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Non è così comune che i datori di lavoro dimentichino di presentare i loro moduli W2 all'IRS entro la scadenza del 31 gennaio. Ma può capitare, e se succede, è importante sapere con cosa si ha a che fare.

La non conformità viene gestita piuttosto severamente dall'IRS perché desiderano scoraggiarla, quindi sfortunatamente, ci saranno sanzioni per la presentazione tardiva. Esaminiamo i tipi di sanzioni che puoi aspettarti di pagare, quanto tempo hai per correggere il problema e quali passi puoi intraprendere per evitare sanzioni in futuro.

Punti chiave

• I datori di lavoro devono presentare i moduli W2 all'IRS entro il 31 gennaio per evitare di pagare sanzioni.
• Le sanzioni per presentazione tardiva variano tra $60 - $340 per modulo. Le multe per negligenza intenzionale sono superiori a $680 per modulo.

Perché è importante presentare il modulo W2 entro la scadenza?

Il modulo W2 è la principale dichiarazione di stipendio e imposte richiesta dall'Internal Revenue Service (IRS) e dall'Amministrazione della Sicurezza Sociale (SSA). La dichiarazione mostra l'imposta sul reddito, l'imposta sulla sicurezza sociale e l'imposta Medicare trattenute dai salari dei dipendenti durante un determinato anno fiscale. Queste agenzie federali riconciliano le cifre di reporting dei salari e delle ritenute fiscali sulla base di questi rapporti.

Se il problema si estende al fatto che il datore di lavoro non fornisce un W2 al dipendente entro la scadenza, allora le dichiarazioni fiscali personali non possono essere compilate né.

Si può immaginare il disturbo che provoca quando i datori di lavoro non inviano i moduli W2 in tempo. Non solo l'IRS e la SSA non possono concludere tempestivamente l'anno fiscale, ma i dipendenti devono presentare moduli alternativi e possono anche pagare sanzioni per presentazione tardiva se non sono a conoscenza di procedure alternative.

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Perché devi pagare sanzioni per le sottomissioni tardive del W2?

Dalla nostra discussione, sono più chiare le implicazioni dei ritardi nel W2. Poiché causano interruzioni a molti processi governativi, l'IRS vuole scoraggiare l'inosservanza diffusa. Le sanzioni sono una risposta punitiva per la mancata presentazione o il ritardo nella presentazione. La teoria è che, facendo sentire il peso in tasca alle persone, si deterrà eventuali futuri errori.

Per questo motivo, è improbabile che tu possa evitare di pagare sanzioni per le presentazioni tardive del W-2. L'IRS applica abbastanza coerentemente le regole delle sanzioni. Per trasgressioni gravi e continue, l'IRS può anche applicare sanzioni penali, ma tali casi possono essere evitati semplicemente mantenendo la conformità.

Scadenze esatte per la presentazione del modulo W2

La principale scadenza di presentazione del W2 è 31 gennaio di ogni anno. Se questa giornata cade nel fine settimana o in un giorno festivo, di solito si considera il primo giorno lavorativo dopo questa data. L'IRS pubblica le scadenze esatte per ogni stagione fiscale, e questa data si applica sia alle presentazioni cartacee che elettroniche. I datori di lavoro devono inviare le copie del W2 ai dipendenti entro la stessa data.

Chiunque intenda richiedere un'estensione per la presentazione del W2 alla SSA deve farlo prima della scadenza. Ciò si effettua usando il Modulo 8809, che riguarda le dichiarazioni di informazioni (W2 e 1099-NEC per i Contractors indipendenti inclusi). Le estensioni sono di 30 giorni e vengono concesse solo per motivi specifici, come disastri naturali, incendi o gravi malattie.

Potenziali sanzioni per le presentazioni tardive del W2

Una volta passata la scadenza del 31 gennaio (o altra data pubblicata), le sanzioni vengono attivate automaticamente sui W2 pendenti. Per questo motivo, la presentazione tempestiva è così importante. Una volta che inizi a incorrere in sanzioni, puoi aspettarti che aumenteranno fino a quando nonafferrai le informazioni necessarie. Queste sanzioni difficilmente vengono cancellate, e ritardi ulteriori possono portare a misure più severe.

