Imposte sul lavoro in Polonia

Navigating the complexities of payroll and employment taxes is a critical aspect of managing a workforce in any country. In Poland, employers and employees are subject to specific obligations and deductions related to social security contributions and personal income tax. Understanding these requirements is essential for ensuring compliance and smooth operations.

Il sistema fiscale polacco, in particolare per quanto riguarda l'employment, coinvolge contribuzioni all'Istituto di Assicurazioni Sociali (ZUS) che coprono varie prestazioni di sicurezza sociale e la ritenuta dell'Personal Income Tax (PIT). Gli Employer of Record, o EOR, svolgono un ruolo chiave nel calcolo, nella ritenuta e nel versamento di these amounts alle autorità competenti per conto dei loro dipendenti.

Obblighi del Employer di Record sulla sicurezza sociale e sulle imposte sul salario

Gli employer in Polonia sono responsabili del calcolo e del pagamento delle contribuzioni all'Istituto di Assicurazioni Sociali (ZUS) per i loro Contractors. Queste contribuzioni coprono vari tipi di assicurazione sociale, inclusi previdenza, invalidità, malattia e infortuni, nonché le contribuzioni al Fondo del Lavoro e al Fondo per i Benefici Garantiti ai Dipendenti. La base per il calcolo di queste contribuzioni è generalmente la retribuzione lorda del dipendente.

Le aliquote standard per il 2026 previste per l'employer sono le seguenti:

Tipo di contribuzione	Aliquota employer
Assicurazione Pensionistica	9,76%
Assicurazione per invalidità	6,50%
Assicurazione Infortuni	Variabile
Fondo del Lavoro	2,45%
Fondo per i Benefici Garantiti ai Dipendenti	0,10%

Assicurazione Infortuni: La percentuale per l'assicurazione infortuni è variabile e dipende dall'attività aziendale dell'Employer e dal numero di Contractors. Per la maggior parte dei piccoli Employer (fino a 9 Contractors), si applica una percentuale forfettaria.
Limite di calcolo della base contributiva: Esiste un limite massimo annuo sulla base per le contribuzioni a previdenza e invalidità. Una volta che i guadagni lordi di un dipendente superano questo limite, le contribuzioni per previdenza e invalidità non vengono più calcolate o versate per quel dipendente per il resto dell'anno. Questo limite viene aggiornato annualmente.

Gli employer devono calcolare queste contribuzioni mensilmente e versarle a ZUS entro il 15° giorno del mese successivo.

Requisiti di ritenuta dell'Income Tax

Gli employer sono anche responsabili del calcolo e della ritenuta delle anticipazioni dell'Personal Income Tax (PIT) sui salari dei Contractors ogni mese. l'importo dell'imposta trattenuta dipende dal livello di reddito del dipendente e dalle aliquote fiscali e detrazioni applicabili.

Il sistema fiscale polacco sull'employment prevede un'imposta progressiva, con due scaglioni:

Limite di reddito annuale	Aliquota d'imposta
Fino a PLN 120.000	12%
Oltre PLN 120.000	32%

Importo non tassabile: un importo esente da imposta si applica all'interno dello scaglione del 12%, riducendo effettivamente l'obbligo fiscale per i redditi più bassi. L'importo specifico è soggetto a aggiornamento annuale.
Calcolo: l'accantonamento fiscale mensile si calcola sulla base del reddito lordo mensile del dipendente, meno le contribuzioni previdenziali dell'employee (pensione, invalidità, malattia) e i costi standard di ottenimento delle entrate. La aliquota d'imposta (12% o 32%) viene applicata su questa base ridotta, e quindi si sottrae l'importo mensile di riduzione fiscale (relativo all'importo esente da imposta), a condizione che il dipendente abbia presentato la relativa dichiarazione (PIT-2).

Gli employer devono versare le anticipazioni PIT trattenute all'ufficio fiscale competente entro il 20° giorno del mese successivo.

