Employer of Record in Estonia

Un Employer of Record (EOR) in Estonia è una società che assume legalmente i dipendenti per conto tuo. Ciò significa che puoi costruire un team in Estonia senza dover creare una entità legale locale. L'EOR si occupa di tutte le attività amministrative e legali relative all'impiego. Questo include la gestione delle buste paga, le tasse, i benefici e i contratti di lavoro, garantendo la conformità alla legge estone. Tu gestisci il lavoro quotidiano del tuo team, mentre l'EOR si occupa delle responsabilità HR e legali. Per le aziende che desiderano assumere in Estonia, fornitori come Rivermate possono semplificare il processo.

Come funziona un Employer of Record (EOR) in Estonia

Utilizzare un EOR in Estonia è un processo semplice. Ti permette di assumere talenti rapidamente mentre l'EOR gestisce i requisiti legali. Ecco i passaggi tipici:

1. Definisci il Ruolo: Inizi delineando la descrizione del lavoro e il profilo ideale del candidato. L'EOR può aiutarti a comprendere il mercato del lavoro locale per attrarre i talenti giusti.
2. Trova il Tuo Candidato: Trovi e selezioni la persona migliore per il ruolo. Tu hai il controllo sulla decisione di assunzione.
3. Offerta e Contratto: L'EOR redige un contratto di lavoro legalmente conforme basato sulle leggi sul lavoro estoni. Questo contratto viene poi firmato dall'EOR e dal tuo nuovo dipendente.
4. Onboarding: L'EOR si occupa del processo formale di onboarding. Questo include la registrazione del dipendente presso l'Agenzia delle Entrate e delle Dogane estone e altre autorità necessarie. Puoi trovare ulteriori informazioni sulla registrazione dei dipendenti sul sito ufficiale dell'Agenzia delle Entrate e delle Dogane estone (https://www.emta.ee/en).
5. Gestione Quotidiana: Tu gestisci le attività quotidiane del dipendente, i progetti e le performance, proprio come qualsiasi altro membro del tuo team.
6. Buste Paga e Conformità: L'EOR gestisce tutte le buste paga, le trattenute fiscali e i contributi di sicurezza sociale ogni mese. Si assicura che tutto venga fatto in tempo e secondo le normative locali, mantenendoti conforme.

Perché usare un Employer of Record in Estonia

Utilizzare un EOR per assumere in Estonia offre diversi vantaggi chiave. Rimuove la complessità dell'assunzione internazionale, permettendoti di concentrarti sulla crescita della tua attività e sulla gestione del team. Puoi entrare nel mercato e iniziare a lavorare con talenti locali molto più rapidamente rispetto a se dovessi creare una tua entità legale.

• Velocità: Puoi assumere e integrare i dipendenti in giorni o settimane, invece dei mesi necessari per stabilire una società locale.
• Conformità: Un EOR garantisce che tu rispetti tutte le leggi sul lavoro estoni, così non devi diventare un esperto da un giorno all’altro. Gestiscono tutte le complessità delle normative locali sull’impiego.
• Mitigazione del Rischio: L'EOR si assume i rischi legali associati all'impiego. Questo ti aiuta a evitare potenziali sanzioni derivanti da una errata classificazione dei lavoratori o dal mancato rispetto degli obblighi fiscali e di sicurezza sociale.
• Focus sulla Tua Attività: Puoi concentrarti sulle tue operazioni principali mentre l'EOR si occupa dell’onere amministrativo di HR e buste paga.
• Gestione dei Benefici: L'EOR iscrive i tuoi dipendenti a tutti i benefici obbligatori come l’assicurazione sanitaria e i piani pensionistici. Possono anche aiutarti a creare un pacchetto di benefici competitivo per attrarre i migliori talenti in Estonia.

Rivermate's transparent pricing model elimina la complessità con una tariffa mensile unica e competitiva per dipendente. A differenza dei fornitori PEO tradizionali, la nostra tariffazione in Estonia include supporto completo alle Risorse Umane, gestione dei benefici, gestione della conformità e accesso al nostro cruscotto proprietario per analisi della forza lavoro in tempo reale. Nessun costo nascosto, nessuna tassa di configurazione—solo un prezzo chiaro e semplice che si adatta alle esigenze della vostra azienda, garantendo la piena conformità legale in Estonia.

Assunzioni in Estonia sono semplici, soprattutto grazie alla sua infrastruttura digitale avanzata. Il paese dispone di una forza lavoro qualificata e di un ambiente favorevole alle imprese. Gli estoni apprezzano un equilibrio sano tra vita lavorativa e vita privata e una comunicazione diretta. Il mercato del lavoro è attivo, con molte opportunità nei settori della tecnologia e dei servizi.

