給与コンプライアンスとは何ですか？

給与は、企業における従業員の一覧、各従業員が支給を受ける支払額、および企業が従業員に支払う合計金額の統合リストです。企業は、柔軟な福利厚生や休暇金の買い取りなどを含む組織の給与方針を策定する責任があります。企業の世界では、給与とコンプライアンスは密接に関連しています。給与コンプライアンス法を遵守しない場合、企業が法的な告発を受ける可能性があります。

なぜコンプライアンスは重要なのですか？

コンプライアンス」と「遵守」は、人的資源（Human Resources）などの部署が週に約36時間のコンプライアンス関連活動に費やす多国籍企業にとって重要です。これには、規制の変化に対応し、会社のポリシーを最新の状態に保つことが含まれます。グローバルな給与管理において特に重要な分野の一つは、従業員データのプライバシーとセキュリティです。この部分の重要性は、欧州連合（EU）の一般データ保護規則（GDPR）に起因します。GDPRは2018年5月に施行され、給与コンプライアンスに大きな変化をもたらしました。

この法律は、EU内に従業員を抱える組織のみに適用されることに注意してください。コンプライアンス違反は、ペナルティを科される可能性があります。従業員情報を不適切または不法に保存・処理したと判断された企業は、最大2,000万ユーロまたは年間収益の4％の罰金に直面する可能性があります（いずれか高い額）。

給与と法定コンプライアンスの業務に従事する人的資源部門のチームは、従業員の名前、住所、給与水準、税コード、銀行口座番号、雇用契約の状態などの敏感な従業員データの管理と処理を担当します。これらのチームの従業員は、事業の命運を握っているため、常に警戒を怠ってはなりません。一つのミスが組織全体を崩壊させる可能性があります。彼らの仕事は、従業員と組織の両方を保護するために、正確かつ迅速に給与コンプライアンス報告を行うことです。

給与処理の管理は、人材資本管理の重要な側面です。これを成功の生命線と呼ぶ人もいます。特に、複数の州にまたがる法人が、それぞれ異なる税規則や規制を有している場合、給与の管理はさらに難しくなります。企業が規模を拡大し、グローバルレベルで給与を運用し始めると、さらに高いレベルの課題となります。このような状況では、認定された給与コンプライアンス専門家を雇い、給与コンプライアンス関連の業務を担当させるのが一般的です。

給与の正確な管理において最も重要な問題は、コンプライアンスにあります。各国ごとに経済状況や通貨、従業員の給与に関する法律が異なるためです。コンプライアンスは、従業員を適切に報酬し、仕事に取り組む動機付けを保つとともに、各国や国際的な給与処理のさまざまな課題に対応できる制度を整える必要があります。正確なグローバル給与管理には多くの要素がありますが、ここでは以下の3つの側面にまとめてみます。

1. データセキュリティ

ほとんどのグローバル人事システムは給与特有のデータを取り扱わず、各拠点で敏感な従業員データを保存しています。従業員の情報をメールやスプレッドシートに保存することは安全性の低い環境となります。手動で従業員、HR、給与データを複数の場所に保存すると、脆弱性が高まります。

企業は給与データを適切に管理する必要があります。特にグローバルに展開している企業にとっては、これはさらに重要です。不遵守は莫大な罰金を招く可能性があります。そのため、従業員データの保存と伝送方法について適切な質問を行い、記録の中心となるシステムに安全に管理されていることを確認する必要があります。これらの情報はすべて、共有サービスや集中化された給与システムに格納されるべきです。

また、最近のEUによるSafe Harbor法の廃止に伴い、データセキュリティの重要性は一層高まっています。給与データへのアクセス権を持つ人物の管理も必要です。

2. データの正確性

労働時間と出席、休暇と病欠の時間、その権利残高などの情報は、労働力管理の重要な情報であり、これらが非常に正確である必要があります。例えば、従業員の給料明細のデータは、州の給与明細要件に準拠している必要があります。理想的には、給与チームが給与計算に入力される前に、総支給額を確認・承認し、手取り額の正確性を大幅に向上させるべきです。ただし、時給制の場合は状況が異なります。

