Employer of Record in Canada

Un Employer of Record, o EOR, è una società che assume legalmente i dipendenti per tuo conto in Canada. Ciò significa che puoi costruire un team canadese senza dover creare un'entità locale. L'EOR si occupa di tutte le attività legali e amministrative relative all'impiego. Questo include la gestione delle buste paga, le tasse, i benefici e i contratti di lavoro, garantendo la conformità alle leggi locali sul lavoro.

Gestisci comunque il lavoro quotidiano del tuo team. Un EOR si occupa semplicemente delle responsabilità HR complesse. Per un fornitore che può aiutarti in questo, considera Rivermate.

Come funziona un Employer of Record (EOR) in Canada

Utilizzare un EOR in Canada semplifica la tua espansione. Trovi il talento, e l'EOR si occupa del resto. Ecco come funziona di solito:

• Trovi il candidato: Recluti e selezioni la persona che desideri assumere in Canada.
• L'EOR assume il candidato: L'EOR assume legalmente il dipendente tramite un contratto di lavoro locale e conforme.
• Onboarding: L'EOR gestisce l'intero processo di onboarding. Questo include tutto, dalla documentazione alla configurazione dei benefici.
• Buste paga e benefici: L'EOR elabora le buste paga, trattiene le tasse e amministra i benefici secondo le normative canadesi.
• Supporto HR continuo: L'EOR fornisce supporto HR costante sia a te che al tuo dipendente. Gestiscono eventuali problemi che possono sorgere.
• Gestisci il tuo dipendente: Dirigi il lavoro quotidiano e le responsabilità del tuo dipendente. L'EOR si occupa della parte amministrativa dell'impiego.

Perché usare un Employer of Record in Canada?

Inizia prima. Assumi in giorni, non mesi. Nessuna entità o registrazioni richieste. Allineiamo le date di inizio ai cicli di paga bisettimanali comuni, affinché il primo giorno si svolga senza intoppi.

Meno amministrazione, meno rischi. Gestiamo le buste paga, CPP/QPP e EI, e ci occupiamo della configurazione dell’indennizzo dei lavoratori. Tu guidi il lavoro; noi gestiamo la burocrazia.

Conformità garantita in tutte le province. Le regole differiscono in Ontario, Québec e oltre. Rilasciamo il contratto giusto, il calendario delle ferie e le regole sugli straordinari fin dal primo giorno.

Offerte più competitive. Assicurazioni sanitarie estese, dentali e un semplice matching RRSP sono ciò che i candidati si aspettano. Questi possono essere aggiunti facilmente tramite Rivermate.

Costo prevedibile. Una quota mensile. Niente sorprese di setup.

Esempio reale: mantenere talenti chiave in Canada

IT Svit, una società europea di servizi IT, si trovò a rischio di perdere un dipendente di valore quando si trasferì in Canada per motivi personali. Senza un'entità canadese, non avevano modo di assumerlo direttamente. Collaborando con Rivermate, IT Svit è riuscita a creare un impiego conforme nella provincia giusta, mantenendo il dipendente nel team e rimanendo pienamente in linea con le leggi sul lavoro canadesi. Il dipendente ha riferito di una transizione senza problemi, mentre IT Svit ha evitato i costi e la complessità di aprire un ufficio in Canada.

“La flessibilità e l’approccio proattivo di Rivermate li distinguono nel mercato EOR. Non si sono limitati a soddisfare le nostre aspettative; le hanno superate costantemente.”
— Anastasiia Drozd, Consulente Legale @ IT Svit

PEO vs. EOR in Canada: Qual è la differenza?

Scegliere tra una Professional Employer Organization (PEO) e un Employer of Record (EOR) in Canada si riduce a una domanda principale: chi è il datore di lavoro legale?

Un EOR diventa il datore di lavoro legale per i tuoi lavoratori. Questa è la scelta migliore se vuoi assumere in Canada senza dover creare la tua entità locale. L'EOR assume tutte le responsabilità legali per le buste paga, i benefici, le tasse e la conformità alle leggi sul lavoro canadesi. Tu gestisci il lavoro quotidiano del tuo team, mentre l'EOR si occupa del resto.

Una PEO, invece, entra in una relazione di co-impiego con te. Devi avere la tua entità legale in Canada per usare una PEO. Con una PEO, rimani il datore di lavoro legale e condividi le responsabilità. La PEO ti supporta con compiti HR come buste paga e benefici, ma tu mantieni la responsabilità legale.

