Risoluzione del rapporto di lavoro in Canada

Rivolgersi a un Employer of Record, o EOR, per terminare un rapporto di lavoro in Canada richiede un'attenta considerazione sia delle leggi sul lavoro federali che provinciali, che stabiliscono standard minimi per i periodi di preavviso, indennità di licenziamento e equità procedurale. I datori di lavoro devono navigare tra queste normative per garantire la conformità e ridurre il rischio di controversie per licenziamento ingiustificato. Comprendere il quadro legale è fondamentale per qualsiasi azienda operante nel mercato canadese, sia essa soggetta a regolamentazioni federali o provinciali.

La conformità riguarda più che il semplice calcolo della retribuzione finale; comprende la fornitura di un preavviso appropriato o di un'indennità in sostituzione del preavviso, potenzialmente un'indennità di licenziamento, e il rispetto di specifici passaggi procedurali. I requisiti possono variare significativamente in base alla durata del servizio del dipendente, alla posizione, all'età e alla giurisdizione specifica in cui sono impiegati.

Requisiti di Periodo di Preavviso

Quando si termina un rapporto di lavoro senza causa in Canada, i datori di lavoro sono generalmente tenuti a fornire un ragionevole preavviso di licenziamento o un'indennità in sostituzione del preavviso. Questo requisito deriva sia dai minimi statutari stabiliti dalla legislazione sugli standard di lavoro (come il Canada Labour Code o le Employment Standards Acts provinciali) sia dai principi di common law.

I periodi di preavviso statutari sono minimi basati principalmente sulla durata del servizio continuo del dipendente. Questi minimi variano a seconda della giurisdizione.

Durata del servizio continuo	Preavviso statutario minimo (Esempio: Ontario ESA)
3 mesi a meno di 1 anno	1 settimana
1 anno a meno di 3 anni	2 settimane
3 anni a meno di 4 anni	3 settimane
4 anni a meno di 5 anni	4 settimane
5 anni a meno di 6 anni	5 settimane
6 anni a meno di 7 anni	6 settimane
7 anni a meno di 8 anni	7 settimane
8 anni o più	8 settimane

Nota: I minimi statutari variano a seconda della provincia e della giurisdizione federale. Questa tabella fornisce un esempio basato sull'Employment Standards Act dell'Ontario.

Il preavviso di common law, invece, è determinato dai tribunali ed è generalmente più generoso rispetto ai minimi statutari. Si basa su fattori stabiliti in giurisprudenza, spesso chiamati "fattori Bardal":

Durata del servizio
Età del dipendente
Caratteristiche dell'impiego (posizione/anzianità)
Disponibilità di un impiego simile, considerando l'esperienza, la formazione e le qualifiche del dipendente

Salvo che un contratto di lavoro valido specifichi un diverso periodo di preavviso conforme, si applica lo standard di common law, che può comportare periodi di preavviso da alcune settimane a oltre un anno per dipendenti di lunga data e di livello senior.

Diritti all'Indennità di Licenziamento

L'indennità di licenziamento è distinta dal preavviso o dall'indennità in sostituzione del preavviso, anche se i termini sono talvolta confusi. L'indennità di licenziamento statutaria è un diritto aggiuntivo in alcune giurisdizioni canadesi (come l'Ontario e a livello federale) per i dipendenti che soddisfano criteri specifici, generalmente legati alla durata del servizio e alla dimensione della massa salari del datore di lavoro.

Ad esempio, secondo l'Ontario Employment Standards Act, un dipendente ha diritto all'indennità di licenziamento statutaria se ha lavorato per il datore di lavoro per cinque o più anni e il datore di lavoro ha una massa salari globale di 2,5 milioni di dollari o più, oppure se il datore di lavoro termina 50 o più dipendenti entro un periodo di sei mesi.

L'indennità di licenziamento statutaria si calcola in base alla durata del servizio del dipendente.

Durata del servizio continuo	Indennità di licenziamento statutaria minima (Esempio: Ontario ESA)
5 anni o più	1 settimana di paga per anno di servizio (pro-rata per anni parziali), fino a un massimo di 26 settimane

Nota: L'indennità di licenziamento statutaria non è richiesta in tutte le province e l'idoneità/calcolo varia dove esiste.

Come per il preavviso, anche i principi di common law possono richiedere un'indennità di licenziamento oltre i minimi statutari come parte dell'insieme del "ragionevole preavviso". La totalità della retribuzione fornita al momento del licenziamento senza causa (sia come preavviso lavorativo, pagamento in sostituzione, o una combinazione, più eventuale indennità di licenziamento statutaria) deve rispettare o superare sia i minimi statutari che lo standard di common law, a meno che un contratto valido non limiti i diritti.

Motivi di Licenziamento

Il rapporto di lavoro in Canada può essere terminato per vari motivi, generalmente classificati come con causa o senza causa.

