Un système de gestion des connaissances (KMS) est un outil qui aide les entreprises à organiser et accéder efficacement à leurs connaissances organisationnelles. Il centralise les connaissances de l'entreprise dans une base de connaissances, facilitant un accès facile à l'information pour les employés et les parties prenantes externes.
Types de bases de connaissances
Base de connaissances interne : Contient des informations privées ou confidentielles accessibles uniquement aux membres de l'équipe de l'entreprise. Base de connaissances externe : Inclut des informations accessibles aux clients, partenaires, parties prenantes ou au grand public.
Fonctions des systèmes de gestion des connaissances
Les systèmes de gestion des connaissances automatisent le processus de collecte, de stockage et de partage des connaissances à travers une organisation. Ils facilitent la navigation dans de grands volumes d'informations, offrent des capacités de recherche puissantes et permettent la personnalisation ainsi que l'automatisation de la maintenance.
Types de systèmes de gestion des connaissances
Systèmes de gestion des connaissances à l’échelle de l’entreprise : Soutiennent les efforts de l'entreprise pour collecter, stocker, distribuer et appliquer les connaissances. Ils incluent souvent des outils de collaboration en groupe, des portails, des outils de recherche et des outils de classification. Systèmes de travail de la connaissance (KWS) : Soutiennent la création de nouvelles connaissances et leur intégration dans une organisation, souvent adaptés à des opérations spécifiques comme l’analyse financière. Systèmes intelligents : Utilisent l'intelligence artificielle pour capturer et préserver des connaissances tacites complexes, principalement utilisés en science, médecine et affaires.
Outils alternatifs de gestion des connaissances
Divers outils et logiciels, tels que les systèmes de gestion de documents, les systèmes de gestion de contenu, les bases de données, les intranets et les wikis, servent d'alternatives en gestion des connaissances selon la taille de l'entreprise, le budget et les besoins.
Avantages d’un système efficace de gestion des connaissances
Expérience client améliorée : Permet une résolution proactive des questions des clients, entraînant une satisfaction accrue. Réduction des coûts de support client : Diminue le volume de tickets de support, permettant aux équipes de se concentrer sur des problèmes complexes. Performance accrue de l'entreprise : Facilite le partage des connaissances, la collaboration et l'innovation entre les membres de l'équipe. Sécurité des données améliorée : Offre un contrôle des permissions personnalisable et renforce la sécurité des documents. Processus de résolution de problèmes rationalisé : Centralise les connaissances organisationnelles, permettant un accès rapide à l'information pertinente pour la résolution de problèmes.