Non è molto comune che i datori di lavoro si dimentichino di presentare i loro moduli W2 all'IRS entro la scadenza del 31 gennaio. Ma può succedere, e se succede, è importante sapere con cosa si ha a che fare.

La non conformità viene trattata piuttosto severamente dall'IRS perché vogliono scoraggiarla, quindi sfortunatamente, ci saranno sanzioni per la presentazione in ritardo. Esaminiamo i tipi di sanzioni che ci si può aspettare di pagare, quanto tempo si ha per correggere il problema e quali passi si possono adottare per evitare sanzioni in futuro.

Punti chiave da ricordare

• I datori di lavoro devono presentare i moduli W2 all'IRS entro il 31 gennaio per evitare di pagare sanzioni.
• Le sanzioni per presentazione in ritardo variano tra $60 - $340 per modulo. Le multe per mancato rispetto intenzionale sono superiori a $680 per modulo.

Perché è importante consegnare il modulo W2 entro la scadenza?

Il modulo W2 è il principale documento di dichiarazione dei salari e delle tasse richiesto dall'Internal Revenue Service (IRS) e dalla Social Security Administration (SSA). La dichiarazione mostra l’imposta sul reddito, l’imposta sulla sicurezza sociale e l’imposta Medicare trattenute dai salari dei dipendenti durante un determinato anno fiscale. Queste agenzie federali riconciliano le cifre di segnalazione dei salari e di ritenuta fiscale sulla base di questi rapporti.

Se il problema si estende al fatto che il datore di lavoro non fornisce il W2 al dipendente entro la scadenza, allora le dichiarazioni fiscali personali non possono essere nemmeno completate.

Si può immaginare il disagio che si crea quando i datori di lavoro non inviano i moduli W2 in tempo. Non solo l'IRS e la SSA non possono concludere tempestivamente l'anno fiscale, ma i dipendenti devono presentare moduli alternativi e possono anche pagare sanzioni per ritardo di presentazione se non sono a conoscenza di procedure alternative.

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Perché devi pagare sanzioni per le consegne tardive del W2?

Dalla nostra discussione, le implicazioni di ritardi nelle consegne W2 diventano più chiare. Poiché causano disfunzioni a più processi governativi, l'IRS vuole scoraggiare il non rispetto diffuso delle normative. Le sanzioni sono una risposta punitiva per la mancata presentazione o la presentazione tardiva. La teoria è che, quando le persone sentono l'impatto in tasca, questo dissuade errori futuri.

Per questo motivo, è improbabile evitare di pagare sanzioni per il ritardo nelle consegne del W-2. L'IRS applica abbastanza costantemente le regole sulle penalità. Per trasgressioni gravi e continue, l'IRS potrebbe anche applicare sanzioni penali, ma tali casi possono essere evitati semplicemente rispettando le norme.

Scadenze esatte per la presentazione del modulo W2

La scadenza principale per la presentazione del W2 è il 31 gennaio di ogni anno. Se questa data cade durante un fine settimana o un giorno festivo, di solito si considera il primo giorno lavorativo successivo. L'IRS pubblica le scadenze esatte per ogni stagione fiscale e questa scadenza si applica sia alle presentazioni cartacee che elettroniche. I datori di lavoro devono consegnare le copie per i dipendenti entro la stessa data.

Chi intende richiedere un'estensione per la presentazione del W2 alla SSA deve farlo prima della scadenza. Questo si fa usando il Modulo 8809, che si applica alla presentazione di dichiarazioni informative (W2 e 1099-NEC per i collaboratori indipendenti inclusi). Le estensioni sono di 30 giorni e vengono concesse solo per motivi specifici, come catastrofi naturali, incendi o grave malattia.

Sanzioni potenziali per consegne tardive del W2

Una volta passata la scadenza del 31 gennaio (o altra data pubblicata), le sanzioni vengono automaticamente applicate ai moduli W2 pendenti. Ecco perché la presentazione tempestiva è così fondamentale. Una volta che si iniziano a incorrere in sanzioni, ci si può aspettare che crescano fino a quando non si invia la documentazione richiesta. Non sono molto probabili esenzioni e ulteriori ritardi possono portare a provvedimenti più severi.

Le sanzioni vengono calcolate per modulo e possono essere adeguate all'inflazione. Le mancate presentazioni di dichiarazioni informative sono sanzionate secondo una struttura a livelli. Fondamentalmente, significa che più a lungo non si presenta, più si paga in sanzioni.

Limite temporale	Sanzione	Sanzione massima
Presentato entro 30 giorni dalla scadenza	$60 per modulo	<p>$664.500 all'anno. </p><p>$232.500 per le piccole imprese.</p>
31 giorni - 1 agosto	$130 per modulo	<p>$1.993.500 all'anno. </p><p>$664.500 per le piccole imprese.</p>
Dopo l'1 agosto	$340 per modulo	<p>$3.987.000 all'anno.</p><p>$1.329.000 per le piccole imprese.</p>
Disregardo volontario	$680 per modulo	Nessun limite superiore

L’IRS determina ‘disregardo volontario’ utilizzando diversi criteri, tra cui:

• Se hai una storia di invii tardivi del W2.
• Quanto rapidamente il problema è stato affrontato una volta che si è scoperto che il W2 era in ritardo.
• Risposta alle richieste dell’IRS per correggere il problema.
• Se c’è stata una decisione aziendale intenzionale di saltare l'invio del W2 per evitare altri obblighi finanziari. Questo viene visto come molto grave e può attirare sanzioni, multe o altre accuse.

Se un’azienda può dimostrare una ragione valida per la non conformità (una calamità naturale, la morte del titolare, grave malattia, ecc.) o che un professionista fiscale ha fornito informazioni sbagliate, allora l’IRS non classificherà la non conformità come disregardo volontario.

