte aan interne HR- en juridische teams met internationale expertise, vermindert risico’s, stroomlijnt processen en stelt bedrijven in staat zich op hun kernactiviteiten te richten. Al met al zijn globale EORs essentieel voor naleving en internationale uitbreiding.
Bij het kiezen van een internationale EOR voor compliance doeleinden, let op factoren zoals:
-
Expertise in de gewenste marktregio’s,
-
Track record in naleving,
-
Communicatiepraktijken,
-
Vermogen om op maat gemaakte oplossingen te bieden.
De EOR moet uitgebreide kennis hebben van lokale wetten en regels, een sterke lokale aanwezigheid en een netwerk van partners en middelen.
Open en transparante communicatie is cruciaal. De EOR moet responsief zijn en duidelijke informatie verstrekken. Ze moeten ook beschikken over efficiënte communicatiemiddelen en -tools. Daarnaast moet de EOR schaalbaar zijn om toekomstige groei te ondersteunen.
Bij het navigeren door internationale compliance speelt een globale EOR een essentiële rol om zeker te stellen dat het bedrijf compliant blijft met lokale belastingwetten. Een globale EOR neemt de verantwoordelijkheid voor het beheer van payroll voor internationale werknemers, zorgt dat zij correct en op tijd betaald worden en dat alles volgens lokale wetten gebeurt.
Kosten en vergoedingen van internationale payroll providers analyseren
Bedrijven moeten begrijpen waar ze voor betalen bij het kiezen van een provider. De kosten voor het gebruik van een internationale payroll provider variëren afhankelijk van de grootte en complexiteit van uw bedrijf. Ook het aantal werknemers in verschillende landen beïnvloedt de prijs.
Grotere organisaties kunnen mogelijk onderhandelen over lagere tarieven. Sommige providers bieden kortingen of incentives bij lange termijn contracten of extra diensten zoals belastingaangifte hulp of tools voor benefit management.
Het is ook belangrijk om eventuele verborgen kosten mee te nemen in de overweging, zoals:
-
Opstartkosten,
-
Transactiekosten per betaalperiode (of per betaling),
-
Kosten voor valutaconversie,
-
Ingehouden belastingen op betalingen in het buitenland (die vervolgens teruggestort moeten worden),
-
Extra kosten tijdens drukke periodes zoals eindejaar bonussen wereldwijd uitgekeerd.
Al deze factoren moeten meegenomen worden bij het vergelijken van verschillende opties op de markt.
Allemaal samen kunnen deze elementen tijd en geld besparen op de lange termijn, zeker ten opzichte van handmatige verwerking.
FAQ:
Hoe voer ik internationale payroll uit?
Om internationale payroll uit te voeren, moet u de regels van elk land over belastingen en werknemersvoordelen volgen. U moet ook omgaan met verschillende valuta’s en zorgen dat u voldoet aan lokale arbeidswetten. Veel bedrijven besteden dit uit om tijdige betalingen aan internationale werknemers te verzekeren.
Is er een globale payroll provider?
Ja, zoals Rivermate bieden global payroll providers diensten aan voor het beheren van payroll in verschillende landen. Ze handelen ook in belastingcompliance en valutaconversie, en zijn bekend met de lokale regelgeving voor bedrijven met internationale werknemers.
Hoe stel ik een internationale payroll in?
Om een internationale payroll op te zetten, moet u uw bedrijf registreren in elk land waar u werknemers heeft. U moet de lokale arbeidswetten begrijpen en naleven. Daarnaast moet u de belasting inhouden, en een methode of dienst kiezen voor het beheren van payroll en betalingen in verschillende valuta’s. Veel bedrijven gebruiken global payroll providers om deze processen te vereenvoudigen en te automatiseren.
