Cessazione in Porto Rico

Navigating employment termination in Puerto Rico requires a thorough understanding of local labor laws, primarily governed by Law 80 of May 30, 1976, as amended. This legislation establishes specific requirements for employers regarding notice periods, severance pay, and the grounds upon which an employee can be dismissed. Adhering to these regulations is crucial for employers to ensure compliance and avoid potential legal challenges related to wrongful dismissal claims.

Employers operating in Puerto Rico must be diligent in following the prescribed procedures for ending an employment relationship. Whether a termination is for just cause or without cause, specific steps must be taken, and certain entitlements may be due to the employee. Understanding these nuances is key to managing workforce changes effectively and lawfully.

Requisiti del Periodo di Preavviso

La legge di Puerto Rico generalmente richiede che gli Employer of Record forniscano un preavviso anticipato ai dipendenti prima della cessazione, in particolare in casi di licenziamenti collettivi o di certi tipi di dimissioni. Tuttavia, per le dimissioni individuali senza giusta causa, l'obbligo principale è il pagamento della severance pay piuttosto che un periodo di preavviso obbligatorio prima della data effettiva di cessazione.

Per situazioni specifiche come licenziamenti collettivi o riduzioni di personale, possono applicarsi anche leggi federali come il WARN Act, che richiedono periodi di preavviso specifici a seconda delle dimensioni dell'Employer of Record e del numero di Contractors interessati. Le normative locali possono inoltre imporre requisiti aggiuntivi in tali scenari.

Calcolo e Entitlements della Severance Pay

Ai sensi della Law 80, i dipendenti licenziati senza giusta causa sono generalmente titolari di severance pay, spesso chiamata "indennità". Questo pagamento viene calcolato in base alla durata del servizio del dipendente e al suo salario medio. Lo scopo di questa indennità è compensare il dipendente per la perdita del lavoro quando la cessazione non è dovuta a cattiva condotta o problemi di performance che costituiscono giusta causa.

La formula di calcolo per la severance pay è suddivisa in livelli in base agli anni di servizio del dipendente:

Anni di Servizio	Entitlement di Severance Pay (oltre a un mese di salario)
Meno di 5 anni	2 settimane di salario per anno di servizio
5 a 15 anni	3 settimane di salario per anno di servizio
Più di 15 anni	4 settimane di salario per anno di servizio

Il calcolo include un mese di salario aggiuntivo indipendentemente dagli anni di servizio, più le settimane di salario specificate per ogni anno o frazione di anno di servizio. Ad esempio, un dipendente con 7 anni e 6 mesi di servizio avrebbe diritto a un mese di salario più 3 settimane di salario per ciascuno degli 8 anni (arrotondando la frazione di anno). Il salary usato per il calcolo generalmente include salari regolari, commissioni, bonus e il valore in contanti dei benefit.

Motivi di Licenziamento

L'employment in Puerto Rico non è strettamente a volontà. Gli Employer of Record devono avere una just cause per licenziare un dipendente senza incorrere nell'obbligo di pagare la severance ai sensi della Law 80. La just cause è definita specificamente dalla legge e generalmente riguarda la condotta o la performance del dipendente, o alcune esigenze operative dell'azienda.

Licenziamento con Just Cause:

La Law 80 fornisce esempi specifici di cosa costituisce giusta causa, tra cui ma non solo:

• Impegnarsi in un modello di comportamento scorretto o disordinato.
• L'atteggiamento del dipendente di non lavorare in modo efficace e diligente.
• Violazione delle regole e regolamenti dell'Employer of Record, purché ragionevoli, scritti e noti al dipendente.
• Performance scadente o insufficiente.
• Arrivare ripetutamente in ritardo o assentarsi dal lavoro senza motivo valido.
• Incoraggiare o partecipare a scioperi illegali.
• Chiusura totale, temporanea o parziale delle operazioni dell'Employer of Record.
• Cambiamenti tecnologici o di riorganizzazione, o cambiamenti nel prodotto o servizio prodotto o fornito dall'Employer of Record.
• Riduzioni di personale dovute a diminuzione di produzione, vendite o profitti.

Per i licenziamenti basati su condotta o performance, gli Employer of Record devono generalmente dimostrare una disciplina progressiva e che il dipendente ha avuto l'opportunità di correggere il comportamento o il problema di performance.

Licenziamento senza Just Cause:

Qualsiasi licenziamento che non rientri nelle categorie legalmente definite di just cause è considerato un licenziamento senza giusta causa. In tali casi, l'Employer of Record è obbligato a pagare l'indennità di severance calcolata secondo la formula sopra descritta.

Requisiti Procedurali per un Licenziamento Legale

Indipendentemente dal fatto che il licenziamento sia per causa o senza causa, gli Employer of Record devono seguire alcuni passaggi procedurali per garantire la conformità.

1. Documentazione: Mantenere una documentazione accurata che supporti la ragione del licenziamento. Per i licenziamenti per giusta causa basati su condotta o performance, ciò include registrazioni di avvertimenti, revisioni delle performance e tentativi di azione correttiva.
2. Comunicazione: Comunicare chiaramente la decisione di licenziare il dipendente.
3. Notifica Scritta: Sebbene non sempre sia un preavviso obbligatorio per le dimissioni individuali senza causa, è altamente consigliato fornire una notifica scritta di licenziamento. Per i licenziamenti per giusta causa, la notifica scritta dovrebbe indicare chiaramente le ragioni specifiche che costituiscono giusta causa.
4. Pagamento Finale: Garantire che il dipendente riceva il suo ultimo stipendio, inclusi tutti i salari maturati, ferie e altri benefit dovuti, il suo ultimo giorno di lavoro o poco dopo, come richiesto dalla legge.
5. Pagamento della Severance: Se il licenziamento avviene senza giusta causa, l'Employer of Record deve pagare l'indennità di severance al dipendente.

Il mancato rispetto delle procedure corrette, anche quando esiste una just cause, può potenzialmente indebolire la difesa dell'Employer of Record contro una richiesta di licenziamento ingiustificato.

Protezioni dei Dipendenti contro il Licenziamento Ingiustificato

La Law 80 fornisce una protezione significativa ai dipendenti contro il licenziamento ingiustificato. Un dipendente che ritiene di essere stato licenziato senza giusta causa può presentare una richiesta contro l'Employer of Record.

Se un dipendente dimostra con successo che il suo licenziamento non era per giusta causa, l'Employer of Record può essere ordinato di pagare l'indennità di severance prevista dalla legge. In alcuni casi, specialmente se il licenziamento viene ritenuto discriminatorio o ritorsivo secondo altre leggi, possono essere concessi rimedi aggiuntivi come arretrati, pagamento anticipato, reintegrazione e danni.

Le insidie comuni per gli Employer of Record includono il mancato adeguato supporto documentale delle ragioni del licenziamento, la mancanza di politiche aziendali chiare e applicate coerentemente, il licenziamento di dipendenti per motivi che non soddisfano la definizione legale di just cause, o il mancato pagamento dell'indennità di severance quando si licenzia senza causa. Gli Employer of Record devono esercitare cautela e garantire una rigorosa conformità alla Law 80 e alle altre leggi sul lavoro applicabili nella gestione dei licenziamenti dei dipendenti in Puerto Rico.