Begrip van Employer of Record versus Common Law Employer (2026 Update)

Wat is een Employer of Record?

Wat is een Employer of Record (EOR)? Een employer of record (EOR) is een derde partij organisatie die de juridische verantwoordelijkheid op zich neemt voor het aannemen, beheren en betalen van werknemers. Het biedt bedrijven toegang tot talent zonder de administratieve last die gepaard gaat met traditionele arbeidsmodellen. Deze vorm van regeling kan gunstig zijn in situaties waarin bedrijven extra personeel nodig hebben, maar niet de middelen of infrastructuur beschikken om dit direct te beheren. Bovendien stelt het werkgevers in staat om bepaalde aspecten van hun HR-operaties uit te besteden, zoals loonadministratie en belastingnaleving, terwijl ze toch controle houden over prestatiebeheer en andere belangrijke functies. Het concept achter EORs bestaat al sinds minstens het begin van de 20e eeuw, toen grote bedrijven hun arbeidsbehoeften buitenshuis gingen organiseren om kosten te besparen en de efficiëntie te verhogen. Tegenwoordig gebruiken veel organisaties dit model als onderdeel van hun wereldwijde workforce strategie vanwege de flexibiliteit en kostenbesparingen die het biedt, in vergelijking met meer traditionele staffing-arrangementen zoals directe aanwerving of contractarbeid.

Het begrijpen waarom een werkgever zou kiezen voor een EOR in tegenstelling tot een common law employer is belangrijk voor elk bedrijf dat zijn workforce-capaciteiten wil uitbreiden voorbij wat ze intern aankunnen. Een EOR biedt verschillende voordelen ten opzichte van een common law employer, waaronder:

• Verminderde aansprakelijkheid – Het bedrijf neemt geen juridische verplichtingen op zich met betrekking tot het in dienst nemen van werknemers; deze verantwoordelijkheid ligt bij de derde partij die volledige aansprakelijkheid draagt voor alle relevante wetten over lonen, belastingen, voordelen, etc.
• Kostenbesparing – Door gebruik te maken van schaalvoordelen via gedeelde diensten over meerdere klanten, kan de totale kost per werknemer lager uitvallen dan wanneer elk klant zelfstandig zou aannemen onder verschillende contracten. Daarnaast kunnen er aanzienlijke reducties zijn in overheadkosten die gepaard gaan met het opnieuw werven van personeel.
• Flexibiliteit – Bedrijven kunnen snel het aantal personeel aanpassen afhankelijk van de vraag, zonder zich zorgen te maken over lange termijn verplichtingen of dure ontslagvergoedingen indien later ontslagen nodig blijken. Bovendien kunnen bedrijven door gebruik te maken van zelfstandige contractors in plaats van vaste werknemers voorkomen dat ze te maken krijgen met zaken zoals vakantiegeld, ziekteverlof, etc., wat anders extra papierwerk en administratie zou vereisen.
• Verhoogde snelheid en efficiëntie – Zoals hierboven vermeld, omdat er veel minder inspanning nodig is voor onboarding en offboarding via derde partijen, kunnen processen sneller verlopen, waardoor bedrijven projecten sneller kunnen afronden en minder verstoring ondervinden door frequente teamwijzigingen.

Samengevat helpt het begrijpen van het verschil tussen een “common law” werkgever en een “Employer of Record” ervoor te zorgen dat uw bedrijf legaal en financieel compliant blijft bij het plannen van toekomstige uitbreidingen...

Het verschil tussen Employer of Record en Common Law werkgever

Als het gaat om het in dienst nemen van werknemers, moeten werkgevers het verschil begrijpen tussen een Employer of Record en een common law werkgever. Hoewel beide typen werkgevers verantwoordelijk zijn voor het leveren van arbeidsgerelateerde diensten zoals loonadministratie, benefits management en naleving van toepasselijke wetten en regels, zijn er belangrijke verschillen.

Een Employer of Record (EOR) is een derde partij organisatie of persoon die de verantwoordelijkheid op zich neemt voor alle aspecten gerelateerd aan employee management, inclusief recruitment, onboardingprocessen, loonadministratie/tax filing verplichtingen en andere administratieve taken die horen bij het beheren van personeel. De EOR neemt juridische aansprakelijkheid voor problemen die voortvloeien uit hun acties terwijl ze handelen namens het bedrijf dat ze vertegenwoordigen. Deze vorm van regeling stelt bedrijven in staat bepaalde HR-functies uit te besteden zonder direct controle te hebben over die activiteiten of extra aansprakelijkheid te dragen. Aan de andere kant hebben Common Law Employers (CLEs) volledige controle over hun personeelsbeleid, inclusief het direct recruteren van nieuwe werknemers in hun bedrijfsstructuur in plaats van via een externe provider zoals een EOR. Dit betekent dat CLEs de volledige verantwoordelijkheid dragen voor eventuele risico’s bij het in dienst nemen van personen binnen hun organisatie—zoals belastingaangiften en -betalingen, en het zorgen voor naleving van verschillende arbeidswetten en regelgeving op lokaal niveau.

