Sanzioni per i datori di lavoro che presentano in ritardo i moduli W-2 all'IRS

Non è così comune che i datori di lavoro dimentichino di presentare i loro moduli W2 all'IRS entro la scadenza del 31 gennaio. Ma può succedere, e se succede, è importante sapere con cosa si ha a che fare.

La non conformità viene gestita abbastanza rigidamente dall'IRS perché desiderano scoraggiarla, quindi sfortunatamente, ci saranno sanzioni per la presentazione in ritardo. Analizziamo i tipi di sanzioni che ci si può aspettare di pagare, quanto tempo si ha per correggere il problema, e quali passi si possono intraprendere per evitare sanzioni in futuro.

Punti chiave da ricordare

• I datori di lavoro dovrebbero presentare i moduli W2 all'IRS entro il 31 gennaio per evitare di pagare sanzioni.
• Le sanzioni per la presentazione in ritardo variano tra $60 - $340 per modulo. Le multe per la mancata osservanza intenzionale sono di oltre $680 per modulo.

Perché è importante presentare il modulo W2 entro la scadenza?

Il modulo W2 è la principale dichiarazione di salari e tasse richiesta dall'Internal Revenue Service (IRS) e dalla Social Security Administration (SSA). La dichiarazione mostra l'imposta sul reddito, le tasse sulla sicurezza sociale e le tasse Medicare trattenute dal salario dei dipendenti durante un determinato anno fiscale. Queste agenzie federali riconciliano le cifre di segnalazione del salario e delle ritenute fiscali sulla base di queste dichiarazioni.

Se il problema si estende al fatto che il datore di lavoro non fornisce un W2 al dipendente entro la scadenza, allora le dichiarazioni fiscali personali non possono essere nemmeno completate.

Si può immaginare il disagio che si crea quando i datori di lavoro non inviano i moduli W2 in tempo. Non solo l'IRS e la SSA non riescono a concludere prontamente l'anno fiscale, ma i dipendenti devono presentare moduli alternativi e possono anche pagare sanzioni per presentazione tardiva se non sono a conoscenza di procedure alternative.

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Perché devi pagare sanzioni per la consegna tardiva del W2?

Dalla nostra discussione, le implicazioni di ritardi nelle consegne dei W2 diventano più chiare. Poiché causano disfunzioni in molte procedure governative, l'IRS desidera scoraggiare la non conformità diffusa. Le sanzioni sono una risposta punitiva per la mancata o ritardata consegna. La teoria è che, facendoli sentire nel portafoglio, si deterrà il ripetersi di errori futuri.

Per questo motivo, è improbabile che tu possa evitare di pagare sanzioni per la consegna tardiva dei W-2. L'IRS applica abbastanza coerentemente le regole sulle sanzioni. Per trasgressioni serie e continue, l'IRS potrebbe anche adottare sanzioni penali, ma tali casi possono essere evitati rimanendo semplicemente conformi.

Scadenze esatte per la presentazione del modulo W2

La scadenza principale per la presentazione del W2 è il 31 gennaio di ogni anno. Se ciò cade nel fine settimana o in un giorno festivo, di solito si considera il primo giorno lavorativo successivo a questa data. L'IRS pubblica le scadenze precise per ogni stagione fiscale, e questa scadenza si applica sia alle presentazioni cartacee che elettroniche. I datori di lavoro devono inviare le copie ai dipendenti entro la stessa data.

Chiunque desideri richiedere una proroga per la presentazione di un W2 alla SSA deve farlo prima della scadenza. Questo si fa utilizzando il Modulo 8809, che riguarda la presentazione di dichiarazioni informative (W2, e 1099-NEC per i lavoratori autonomi inclusi). Le proroghe sono di 30 giorni e vengono concesse solo per motivi specifici, come disastri naturali, incendi o gravi malattie.

