Wat is een Employer of Record?

Wat is een Employer of Record? Een employer of record (EOR) is een derde partij organisatie die de juridische verantwoordelijkheid op zich neemt voor het aannemen, beheren en betalen van werknemers. Het biedt bedrijven toegang tot talent zonder dat ze de administratieve last hoeven te dragen die gepaard gaat met traditionele arbeidsmodellen. Dit type regeling kan voordelig zijn in situaties waarin bedrijven extra personeel nodig hebben maar niet de middelen of infrastructuur hebben om deze direct te beheren. Daarnaast stelt het werkgevers in staat om bepaalde aspecten van hun HR-operaties uit te besteden, zoals payrollverwerking en belastingnaleving, terwijl ze toch controle houden over werknemersprestaties beheer en andere kernfuncties. Het concept achter EORs bestaat al sinds ten minste het begin van de 20e eeuw, toen grote bedrijven begonnen met het uitbesteden van arbeidsbehoeften naar het buitenland om kosten te verlagen en efficiëntie te verhogen. Tegenwoordig gebruiken veel organisaties dit model als onderdeel van hun wereldwijde arbeidsstrategie vanwege de flexibiliteit en kostenbesparingsmogelijkheden in vergelijking met meer traditionele personeelsregelingen zoals directe aanwerving of contractarbeid.

Het begrijpen waarom een werkgever zou kiezen voor een EOR versus een gewone werkgever is belangrijk voor elk bedrijf dat zijn arbeidskracht wil uitbreiden buiten wat ze momenteel intern aankunnen. Een EOR biedt verschillende voordelen ten opzichte van een gewone werkgever, waaronder:

• Verminderde aansprakelijkheid – Het bedrijf neemt geen juridische verplichtingen op zich met betrekking tot het in dienst nemen van werknemers; in plaats daarvan liggen deze verantwoordelijkheden bij de derde partij die volledige verantwoordelijkheid neemt voor alle toepasselijke wetten met betrekking tot lonen, belastingen, voordelen, etc.
• Kostenbesparing - Door schaalvoordelen te benutten via gedeelde diensten over meerdere klanten, kan de totale kost per werknemer lager zijn dan wanneer elke klant onafhankelijk onder verschillende contracten zou hebben aangenomen. Daarnaast kunnen er aanzienlijke verminderingen zijn in overheadkosten die gepaard gaan met het werven van nieuwe medewerkers vanaf nul telkens wanneer er iemand nodig is.
• Flexibiliteit - Bedrijven kunnen snel het personeelsbestand aanpassen afhankelijk van de vraag, zonder zich zorgen te maken over langetermijnverplichtingen of dure ontslagvergoedingen indien ontslagen later nodig blijken. Bovendien kunnen bedrijven door zelfstandige contractors in plaats van vaste werknemers te gebruiken, problemen vermijden zoals vakantiegeld, ziekteverlof, etc., die anders extra papierwerk en administratieve inspanningen van interne teams vereisen.
• Verhoogde snelheid/efficiëntie – Zoals hierboven vermeld, omdat er veel minder inspanning nodig is voor onboarding en offboarding van personeel via processen van derden, verlopen processen sneller, waardoor bedrijven projecten sneller kunnen afronden en verstoringen door frequente veranderingen in teamstructuur worden geminimaliseerd.

Kortom, het begrijpen van hoe werkgevers verschillen tussen degenen die onder “gewone wet” vallen en “Employer of Record” zal helpen om ervoor te zorgen dat uw bedrijf wettelijk en financieel compliant blijft bij het nemen van beslissingen over toekomstige uitbreidingsplannen...

Het verschil tussen Employer of Record en Gewone Werkgever

Als het gaat om het aannemen van werknemers, moeten werkgevers het verschil begrijpen tussen een employer of record en een gewone werkgever. Hoewel beide typen werkgevers verantwoordelijk zijn voor het leveren van arbeidsgerelateerde diensten zoals payroll, benefits administratie en naleving van toepasselijke wetten en regelgeving, zijn er belangrijke verschillen die hen onderscheiden. Een Employer of Record (EOR) wordt gedefinieerd als een derde partij organisatie of individu die de verantwoordelijkheid op zich neemt voor alle aspecten met betrekking tot werknemersbeheer, inclusief recruitment, onboardingprocessen, payrollverwerking/belastingaangiften en andere administratieve taken die geassocieerd zijn met het beheren van personeel. De EOR neemt juridische aansprakelijkheid op zich voor eventuele problemen die voortvloeien uit hun acties terwijl ze handelen namens het bedrijf dat ze vertegenwoordigen. Deze regeling staat bedrijven toe om bepaalde HR-functies uit te besteden zonder directe controle over die activiteiten of extra aansprakelijkheden zelf te dragen. Aan de andere kant hebben Gewone Werkgevers (CLEs) volledige controle over hun eigen personeelsbeslissingen, waaronder het rechtstreeks recruteren van nieuwe medewerkers in hun bedrijfsstructuur in plaats van via een externe provider zoals een EOR-dienstverlener; dit betekent dat CLEs volledige verantwoordelijkheid dragen voor potentiële risico’s die gepaard gaan met het in dienst nemen van personen binnen het kader van hun organisatie - inclusief belastingaangiften & betalingen en het waarborgen van naleving van verschillende arbeidswetten en regelgeving op lokaal niveau waar wettelijk vereist.

