Employer of Record in Polonia

Un Employer of Record (EOR) in Polonia assume legalmente il ruolo di datore di lavoro per i tuoi lavoratori per conto tuo. Ciò significa che l'EOR gestisce tutte le attività HR locali, come paghe, tasse, benefici e conformità alle leggi sul lavoro polacche. Tu continui a gestire il lavoro quotidiano dei tuoi dipendenti, ma l'EOR si occupa degli oneri legali e amministrativi. Questo ti permette di assumere talenti in Polonia senza dover creare una entità locale. Fornitori come Rivermate rendono questo processo semplice.

Come funziona un Employer of Record (EOR) in Polonia

Utilizzare un EOR in Polonia semplifica l'assunzione. Ecco come funziona di solito:

• Trovi il candidato: Recluti e selezioni la persona che desideri assumere in Polonia.
• L'EOR lo assume: L'EOR assume legalmente il dipendente sotto la propria entità polacca. Creano un contratto di lavoro conforme alle normative locali.
• Onboarding: L'EOR gestisce il processo di onboarding. Raccoglie i documenti necessari, configura la paga e iscrive il dipendente alla sicurezza sociale obbligatoria (ZUS) e ai benefici.
• Gestione quotidiana: Tu gestisci le attività quotidiane, i progetti e le performance del tuo dipendente. Il dipendente lavora per la tua azienda, come qualsiasi altro membro del team.
• Paghe e conformità: L'EOR si occupa di tutte le paghe, delle trattenute fiscali e dei contributi alla sicurezza sociale ogni mese. Si assicura che tutto sia conforme alle normative polacche.
• Supporto HR continuo: L'EOR fornisce supporto continuo per questioni HR, inclusi ferie retribuite, congedo per malattia e gestione delle spese.
• Cessazione: Se devi terminare un rapporto di lavoro, l'EOR gestisce il processo in conformità con la legge sul lavoro polacca, minimizzando i rischi legali per te.

Perché usare un Employer of Record in Polonia

Utilizzare un EOR in Polonia è una soluzione pratica per le aziende che vogliono assumere talenti polacchi senza i costi e la complessità di creare una entità legale nel paese. Ti permette di entrare nel mercato rapidamente e in modo conforme, risparmiando tempo e risorse. Puoi testare il mercato, assumere per progetti specifici o costruire un team distribuito con rischi molto più bassi.

Ecco alcuni vantaggi chiave:

• Entrata rapida nel mercato: Assumi dipendenti in Polonia in pochi giorni, non mesi. Puoi onboarding il talento senza dover aspettare di registrare una società locale.
• Conformità legale: Gli EOR sono esperti in diritto del lavoro polacco. Si assicurano che i tuoi contratti di lavoro, le paghe e i benefici siano tutti conformi ai requisiti legali stabiliti dalle autorità come l'Istituto di Assicurazione Sociale (ZUS) (https://www.zus.pl/en).
• Costi ridotti: Eviti le spese significative legate all'apertura e alla gestione di una entità legale. Questo include spese legali, costi di contabilità e oneri amministrativi.
• Paga e tasse semplificate: L'EOR gestisce tutti gli aspetti delle paghe, inclusa la calcolazione degli stipendi, le trattenute fiscali e i contributi alla sicurezza sociale.
• Accesso ai benefici: I tuoi dipendenti in Polonia possono ricevere pacchetti di benefici competitivi, che l'EOR amministra.
• Rischio minimizzato: L'EOR assume la responsabilità legale dell'impiego, riducendo la tua esposizione a rischi di conformità e potenziali sanzioni.

Rivermate's transparent pricing model elimina la complessità con una tariffa mensile unica e competitiva per dipendente. A differenza dei fornitori PEO tradizionali, la nostra tariffazione in Polonia include supporto completo alle Risorse Umane, gestione dei benefici, gestione della conformità e accesso al nostro cruscotto proprietario per analisi della forza lavoro in tempo reale. Nessun costo nascosto, nessuna tassa di configurazione—solo un prezzo chiaro e semplice che si adatta alle esigenze della vostra azienda, garantendo la piena conformità legale in Polonia.