Daarnaast zijn CLEs ook aansprakelijk indien er iets misgaat tijdens de arbeid door nalatigheid of wangedrag van een van de partijen (werknemer/werkgever). Wat betreft wettelijke verplichtingen verschillen de eisen per type werkgever:

• Een EOR regelt doorgaans alle papierwerk dat nodig is bij het aanwerven van iemand, maar neemt niet de volledige controle over hoe u uw werknemers beheert nadat ze in dienst zijn gekomen. U blijft verantwoordelijk voor het implementeren van passende opleidingsprogramma’s en beleid dat gedurende de contractperiode gevolgd moet worden.
• Een CLE is volledig verantwoordelijk voor alle aspecten rondom werknemersbeheer, van recruitment tot beëindiging. Dit omvat het opstellen van contracten, het regelen van belastingen/en payroll aftrekkingen, en het naleven van relevante wetgeving afhankelijk van de jurisdictie.

Kortom, de belangrijkste verschillen draaien vooral om wie juridische verantwoordelijkheid draagt en in hoeverre activiteiten worden uitbesteed. De juiste keuze hangt af van wat het best past bij uw behoefte.

De voordelen van Employer of Record: een uitgebreide gids

Wanneer het gaat om het beheren van loonadministratie en andere arbeidsgerelateerde taken, zijn er voor bedrijven diverse opties. Eén veelgebruikte oplossing is het gebruik van een Employer of Record (EOR). Een EOR stelt organisaties in staat toegang te krijgen tot ervaren professionals die alle aspecten van werknemersbeheer kunnen uitvoeren, waaronder loonadministratie, belastingaangifte, benefits management, en meer.

Deze dienst biedt meerdere voordelen voor bedrijven die willen besparen op tijd en kosten, terwijl ze tegelijkertijd hun juridische risico’s verminderen. In deze uitgebreide gids bespreken we de vele voordelen van het gebruik van een employer of record service.

Tijdsbesparing en efficiëntie

Een groot voordeel van het inzetten van een EOR is de verbetering van efficiëntie en tijdwinst. Door deze taken uit te besteden aan een derde partij, zoals een EOR- of PEO-organisatie (Professional Employment Organization), kunnen werkgevers zich richten op de kernactiviteiten van het bedrijf zonder zich zorgen te maken over administratieve taken zoals loonadministratie of naleving van belasting- of arbeidswetten—dit kunnen complexe en tijdrovende processen zijn als ze intern door niet-getrainde medewerkers worden uitgevoerd. Bovendien bieden veel providers geautomatiseerde oplossingen, waardoor er minimale input van werkgevers nodig is en de processen eenvoudiger te beheren zijn.

Kostenreductie en risicobeperking

Een ander belangrijk voordeel is kostenbesparing, vooral door risicobeperking. Veel programma’s zijn inclusief aansprakelijkheidsverzekering, waardoor mogelijke boetes vanwege niet-naleving onder de verzekering kunnen vallen in plaats van direct uit eigen zak te betalen. Dit bespaart aanzienlijk op de lange termijn bij geschillen over lonen, gewerkte uren, overwerkvergoeding, etc.

Bovendien kunnen veel kosten die gepaard gaan met het aannemen van nieuw personeel via de vergoeding van de serviceprovider worden afgehandeld, in plaats van door interne uitgaven. Hierdoor kunnen bedrijven hun overheadkosten verminderen die normaal gesproken wegvallen bij werving, training en onboarding.

Toegang tot expertise en resources

Een ander groot voordeel is de toegang tot expertise. Arbeidswetgeving verandert regelmatig en het waarborgen van naleving volgens standaarden van overheidsinstanties zoals het Ministerie van Arbeid, de IRS en OSHA kan een uitdaging zijn, vooral voor kleine en middenbedrijven.

Het hebben van toegang tot professionals die deze regelgeving begrijpen en bijstand kunnen bieden, is een onschatbare hulp om de bedrijfswerking compliant en stabiel te houden.

Gestroomlijnde processen

Tot slot kunnen EOR-diensten processen stroomlijnen door inzetten van technologische systemen die workflow vereenvoudigen. Sommige platforms stellen werkgevers in staat om sollicitaties te volgen, prestaties van werknemers te monitoren, en aanwezigheids- of productiviteitsgegevens in real-time te bekijken. Dit maakt het makkelijker om op de hoogte te blijven zonder handmatige methoden te gebruiken.

Al met al zijn er talloze redenen waarom het gebruik van een Employer of Record voordelig kan zijn, ongeacht de omvang van het bedrijf. Het grootste voordeel is het verkrijgen van efficiëntie, het verminderen van risico’s en het verbeteren van nalevingsondersteuning.

