Wat is een Employer of Record?

Wat is een Employer of Record? Een employer of record (EOR) is een derde partij organisatie die de juridische verantwoordelijkheid op zich neemt voor het aannemen, beheren en betalen van werknemers. Het biedt bedrijven toegang tot talent zonder de administratieve last die gepaard gaat met traditionele arbeidsmodellen. Deze regeling kan voordelig zijn in situaties waarin bedrijven extra personeel nodig hebben maar niet beschikken over de middelen of infrastructuur om dit direct te beheren. Daarnaast stelt het werkgevers in staat bepaalde aspecten van hun HR-operaties uit te besteden, zoals loonadministratie en belastingnaleving, terwijl zij toch controle houden over werknemersprestatiebeheer en andere kernfuncties. Het concept achter EOR’s bestaat al sinds ten minste het vroege 20e eeuw toen grote bedrijven hun arbeidsbehoeften offshore gingen uitbesteden om kosten te besparen en efficiëntie te verhogen. Vandaag de dag gebruiken veel organisaties dit model als onderdeel van hun wereldwijde personeelsstrategie vanwege de flexibiliteit en kostenbesparingen die het biedt vergeleken met meer traditionele personeelsregelingen zoals directe aanwerving of contractarbeid.

Het begrijpen waarom een werkgever zou kiezen voor een EOR versus een common law werkgever is belangrijk voor elk bedrijf dat zijn personeelscapaciteit wil uitbreiden buiten wat ze intern kunnen beheren. Een EOR biedt verschillende voordelen ten opzichte van een common law werkgever, waaronder:

• Verminderde aansprakelijkheid – Het bedrijf neemt geen juridische verplichtingen op zich met betrekking tot het in dienst nemen van werknemers; deze verantwoordelijkheden liggen bij de derde partij die alle toepasselijke wetten omtrent lonen, belastingen, voordelen, etc. volledig overneemt.
• Kostenbesparing - Door gebruik te maken van schaalvoordelen via gedeelde diensten over meerdere klanten, kan de totale kost per werknemer lager uitvallen dan wanneer elke klant onafhankelijk zou hiring onder verschillende contracten. Daarnaast kunnen aanzienlijke verminderingen in overheadkosten verbonden aan het recruitmentproces worden gerealiseerd doordat elke keer dat nieuw personeel nodig is, vanaf nul wordt gewerkt.
• Flexibiliteit - Bedrijven kunnen snel hun personeelsbestand aanpassen afhankelijk van de vraag, zonder zich zorgen te maken over langdurige verplichtingen of dure ontslagvergoedingen als later ontslagen noodzakelijk worden. Bovendien kunnen bedrijven door gebruik te maken van zelfstandige contractors in plaats van vaste werknemers, vermijden dat ze te maken krijgen met zaken als vakantiegeld, ziekteregelingen, etc., die anders extra papierwerk en administratieve inspanning vereisen van interne teams.
• Versnelde snelheid/efficiëntie – Zoals hierboven vermeld, omdat veel minder inspanning wordt besteed aan onboarding en offboarding van personeel via derden, verlopen processen sneller, wat bedrijven in staat stelt projecten sneller af te ronden terwijl verstoringen door frequente teamwijzigingen worden geminimaliseerd.

Kortom, het begrijpen van de verschillen tussen werkgevers die onder “common law” vallen en “employer of record” draagt bij aan het waarborgen van juridische en financiële compliance van jouw organisatie bij toekomstige uitbreidingsplannen...