Assunzioni in Polonia significano sfruttare un'economia forte e in crescita proprio nel cuore dell'Europa. Il paese dispone di una forza lavoro qualificata, soprattutto nei settori IT, manifatturiero e servizi alle imprese. Troverai che molti professionisti hanno solide competenze in inglese, rendendo più facile integrarli nelle tue squadre internazionali. La Polonia fa parte dell'Unione Europea, il che significa che le sue leggi sul lavoro sono ben sviluppate e offrono forti protezioni per i dipendenti. Questo rende importante seguire le procedure corrette quando assumi qui.

Contratti di lavoro & clausole obbligatorie

Quando assumi un dipendente in Polonia, hai bisogno di un contratto di lavoro formale. Sebbene gli accordi verbali possano essere tecnicamente accettabili, devi fornire al dipendente una conferma scritta dei principali termini entro sette giorni dalla data di inizio. È sempre meglio avere un contratto scritto e firmato fin dal primo giorno. Se assumi qualcuno che non parla polacco, puoi creare un contratto bilingue, ma la versione polacca sarà sempre quella legalmente vincolante in caso di disaccordi.

Ci sono tre principali tipi di contratti di lavoro in Polonia:

• Contratto a periodo di prova: È un contratto a breve termine per verificare se il dipendente è adatto al ruolo. Può durare al massimo tre mesi.
• Contratto a tempo determinato: Questo contratto ha una data di fine specifica. Puoi concedere al massimo tre contratti a tempo determinato a un dipendente, e il periodo totale di impiego per questi contratti non può superare i 33 mesi. Dopo di che, il dipendente è automaticamente considerato avere un contratto a tempo indeterminato.
• Contratto a tempo indeterminato: È un contratto di lavoro permanente senza data di fine. Offre la maggiore sicurezza lavorativa per il dipendente.

Ogni contratto di lavoro in Polonia deve includere questi dettagli chiave:

• Parti dell'accordo: I nomi completi di te (l'employeur) e del dipendente.
• Tipo di contratto: Indicare chiaramente se si tratta di un periodo di prova, a tempo determinato o indeterminato.
• Data dell'accordo: La data di firma del contratto.
• Data di inizio: Il giorno in cui il dipendente inizierà a lavorare.
• Tipo di lavoro: Una descrizione del ruolo e delle mansioni del dipendente.
• Luogo di lavoro: Dove sarà basato il dipendente.
• Dettagli sul salario: Lo stipendio lordo e le sue componenti.
• Orario di lavoro: Il programma di lavoro giornaliero e settimanale previsto.

Periodi di prova

Un periodo di prova in Polonia è un modo per te e un nuovo dipendente di testare il rapporto di lavoro. È un tipo di contratto di lavoro separato, non solo una clausola in un contratto permanente. La durata massima di un periodo di prova è di tre mesi. In generale, non puoi usare un periodo di prova più di una volta per lo stesso dipendente nello stesso ruolo.

La durata del periodo di prova può dipendere dalla lunghezza prevista del contratto successivo:

• 1 mese: Per un contratto a tempo determinato pianificato inferiore a 6 mesi.
• 2 mesi: Per un contratto a tempo determinato pianificato di almeno 6 mesi ma meno di 12 mesi.

Durante il periodo di prova, i termini di preavviso per la risoluzione sono più brevi rispetto ad altri contratti:

• 3 giorni lavorativi: Se il periodo di prova è inferiore a 2 settimane.
• 1 settimana: Se il periodo di prova è superiore a 2 settimane ma inferiore a 3 mesi.
• 2 settimane: Se il periodo di prova è di 3 mesi.

Orario di lavoro & straordinari

La settimana lavorativa standard in Polonia è di 40 ore, generalmente distribuite su cinque giorni da 8 ore ciascuno. Il tempo totale di lavoro, compresi gli straordinari, non può superare in media le 48 ore alla settimana.

• Periodi di riposo: I dipendenti devono avere almeno 11 ore consecutive di riposo ogni giorno e 35 ore consecutive di riposo ogni settimana.
• Pause: Se un dipendente lavora più di 6 ore in un giorno, ha diritto a una pausa retribuita di 15 minuti.

