Tasse in Polonia

Navigating the complexities of payroll and employment taxes is a critical aspect of managing a workforce in any country. In Poland, employers and employees are subject to specific obligations and deductions related to social security contributions and personal income tax. Understanding these requirements is essential for ensuring compliance and smooth operations.

Il sistema fiscale polacco, in particolare per quanto riguarda l'employment, coinvolge contributi all'Istituto di Assicurazione Sociale (ZUS) coprendo vari benefici di sicurezza sociale e la ritenuta dell'Imposta sul Reddito delle Persone Fisiche (PIT). Gli Employer of Record, o EOR, svolgono un ruolo chiave nel calcolo, nella ritenuta e nel versamento di queste somme alle autorità competenti per conto dei loro dipendenti.

Obblighi dell'Employer di Record sulla sicurezza sociale e imposte sul salario

Gli Employer in Polonia sono responsabili del calcolo e del pagamento dei contributi all'Istituto di Assicurazione Sociale (ZUS) per i loro Contractors. Questi contributi coprono vari tipi di assicurazione sociale, tra cui pensione, invalidità, malattia e infortuni, nonché i contributi al Fondo del Lavoro e al Fondo per i Benefici Garantiti ai Dipendenti. La base per il calcolo di tali contributi è generalmente la retribuzione lorda del dipendente.

Le aliquote standard dei contributi dell'Employer per il 2025 sono previste come segue:

Tipo di contributo	Aliquota Employer
Assicurazione Pensionistica	9,76%
Assicurazione Invalidità	6,50%
Assicurazione Infortuni	Variabile
Fondo del Lavoro	2,45%
Fondo per i Benefici Garantiti ai Dipendenti	0,10%

• Assicurazione Infortuni: La percentuale per l'assicurazione infortuni è variabile e dipende dall'attività commerciale dell'employer e dal numero di Contractors. Per la maggior parte dei piccoli datori di lavoro (fino a 9 Contractors), si applica una tariffa fissa.
• Limite di base per i contributi: Esiste un limite massimo annuale sulla base di calcolo per i contributi di pensione e invalidità. Una volta che il reddito lordo annuo di un dipendente supera questo limite, i contributi per pensione e invalidità non vengono più calcolati o versati per quel dipendente per il resto dell'anno. Questo limite viene aggiornato annualmente.

Gli Employer devono calcolare questi contributi mensilmente e versarli a ZUS entro il 15° giorno del mese successivo.

Obblighi di ritenuta dell'Income Tax

Gli Employer sono anche responsabili del calcolo e della ritenuta anticipata dell'Imposta sul Reddito delle Persone Fisiche (PIT) sui salari dei dipendenti ogni mese. L'importo dell'imposta trattenuta dipende dal livello di reddito del dipendente e dalle aliquote e detrazioni fiscali applicabili.

Il sistema di imposta sul reddito personale in Polonia per l'employment è progressivo, con due scaglioni fiscali:

Soglia di reddito annuo	Aliquota fiscale
Fino a PLN 120.000	12%
Oltre PLN 120.000	32%

• Importo non tassabile: Un importo esente da imposta si applica all’interno dello scaglione del 12%, riducendo di fatto l’obbligo fiscale per i redditi più bassi. L'importo specifico è soggetto a aggiornamenti annuali.
• Calcolo: L'anticipo mensile dell'imposta viene calcolato sulla base del reddito lordo mensile del dipendente, meno i contributi di sicurezza sociale del dipendente (pensione, invalidità, malattia) e i costi standard di ottenimento del reddito. L'aliquota fiscale applicabile (12% o 32%) viene applicata a questa base ridotta, e quindi si sottrae l'importo mensile di riduzione fiscale (relativo all'importo non tassabile), a condizione che il dipendente abbia presentato la relativa dichiarazione (PIT-2).

Gli Employer devono versare gli anticipi PIT trattenuti all'ufficio fiscale competente entro il 20° giorno del mese successivo.