De risico’s van Employer of Record

Bij het aannemen van personeel via een Employer of Record (EOR) moeten bedrijven zich bewust zijn van de risico’s. Een EOR is een derde partij die de juridische en financiële verantwoordelijkheid op zich neemt voor het betalen van lonen en het afdragen van belastingen. Hoewel deze regeling voordelen biedt, kunnen er ook potentiële aansprakelijkheden ontstaan.

Het grootste risico is de naleving van lokale, staats- en federale wet- en regelgeving. Als een common law werkgever (CLE) hebben bedrijven directe controle over hun loonadministratie, waardoor ze kunnen zorgen dat ze altijd compliant blijven. Bij het uitbesteden van deze verantwoordelijkheden via een EOR kunnen echter leemtes ontstaan in de kennis of het begrip van de toepasselijke regelgeving, wat kan leiden tot hiaten in de naleving. Dit resulteert mogelijk in boetes, sancties, of zelfs strafrechtelijke vervolging bij ernstige overtredingen door nalatigheid of opzettelijke schendingen van de regels omtrent arbeidspraktijken.

Een ander groot punt is aansprakelijkheid bij claims en geschillen van werknemers. Soms hebben rechtbanken tegen CLEs geoordeeld, zelfs als zij niet direct betrokken waren, vooral als zij niet voldoende hebben ondernomen om zichzelf te beschermen tijdens de samenwerking met een EOR. Het is daarom belangrijk te begrijpen hoe providers geschillen behandelen en welke dekking er is mocht er iets misgaan.

Om risico’s te minimaliseren is het gebruikelijk om duidelijke contracten op te stellen die verwachtingen en verantwoordelijkheden vastleggen. Deze documenten moeten betalingsafspraken, geschillenoplossingsprocedures en vrijwaringsclausules bevatten. Daarnaast is het verstandig om referenties te controleren, achtergronden te verifiëren en licenties of certificeringen na te kijken waar nodig.

Het kiezen van een Employer of Record

Bij het kiezen van een Employer of Record (EOR) moeten bedrijven verschillende factoren meewegen. Van de ervaring en expertise van de provider tot hun vermogen om aan compliance-eisen in meerdere rechtsgebieden te voldoen, er zijn essentiële punten die in overweging genomen moeten worden.

Allereerst is het belangrijk om potentiële providers te beoordelen op hun ervaring en kennis. Kies bij voorkeur voor een EOR met uitgebreide kennis van arbeidsrecht in de landen of regio’s waarin u personeel wilt aannemen. Dit helpt om juridische risico’s te beperken en juiste arbeidsvoorwaarden en naleving te waarborgen. Het is ook verstandig om te kiezen voor providers die al lange tijd in het vak zitten—bij voorkeur 10 jaar of meer—om stabiliteit en betrouwbaarheid te garanderen.

Kosten-efficiëntie is een andere belangrijke factor. Hoge kwaliteit kan betaalbaar blijven door te zoeken naar concurrerende tarieven, zonder concessies te doen aan essentiële diensten zoals loonadministratie en onboarding.

Ook moet men controleren of de provider aanvullende diensten aanbiedt, zoals HR-software, advies over immigratie of ondersteuning bij belastingaangiften. Deze extra’s kunnen van grote waarde zijn afhankelijk van de bedrijfsactiviteiten.

Verder is het belangrijk dat de provider goede klantenservice biedt, bijvoorbeeld via telefoon, e-mail of chat 24/7, zodat vragen snel kunnen worden beantwoord, ook buiten reguliere kantooruren.

Tot slot is het noodzakelijk om de voorwaarden van het contract zorgvuldig door te nemen. Lees de overeenkomsten goed door over betalingstermijnen, annulering en verantwoordelijkheden, zodat u precies weet wat u kunt verwachten voordat u tekent.

Conclusie

Een Employer of Record (EOR) biedt bedrijven een kosteneffectieve en flexibele manier om toegang te krijgen tot talent zonder de lasten van traditionele arbeidsmodellen. Voordelen omvatten onder andere vermindering van aansprakelijkheid, kostenbesparing, flexibiliteit en snellere wervingsprocessen.

Het is echter cruciaal om het verschil te begrijpen tussen EORs en Common Law Employers (CLEs), inclusief hun respectieve verantwoordelijkheden voor werknemersbeheer. Bij het kiezen van een EOR is het verstandig om te letten op ervaring, nalevingsdekking, aanvullende diensten, klantondersteuning en heldere contractvoorwaarden.

Door deze overwegingen in acht te nemen, kunnen bedrijven een passende keuze maken die aansluit bij hun specifieke behoeften, terwijl ze tegelijkertijd zorgen voor volledige naleving en operationele steun.