Ecco una semplice panoramica:

Rivermate's transparent pricing model elimina la complessità con una tariffa mensile unica e competitiva per dipendente. A differenza dei fornitori PEO tradizionali, la nostra tariffazione in Canada include supporto completo alle Risorse Umane, gestione dei benefici, gestione della conformità e accesso al nostro cruscotto proprietario per analisi della forza lavoro in tempo reale. Nessun costo nascosto, nessuna tassa di configurazione—solo un prezzo chiaro e semplice che si adatta alle esigenze della vostra azienda, garantendo la piena conformità legale in Canada.

Assunzioni in Canada hanno il loro insieme di regole, ed è importante rispettarle correttamente. Il paese ha un’economia forte e una forza lavoro qualificata, rendendolo un ottimo luogo per far crescere il tuo team. Ma le leggi sul lavoro canadesi possono essere complesse, con regole stabilite sia a livello federale che provinciale. Ciò significa che devi prestare molta attenzione alle normative specifiche della provincia in cui assumi.

Contratti di lavoro

Sebbene non siano sempre obbligatori per iscritto, un contratto formale è fortemente consigliato. Previene malintesi e protegge entrambe le parti. Al minimo, i contratti dovrebbero coprire:

• Titolo di lavoro e responsabilità
• Stipendio, bonus e benefici
• Orari di lavoro e come viene pagato l’overTime
• Risoluzione e periodi di preavviso
• Clausole di riservatezza e protezione dei dati
• Periodo di prova, se applicabile

Consiglio professionale: In Québec, i contratti di lavoro devono essere disponibili in francese. Anche se fornisci una versione in inglese, il contratto in francese è quello legalmente vincolante. Utilizzare un Employer of Record garantisce che i tuoi contratti siano redatti e firmati nella lingua corretta.

Periodi di prova

La maggior parte dei contratti include un periodo di prova, solitamente di tre mesi. Questo deve essere scritto nel contratto. Durante il periodo di prova, terminare il rapporto è più facile, ma i datori di lavoro devono comunque agire in buona fede e dare al dipendente una possibilità equa di dimostrare le proprie capacità.

Orari di lavoro & overTime

Le ore standard sono 8 al giorno, 40 alla settimana, ma le soglie di overTime differiscono a seconda della provincia:

• Ontario e New Brunswick: dopo 44 ore alla settimana
• Québec e British Columbia: dopo 40 ore alla settimana
• Alberta: dopo 8 ore al giorno o 44 alla settimana

Il pagamento dell’overTime è di solito 1,5 volte il salario regolare del dipendente. Alcuni dipendenti, come manager e certi professionisti, possono essere esenti dal pagamento dell’overTime.

Festività pubbliche e regionali

Ci sono cinque festività nazionali (Capodanno, Venerdì Santo, Canada Day, Festa dei Lavoratori e Natale). Altre festività dipendono dalla provincia. Per esempio, Family Day in Ontario e Alberta, o St. Jean Baptiste Day in Québec. I dipendenti hanno diritto a un giorno di riposo retribuito o a un supplemento se lavorano.

Assunzione di contractors in Canada

I contractors indipendenti sono comuni, specialmente nelle industrie tecnologiche e creative. Tuttavia, la linea tra contractor e dipendente è attentamente monitorata dall’Canada Revenue Agency (CRA). Una classificazione errata può portare a tasse arretrate e sanzioni.

Rivermate aiuta le aziende a navigare queste regole emettendo contratti conformi, applicando gli standard provinciali corretti e consigliando sulla corretta classificazione dei lavoratori. Questo riduce i rischi e garantisce ai dipendenti un inizio chiaro e professionale.

Approfondimenti dagli esperti HR globali di Rivermate

Quali profili aziendali beneficiano maggiormente di un Employer of Record (EOR)?

Un EOR aiuta una vasta gamma di aziende ad assumere a livello internazionale. Puoi ottenere i talenti di cui hai bisogno senza il fastidio di creare una entità legale locale. Questo rende un EOR un’opzione valida per molti tipi di business.

Ecco alcuni esempi di aziende che traggono i maggiori benefici:

• Startup: Devi muoverti velocemente e essere intelligente con il tuo budget. Un EOR ti permette di assumere i migliori talenti da qualsiasi parte del mondo senza i costi elevati e i lunghi ritardi di stabilire un’entità legale in ogni paese. Questo significa che puoi costruire un team globale fin dal primo giorno e concentrare le risorse sulla crescita del tuo business.

