Tasse in Polonia

Navigating the complexities of payroll and employment taxes is a critical aspect of managing a workforce in any country. In Poland, employers and employees are subject to specific obligations and deductions related to social security contributions and personal income tax. Understanding these requirements is essential for ensuring compliance and smooth operations.

Il sistema fiscale polacco, in particolare per quanto riguarda l'employment, prevede contributi all'Istituto di Assicurazione Sociale (ZUS) coprendo varie prestazioni di sicurezza sociale e la trattenuta dell'Personal Income Tax (PIT). Gli Employer of Record, o EOR, svolgono un ruolo chiave nel calcolo, nella trattenuta e nel versamento di tali importi alle autorità competenti per conto dei loro dipendenti.

Obblighi dell'Employer di Record per la sicurezza sociale e le tasse sul payroll

Gli Employer of Record in Polonia sono responsabili del calcolo e del pagamento dei contributi all'Istituto di Assicurazione Sociale (ZUS) per i loro dipendenti. Questi contributi coprono vari tipi di assicurazioni sociali, tra cui assicurazione pensionistica, invalidità, malattia e infortuni, nonché contributi al Fondo del Lavoro e al Fondo per i Benefici Garantiti ai Dipendenti. La base per il calcolo di questi contributi è generalmente la retribuzione lorda del dipendente.

Le aliquote di contribuzione standard per il 2025 sono previste come segue:

Tipo di contributo	Aliquota del datore di lavoro
Assicurazione Pensionistica	9,76%
Assicurazione Invalidità	6,50%
Assicurazione Infortuni / Incidente	Variabile
Fondo del Lavoro	2,45%
Fondo per i Benefici Garantiti ai Dipendenti	0,10%

• Assicurazione Infortuni: La percentuale per l’assicurazione contro gli infortuni è variabile e dipende dall’attività economica dell’Employer, nonché dal numero di dipendenti. Per la maggior parte dei piccoli datori di lavoro (fino a 9 dipendenti), si applica una quota fissa.
• Limite di Base per il Contributo: Esiste un limite massimo annuale sulla base di calcolo per i contributi pensionistici e di invalidità. Quando i redditi lordi di un dipendente superano questo limite, i contributi per pensione e invalidità non vengono più calcolati né versati per quel dipendente per il resto dell’anno. Questo limite viene rivisto annualmente.

Gli Employer of Record devono calcolare mensilmente questi contributi e versarli a ZUS entro il 15° giorno del mese successivo.

Obblighi di ritenuta IRPEF

Gli Employer of Record sono altresì responsabili del calcolo e della trattenuta di acconti di Personal Income Tax (PIT) sui salari dei dipendenti ogni mese. L'importo dell'imposta trattenuta dipende dal livello di reddito del dipendente, nonché dalle aliquote e detrazioni fiscali applicabili.

Il sistema fiscale polacco per il reddito da lavoro è progressivo, con due scaglioni di imposta:

Soglia di reddito annuale	Aliquota d'imposta
Fino a PLN 120.000	12%
Oltre PLN 120.000	32%

• Importo Esente: Un importo esente viene applicato all’interno dello scaglione del 12%, riducendo efficacemente l’imposta a carico dei redditi più bassi. La somma specifica è soggetta a aggiornamenti annuali.
• Calcolo: L’acconto mensile di imposta si calcola sulla base del reddito lordo mensile del dipendente, meno i contributi previdenziali (pensione, invalidità, malattia) e i costi standard per ottenere il reddito. Si applica quindi l’aliquota fiscale (12% o 32%) a questa base ridotta, e si sottrae l'importo mensile di detrazione fiscale (riguardante l’importo esente), qualora il dipendente abbia presentato la pertinente dichiarazione (PIT-2).

Gli Employer of Record devono versare gli acconti di PIT trattenuti all’ufficio fiscale competente entro il 20° giorno del mese successivo.

