HRコンプライアンスの課題とその克服方法 | 2025年版

次に示すのは、世界中の企業が直面している最も一般的なHRコンプライアンスの問題です：

1. 市場の規制変化

Wells Fargo & Companyが2016年に実施した調査では、世界経済の減速が米国企業の国際市場への進出に影響を与えるかどうかを調べたところ、米国企業の87%は長期的な成長を達成するために国際的に事業を拡大する必要があると考えていることが明らかになりました。

さらに、その調査では回答者の6割が自社の国際事業の取り組みが増加すると期待していると答え、54％は今後数ヶ月で自社のグローバルな存在感がより重要になると自信を持って述べており、同様に63％は2016年に長期的なグローバル事業拡大の計画を達成することを見込んでいると答えています。こうしたことから、多くの米国企業にとって国際化やグローバル化の計画は最優先事項であり続けていると推測されます。

しかしながら、グローバルな事業拡大は容易なプロセスではありません。各国にはそれぞれ独自の法律や規制があります。雇用者として、給与計算の仕組み（例：雇用要件、事業登録などの要件を満たすこと）について十分な知識を持つ必要があります。特に、企業のグローバル展開計画に伴い、多くの書類やコンプライアンス要件を3ヶ月以内に提出しなければならないことが多いです。言い換えれば、コンプライアンスには厳密さだけでなく、多大な時間と労力も投資しなければなりません。

このような状況は、国際市場の規制や新たなトレンドの変化によりさらに複雑になることがあります。ましてや、それらの要件を満たすのにより長い時間がかかることもあります。幸いなことに、Record Employer (EOR)と呼ばれるサービスがあり、複雑さを伴わずにグローバル市場での事業拡大を支援します。

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2. 給与コンプライアンスの誤管理

給与のコンプライアンス違反は、グローバル事業拡大の最も重要な要素の一つです。規則や法律は国ごとに異なり、定期的に変わります。給与を適切に管理しないことは、重い罰金やペナルティの根本原因となることが多いです。そのため、人事部門は特に最新の情報を常に把握しておく必要があります。特に、国や地域、地方自治体ごとに異なる規制を実施している国もあるためです。言い換えれば、国内の複数の地域や自治体ごとに異なる法律が存在する場合もあります。こうした複雑さを考慮すると、人事部がミスを犯すことも十分にあり得ます。

例えば、チリ、アルゼンチン、ウルグアイのような国では、従業員が受領時に給与明細に署名することが法律で義務付けられています。これを怠ると、賃金未払いを理由にした訴訟が企業に対して提起され、会社の財務にも悪影響を及ぼす可能性があります。

Valerie Bolden-Barrettは、2017年6月7日に公開された記事の中で、少なくとも2つの給与エラーが従業員の辞職を引き起こすことがあると指摘しています。Ultimate Kronos GroupのWorkforce Instituteの調査によると、米国労働者の49%は給与明細に2つの問題があっただけで退職を考えるとのことです。これは、労働法だけでなく従業員にとっても、給与支払いのコンプライアンスを適切に行うことの重要性を物語っています。

HR部門は、従業員の給与明細に誤りがないかどうかを効率的かつ正確に監視する措置を講じることが強く推奨されます。また、予期せぬ誤りが生じた場合には、従業員に早期に適切に伝えることも重要です。これにより、給与に関する問題を解決するだけでなく、透明性と説明責任を示し、現在および潜在的な従業員からの信頼を獲得することができ、その結果、会社が「働きたい場所」としての立場を強化します。

3. 福利厚生ポリシー

従業員福利厚生のアプローチと運用にはさまざまな方法があります。進出を希望する国の公式政府ウェブサイトにアクセスし、その国の法定福利厚生、従業員満足度の要件、その他必要な詳細について確認することができます。また、あなたの人事部は、直接連絡窓口に問い合わせてより詳しい情報を得ることも可能です。