各国で給与を計算するために必要なデータ入力と、そのデータを収集する人やプロセスを理解することは、企業の責任です。

3. 技術の活用

今後数年間で、データ収集を自動化し、スプレッドシートを廃止していくことが、グローバルな給与データの収集方法になると考えられます。これらの最新の技術プラットフォームは、承認ワークフローやデータ検証、最も重要な従業員セルフサービスポータルを提供できます。データの出所と収集プロセスについて理解を深め、改善していくことが重要です。

今日の企業は、各国の変化する給与関連法規に対応しなければなりません。その一つの方法は、技術を活用してデータ収集の効率化や改善を図ることです。

今後の展望

この記事では、グローバル給与コンプライアンスがどのようにビジネスに影響するかを解説しました。この業務を担当する従業員の適性と迅速さが不足すると、企業の存続が危うくなる可能性があります。したがって、グローバル給与に関する要件を満たすために、時間、努力、お金を投資する必要があります。

（参照：グローバル給与導入を計画するための4つのステップ）

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よくある質問

シングルタッチ給与コンプライアンスとは何ですか？

シングルタッチペイロール（STP）は、オーストラリア政府が推進する取り組みで、税務と情報報告をより管理しやすく効率的にするために、オーストラリア税務局（ATO）と連携して行うものです。STP対応のソフトウェアでは、従業員の給与と賃金、源泉徴収税その他の情報を送信する必要があります。具体的には、ATOは以下のタスクの実行を期待しています。

• 給与支払ごとにATOに給与情報を報告する
• スーパーアニュエーションの負債情報をATOに報告する

また、STPの導入により、報告済みで確定した情報については、従業員に支払い明細を再度提供する必要はなくなるとATOは述べています。（参照：Australian Taxation Office: Single Touch Payroll）

なぜ給与処理が必要なのですか？

給与処理は、どのビジネスにおいても重要な業務であり、企業の財務的安定性と評判に影響します。給与を正確かつ期限内に処理すれば、従業員の仕事への意欲と関与度が高まります。これに対し、誤った給与明細を受け取ると、従業員は会社への信頼を失う可能性があります。さらに、給与コンプライアンス法や規則を遵守しない企業は、多額の罰金を科せられる可能性があります。

グローバル給与とは何ですか？

グローバル給与は、すべての勤務地の給与データを一つのシステムで管理することです。特定の場所に本社を置く企業は、異なる場所で働く従業員に給与を支払う必要があり、その結果、グローバル給与システムが構築されます。

給与コンプライアンスとは何ですか？

給与コンプライアンスは、法律や規制を遵守して給与を適切に処理するために必要な活動の総称です。これには、データの統合、手当や控除、福利厚生の計算、各従業員の純給与の計算などが含まれます。

給与アグリゲーターとは何ですか？

給与アグリゲーターは、企業の雇用者から給与データを取得し、それを提携ネットワークに配信する団体です。複数の国に従業員がいる企業は、その給与をアウトソースするのにアグリゲーターを利用します。

グローバル給与ソリューションズ・メキシコが提供するサービスは何ですか？

グローバル給与ソリューションズ・メキシコは、クライアントの労働力および人事のニーズに関連したサービスを提供します。同社は、給与の管理とクライアントの人事のすべての側面を管理する企業としてブランド化しています。

米国の給与処理のステップは何ですか？

米国の給与処理は、以下の5つのステップに要約されます。

1. プレ・ペイロール処理
2. 支払いの印刷
3. ジャーナルエントリ
4. 給与レポート
5. 最終更新

これらのステップを完了しながら、米国内で労働者を包括的に処理します。給与処理の基本的な理解を持ってから、従業員の給与情報の設定と処理を進める必要があります。詳細はJD Edwards EnterpriseOneにて詳述されています。（参照：JD Edwards EnterpriseOne Applications US Payroll Implementation Guide）

コンプライアンス責任者とは何ですか？

コンプライアンス責任者は、企業内において、企業が活動する州の規制や法的要件を完全に遵守していることを確保する社員です。これには、給与税のコンプライアンスや支給明細の要件といった技術的な側面だけでなく、適時性や包括性などの一般的な側面も含まれます。コンプライアンス責任者はまた、企業の内部ポリシーや定款がこれらの法的要件に適合していることを確認し、管理・対応します。彼らは、多くの場合、経営層やスタッフと連携し、規制リスクの管理と軽減を図ります。