Wat is een Employer of Record?
Wat is een Employer of Record? Een employer of record (EOR) is een derde partij organisatie die de wettelijke verantwoordelijkheid op zich neemt voor het aannemen, beheren en betalen van werknemers. Het biedt bedrijven toegang tot talent zonder de administratieve lasten die gepaard gaan met traditionele werkmodellen. Dit soort regeling kan voordelig zijn in situaties waarin bedrijven extra personeel nodig hebben, maar niet de middelen of infrastructuur hebben om hen direct te beheren. Bovendien stelt het werkgevers in staat om bepaalde aspecten van hun HR-operaties uit te besteden, zoals loonverwerking en belastingnaleving, terwijl ze toch controle houden over prestatiemanagement van werknemers en andere belangrijke functies. Het concept achter EOR's bestaat al sinds ten minste het begin van de 20e eeuw, toen grote bedrijven begonnen met het uitbesteden van arbeidsbehoeften naar het buitenland om kosten te verlagen en efficiëntie te verhogen. Tegenwoordig gebruiken veel organisaties dit model als onderdeel van hun wereldwijde personeelsstrategie vanwege de flexibiliteit en kostenbesparingspotentieel in vergelijking met meer traditionele personeelsregelingen zoals directe aanwerving of contractwerkkrachten.
Begrijpen waarom een werkgever zou kiezen voor een EOR in plaats van een gebruikelijke werkgever is belangrijk voor elk bedrijf dat zijn personeelscapaciteiten wil uitbreiden voorbij wat ze momenteel intern kunnen afhandelen. Een EOR biedt verschillende voordelen ten opzichte van een gebruikelijke werkgever, waaronder:
- Verminderde aansprakelijkheid – Het bedrijf neemt geen wettelijke verplichtingen op zich met betrekking tot het in dienst nemen van werknemers; in plaats daarvan vallen deze verantwoordelijkheden op de schouders van de derde partij die de volledige verantwoordelijkheid op zich neemt voor alle toepasselijke wetten met betrekking tot lonen, belastingen, voordelen, enz.
- Kostenbesparingen - Door gebruik te maken van schaalvoordelen via gedeelde diensten over meerdere klanten, kunnen de totale kosten per werknemer lager zijn dan wanneer elke klant onafhankelijk had aangenomen onder verschillende contracten. Bovendien kunnen er ook aanzienlijke verminderingen zijn in overheadkosten die gepaard gaan met het opnieuw aannemen van nieuwe medewerkers elke keer dat er een nodig was.
- Flexibiliteit - Bedrijven kunnen snel het aantal medewerkers aanpassen afhankelijk van de vraag zonder zich zorgen te maken over langetermijnverplichtingen of dure ontslagpakketten als ontslagen later noodzakelijk worden. Bovendien kunnen bedrijven door gebruik te maken van onafhankelijke contractanten in plaats van vaste werknemers problemen vermijden zoals vakantiegeld en ziekteverlof, die anders extra papierwerk en administratieve inspanningen van interne teams zouden vereisen.
- Verhoogde snelheid/efficiëntie – Zoals eerder vermeld, omdat er veel minder inspanning nodig is voor het aannemen en ontslaan van personeel via derde partijen, verlopen processen sneller, waardoor bedrijven projecten sneller kunnen afronden terwijl ze de verstoring minimaliseren die wordt veroorzaakt door frequente veranderingen binnen de teamstructuur.
Kortom, het begrijpen van hoe werkgevers verschillen tussen degenen die worden geclassificeerd onder "gebruikelijke wet" versus "employers records" zal helpen ervoor te zorgen dat uw bedrijf zowel juridisch als financieel compliant blijft bij het nemen van beslissingen over toekomstige uitbreidingsplannen...