Le sanzioni vengono calcolate per modulo e possono essere adeguate all'inflazione. Le violazioni delle dichiarazioni di informazioni vengono penalizzate secondo una struttura a livelli. Fondamentalmente, ciò significa che più tempo passa senza presentare i moduli, più alte saranno le sanzioni.

Limite di tempo	Sanzione	Sanzione massima
Presentato entro 30 giorni dalla scadenza	$60 per modulo	$664,500 all'anno...$232,500 per piccole imprese.
31 giorni - 1 agosto	$130 per modulo	$1,993,500 all'anno...$664,500 per piccole imprese
Dopo l'1 agosto	$340 per modulo	$3,987,000 all'anno...$1,329,000 per piccole imprese
Negligenza intenzionale	$680 per modulo	Nessun limite superiore

L'IRS determina ‘negligenza intenzionale’ usando diversi criteri, tra cui:

• Se hai una storia di invii tardivi del W2.
• La rapidità con cui si è affrontato il problema una volta che si è scoperto che il W2 era in ritardo.
• Risposta alle richieste dell'IRS per correggere il problema.
• Se vi è stata una decisione aziendale intenzionale di saltare la presentazione del W2 per evitare altri obblighi finanziari. Questo comportamento è considerato molto serio e può attirare sanzioni, multe o accuse separate.

Se un’azienda può dimostrare un motivo serio per la non conformità (disastro naturale, morte del proprietario, grave malattia, ecc.) o che un professionista fiscale ha fornito informazioni errate, l'IRS non classificherà la non conformità come negigenza intenzionale.

Altri motivi di sanzioni relative ai moduli W2

Ci sono altri motivi per cui possono essere emesse sanzioni contro i W2. Solitamente si tratta di errori riguardanti l’accuratezza del reporting, causati dall’interferenza con le attività di reporting delle autorità federali.

• Mancanza di numeri di identificazione fiscale (TIN).
• Mancanza di informazioni obbligatorie.
• Presentazione di moduli cartacei quando si richiede l’e-filing.
• Mancato rilascio delle copie ai dipendenti.
• Presentazione di moduli fraudolenti.

Un datore di lavoro potrebbe affrontare sanzioni aggiuntive e costose a seconda di cosa sia accaduto. Per esempio, informazioni errate possono essere corrette usando i moduli W2c e W3, e devono essere fatte appena possibile dopo la scadenza. Ma se l’IRS identifica frodi potenziali, l’azienda rischia sanzioni civili e potenziale procedimento penale.

Per le aziende che gestiscono dipendenti remoti (localmente o globalmente), la conformità W2 può essere complessa. Collaborando con un Employer of Record, puoi spostare la responsabilità della conformità normativa fuori dalla tua azienda. Parla con un esperto Rivermate su come funziona.

Cosa puoi fare subito per rimediare ai ritardi nelle presentazioni del W2

Se hai perso la scadenza del W2, è un momento per agire decisamente. Non aspettare la prossima stagione fiscale. Se puoi correggere il problema entro 30 giorni dalla scadenza, pagherai la sanzione minore di $60 per modulo invece di $340 o più.

1. Presenta entro 30 giorni dalla scadenza

Invia i tuoi moduli W2 pendenti alla Social Security Administration (SSA) il prima possibile (verificando che le informazioni siano accurate prima di inviare). È consigliabile usare in questa fase il portale SSA Business Service Online per una presentazione rapida e conferma di ricezione. Pagherai comunque una sanzione di $60 per modulo per consegna tardiva, a meno che tu non abbia richiesto e ottenuto un’estensione.