Daarnaast zijn CLE's ook aansprakelijk als er iets misgaat tijdens het dienstverband door nalatigheid of wangedrag van een van de betrokken partijen (werknemer/werkgever). Wat betreft juridische verplichtingen, hebben elk type verschillende vereisten: Een EOR behandelt meestal alle papierwerk dat nodig is bij het aannemen van iemand, maar neemt niet de verantwoordelijkheid over hoe u uw werknemers beheert nadat ze in dienst zijn genomen – wat betekent dat u nog steeds moet zorgen voor goede opleidingsprogramma’s en het naleven van passende beleidslijnen en procedures gedurende de hele periode dat ze onder contract werken. Daarentegen is een CLE volledig verantwoordelijk voor alles wat met werknemersbeheer te maken heeft, vanaf het initiële recruitmentproces tot en met het beëindigingsproces; dit omvat het opstellen van contracten, het afhandelen van belastingen/payroll aftrekposten, etc., plus het zorgen dat relevante wetgeving correct wordt nageleefd afhankelijk van de jurisdictie.

Kort samengevat: Bij het vergelijken van deze twee opties, kunnen we grote verschillen zien, vooral in de mate van autonomie die aan de betrokken partijen wordt gegeven, oftewel of het voordeliger is om taken uit te besteden via een derde partij genaamd ‘Employer Of Record’ of te kiezen voor de traditionele aanpak, vaak ‘Gewoon Wet- en Regelgeving Werkgever’ genoemd. De uiteindelijke beslissing moet gebaseerd zijn op wat het beste past bij de behoeften van de specifieke situatie!

De voordelen van Employer of Record

.

De voordelen van Employer of Record: Een uitgebreide gids

Als het gaat om het beheren van payroll en andere arbeidsgerelateerde taken, hebben bedrijven enkele opties. Een populaire optie is het gebruik van een employer of record (EOR). Een EOR biedt bedrijven toegang tot ervaren professionals die alle aspecten met betrekking tot werknemersbeheer kunnen afhandelen, inclusief payrollverwerking, belastingaangifte, benefits administratie en meer. Deze service biedt talloze voordelen voor bedrijven die op zoek zijn naar manieren om tijd en geld te besparen terwijl ze hun juridische aansprakelijkheid verminderen. In deze uitgebreide gids zullen we de vele voordelen bespreken die voortvloeien uit het gebruik van een employer of record service.

Tijdsbesparing & Efficiëntie

Een belangrijk voordeel van het inzetten van een EOR is de verhoogde efficiëntie in termijnen van tijdsbesparing. Door deze taken uit te besteden aan een derde partij zoals een EOR-bedrijf of PEO (Professional Employment Organization), kunnen werkgevers zich blijven richten op kernactiviteiten zonder zich zorgen te maken over administratieve taken zoals payrollverwerking of naleving van belasting- of arbeidswetten – die beide complex en tijdrovend kunnen zijn wanneer ze intern door niet-getrainde medewerkers worden gedaan. Bovendien, aangezien de meeste providers geautomatiseerde oplossingen bieden, vereisen ze vaak minimale input van werkgevers, waardoor ze nog gemakkelijker te beheren zijn dan wanneer ze handmatig binnen de organisatie worden afgehandeld.

Kostenreductie & Risicobeperking

Een ander groot voordeel van het gebruik van diensten via een employer records-programma is kostenbesparing door het vermogen om risico’s te beperken die gepaard gaan met verschillende soorten arbeidswetgeving. Aangezien de meeste programma’s enige vorm van aansprakelijkheidsverzekering omvatten, zouden eventuele boetes wegens niet-naleving onder de polis vallen in plaats van dat ze uit eigen zak betaald moeten worden – wat op de lange termijn aanzienlijke besparingen oplevert indien zich situaties voordoen waarin verdediging tegen claims over lonen, gewerkte uren overtime pay etc. nodig is.