• Il tuo primo assunzione in un nuovo paese: Espandersi in un nuovo mercato è un passo importante. Un EOR lo rende semplice e meno rischioso. Puoi assumere il tuo primo dipendente in un nuovo paese in pochi giorni, non mesi. L’EOR gestisce tutte le complessità legali e HR locali, così puoi testare le acque senza un investimento importante.

• Transizioni Contractor-a-Dipendente: Convertire un contractor in un dipendente a tempo pieno, specialmente in un altro paese, può essere complicato. Un EOR gestisce questa transizione senza problemi. Garantisce la conformità alle leggi sul lavoro locali, riducendo il rischio di sanzioni per errata classificazione. Questo dà al tuo nuovo dipendente la sicurezza e i benefici di un ruolo a tempo pieno, mantenendo le cose semplici per te.

• Team pilota: Quando vuoi esplorare un nuovo mercato, devi essere agile. Un EOR è perfetto per assumere un piccolo "team pilota" per testare una nuova regione. Puoi rapidamente costruire un team locale per raccogliere informazioni di mercato senza impegnarti in una presenza permanente. Questo ti permette di imparare e adattarti prima di fare un investimento più grande.

Pagare il tuo team in Canada comporta la comprensione delle regole sia a livello federale che provinciale. Ciò significa che devi navigare tra diverse normative a seconda di dove vivono i tuoi dipendenti. Ecco una panoramica degli aspetti essenziali per aiutarti a farlo nel modo corretto.

Cicli di paga & struttura salariale

Puoi pagare i dipendenti secondo un calendario regolare, come settimanale, bisettimanale o mensile. Ogni busta paga deve mostrare chiaramente tutti i guadagni, inclusi salari, straordinari e qualsiasi altro pagamento. Il totale della retribuzione di un dipendente prima di qualsiasi deduzione è il suo gross pay. Da questo si sottraggono le deduzioni obbligatorie per ottenere il netto finale.

Straordinari & minimi salariali

La legge federale stabilisce lo standard per gli straordinari a 1,5 volte il salario regolare di un dipendente per qualsiasi lavoro oltre le 40 ore settimanali. Il Canada ha anche un salario minimo federale. Tuttavia, molte province e territori hanno le proprie tariffe di salario minimo, e devi pagare quella più alta tra le due.

Tasse e contributi dell'Employer of Record, EOR, e contributi

Come Employer of Record, devi pagare diverse tasse e contributi per conto dei tuoi Contractors, Freelancers e dipendenti. Questi pagamenti finanziano programmi nazionali per la pensione, l'assicurazione contro la disoccupazione e l'assistenza sanitaria e la tutela dei lavoratori gestiti a livello provinciale.

Pro Tip: Molte aziende statunitensi che si espandono in Canada sottovalutano il costo dell'indennità di infortunio sul lavoro. I premi variano non solo per provincia, ma anche per classificazione industriale. Un EOR ti mantiene allineato con le tariffe provinciali corrette fin dal primo giorno.

Tasse e deduzioni sui salari dei dipendenti

Devi trattenere le tasse e le deduzioni dalle buste paga dei tuoi dipendenti e versarle al governo. Queste deduzioni finanziano i servizi pubblici e i programmi di sicurezza sociale.

I benefici dei dipendenti in Canada combinano programmi governativi con vantaggi forniti dal datore di lavoro. Le leggi federali e provinciali stabiliscono la base, ma la maggior parte delle aziende va oltre il minimo per attrarre e trattenere i talenti.

Congedo Statutario

La legge canadese richiede ai datori di lavoro di fornire vari tipi di congedo protetto dal lavoro. Questi diritti garantiscono ai dipendenti di prendersi del tempo libero per riposo, responsabilità familiari e salute personale senza rischiare il loro impiego.