Het Verschil Tussen Employer of Record en Gebruikelijke Werkgever
Als het gaat om het aannemen van werknemers, moeten werkgevers het verschil begrijpen tussen een employer of record en een gebruikelijke werkgever. Hoewel beide soorten werkgevers verantwoordelijk zijn voor het leveren van werkgerelateerde diensten zoals loonadministratie, voordelenadministratie en naleving van toepasselijke wetten en voorschriften, zijn er belangrijke verschillen die hen onderscheiden. Een Employer of Record (EOR) wordt gedefinieerd als een derde partij organisatie of individu dat de verantwoordelijkheid op zich neemt voor alle aspecten met betrekking tot personeelsbeheer, inclusief werving, onboarding-processen, loonverwerking/belastingaangifteverplichtingen en andere administratieve taken die verband houden met het beheren van personeelsleden. De EOR neemt de wettelijke aansprakelijkheid op zich met betrekking tot eventuele problemen die voortvloeien uit hun acties terwijl ze optreden namens het bedrijf dat ze vertegenwoordigen. Dit soort regeling stelt bedrijven in staat om bepaalde HR-functies uit te besteden zonder directe controle over die activiteiten of het aangaan van extra aansprakelijkheden zelf. Aan de andere kant hebben gebruikelijke werkgevers (CLE's) volledige controle over hun eigen personeelsbeslissingen, wat betekent dat ze nieuwe medewerkers rechtstreeks in hun bedrijfsstructuur werven in plaats van via een externe aanbieder zoals een EOR-dienstverlener te doen; dit betekent dat CLE's de volledige verantwoordelijkheid op zich nemen voor eventuele potentiële risico's die gepaard gaan met het in dienst nemen van individuen binnen het kader van hun organisatie - inclusief belastingaangiften en betalingen, evenals het waarborgen van naleving van verschillende arbeidswetten en voorschriften op lokaal niveau waar wettelijk vereist.
Bovendien zullen CLE's ook aansprakelijk zijn als er iets misgaat tijdens de werkperiode vanwege nalatigheid of wangedrag door een van beide partijen die betrokken zijn bij de overeenkomst (werknemer/werkgever). In termen van wettelijke verplichtingen hebben beide typen verschillende vereisten: Een EOR handelt doorgaans al het papierwerk af dat nodig is bij het toevoegen van iemand aan uw team, maar neemt geen eigendom over hoe u uw werknemers beheert zodra ze zijn aangenomen - wat betekent dat u er nog steeds voor moet zorgen dat er passende trainingsprogramma's worden geïmplementeerd naast passende beleidslijnen en procedures die worden gevolgd gedurende de tijd dat ze in dienst zijn op contractbasis. Integendeel, een CLE is volledig verantwoordelijk voor alles met betrekking tot personeelsbeheer, vanaf het initiële wervingsproces tot aan de beëindigingsfase; dit omvat het opstellen van contracten, het afhandelen van belastingen/looninhoudingen, enz., plus ervoor zorgen dat relevante wetgeving correct wordt nageleefd, afhankelijk van het rechtsgebied waarin het zich bevindt.
Samenvattend: Bij het nauwkeurig bekijken van deze twee opties kan men grote verschillen zien tussen hen, voornamelijk rond de mate van autonomie die wordt gegeven aan de respectieve betrokken partijen, d.w.z. of het voordeliger zou zijn om taken uit te besteden via een derde partij-entiteit die bekend staat als 'Employer Of Record' OF in plaats daarvan te kiezen voor de traditionele benadering die vaak wordt aangeduid als 'Gebruikelijke Werkgelegenheid'. Uiteindelijk moet de beslissing worden genomen op basis van wat het beste past bij de behoeften van de specifieke situatie waarmee momenteel wordt geconfronteerd!
De Voordelen van Employer of Record
.
De Voordelen van Employer of Record: Een Uitgebreide Gids
Als het gaat om het beheren van loonadministratie en andere werkgerelateerde taken, hebben bedrijven een paar opties. Een populaire optie is het gebruik van een employer of record (EOR). Een EOR biedt bedrijven toegang tot ervaren professionals die alle aspecten met betrekking tot personeelsbeheer kunnen afhandelen, inclusief loonverwerking, belastingaangifte, voordelenadministratie en meer. Dit soort service biedt tal van voordelen voor bedrijven die op zoek zijn naar manieren om tijd en geld te besparen terwijl ze hun juridische aansprakelijkheden verminderen. In deze uitgebreide gids zullen we de vele voordelen verkennen die voortkomen uit het gebruik van een employer of record-service.
