Tasse in Porto Rico

Puerto Rico opera il proprio sistema fiscale, distinto dal sistema federale degli Stati Uniti, sebbene condivida alcune somiglianze. I datori di lavoro che operano sull'isola sono responsabili della ritenuta dell'imposta sul reddito sui salari dei dipendenti e contribuiscono a vari programmi di sicurezza sociale e assicurazione contro la disoccupazione. I dipendenti, a loro volta, sono soggetti all'imposta sul reddito sui propri guadagni e possono essere idonei a determinate detrazioni e indennità che riducono il loro reddito imponibile. Comprendere questi obblighi e benefici è fondamentale per una gestione retributiva conforme ed efficiente nel Commonwealth.

Navigare nelle complessità delle regolamentazioni fiscali di Puerto Rico richiede attenzione ai dettagli, in particolare riguardo ai tassi di contribuzione, ai calcoli di ritenuta e alle scadenze di rendicontazione. Sia i datori di lavoro sia i dipendenti devono rispettare le norme stabilite dal Puerto Rico Department of the Treasury (Hacienda) per garantire la conformità e evitare sanzioni. Le sezioni seguenti delinea gli obblighi fiscali principali per i datori di lavoro e le potenziali detrazioni per i dipendenti a Puerto Rico, in base alle regolamentazioni previste per l'anno fiscale 2025.

Obblighi del Employer of Record Social Security e Imposta sulla Retribuzione

I datori di lavoro in Puerto Rico sono responsabili di diverse tasse sulla busta paga oltre alla ritenuta dell'imposta sul reddito. Questi contributi finanziano programmi di sicurezza sociale, Medicare e di assicurazione contro la disoccupazione.

• Social Security e Medicare (FICA): Sebbene Puerto Rico abbia il proprio sistema fiscale, datori di lavoro e dipendenti sono soggetti alle tasse federali statunitensi per Social Security e Medicare.
  • Social Security: Datori di lavoro e dipendenti contribuiscono ciascuno con una percentuale sui salari fino a un limite di base salari annuali. Per il 2025, il tasso e il limite di base salari sono soggetti a modifiche, ma storicamente il tasso è stato del 6.2% per entrambi.
  • Medicare: Datori di lavoro e dipendenti contribuiscono ciascuno con una percentuale su tutti i salari, senza limite di base salari. Per il 2025, il tasso è storicamente dell’1.45% per entrambi. Può applicarsi un'ulteriore imposta Medicare sui redditi elevati.
• Puerto Rico Unemployment Insurance (PRUI): I datori di lavoro contribuiscono al fondo locale di disoccupazione. Il tasso di contribuzione è assegnato a ciascun datore di lavoro in base alla propria valutazione di esperienza, che riflette la propria storia di richieste di disoccupazione. I nuovi datori di lavoro di solito partono con un tasso standard. Il limite di base salari soggetto a PRUI è anch’esso soggetto a un limite annuale.
• Federal Unemployment Tax Act (FUTA): I datori di lavoro possono essere soggetti anche alla tassa FUTA, sebbene sia di norma prevista una detrazione sul tasso federale grazie all’esistenza del programma PRUI. Il tasso FUTA standard è del 6% sui primi $7.000 di salari di ogni dipendente, ma di solito i datori in Puerto Rico ricevono un credito significativo, riducendo l’effettivo tasso.
• Fondo di assicurazione statale (Fondo del Seguro del Estado): I datori di lavoro devono contribuire a questo fondo, che fornisce l'assicurazione contro gli infortuni sul lavoro. Il tasso varia significativamente a seconda del settore e del rischio associato alle mansioni del dipendente.
• Assicurazione per incapacità (Seguro por Incapacidad No Ocupacional Temporal - SINOT): Di norma, datori di lavoro e dipendenti contribuiscono a questo programma, che fornisce indennizzi per disabilità non legate al lavoro. La percentuale di contribuzione è solitamente suddivisa tra datore di lavoro e dipendente, fino a un certo limite di salario.

Requisiti di ritenuta dell'imposta sul reddito

I datori di lavoro sono obbligati a trattenere l’imposta sul reddito di Puerto Rico sui salari lordi dei loro dipendenti ad ogni periodo di paga. L’importo da trattenere dipende da diversi fattori, inclusi l’ammontare del salario del dipendente, lo stato di dichiarazione e il numero di esenzioni e detrazioni dichiarate nel certificato di ritenuta (Form 499 R-4 o equivalente).

Il calcolo della ritenuta implica l’applicazione delle aliquote fiscali applicabili in base alle fasce di reddito. Sebbene le fasce fiscali specifiche per il 2025 siano soggette a revisione legislativa, la struttura normalmente prevede aliquote progressive, cioè livelli di reddito più elevati tassati a percentuali più alte.

Reddito Imponibile Annuale (Esempi di Fasce)	Aliquota Fiscale (Esempio)
$0 - $9.000	7%
$9.001 - $25.000	14%
$25.001 - $41.000	25%
$41.001 - $61.000	33%
Oltre $61.000	33% + % dell’eccedenza

Nota: Queste fasce e aliquote sono illustrative e basate su anni precedenti, soggette a modifiche per il 2025.

I datori di lavoro utilizzano tabelle di ritenuta o software di gestione paghe approvati che integrano le aliquote fiscali attuali, le fasce e le informazioni specifiche del dipendente per determinare l’importo corretto di ritenuta per ogni periodo di paga.