福利厚生ポリシーの計画は、自分の予算を従業員福利厚生に過度に投資していないかどうかを評価・判断する絶好の機会です。例えば、すでに公共の医療制度を提供している国では、民間の医療保険を提供する必要はありません。しかしながら、イギリスの上級社員に関しては事情が異なります。労働法では、シニア役員は家族のための私設医療を受ける権利や会社車両を受け取る権利があると定めています。こうした些細な違いこそ、HRが細心の注意を払うべきポイントです。さもなければ、罰則が科される可能性もあります。

さらに、デンマークの働く親は、52週間の育児休暇を取得できます。母親は出産前に4週間の休暇を取り、その後14週間の休暇を取得し、父親は子供の出生後最初の14週間のうち2週間の休暇を得る制度です。人手不足は企業にとって大きな問題であり、これこそが人事部が最も重要な部署の一つである理由です。彼らは、労働力の損失をどう補うかを理解している必要があります。

多数の従業員が育児休暇を取ると、職場の流れに大きな影響が及びます。人事部門は、会社のカレンダーを効率的に管理し、アウトソーシングを活用し、重複や交差するチームを適切に管理するスキルを身につける必要があります。

4. 退職および年金制度

Pew Research Centerの調査によると、2018年4月11日付のこちらの記事では、労働人口の58%がベビーブーマーやX世代で構成されており、これが2019年の退職・年金計画の需要増加の大きな要因となったと指摘しています。これは数十年前には退職および年金制度に十分な注目が集まっていなかった時代と対照的です。これらの要素を担当する人事部は、従業員の需要と法的な義務を両方把握し、最も有利な制度を選択・提供する必要があります。

また、グローバル事業拡大にあたり、国ごとに異なる義務退職年齢も考慮しなければなりません。例えば、ある国では定年齢が60歳である一方、別の国では62歳が義務退職年齢となっていることもあります。

企業がよく犯す誤りの一つは、「退職」と「年金」の用語を間違えて使用することです。これらの用語は異なり、相互に関連していますが、雇用者として、それぞれの明確な定義を理解しておくことが重要です。 Differencebetweenによると、年金は従業員の給与と勤務期間に基づいて管理・構築される資金の総額であり、従業員が企業に対して提供した服務期間に応じて蓄積されるものです。一方、退職とは、従業員が労働市場から離れることを決める年齢のことを指します。

海外で従業員を雇用する際には、それぞれの国が実施しているコンプライアンス、給与計算、および労働法、特に退職・年金制度についても十分理解しておく必要があります。

国際的な労働力を持つことは挑戦であるとともに、多くの費用も伴います。したがって、Record Employer (EOR)に依頼することは、グローバル事業拡大の複雑さを軽減する最も効果的な方法の一つです。

5. データプライバシーとサイバー攻撃

ハッカーから標的にされることは、最大手企業にとっても珍しいことではありません。2013年10月、Adobeでは1億5300万件のユーザーデータ漏洩事故が起きました。報告書によると、ハッカーは顧客とクライアントの暗号化されたクレジットカード記録を300万件超盗み出しています。その後、Adobeは、顧客記録法違反に対し、110万ドルの法的費用と未公開の金額を一部の影響を受けたユーザーに賠償金として支払いました。

Adobeのような巨大企業でもサイバー侵害に遭う可能性があるとすれば、中小企業も無事では済まされません。技術の進歩により、ハッキングやその他のサイバー攻撃の脅威は一層顕著になっています。全ての企業がリスクに晒されており、とりわけ中小企業も例外ではありません。あなたが企業のトップとして、重要で敏感な情報を確実に保管し、暗号化し、サイバー攻撃から守る必要があります。

この課題を克服する一つの方法として、従業員全員にデータ保護の福利厚生を提供することがあります。これは福利厚生ポリシーに含めることも可能です。身分詐欺や脅威を監視できるソフトウェアやサービスは多く、市場にはさまざまな選択肢があります。これにより、自社のクライアントだけでなく、従業員全体も守ることができます。

HRコンプライアンスの課題を克服するためには、給与計算や州法・規制の範囲だけにとどまりません。福利厚生や特典の提供によって、従業員のパフォーマンス向上や市場の要求に応えることも重要です。