Sanzioni potenziali per la presentazione in ritardo del W2

Una volta passata la scadenza del 31 gennaio (o altra data pubblicata), le sanzioni vengono automaticamente applicate ai moduli W2 non consegnati. Per questo la presentazione tempestiva è così importante. Una volta che si inizia ad incorrere in sanzioni, ci si può aspettare che aumentino fino a quando non si inviano le informazioni necessarie. Non sono molto probabili da annullare, e eventuali ulteriori ritardi possono portare a interventi più seri.

Le sanzioni vengono calcolate per modulo e possono essere adeguate per l'inflazione. Le infrazioni di informazioni di rendicontazione sono penalizzate secondo una struttura a livelli. Fondamentalmente, più a lungo non si presentano i moduli, più si paga in sanzioni.

Limite di tempo	Sanzione	Penale massima
Presentato entro 30 giorni dalla scadenza	$60 per modulo	$664.500 all'anno. $232.500 per piccole imprese.
31 giorni - 1 agosto	$130 per modulo	$1.993.500 all'anno. $664.500 per piccole imprese.
Dopo l'1 agosto	$340 per modulo	$3.987.000 all'anno.$1.329.000 per piccole imprese
Disregardo intenzionale	$680 per modulo	Nessun limite superiore

L'IRS determina l‘disregardo intenzionale‘ usando vari criteri, tra cui:

• Se hai una storia di invii tardivi dei W2.
• La rapidità con cui hai affrontato il problema una volta scoperto che il W2 era in ritardo.
• Risposta alle richieste dell'IRS per rettificare il problema.
• Se è stata presa una decisione aziendale intenzionale di saltare l'invio del W2 per evitare altri obblighi finanziari. Questo viene visto come molto grave e può comportare sanzioni, multe o accuse separate.

Se un'impresa può dimostrare una causa seria per la non conformità (disastro naturale, morte del proprietario, grave malattia, ecc.) o che un professionista fiscale ha fornito informazioni sbagliate, l'IRS non classificherà la mancata osservanza come discorso intenzionale.

Altre motivazioni di sanzioni relative ai moduli W2

Vi sono numerose altre ragioni per cui si possono emettere sanzioni contro le consegne dei W2. Queste sono di solito errori relativi all'accuratezza della presentazione e vengono comminate perché interferiscono con le comunicazioni fatte dalle autorità federali.

• Mancanza di numeri di identificazione fiscale (TIN).
• Mancanza di informazioni obbligatorie.
• Presentazione di moduli cartacei quando si richiede la trasmissione elettronica.
• Mancato fornire copie ai dipendenti.
• Presentazione di moduli fraudolenti.

Un datore di lavoro potrebbe affrontare sanzioni più costose a seconda di cosa è accaduto. Ad esempio, informazioni inesatte possono essere corrette usando i moduli W2c e W3, e vanno fatti il prima possibile dopo la scadenza. Ma se l’IRS identifica frodi potenziali, l’impresa si trova di fronte a sanzioni civili e potenziali accuse penali.

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Cosa puoi fare subito per correggere le consegne tardive di W2

Se hai perso la scadenza del W2, serve un’azione decisa. Non aspettare la prossima stagione fiscale. Se puoi risolvere il problema entro 30 giorni dalla scadenza, pagherai la sanzione minore di $60 per modulo rispetto a $340 o più.

1. Presenta entro 30 giorni dalla scadenza

Invia i tuoi W2 in sospeso alla Social Security Administration (SSA) il prima possibile (controllando che le informazioni siano corrette prima dell'invio). È consigliabile usare ora il portale SSA Business Service Online per una presentazione rapida e conferma di ricezione.
Pagherai ancora una sanzione di $60 per modulo in ritardo, a meno che tu non abbia richiesto e ottenuto un'estensione.