Deductions e Indennità dei Dipendenti

I dipendenti a Puerto Rico possono ridurre il loro reddito imponibile chiedendo alcune detrazioni e indennità al momento della dichiarazione annuale dei redditi. Alcune di queste influenzano anche l’importo dell’imposta sul reddito trattenuta dal datore di lavoro.

• Esenzioni personali: I contribuenti possono richiedere esenzioni per se stessi, il coniuge (se congiunta) e i dependenti. Il valore di ogni esenzione è un importo fisso che riduce il reddito imponibile.
• Detrazione standard: I contribuenti possono scegliere di usufruire di una detrazione standard invece di detrazioni annuali dettagliate. L’ammontare della detrazione standard varia in base allo stato di dichiarazione (ad esempio, single, coniugato in comune, capo famiglia).
• Detrazioni dettagliate: In alternativa, i contribuenti possono dettagliate alcune spese per ridurre ulteriormente il reddito imponibile, se la somma totale supera l’importo della detrazione standard. Le detrazioni dettagliate più comuni includono:
  • Interesse ipotecario su residenza principale.
  • Spese mediche che superano una certa percentuale del reddito lordo rettificato.
  • Contributi caritatevoli.
  • Spese educative specifiche.
  • Contributi a piani pensionistici (es. 401(k), IRA).
• Altre indennità: I dipendenti possono richiedere detrazioni sulle loro certificazioni di ritenuta per alcune deduzioni che si aspettano di fare, riducendo così l’importo delle tasse trattenute dai loro stipendi.

Gli importi specifici per le esenzioni personali e la detrazione standard sono stabiliti annualmente e soggetti a modifiche per l’anno fiscale 2025.

Scadenze per la conformità fiscale e la rendicontazione

I datori di lavoro in Puerto Rico hanno scadenze specifiche per la rendicontazione dei salari pagati, delle tasse trattenute e dei contributi dell’azienda, così come per il versamento delle tasse raccolte.

• Versamenti d’imposta: Di norma, i datori di lavoro devono versare le tasse trattenute sull’imposta sul reddito, Social Security e Medicare con una frequenza semilunale o mensile, a seconda della somma totale di imposte dovute durante un periodo di riferimento. I contributi PRUI, SINOT e del Fondo di assicurazione statale hanno proprie scadenze di versamento, spesso mensili o trimestrali.
• Rapporti trimestrali: I datori di lavoro devono presentare rapporti trimestrali che dettagliano i salari pagati, le tasse trattenute e i contributi versati per Social Security, Medicare e PRUI. Questi rapporti sono generalmente dovuti entro l’ultimo giorno del mese successivo alla fine del trimestre (30 aprile, 31 luglio, 31 ottobre e 31 gennaio).
• Rapporti annuali: Entro il 31 gennaio di ogni anno, i datori di lavoro devono fornire ai dipendenti una dichiarazione di salari e tasse (simile al W-2 statunitense) che riassuma i guadagni annuali e le tasse trattenute. È inoltre previsto un rapporto di riconciliazione che sintetizza le retribuzioni annuali e le obbligazioni fiscali, di solito entro fine febbraio o marzo.
• Rendiconti di informazioni: I datori di lavoro potrebbero dover presentare altri rendiconti di informazioni per alcune tipologie di pagamenti (ad esempio, pagamenti a contractors).

Rispetta queste scadenze è fondamentale per evitare sanzioni e interessi.

Considerazioni fiscali speciali per lavoratori e aziende straniere

L’impiego di lavoratori stranieri o l’operare come azienda straniera in Puerto Rico introduce ulteriori considerazioni fiscali.

• Stato di residenza: Gli obblighi fiscali di un individuo in Puerto Rico dipendono fortemente dal suo stato di residenza. Le persone non residenti che lavorano sull’isola sono generalmente soggette all’imposta sul reddito di Puerto Rico solo sul reddito di origine locale. I residenti sono tassati sul loro reddito mondiale. La determinazione della residenza coinvolge la valutazione di fattori quali presenza fisica e intenzioni.
• Ritenuta per non residenti: Le regole di ritenuta dell’imposta sul reddito per i dipendenti non residenti possono differire da quelle per i residenti, spesso prevedendo una ritenuta forfettaria sul reddito lordo da fonti di Puerto Rico, salvo applicazione di trattati fiscali o esenzioni specifiche.
• Aziende straniere: Le aziende straniere con presenza tassabile (nexus) in Puerto Rico sono soggette all’imposta sulle società di Puerto Rico sul reddito effettivamente collegato alla loro attività o commercio nel Commonwealth. Hanno anche obblighi come datore di lavoro se assumono dipendenti in Puerto Rico.
• Act 60 (ex Acts 20 e 22): Puerto Rico offre incentivi fiscali significativi sotto l’Act 60 per alcune imprese e investitori individuali che si trasferiscono sull’isola. Pur essendo principalmente rivolti all’attrazione di nuova attività economica, questi provvedimenti possono influenzare il trattamento fiscale di individui e entità qualificati, compresi quelli che impiegano lavoratori locali. Comprendere se questi incentivi si applicano è cruciale per le aziende straniere che vogliono stabilire operazioni.
• Trattati fiscali: Sebbene Puerto Rico non sia una nazione sovrana, la sua relazione fiscale con gli Stati Uniti e altri Paesi può essere influenzata dai trattati fiscali con gli Stati Uniti, anche se la loro applicazione diretta alle tasse locali di Puerto Rico può essere complessa.

Navigare nel panorama fiscale per lavoratori e aziende straniere richiede attenzione alle regole di residenza, alla provenienza del reddito e alla possibile elegibilità a incentivi fiscali locali.