リモート環境における国際的な労働力の管理

2020年3月頃に世界保健機関（WHO）によってコロナウイルスの流行が世界的なパンデミックと宣言されて以来、多くの企業が完全にリモートワーク体制へと移行しました。リモートワークはさまざまな呼び名で知られ、テレコミューティング、テレワーキング、在宅勤務、またはどこからでも働くことと呼ばれています。

これは、従業員がオフィスビルや店舗、倉庫などの中央の職場へ通勤・出張する必要のない働き方です。一部の人は、この体制は従業員間の物理的接触を減らすための一時的な措置に過ぎないと考えていますが、トップビジネスアナリストたちはテレコミューティングが職場の未来だと述べています。

とはいえ、今日のリモートワークの普及状況、その従業員や経営者にとってのメリットについて知識を深め、そこから効果的かつ包括的な小規模な働き方戦略を構築することは非常に便利で役立ちます。このブログでは、以下の順序でこれらのトピックを取り上げていきます。

1. 今日のリモートワークの普及状況
2. 従業員と雇用者にとってのリモートワークのメリット
3. 成功するリモートワーク戦略の構築方法
4. リモート体制下で国際的なリモート従業員をエンゲージさせ続ける方法

今日のリモートワークの普及状況

Enterprise Technology Research（ETR）の調査によると、2021年には在宅勤務を恒久的に行う労働者の割合が倍増すると予測されています。同様に、最近のガートナー調査では、COVID-19危機後も従業員を恒久的にリモート勤務に移行させる意向を持つ最高財務責任者（CFO）が約74％いることが明らかになっています。これらの情報は、経営陣がパンデミックの状況にもかかわらず、リモートワーク体制を効果的なビジネス手段とみなしていることを示唆しています。

ETRのチーフエンゲージメントストラテジスト、エリック・ブラッドリーは、生産性の指標を証拠として挙げ、リモートワークが実際に機能していることを証明しています。「私たちは、恒久的なリモートワークがいくらか増加するだろうと考えていましたが、パンデミック前の水準から倍増するとは予想していませんでした」とブラッドリーは述べています。

Twitterのようなソーシャルメディア大手も発表し、35の国際オフィスに勤務する5,100人の従業員が希望すれば無期限に在宅勤務を許可されているとしています。インターネット接続が安定しているサービスを提供する他のテック企業も、Twitterに続く可能性が高いです。

アメリカの金融サービス、マーチャントサービスのアグリゲーター、モバイル決済会社Squareは、TwitterのCEOジャック・ドーシーが所有しており、同じ見通しを持ち、オフィスの再開後も従業員に「無期限の在宅勤務」を許可します。その他の主要企業も長期的にリモート勤務を推進しています：

1. Recreational Equipment, Incorporated（レクリエーショナル・イクイップメント・インク）
2. Uber（ウーバー）
3. Microsoft（マイクロソフト）
4. Zillow（ジ Zillow）
5. Google（グーグル）
6. Reuters（ロイター）
7. Facebook（フェイスブック）
8. Salesforce（セールスフォース）
9. Amazon（アマゾン）
10. Spotify（スポティファイ）
11. Hitachi（日立）
12. Coinbase（コインベース）
13. Mastercard（マスターカード）
14. Nielsen（ニールセン）
15. Nationwide Insurance（ナショナル・インシュアランス）

世界的には、企業の56％がリモート勤務を許可されており、アメリカ合衆国だけでも、少なくとも週の半分は在宅勤務をしている従業員が700万人います。Bufferのレポートによると、これらの従業員のほとんど、あるいはすべてがリモート勤務を好むとしています。このレポートは、2500人のリモートワーカーへのインタビューから得たデータを引用し、99％がリモート勤務を選択していると述べています。彼らは「少なくともキャリアの残りの期間の一部はオフィスで働き続ける」と答えています。Bufferの競合企業のHubSpotは、300人のフルタイムリモート従業員を雇用し、一部の従業員には部分的なリモート勤務の選択肢も提供しています。これらのデータは、COVID-19の発生とともに、多くの企業が完全リモート運営に移行し、パンデミック後も継続する可能性を示しています。

Forbesは2025年までに、世界の労働人口の約70％が月に少なくとも5日間リモート勤務を行うと予測しています。2020年はリモートワークの年と呼ばれるかもしれませんが、それはまた、すべての従業員がリモートで働く未来の可能性を私たちに示す年でもありました。

リモートワークのメリットは何ですか？

前述のとおり、今日の多くの企業は、物理的接触を避けるためだけでなく、そのメリットや従業員のパフォーマンス、企業の経費削減などの理由からリモートワーク体制に移行しています。在宅勤務の主な4つのメリットは次のとおりです。

生産的な従業員

従業員が職場で非生産的になりやすい理由の一つは、オフィスの気晴らしです。無駄な同僚との雑談や不要な会話を避けることはできません。一方、テレコミューティングの設定は、従業員が中断されることなく仕事に集中できるようにします。さらに、リモート勤務は従業員に通常の勤務時間外に働く裁量も与え、より生産的に働くことが可能です。

柔軟なスケジュール

従業員に柔軟なスケジュールを許可することは、仕事と私生活のバランスをより良く取るのに役立ちます。従業員の視点から見ると、これはリモートワークのメリットの一つであり、家族と過ごす時間を増やすことができます。