Tijdsbesparing & Efficiëntie
Een belangrijk voordeel van het in dienst nemen van een EOR is de verhoogde efficiëntie in termen van tijdsbesparing. Door deze taken uit te besteden aan een derde partij aanbieder zoals een EOR-bedrijf of PEO (Professional Employment Organization), kunnen werkgevers zich blijven concentreren op kernactiviteiten zonder zich zorgen te hoeven maken over administratieve taken zoals loonverwerking of nalevingskwesties met betrekking tot belastingen of arbeidswetten - wat beide complexe en vervelende processen kunnen zijn wanneer intern uitgevoerd door werknemers die niet in die gebieden zijn opgeleid. Bovendien, aangezien de meeste aanbieders geautomatiseerde oplossingen bieden, vereisen ze vaak minimale input van werkgevers, waardoor ze nog gemakkelijker te beheren zijn dan wanneer ze handmatig binnen de organisatie zelf worden afgehandeld.
Kostenreductie & Risicobeperking
Een ander groot voordeel dat wordt geboden door het gebruik van diensten die worden aangeboden via een employer records-programma, is kostenreductie vanwege het vermogen om risico's te beperken die gepaard gaan met verschillende soorten schendingen van arbeidswetten. Aangezien de meeste programma's een vorm van aansprakelijkheidsverzekering omvatten, zouden eventuele boetes als gevolg van niet-naleving waarschijnlijk worden gedekt onder de polis in plaats van uit de zak van de bedrijfseigenaren zelf te komen - wat hen op de lange termijn een aanzienlijk bedrag bespaart als er zich een situatie voordoet waarin er behoefte is om zich te verdedigen tegen claims die tegen het bedrijf worden ingediend met betrekking tot zaken die betrekking hebben op lonen, gewerkte uren, overwerkbetaling, enz.
Bovendien, omdat de meeste kosten die gepaard gaan met het aannemen van nieuwe medewerkers worden verzorgd via de kosten die door de aanbieder in rekening worden gebracht in plaats van rechtstreeks door de klant te worden betaald, kunnen organisaties ook financieel voordeel behalen, aangezien ze niet langer de overheadkosten hoeven te dekken die doorgaans gepaard gaan met het werven, trainen, onboarden, enz...
Toegang Tot Expertise & Middelen
Naast het bieden van financiële verlichting is een ander belangrijk voordeel dat wordt verkregen door samen te werken met een professioneel team van experts die in dienst zijn bij een bedrijf dat diensten aanbiedt met betrekking tot het begrijpen van het voortdurend veranderende landschap van regelgeving die de werkomgeving in de wereld van vandaag beheersen, iets dat up-to-date moet worden gehouden om te voldoen aan de normen die zijn vastgesteld door overheidsinstanties zoals het Ministerie van Arbeid, de Belastingdienst, de Occupational Safety and Health Administration, onder anderen... Iemand die deskundig is op het gebied beschikbaar hebben om vragen te beantwoorden en begeleiding te bieden wanneer dat nodig is, is een onschatbare bron, vooral voor kleine en middelgrote ondernemingen die niet over de nodige middelen beschikken om personeel uitsluitend aan de taak te wijden om op de hoogte te blijven van veranderingen die plaatsvinden op industrieniveau om ervoor te zorgen dat alles soepel verloopt op operationeel gebied....
Gestroomlijnde Processen
Ten slotte is een laatste voordeel dat hier het vermelden waard is, gerelateerd aan gestroomlijnde processen die mogelijk worden gemaakt door het gebruik van technologiegebaseerde systemen die zijn ontworpen om de workflow te stroomlijnen en het leven gemakkelijker te maken voor alle betrokken partijen, bijvoorbeeld bepaalde platforms stellen gebruikers in staat om de voortgang van banen te volgen, ingediende sollicitaties te bekijken, de status van huidige openstaande posities snel en gemakkelijk te bekijken, hetzelfde geldt voor het volgen van prestatiestatistieken van individuele werknemers, het monitoren van aanwezigheidspercentages, productiviteitsniveaus, algemene werktevredenheidsbeoordelingen met slechts een druk op de knop, om zo te zeggen... Alles bij elkaar maakt het het een stuk eenvoudiger om bij te houden wat er gaande is binnen de organisatie op basis van real-time in plaats van te vertrouwen op handmatige methoden, papieren formulieren, spreadsheets, verouderde softwarepakketten die eeuwen duren om een eenvoudige taak te voltooien die anders veel sneller zou kunnen worden voltooid met een digitaal platform......
