生産的な会議のためのチェックイン質問のマスター方法

ビジネスは、リモートワーカーやグローバルな採用にますます依存しています。この多様性は、異なる視点や専門知識をもたらすことで、あなたのチームに利益をもたらします。しかし、リモートワークの際にチームの感情や意見に注意を払うのは難しいこともあります。

リーダーやマネージャーは、多くの会議を通じて対面コミュニケーションの欠如を補います。ただし、これらの会議には目的と構造が必要です。

そこで役立つのがチェックイン質問です。これらは、マネージャーやリーダーが持つべき重要なツールです。より目的意識のある会議をチームと行うための良い方法を提供します。

チェックイン質問とは何か、なぜ必要なのか？

チェックイン質問は、定期的なチェックインコール中にチームを引きつけ、同じ認識を持たせるために設計された質問です。しばしばスタンドアップと呼ばれ、これらの会議はデイリースクラム会議に由来し、チームと連絡を取る素晴らしい方法です。

これらの会議は、チームが何に取り組んでいるかを把握し続ける絶好の機会を提供します。また、問題が発生する前に潜在的な課題を発見するのにも役立ちます。ただし、マネージャーが効果的に進行させるための適切なツールを持っていない場合、会議はだらだらと長引き、迷惑になることもあります。

そこで登場するのがチェックイン質問です。適切に使用すれば、オープンなコミュニケーションやアイデア・意見の交換を促進し、生産的な会話を実現できます。さらに、従業員が価値を感じ、声を聞いてもらえていると感じる手助けにもなります。

ただし、すべての質問が良いチェックイン質問というわけではありません。会議を最大限に活用するための正しい質問の作り方を理解し、チームを退屈させずに関与させ続ける必要があります。

会議用チェックイン質問の種類

会議の種類や議題に応じて、さまざまなタイプのチェックイン質問を選ぶことができます。どの質問が利用可能か見てみましょう。

チームビルディングの質問

チームビルディングの質問は、チームをより良く理解するために尋ねることができるものです。また、リモートチームの協力の質を評価するのにも役立ちます。これらの質問は、チームの雰囲気や意見に注意を向け続けるのに有効です。いくつかの例は次のとおりです。

• チームの各メンバーが協力してうまく働くためにできることは何ですか？
• 進展を妨げている障害や問題はありますか？
• 全員が平等に貢献できるようにするために何ができますか？

新規採用者向けの質問

グローバルチームの採用における主な課題の一つはオンボーディングです。新しいメンバーと簡単にコミュニケーションを取ることが難しいためです。しかし、新しいチームメンバーが快適に感じられるようにするためのチェックイン質問もあります。

• どのような管理・コミュニケーション方法を好みますか？
• 当社の技術やシステムの習得に困難を感じていますか？
• これまでの役割で最も楽しかったことは何ですか？

プロジェクトと進捗に関する質問

リモートチームでは、特定のプロジェクトの進捗を追跡するのも難しい場合があります。全員がプロジェクトに貢献していることを確認し、必要なツールやリソースが揃っているかも確かめたいです。以下は、プロジェクトの進行状況を把握するためのチェックイン質問です。

• 期限に間に合う見込みですか、それともサポートが必要ですか？
• 期限内にプロジェクトを完了するために追加のリソースが必要ですか？
• 議論や支援が必要な障害はありますか？

パフォーマンスに関する質問

パフォーマンスに関する質問は、改善点を把握するのに役立ちます。適切に表現すれば、チームメンバーが批判されていると感じるのではなく、向上への動機付けとなります。

• 現在のプロジェクトでの進捗についてどう感じていますか？
• 自分の目標や価値観に忠実でいるために何をしていますか？
• チームに参加してからパフォーマンスはどのように向上しましたか？

経験と文化に関する質問

経験と文化は、グローバルなリモートチームに欠かせない要素です。ただし、チームがそれを共有することに快適さを感じているか確認する必要があります。これらの質問を使って、チームメンバーに自身の経験を共有させる動機付けをしましょう。

• 仕事で最も/最もワクワクすることは何ですか？
• ワークライフバランスを管理するために新しい戦略は何ですか？
• チームや私たちの仕事とつながりを感じていますか？

チェックイン質問の作り方：やるべきことと避けるべきこと

チェックイン質問を作成する際には、少し創造性が必要です。しかし、いくつかのベストプラクティスに従うことも重要です。以下は、質問作成時に心に留めておくべきポイントです。

どうやって魅力的なチェックイン質問を作るか？

まず、適切で前向きなトーンを設定することが重要です。質問を始める前に、チームにコンテキストを提供しましょう。これにより、会議の準備ができ、より具体的で適切な回答を得やすくなります。

回答も、質問の計画次第で変わるため、具体的でありながらオープンエンドな質問にしましょう。例えば、「今週はいかがでしたか？」と尋ねると、「普通です」と返されるかもしれませんが、「今週達成したことで最も誇りに思うことは何ですか？」と聞けば、より詳細な回答が得られる可能性が高まります。

最後に、質問を変化させることも忘れずに。同じ質問を繰り返すと、最初の目的が失われてしまいます。最初の数回の会議後には、同じ質問を避ける方が良いでしょう。

チェックイン質問の避けるべきこと

最初に避けるべきなのは、チームの進捗や成果だけに焦点を当てることです。これにより、プレッシャーが増し、会議を嫌がるようになるかもしれません。代わりに、正直さとオープンさを促すことを心がけましょう。

ただし、会議の時間を守る必要もあります。雑談に終始させてはいけません。質問は多すぎず、回答者が自分のペースで答えられるように配慮しましょう。未解決の課題には「ピン留め」し、別途会議を設定して議論してください。

フォローアップも重要です。誰かが懸念や質問をした場合は、必ず別の会議を設定して対応しましょう。会議を短く、少なくするためにチームの意見を無視すると、悪影響を及ぼす可能性があります。

よくある質問（FAQ）：

効果的なチェックインミーティングを行うにはどうすればいいですか？

効果的な会議には、事前に目標と頻度を設定することが重要です。各会議には議題を用意し、会議を軌道に乗せるのに役立てましょう。また、フィードバックを受け入れ、チームに意見や懸念を共有させることも大切です。最後に、会議のまとめを行い、必要に応じて会議で話された内容をフォローアップしてください。

チェックイン活動とは何ですか？

チェックイン活動は、通常短くて楽しい、または励ましの活動です。マネージャーはこれらを会議に導入し、会議の雰囲気を整えたり、従業員のエンゲージメントを高めたり、会議中の関心度を測ったりします。

また、チームの進捗を確認したいときや、新しい従業員を紹介したり、リモート従業員間のチームビルディングを促進したりするためにも利用されます。

チームのムードチェックはどうやって行いますか？

チームのムードは生産性やエンゲージメントに大きく影響するため、ムードチェックは有益です。多くの方法がありますが、最も一般的なのは、メンバーに色や絵文字を使って現在の状態を表現させることです。個々のムードを追跡することで、不満や問題を発見できる可能性があります。従業員の健康状態に問題が見られた場合は、個別のミーティングで対処しましょう。