Estonia

Estonia opera un sistema fiscale moderno, incentrato sul digitale, noto per la sua semplicità e le aliquote fiscali flat. Questo approccio mira a semplificare la conformità sia per individui che per aziende. I datori di lavoro operanti in Estonia sono responsabili della ritenuta dell'imposta sul reddito dagli stipendi dei dipendenti e dei contributi ai fondi di sicurezza sociale, garantendo che le tasse relative all'occupazione siano gestite e versate correttamente alle autorità fiscali.

Comprendere questi obblighi è fondamentale per le aziende che impiegano personale in Estonia, siano essi assunti localmente o stranieri. Il sistema richiede un calcolo preciso e una segnalazione tempestiva per mantenere la conformità ed evitare sanzioni.

Obblighi del datore di lavoro in materia di sicurezza sociale e imposte sul salario

I datori di lavoro in Estonia sono tenuti a contribuire alla sicurezza sociale per conto dei loro dipendenti. I contributi principali sono la Social Tax e l'Assicurazione contro la Disoccupazione. Questi contributi sono calcolati sulla base dello stipendio lordo del dipendente.

La Social Tax è un contributo significativo del datore di lavoro volto a finanziare le pensioni statali e l'assicurazione sanitaria. L'aliquota si applica allo stipendio lordo, con una base minima di applicazione anche se lo stipendio è inferiore.

I contributi per l'Assicurazione contro la Disoccupazione sono versati sia dal datore di lavoro che dal dipendente. Il datore di lavoro trattiene la quota del dipendente dallo stipendio e la versa insieme al proprio contributo.

Ecco le principali aliquote dei contributi del datore di lavoro per il 2026:

Tipo di contributo	Aliquota (Datore di lavoro)	Base di calcolo
Social Tax	33%	Stipendio lordo
Assicurazione contro la Disoccupazione	0,8%	Stipendio lordo

Esiste una base minima mensile per il calcolo della Social Tax, collegata alla retribuzione minima nazionale. Nel 2026, l'aliquota mensile su cui si basa la responsabilità minima di social tax è di €886, con una responsabilità minima di social tax di €292,38 al mese. Se lo stipendio lordo di un dipendente è inferiore a questa base minima, la Social Tax deve comunque essere calcolata e pagata sulla base minima, a meno che non si applichino eccezioni specifiche (ad esempio, dipendente pensionato, studente o in congedo parentale).

Requisiti di ritenuta dell'imposta sul reddito

L'Estonia applica un'aliquota fiscale flat sul reddito che riguarda sia gli individui che le aziende (sui profitti distribuiti). I datori di lavoro sono responsabili della ritenuta dell'imposta sul reddito (PAYE - Pay As You Earn) dagli stipendi lordo dei loro dipendenti prima del pagamento.

L'aliquota fiscale standard si applica al reddito imponibile del dipendente. Il reddito imponibile corrisponde allo stipendio lordo al netto di eventuali importi di reddito esentasse e di alcune detrazioni.

Una funzione significativa del sistema di imposta sul reddito estone per gli individui è la soglia di reddito esente da imposte. A partire dal 2026, si applica un importo di reddito esente da imposte universale di €700 al mese (€8.400 all'anno) a tutti gli individui, indipendentemente dal reddito annuo. Per gli individui che hanno raggiunto l'età pensionabile, l'importo annuo di reddito esente è di €9.312 (€776 al mese). I datori di lavoro devono tenerne conto nel calcolare la ritenuta mensile dell'imposta sul reddito, a condizione che il dipendente abbia presentato una richiesta al datore di lavoro per applicare l'importo esente.

Dettagli principali sull'imposta sul reddito per il 2026:

Tipo di imposta	Aliquota
Imposta sul Reddito	22%

Detrazioni fiscali e indennità per i dipendenti

I dipendenti in Estonia sono soggetti all'imposta sul reddito e contribuiscono all'Assicurazione contro la Disoccupazione e potenzialmente a una pensione obbligatoria finanziata. I datori di lavoro trattengono questi importi dallo stipendio lordo.