Altri motivi per sanzioni relative ai moduli W2

Ci sono diverse altre ragioni per cui possono essere emesse sanzioni contro le presentazioni W2. Questi sono di solito errori relativi alla precisione della presentazione, e vengono emessi perché interferiscono con la segnalazione fatta dalle autorità federali.

• Mancanza di numeri di identificazione fiscale (TIN).
• Mancanza di informazioni obbligatorie.
• Presentare moduli cartacei quando si è obbligati a fare e-filing.
• Mancata consegna delle copie ai dipendenti.
• Presentazione di moduli fraudolenti.

Un datore di lavoro potrebbe affrontare sanzioni aggiuntive costose a seconda di cosa sia successo. Ad esempio, informazioni errate possono essere corrette usando i moduli W2c e W3, e vanno fatti il prima possibile dopo la scadenza. Ma se l’IRS identifica potenziali frodi, l’azienda può incorrere in sanzioni civili e possibilità di procedimento penale.

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Cosa puoi fare subito per correggere le presentazioni W2 in ritardo

Se hai perso la scadenza del W2, è necessario agire in modo deciso. Non aspettare la prossima stagione fiscale. Se riesci a correggere il problema entro 30 giorni dalla scadenza, pagherai la sanzione minore di $60 per modulo rispetto ai $340 o più.

1. Presenta entro 30 giorni dalla scadenza

Invia il più presto possibile i tuoi moduli W2 pendenti alla Social Security Administration (SSA), verificando prima che le informazioni siano corrette. È consigliabile usare in questo caso il portale SSA Business Service Online per una consegna rapida e la conferma di ricezione.
Pagherai comunque una sanzione di $60 per modulo per presentazioni in ritardo, a meno che non abbia richiesto e ottenuto un’estensione.

2. Presenta entro l’1 agosto

Se non puoi rispettare la scadenza dei primi 30 giorni, il tuo obiettivo urgente successivo dovrebbe essere quello di effettuare una presentazione accurata entro l’1 agosto al massimo. Se non hai consegnato i moduli W2 ai dipendenti tra il 31 gennaio e la fine della stagione fiscale, bisogna prioritizzare questa attività. Le sanzioni saranno ora di $130 per modulo, con un massimo di $1.993.500 e $664.500 per le piccole imprese. L’importo aumenta considerevolmente in proporzione al ritardo.

Il passo successivo sarà un’ammontare di sanzioni più elevate e un possibile controllo per verificare le ragioni del mancato rispetto. Questo stadio si dovrebbe evitare se possibile, perché può mettere le imprese in grande difficoltà legale.

3. Correggi gli errori nelle presentazioni W2
Se il problema riguarda informazioni errate o omesse, la soluzione più semplice è inviare il modulo corretto entro 30 giorni dalla scadenza (prima se possibile).

4. Evita esposizioni ripetute
Nel frattempo che si risolve il problema attuale, applica questi semplici passi per evitare di pagare sanzioni:

• Effettua una riconciliazione retributiva pre-fine anno, assicurandoti che tutte le informazioni siano corrette. Ricontrolla sempre i W2 prima dell’invio. Questa singola verifica può evitarti perdite finanziarie.
• Verifica tutte le TIN di dipendenti e contractors indipendenti prima della fine dell’anno.
• Assegna a una sola persona l’invio dei W2 e di altre dichiarazioni informative. Fissa questa persona come responsabile del rispetto delle scadenze.
• Usa un software di payroll che ti aiuta a preparare i W2 in un formato accettato dall’SSA.

Conclusione

Le sanzioni per la mancata o tardiva presentazione dei moduli W2 all’SSA sono molto pesanti. Più a lungo si aspetta per correggere la situazione, più alte saranno le sanzioni da pagare.

L’obiettivo principale è risolvere il problema il prima possibile e rispondere rapidamente a ogni comunicazione dell’IRS derivante da mancato rispetto delle norme.

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FAQ: Penale per il datore di lavoro che non invia il W2

1. Un datore di lavoro può avere problemi per non aver inviato il W2?

Sì, un datore di lavoro può incorrere in problemi per non aver inviato entro la scadenza stabilita. Le sanzioni vengono applicate una volta passata la data limite, secondo un sistema a livelli. Più i moduli sono in sospeso, maggiore sarà l’importo delle sanzioni. In caso di non conformità volontaria o negligente (cioè rifiuto cosciente e deliberato di rispettare una richiesta), si possono applicare conseguenze più serie.

2. Cosa succede se un datore di lavoro non invia il W2?

Il datore di lavoro ha l’obbligo legale di consegnare un W2 al dipendente entro il 31 gennaio (o la data stabilita più vicina). Se questa data passa senza ricevere il modulo, il dipendente deve contattare il datore di lavoro, e se non riceve risposte, può chiamare l’IRS al 800-829-1040 dopo il 15 febbraio. Se non ha ancora ricevuto il modulo entro il termine fiscale, può usare il Modulo 4852 per inviare le informazioni.

3. Quali moduli devono essere inviati all’IRS per i contractors indipendenti?

L’IRS richiede ai datori di lavoro di presentare due moduli diversi per la retribuzione: uno per i salari dei dipendenti, chiamato W2, e l’altro per i contractors indipendenti, il Modulo 1099-NEC (per compensi non dipendenti). Il 1099-NEC deve essere inviato entro il 31 gennaio, e comunica pagamenti superiori a $600 nell’anno fiscale. Se un contractor non ha inviato il modulo W9, sarà necessario applicare la ‘backup withholding’ sui pagamenti e inviare il Modulo 945 per dichiarare questa trattenuta.