また、毎日通勤しなくて済むことで、責任を果たすことができ、ストレスも軽減され、仕事に対する満足感や幸福感も高まります。

経費削減

リモートワークの最大のメリットの一つは、経費削減です。従業員が毎日通勤する必要がなくなるため、交通費や給与の一部を交通手当として支給する必要がなくなります。駐車料金やガソリン代、車両のメンテナンス費用、地下鉄の料金も不要となり、その分の資金を請求書の支払い、食料品の購入、家族へのギフト送付に充てることができ、多くのコストを節約できます。

健康的な従業員

オフィス勤務は、従業員の健康やライフスタイルの維持にとって難しい場合があります。仕事の服装を決めることや通勤、食事の準備に多くの時間を費やすこともあります。リモート勤務では、これらの活動に割り当てられる時間を運動やスポーツ、健康的な食事の調理、全体的な健康管理に充てることが可能です。これは従業員にとってだけでなく、企業にとってもメリットです。従業員が健康であれば、最高のパフォーマンスを発揮できるからです。

リモートワークのメリットとデメリットについては、こちらのブログもご覧ください： リモートワークの長所と短所。

成功するリモートワーク戦略の構築方法

すでにリモートワークのメリットについては理解しています。それは、より健康的で生産的な従業員を育成し、交通費やコーヒー代などのオフィス設置にかかるコストを削減することで、会社にとっての柔軟性とメリットをもたらします。

しかし、リモートワーク体制に移行したからといって、必ずしもビジネスが効果的かつ効率的に運営できるわけではありません。成功するリモートチームには、詳細なポリシーとコミュニケーション戦略が必要であり、すべてのメンバーが期待される役割や目標を理解している必要があります。以下は、テレコミューティングの成功を目指す際に考慮すべき要素です。

コミュニケーションプラン

リモートワークの労働者が常に直面している課題の一つはコミュニケーションです。 ICPlanは、効果的なリモートワークコミュニケーションには重要な要素があると考えています。

1. 適切なチャネルの組み合わせを選ぶ。 技術はリモートワークのコミュニケーションの基盤です。「適切なチャネルの組み合わせ」は、あなたの会社のニーズと性質に完全に依存します。最も一般的で効果的なチャット・コラボレーションツールはMicrosoft Teams、Slack、FacebookのWorkplaceです。遠隔チーム間の会話を促進するビデオ会議ソフトも必要です。Microsoft Teams、Zoom、Facebook Workplaceはこの分野で特に効果的とされています。もう一つ重要なのは、クラウド共有とコラボレーション用のプラットフォームです。Google Drive、Microsoft OneDrive、Modernは、ドキュメント、スプレッドシート、プレゼンテーション、その他のコンテンツの共同作業を支援します。
2. フィードバックを得る。 コミュニケーションは、間違いなく二方向であるべきです。従業員があなたに対して不満や問題を抱かないように、意見や提案、懸念を詳細に伝えられる場を設ける必要があります。従業員が自分の意見が読まれ、対応されていると感じると、オープンな企業文化と改善意欲が育まれます。
3. エンゲージメントを追跡する。 遠く離れたリモートチームメンバーでは、満足感や関与度を評価するのが難しくなります。これが災害の原因になり得るのは、従業員の懸念や問題を実際に見たり感じたりできないからです。エンゲージメント調査は、従業員の関与度やインタラクティブ性を追跡するのに役立ちます。これらは、理解度、生産性、満足度、類似性といった最も重要な基準に基づいて目的別に調整されるべきです。従業員との個別面談をスケジュールし、意見や考えを聞くのも良い方法です。

日々の個人ルーティン

日々の個人ルーティンを確立することは、一貫性や生産性、安定性を高めるのに役立ちます。従業員のプライバシーを尊重し、彼らのニーズに応じて調整を促すことで、承認と肯定の文化を育むことができます。

チームメンバーと、私生活の管理方法や仕事の役割・責任を最も効率的に果たす方法についてコミュニケーションを取ることが重要です。日々のチェックインやチェックアウトに儀式を取り入れることも効果的です。例えば、会議の開始を知らせるベルを鳴らしたり、勤務時間の終わりに勝利の歌を流したりすることです。一定のルーティンは、1日の始まりをスムーズにし、会社の目標や期待を再確認し、効果的で効率的な一日を予測できるようにします。

明確なパフォーマンス期待値

目標達成には、リモートチームのメンバーに対して現実的な期待値を設定することが不可欠です。ここで重要なのは合理的というキーワードです。リーダーとして、従業員に対して不合理な時間内に職務範囲外の役割を期待することはできません。質の高い仕事をしてもらうためには、質問や懸念に答えるために自分自身を常に利用可能にし、指導を行う必要があります。

リモート体制下で国際的な従業員をエンゲージさせ続ける方法

リソースの提供

従業員が情報にアクセスできる範囲は限られている場合があります。必要なドキュメントやファイルをナビゲートできるツールを提供することは、彼らのエンゲージメントを維持するために不可欠です。Google DriveやMicrosoft OneDriveのようなファイル共有・ドキュメント保存リポジトリを整備しておくことで、重要な情報へのアクセスを容易にし、ドキュメントやツール、トレーニング資料を探す時間を削減し、生産性を向上させることができます。

定期的なアップデートの提供

経営陣からリモートチームへの定期的なコミュニケーションは、会社の成功にと