Gli straordinari sono consentiti solo per esigenze particolari e impreviste del datore di lavoro. Il limite annuale generale per gli straordinari è di 150 ore. La retribuzione degli straordinari viene calcolata come un premio sul salario regolare del dipendente:

Festività pubbliche e regionali

I dipendenti in Polonia hanno diritto a giorni di riposo retribuiti per le festività pubbliche. Ci sono 13 festività pubbliche in Polonia.

Ecco le festività pubbliche per il 2025:

Assunzione di contractors in Polonia

Puoi anche assumere contractors indipendenti in Polonia. Questo offre flessibilità e può essere un buon modo per accedere a competenze specializzate per progetti specifici. A differenza dei dipendenti, i contractors sono individui autonomi che lavorano sotto un contratto di diritto civile, spesso un accordo business-to-business (B2B). Sono responsabili delle proprie tasse e contributi previdenziali.

Tuttavia, devi fare attenzione alla classificazione errata. Se il rapporto di lavoro con un contractor assomiglia troppo a un rapporto di lavoro tradizionale, le autorità possono riclassificarlo come dipendente. Questo può comportare sanzioni finanziarie significative, inclusi pagamenti arretrati di contributi sociali e tasse.

Segnali di un rapporto di lavoro includono:

• Il lavoro viene svolto sotto la tua supervisione diretta.
• Imposti gli orari e il luogo di lavoro specifici.
• Il lavoro è continuo e non basato su progetti.

Un Employer of Record (EOR) può aiutarti a evitare questi rischi. Un EOR assume legalmente il lavoratore per tuo conto, assumendosi tutte le responsabilità legali per la conformità con la legge sul lavoro polacca. Questo include la gestione della busta paga, delle tasse, dei benefit e dei contratti di lavoro. Utilizzare un EOR garantisce che i tuoi lavoratori siano classificati correttamente e che tu sia pienamente conforme a tutte le normative locali, permettendoti di concentrarti sulla gestione quotidiana del team senza complicazioni legali.

Comprendere la retribuzione e la gestione delle buste paga in Polonia è semplice. Il sistema si basa su un ciclo di pagamento mensile e su una struttura fiscale progressiva. Come datore di lavoro, gestisci direttamente le ritenute fiscali e i contributi previdenziali dal salario dei tuoi dipendenti. Recenti cambiamenti legislativi rendono fondamentale rimanere aggiornati sulle normative per mantenere la conformità.

Cicli di paga & struttura salariale

In Polonia, devi elaborare la busta paga almeno una volta al mese. È necessario pagare i tuoi dipendenti entro il 10° giorno del mese successivo al periodo di paga. Sebbene non sia obbligatorio per legge, è prassi comune fornire ai dipendenti una busta paga dettagliata, sia in formato cartaceo che elettronico.

A partire dal 1° gennaio 2025, il salario minimo nazionale è di PLN 4.666 al mese. Per i lavoratori orari, il minimo è di PLN 30,50 all’ora.

Straordinari & minimi

La settimana lavorativa standard in Polonia è di 40 ore, con una giornata lavorativa di 8 ore. Qualsiasi lavoro oltre queste ore è considerato straordinario.

• Straordinario Standard: Si paga il 150% della tariffa normale per gli straordinari nei giorni lavorativi normali.
• Straordinario Speciale: Si paga il 200% della tariffa normale per il lavoro notturno, nei giorni di domenica o nei giorni festivi.

Esiste un limite di 150 ore di straordinario per anno solare.

Tasse e contributi del datore di lavoro

Come datore di lavoro in Polonia, sei responsabile di diversi contributi previdenziali. Questi vengono calcolati come una percentuale dello stipendio lordo del dipendente. Il contributo totale varia dal 19,21% al 22,41%, a seconda del tasso di assicurazione contro gli infortuni per la categoria della tua attività.

Tasse e detrazioni dei dipendenti

Anche i dipendenti contribuiscono alla previdenza sociale e pagano l’imposta sul reddito personale (PIT), che tu trattieni dal loro salario.

Previdenza Sociale & Assicurazione Sanitaria

Imposta sul Reddito Personale (PIT)

La Polonia utilizza un sistema fiscale progressivo. È applicabile una franchigia fiscale di PLN 30.000 all’anno.

