Er zijn verschillende alternatieven voor het beheren van de loonadministratie, afhankelijk van de locatie van de werknemer. Denk aan externe loonadministratie, een betaling aan een lokale partner of het uitbesteden van de loonadministratie aan een externe "bekende werkgever". Er zijn een aantal betalingsoplossingen beschikbaar voor de meeste externe werknemers, ervan uitgaande dat het bedrijf geen dochteronderneming of kantoor heeft op de locatie van de werknemer. Het is voor veel bedrijven niet kostenefficiënt om een kantoor op te zetten waar elk teamlid op afstand werkt.
1. Betaal externe werknemers als onafhankelijke contractanten (zelfstandigen)
Vaak gebruiken bedrijven onafhankelijke contractanten voor extern werk, wat het betalingsproces kan vereenvoudigen. Aangezien de contractant verantwoordelijk is voor zijn eigen belastingen en voordelen, hoeft het bedrijf alleen de betaling aan de werknemer over te maken volgens de overeengekomen voorwaarden en planning.
Voordelen
- Het is relatief eenvoudig en snel te regelen;
- Bij (eenzijdige) ontevredenheid kun je gemakkelijk afstand nemen van een zelfstandige;
- Je betaalt de zelfstandige alleen voor de uren die hij/zij werkt;
Nadelen
- Facturen van de zelfstandige "moeten" altijd gecontroleerd worden;
- Je creëert over het algemeen geen loyaliteit van de zelfstandige naar het bedrijf;
- Je kunt de zelfstandige geen voordelen bieden;
- Je loopt een groot risico dat de zelfstandige onder "schijnzelfstandigheid" valt, wat resulteert in extra kosten en mogelijk een boete voor het bedrijf en de zelfstandige (lees hier meer over in onze blog: Schijnzelfstandigheid, wat is het?);
- Zelfstandigen kunnen zich ook onmisbaar maken binnen een bedrijf, waardoor je als bedrijf afhankelijk kunt worden van het individu.
2. Betaal externe werknemers via een lokale partner
Als bedrijf kun je samenwerken met een lokale partner of vestiging in het land van verblijf van de werknemer. Dit bedrijf kan bereid zijn om de werknemer op zijn loonlijst te plaatsen. In wezen zou de werknemer een wettelijke werknemer van de partner zijn en deel uitmaken van hun loon-, inhoudings- en vergoedingssysteem. Het thuisbedrijf zou het werk van de werknemers blijven aansturen en superviseren. Deze optie is vaak wat vergezocht, omdat het veel tijd kost om de juiste partner te vinden.
3. Uitbesteding van het loonproces voor externe werknemers
Het inschakelen van derden om de loonadministratie uit te besteden is een effectieve oplossing voor het betalen van een externe werknemer in het buitenland (of tussen staten en regio's in het thuisland). Een optie is om een lokale loonadministrateur te gebruiken, maar de betere optie is een Global Employment Organization (GEO) service, die volledige naleving van de loon- en arbeidswetgeving biedt in het land van de werknemer. De GEO-service verschilt van loonadministratie doordat de GEO een rechtspersoon heeft die optreedt als de lokaal geregistreerde werkgever voor de externe werknemer. Zie hoe Rivermate dit proces hier afhandelt.
Lucas Botzen is de oprichter van Rivermate, een wereldwijd HR-platform gespecialiseerd in internationale salarisadministratie, compliance en beheer van secundaire arbeidsvoorwaarden voor bedrijven met externe teams. Eerder was hij medeoprichter van Boloo, dat hij succesvol opschaalde naar een jaarlijkse omzet van meer dan €2 miljoen en vervolgens verkocht. Lucas is gepassioneerd over technologie, automatisering en werken op afstand, en zet zich in voor innovatieve digitale oplossingen die wereldwijd werken eenvoudiger maken.