• Congedo per ferie: In genere hai diritto a due settimane di ferie retribuite dopo un anno di servizio con lo stesso datore di lavoro. Questo aumenta a tre settimane dopo cinque anni di servizio continuativo. Alcune province hanno requisiti minimi più generosi. Ad esempio, in Saskatchewan, ottieni tre settimane di ferie dopo un anno.
• Congedo per malattia: Se lavori in un settore regolamentato a livello federale, hai diritto a 10 giorni di congedo medico retribuito all'anno. I diritti provinciali di congedo per malattia variano. Per esempio, la Columbia Britannica fornisce cinque giorni di malattia retribuiti, mentre il Québec ne offre due.
• Congedo di maternità e paternità: Le madri possono prendere fino a 15 settimane di congedo di maternità. Dopo di che, uno dei genitori può prendere un congedo parentale. Il congedo parentale standard è di fino a 40 settimane, ma può essere esteso a 69 settimane a un tasso di beneficio inferiore. Questi congedi non sono retribuiti dal datore di lavoro, ma puoi ricevere pagamenti dal programma di Assicurazione contro la Disoccupazione (EI).
• Congedo personale: Puoi prendere fino a cinque giorni di congedo personale ogni anno per cose come assistere un membro della famiglia o partecipare alla cerimonia di cittadinanza. Per i dipendenti regolamentati a livello federale, i primi tre giorni sono retribuiti dopo tre mesi di impiego continuativo.
• Congedo per lutto: Se un membro della famiglia immediata muore, hai diritto a un periodo di congedo non retribuito. La durata di questo congedo può variare a seconda della provincia.

Festività pubbliche e regionali

I dipendenti hanno diritto a giorni di riposo retribuiti durante le festività statutarie. Se lavorano in questi giorni, devono ricevere una paga maggiorata. Oltre alle cinque festività nazionali, le province aggiungono le proprie. Per esempio:

• Family Day in Ontario, Alberta e altre province
• St. Jean Baptiste Day in Québec
• Louis Riel Day in Manitoba

Benefici supplementari tipici

Molti datori di lavoro offrono benefici oltre i requisiti legali per creare un pacchetto di compensi più attraente.

Come un Employer of Record può aiutare con l'organizzazione dei benefici

Rivermate iscrive i dipendenti a pacchetti di benefici conformi che includono sia le coperture obbligatorie sia extra competitivi. Gestiamo l'amministrazione, i rinnovi e i contributi, così puoi concentrarti sulla costruzione del tuo team.

Quando un dipendente lascia, il processo deve essere gestito con cura. In Canada, non puoi semplicemente licenziare qualcuno “a volontà”. Ogni fase è guidata da norme federali e provinciali che proteggono sia te che il dipendente. Fatto correttamente, l’offboarding è più di un requisito legale. È un’opportunità per lasciare in buoni termini, proteggere la tua reputazione e ridurre il rischio di controversie.

Periodi di preavviso

Se termini qualcuno senza motivo, devi fornire un preavviso o pagare in sostituzione del preavviso. La durata del preavviso dipende da due fattori: la provincia in cui lavora il dipendente e da quanto tempo è stato con la tua azienda.

Ecco il quadro generale seguito dalla maggior parte delle province. Controlla sempre lo standard locale:

Per licenziamenti di massa, dove vengono licenziati 50 o più dipendenti in un periodo di quattro settimane, si applicano regole diverse. In questi casi, devi fornire un periodo di preavviso più lungo ai dipendenti interessati e anche notificare l’ente governativo competente.

Indennità di licenziamento

L’indennità di licenziamento è distinta dal pagamento di fine rapporto (pay in lieu of notice). È una compensazione per la perdita di anzianità e altri benefici di un dipendente a lungo termine quando il suo lavoro viene terminato. Non tutti i dipendenti hanno diritto all’indennità di licenziamento. Di solito, è riservata ai dipendenti con una durata di servizio più lunga.

In Ontario, ad esempio, un dipendente può avere diritto all’indennità di licenziamento se ha lavorato per il datore di lavoro per cinque o più anni e il datore di lavoro ha una retribuzione totale di almeno 2,5 milioni di dollari. L’indennità di licenziamento si calcola in base alla retribuzione normale del dipendente per una settimana lavorativa regolare e ai suoi anni di servizio.

Fattori che possono influenzare gli importi dell’indennità di licenziamento includono:

• Durata del servizio
• Età del dipendente
• Tipo di lavoro svolto
• Disponibilità di un impiego simile

È un errore comune pensare che i dipendenti con breve servizio non abbiano diritto a nessuna indennità. A seconda delle circostanze, anche i dipendenti con pochi mesi di servizio possono avere diritto a un pagamento.

Consiglio professionale: L’indennità di licenziamento viene spesso confusa con il pagamento di fine rapporto. In Canada, l’indennità di licenziamento è una compensazione aggiuntiva per i dipendenti di lungo servizio ed è calcolata separatamente dal pagamento di preavviso. Un Employer of Record garantisce che venga applicata la formula corretta, evitando controversie costose.