Bovendien worden de meeste kosten voor het aannemen van nieuw personeel via de vergoeding die de provider in rekening brengt, afgehandeld in plaats van direct door de organisatie, waardoor zij financieel voordeel behalen omdat ze niet langer overheadkosten hoeven te dekken zoals wervings-, training- en onboardingkosten.

Toegang tot expertise & middelen

Naast financiële voordelen biedt samenwerken met een professioneel team van experts dat werkzaam is bij het bedrijf dat diensten levert, ook toegang tot kennis over de voortdurend veranderende regelgeving die het werkplekklimaat vandaag de dag regelt. Het is essentieel dat men op de hoogte blijft van de nieuwste regelgeving om compliant te blijven, bijvoorbeeld via overheidsinstanties zoals het Department of Labor, de Internal Revenue Service, Occupational Safety and Health Administration, en anderen… Het hebben van een deskundige op dit gebied is een onschatbare hulpbron, vooral voor kleine en middelgrote ondernemingen die niet de middelen hebben om personeel uitsluitend aan deze taak te wijden.

Gestroomlijnde processen

Tot slot is er nog een laatste voordeel dat het vermelden waard is: gestroomlijnde processen die mogelijk worden gemaakt door het gebruik van op technologie gebaseerde systemen die de workflow stroomlijnen en het leven voor alle betrokken partijen gemakkelijker maken. Bijvoorbeeld, bepaalde platforms stellen gebruikers in staat om de voortgang van sollicitaties te volgen, de status van openstaande vacatures te bekijken, prestaties van werknemers te monitoren, aanwezigheid en productiviteit te meten, en algemene tevredenheidsscores te bekijken – alles met slechts één klik. Dit maakt het veel eenvoudiger om in real-time te zien wat er binnen de organisatie gebeurt, in plaats van te vertrouwen op verouderde papieren formulieren, spreadsheets of softwarepakketten die veel tijd kosten om eenvoudige taken te voltooien, terwijl digitale platforms dat veel sneller kunnen doen…

Zoals je kunt zien, zijn er talloze redenen waarom het kiezen van diensten via een Records Programma een voordelige keuze is, ongeacht de grootte of scope van uw onderneming. Of het nu een grote multinational is of een eenmanszaak, de kern blijft hetzelfde: investeren in de juiste tools en mensen verhoogt de kans op succes exponentieel en vermindert de risico’s die kunnen ontstaan door kostbare fouten onderweg.

De risico’s van Employer of Record

Wanneer het gaat om het aannemen van werknemers, moeten bedrijven zich bewust zijn van de risico’s geassocieerd met het gebruik van een Employer of Record (EOR). Een EOR is een derde partij organisatie die de juridische en financiële verantwoordelijkheid op zich neemt voor het betalen van lonen en belastingen. Hoewel deze regeling veel voordelen kan bieden, zijn er ook potentiële aansprakelijkheden die werkgevers moeten overwegen voordat ze een dergelijke overeenkomst aangaan. Het grootste risico dat gepaard gaat met het werken via een EOR is naleving van lokale, staats- en federale wetten. Wanneer bedrijven rechtstreeks werken als een Gewone Werkgever (CLE), hebben ze directe controle over de payrollprocessen van hun werknemers, waardoor ze kunnen zorgen dat ze te allen tijde compliant blijven. Maar wanneer ze deze verantwoordelijkheden uitbesteden aan een EOR, kunnen er hiaten ontstaan in kennis of begrip van de toepasselijke regelgeving, wat kan leiden tot niet-naleving. Dit kan resulteren in hoge boetes van overheidsinstanties of zelfs strafrechtelijke aanklachten als ernstige overtredingen plaatsvinden door nalatigheid of opzettelijk negeren van vastgestelde regels en voorschriften die het arbeidsbeleid binnen bepaalde jurisdicties regelen.

Een ander belangrijk punt is de aansprakelijkheidsbescherming tegen claims van ontevreden voormalige werknemers die zich tijdens hun dienstverband benadeeld voelen – ongeacht of u zelf verantwoordelijk was voor enige wangedrag! In sommige gevallen hebben rechtbanken tegen CLEs geoordeeld, ondanks dat ze niet direct betrokken waren, omdat ze niet voldoende stappen hadden ondernomen om zichzelf te beschermen tegen mogelijke rechtszaken die voortvloeien uit activiteiten van hun gekozen EOR-partner(s). Daarom is het belangrijk te begrijpen hoe elke provider geschillen tussen partijen afhandelt, zodat u precies weet welke dekking wordt geboden mocht er iets misgaan bij het beheren van personeel via derden.