Detrazioni e detrazioni fiscali per i dipendenti

I dipendenti beneficiano di alcune detrazioni e agevolazioni che riducono il loro reddito tassabile o l’imposta dovuta. Le detrazioni più significative applicate a livello di payroll dall'Employer includono:

• Contributi previdenziali del dipendente: I contributi versati dal dipendente per l’assicurazione pensionistica (9,76%), invalidità (1,5%) e malattia (2,45%) sono deducibili dal reddito lordo ai fini del calcolo della base imponibile.
• Costi per l’ottenimento del reddito: Importi fissi mensili standard sono deducibili dal reddito. Questi importi variano a seconda che il luogo di residenza del dipendente sia lo stesso o diverso da quello di lavoro. Costi maggiori si applicano se il dipendente si sposta da altra località.
• Contributo all’Assicurazione Sanitaria: Anche se non si tratta di una deduzione diretta dalla base imponibile come i contributi previdenziali, il contributo all’assicurazione sanitaria (9% della base, che corrisponde al reddito lordo meno i contributi previdenziali del dipendente) è parzialmente deducibile dall’importo dell’imposta calcolata (7,75% della base).

Altre potenziali detrazioni (ad esempio, per spese di internet, riabilitazione, donazioni) sono generalmente richieste dal dipendente nella dichiarazione dei redditi annuale, piuttosto che applicate dall'Employer durante l'elaborazione mensile della paga.

Scadenze per la conformità fiscale e le comunicazioni

Gli Employer of Record hanno obblighi specifici di rendicontazione sia a ZUS che alle autorità fiscali.

• Rendicontazione ZUS: Gli Employer devono presentare dichiarazioni mensili ZUS (ZUS DRA) dettagliando i contributi per tutti i dipendenti entro il 15° giorno del mese successivo.
• Rendicontazione fiscale:
  • Gli acconti di PIT mensili trattenuti devono essere versati all’ufficio fiscale entro il 20° giorno del mese successivo.
  • Annualmente, gli Employer devono predisporre e rilasciare ai dipendenti i moduli PIT-11 entro la fine di febbraio dell’anno successivo all’anno fiscale. Il PIT-11 riepiloga i redditi, i costi e gli acconti di imposta trattenuti durante l’anno.
  • Gli Employer devono altresì presentare la dichiarazione annuale PIT-4R all’ufficio fiscale entro la fine di gennaio dell’anno successivo all’anno fiscale, riepilogando gli acconti totali di PIT trattenuti da tutti i dipendenti.

Rispetto di queste scadenze è fondamentale per evitare sanzioni e interessi.

Considerazioni fiscali speciali per lavoratori e aziende straniere

Le persone straniere che lavorano in Polonia e le aziende straniere che impiegano personale in Polonia possono affrontare considerazioni fiscali specifiche:

• Residenza fiscale: Un individuo è generalmente considerato residente fiscale in Polonia se trascorre più di 183 giorni in Polonia in un anno fiscale o se il suo centro di interessi vitali (legami personali o economici) è in Polonia. I residenti sono tassati sui loro redditi mondiali, mentre i non residenti sono generalmente tassati solo sui redditi di origine in Polonia.
• Convenzioni contro le doppie imposizioni: La Polonia ha numerose convenzioni per evitare la doppia imposizione con diversi paesi. Queste convenzioni possono influenzare dove viene tassato il reddito e possono offrire agevolazioni per evitare la doppia tassazione. Le disposizioni di una convenzione rilevante devono essere considerate per i lavoratori stranieri.
• "Young Persons' Relief": Gli individui sotto i 26 anni, residenti fiscali in Polonia, possono beneficiare di un’esenzione PIT sul reddito da lavoro fino a una certa soglia annuale. Questa agevolazione si applica indipendentemente dalla nazionalità, purché siano rispettati i criteri di residenza e di età.
• Registrazione dell’Employer: Le aziende straniere che impiegano personale in Polonia, anche senza una presenza registrata, potrebbero dover registrarsi come Employer of Record (EOR) per scopi di sicurezza sociale e fiscale. Un servizio di Employer of Record (EOR) può gestire questi obblighi per conto di aziende straniere prive di una presenza locale.

Comprendere queste sfumature è fondamentale per le aziende straniere che operano in Polonia e per la gestione conforme dei dipendenti internazionali.