Contratti di lavoro & clausole obbligatorie

Devi fornire un contratto di lavoro scritto per qualsiasi rapporto di lavoro che duri più di due settimane. Il contratto dovrebbe essere in due copie, una per te e una per il dipendente. Sebbene non sia obbligatorio che sia in estone, potrebbe essere richiesta una traduzione in caso di controversia.

I tuoi contratti di lavoro devono includere questi dettagli chiave:

• Parti coinvolte: Nome e dettagli di identificazione della tua azienda e del dipendente.
• Date: Data di inizio del rapporto di lavoro e data di firma del contratto.
• Descrizione del lavoro: Una chiara panoramica dei compiti del dipendente.
• Luogo di lavoro: Il luogo principale in cui verrà svolto il lavoro.
• Orari di lavoro: Specifica se a tempo pieno o part-time.
• Stipendio: L'importo della retribuzione, la frequenza di pagamento e il metodo.
• Permessi: La quantità di ferie retribuite annuali, con un minimo di 28 giorni di calendario.
• Preavviso: Dettagli sui periodi di preavviso per la risoluzione del contratto.
• Periodo di prova: La durata del periodo di prova, se presente.

Periodi di prova

Un periodo di prova permette a te e al dipendente di verificare se il rapporto di lavoro è adatto.

• Il periodo di prova massimo è di quattro mesi.
• Per contratti a termine, il periodo di prova non può superare la metà della durata del contratto.
• Se non specifichi un periodo di prova nel contratto, si presume che non ci sia.
• Durante il periodo di prova, sia tu che il dipendente potete risolvere il contratto con almeno 15 giorni di preavviso.

Orari di lavoro & straordinari

Gli orari di lavoro standard in Estonia sono semplici.

• Una settimana tipica a tempo pieno è di 40 ore, di solito 8 ore al giorno, dal lunedì al venerdì.
• Il tempo di lavoro, inclusi gli straordinari, non dovrebbe superare una media di 48 ore alla settimana su un periodo di quattro mesi.
• Tu e il dipendente dovete concordare eventuali straordinari.
• Gli straordinari sono compensati con either un riposo retribuito equivalente alle ore di straordinario o con una paga almeno 1,5 volte il salario regolare del dipendente.
• I dipendenti hanno diritto ad almeno una pausa di 30 minuti dopo 6 ore di lavoro.

Festività pubbliche & regionali

L'Estonia ha diverse festività pubbliche durante l'anno. La giornata lavorativa prima del Capodanno, della Giornata dell'Indipendenza, della Giornata della Vittoria e della Vigilia di Natale viene ridotta di tre ore.

Ecco un elenco delle festività pubbliche per il 2025:

Assunzione di contractors in Estonia

Assumere contractors indipendenti in Estonia può essere un modo flessibile per accedere a competenze specializzate senza gli impegni di un'assunzione tradizionale. I contractors sono lavoratori autonomi e forniscono servizi sotto un accordo commerciale. Ciò significa che non sono coperti dalle stesse leggi sul lavoro dei dipendenti, quindi non è necessario fornire ferie retribuite o indennità di malattia.

Tuttavia, è fondamentale classificare correttamente i lavoratori. Se un contractor lavora sotto il tuo controllo ed è integrato nelle operazioni della tua azienda, potrebbe essere riclassificato come dipendente. Questa errata classificazione può portare a sanzioni, inclusi pagamenti arretrati di tasse e contributi sociali.

Un Employer of Record (EOR) può aiutarti a evitare questi rischi. Un EOR assume legalmente i lavoratori per tuo conto, gestendo tutte le responsabilità locali relative all'impiego. Questo garantisce che tu rimanga conforme alle leggi sul lavoro estoni mentre gestisci le attività quotidiane del dipendente. Utilizzare un EOR semplifica le assunzioni e elimina il rischio di errata classificazione.

In Estonia, gestire la retribuzione significa comprendere un sistema semplice. Il paese utilizza un'aliquota fiscale piatta, che semplifica i calcoli. Si paga i propri dipendenti mensilmente e, sebbene i bonus siano comuni, uno stipendio di 13° mese non è richiesto dalla legge. Come Employer of Record, sarà necessario registrare ogni dipendente nel Registro dell'Occupazione Estone e fornire loro una busta paga dettagliata ad ogni periodo di pagamento.

Cicli di paga & struttura salariale

Si dovrebbe pagare i propri dipendenti mensilmente. I pagamenti devono essere effettuati nello stesso giorno di ogni mese, e non oltre l'ultimo giorno lavorativo. È possibile pagare più frequentemente, ad esempio settimanalmente, ma non meno di una volta al mese. Se il giorno di pagamento cade in un giorno festivo o nel fine settimana, è necessario pagare gli stipendi nel giorno lavorativo precedente.