Licenziamento senza causa: Si verifica quando il datore di lavoro termina il rapporto per motivi non legati a cattiva condotta o scarsa performance del dipendente (ad esempio ristrutturazione, ridondanza, cambiamenti nelle esigenze aziendali). In questo caso, il datore di lavoro deve fornire al dipendente un preavviso appropriato o un'indennità in sostituzione del preavviso, e potenzialmente un'indennità di licenziamento, come richiesto dalla legge e dalla common law.
Licenziamento con causa: Si verifica quando il datore di lavoro termina il rapporto a causa di grave cattiva condotta, insubordinazione, persistente scarsa performance nonostante avvertimenti, o altre violazioni fondamentali del contratto di lavoro. Il licenziamento con causa rappresenta una soglia elevata. Se dimostrato, il datore di lavoro generalmente non è tenuto a fornire preavviso o indennità di licenziamento. Tuttavia, l'onere della prova è a carico del datore di lavoro, e motivi insufficienti o mancanza di un processo adeguato possono portare a una condanna per licenziamento ingiustificato.

Stabilire una giusta causa di solito richiede di dimostrare che la condotta del dipendente fosse incompatibile con i termini fondamentali del rapporto di lavoro. Per problemi di performance, ciò di solito comporta una documentazione di avvertimenti, opportunità di miglioramento e supporto fornito al dipendente.

Requisiti Procedurali per un Licenziamento Legale

Oltre al calcolo di preavviso e indennità, i datori di lavoro devono seguire passaggi procedurali specifici per garantire un licenziamento legale.

Passo	Descrizione	Documentazione/Azione Chiave
Preparare Lettera di Licenziamento	Indicare chiaramente la data di efficacia del licenziamento e se avviene con o senza causa.	Lettera di licenziamento scritta.
Calcolare la Retribuzione Finale	Includere tutte le retribuzioni dovute, paga per ferie e eventuali pagamenti di preavviso o indennità.	Dettagliata distinta di pagamento finale.
Rilasciare Record di Occupazione (ROE)	Necessario affinché i dipendenti possano richiedere l'Employment Insurance (EI). Deve essere rilasciato entro tempi specifici.	ROE elettronico o cartaceo inviato a Service Canada.
Fornire Preavviso/Pagamento in Sostituzione	Se si termina senza causa, assicurarsi che il dipendente riceva quanto previsto dalla legge e dal common law.	Documentazione del periodo di preavviso lavorativo o calcolo dell'indennità in sostituzione.
Gestire la Continuazione dei Benefici	Determinare se i benefici (sanità, odontoiatria, ecc.) continuano durante il periodo di preavviso o se viene fornita una compensazione equivalente.	Comunicazioni sullo stato e la fine dei benefici.
Restituzione delle Proprietà Aziendali	Organizzare la restituzione di beni aziendali (portatili, chiavi, ecc.).	Lista di controllo delle proprietà aziendali.
Obblighi di Riservatezza/Restrizioni	Ricordare al dipendente eventuali obblighi in corso secondo il contratto di lavoro.	Riferimento alle clausole rilevanti nel contratto di lavoro.
Documentazione per Causa	Se si termina per causa, assicurarsi di aver raccolto tutte le valutazioni delle performance, avvertimenti e prove di cattiva condotta.	Piani di miglioramento delle performance, avvertimenti scritti, note di indagine, testimonianze.

Una corretta documentazione è fondamentale, specialmente quando si licenzia per causa o in presenza di potenziali controversie.

Protezioni del Dipendente contro il Licenziamento Ingiustificato

La legge canadese offre protezioni significative ai dipendenti contro il licenziamento ingiustificato. Il licenziamento ingiustificato si verifica quando un datore di lavoro termina un dipendente senza fornire un preavviso adeguato (o pagamento in sostituzione) o indennità di licenziamento come richiesto dalla legge e dalla common law, oppure quando si dichiara un motivo di causa ma non si riesce a dimostrarlo.

Un'altra forma di licenziamento ingiustificato è il constructive dismissal, che avviene quando un datore di lavoro apporta modifiche unilaterali e sostanziali ai termini fondamentali del rapporto di lavoro (come retribuzione, posizione o sede) che costringono effettivamente il dipendente a dimettersi.

Se un dipendente viene licenziato ingiustamente, può intentare causa al datore di lavoro per danni, generalmente chiedendo un risarcimento equivalente al preavviso e all'indennità di licenziamento che avrebbe dovuto ricevere secondo la common law. I tribunali valuteranno i fattori Bardal per determinare il periodo di preavviso appropriato.

Le insidie più comuni per i datori di lavoro che portano a richieste di licenziamento ingiustificato includono:

Mancanza di preavviso o pagamento in sostituzione sufficienti (sottovalutando i diritti di common law).
Licenziamento per causa senza motivi o documentazione adeguata.
Mancato rispetto delle politiche interne o mancata applicazione di disciplina progressiva.
Modifiche unilaterali e sostanziali ai termini di impiego.
Comunicazione o gestione inadeguata dell'incontro di licenziamento.

Per ridurre il rischio, i datori di lavoro dovrebbero sempre assicurarsi di comprendere i requisiti statutari applicabili, valutare il potenziale periodo di preavviso di common law, mantenere una documentazione accurata e considerare di consultare un avvocato prima di procedere con un licenziamento, specialmente per dipendenti di lunga data o situazioni complesse.