In Polonia, il pacchetto di benefici per i tuoi dipendenti è molto importante. È più di uno stipendio; riflette la cultura della tua azienda e come valorizzi il tuo team. Una politica forte di benefici e congedi ti aiuta ad attrarre e mantenere i migliori talenti. Comprendere il panorama locale è fondamentale, poiché la Polonia ha una solida base di requisiti statutari e una domanda crescente di extra benefit.

Congedi Statutari

La legge sul lavoro polacca prevede diversi tipi di congedo obbligatorio per i dipendenti.

• Congedo Annuale: I dipendenti hanno diritto a un congedo annuale retribuito. La durata dipende dalla loro anzianità lavorativa. Se hanno lavorato meno di 10 anni, hanno diritto a 20 giorni. Dopo 10 anni di impiego, questa aumenta a 26 giorni.
• Congedo per Malattia: Quando un dipendente è malato, ha diritto a un congedo per malattia retribuito. Il datore di lavoro paga l'80% dello stipendio del dipendente per i primi 33 giorni di malattia. Dopo di che, l'Istituto di Assicurazione Sociale (ZUS) si occupa dei pagamenti.
• Congedo di Maternità e Parentalità: La Polonia offre un generoso congedo parentale. La durata del congedo di maternità dipende dal numero di figli nati, variando da 20 a 37 settimane. I padri possono prendere due settimane di congedo di paternità.
• Congedo per Assistente Familiare: I dipendenti possono prendere fino a cinque giorni di congedo non retribuito per assistere un familiare o una persona che vive nello stesso nucleo familiare.

Festività Pubbliche & Festività Regionali

La Polonia osserva 13 festività pubbliche. Se una festività pubblica cade di domenica, non si sposta al lunedì successivo.

Benefici Supplementari Tipici

Per distinguersi, molte aziende offrono benefici oltre i requisiti legali.

Come può aiutare un EOR nell'Impostare i Benefici

Impostare un pacchetto di benefici competitivo e conforme in un nuovo paese può essere complesso. Un Employer of Record (EOR) semplifica notevolmente questo processo.

Un EOR agisce come datore di lavoro legale per il tuo staff in Polonia. Ciò significa che gestiscono tutti gli aspetti amministrativi e legali dell'impiego, inclusi i benefici.

Ecco come può aiutare un EOR:

• Garantire la Conformità: Un EOR conosce a fondo le leggi sul lavoro polacche. Si assicura che il tuo pacchetto di benefici soddisfi tutti i requisiti statutari, dai contributi previdenziali ai calcoli corretti dei congedi, evitando problemi legali.
• Gestire i Benefici: L'EOR gestisce l'intero processo di amministrazione dei benefici. Questo include l'iscrizione dei dipendenti a programmi obbligatori come ZUS (assicurazione sociale) e PPK (piani pensionistici).
• Offrire Benefit Competitivi: Gli EOR hanno conoscenza del mercato locale. Possono consigliare quali benefici supplementari sono popolari e attrattivi per i migliori talenti in Polonia, come assicurazioni sanitarie private o tessere sportive. Possono anche spesso offrire tariffe migliori per questi benefit.
• Semplificare la Gestione della Paghe: Tutti i contributi e le detrazioni sui benefici sono gestiti tramite il sistema di paghe dell'EOR. Ricevi una fattura unica e chiara ogni mese, semplificando la tua contabilità.
• Risparmiare Tempo e Risorse: Esternalizzando la gestione dei benefici a un EOR, liberi il tuo team di concentrarsi sui tuoi obiettivi principali. Non è necessario diventare esperti di diritto del lavoro polacco o creare una entità locale per assumere.

Quando un contratto di lavoro termina in Polonia, è necessario seguire regole specifiche. È possibile risolvere un contratto di comune accordo, con preavviso, o senza preavviso in caso di grave inadempienza. Per i contratti a tempo indeterminato, è obbligatorio fornire una motivazione scritta per la cessazione. Dopo la fine del rapporto di lavoro, è necessario consegnare al dipendente un Certificato di Lavoro e procedere alla cancellazione dal Registro Previdenziale (ZUS).

Periodi di preavviso

È obbligatorio fornire ai dipendenti un preavviso scritto prima della fine del loro contratto. La durata di questo preavviso dipende dalla durata del servizio del dipendente presso la vostra azienda.

Per i dipendenti con contratto di prova, il periodo di preavviso è più breve, variando da 3 giorni a 2 settimane.