Le aliquote di contributo del dipendente per il 2026 sono:

Tipo di contributo	Aliquota (Dipendente)	Base di calcolo
Assicurazione contro la Disoccupazione	1,6%	Stipendio lordo
Pensione obbligatoria finanziata*	2%, 4% o 6%	Stipendio lordo

*La partecipazione al scheme obbligatorio di pensione finanziata è generalmente obbligatoria per i residenti nati nel 1983 o successivamente, ma volontaria per quelli nati prima. I dipendenti possono scegliere una aliquota di contributo del 2%, 4% o 6% del loro stipendio lordo, con la aliquota predefinita del 2%. I dipendenti possono modificare la loro aliquota una volta all'anno (scadenza della domanda 30 novembre) per avere effetto dal gennaio successivo.

Oltre all'importo di reddito esente di base applicato dal datore di lavoro (se richiesto), i dipendenti possono avere diritto ad altre detrazioni quando presentano la dichiarazione annuale dei redditi. Queste possono includere:

• Ulteriori redditi esenti per figli.
• Interessi sul mutuo per la casa.
• Spese di istruzione.
• Regali e donazioni a organizzazioni approvate.
• Contributi volontari alla pensione.

Queste detrazioni aggiuntive vengono generalmente richieste direttamente dal dipendente all'Agenzia delle Entrate e Dogane estone (MTA) quando presenta la dichiarazione annuale dei redditi, anziché essere applicate dal datore di lavoro durante il calcolo della busta paga mensile.

Scadenze di conformità fiscale e segnalazione

I datori di lavoro in Estonia hanno obblighi rigorosi di report mensili. La dichiarazione principale è il TSD (Dichiarazione di reddito e imposta sociale, premi e contributi all'Assicurazione contro la Disoccupazione e ai Fondi obbligatori).

La dichiarazione TSD deve essere inviata elettronicamente all’Agenzia delle Entrate e Dogane estone entro il 10° giorno del mese successivo al pagamento. Le tasse corrispondenti (Social Tax, Assicurazione contro la Disoccupazione, Imposta sul Reddito, contributi al Fondo obbligatorio di pensione) devono essere pagate entro lo stesso termine.

Mancata presentazione del TSD o mancato pagamento delle tasse entro i termini può comportare sanzioni e interessi. I datori di lavoro devono garantire un calcolo accurato di tutte le tasse e contributi e una tempestiva presentazione delle dichiarazioni richieste.

Considerazioni fiscali speciali per lavoratori e aziende straniere

L’impiego di lavoratori stranieri o l’operare come azienda straniera in Estonia comporta considerazioni fiscali specifiche, principalmente in relazione alla residenza fiscale e alla stabile organizzazione.

La residenza fiscale di un individuo determina i propri obblighi fiscali in Estonia. In generale, un individuo è considerato residente fiscale se ha un'abitazione permanente in Estonia o soggiorna in Estonia per almeno 183 giorni nel corso di 12 mesi. I residenti fiscali estoni sono tassati sul loro reddito mondiale, mentre i non residenti sono generalmente tassati solo sul reddito di fonte estone.

Le aziende straniere che impiegano personale in Estonia devono considerare se le loro attività creano una stabile organizzazione (PE) in Estonia. Se si ritiene che una PE esista, l'azienda straniera potrebbe diventare soggetta all'imposta sul reddito delle società in Estonia sui profitti attribuibili alla PE.

Gli accordi di doppia imposizione (DTT) giocano un ruolo cruciale per lavoratori e aziende stranieri. L’Estonia ha DTT con molti Paesi per evitare che il reddito venga tassato due volte. Questi accordi specificano spesso quale Paese ha il diritto principale di tassare i vari tipi di reddito, incluso il reddito da lavoro. I datori di lavoro di lavoratori non residenti devono considerare l’accordo DTT rilevante per determinare il corretto trattamento fiscale e gli obblighi di ritenuta.

I datori di lavoro stranieri senza una PE in Estonia possono comunque avere obblighi di ritenuta nei confronti dei loro dipendenti che lavorano in Estonia, in particolare riguardo all’imposta sul reddito e potenzialmente alla sicurezza sociale, a seconda della residenza del dipendente e degli accordi internazionali applicabili o dei regolamenti UE sulla coordinazione della sicurezza sociale. Utilizzare un Employer of Record può semplificare queste complessità gestendo retribuzioni locali, tasse e requisiti di conformità.