Detrazioni e detrazioni fiscali dei dipendenti

I Contractors beneficiano di alcune detrazioni e detrazioni che riducono il loro reddito imponibile o l'obbligo fiscale. Le deduzioni più significative applicate a livello di payroll dall'employer includono:

Contribuzioni previdenziali dell'employee: Le contribuzioni pagate dal dipendente per l'assicurazione pensionistica (9,76%), invalidità (1,5%) e malattia (2,45%) sono deducibili dal reddito lordo del dipendente ai fini del calcolo della base imponibile.
Costi di ottenimento delle entrate: Gli importi standard fissi mensili sono deducibili dal reddito. Questi importi variano a seconda che il luogo di residenza del dipendente sia lo stesso o diverso dal luogo di lavoro. Costi maggiori si applicano se il dipendente si sposta da un'altra località.
Contribuzione all'Assicurazione Sanitaria: Sebbene non sia una detrazione diretta dalla base imponibile come le contribuzioni previdenziali, la contribuzione sanitaria (9% della base, che è il reddito lordo meno le contribuzioni previdenziali dell'employee) è parzialmente deducibile dall'importo fiscale calcolato (7,75% della base).

Altre potenziali detrazioni (ad esempio per spese internet, riabilitazione, donazioni) sono generalmente richieste dal Contractors nella loro dichiarazione dei redditi annuale e non applicate dall'employer durante l'elaborazione mensile del payroll.

Termini di conformità fiscale e di rendicontazione

Gli employer hanno obblighi specifici di rendicontazione sia a ZUS che alle autorità fiscali.

Rendicontazione ZUS: Gli employer devono inviare dichiarazioni mensili ZUS (ZUS DRA) che dettagliano le contribuzioni per tutti i Contractors entro il 15° giorno del mese successivo.
Rendicontazione fiscale:
- Le anticipazioni mensili di PIT trattenute devono essere versate all'ufficio fiscale entro il 20° giorno del mese successivo.
- Annualmente, gli employer devono preparare e rilasciare i moduli PIT-11 a ciascun Contractor entro la fine di febbraio dell'anno successivo all'anno fiscale. Il PIT-11 riassume il reddito, i costi e le anticipazioni di imposta trattenute durante l'anno.
- Gli employer devono anche inviare una dichiarazione annuale PIT-4R all'ufficio fiscale entro la fine di gennaio dell'anno successivo all'anno fiscale, riassumendo le anticipazioni totali di PIT trattenute da tutti i Contractors.

Rispetta queste scadenze per evitare sanzioni e interessi.

Considerazioni fiscali speciali per lavoratori e aziende straniere

Gli individui stranieri che lavorano in Polonia e le aziende straniere che assumono personale in Polonia possono affrontare considerazioni fiscali specifiche:

Residenza fiscale: Un individuo è generalmente considerato residente fiscale polacco se trascorre più di 183 giorni in Polonia in un anno fiscale o se il suo centro di interessi vitali (collegamenti personali o economici) è in Polonia. I residenti sono tassati sul loro reddito mondiale, mentre i non residenti sono generalmente tassati solo sul reddito di fonte in Polonia.
Convenzioni di doppia imposizione: La Polonia ha convenzioni di doppia imposizione con molti paesi. Queste convenzioni possono influire su dove siano tassati i redditi e possono fornire agevolazioni contro la doppia tassazione. Si dovrebbe considerare la disposizione di una convenzione rilevante per i Contractors stranieri.
"Young Persons' Relief": Gli individui sotto i 26 anni che sono residenti fiscali polacchi possono beneficiare di un'esenzione PIT sul reddito da lavoro fino a un certo limite annuo. Questo beneficio si applica indipendentemente dalla nazionalità, purché siano soddisfatti i criteri di residenza e età.
Registrazione dell'Employer: Le aziende straniere che assumono personale in Polonia, anche senza una presenza registrata, potrebbero dover registrarsi come Employer of Record (EOR) per scopi di sicurezza sociale e fiscali. Un Employer of Record (EOR) può gestire questi obblighi per conto di aziende straniere senza una presenza locale.