Zoals u kunt zien, zijn er genoeg redenen waarom het kiezen voor de diensten die worden aangeboden via een Records Program een voordelige keuze is om te overwegen, ongeacht de grootte of reikwijdte van uw specifieke onderneming, of het nu gaat om een groot multinationaal bedrijf of een eenmanszaak, de bottom line blijft hetzelfde: investeren in de juiste tools en mensen op hun plaats verhoogt de kans op succes exponentieel en vermindert de risico's van potentieel kostbare fouten onderweg.
De Risico's van Employer of Record
Als het gaat om het aannemen van werknemers, moeten bedrijven zich bewust zijn van de risico's die gepaard gaan met het gebruik van een Employer of Record (EOR). Een EOR is een derde partij entiteit die de juridische en financiële verantwoordelijkheid op zich neemt voor het betalen van lonen en belastingen. Hoewel deze regeling veel voordelen kan bieden, zijn er ook potentiële aansprakelijkheden waar werkgevers rekening mee moeten houden voordat ze een dergelijke overeenkomst aangaan. Het meest significante risico dat gepaard gaat met het in dienst nemen via een EOR is de naleving van lokale, staats- en federale wetten. Wanneer ze direct als een Gebruikelijke Werkgever (CLE) werken, hebben bedrijven directe controle over de loonprocessen van hun werknemers, waardoor ze ervoor kunnen zorgen dat ze te allen tijde compliant blijven. Echter, wanneer deze verantwoordelijkheden worden uitbesteed aan een EOR, kunnen er hiaten zijn in kennis of begrip met betrekking tot toepasselijke regelgeving, wat leidt tot niet-nalevingsproblemen op de lange termijn. Dit kan resulteren in zware boetes van overheidsinstanties of zelfs strafrechtelijke vervolging als er ernstige overtredingen plaatsvinden als gevolg van nalatigheid of opzettelijke minachting voor vastgestelde regels en voorschriften die het arbeidspraktijken binnen bepaalde rechtsgebieden beheersen.
Een andere grote zorg met betrekking tot het gebruik van een employer of record betreft de aansprakelijkheidsbescherming tegen claims van ontevreden voormalige werknemers die zich benadeeld voelen tijdens hun dienstverband bij uw bedrijf - ongeacht of u daadwerkelijk verantwoordelijk was voor enige verkeerde daad zelf! In sommige gevallen hebben rechtbanken geoordeeld tegen CLE's, ondanks dat ze niet direct betrokken waren, omdat ze geen adequate stappen hebben ondernomen om zichzelf te beschermen tegen mogelijke rechtszaken die voortvloeien uit activiteiten die worden uitgevoerd door hun gekozen EOR-partner(s). Daarom is het belangrijk om te begrijpen hoe elke aanbieder geschillen tussen partijen afhandelt, zodat u precies weet welke dekking zal worden geboden in het geval er iets misgaat bij het beheren van personeelszaken via diensten van derden.
Om de risico-exposure te verminderen bij het omgaan met externe entiteiten zoals EOR's, is het beste om duidelijke contractuele overeenkomsten op te stellen waarin de verwachtingen van beide partijen worden beschreven voordat ze samen een zakelijke relatie aangaan. Deze documenten moeten bepalingen bevatten die betalingsvoorwaarden, geschillenbeslechtingsmethoden, vrijwaringsclausules, enz. beschrijven... Controleer daarnaast achtergrondinformatie over potentiële partners grondig, controleer referenties, verifieer referenties en licenties waar nodig om een beter inzicht te krijgen in de kwaliteit van de aangeboden service en de algehele reputatie van branchegenoten en klanten. Dit helpt de kans te minimaliseren dat u per ongeluk in strijd met de wet handelt en onnodige risico's neemt!