2. Presenta entro l’1 agosto

Se non riesci a rispettare il primo termine di 30 giorni per qualche motivo, il prossimo obiettivo urgente è fare una presentazione accurata entro l’1 agosto. Se non hai inviato il W2 ai dipendenti tra il 31 gennaio e la fine della stagione fiscale, questa deve essere la priorità. Le sanzioni saranno di $130 per modulo, con un massimo di $1.993.500 e $664.500 per piccole imprese. La cifra aumenta notevolmente in funzione del ritardo.

Il passo successivo comporterà sanzioni più pesanti e un possibile controllo per determinare le ragioni della non conformità. Questa fase va evitata quanto più possibile perché porta i datori di lavoro ad essere in grossi guai.

3. Correggi gli errori nelle sottomissioni W2

Se il problema riguarda informazioni errate o omesse, la soluzione più semplice è inviare il modulo corretto entro 30 giorni dalla scadenza (prima se possibile).

4. Prevenire esposizioni ripetute

Contemporaneamente alla correzione del problema attuale, applica questi semplici passi per evitare di pagare sanzioni in futuro.

• Esegui una riconciliazione salariale pre-annuale, assicurandoti che tutte le informazioni siano accurate. Verifica sempre le W2 prima della presentazione. Questo può evitarti perdite economiche.
• Verifica tutti i TIN di dipendenti e independent contractor prima della fine dell’anno.
• Assegna a una persona la responsabilità di presentare W2 e altri moduli di informazioni, e assicurati che rispetto le scadenze.
• Usa software di payroll che ti aiuti a preparare le W2 in un formato approvato dall'SSA.

Conclusione

Le sanzioni per la mancata o tardiva presentazione dei moduli W2 all'SSA sono severamente punitive per i datori di lavoro. Più si prende tempo per risolvere, maggiori saranno le sanzioni da pagare.

L’obiettivo principale è risolvere il problema il prima possibile e rispondere prontamente a qualsiasi comunicazione IRS generata dalla non conformità.

Per i datori di lavoro con situazioni occupazionali particolari, come lavoratori remoti globali (inclusi cittadini US) e contractors indipendenti, esiste una soluzione sotto forma di Employer of Record o Contractor of Record, che garantirà il rispetto di tutte le normative. Questo allontanerà completamente la responsabilità dalla tua impresa per le sottomissioni W2 o 1099-NEC.

FAQ: Sanzione per il datore di lavoro che non invia il W2

1. Un datore di lavoro può avere problemi per non aver inviato il W2?

Sì, un datore di lavoro può incorrere in problemi per non averlo inviato entro la data stabilita. Le sanzioni vengono applicate una volta che la scadenza è passata, secondo un sistema a livelli. Più a lungo i moduli rimangono in sospeso, più salata sarà la multa. In caso di non conformità volontaria o negligente (definita come rifiuto consapevole e deliberato di conformarsi a una richiesta), possono essere adottate conseguenze più serie.

2. Cosa succede se un datore di lavoro non invia un W2?

Un datore di lavoro ha il dovere di fornire un W2 al dipendente entro il 31 gennaio (o data più vicina stabilita). Quando questa data passa, il dipendente dovrebbe contattare il datore di lavoro, e se non riceve risposta, può chiamare l’IRS al 800-829-1040 dopo il 15 febbraio. Se ancora non riceve il modulo entro la scadenza fiscale, può usare il Modulo 4852 per inviare le informazioni.

3. Quali moduli devono essere inviati all'IRS per i contractors indipendenti?

L’IRS richiede ai datori di lavoro di inviare due moduli diversi per la remunerazione. Uno per gli stipendi dei dipendenti, chiamato W2. L’altro riguarda i contractors indipendenti, il Modulo 1099-NEC (compenso non dipendente). Il 1099-NEC deve essere inviato entro il 31 gennaio e riporta i pagamenti superiori a $600 per l’anno fiscale. Se un contractor indipendente non ha inviato il modulo W9, si dovrà applicare una ritenuta “backup” sui pagamenti, e poi inviare il Modulo 945 per reportarlo.