Detrazioni e detrazioni fiscali per i dipendenti

I dipendenti beneficiano di alcune detrazioni e detrazioni che riducono il loro reddito imponibile o l'obbligo fiscale. Le detrazioni più significative applicate a livello di payroll dall'employer includono:

• Contributi di sicurezza sociale del dipendente: I contributi pagati dal dipendente per l'assicurazione pensionistica (9,76%), invalidità (1,5%) e malattia (2,45%) sono deducibili dal reddito lordo del dipendente ai fini del calcolo della base imponibile.
• Costi di ottenimento del reddito: Importi fissi mensili standard sono deducibili dal reddito. Questi importi variano a seconda che il luogo di residenza del dipendente sia lo stesso o diverso dal luogo di lavoro. Costi più elevati si applicano se il dipendente si sposta da un'altra località.
• Contributo all'Assicurazione Sanitaria: Sebbene non costituisca una deduzione diretta dalla base imponibile come la sicurezza sociale, il contributo all'assicurazione sanitaria (9% della base, che è il reddito lordo meno i contributi di sicurezza sociale del dipendente) è parzialmente deducibile dall'importo fiscale calcolato (7,75% della base).

Altre potenziali detrazioni (ad esempio per spese internet, riabilitazione, donazioni) vengono generalmente richieste dal dipendente nella dichiarazione dei redditi annuale piuttosto che applicate dall'employer durante l'elaborazione mensile del payroll.

Scadenze per la conformità fiscale e la rendicontazione

Gli Employer hanno obblighi di rendicontazione specifici sia verso ZUS che verso le autorità fiscali.

• Rendicontazione ZUS: Gli Employer devono presentare dichiarazioni mensili ZUS (ZUS DRA) dettagliando i contributi per tutti i Contractors entro il 15° giorno del mese successivo.
• Rendicontazione fiscale:
  • Gli anticipi PIT mensili trattenuti devono essere versati all'ufficio fiscale entro il 20° giorno del mese successivo.
  • Annualmente, gli Employer devono preparare e rilasciare i moduli PIT-11 a ciascun Contractor entro la fine di febbraio dell'anno successivo all'anno fiscale. Il PIT-11 riassume il reddito, i costi e gli anticipi fiscali trattenuti per l'anno.
  • Gli Employer devono anche presentare una dichiarazione annuale PIT-4R all'ufficio fiscale entro la fine di gennaio dell'anno successivo all'anno fiscale, riassumendo gli anticipi PIT totali trattenuti da tutti i Contractors.

Rispetto di queste scadenze è fondamentale per evitare sanzioni e interessi.

Considerazioni fiscali speciali per lavoratori e aziende straniere

Gli individui stranieri che lavorano in Polonia e le aziende straniere che impiegano personale in Polonia possono affrontare considerazioni fiscali specifiche:

• Residenza fiscale: Un individuo è generalmente considerato residente fiscale polacco se trascorre più di 183 giorni in Polonia in un anno fiscale o se il suo centro di interessi vitali (legami personali o economici) si trova in Polonia. I residenti sono tassati sul loro reddito mondiale, mentre i non residenti sono generalmente tassati solo sul reddito di fonte polacca.
• Convenzioni di doppia imposizione: La Polonia ha convenzioni di doppia imposizione con molti paesi. Queste convenzioni possono influenzare dove viene tassato il reddito e possono offrire agevolazioni contro la doppia imposizione. Le disposizioni di una convenzione rilevante devono essere considerate per i Contractors stranieri.
• "Young Persons' Relief": Gli individui sotto i 26 anni che sono residenti fiscali polacchi possono beneficiare di un'esenzione PIT sul reddito da lavoro fino a una certa soglia annuale. Questa agevolazione si applica indipendentemente dalla nazionalità, purché siano soddisfatti i criteri di residenza e di età.
• Registrazione dell'Employer: Le aziende straniere che impiegano personale in Polonia, anche senza una presenza registrata, potrebbero dover registrarsi come Employer of Record (EOR) per scopi di sicurezza sociale e fiscale. Un servizio di Employer of Record può gestire questi obblighi per conto di aziende straniere senza una presenza locale.

Comprendere queste sfumature è fondamentale per le aziende straniere che operano in Polonia e per la gestione conforme dei dipendenti internazionali.