Come Rivermate gestisce uscite conformi

In Rivermate, gestiamo l’intero processo di offboarding per assicurarci che venga eseguito correttamente e nel rispetto. Comprendiamo che ogni uscita è unica, e il nostro processo è progettato per essere chiaro e conforme alle leggi locali.

Il nostro processo include:

• Documentazione chiara: Prepariamo e forniamo tutta la documentazione necessaria, inclusa la lettera di licenziamento. Questa lettera indica chiaramente il motivo del licenziamento e la data di efficacia.
• Conformità alle leggi locali: Rimaniamo aggiornati sulle leggi sul lavoro canadesi per garantire che ogni licenziamento sia conforme. Questo include la gestione dei periodi di preavviso e il calcolo corretto dell’indennità di licenziamento.
• Pagamento finale e benefici: Gestiamo l’ultimo pagamento, assicurandoci che il dipendente in uscita riceva tutte le retribuzioni arretrate, il pagamento delle ferie e altri benefici dovuti. Gestiamo anche la chiusura dei piani di benefici e forniamo i documenti fiscali necessari.
• Offboarding strutturato: Seguiamo una checklist completa per gestire tutti gli aspetti dell’offboarding. Questo include il trasferimento di conoscenze, la restituzione delle proprietà aziendali e la revoca dell’accesso ai sistemi aziendali.
• Comunicazione rispettosa: Crediamo nel gestire le cessazioni con professionalità e rispetto. Il nostro processo è progettato per minimizzare gli impatti negativi e trattare il dipendente in uscita con dignità.

Ottenere il permesso di lavorare in Canada può sembrare scoraggiante. Esistono diverse vie, ognuna con le proprie regole. Le due più comuni sono:

• Permessi di lavoro specifici per l'Employer: Legati a un datore di lavoro e a una sede specifica. Pensalo come un pass dedicato per un singolo lavoro.
• Permessi di lavoro aperti: Meno comuni e solitamente disponibili solo in casi speciali, come coniugi di lavoratori qualificati o recenti laureati canadesi. Questi permettono maggiore flessibilità di lavorare per diversi datori di lavoro.

Come un EOR supporta visti e sponsorizzazioni

Un Employer of Record (EOR) come Rivermate può semplificare il processo. Ci occupiamo di paghe, benefici e conformità, e in molti casi possiamo anche sponsorizzare permessi di lavoro per dipendenti stranieri. Gestiamo la documentazione e coordiniamo con esperti di immigrazione affinché le domande siano più rapide e con meno errori.

Detto ciò, ci sono dei limiti. Le regole e le quote del Canada si applicano a ogni datore di lavoro, inclusi gli EOR. Per esempio, il permesso standard specifico per l'Employer spesso richiede una Labour Market Impact Assessment (LMIA), che dimostra che c’è bisogno di un assunzione straniera e che nessun canadese è disponibile. Questo passaggio non può sempre essere saltato, anche con un EOR coinvolto.

Percorsi di visto comuni

• Permessi di lavoro specifici per l'Employer: La via standard, solitamente collegata a una LMIA.

• Global Talent Stream: Un programma accelerato per ruoli tecnologici richiesti e altamente qualificati, approvato a volte in appena due settimane.

• Permessi di lavoro aperti: Disponibili in casi limitati, come coniugi o recenti laureati.

Rivermate ti aiuta a scegliere il percorso giusto, preparare i documenti e rimanere conforme alla legge sull’immigrazione canadese.

Conformità ai viaggi d’affari

A volte, devi solo visitare il Canada per un breve viaggio di lavoro. Per questo, non serve un permesso di lavoro. Arrivi come visitatore d’affari. Questo status è per attività commerciali internazionali, non per entrare nel mercato del lavoro canadese.

Puoi venire in Canada come visitatore d’affari per:

• Partecipare a riunioni, conferenze o fiere.
• Incontrare clienti o partner.
• Ricevere formazione da una società madre canadese.

Regole chiave per i visitatori d’affari:

• Non puoi entrare nella forza lavoro canadese.
• Il tuo principale luogo di attività e fonte di reddito devono essere fuori dal Canada.
• Puoi rimanere generalmente meno di sei mesi.

A seconda del tuo paese di cittadinanza, avrai bisogno di un visto per visitatori (chiamato anche Temporary Resident Visa o TRV) o di un Electronic Travel Authorization (eTA) per entrare in Canada. Devi dimostrare all’ufficiale di frontiera che la tua visita è temporanea e che hai abbastanza soldi per il soggiorno. Sii sempre chiaro sul motivo della tua visita per evitare problemi.