給与処理はその一例です。比較的簡単でシンプルな作業と考えられていますが、給与支払いはあなたのビジネスにとって大きな負担となることがあります。特に、これを効果的に管理する戦略が整っていない場合はなおさらです。
あなたの従業員もまた、できるだけ時間通りにスムーズに給与や福利厚生、その他のサポートを提供されることを期待しています。これらの理由から、給与処理に伴う物流上の障害や書類作業が非常に多くなるのです。
ビジネスを始める時に、経営者が自問する一つの質問は、「給与処理を外部委託すべきか、社内で行うべきか」です。給与処理を外部委託すれば大きな負担を軽減できますが、その分コストが増加します。では、外部委託を決める前に何を考慮すべきでしょうか？
社内給与とアウトソーシングされた給与の区別をつけ、そのどちらが最適か分析する前に、まず給与とは何かを詳しく理解する必要があります。
給与は、企業が給与、賃金、またはボーナスを支払う義務のある従業員のリストです。給与支払いは、会社の運営に最も適した頻度（毎週、隔週、月次など）で行われることがあります。支払われる給与は、多くの場合、会社の給与部門によって計算されます。
小規模企業のオーナーにとって、給与の仕組みを理解することは非常に重要です。なぜなら、給与は連邦、州、地方の規制に従う必要があり、これらの法律を遵守することは絶対条件だからです。次に、給与と給与税は企業の純利益にも重大な影響を及ぼすことがあります。給与を適当に処理すると、重大な損失を被る可能性もあります。最後に、従業員もまた、適切な金額を適切なタイミングで支払ってもらえることを期待しています。控除や差し引きの誤り、時間通りの支払いに関する懸念は、従業員の士気に大きな影響を与えることがあります。
給与運用には非常に多くのリスクと重要性が伴います。したがって、どの給与システムを採用するかについては慎重に検討すべきです。
アウトソーシングされた給与は、本質的には組織外の専門家を雇い、給与業務を委託することです。給与をアウトソーシングすることで、プロフェッショナルに訓練された専門家に、開始から完了まで会社の給与処理を任せることになります。理想的には、採用された給与部門は、従業員支払いに関するすべての管理とコンプライアンス業務を引き継ぎます。
ただし、部門の負担範囲と責任は、サービス契約 に明記される必要があります。これには、給与税の申告や支払いを代行する場合も含まれることがあります。
アウトソーシングされた給与と異なり、社内給与は第三者の外部組織の支援を求めません。給与処理を担当する部署は社内にあり、その責任を負うスタッフは従業員として分類されます。社内給与担当者は、人事部門や財務部門に属することが多いです。
給与のアウトソーシングの長所と短所を詳しく説明する前に、必ずしもこれらの理由のすべてや一部が、すべての小規模企業に当てはまるわけではないことを理解しておく必要があります。 Rivermate は、あなたの会社にとって最適な給与システムの詳細な分析を推奨しています。
前述したように、雇用者は給与を適切かつ時間通りに支払う義務があります。これはスケジュール通りに行う必要があり、多くのアメリカ人従業員にとっては、従業員の士気だけでなく、彼らの請求書支払いにも不可欠です。
アメリカ給与協会が実施した調査によると、米国の従業員の69％が、給料日が1週間遅れると請求書を支払えなくなると答えています。この問題が続くと、給与を期限内に支払わないことは、従業員関係に悪影響を及ぼし、離職の原因ともなり得ます。
給与のアウトソーシングは、正確性を維持し、必要な業務を自動化して、給料日には必ず支払いを行うことを可能にします。
アウトソーシングの最大のメリットの一つは、コンプライアンスとリスク管理にかかる時間を削減できる点です。国内税務当局は毎年数百万ドルの雇用税の罰則を科しており、給与に関するあらゆる法律や規則を遵守することが重要です。給与アウトソーシングを決定した場合には、税務罰則のリスクを軽減しつつ、給与の税務コンプライアンスを確保できる業者を選ぶことが不可欠です。
税務申告と支払いは、専門の給与および人事会社に委託できます。この種のコンプライアンスを行う企業は、税法の変更も把握しています。
人事および給与部門は、規制提案の追跡や新ルールの構築・伝達などのコンプライアンス関連業務に、週平均36時間を費やしています。さらに、26％の中小企業は、手動で給与処理に月に3時間から5時間を費やしています。
ほとんどすべてのサードパーティ給与サービス提供者は、給与と勤怠情報の集中データベースを提供します。これにより、給与処理が自動化・効率化されるだけでなく、時間の制約を軽減し、給与部門は戦略やその他の内部の課題に集中できるようになります。
給与のアウトソーシングは、仕事の合間に重要な時間を取り戻す手段です。生産性が向上し、より重要な活動に時間を割く余裕も生まれます。その大きなやることリストも、あまり圧倒的には感じられなくなるでしょう。
上記の利点と同様に、欠点はあなたの小規模企業に当てはまる場合とそうでない場合があります。経営陣に相談することも重要です。