Het Verschil Tussen Employer of Record en Common Law Werkgever

Als het gaat om het aannemen van werknemers, moeten werkgevers het verschil begrijpen tussen een employer of record en een common law werkgever. Hoewel beide typen werkgevers verantwoordelijk zijn voor arbeidsgerelateerde diensten zoals loonadministratie, benefits management en naleving van relevante wet- en regelgeving, zijn er belangrijke verschillen die hen onderscheiden. Een Employer of Record (EOR) is gedefinieerd als een derde partij organisatie of individu die alle aspecten van employee management op zich neemt, inclusief recruitment, onboarding, loonadministratie/belastingplicht en andere administratieve taken verbonden aan het personeelsbeheer. De EOR neemt juridische aansprakelijkheid op zich met betrekking tot eventuele kwesties die voortvloeien uit hun acties terwijl ze namens het bedrijf dat zij vertegenwoordigen, handelen. Dit soort regeling stelt bedrijven in staat bepaalde HR-functies uit te besteden zonder directe controle over die activiteiten of het nemen van extra aansprakelijkheden. Daarenteg kunnen Common Law Werkgevers (CLE’s) volledige controle houden over hun personeelsbeslissingen, zoals het direct rekruteren van personeel binnen hun bedrijfsstructuur in plaats van via een externe provider zoals een EOR-dienstverlener; dit betekent dat CLE’s de volledige verantwoordelijkheid dragen voor eventuele risico's die gepaard gaan met het in dienst nemen van personen binnen hun organisatie – inclusief belastingaangiften & betalingen en het zorgen voor naleving van diverse arbeidswet- en regelgeving, lokaal waar nodig.

Daarnaast zijn CLE’s ook aansprakelijk als er tijdens de arbeid iets verkeerd gaat door nalatigheid of wangedrag van één van de betrokken partijen (werknemer/werkgever). Wat betreft juridische verplichtingen, hebben beide types verschillende eisen: Een EOR behandelt meestal alle papierwerk dat nodig is bij het aannemen van iemand, maar neemt geen verantwoordelijkheid over hoe je je werknemers beheert nadat ze zijn aangenomen – dit betekent dat je nog steeds voor passende training en beleid moet zorgen dat gedurende de volledige contractduur wordt nageleefd. Een CLE is volledig verantwoordelijk voor alles wat met werknemersbeheer te maken heeft, van het eerste recruitmentproces tot en met beëindiging; dit omvat het opstellen van contracten, handling van belastingen/lonen, en ervoor zorgen dat relevante wetgeving correct wordt nageleefd op de betreffende jurisdictie.

Kortom: bij het vergelijken van deze twee opties zien we dat belangrijke verschillen vooral liggen in het niveau van autonomie dat aan de betrokken partijen wordt gegeven, oftewel of het voordeliger is om taken uit te besteden via een derde partij bekend als ‘Employer Of Record’ of de traditionele aanpak van ‘Common Law Employment’. De uiteindelijke beslissing moet gebaseerd zijn op wat het beste past bij de situatie en behoeften van het bedrijf op dit moment.

De Voordelen van Employer of Record

.

De Voordelen van Employer of Record: Een Uitgebreide Gids

Bij het beheren van loonadministratie en andere arbeidsgerelateerde taken hebben bedrijven verschillende opties. Een populaire keuze is het gebruik van een employer of record (EOR). Een EOR biedt bedrijven toegang tot ervaren professionals die alle aspecten van werknemersbeheer kunnen afhandelen, inclusief loonadministratie, belastingaangifte, benefits management en meer. Deze service biedt talloze voordelen voor bedrijven die tijd en geld willen besparen en tegelijkertijd hun juridische risico’s willen verminderen. In deze uitgebreide gids bespreken we de vele voordelen van het gebruik van een employer of record dienst.

Tijdswinst & Efficiëntie

Een belangrijk voordeel van het inzetten van een EOR is de verhoogde efficiëntie in termen van tijd. Door deze taken uit te besteden aan een derde partij, zoals een EOR bedrijf of PEO (Professionele Arbeidsorganisatie), kunnen werkgevers zich blijven richten op kernactiviteiten zonder zich zorgen te maken over administratieve taken zoals loonverwerking of compliance kwesties met betrekking tot belastingen of arbeidswetten – processen die intern vaak complex en tijdrovend zijn als ze door niet-gespecialiseerd personeel worden gedaan. Bovendien bieden de meeste providers geautomatiseerde oplossingen, die minimale input vereisen van werkgevers en daardoor eenvoudiger te beheren zijn dan handmatige processen binnen de organisatie zelf.

Kostenreductie & Risicobeperking

Een ander groot voordeel van het gebruik van employer records is kostenbesparing, onder andere door het helpen mitigeren van risico’s gerelateerd aan arbeidsgeschillen. Aangezien de meeste programma’s een vorm van aansprakelijkheidsverzekering bevatten, worden eventuele boetes wegens niet-naleving doorgaans gedekt door de polis in plaats van dat bedrijven zelf voor de kosten opdraaien – waardoor ze aanzienlijk kunnen besparen op de lange termijn. Daarnaast worden de kosten voor het aannemen van nieuw personeel vaak via de dienstverlener afgehandeld in plaats van direct te worden betaald door de organisatie, wat financieel voordeel oplevert doordat de overheadkosten voor recruitment, opleiding en onboarding worden verminderd.