Om het risico te beperken, is het het beste om duidelijke contractuele afspraken te maken waarin verwachtingen van beide zijden worden vastgelegd voordat u een zakelijke relatie aangaat. Deze documenten moeten bepalingen bevatten over betalingsvoorwaarden, geschillenbeslechting, schadeloosstellingen, etc. Daarnaast is het verstandig om achtergrondinformatie over potentiële partners grondig te controleren, referenties te verifiëren, en indien nodig licenties te controleren, om een beter inzicht te krijgen in de kwaliteit van de dienstverlening en de reputatie in de branche. Zo minimaliseert u de kans op onbedoeld overtreden van de wet en het nemen van onnodige risico’s!

Het kiezen van een Employer of Record

Bij het kiezen van een Employer of Record (EOR) moeten bedrijven rekening houden met verschillende factoren. Van de ervaring en expertise van de provider tot hun vermogen om te voldoen aan compliance-eisen in meerdere jurisdicties, er zijn veel belangrijke overwegingen die in acht moeten worden genomen bij het selecteren van een EOR. De eerste stap is voor bedrijven om potentiële providers te beoordelen op hun ervaringsniveau en expertise. Het is belangrijk dat bedrijven die op zoek zijn naar een EOR-oplossing, er een kiezen met uitgebreide kennis van arbeidsrecht in verschillende landen of regio’s. Dit helpt hen om juridische problemen door niet-naleving te voorkomen en te zorgen dat alle werknemers passende voordelen ontvangen volgens de lokale regelgeving. Daarnaast is het verstandig om te zoeken naar providers die al lange tijd succesvol actief zijn in deze sector – idealiter 10 jaar of meer – zodat u erop kunt vertrouwen dat de behoeften van uw bedrijf effectief en efficiënt worden bediend door ervaren professionals die begrijpen hoe ze het beste de belangen van de klant kunnen dienen, zowel nu als in de toekomst.

Een andere belangrijke factor is kostenefficiëntie; hoewel kwaliteitsdiensten vaak een premiumprijs hebben, betekent dat niet dat je de hoofdprijs hoeft te betalen als je beperkte middelen hebt – vooral in tijden zoals nu, waarin budgetten krap zijn door de Covid-19-pandemie. Kijk uit naar oplossingen die concurrerende prijsstructuren bieden zonder concessies te doen aan de kwaliteit van de diensten, zoals ondersteuning bij payrollverwerking of onboarding van werknemers, zodat je bedrijf maximale waarde krijgt zonder dat het te zwaar op de financiën drukt.

Daarnaast moeten bedrijven ook overwegen of potentiële providers aanvullende diensten bieden, zoals HR-software, advies over immigratiezaken, hulp bij belastingaangiften, etc. Deze extra’s kunnen van onschatbare waarde zijn, afhankelijk van de aard van de operaties die door de organisatie worden uitgevoerd.

Verder is het belangrijk om te controleren of de provider klantenservice-opties biedt via telefoon/e-mail/chat 24 uur per dag, 7 dagen per week; zo kunnen vragen over betalingen, contracten of andere administratieve taken snel worden opgelost, ongeacht het tijdsverschil tussen partijen.

Tot slot, zorg dat u de voorwaarden en condities zorgvuldig doorneemt voordat u zich inschrijft bij een employer record; lees de documenten grondig door, maak uzelf vertrouwd met de details over betalingsschema’s en annuleringsbeleid, en alles wat relevant is voor de overeenkomst, zodat u precies weet wat van elke partij wordt verwacht voordat u een contract aangaat.

Door al deze punten in overweging te nemen bij het beoordelen van verschillende EOR-oplossingen op de markt, kunnen bedrijven de meest geschikte optie kiezen op basis van hun specifieke behoeften en budgetbeperkingen, terwijl ze toch een hoge standaard van professionele zorg blijven ontvangen om alles soepel en efficiënt te laten verlopen.

Kortom, een Employer of Record (EOR) biedt bedrijven een kosteneffectieve en flexibele manier om toegang te krijgen tot talent zonder de last van traditionele arbeidsmodellen. Dit model kent talloze voordelen zoals verminderde aansprakelijkheid, kostenbesparing, flexibiliteit en verhoogde snelheid/efficiëntie. Echter, werkgevers moeten het verschil begrijpen tussen EORs en Gewone Werkgevers (CLE), inclusief hun respectievelijke verantwoordelijkheden voor werknemersbeheer. Bij het selecteren van een EOR-provider is het belangrijk om potentiële providers te beoordelen op hun ervaring in verschillende landen of regio’s, evenals de aanvullende diensten die zij aanbieden, zoals HR-software tools of immigratieadvies. Door deze overwegingen mee te nemen, kunnen bedrijven de meest geschikte optie kiezen op basis van hun specifieke behoeften, terwijl ze nog steeds een hoge standaard van professionele zorg ontvangen.