2. Presenta entro il 1° agosto

Se non riesci a rispettare il primo termine di 30 giorni per qualche motivo, il tuo obiettivo urgentissimo dovrebbe essere presentare correttamente entro il 1° agosto. Se non hai emesso i moduli W2 ai dipendenti tra il 31 gennaio e la fine della stagione fiscale, questa priorità deve essere data. Le sanzioni ora saranno di $130 per modulo, con un massimo di $1.993.500 e $664.500 per le piccole imprese. L'importo aumenta considerevolmente in proporzione al ritardo.

Il passaggio successivo comporterà sanzioni più pesanti e un possibile audit per determinare le ragioni della non conformità. Questa fase dovrebbe essere evitata assolutamente perché può mettere le aziende in seria difficoltà.

3. Correggere errori nelle consegne di W2 Se il problema riguarda informazioni errate o omesse, la strada più facile è inviare il modulo corretto entro 30 giorni dalla scadenza (prima se possibile).

4. Prevenire esposizioni ripetute Contemporaneamente alla correzione del problema attuale, applica questi semplici passi per evitare di pagare sanzioni:

• Effettua una riconciliazione delle paghe di fine anno, assicurandoti che tutte le informazioni siano corrette. Controlla sempre i W2 prima dell'invio. Questa sola misura può evitarti una perdita economica.
• Verifica tutti i TIN dei dipendenti e contractors prima della fine dell’anno.
• Affida a una sola persona la responsabilità di presentare i W2 e altri rendiconti informativi. Fatti responsabile di farlo rispettando le scadenze.
• Usa un software di payroll che ti aiuti a preparare i W2 in un formato accettato dall'SSA.

Conclusione

Le sanzioni per mancata o ritardata consegna dei moduli W2 all'SSA attirano pesanti penalità per i datori di lavoro. Più tempo passi a correggere, più aumentano le sanzioni che devi pagare.

L'obiettivo principale è risolvere il problema il prima possibile e rispondere prontamente a qualsiasi comunicazione dell’IRS derivante dalla non conformità.

Per i datori di lavoro con situazioni lavorative particolari, come lavoratori remoti globali (compresi cittadini statunitensi) e contractors, esiste una soluzione sotto forma di Employer of Record o Contractor of Record, che garantirà che tutta la conformità normativa venga rispettata. Questo solleverà la tua impresa dalla responsabilità delle submission di W2 o 1099-NEC.

Domande frequenti: Penale per il mancato invio del W2 da parte del datore di lavoro

1. Un datore di lavoro può avere problemi per non aver inviato il W2?

Sì, un datore di lavoro può incorrere in problemi per non aver inviato entro la scadenza stabilita. Le sanzioni vengono applicate quando si supera la scadenza, secondo un sistema a livelli. Più i moduli sono in ritardo, più grande è l'importo della sanzione. In caso di inosservanza volontaria o negligente (definita come il rifiuto consapevole e deliberato di rispettare una richiesta), si possono adottare conseguenze più serie.

2. Cosa succede se un datore di lavoro non invia un W2?

Un datore di lavoro è tenuto per legge a fornire un W2 a un dipendente entro il 31 gennaio (o data più vicina). Un dipendente dovrebbe contattare il datore di lavoro una volta passata questa data e, se non riceve risposta, può contattare l’IRS al 800-829-1040 dopo il 15 febbraio. Se non riceve il modulo entro la data fiscale, può usare il Modulo 4852 per fornire le informazioni.

3. Quali moduli devono essere inviati all’IRS per i contractors?

L’IRS richiede ai datori di lavoro di inviare due diversi moduli per la retribuzione: uno per gli stipendi dei dipendenti, chiamato modulo W2, e l’altro relativo ai contractors, il Modulo 1099-NEC (compenso per non dipendenti). Il 1099-NEC deve essere inviato entro il 31 gennaio e riporta pagamenti superiori a $600 per l’anno fiscale. Se un contractor non ha ancora inviato un modulo W9, sarà necessario effettuare “backup withholding” sui pagamenti e poi inviare il Modulo 945 per reportare questa detrazione.