Toegang tot Expertise & Middelen

Daarnaast biedt het samenwerken met een professioneel team van experts, die werkzaam zijn bij de serviceorganisatie, inzicht in de voortdurend veranderende regelgeving rond arbeidsomstandigheden en het beheren van lokale voorschriften. Dit is vooral waardevol voor kleine en middelgrote ondernemingen die niet de middelen hebben om eigen expertise op dat gebied op te bouwen. Het beschikt over deskundige aanwezigheid die vragen kan beantwoorden en begeleiding kan geven, een onmisbare resource om te zorgen dat alles binnen de wettelijke kaders blijft functioneren.

Gestroomlijnde Processen

Tot slot is er een vierde voordeel dat niet onbenoemd mag blijven: gestroomlijnde processen door gebruik van technologische systemen die workflows automatiseren. Dit maakt het leven makkelijker voor alle betrokken partijen. Bijvoorbeeld, bepaalde platforms laten gebruikers de voortgang van sollicitaties volgen, huidige status van openstaande vacatures bekijken, en prestaties van werknemers monitoren op het gebied van aanwezigheid, productiviteit en algemene medewerkerstevredenheid met slechts een klik. Kortom, het wordt een stuk eenvoudiger om in realtime te zien wat er binnen de organisatie speelt zonder te vertrouwen op verouderde papieren formulieren, spreadsheets of softwarepakketten die veel tijd kosten voor eenvoudige taken.

Zoals je kunt zien, zijn er tal van redenen waarom het kiezen voor diensten via het Records-programma een voordelige keuze is, ongeacht de grootte of scope van jouw onderneming. Investeren in de juiste tools en mensen verhoogt niet alleen de kansen op succes, maar vermindert ook risico’s door kostbare fouten te voorkomen.

De Risico’s van Employer of Record

Als het aankomt op het in dienst nemen van werknemers, moeten bedrijven zich bewust zijn van de risico’s verbonden aan het gebruik van een Employer of Record (EOR). Een EOR is een derde partij die de juridische en financiële verantwoordelijkheid op zich neemt voor het betalen van lonen en belastingen. Hoewel deze regeling veel voordelen biedt, zijn er ook potentiële risico’s die werkgevers in acht moeten nemen voordat ze hiermee ingaan. Het grootste risico bij het inzetten van een EOR is de naleving van lokale, nationale en federale wetgeving. Wanneer je direct handelt als een Common Law Werkgever (CLE), heb je directe controle over de loonadministratie van je werknemers, wat je in staat stelt altijd compliant te blijven. Maar bij het uitbesteden hiervan aan een EOR, kunnen er lacunes ontstaan in de kennis of het begrip van de regelgeving, wat kan leiden tot non-compliance. Dit kan resulteren in hoge boetes van overheidsinstanties of zelfs strafrechtelijke aanklachten als ernstige overtredingen worden gepleegd door nalatigheid of opzettelijk negeren van de regels en voorschriften die arbeidspraktijken binnen bepaalde jurisdicties regelen.

Een ander groot probleem met het gebruik van een employer of record is de aansprakelijkheidsbescherming tegen claims van ontevreden (oud-)werknemers die zich onrechtvaardig behandeld voelen tijdens hun dienstverband – ongeacht of jij zelf verantwoordelijk was voor enige fout! In sommige gevallen hebben rechtbanken verklaard dat CLE’s aansprakelijk kunnen worden gesteld, ondanks dat ze niet direct betrokken waren, omdat ze niet voldoende stappen hadden ondernomen om zichzelf te beschermen tegen mogelijke rechtszaken afkomstig van de activiteiten van hun gekozen EOR-partners. Daarom is het cruciaal om te begrijpen hoe elke provider geschillen behandelt, zodat je precies weet welke dekking wordt geboden mocht er iets misgaan tijdens het personeelsbeheer via derden.