Indennità di licenziamento

L’indennità di licenziamento è obbligatoria in Polonia quando si termina un rapporto di lavoro per motivi non legati alla performance del dipendente. Questo si applica alle aziende con 20 o più dipendenti. L'importo dell’indennità dipende dalla durata del servizio del dipendente.

Come Rivermate gestisce le uscite conformi

Navigare le cessazioni dei dipendenti in un paese diverso può essere complesso. Ci assicuriamo che ogni processo di offboarding sia gestito correttamente e in conformità con le leggi sul lavoro polacche.

Ecco come gestiamo il processo:

• Documentazione: Prepariamo tutti i documenti necessari per la cessazione, inclusa la comunicazione di licenziamento e il Certificato di Lavoro.
• Pagamento finale: Assicuriamo che tutti i pagamenti finali, inclusi eventuali salari arretrati, indennità di ferie e indennità di licenziamento, siano calcolati correttamente e pagati puntualmente.
• Social Security: Gestiamo il processo formale di cancellazione del dipendente dal Registro Previdenziale (ZUS).
• Guida: Forniamo indicazioni chiare durante tutto il processo per garantirti di comprendere i tuoi obblighi e i diritti del dipendente.

Gestiamo questi dettagli affinché tu possa concentrarti sulla tua attività.

Ottenere i visti e i permessi di lavoro giusti per la Polonia è essenziale se non si è cittadini di un paese dell'UE o dello Spazio Economico Europeo (SEE). Il processo coinvolge sia il dipendente sia il datore di lavoro. In genere, il vostro datore di lavoro in Polonia deve prima richiedere un permesso di lavoro per voi. Una volta approvato, potete quindi richiedere un visto nel vostro paese di origine per entrare e lavorare in Polonia.

Visti di lavoro e realtà dello sponsor

Un Employer of Record (EOR) può essere il vostro datore di lavoro legale in Polonia e sponsorizzare il vostro permesso di lavoro. Questa è una soluzione pratica se la vostra azienda non ha una propria entità legale nel paese. L'EOR gestisce il processo di richiesta e garantisce che tutto sia conforme alla legge polacca.

Cosa può sponsorizzare un EOR:

• Permesso di Lavoro (Tipo A): Questo è il permesso più comune per le persone che lavorano per un datore di lavoro registrato in Polonia, che include un EOR.
• Visto Nazionale (Tipo D): Dopo aver ottenuto un permesso di lavoro, l'EOR fornisce i documenti necessari per richiedere questo visto per soggiorni di lunga durata, che permette di vivere e lavorare in Polonia per oltre 90 giorni.

Un EOR assume le responsabilità legali di essere il vostro datore di lavoro. Gestisce la busta paga, le tasse e garantisce che il vostro contratto di lavoro rispetti gli standard locali. Questo semplifica il processo per voi e la vostra azienda.

Tuttavia, un EOR generalmente non può sponsorizzare permessi per attività al di fuori di un rapporto di lavoro standard. Ad esempio, di solito non gestiscono visti per freelancer o imprenditori, che sono destinati a coloro che desiderano avviare la propria attività in Polonia.

Conformità ai viaggi d'affari

Per visite di breve durata in Polonia, probabilmente utilizzerete un visto Schengen di tipo C. Questo visto è per incontri di lavoro, negoziazioni o conferenze, non per attività produttive.

Ecco cosa dovete sapere:

• Regola 90/180: Potete soggiornare nell'Area Schengen, che include la Polonia, per un massimo di 90 giorni all’interno di qualsiasi periodo di 180 giorni.
• Attività consentite: I viaggi d'affari sono per partecipare a riunioni, formazione e altre attività non lavorative. Non potete svolgere attività lavorative che altrimenti sarebbero svolte da un dipendente polacco.
• Nessun lavoro consentito: È illegale lavorare con un visto per affari o durante un soggiorno senza visto. Questo può comportare multe e future restrizioni di viaggio sia per voi sia per il vostro datore di lavoro.

Siate sempre chiari riguardo allo scopo del vostro viaggio. Se le vostre attività potrebbero essere considerate lavoro, avete bisogno di un permesso di lavoro e di un visto appropriati. Fare affidamento su visti di breve durata per affari come lavoro rappresenta un rischio di conformità.