Het Kiezen van een Employer of Record
Als het gaat om het kiezen van een Employer of Record (EOR), moeten bedrijven rekening houden met een reeks factoren. Van de ervaring en expertise van de aanbieder tot hun vermogen om aan nalevingsvereisten in meerdere rechtsgebieden te voldoen, er zijn veel belangrijke overwegingen die in aanmerking moeten worden genomen bij het selecteren van een EOR. De eerste stap is voor bedrijven om potentiële aanbieders te beoordelen op hun niveau van ervaring en expertise. Het is belangrijk voor bedrijven die op zoek zijn naar een EOR-oplossing om ervoor te zorgen dat ze er een selecteren met uitgebreide kennis van arbeidsrecht in verschillende landen of regio's. Dit zal hen helpen eventuele juridische problemen met betrekking tot niet-naleving op de lange termijn te vermijden, evenals ervoor zorgen dat alle werknemers passende voordelenpakketten ontvangen volgens lokale regelgeving. Let daarnaast op aanbieders die al lange tijd succesvol binnen deze ruimte opereren - bij voorkeur 10 jaar of meer - zodat u erop kunt vertrouwen dat aan de behoeften van uw bedrijf effectief en efficiënt wordt voldaan door ervaren professionals die begrijpen hoe ze het beste de belangen van klanten kunnen dienen, zowel nu als in de toekomst.
Een andere factor die niet over het hoofd mag worden gezien, is kostenefficiëntie; hoewel kwaliteitsservice misschien een premium prijskaartje heeft, betekent dit niet noodzakelijk dat u de bank moet breken als u werkt met beperkte beschikbare middelen - vooral in tijden als deze waarin budgetten krap zijn vanwege de Covid-19-pandemiebeperkingen. Let op oplossingen die concurrerende prijsstructuren bieden zonder concessies te doen aan kwaliteitsdiensten zoals ondersteuning bij loonverwerking of hulp bij het onboarden van werknemers, enz., zodat uw bedrijf kan profiteren van maximale waarde zonder te veel druk op zijn financiën te leggen.
Bedrijven moeten ook rekening houden met de vraag of potentiële werkgevers aanvullende diensten bieden naast alleen het beheren van loonverplichtingen, zoals toegang tot HR-softwaretools, advies over immigratiekwesties, hulp bij het beheren van belastingaangiften, enz. Deze soorten extra's kunnen van onschatbare waarde blijken, afhankelijk van het type operaties dat door een bepaalde organisatie wordt uitgevoerd.
Controleer bovendien of de aanbieder klantenserviceopties biedt via telefoon/e-mail/chat 24 uur per dag, 7 dagen per week; op deze manier kunnen vragen met betrekking tot betalingen / contracten / andere administratieve taken snel worden opgelost, ongeacht het tijdsverschil tussen de betrokken partijen.
Ten slotte, zorg ervoor dat u de voorwaarden zorgvuldig doorleest voordat u zich aanmeldt bij een employer of record; lees de documenten grondig door en maak uzelf vertrouwd met de details over betalingsschema's en annuleringsbeleid, plus alles wat relevant is voor de overeenkomst om een volledig begrip te krijgen van wat er van elke kant wordt verwacht voordat u samen een contractuele regeling aangaat.
Door al deze punten in overweging te nemen bij het beoordelen van de verschillende EOR-oplossingen die vandaag de dag op de markt beschikbaar zijn, kunnen bedrijven de meest geschikte optie kiezen op basis van hun specifieke behoeften en budgetbeperkingen, terwijl ze toch de hoge standaard van professionele zorg ontvangen die nodig is om soepel en efficiënt te blijven draaien.
Kortom, een Employer of Record (EOR) biedt bedrijven een kosteneffectieve en flexibele manier om toegang te krijgen tot talent zonder de last van traditionele werkmodellen. Dit model heeft tal van voordelen, zoals verminderde aansprakelijkheid, kostenbesparingen, flexibiliteit en verhoogde snelheid/efficiëntie. Werkgevers moeten echter het verschil begrijpen tussen EOR's en Gebruikelijke Werkgevers (CLE), inclusief hun respectieve verantwoordelijkheden voor personeelsbeheer. Bij het selecteren van een EOR-aanbieder is het belangrijk om potentiële aanbieders te beoordelen op hun ervaringsniveau in verschillende landen of regio's, evenals op aanvullende diensten die worden aangeboden, zoals HR-softwaretools of immigratieadvies. Door deze overwegingen in acht te nemen, kunnen bedrijven de meest geschikte optie kiezen op basis van hun specifieke behoeften, terwijl ze toch een hoge standaard van professionele zorg ontvangen.