Om risico’s te beperken, is het aan te raden om duidelijke contracten af te sluiten waarin de verwachtingen en verantwoordelijkheden van alle partijen worden vastgelegd vóór het aangaan van zakelijke relaties. Deze documenten moeten onder meer betalingsvoorwaarden, geschillenbeslechting, vrijwaringsclausules en dergelijke bevatten. Het is ook verstandig uitgebreide achtergrondcontroles en referentiechecks uit te voeren op potentiële partners en bij licentie- en vergunningen te controleren waar nodig, om zo de kwaliteit van de dienstverlening en de reputatie van de provider te waarborgen. Zo minimaliseer je de kans om onbewust de wet te overtreden en onnodige risico’s te nemen.

Het kiezen van een Employer of Record

Bij het kiezen van een Employer of Record (EOR) moeten bedrijven rekening houden met diverse factoren. Van de ervaring en expertise van de provider, tot hun vermogen om te voldoen aan compliance-vereisten in meerdere jurisdicties, er zijn veel belangrijke overwegingen. De eerste stap is voor organisaties om potentiële providers te beoordelen op hun ervaring en vakbekwaamheid. Het is essentieel dat de gekozen EOR uitgebreide kennis heeft van arbeidsrecht in verschillende landen of regio’s. Dit helpt niet alleen om juridische problemen door niet-naleving te voorkomen, maar zorgt er ook voor dat alle werknemers volgens lokale regelgeving de juiste voordelen ontvangen. Kijk daarnaast of de provider al lange tijd succesvol opereert in dit vakgebied – idealiter 10 jaar of meer – zodat je erop kunt vertrouwen dat je behoeften efficiënt en effectief worden vervuld door ervaren professionals die de belangen van klanten goed kennen, zowel nu als in de toekomst.

Een andere belangrijke factor is kostenefficiëntie; hoewel goede service vaak een hogere prijs met zich meebrengt, betekent dat niet dat je de broek hoeft te laten zakken. Tijdens deze tijden van strakke budgetten, vooral door de Covid-19-pandemie, is het verstandig te zoeken naar oplossingen die concurrerende prijzen bieden zonder in te boeten op kwaliteit – zoals ondersteuning bij loonverwerking, onboarding van nieuwe werknemers of advies over immigratiezaken. Zo haal je maximale waarde uit je investering zonder dat je organisatie teveel betaalt.

Daarnaast is het belangrijk te kijken of de provider extra diensten aanbiedt naast loonadministratie, zoals toegang tot HR-software, advies over immigratie, of hulp bij belastingaangiften. Deze extra’s kunnen van onschatbare waarde zijn, afhankelijk van de aard van de werkzaamheden.

Ook moet je controleren of de provider 24/7 klantenservice biedt via telefoon, e-mail of chat, zodat eventuele vragen snel kunnen worden afgehandeld, ongeacht tijdzoneverschillen.

Tenslotte is het noodzakelijk de algemene voorwaarden goed door te nemen voordat je een contract ondertekent – ken de details over betalingsschema’s, annuleringsbeleid en andere relevante clausules, zodat je precies weet wat er wordt verwacht van beide partijen.

Door al deze factoren zorgvuldig te overwegen, kunnen bedrijven de meest geschikte EOR-oplossing kiezen die aansluit bij hun specifieke behoeften en budget, terwijl ze wel de hoge kwaliteitsnormen blijven garanderen.

Kortom, een Employer of Record (EOR) biedt bedrijven een kosteneffectieve en flexibele manier om talent aan te trekken zonder de last van traditionele arbeidsmodellen. Dit model kent talloze voordelen zoals verminderde aansprakelijkheid, kostenbesparing, flexibiliteit en snellere processen. Echter, het is cruciaal dat werkgevers het verschil begrijpen tussen EOR’s en Common Law Werkgevers (CLE), inclusief hun respectievelijke verantwoordelijkheden voor werknemersbeheer. Bij het selecteren van een EOR-provider is het belangrijk om te kijken naar ervaring in verschillende landen of regio’s en extra diensten zoals HR-software of immigratieadvies. Door deze aspecten mee te nemen, kunnen organisaties de meest geschikte optie kiezen die aansluit bij hun specifieke situatie, en toch een hoge standaard van professionele service blijven ontvangen.