Lo stipendio di un dipendente consiste in alcuni elementi chiave:

• Stipendio base: Questo è il reddito fisso mensile prima di eventuali extra.
• Retribuzione lorda: Include lo stipendio base più eventuali indennità o bonus, ma prima delle tasse.
• Retribuzione netta: È l'importo finale che un dipendente riceve dopo tutte le detrazioni e le tasse.

Straordinari & minimi

A partire dal 1° gennaio 2025, il salario minimo mensile in Estonia è di €886 per lavoro a tempo pieno. La tariffa oraria minima è di €5,31. Questo minimo si applica a tutti i dipendenti, senza eccezioni per i lavoratori più giovani.

Se un dipendente lavora oltre le ore concordate, è necessario compensarlo per gli straordinari. È possibile farlo con congedo retribuito o pagando 1,5 volte la loro retribuzione normale. Per il lavoro svolto in un giorno festivo, la tariffa di pagamento è il doppio della retribuzione normale del dipendente.

Tasse e contributi del datore di lavoro

Come Employer of Record in Estonia, sei responsabile del pagamento della social tax e dei contributi all'assicurazione contro la disoccupazione oltre alla retribuzione lorda del dipendente.

Tasse e detrazioni dei dipendenti

Anche i dipendenti contribuiscono alle tasse e alla sicurezza sociale dalla loro retribuzione lorda.

In Estonia, troverai un sistema forte di benefici per i dipendenti e congedi. Il paese offre un supporto completo ai dipendenti, soprattutto ai nuovi genitori. Questo approccio ti aiuta ad attrarre e trattenere grandi talenti assicurando che il tuo team si senta sicuro e valorizzato.

Congedo di legge

La legge estone prevede diversi tipi di congedo retribuito per supportare i tuoi dipendenti.

• Congedo annuale: I dipendenti hanno diritto a un minimo di 28 giorni di ferie retribuite ogni anno. Alcuni ruoli, come funzionari pubblici o insegnanti, possono ricevere di più.
• Congedo per malattia: Se un dipendente si ammala, ha diritto a un periodo di congedo retribuito. Il datore di lavoro paga la retribuzione dal 4° al 8° giorno di malattia. Dal 9° giorno, il Fondo di Assicurazione Sanitaria Estone si occupa dei pagamenti.
• Congedo di maternità: Le madri ricevono 140 giorni di congedo di maternità retribuito.
• Congedo di paternità: I padri hanno diritto a 30 giorni di congedo di paternità retribuito.
• Congedo parentale: Dopo la fine del congedo di maternità o paternità, un genitore può prendere un congedo parentale fino a quando il bambino compie tre anni, con supporto finanziario dallo stato.
• Congedo di studio: I dipendenti possono prendere fino a 30 giorni di congedo di studio all'anno.

Festività pubbliche

I tuoi dipendenti in Estonia ricevono giorni di riposo retribuiti per le festività pubbliche. Se lavorano durante una festività pubblica, devi pagarli il doppio della loro retribuzione normale.

Benefici supplementari tipici

Per competere per i migliori talenti, molte aziende offrono benefici che vanno oltre i requisiti legali. Ecco una panoramica di ciò che è richiesto dalla legge rispetto a ciò che puoi offrire come vantaggio extra.

Come può aiutare un EOR nell'implementazione dei benefici

Navigare tra le leggi di un nuovo paese e le aspettative sui benefici può essere complesso. Un Employer of Record (EOR) rende tutto più semplice.

Un EOR agisce come datore di lavoro legale per il tuo team in Estonia. Gestiamo tutte le attività amministrative, tra cui:

• Conformità: Assicuriamo che tu rispetti tutte le leggi sul lavoro estoni, così non devi diventare un esperto da un giorno all'altro.
• Gestione dei benefici: Iscriviamo i tuoi dipendenti a tutti i benefici obbligatori come assicurazione sanitaria e piani pensionistici.
• Pacchetti supplementari: Ti aiutiamo a creare un pacchetto di benefici competitivo che attragga i migliori talenti locali. Sappiamo cosa aspettano i candidati in Estonia.
• Payroll: Gestiamo correttamente e puntualmente la retribuzione, le tasse e i contributi di sicurezza sociale.

Usare un EOR ti permette di concentrarti sulla crescita della tua attività mentre noi ci occupiamo delle complessità HR.

Quando un rapporto di lavoro in Estonia termina, è necessario seguire regole specifiche. Il processo non è complicato, ma bisogna gestirlo correttamente. La cessazione di un dipendente può avvenire per diversi motivi, come per accordo reciproco, la scadenza di un contratto o il licenziamento da parte dell'Employer of Record per un motivo valido. Qualunque sia la causa, è necessario fornire un preavviso scritto e rispettare i requisiti legali riguardanti, ad esempio, i periodi di preavviso e l'ultima retribuzione.

Periodi di preavviso

Devi dare ai dipendenti un preavviso scritto anticipato prima che il loro rapporto di lavoro termini. La durata di questo preavviso dipende da quanto tempo il dipendente ha lavorato per te.