多くのサードパーティ給与提供者は、給与ごと、または一人ひとりの従業員ごとに課金するのが一般的です。従業員数が数千人にもなる大規模企業には高額に映るかもしれません。しかし、小規模企業は通常、従業員が100人未満です。これにより、給与のアウトソーシングによるコスト削減が期待できます。
とはいえ、無料で行えるはずの作業を外部の組織に依頼して代行してもらうという考え方には疑問も残ります。給与の外部委託には依然として多額の費用がかかるのです。
給与提供者は、通常、1回の給与ごとに$1から$5の料金を請求します。
給与処理には、社内チームも外部委託先も、従業員の銀行口座情報やスケジュールなどの機密情報へのアクセスが必要です。これらのデータを第三者に送ることは、セキュリティ侵害のリスクを高める可能性があります。
アウトソーシングを利用する場合は、その提供者のセキュリティ基準を事前に調査し、信頼できる業者のみと契約するようにしましょう。
もし、提供業者が組織の税金を適時かつ適切に支払わなかった場合、その責任は依然として組織にあります。支払わなければ、違反による罰金やペナルティを課される可能性もあります。
幸い、多くの労務管理会社は給与処理と税務コンプライアンスを一体的に提供しています。報告代理人として、彼らはあなたの代わりに税金の計算、提出、支払いを行います。
Rivermateとしても明確な回答を出したいところですが、結局のところそれはあなたの会社次第です。
最初に、給与のアウトソーシングのリスクと利点について徹底的に検討することが、結論を出す前に重要です。これらがあなたの組織の運営にどのように影響するかを評価することも必要です。
たとえば、一部の人事担当者は、給与処理や税務申告のために、外部に企業の重要なデータへのアクセスを許可することに躊躇するかもしれません。そのため、アウトソーシングサービスが使用するセキュリティ手段について十分な調査と質問を行うことが重要です。
しかし、多くの給与・人事アウトソーシング提供者は、データのセキュリティの重要性を理解しています。彼らは業界標準のセキュリティプロトコルを採用し、SOC 1 Type 2監査のような認証を定期的に受けて、常に顧客のデータを保護しています。
また、多くの給与・人事アウトソーシング企業は、組織にとってのデータセキュリティの重要性を理解しています。彼らは業界標準のセキュリティ手法を採用し、定期的に厳しいテストと認証（SOC 1 Type 2など）を行い、顧客データを確実に守る努力をしています。
さらに、給与・人事提供者が提供する専門知識と経験について理解することも重要です。多くの給与管理アウトソーシング企業は、そのサポートスタッフにアメリカ給与協会（APA）の認証を求めています。
この認証は、その人の給与知識を評価・認証するものです。中には、税務コンプライアンスの専門部門を持つ企業もあります。これらの専門家は、すべての会社の給与税支払いと申告を管理し、連邦・州・地方税の遵守を確保します。
Rivermateは、給与システム採用の意思決定前に、次の5つの質問に答えることを推奨します。
創業者兼マネージングディレクター
ルーカス・ボッツェンは、リバーメイトの創設者です。リバーメイトは、リモート企業向けの国際給与、コンプライアンス、福利厚生管理を専門とするグローバルHRプラットフォームです。彼は以前、Bolooを共同設立し、成功裏に事業を売却、その後年間売上高を200万ユーロ以上に拡大しました。ルーカスは、テクノロジー、オートメーション、リモートワークに情熱を持ち、グローバルな雇用を効率化する革新的なデジタルソリューションの推進者です。
国際雇用法
重要なポイント： 1. ポーランドに移住して働くには、就労許可証と就労ビザを取得する必要があります。就労許可証には5種類あり、長期滞在ビザにはこれらが必要です。 2. 欧州連合（EU）加盟国および欧州経済領域（EEA）加盟国の市民は、ポーランドに滞在し働くための許可証やビザは不要です。その他の国の市民は、到着前に両方を取得しなければなりません。 3. 申請のほとんどは雇用主によって行われます。ビザの費用は平均€80であり、処理時間は異なる場合がありますが、平均して30日かかります。
ルーカス・ボッツェン
国際雇用法
重要なポイント 1. ドイツには、現地での就労を希望する高度な教育を受けた個人向けに5種類のビザがあります。そのほとんどは、雇用主からの雇用オファーを必要とします。 2. フリーランサーや現地での仕事を探している人には代替手段があります。フリーランサーや自営業者は、ドイツでビジネスを始めることができ、そのビジネスが国の経済にとって有益であることを証明できれば可能です。 3. ビザに加えて、従業員は居住許可も必要です。雇用主はまた、税務上の影響、健康保険や年金保険の提供、その他の要件も考慮すべきです。
ヴラダナ・ドネフスキ
国際雇用法
重要なポイント： 1. オランダはEU加盟国であるため、EUまたはEAAの市民は特別な許可やビザを必要としません。4か月を超える滞在の場合、すべての外国人は居住者登録を行う必要があります。 2. 他国からの労働者は、オランダの雇用主からの雇用オファーが必要であり、それに基づいてオランダが提供する就労・居住許可のいずれかを取得します。 3. オランダで最も一般的な就労許可には、通常の有給労働許可、シングル許可、EUブルーカードがあります。
ルーカス・ボッツェン