Ecco i periodi di preavviso minimi che devi fornire:

Durante un periodo di prova, che può durare fino a quattro mesi, sia tu che il dipendente potete terminare il contratto con almeno 15 giorni di calendario di preavviso. Se un dipendente si dimette, deve darti un preavviso di 30 giorni di calendario.

Indennità di fine rapporto

Se devi o meno pagare un'indennità di fine rapporto dipende dal motivo della cessazione. In generale, si paga un'indennità quando si rende un dipendente ridondante per motivi economici. In caso di ridondanza, devi pagare al dipendente un mese di stipendio medio come indennizzo.

I dipendenti possono anche avere diritto a benefici aggiuntivi dal Fondo di Assicurazione contro la Disoccupazione dell'Estonia, a seconda della loro durata di impiego:

• Da 5 a 10 anni di impiego: diritto a un mese di stipendio lordo.
• Più di 10 anni di impiego: diritto a due mesi di stipendio lordo.

Se termini un dipendente a termine a causa di ridondanza, devi pagargli la retribuzione per il restante periodo del contratto.

Come Rivermate gestisce uscite conformi

Navigare le cessazioni dei dipendenti può essere complicato. Ci assicuriamo che il processo sia fluido e pienamente conforme alla legge estone.

Ecco come aiutiamo:

• Processo chiaro: Ti guidiamo in ogni fase del processo di cessazione, assicurandoci che tu rispetti tutti gli obblighi legali.
• Documentazione corretta: Prepariamo le comunicazioni scritte necessarie e i calcoli finali della retribuzione.
• Controlli di conformità: Il nostro team verifica che i periodi di preavviso e i pagamenti di fine rapporto siano corretti, evitando problemi legali.
• Pagamento finale: Gestiamo il pagamento finale al dipendente, inclusi eventuali giorni di ferie non utilizzati.
• Cancellazione dall'elenco: Assicuriamo che il dipendente venga correttamente cancellato dal registro dei rapporti di lavoro dell'Agenzia delle Entrate e delle Dogane estone entro i dieci giorni richiesti.

Gestiamo i dettagli così puoi concentrarti sulla tua attività.

Navigare tra visti e permessi di lavoro in Estonia può essere semplice. Il processo dipende dalla tua cittadinanza e da quanto tempo prevedi di soggiornare. Per i cittadini dell'Unione Europea, lavorare in Estonia è facile. Devi semplicemente registrarti come residente. Per tutti gli altri, sarà necessario un visto o un permesso per lavorare legalmente.

Visti di lavoro e realtà dello sponsor

Ottenere il diritto di lavorare in Estonia quando non sei cittadino UE significa che devi prima avere un'offerta di lavoro. Il tuo datore di lavoro gioca quindi un ruolo chiave nella tua domanda.

Un Employer of Record (EOR) può agire come tuo datore di lavoro legale in Estonia. Questo è utile se la tua azienda non ha una propria entità nel paese. Un EOR può sponsorizzare visti di lavoro, ma potrebbero esserci limitazioni dovute alle quote nazionali.

Ecco le rotte tipiche per l'occupazione:

• Visto di soggiorno a lungo termine (D): Questa è la scelta più comune per lavorare in Estonia fino a un anno. Il tuo datore di lavoro, o un EOR, deve registrare il tuo impiego presso la Polizia e la Guardia di Frontiera Estone per avviare questa procedura.
• Permesso di soggiorno temporaneo: Se prevedi di lavorare in Estonia per più di un anno, dovrai richiedere un permesso di soggiorno temporaneo. Questo permesso è valido fino a cinque anni.
• Carta Blu UE: Questa è un'opzione per professionisti altamente qualificati e offre maggiore flessibilità per lavorare in altri paesi dell'UE.

Ricorda che per molte posizioni, i datori di lavoro potrebbero dover dimostrare che il ruolo non può essere ricoperto da un candidato locale.

Conformità ai viaggi d'affari

Per viaggi brevi, potresti non aver bisogno affatto di un visto. L'Estonia fa parte dello Spazio Schengen, che consente viaggi senza visto fino a 90 giorni in qualsiasi periodo di 180 giorni per i cittadini di molti paesi.

Questo tipo di viaggio riguarda attività aziendali specifiche, come:

• Partecipare a riunioni di lavoro
• Partecipare a conferenze o seminari
• Visitare una struttura aziendale
• Negoziare contratti

È importante capire che questo non permette di lavorare attivamente. Se svolgi compiti lavorativi, anche per un breve periodo, potresti dover registrare il tuo impiego. Ad esempio, lavorare temporaneamente per un massimo di 5 giorni in un periodo di 30 giorni potrebbe essere esente, ma dovresti sempre verificare le ultime regole.